Beboerforeningen Morbærhaven Dagsorden AB møde

Transkript

1 Afdelingsbestyrelsesmøde Tid og sted: Tor. 7. september 2017 klokken 19:00 på beboerkontoret Kategorier for dagsordenspunkter Debat: Det primære i dette punkt er at skabe en debat. Orientering: Punktet er primært for at fremlægge informationer. Beslutning: På dette punkt er det primære at der træffes en beslutning. Til stede: KDP, IMD, NBG, CRS, MKP, PK, SBS Afbud fra: ACP, CA, SK, AP, KR, KS Gæster: Phillip, Martin Dagsorden 1. Valg af dirigent og referent Dirigent: NBG. Referent: SBS. 2. Godkendelse af dagsorden Punkt 10 og 11 rykkes til næste møde. Derudover skal der snakkes en smule om den kommende generalforsamling under punktet om fællesmødet. 3. Godkendelse af referat fra det ekstraordinære AB-møde d. 28. august 2017 Godkendt. 4. Opfølgning fra sidste møde Orientering a. Revisor nyt siden sidst? Er kontorudvalget og Den Våde Hønes regnskabsfører kommet videre? Har IMD indhentet tilbud? IMD har snakket med sin tante, og det var desværre ikke en mulighed. Da vi nu har fået en kasserer, er det kassereren og regnskabsføreren, der skal finde ud af det sammen. Der er dog intet i vejen for, at kontorudvalget hjælper til. b. Informationstavler nyt siden sidst? Phillip afventede sidst svar på nogle henvendelser. Phillip er i øjeblikket i gang md at finde ud af hvilken type, størrelse og platform, Side 1 af 9

2 der vil være mest rentabel. c. Kontorudvalget Er der blevet snakket om, hvordan det kommer til at køre bedre i fremtiden? Kontorudvalget har allerede planlagt nogle møder. Derudover er der indkaldt til personalemøde med medarbejderne. Regnskaberne (beboerforeningens, Den Våde Hønes og Morbærtryks) er ikke klar endnu, men det er heller ikke lige så vigtigt som AUBs og afdelingen Morbærhavens regnskab. 5. Nyt fra: Orientering a. Inspektøren Phillip fortæller (på vegne af Torben): Efter regnvejret i går er noget af musiklokalet blevet oversvømmet. Der er kommet vand ind der, hvor de har haft fiberindføring. Man er allerede i gang med at ordne det. Til gengæld har der slet ikke været problemer hos netværksgruppen denne gang. b. AUB Repræsentantskabsmødet bliver afholdt d. 26. september. Her får vi gennemgået budgettet og der vil blive snakket nærmere om renoveringen. Vi er i øjeblikket i gang med at rydde op i alle hængepartierne. MKP gør opmærksom på, at der indkommet to tilbud på fræsning af haverne som der ikke er blevet fulgt op på. Det bør der gøres noget ved. MKP giver tilbuddet videre til NBG, som vil følge op på det. Derudover påpeges det, at de blå mænd vist nok render rundt og hjælper til i andre kollegier. Så længe der er nok at lave her i Morbærhaven, burde de ikke hjælpe til andre steder. Nogen har hørt, at de gør det på ordre fra KKIK, hvilket absolut ikke er i orden, hvis det er det, der er tilfældet. Spørgsmålet er dog, om de udfører arbejdet som en del af de fuldtidstimer, de har i Morbærhaven, eller Side 2 af 9

3 om de arbejder ekstra. Generelt er der flere ting, som tager alt for lang tid herude. Det er fx buske der ikke bliver klippet, skurer der har været brand i og folk der aldrig har fået hjælp af en blå mand, selvom de har bedt om det. MKP vil derfor gerne vide, hvor mange timer de ansatte rent faktisk arbejder. Det er ikke meningen, at der skal betales overarbejdstimer. Dette skal tages op igen, når der er blevet snakket med inspektøren (Torben) om det. c. Kassereren/Kontorudvalget Se ovenfor under punkt 4c. d. Renoveringen I den oprindelige plan var det meningen, at de lukkede gange skulle åbnes. Nu ser det ud til, at de forbliver lukkede alligevel. Det kommer ikke til at koste os noget. De nye badeværelsesskabe kan åbenbart ikke tåle vand. Derfor vil der blive sat nogle nye skabe op i de lejligheder, der stadig mangler. Derudover bliver der snakket om, at lejligheder uden badeforhæng- og stang skal have tilbudt at få badeforhæng med tilhørende stand sat op også. Det er dog ikke endeligt besluttet endnu så der kan ikke siges mere om det pt. I forhold til badeværelsesskabe er der sat gang i en forsikringssag. Der vil komme mere info omkring det, når vi er kommet længere med sagen. e. Udvalg Festudvalget: Julefrokosten bliver d. 2. december Folk skal allerede nu sørge for at skrive denne dato i kalenderen. Det bliver til et eftermiddags/aftenarrangement med hygge og god mad. Der vil blive sendt en officiel invitation ud inden længe. Side 3 af 9

