Optimeringsanalyse. Hvordan man sparer 1 mio. kr. på en måned

Transkript

1 Optimeringsanalyse Jesper Loose Smith direktør Arbejdernes Boligselskab i Gladsaxe ca bolig i Gladsaxe Kommune ca. hver 6 borger i kommunen Mellemstort med egen administration (43 afdelinger) 20 medarb. i administration og 65 medarb. i driften Rigtig gode boliger varer på hylderne ca boliger fra erne Læs mere på

2 Udfordringer Huslejen 73m² kr. (710):

3 Udfordringer Huslejen 77m² kr. (681):

4 Udfordringer Administrationsbidrag / - 11%:

5 Udfordringer/potentiale Effektiviseringsenheden:

6 BL DANMARKS ALMENE BOLIGER EFFEKTIVISERINGSPOTENTIALER AB GLADSAXE Oktober 2016

7 BL OG RAMBØLL VIL SUPPORTERE AB GLADSAXE MED EFFEKTIVISERING BAGGRUND Over de næste år skal der generelt set i den almene sektor spares 1,5 mia DKK på omkostninger til driften svarende til ca. 8% Arbejdernes boligselskab i Gladsaxe ønsker at igangsætte en proces til optimering af boligorganisationen. Projektet skal have fokus på de mest værdiskabende og implementerbare løsninger PROJEKTET AB Gladsaxe har bedt BL og Rambøll om support til effektivisering af boligorganisationen Analysen og identifikation af initiativer vil tage udgangspunkt i hele organisationen, men der vil blive lagt ekstra fokus på driften Projektet vil blive gennemført gennem en tæt involverende proces med interviews med ledende medarbejdere, afdelingsbestyrelser, varmemestre og inspektører 7 7

8 INITIATIVKATALOGET INDEHOLDER INITIATIVER I FEM KATEGORIER Indkøb Drift og vedligehold Energi Driftsfællesskaber Administration Øge volumen gennem leverandørkonsolidering eller fælles indkøb (centralisering eller samarbejde) Udarbejdelse af rammeaftaler (fx med byggemarkedet og håndværkervirksomheder) Konkurrenceudsætte indkøb (fx indenfor revision, forsikring og advokat) Kravspecifikation og standardisering (fx indenfor service på elevatorer etc.). Tidsregistrering (fx gennem apps på mobilen) Implementering af robotplæneklippere Udlicitering af hvidt vedligehold Optimering og standardisering af 10 års vedligeholdelsesplaner (planlagt og periodisk vedligehold) Lavenergiløsninger og genanvendelse Installation af ressourcebesparende materiel som fx vandbesparende brusere, isolering, varmemålere og termovinduer Sammenlægning af afdelinger Sammenlægning af boligforeninger Organisering af teams på tværs af afdelinger Optimering af udnyttelse af maskinpark Centraliserede specialist teams Optimere og standardisere sagsgange fx gennem dokumentation af processer Centralisere, hvor skala giver fordel Insourcing af forbrugsregnskaber og brug af elektroniske målere 8

9 OUTPUT AKTIVITETER DER FORESLÅS EN DATADREVET OG INVOLVERENDE PROCESS Fase 1: Baselining Indhentning af regnskabsdata fra Regnskabsdatabasen for organisationen samt potentielt for tvillinger Organisering og analyse af regnskabsdata i benchmarkanalyse Indhentning af intern data (fx indkøbsdata, organisationsoverblik, medarbejderoversigter, vedligeholdsplaner etc.) Kortlægning af boligorganisationens og afdelingernes strukturer Udarbejdelse af indkøbsoverblik (indkøb per kategori, leverandør, geografi) Beboerundersøgelse Benchmarkanalyse Organisatorisk overblik Indkøbsanalyse Fase 2: Identificering af optimeringspotentialer Interviews med ledergruppe, inspektører og bestyrelsesmedlemmer (1:1 møder) Besøg i afdelingerne med udvalgte interviews og efterfølgende analyse og beskrivelse af den nuværende situation Benchmarking af relevante timepriser SWOT seminar med afdelingsbestyrelser SWOT seminar med medarbejderne Kvantificering, dokumentation, detaljering og validering af initiativer inklusiv beskrivelse af den nuværende og fremtidige situation, identifikation af initiativejer og næste skridt Initiativoverblik Overordnet tidsplan Fase 3: Implementering Valg af projektleder Detaljering af identificerede initiativer i en implementeringsplan med aktiviteter, ansvar og tidsplan Udarbejdelse af interessentanalyse (hvem er de vigtigste interessenter): Bestyrelserne (organisations og afdelings) og andre relevante interessenter Udarbejdelse af kommunikationsplan inklusiv form, timing og bredde Udarbejdelse af risikoanalyse (per initiativ og overordnet inklusiv størrelse, sandsynlighed og risiko-begrænsende aktiviteter) Løbende support på implementering Detaljeret implementeringsplan Interessentanalyse Risikoanalyse Kommunikationsplan 9

