Årsplan 2019 for Center for Økonomi, Løn og Indkøb

Transkript

1 Årsplan 09 for Center for Økonomi, Løn og Indkøb Periode: April 09 marts 00 Hvem er vi? Center for Økonomi, Løn og Indkøb består af tre teams: Team Budget og Forsikring Team Løn og Regnskab Team Udbud og Indkøb Vores mission er: Vi understøtter Byrådet og organisationen med økonomisk indsigt, så der kan skabes mest mulig værdi for borgernes penge. Vores vigtigste formål er at sikre, at det økonomiske og indkøbsjuridiske beslutningsgrundlag er korrekt og at inspirere til nye løsninger for derved at skabe klarhed over handlemuligheder. Vores vision er: Vi skal være et ambitiøst økonomicenter, der understøtter, udfordrer og inspirerer - for at skabe retning og effektiv udvikling i organisationen Årets mål og handlinger for 09 Årsplanen for 09 indeholder en lang række opgaver og projekter, som kan inddeles i følgende temaer: Nyt økonomi- og lønsystem implementering i bund Contract Management udbredelse og forankring af koncept i organisationen Udbud Yderligere kvalificering af processerne Øvrige strategiske projekter CØLI s indre liv

2 Definition af roller i forhold til de enkelte projekter: Projektejer har ansvaret for at der udarbejdes en mere udførlig beskrivelse af projektets og eventuelle delprojekters indhold og formål at sætte projektet i gang (indkalde projektleder og projektdeltagere til opstartsmøde hvor indhold, formål og tidsplan præsenteres og drøftes). at bistå med at sikre projektets løbende fremdrift (f.eks. ved at holde jævnlige statusmøder med projektleder eller med hele projektgruppen) Ved projekter, som går på tværs af teams, er det som udgangspunkt centerchefen, som er projektejer. Ved projekter som udelukkende eller i alt overvejende grad kun berører et team, er det teamlederen, der er projektejer. Projektleder har ansvaret for at lede arbejdet i projektgruppen (sørge for at der indkaldes til møder, at opgaver fordeles, at opgaver løses, understøtte projektdeltagerne i deres opgaveløsning). Prioritering af opgaver: Kategori : Færdiggørelse af igangværende projekter Projekter som er blevet os pålagt udefra ; f.eks. af Direktionen. Projekter som vurderes at tilføre stor værdi. Projekter som er hastende/uomgængelige for at løse en påtrængende aktuel udfordring Kategori : Projekter, hvis gennemførelse kunne tilføre stor værdi, men som ikke er pålagt os udefra, er igangværende eller har hastende karakter. Kategori 3: Nice to do-projekter, som kan initieres, når der er ressourcer til det.

3 TEMA: Nyt økonomi- og lønsystem implementering i bund Håndtering af nye opgaver i CØLI som følge af nyt økonomi- og lønsystem Kortlægning af nye opgaver som følge af at vi har taget nye systemer i brug (kontroller, nye arbejdsgange workflow) Afklare fordeling af nye opgaver (særligt mellem Regnskab og Budget). Afklaring af, om vi kan forbedre vores kontering samt anvendelse af posteringstekster? Claus Claus Elisabeth, Marianne, Samantha, Vivi, Jennifer (yderligere repræsentan ter fra Team Budget) Igangsættes nu og forventes afsluttet med årets udgang Evaluering af forarbejde, udbuds- og implementeringsprocessen i forhold til Prisme/SD Hele processen omkring indkøbet af Prisme/SD skal evalueres. Bl.a. skal økonomien og ressourceforbruget i CØLI og andre centre beskrives. Projektet skal munde ud i et notat, som kan danne baggrund for anbefalinger i en kommende lignende proces. Opbygning af nye rapporter i Prisme/SD Der skal opbygges nye standardrapporter i Prisme/SD som stilles til rådighed for decentrale ledere og medarbejdere. Claus Jennifer Jennifer, Mette V., Jeannot, Elisabeth Claus Elisabeth og Marianne (-3 delprojekter) Charlotte O., Vivi, Yeliz Afsluttes september 09 Løbende i - Optimeret brug af SD Vi skal vurdere mulighederne for at automatisere arbejdsprocesser i forhold til lønsystem; f.eks. igennem anvendelse af apps, tilkøb af yderligere moduler til systemerne o.l. Elisabeth Samantha Løn I gang og sker løbende i Optimeret brug af Prisme Vi skal vurdere mulighederne for at automatisere arbejdsprocesser i forhold til økonomisystem; f.eks. igennem anvendelse af apps, tilkøb af yderligere moduler til systemerne o.l. Elisabeth Vivi Regnskab Budget I gang og sker løbende i 3

