Fra papir til BIM. Tre eksempler på værdiskabende forandringsprocesser. Bind II Case stories

Transkript

1 Fra papir til BIM Tre eksempler på værdiskabende forandringsprocesser Bind II Case stories

2 Denne samling case stories er udarbejdet ifm. Bygherreforeningens projekt: Fra papir til BIM fra dokumenter til modelbaseret digitalisering. Til denne publikation hører et Bind I Guide. Begge publikationer kan findes på og Projektet er finansielt støttet af Klima-, Energi- og Bygningsministeriet. København, februar 2013 Projektejer Bygherreforeningen Fagligt/administrativt sekretariat Nina Koch og Peter Hauch Faglige konsulenter Stig Brinck, Thorsten Falk Jensen og Morten Stig Nielsen

3 Den iterative digitaliseringsproces Her præsenteres tre cases, der er udarbejdet i forlængelse af Bygherreforeningens guide Fra papir til BIM en værdiskabende forandringsproces. Hvor guiden indeholder en række anbefalinger til en god proces fra papir til BIM, beskriver casene helt konkret, hvordan udvalgte byg- og driftsherrer har gennemført en digitaliseringsproces i praksis. Tanken er, at casene kan være en inspiration for FM-ledelsen såvel som medarbejdere, der skal i gang med at digitalisere deres driftsmateriale. De tre cases; Stockholms Havn, Kolding Kommune og Gentofte Kommune, er udvalgt, fordi de fokuserer på forskellige temaer og således illustrerer forskellige tilgange og anbefalinger. Digitalisering en iterativ proces Som beskrevet i guiden, indeholder digitaliseringsprocessen følgende tre overordnede aktiviteter: Identificer behov og værdi Tilrettelæg datafangst Dataledelse Denne proces udfordres løbende af ændrede forudsætninger, i form af interne og eksterne påvirkninger såsom organisationsændringer, nye fokusområder i virksomheden, nyudviklede teknologier osv., der betyder, at digitaliseringen skal gentages, justeres eller udvides. Guiden indeholder 9 anbefaleringer til digitaliseringsprocessen: Identificering af behov og værdi 1. Identificering af forretningskritiske data 2. Prioriter data Need to have vs. Nice to have 3. Behov før løsning data går forud for systemer Tilrettelæggelse af datafangst 4. Definer og brug standarder 5. Fokus på hurtig værdi digitalisering i små bidder 6. Tag ejerskab for dine data systemer forgår, data består Dataledelse 7. Etabler dataledelse i din organisation 8. Stil data til rådighed udbud skaber efterspørgsel 9. Skab datarelationer 1+1=3 De tre cases illustrer disse anbefalinger gennem forskellige perspektiver og beskriver således et udsnit af den enkelte organisations samlede digitaliseringsproces. Bind I Guide findes på side 1 af 18

