Referat Bevarings- og Kassationsafdelingen

Transkript

1 Referat Bevarings- og Kassationsafdelingen Møde: Fagligt forum for 7-arkivernes medarbejdere Dato og tidspunkt: 27. februar 2014 kl Sted: Rigsarkivet Deltagere fra Statens Arkiver: arkivchef Kirsten Villadsen Kristmar (KVK), teamleder Lars Martin Petersen (LMP), sektionsleder Jan Dalsten Sørensen (JDS), arkivar Christian Larsen (CLA) Eksterne: 39 deltagere fra 7-arkiverne samt Flemming Nielsen fra KL Dato: 5. marts 2014 Journalnr: Referent: CLA 1. Bevarings- og kassationsbestemmelser for papir og it Sletninger sletter kommunerne data efter arkivering? LMP spurgte, om der er kommuner, som har slettet data efter arkivering. Flere deltagere svarede, at man overvejer eller vil i gang med at slette ældre data, når disse data er sikret via en arkiveringsversion. Nogle steder ser it-afdelingen også frem til, at der kan slettes, så man sparer diskplads. På spørgsmål fra en deltager fortalte LMP, at der blandt statslige myndigheder er forskellige holdninger til spørgsmålet. Nogle myndigheder har ikke brug for ældre data, mens f.eks. SKAT kan gå 20 år tilbage i tid for at rette i en selvangivelse, og derfor har de brug for ældre data. Christoph Klinger spurgte, om Datatilsynet fører kontrol med sletningsfristerne, og om der er en oversigt over anmeldelserne. Flemming Nielsen svarede, at Datatilsynet mener, at det er kommunens ansvar at overholde persondataloven. LMP supplerede med, at Datatilsynet har meldt ud, at de vil foretage en større række inspektioner i 2014, jf. Business case for kassation i it-systemer med dokumenter Flemming Nielsen sagde, at der er et økonomisk rationale ved at tage dokumenter ud af ESDHsystemet inden rendering, idet kommunen kan spare penge til tiffning. På spørgsmål fra en deltager sagde Flemming Nielsen, at han ikke skelner mellem kassation i driftsversion og i arkiveringsversion. Han vil tage sager ud fra driftsversionen for at undgå dataophobning. Lars Bo Hansen fortalte, at man kasserer dokumenterne i datadumpet af driftsversionen, der danner grundlag for arkiveringsversionen, og ikke i selve driftsversionen. Mads Neuhard sagde, at man afleverer alt i driftsversionen, hvorefter