4 6. Post og meddelelser Orientering 2 stk. henvendelser til AB er modtaget på mail og skal besvares. Begge henvendelserne vedrørte tyveri i lejligheder i forbindelse med renoveringen. Alle er enige om, at henvendelserne blot skal sendes videre til inspektøren (Torben), som i forvejen tager sig af sådanne sager. SBS sender det videre til Torben. Derudover har vi (mens Dan var formand) fået en invitation til et arrangement, som vi ikke nåede at svare på. NBG har dog sørget for at meddele dem, at vi er interesserede i at være med en anden gang. Phillip orienterer om, at han er blevet tovholder for fiberomlægningen herude. Tidsplanen ser ud til at blive holdt indtil videre. Fremadrettet kommer der til at ske det, at vi genetablerer centrene. 7. Lukket punkt Orientering/Debat 8. Næstkommende fællesmøde Orientering Der afholdes ekstraordinært fællesmøde d. 21. september kl Mødet skal afholdes, fordi vi endnu ikke har fået godkendt vores regnskab eller budget. Fordelingen af de enkelte opgaver til mødet: Alle skal komme senest et kvarter før og hjælpe med at stille borde og stole op. NBG sørger for Det Sædvanlige Fis. MKP melder sig som ordstyrer. CRS sidder i døren. NBG sørger for fremlæggelse af budget og regnskaberne. NBG åbner fællessalen kl , så folk kan møde mellem kl til og hjælpe til. Vedrørende generalforsamlingen i november: Vi kommer ikke til at have så mange ABmøder inden denne GF. Derfor er det ved at være tid til at gå i gang med at planlægge den. Der skal fx være styr på mad og invitationen skal laves. MKP, NBG, KDP og PK melder sig til at lave invitationen. 9. Budgetforslag: hvilken en af de tre muligheder vil AB anbefale til FM? Beslutning De tre budgetmuligheder skulle have været fremlagt til dette møde. AB skal have besluttet, hvilken mulighed de vil anbefale, at beboerne vælger til fællesmødet. Side 4 af 9

5 Budgettet kan dog først være klar til den 19. september. Er der brug for et ekstraordinært møde den 19. september, hvor vi kan gennemgå budgettet og beslutte det? Der er enighed i AB om, at der ikke er brug for et ekstraordinært møde. NBG sørger for at sende budgettet ud på mail, når det er klart. AB beslutter, at de vil anbefale, at beboerne vælger den dyreste pakke. 10. Lukket punkt Orientering 11. Lukket punkt Debat/Beslutning 12. Hvem skal dække manglerne efter renoveringen? Debat/Beslutning Til AB-mødet d. 3. august blev det ønsket, at dette punkt skulle sættes på. Der blev bl.a. spurgt ind til, om der skal sættes en jurist på sagen i forhold til manglerne i MT Højgaards arbejde? Punktet rykkes til næste møde. 13. Økonomi i 2018 til ansøgning ved GF (AP) Orientering/Beslutning Der menes, at alle grupperne (herunder også AB) skal ansøge om penge til generalforsamlingen. Vi behøver ikke at tage en beslutning nu, men vi skal have snakket om det. Beløbene fra ansøgningen sidste år blev gennemgået. Folk skal sørge for at tænke over det til næste møde, hvor vi tager en endelig beslutning om, hvilke beløb vi vil søge. 14. Hvem, hvordan og hvorledes omkring lukkede punkter (AP) Orientering/Debat Punktet rykkes til næste møde. Enighed i AB om, at AP bør være til stede, når dette punkt skal behandles. 15. Vores respons når beboere skriver til AB-mailen (IMD) Debat Det er tidligere besluttet i AB, at sekretæren besvarer henvendelser med en standardmail. Der er dog problemer i forhold til, at nogle af de indkomne s alligevel bliver besvaret først af AB-medlemmer. Punktet handler om nogenlunde det samme som det nedenstående punkt 16 (se nedenfor). 16. Kommunikation fra AB til beboere der skriver til os på mail (CRS) Debat/Beslutning Side 5 af 9