4 side 2 af 18

5 Stockholms Havn En simpel løsning med stor effekt Stockholms Havns digitaliseringsproces opstod som følge af et behov for at have et klart overblik over brandforhold i havnens mange udlejningsejendomme. Gennem en simpel scanningsproces og en konsekvent brug af standarder har Stockholms Havn nu taget et vigtigt skridt for at få styr på brandforhold og har ydermere fået et solidt værktøj til kontraktstyring. Stockholms Havn en driftsorganisation i udvikling Stockholms Havn arbejder på at gøre Stockholm til en moderne maritim by for beboere, handel og turister ved at fremme skibsfart og sikre levering af varer. Der planlægges en række nye anlægsaktiviteter, som involverer udvidelse af havnen, forbedret logistik og infrastruktur samt udstykning af nye arealer til boligbyggeri. Stockholms Havns forvaltningsaktiviteter omfatter bl.a. udlejning af kontorer og logistikarealer. Behovet for digitalisering opstod i forbindelse med en diskussion af brandforhold og ansvarsfordelingen for brandsikringen i de udlejede bygningerne. At have styr på brandforhold var således den driftsaktivitet, der skulle indsamles digitale data til. Case-objekt Virksomhed: Kerneforretning: Fokus for dataindsamling: Tema/anbefaling: Stockholms Havn Skibsfart og levering af varer til regionen Brandforhold, udlejning- og kontraktstyring Fokus på hurtig værdi digitalisering i små bidder Tag ansvar og ejerskab for dine data Lokaliser dataledelsen i din organisation Stil data til rådighed Skab datarelationer Datafangst gennem laserscanning Første skridt i digitaliseringsprocessen var at få styr på, hvor mange m 2 der blev lejet ud og til hvem. Til dette valgte Stockholms Havn at indlede digitaliseringen med laserscanning af bygningen Magasin 2 og sidenhen yderligere to bygninger. Laserscanningsmetoden er forholdsvis omkostningsfuld, men leverer til gengæld et meget omhyggeligt resultat i form af en detaljeret punkt-sky-model. Konvertering af denne til en CAD-model giver et solidt grundlag til videre bearbejdning. Udover de planer, der kan genereres fra de laserscannede modeller, har man også tegnet enkelte planer op i CAD-software. Datagrundlag skaber nye behov Efter at have fået digitaliseret ejendomsmassen stod det klart for Stockholms Havn, at de detaljerede plantegninger gav anledning til flere anvendelsesmuligheder på FM-området. Forholdsvis nemt kunne Stockholms Havn nu understøtte og optimere et andet vigtigt forretningsområde nemlig lejemålstyring vha. de digitale data. side 3 af 18

6 Vi har omkring 500 lejere af jord, opbevaringsplads eller kontorfaciliteter. Digitaliseringen viser, at der som regel er flere m² på et lejemål, end man er klar over. Peder Weitoft, Stockholms Havn Standarder muliggør relationer mellem data Til lejemålsstyring var der et behov for at kunne koble lejemålsarealer og lejekontrakter digitalt. Der var altså behov for at skabe datarelationer mellem arealpolygoner på CAD-tegninger og kontraktdokumenter. Dette blev løst ved at indlæse tegninger i Hyperdoc og derved synkronisere med lejemålsinformation fra kontrakter, som var placeret i ejendomsstyringsprogrammet Landlord. Synkroniseringen foregår rent teknisk vha. en funktionalitet i programmet Hyperdoc. Se nedenstående illustration: Lejekontrakt Tegninger Hyperdoc Landlord Synkronisering af information fra tegninger med kontraktoplysninger Tegninger og kontrakter kobles gennem Hyperdoc og Landlord Relationen mellem data understøtter en række daglige driftsopgaver, da det er muligt at forespørge og visualisere informationer om arealer f.eks. ved at: Udpege et areal eller rum og få vist detaljeret lejeinformation Vælge en lejer eller en lejekontrakt og få vist det konkrete rum, som lejelmålet omhandler Få vist hvilke rum, der ikke er udlejet Få visualiseret informationer efter en række valgfrie kriterier fx lejemålsstatus (udlejet eller ej) efter lejer eller type (kontor/logistik) ved skravering/farvelægning af tegninger side 4 af 18

7 Relationer mellem CAD-tegninger og ejendomsstyringsprogrammet Landlord muliggør, at man ved dataforespørgsel kan få vist alle ledige rum Det er også muligt for Stockholms Havn at eksportere informationer fra arealer, rumtype, lokalisering m.m. til lejekontrakterne, så når man eksempelvis flytter en væg i AutoCAD eller deler et rum i to, er det muligt at opdatere det ændrede rum i forhold til kontraktstyringen. For at kunne skabe de nødvendige relationer mellem arealer og kontraktdokumenter, har man været nødt til konsekvent at anvende de samme betegnelser for bl.a. rumkategorier. Til dette har virksomheden brugt FI2-standarder 1 og været særligt opmærksomme på at holde disse standarder igennem hele digitaliseringsforløbet. Centraliseret dataledelse en fordel Digitaliseringen er udført med konsulentbistand fra CAD-Q, der er leverandører af IT-systemer og - tjenester. Hos Stockholms Havn har projektleder Madeleine Lilja været den primære ansvarlige for digitaliseringsprocessen. I dag er de tre medarbejdere i afdelingen, der har ansvar for de digitale data. Det er altså en lille og koordineret gruppe, som har administratorrettigheder til at opdatere og lave ændringer i forvaltningsdata. For Stockholms Havn er det en klar fordel af have en centraliseret dataledelsesfunktion, der varetager den løbende forvaltning af den digitale ejendomsstyring. Det giver en sikkerhed for, at alle forstår systemet og kan bruge de definerede standarder korrekt. 1 FI2 er en svensk standard et fælles sprog til udveksling af driftsdata mellem IT-systemer. FI2 indeholder bl.a. klassifikationer og værdilister med standardværdier for kategorier på rum. Se mere på side 5 af 18