2 man sletter i driftsversionen. Lise Skjøt-Pedersen udtalte, at der i dag er en øget fokusering på dokumentation, og det er derfor farligt at slette; noget kan godt være kassabilia i forhold til arkivloven, men er vigtigt for forvaltningen. Christoph Klinger spurgte til kassationsprocenten på 65 procent for KMD Sag EDH, som fremgik af Flemming Nielsens powerpoint, idet Carsten Egø Nielsen for nogle år siden havde sagt, at procenten var på 55 procent. Lars Bo Hansen forklarede (med udgangspunkt i sin fortid hos Kommunedata), at de 65 procent er den gennemsnitlige kassationsprocent, som fordeler sig meget forskelligt på de enkelte KLE-numre. Således kasseres der lidt i byggesager, mens meget i personsager, hvilket får kassationsprocenten til at stige. Anette Eriksen fortalte, at kommunen har en leverandør, der tager en pris pr. arkiveringsversion og ikke pr. dokument, hvilket gør, at tiffningsprisen ikke spiller den afgørende rolle. Mads Neuhard supplerede med at sige, at man skal tænke mere på leverandøromkostninger og meget forskellige tiffpriser. Nogle leverandører kan tiffe til 10 øre pr. dokument. Flemming Nielsen sagde, at debatten om kassation i ESDH-systemer havde haft sin baggrund i en høj tiffningspris pr. dokument og dermed øgede udgifter til arkiveringsversioner. At gå i udbud med arkiveringsopgaven eller lavere tiffpriser er en anden mulighed for kommunerne at spare penge. På spørgsmål fra en deltager oplyste LMP, at der kun er få statslige myndigheder, som indtil nu har benyttet sig af muligheden for kassation af dokumenter. En af de myndigheder, der har fået lov til at kassere dokumenter, er SKAT, som bruger sit ESDH-system som dokumentsilo for fagsystemernes mange millioner dokumenter, der automatisk dannes på baggrund af fagsystemets registerdata. Derfor kasseres 25 mio. dokumenter fra SKAT s motorkøretøjsregister. Lars Bo Hansen sagde, at sletning og arkivering har ikke noget med hinanden at gøre. Vi skal huske vor faglighed og ikke kun overlade den til it-afdeling og leverandør; vi skal være med i processen og være synlige. I forbindelse med drøftelsen af kassation af digitale dokumenter var der også en diskussion af journaliseringskvaliteten i kommunerne, og hvor der var forskellige meninger om, hvordan det står til på dette område. Afgørelsessager ( rutinesager ), der behandles efter faste retningslinjer, får et korrekt KLE-nummer. Derimod har sagsbehandlerne problemer med at få korrekt KLE-nummer på de andre sager, fordi sagerne er forskelligartede. CLA fortalte, at han sammen med to kolleger er i gang med at undersøge kvaliteten af sagsdannelsen i Statens Arkivers ESDH-system, idet Statens Arkiver står over for periodeskift. Her er det tydeligt, at netop rutinesager, som måske udgør 80 procent, er korrekt journaliseret, fordi de kører efter en fast skabelon og skal afrapporteres. Derimod er der udfordringer for de sidste 20 procent. Mads Neuhard foreslog en undersøgelse af journaliseringskvaliteten i fire udvalgte kommuner. Christian Frederiksen sagde, at Guldborgsund gerne vil være en af de disse fire kommuner. CLA og LMP sagde, at en sådan undersøgelse kunne være en del af grundlaget for revision af de kommunale bk-bestemmelse: 1) undersøgelse af datakvaliteten i ESDH-systemer og 2) undersøgelse af den

3 faktiske kassationsprocent hos kommuner, der har afleveret en arkiveringsversion, hvor der er foretaget kassation af dokumenter. Statens Arkiver laver tilsyn med kommuner og regioner i 2015 med henblik på reviderede bk-bestemmelsers udstedelse i Flere mente, at KL burde stå for denne undersøgelse, men det var KL ikke umiddelbart indstillet på. Anette Eriksen sagde derfor, at ODA vil vende sagen i bestyrelsen. 2. Vejledningsmateriale papir og it CLA fortalte, at den nye version af d-guldlisten nu er tilgængelig på Statens Arkivers hjemmeside efter behandling i K-udvalget. Den opdaterede liste er flyttet over i et regneark, hvilket gør det nemmere at sortere. Bortset fra dette er listens opbygning den samme. Der er 174 nytilkomne systemer, som er fundet ved gennemgang af KOMBITs Datalandskab (2010), de store kommunale leverandørers hjemmesider, henvendelser fra kommuner og stadsarkiver om konkrete systemer m.v. CLA oplyste, at cirkulæreskrivelsen om kassation af dokumenter i it-systemer har været førstebehandlet i K-udvalget og skal drøftes igen. KL har meddelt, at der er 11 nye saggrupper, hvoraf Statens Arkiver har indstillet 8 til kassation og 3 til bevaring. Endvidere har KL rejst spørgsmålet om revision af handlingsfacetterne, herunder en drøftelse af, om facetten i sig selv skal bevares/kasseres, eller om man skal skelne mellem de enkelte undergrupper Dataflowsanalyse og vejledningen til bek. 995 vil blive revideret i løbet af foråret; sagen har hvilet på grund af andre opgaver. På spørgsmål fra Christoph Klinger og Daniel Bøgsted-Møller sagde CLA, at hvis der i Tabulex LARA er oplysninger om folkeskoleundervisning, skal data bevares, men kun hvis data ikke er overført til kommunens centrale elevsystem. Hvis der er bevaringsværdige data i LARA, som ikke overføres til det centrale elevsystem, bør man se på antal elever, og om f.eks. bevaring på papir kunne være en lige så god og billigere måde at bevare data på end at lave en fuld arkiveringsversion af LARA. 3. Orientering fra K-udvalget LMP orienterede om udvalget, som er hovedforummet for Statens Arkivers samarbejde med de kommunale og regionale parter. Man havde på de sidste møder drøftet kompetenceudvikling og i den forbindelse en spørgeskemaundersøgelse, som skal kortlægge 7-arkivernes opgaver, ressourcer og kompetencer. Den nye struktur for det kommunale og regionale samarbejde er blevet evalueret positivt. Man har også drøftet aflevering af ESDH-systemer. Statens Arkivers arkivnetværk CLA fortalte, at næste møde er 20. maj 2014 på Odense Rådhus. Dagsordenen er under udarbejdelse. Netværk for kommuner og regioner, der afleverer til Statens Arkiver CLA orienterede om, at næste møde er 17. marts 2014 på Landsarkivet for Fyn, hvor man ud over standarddagsordenen skal tale om status på digitaliseringsbekendtgørelsen, om man skal bruge ESDH