10 PROJEKTET FORUDEN IMPLEMENTERING VIL LØBE OVER DE 4 FØRSTE MÅNEDER AF 2017 Aktivitet Projektopstart Baselining 1:1 Interviews Detaljering af beboerundersøgelse Beboerundersøgelse Dataindsamling Benchmarkanalyse Analysefase (bl.a. på indkøb) Identifikation af potentialer Konklusioner på beboerundersøgelser Besøg i afdelingerne og 1:1 interviews med varmemestre Repræsentantskabsmøde Analyse af driften SWOT seminarer Udvikling og detaljering af initiativer Styregruppemøder* Jan Feb Mar Apr /03/2017 MED AB Beboerundersøgelse Statusmøde Afrapporteringsmøde * Styregruppen består af Jesper Smith, Henning Juul Hovmand samt følgegruppen 10

11 Resultat / Beboerundersøgelse:

12 Resultat / Beboerundersøgelse:

13 Resultat / Beboerundersøgelse:

14

15

16 Organisationsbestyrelsens beslutningsproces: I maj/juni 2017 Inddragelse af rapportens potentialer Inddragelse af beboerundersøgelse konklusion Besparelsesmål 12,5 mio. (2.500 kr. pr. bolig) Indkøb af vedligeholdelse Arbejdsplaner - driftsstruktur Arbejdsplaner - insourcing Nedsættelse af arbejdsgrupper

17

18 Foreløbige arbejdspunkter fra arbejdsgrupperne: Fremtidige driftsstruktur fortsat decentral Større teams / driftsfællesskaber Driftsopgaver / standardudstyr / teams Stordrift / ensretning af ydelser / metoder Bedre mulighed for insourcing Større udbud Større rammeaftaler

19 Foreløbig udmelding om potentialer: ABG mål i ,5 mio. 3 hovedgrupper: Arbejdsplaner/driftsstruktur: Driftsfælleskaber 3 mio. Insourcing af opgaver 2 mio. Indkøb: Fællesindkøb og rammeaftaler 6,5 mio. Besparelser i fælles fællesforbrug? Funktionærboligtilskud 1 mio.

20 Tidsplan / hvad så nu: Arbejdsgrupper arbejder fortsat Medarbejderseminar april 2018 Afdelingsbestyrelserne / møde efteråret 2018 Dialog med de enkelte afd.best primo 2019 Indarbejdelse i budget 2019/2020 Repræsentantskabsmøde marts 2019 Afdelingsmøder/beboerne april/maj 2019 Driftsstart/tilpasninger 1. oktober 2019

21 Repræsentantskabsmøde 2018

22 Repræsentantskabsmøde 2018

23 Repræsentantskabsmøde 2018

24 Repræsentantskabsmøde 2018

25 Repræsentantskabsmøde 2018 Status på effektiviserings-potentialer: HUSK vi er allerede rigtig godt i gang 2/3 af afdelinger ingen huslejeforhøjelser 2017 Store overskud i ,3 mio. Forøgelse af henlæggelser % Vi arbejder på / prøver at fastholde: Fornyelse med respekt for det bestående Pas på huslejen Bevar min arbejdsplads Ikke noget quick fix men det lange seje træk