4 Analyse af arbejdsgange og ansvarsfordeling i forhold til løn- og personaleadministration Analyse af om opgaver i forhold til ansættelsesproces, lønindplacering og ændring i aflønningsforhold kan reorganiseres med henblik på at effektivisere og kvalitetsudvikle opgavevaretagelsen. Elisabeth Samantha Charlotte T., Anne L. Igangsættes i efteråret 09 Centralisering og automatisering af bilagshåndtering Kortlægning af hvor mange ressourcer der anvendes på bilagshåndtering og lignende regnskabsopgaver i den samlede organisation. Vurdering af om opgaverne med fordel kan centraliseres. Vurdering af mulighederne for en højere grad af automatisering af opgavevaretagelsen. Målsætning er at sikre en effektivisering og et kvalitetsløft af opgavevaretagelsen. Elisabeth Vivi Coskun, Britta Igangsættes i efteråret 09 4

5 TEMA: Contract Management Udbredelse og forankring af koncept i organisationen Fortsat implementering af Contract Management. Implementeringen af contract management funktionen, der består af tre ben - strategisk, taktisk og operationel kontraktstyring er kommet rigtigt godt i gang. I 09 skal der arbejdes videre med implementeringsplanen og modenhedsanalysen bl.a. med fokus på, at centrene selv bliver bevidste om værdien af kontraktstyring og sættes i stand til selv at varetage dele af kontraktstyringsprocessen. Jennifer Mette V. Ann-Sofie, Katrin og Thomas I gang og sker løbende i Optimering af kontrakter på det specialiserede socialområde. I samarbejde med Center for Familie og Handicap, skal CØLI udarbejde standardskabeloner, som sagsbehandlerne og konsulenterne i CFH kan benytte sig af, når de indgår aftaler vedr. botilbud. Fokus er den gode kontrakt, som sikrer, at den ydelse som kommunen køber, er tilstrækkeligt beskrevet i kontrakten. Standardkontrakten skal give CFH mulighed for at følge op på leverandørens ydelser jf. lovgivningen og på ændringer til kontrakten (priser og ekstraydelser). Målet er at skabe en skabelon, der kan være udgangspunkt for den gode kontrakt og de arbejdsgange, der relaterer sig til kontrakten. Jennifer og Elisabeth Lene Mette V., Karoline, Rasmus I gang og afsluttes i Optimeret økonomistyring og kontraktstyring i forhold til IT-kontrakter, som ejes af CØLI Skabe overblik over kontrakter hvad der skal betales for de enkelte IT-systemer hvad vi rent faktisk betaler Claus Marianne/ Jennifer Mette V., Charlotte O., Mai-Britt, David Igangsættes i juni 09 og afsluttes i Etablering af grundlag for effektiv løbende controlling. F.eks. gennem opbygning af kontoplan som afspejler, 5

6 hvilke systemer vi har. Vurdering af muligheder for automatisering af bilagshåndtering. Betaler vi for systemer, vi ikke behøver længere? Afklares i samarbejde med bl.a. Digitalisering (f.eks. i forhold til Serviceplatformen). Projektet skal medtage en drøftelse af fordele og ulemper ved, at CØLI er systemejer. TEMA: Udbud Yderligere kvalificering af processerne Proces og skabeloner for udbud i Fredensborg Kommune Færdiggørelse af projekt som har til formål at udarbejde processer, handleplaner, værktøjer og roller for udbud i Fredensborg Kommune. Jennifer Karoline Ann-Sofie, Rebecca, Susan, Stefan I gang og afsluttes oktober 09 Styrket samarbejde indenfor udbud af anlægs- og rådgivningsopgaver Projektet skal i samarbejde med organisationens øvrige interessenter afklare muligheder for et styrket samarbejde med det formål at professionalisere udbud og kontrakter på anlægs- og rådgivningsområdet. Som en del projektet skal der ske en opkvalificering af relevante medarbejdere i forhold til AB8- paradigmerne, og det skal overvejes, om en centralisering af relevante medarbejdere kan styrke professionaliseringen. Model for gevinstrealisering (indkøbsbesparelser) Evaluering af nuværende model og stillingtagen til om modellen skal fortsætte uændret, om den skal justeres eller, om der skal etableres en helt ny model. Jennifer Jennifer Karoline, Mette V. Jennifer Jennifer Thomas, Claus C. I gang og afsluttes november 09 Afsluttes i 6