8 Klassifikation integreret med CAD samt egenskab på rum Det simple fungerer! Stockholms Havn har i dag digitale plantegninger af de fleste af deres bygninger, hvilket betyder at organisationen har bedre styr på, hvem der lejer hvad og hvor mange kvadratmeter de lejer. Digitaliseringen af brandtegninger og installationstegninger, som jo egentlig var dét, der gav anledning til behovet for digitalisering, er i dag en igangværende proces. Samlet set har digitaliseringsprocessen gjort vores forretningsgange hurtigere og gjort, at vi i fremtiden kommer til at overholde alle lovmæssige krav vedrørende brandhold, som vores ejendomsportefølje er omfattet af. Dernæst har den forbedrede lejemålsstyring helt konkret tilgodeset vores bundlinje. Peder Weitoft, Stockholms Havn Digitaliseringen har altså ind til videre været en succes for Stockholms havn. De har identificeret de data, der understøtter deres kerneforretning, placeret ansvaret for dataledelse i organisationen og ved anvendelsen af standarder skabt værdifulde relationer mellem deres respektive systemer. Stockholms Havn har valgt en meget simpel løsning, hvor der skabes relationer imellem systemer. Resultatet viser, at det simple fungerer og kan understøtte forretningens behov i praksis. side 6 af 18

9 Læringspunkter Identificer forretningskritiske data Skab relationer imellem data og systemer Det behøver ikke at være kompliceret gør det simpelt! Etabler et datacenter Placer ansvar for data i organisationen udpeg en dataejer Foretag dataledelse Tak til Madeleine Lilja og Peder Weitoft fra Stockholms Havn Læs mere Om Stockholms Havn: eller se informationsvideo om havnens udviklingsprojekter: side 7 af 18

10 side 8 af 18

11 Kolding Kommune Digitalisering via GIS - til gavn for mange I sommeren 2012 afsluttede Kolding Kommune en flerårig digitaliseringsproces, med oprettelsen af en FM-database via NetGIS, der kobler arealer på plantegninger med informationer omkring forvaltningsområder, rumtyper, ejerforhold og meget mere. Kolding Kommune har fået et værktøj, der ikke bare understøtter deres forvaltningsaktiviteter, men som også danner grundlag for den overordnede strategiske udvikling i kommunen. Case-objekt Virksomhed: Kerneforretning: Fokus for dataindsamling: Tema/anbefaling: Kolding Kommune, Kommunale Ejendomme Optimering af kommunens ejendomsportefølje Arealstyring, benchmarking på tværs af forvaltningsområder, strategisk udvikling Identificer forretningskritiske data data der understøtter kerneforretningen Fokus på hurtig værdi digitalisering i små bidder Definer og brug standarder Stil data til rådighed Skab datarelationer Kolding Kommune en anderledes tilgang Kolding Kommune adskiller sig i deres tilgang til digitalisering ved at have benyttet GIS som afsæt til at tilgå information og samtidig give et grafisk overblik over ejendomme. Koblingen til NetGIS med Koldings Kommunes FM-database er giver mulighed for at hente information fra mange forskellige systemer såsom drift- og vedligeholdsystemet Caretaker, Greenline energistyringssystem, tegninger og beskrivelser, energimærkninger for en ejendom m.m. Det giver brugeren en nem og direkte adgang til relevant ejendomsinformation. I Kolding Kommune er GIS og FM-databaser koblet til glæde for mange af kommunens forvaltninger side 9 af 18