4 eller fagsystemer til dokumentsilo og om optimering af aflevering af it-systemer. KMD-gruppen CLA fortalte, godt suppleret af Daniel Bøgsted-Møller, at man har holdt møde 4. februar 2014 og skal have møde igen i marts. Mødet i februar omhandlede KMD Sag-porteføljen og KMD Care, mens mødet i marts vil dreje sig om paradigmesagen for KMD EKJ. Endvidere drøftede man leveranceplan for Efteråret 2013 er gået med at få paradigmesagen for KMD Sag og KMD Care på plads samt udstedt afleveringsbestemmelse på KMD Institution og med slutaflevering af KMD Journal & Notatark. Hvad specifikt angik KMD Care, har der været udfordringer med fremmednøgler og relationsløse tabeller. JDS sagde, at Statens Arkiver og KMD har haft et møde, hvor man er enes om, at KMD afleverer en arkiveringsversion, som Statens Arkiver kigger på. Arkiveringsversionen er blevet afleveret i dag, og man vil nu se på den i samarbejde med Daniel Bøgsted-Møller, der er i gang med at teste to afleveringer til NEA. 4. Næste møde - forslag til dagsorden Tilbagelevering af kommunale arkivalier, afleveret til Statens Arkiver, til 7-arkiver. KVK oplyste, at der er afgivet indstilling om sagen til Rigsarkivaren. NEAs nye tilgængeliggørelsesværktøjer. Landsdækkende oversigt over paradigmesager. Tilmelding til næste møde 27. august 2014: 5. Bevaring og aflevering af it-systemer JDS fortalte, at Statens Arkivers fokus ligger på den sidste implementering af Det Nationale Bitmagasin. Til næste år vil Statens Arkiver lave analyse af sine bevaringsbehov. På spørgsmål fra Mads Neuhard om optiske ben sagde JDS, at man vil kigge på det næste år. 6. Afleveringsregler og erfaringsudveksling mht. bekendtgørelse 1007 JDS orienterede om, at Statens Arkiver sidste år lavede en liste over vanskeligheder ved aflevering af arkiveringsversioner. Det resulterede i Kort og godt om arkiveringsversioner: Man vil opdatere vejledningen i løbet af foråret. Christoph Klinger sagde, at man bør inddrage de 7-arkiver, som tester arkiveringsversioner, og at man bør derfor tage kontakt til ODA s earkiveringsnetværk. Det gav JDS tilsagn om. Daniel Bøgsted-Møller spurgte til, om Statens Arkiver har tilladt tomme tabeller i arkiveringsversioner fra KMD. JDS svarede, at i afleveringer fra systemer som KMD Care er tomme tabeller tilladt, men at de skal være beskrevet på samme måde som tabeller med indhold. Han arbejder på retningslinjer for medtagelse af tomme tabeller.