7 TEMA: Øvrige strategiske projekter Sammenskrivning af politikker De 4 politikker, som centret har ansvaret for, skal sammenskrives til én samlet politik. Claus Claus Ledergruppen Forelægges for ØK i april måned og BY i august måned. Revision af Indkøbs- og udbudsstrategi Strategien skal opdateres og revideres. Implementering af nyt Ledelsesinformationssystem (LIS) Der skal indkøbes og implementeres et nyt LIS til erstatning for det gamle. Organisationens behov vurderes; bl.a. set i forhold til rapporteringsmuligheder i det nye økonomi- og lønsystem. Markedsafdækning fortsættes. Jennifer Jennifer Karoline, Mette V. Claus David Susan, Helle, Elisabeth Afsluttes i Beslutningsproces afsluttes inden sommerferien Revision af Håndbog i økonomistyring Implementering af nyt økonomisystem og en eventuel indholdsmæssig revision af de politikker, som centret har ansvaret for giver anledning til en revision af Håndbog i Økonomistyring. Optimering af Indkøbsportalen Fredes værdi Færdiggørelse af analyse af status på anvendelse, analyse og anbefalinger for optimering af værdien. Udvikle metode til analyser af fagområderne Formål: at blive bedre til at analysere vore fagområder, så at det bliver en del af den løbende økonomistyring. Og hvordan bliver vi bedre til at udfordre fagområderne og os selv i budgetteamet, så at vi deler nyt, undres sammen mv.? Fokus på hvornår de andre teams i CØLI kan have gavn af eller bidrage med viden. Claus Helle Jennifer, Elisabeth, Marianne Igangsættes i juni og afsluttes i Jennifer Katrin Thomas I gang og afsluttes august 09 Marianne Marianne Budgetforum Udvikles løbende over året 7

8 Revision af CØLIs undervisningskoncept Servicetjek af CØLIs dokumenter på HosFrede herunder fremadrettet ansvarsplacering Opdatering af centrets kerneopgaver Opdatering af centrets kerneopgaver i hvert team, så der arbejdes med et ensartet niveau og med fokus på balance mellem service, rådgivning og udfordring. De tre teams skal fastlægge strategi og delmål med henblik på at realisere visionen. Marianne/ Elisabeth Helle Igangsættes inden sommerferien og afsluttes i Claus Afklares Igangsættes i efteråret og afsluttes i Claus Marianne, Elisabeth og Jennifer Budget, Vivi, Samantha og Lene P. Igangsættes ultimo 09 3 Markedsføring af CØLI CØLI markerer sig som værende ambitiøse og dygtige på mange områder, og en intern og ekstern markedsføring af CØLI s kvaliteter kan bidrage til en endnu mere effektiv udvikling af Fredensborg Kommune. Ligeledes kan markedsføring medvirke til, at det bliver lettere at tiltrække og fastholde kompetente medarbejdere. Claus Igangsættes ultimo

9 TEMA: CØLI s indre liv Revision af koncept for centermøder På baggrund af input fra centermøde i februar måned evaluerer gruppen koncept for afvikling af centermøde og kommer med forslag til revision af konceptet. Claus Claus Anne R., Britta, Bror, Mette V. I gang og afsluttes juni 09 CØLIs sociale liv Der har været stor personaleudskiftning i CØLI over de sidste år. Det er en naturlig anledning til at revurdere arbejdet med det sociale liv i centret. Claus Afklares Afklares Igangsættes inden sommerferien og afsluttes i 9