12 Forskellige behov satte digitaliseringen i gang Efter kommunesammenlægningen i 2006/2007 rådede Kolding Kommune over ejendomme på i alt m 2 fordelt over et områder, der før havde været fire separate kommuner. Det betød også, at organisationen nu stod med en samling tegningsdokumentation, der langt fra var ensartet. Kommunale Ejendomme i Kolding Kommune gjorde det dengang til en vision at blive blandt de 10 bedste kommuner inden for digital styring af ejendomme. Beslutningen om at gennemføre en fokuseret digitaliseringsproces opstod ikke kun som følge af et ønske om en ensartet tegningsdokumentation. Kommunen havde også erkendt et behov for værktøjer til at understøtte de strategiske udviklingsplaner, herunder bedre udnyttelse af kommunens ejendomsarealer. Digitalisering i små bidder Dataindsamlingen blev indledt ved at indscanne eksisterende tegninger, hvorpå der blev indtegnet arealpolygoner. Tegningerne med arealer blev herefter lagret i DWG-format. Kolding Kommune delte digitaliseringsprocessen op i mindre bidder, så hvert forvaltningsområde i kommunen (børneområdet, uddannelsesområdet, fritids- og idrætsområdet, seniorområdet, sundhedsområdet og socialområdet) blev behandlet for sig. Så snart digitaliseringsopgaverne for et område var udført og kvalitetssikret, blev de digitale data frigivet til resten af organisationen. Først blev alle kommunens skoler behandlet, da der på daværende tidspunkt var igangsat initiativer om skolesammenlægning, og området således havde stor politisk interesse. Dernæst behandlede organisationen børne- og daginstitutioner, så plejecentre og så videre. Ved at gruppere de mange ejendomme blev den omfattende digitaliseringsproces mere overskuelig. Derudover gav det også en hurtig værdi i organisationen, som på et kvalificeret datagrundlag løbende kunne påbegynde strategiudviklingen af de færdigbehandlede områder. Præcise regler for arealoptegning gav ensartede og sammenlignelige data for alle kommunens ejendomme. side 10 af 18

13 Arealdatabase med mange niveauer Med alle plantegningerne digitaliseret gik Kolding Kommune i gang med at få udviklet deres egen FMdatabase med arealer og nøgletal koblet med NetGIS. Kolding Kommune er selv arkitekten bag setup et, men de fik en systemudvikler fra firmaet FM-info til at hjælpe sig med at udvikle webværktøjet. Indledningsvis oprettede Kolding Kommune en database med de digitale rå-data. Herefter blev de digitale arealer sammenkædet med informationer om rumkategori, rumnummer og -navn, forvaltningsområder samt andre organisationsrelevante rum- og forvaltningsinformationer til brug for space management og benchmarking. FM-databasen via NetGIS blev organiseret, så den kan vise data på 4 forskellige niveauer: Politisk niveau - Sortering af ejendomme ud fra de forskellige forvaltningsområder (fx børneområdet, uddannelsesområdet eller seniorområdet) Hovedniveau - Typer af ejendomme under det valgte forvaltningsområde (fx folkeskoler, idrætsfaciliteter eller SFO er) Kategoriniveau - Funktioner i de valgte ejendomme (fx administration, faglokale, fordelingsareal) Funktionsniveau - Typer af rum i de valgte ejendomme (fx. aktivitetsrum, aula, billedkunst, festsal, gang, garderobe) Udsnit af arealdatabase, hvor data kan sorteres og vises efter forskellige niveauer Derudover kan der vises detaljeret information om en ejendoms belægning/gulvoverflader, ejerforhold (kommunal ejer, kommunal lejer, selvejet lejer osv.) samt hvilke områder, der er opvarmede eller ej. Standarder en forudsætning for relationer For at sammenkæde de nødvendige data og datasamlinger i FM-databasen via NetGIS, var der behov for en ensrettet brug af begreber, kategorier og standarder. Kolding Kommune satte derfor stort fokus på, at databasen var baseret på standardiserede begreber dels for at kunne lave dataforespørgsler og benchmarking på sammenlignelige størrelser, og dels for at kunne eksportere data til forskellige programmer. side 11 af 18