5 JDS sagde, at Statens Arkiver nu vil acceptere at modtage arkiveringsversioner efter en bredere GMLstandard end fastsat i bek Vejen dertil har budt på mange udfordringer, idet GML-standarden i bek byggede på en dansk standard, som imidlertid har vist sig ikke at være særlig udbredt. Statens Arkiver er derfor endt med at tillade GML 3.1.1, der er den standard for GML, som den danske standard byggede på, men uden de samme begrænsninger. Retningslinjer for GML er under udarbejdelse. Lars Bo Hansen spurgte til brugen af JPEG, hvortil JDS svarede, at ingen ham bekendt bruger det som alternativ til TIFF, for så vidt angår kontordokumenter, og at det ikke har den store udbredelse. På spørgsmål fra en deltager oplyste JDS, at Statens Arkiver i 2013 har godkendt ca. 230 arkiveringsversioner, hvoraf godt halvdelen er efter bek. 1007, resten efter bek Mads Neuhard spurgte, om bek har reduceret datamængden i arkiveringsversioner. JDS svarede, at den store besparelse vil komme på kort og tegninger, når de afleveres i JPEG. JDS oplyste om den handlingsplan for effektivisering af afleveringer af it-systemer, som er under udarbejdelse. I den forbindelse havde leverandørerne bl.a. efterspurgt mere stabil udgave af ADA og flere myndigheder retningslinjer for dokument- og tiffkvalitet. De kommunale leverandører havde ønsket en mere ensartet sagsbehandling, hvad angik aflevering til offentligt arkiv. I forhold til digitalisering og vejledning herom efterspurgte JDS kommunale erfaringer. Christoph Klinger fortalte, at kommunens 7-arkiv havde anbefalet 600 dpi til indscanning, men at kommunen valgte 400 dpi for på den måde at spare penge. 7. Tilgængeliggørelse, hvad og hvor JDS fortalte, at Statens Arkivers tilgængeliggørelsesværktøj SOFIA nu er tilgængelig på nettet: hvor man kan logge sig på en arkiveringsversion, når man har fået adgang til den efter reglerne i arkivloven. På hjemmesiden er der også en række frit tilgængelige arkiveringsversioner. KVK supplerede med at sige, at Statens Arkiver ifølge rammeaftalen med Kulturministeriet er forpligtet til at lægge dokumentation af 220 arkiveringsversioner ud på SOFIA i JDS orienterede ligeledes om det europæiske EARK-projekt, som skal udarbejde fælles standarder for databasearkivering og tilgængeliggørelsesværktøjer. I den forbindelse fortalte Mads Neuhard om NEA s nye tilgængeliggøresværktøj, der udrulles de næste måneder. Det blev aftalt, at NEA fremviser værktøjet på næste møde. 8. Hjælpeværktøjer (inkl. ADA) JDS sagde, at der er mange ønsker fra testere og leverandører om videreudvikling af ADA, men at ressourceforbruget afgøres af Statens Arkivers direktion, der skal prioritere blandt Statens Arkivers itudviklingsprojekter. Daniel Bøgsted-Møller spurgte, om der vil blive sat ressourcer af, hvortil KVK svarede, at det er hendes forventning. Daniel Bøgsted-Møller foreslog, at Statens Arkiver indkalder

6 forslag fra leverandører og modtagende arkiver til, hvad der bør prioriteres. JDS bekræftede, at eksterne parter ville blive konsulteret. Christoph Klinger spurgte til test med nye og ældre versioner af ADA, hvor leverandøren har testet med en ældre version uden fejl, men hvor det modtagende arkiv har en nyere version og dermed kan opdage fejl. JDS sagde, at det altid er det modtagende arkiv, som afgør, om en arkiveringsversion er i orden og ikke en ADA-test, som leverandøren selv har foretaget. Mads Neuhard bemærkede, at man skal være opmærksom på, om man har en kontrakt med sin leverandør, hvor der står, at arkiveringsversionen er i orden, hvis den har klaret en TEA-/ADA-test. 9. Afleveringer fra standardsystemer/paradigmesager CLA orienterede om paradigmesager, der er under udarbejdelse: Digitaliserede byggesager (FilArkiv) Dansk Microsoftware (WinPPR og Kingo) KMD Elev KMD Opus Økonomi KMD Valgopgørelse KMD ØS Københavns Stadsarkiv og Statens Arkivet har haft et kort møde med GeoKon, leverandøren af GeoEnviron, men intet konkret er kommet ud af mødet endnu. Hos CSC er Troels Vestergaard taget orlov og er blevet erstattet af Sune Haakonson. 10. Eventuelt Intet.