6 Når en fra AB svarer på en mail, uden at vi har drøftet den i AB, så svarer vedkommende på hele Abs vegne, uden at AB reelt har haft mulighed for at diskutere sagen. Jeg finder dette problematisk, da det underminere den demokratiske proces. Vi har allerede procedure ang. Indkommende mails, den er at sekretæren svare på mailen, også behandler vi den på næste ABmøde, jeg synes vi skal holde os til denne procedure, så det er et flertal i AB der står inde for hvad der bliver kommunikeret ud. Til mødet: Enighed i AB om, at al ekstern kommunikation først skal ske efter at henvendelsen har været oppe at vende til et AB-møde. Sekretæren (SBS) sørger for at besvare samtlige indkomne mails med en kvittering om, at mailen er modtaget. Derefter vil henvendelsen blive taget op på det næstkommende AB-møde, hvor AB bliver enige om, hvordan henvendelsen skal håndteres og besvares. Når SBS holder ferie, må der findes en anden mailansvarlig. Det er dog ikke så nødvendigt, at alle meddelelser bliver besvaret lige med det samme, og de fleste kan godt vente til SBS kommer hjem fra ferie. 17. Information til nye AB-medlemmer (IMD) Debat Hvad skal man have at vide når man træder ind i AB? Jeg har fået en forretningsorden og et par referater, men kunne da rigtig godt have tænkt mig fx en liste med hvilke underudvalg der findes. Jeg synes også lidt jeg mangler noget formalia - skal jeg fx have en nøgleadgang? Til mødet: Nye medlemmer i AB bør have en bedre introduktion til, hvordan tingene fungerer i bestyrelsen. AB har flere gange snakket om at sende bestyrelsens medlemmer på kursus. Der er dog nogle stykker i AB, som ikke mener, at et kursus er den rigtige løsning. Det foreslås, at der bliver lavet en slags personalehåndbog til medlemmerne i bestyrelsen, samt at der tages en lille introduktionssnak med de nye medlemmer. Det er sådan man plejer at gøre det på Den Våde Høne. Side 6 af 9

7 Udarbejdelsen af en håndbog til medlemmerne i AB har været i gang i håndbogsudvalget i et stykke tid, men det er desværre gået lidt i stå. Håndbogsudvalget har dog fået nye medlemmer nu, og de vil stille og roligt gå i gang med arbejdet igen. PK melder sig til håndbogsudvalget. Udvalget vil sætte sig sammen og aftale en dato efter dette møde. Den Våde Høne sender deres personalehåndbog til håndbogsudvalget til inspiration. 18. Lukket punkt Orientering 19. Kontorudvalgets arbejde fremover (CRS) Debat/Beslutning Eftersom vi længe har haft et kontorudvalg, der har fungeret suboptimalt, forslår jeg at vi yderligere indskærper/definere hvad deres arbejdsopgaver er, samt laver nogle klare retningslinjer for hvad deres opgaver er, og hvor ofte de skal foretages. Hvordan kvalitetssikre vi kontorudvalgets (og andre udvalg) arbejde? Hvad er vores plan B, såfremt det nye kontorudvalg ikke formår at løfte opgaven? Er det muligt for os at engagere nogle udefra der kan være kontorudvalg, mod betaling? Til mødet: Har kontorudvalget nogen idéer til hvordan vi kvalitetssikre arbejdet? Hvordan vil kontorudvalget sikre sig, at de lever op til deres forpligtelser? Hvad gør vi i AB, hvis der ikke kommer styr på det? Kontorudvalgets opgaver består i medarbejderansvar samt økonomisk ansvar. Hvor tit holder kontorudvalget møde i øjeblikket? Udvalget har for det meste afholdt 1-2 møder om måneden. På det seneste er det dog blevet mere ad hoc. Kontorudvalget har internt snakket om, at de skal kommunikere sammen internt 1 gang om ugen. Det foreslås, at AB skal have et større indblik i, hvad kontorudvalget laver, indtil det kommer til at fungere tilfredsstillende igen. Fx kunne der kræves referater fra møderne, som skal godkendes af AB derefter. Pt har AB dog mulighed for at få et mundtligt referat til samtlige AB-møder under punktet nyt fra kontorudvalget. Derudover kommer der løbende regnskaber i Det Sædvanlige Fis. Enighed i AB om, at kontorudvalget lige skal have en chance for selv at få tingene til at køre. AB griber først ind, såfremt der ikke ses nogen bedring. Det aftales med Side 7 af 9