14 I forbindelse med planlagt vedligehold giver det stor værdi at have faktuelle og opdaterede oplysninger i form af arealer, tekniske anlæg, samt at plan-grundlaget er opdateret. Det betyder også, at Kommunale Ejendomme mærker en stigende efterspørgsel fra de enkelte tekniske serviceledere på arealinformationer og det opdaterede plangrundlag. Carsten Gotborg, Kommunale Ejendomme i Kolding Kommune Ved at skabe relationer mellem data sikrede Kommunale Ejendomme ikke bare, at forskellige dele af organisationen kan drage nytte af databasen ved at kunne lave dataforespørgsler og sortere data efter behov. De sørgede også for at fremtidssikre systemet, så data kan følge med den teknologiske udvikling og også være anvendelige i kommende programmer. Et vigtigt element i forbindelse med standardisering og dataindsamling er modtagelsen af data fra projekter. Digital aflevering er en klar defineret ydelse og altid en del af kontraktuelle forhold. Dette er specificeret i bips IKT-specifikationer, der er tilpasset til Kolding Kommunes behov, således at der skabes den ønskede værdi i organisationen. Endelig har der været stor fokus på at følge op på de leverede data og kontrollere, at de lever op til de stillede krav. Validering og vedligeholdelse Udover oprettelsen af FM-databasen via NetGIS, har Kommunale Ejendomme i Kolding Kommune fået etableret et datacenter og nye procedurer for, hvordan og hvornår data vedligeholdes. Der er en klar ansvarsfordeling for, hvem der opdaterer data og definerer processen for dataindsamling. Den centrale enhed og de fastlagte procedurer bidrager til et vedvarende solidt datagrundlag til glæde for hele organisationen. Værktøjer til både drift og udvikling I dag understøttes en væsentlig del af de traditionelle FM-opgaver af databasen, herunder markeret med blåt: FM-opgaver i en større virksomhed. Jensen, P.A. (2011) Håndbog i Facilities Management (3. udgave). side 12 af 18

15 Nu har vi et ordentligt styringsredskab. Vi kan lave benchmarking fx på arealforbrug. Det giver en mere saglig dialog og grundlag for bedre forståelse for, hvordan f.eks. arealfordelingen er pr. barn. Dette er et godt værktøj til understøtning af vores udviklingsplaner inden for hvert område. Carsten Gotborg, Kolding Kommune, Kommunale Ejendomme Med FM-databasen via NetGIS har man fået et nyttigt værktøj til den daglige drift i Kolding Ejendomme. Derudover er Kolding Kommune på baggrund af deres digitalisering i dag i en position, hvor de er i stand til at lave benchmarking på arealer inden for de kommunale forvaltningsområder, såsom børneog uddannelsesområdet. Dette giver dem en unik mulighed for at optimere og sammenligne arealforbrug inden for hvert område og således bidrager til den overordnede kommunale strategiudvikling. Læringspunkter Tilrettelæggelse af datafangst kræver grundig planlægning Digitaliser i små bidder og behold overblikket Brug standarder når der skabes relationer mellem data Ved at stille data til rådighed i hele organisationen skabes der mulighed for effektivisering på flere områder Data skal kunne eksporteres fra systemer og nemt tilgås af andre brugere Tak til Carsten Gotborg, IT-projektleder fra By- og Udviklingsforvaltningen, Kommunale Ejendomme i Kolding Kommune side 13 af 18

16 side 14 af 18

17 Gentofte Ejendomme En klassisk proces der udviklede sig I Gentofte Kommune tog man en strategisk beslutning om at skabe et ensartet digitalt overblik over kommunens mange ejendomme. Med de simple 2D tegninger fik man øjnene op for de mange digitale muligheder, og man udvidede digitaliseringsprocessen til at omfatte oprettelsen af egentlige BIM-modeller med kobling til et FM-system. På den måde er Gentofte Ejendomme et eksempel på, hvordan en digitaliseringsproces hele tiden er under udvikling. Behov for overblik og ensartethed Digitaliseringen af Gentoftes ca. 400 kommunale ejendomme blev initialiseret i forbindelse med etableringen af Gentofte Ejendomme i Gentofte Ejendomme blev etableret bl.a. med det formål at optimere nybyggeri og vedligeholdelse af den kommunale ejendomsportefølje i gennem en centraliseret ejendomsdrift, der tidligere blev varetaget af de enkelte forvaltningsområder. Der fandtes på daværende tidspunkt ikke en samlet ensartet digital registrering af de kommunale ejendomme, da disse var underlagt de respektive forvaltninger. En af de første opgaver bestod derfor i at skabe overblik over den samlede ejendomsportefølje, herunder arealer og deres anvendelse. Case-objekt Virksomhed: Kerneforretning: Fokus for dataindsamling: Tema/anbefaling: Gentofte Kommune, Gentofte Ejendomme Drift og vedligehold. Optimering af kommunens ejendomsportefølje Arealstyring, overblik over ejendomme, drift og vedligehold, digitale FM-systemer Tilrettelæg din datafangst Tag ansvar og ejerskab for dine data Definer og brug standarder Stil data til rådighed Skab datarelationer Scannede tegninger kobles med ejendomsinformationer Først blev alle eksisterende tegninger indscannet af en ekstern leverandør. På disse optegnede man rum og arealer, som blev koblet med informationer om forskellige egenskaber bl.a. lokalisering (ejendom, bygning, etage) samt nettoareal for rum og bruttoareal i bygningen. Dermed blev det muligt, at udtrække arealoversigter for de enkelte bygninger og koble disse sammen med øvrige ejendomsinformationer. Dette kan både ske via en ekstern database (kaldet LogFM) eller i simple regneark med forskellige oversigter. side 15 af 18

18 Standarder og tilgængelige data giver værdi Formålet med digitaliseringen var dels at skabe overblik og dels at koble arealer og informationer, så kommunens forskellige forvaltninger kan lave de forespørgsler, der er relevante for dem. For at kunne lave disse forespørgsler på tværs af informationer, er det afgørende at have et entydigt grundlag, der er baseret på standardiserede begreber, fx i form af værdilister. Man oprettede bl.a. fælles ejendomslister, hvor ejendomsnavne, betegnelser, etager m.m. blev standardiseret. Hvilke egenskaber, hvert enkelt rum skulle forsynes med, blev ligeledes defineret og suppleret med værdilister for egenskaberne, fx ensartede rumnavne. Det har givet konkret værdi at stille de koblede data til rådighed via en webtjeneste. På den måde har teknikere ved akut opståede problemer direkte adgang til relevant dokumentation, fx en installationstegning, blot de har internetadgang. De digitale data giver også værdi andre steder i kommunen: I forbindelse med en analyse af behov for at tilvejebringe flere institutionspladser, blev vi bedt om en samlet opgørelse over opholdsareal pr. barn i kommunens institutioner. Fordi vi har strukturereret vores digitale data i tegningsmaterialet med informationer ned på rumniveau, var det muligt at udtrække og summere det samlede opholdsareal pr. institution og dermed pr. barn, som grundlag for den videre analyse. Tidligere ville det have været vanskeligt, hvis ikke umuligt, at svare lige så kvalificeret inden for kort tid, fordi datagrundlaget ville være baseret på opmåling af bruttoarealer, som ikke fortæller noget om det faktiske opholdsareal pr. barn UllaBrit Lissner, Gentofte Ejendomme Den løbende optegning og opretning af det digitale grundlag udføres dels af medarbejdere hos Gentofte Ejendomme, dels af eksterne rådgivere ifm. projekteringsopgaver. Også her spiller brugen af standarder en vigtig rolle for, at Gentofte Ejendomme kan sikre, at deres materiale fremstår ensartet, uanset om det er udarbejdet af interne eller eksterne ressourcer. For at fastholde standardiseringen har Gentofte Ejendomme udarbejdet IKT-ydelsesbeskrivelser, bl.a. for digital aflevering. Det betyder, at der i forbindelse med nybyggeri og vedligeholdelse fremadrettet kan modtages et ensartet materiale. Tredimensionel BIM-model med bl.a. adresse- og arealdata side 16 af 18