8 kontorudvalget, at de på det første AB-møde i november skal komme med en plan over hvordan det går, og hvad der skal gøres fremadrettet. Dette sættes på som punkt til det første møde i november. 20. Hvor stor fortæringspost er rimeligt i en gruppe der ikke levere en service til morbærhaven som fx Bladgruppen eller Netgruppen? (CRS) Debat/Beslutning Der er meget stor forskel på hvad grupper bruger på mødebevillinger. F.eks. Billiardgruppen har f.eks. brugt ca 3000 kr, mens en gruppe som musikgruppen har brugt under 200kr. Så er der motionsgruppen der har brugt 5751 kr (hvilket virker helt grotesk på mig, da det må indeholde væsentlig mere end de sodavand der bliver delt ud engang imellem). Især taget i betragtning at de også har en stor rengøringspost, som jeg regner med indeholder bestikkelsespizza, så gruppens medlemmer gider gøre rent. Til mødet: Der er meget stor forskel på, hvilke beløb de forskellige grupper bruger til fortæring. Flere i AB er enige om, at nogle udgifter ikke er rimelige. Fx er ekstra dyre restaurantture ikke i orden. Denne problematik er dog noget, som skal tages op på generalforsamlingen. Når grupperne først har fået pengene, er der umiddelbart ikke så meget vi kan gøre ved det. Det er til selve generalforsamlingen, at problemet skal påpeges, så der kan blive gjort noget ved det. En oplagt mulighed kan også være, at infoudvalget sørger for at informere nye beboere om, hvordan beboerforeningen fungerer herude og viser dem, hvilke muligheder der er. 21. Diskussion af proceduren ved mistillidsvotum (ACP) Debat/Beslutning På Den Våde Høne har der tidligere været episoder, hvor der er blevet stillet mistillidsvotum, selvom vedkommende ikke har været til stede. Formålet med dette punkt er at lave en fast procedure til mistillidsvotum for fremtiden. Folk må meget gerne tænke over dette til næste møde, hvor vi tager punktet op igen. 22. Pant (IMD) Orientering/Debat Der ligger meget pant både her på beboerkontoret og oppe i fællessalen. Kan vi aftale, Side 8 af 9

9 hvordan vi skal tage os af det, og hvad vi gør med pengene? Det foreslås, at AB stiller panten klar, således at et hønemedlem kan afhente den. Hvis det gøres i Den Våde Hønes åbningstider, kan vagten komme ned og hente panten fra AB. Det kan blive gjort mellem kl den sidste onsdag i måneden, hvor der også er åbent på beboerkontoret. Det aftales af Den Våde Høne sørger for at afhente panten der. Til det næste fællesmøde skal alle hjælpe med at bære panten ned til beboerkontoret. Generelt vil det være en god idé med en fælles evaluering efter hvert fællesmøde. 23. Nyt fra afdelingsbestyrelsen i Det Sædvanlige Fis Orientering Deadline for Det Sædvanlige Fis er den 26. september 2017, og vi afholder ikke flere AB-møder inden da. Der skal stå lidt om det kommende repræsentantskabsmøde, og at vi har sat overvågningskameraer op nogle steder. 24. Næste møde Næste møde er den 5. oktober 2017 klokken 19:00. Deadline for punkter til mødet er den 28. september Eventuelt Problemer med småreparationer. Det virker ikke som om, at de blå mænd ordner småtingene fra renoveringen inden folk flytter. Det er ikke i orden. Telefonen på beboerkontoret: hvorfor koster den så meget? Kan det flyttes over på AUBs regning? Det bør tages op til en generalforsamling. Budgettet er allerede i gang med at blive lavet nu. Hvem lægger AUBs referater op? Det skal vi finde ud af. 26. Evaluering Godt, men langt møde. Ordstyrerposten bør skifte, så det ikke altid er den samme, der er ordstyrer. Side 9 af 9