19 Fra tegninger til BIM Gentofte Ejendomme har efterfølgende påbegyndt overgangen fra 2D-tegninger med arealinformationer til BIM modeller. I første omgang er 2D-tegningerne blevet konverteret til BIM med generiske bygningsdele på lavt informationsniveau. Dvs. basis bygningsobjekter med korrekt dimension, men uden inddeling i de enkelte materialer eller bygningsdele. Projekteringsarbejdet ifm. ombygning eller renoveringsopgaver betyder ofte, at modellernes informationsniveau løftes, så bygningsobjekter i modellen i højere grad afspejler de faktiske bygningsdele. Det betyder, at der anvendes modeller med forskellige informationsniveauer i den samlede BIM ejendomsportefølje. Men for Gentofte Ejendomme har det været en naturlig måde at håndtere en trinvis overgang fra 2D til BIM og simple 3D-modeller. Formålet med overgangen til BIM er, udover muligheden for 3D og visualisering til forbedring af kommunikationen med brugere og rådgivere, også en forventning om brug af bygningsdelene i BIM til at understøtte driften ved kobling til et FM system. Egenskaber tilknyttet en dør i BIM-modellen Nye behov, nye processer Ved at få stillet de digitale data til rådighed er det blevet klart for Gentofte Ejendomme, at der er mange flere muligheder for at skabe værdi. Bl.a. vil det kunne effektivisere drift- og vedligehold, hvis de udarbejdede BIM-modeller bliver koblet med et FM-system. Næste skridt i digitaliseringsprocessen er således at få skabt direkte relationer mellem BIM-modellerne og FM-systemet, og derfor Gentofte Ejendomme har i efteråret 2012 sendt deres FM-system i udbud. Forud for selve udbuddet har der været en længere planlægningsproces på knap et år, hvor de forretningskritiske data i forhold til FM og drift- og vedligeholdssystemet er blevet kortlagt. Nye behov stiller altså nye krav til de digitale værktøjer, og fordrer således en udvidelse af digitaliseringsprocessen. På den måde er det at digitalisere en proces i konstant bevægelse, og som hele tiden giver nye muligheder, og derved hele tiden kan fornys. Bevidst dataledelse En af grundene til, at Gentofte Ejendomme har haft succes med deres digitaliseringsproces, er bevidstheden om dataledelse. Ansvaret for data er tydeligt placeret i organisationen og ledelsen har fra starten været involveret aktivt i strategien for digitaliseringen, og dermed gjort det muligt at definere de forretningskritiske data. side 17 af 18

20 Værdi og opnåede resultater Gentofte Ejendomme har i dag digitaliseret tæt ved 90% af deres ejendomsmasse, hvoraf ca. 1/3 er løftet til 3D-modeller. Dette betyder bl.a., at Gentofte Ejendomme i dag har et digitalt grundlagsmateriale som udover at afspejle ejendommenes faktiske geometri, også giver mulighed for at udtrække informationer til fx nøgletal på tværs af ejendomsmassen og på kort tid give kvalificerede svar på forskellige forespørgsler. Gentofte ejendomme er nu i stand til at lave kvalificerede dataforespørgsler f.eks. hvor der er ledige arealer. Man har fået skabt nem adgang for hele organisationen til den gældende tegningsdokumentation og et generelt overblik over ejendomsporteføljen. Endelig har man fået 3D-modeller, der er med til at skabe forbedret dialog med brugere og leverandører. Læringspunkter Identificer forretningskritiske data Tilrettelæg processen for datafangst grundigt Skab konsekvent brug af standarder for at sikre ens materiale og relationer mellem data Digitalisering er en iterativ proces der vil altid være nye behov Placer ansvar for data i organisationen og etabler dataledelse Læs mere (under Borger/By- og miljø) Tak til UllaBrit Lissner, koordinator for data og analyse, Gentofte Ejendomme side 18 af 18