Beboerforeningen Morbærhaven Referat AB møde

Transkript

1 Afdelingsbestyrelsesmøde Tid og sted: Tor. 20. september 2018 klokken 19:00 på beboerkontoret Kategorier for dagsordenspunkter Debat: Det primære i dette punkt er at skabe en debat. Orientering: Punktet er primært for at fremlægge informationer. Beslutning: På dette punkt er det primære at der træffes en beslutning. Til stede: SK, ACP, CRS, IMD, NBG, SM, SH, KDP, MP Afbud: Ingen afbud Gæster: Administrationsfolk: Linda, Torben, Tonni, Hans, Kemal, Tommy Dagsorden 18:30: Møde med administrationen Dirigent: NBG NBG:For noget tid siden i forbindelse med skraldeordningen, ønskede bestyrelsen, at vi snakkede mere med administrationen. Det virkede også til at være rart for administrationen, og vi aftalte, at det måske var godt at have denne type møder en gang imellem, så vi undgår de kommunikationsfejl, som sker en gang imellem, og så vi kan hjælpe hinanden bedst muligt i vores arbejde. Det er første møde i dag, for at prøve det af, og se om det fungerer, og om vi kan bruge det til noget. Torben: Vi har snakket om, at vi måske kan lave nogle fælles ting på udeområderne. Fx workshops, Kemal vil gerne være primus motor for at få noget op og stå, også med beboerne, så vi kan få det bedst mulige ud af det hele. Vi vidste ikke helt, hvad AB ville med denne type møde, derfor var de afventende, ift. hvad vi kan bruge denne type møder til. Derfor har de ikke nødvendigvis så meget at byde ind med denne gang. NBG: Vi kender ikke hinanden så godt, og misforståelser kan opstå, og man ved ikke nødvendigvis, hvem man arbejder sammen med om hvad. Trivselssamtaler der skal altid være en mulighed for, at administrationen kan få mulighed for at snakke med AB IMD: Det vil også hjælpe administrationen med at få indblik i, hvad vi faktisk laver i AB. Det må også være rart for administrationen at kunne følge med og ikke kun læse beslutningerne i Fiset. Alle beboere og ansatte er velkomne til møderne. Man bliver kun lukket ud under lukkede punkter. SK: Tænker at det også kunne være rart for administrationsfolkene at vide, at de kan tage fat i AB, hvis de kommer i tanke om en idé eller noget andet smart, som de regner med, at AB kunne have gavn af, fx information etc. NBG: De ting, vi sidder og beslutter, er jo noget, om dem fra administrationen skal udføre. Side 1 af 10

2 Godt at have indblik fra begge sider Kemal: Medarbejderne kan måske give indslag til, hvordan noget kan laves bedre og billigere, end hvad AB fx kan forestille sig. En fælles indsats vil være rigtig fedt, og det her initiativ kunne være rigtig brugbart på samarbejdsfronten IMD: Kan Torben eventuelt printe den åbne dagsorden ud, så dem på administrationen har et overblik om, hvad der bliver snakket om i AB, og hvad vi har af ting, som vi fx gerne vil have lavet. Så kan medarbejderne være lidt på forkant og eventuelt komme med bud på gode løsninger til problemerne. Kemal: Man kan måske skære mellemmanden lidt ud, da administrationsarbejderne hurtigere får indblik i projekter, og de ikke først skal have det kommunikeret igennem en anden medarbejder, fx Linda som ikke nødvendigvis har været så meget inde over sagen. På denne måde kan man måske undgå flere misforståelser, fordi man undgår en mellemmand. IMD: Tror udprint af referaterne vil hjælpe rigtig meget. Hvis vi fx har aftalt noget på mødet, og der ikke er nogen, der lige kommer op på administrationen, og der så går en uge, før referaterne kommer ud, så kan der gå rigtig lang tid, før informationerne kommer ud til de personer, der skal udføre arbejdet. Det ville kunne give en hurtigere arbejdsproces i MBH, hvis vi har mere direkte kontakt AB og medarbejdere imellem. Tonny: Hvis vi har nogle punkter, som vi gerne vil have medarbejdere ind over, så ville det fx også pludselig være en mulighed, at medarbejderne kunne komme ned og være med til møderne, hvis der er noget, de mener ville være relevant. Torben: Denne arbejdsgang kunne fx bruges til at få et haveudvalg op at køre ikke nødvendigvis med beboerne, men hvor vi (administrationen og AB) sammen kan bestemme, hvad der skal gøres på udeområderne, fx i forbindelse med alle dem som har sat egne haver op, og hvad der ellers skal laves på større skala i MBH. Tonny: Jeg har været rundt og optegne alle haverne, der har lavet ulovlige indhegninger og andet, så vi kan finde ud af, hvem der skal have tilsendt breve fra KNIU. ACP: Vi har brug for en ny plan/plakat oppe på administrationen, over hvem der arbejder i administrationen, og hvilken type arbejde de laver. Eventuelt en lille tavle med billede og stillingsbeskrivelse. Så får beboerne også en bedre forståelse for, hvem der laver hvad, og det vil hjælpe til at skabe en mere velkommende følelse hos beboerne. IMD: Der har været snak om at invitere administrationens folk til AB julefrokost, så vi kan komme tættere på hinanden. Så er der mulighed for at møde hinanden mere personligt end på møderne. Tonny: Enig, der er flere på mødet, som jeg ikke har mødt, så det er faktisk rart at få ansigt på folk. Der tages en navnerunde. Side 2 af 10

3 NBG: I dag sætter vi mest bare ansigt på hinanden/ser hinanden an/siger hej. Så kan vi begynde vores samarbejde herfra. Tak for godt fremmøde. Godt initiativ. Hastepunkt om hegn: Ali: Der er sat hegn op i deres have, direkte foran vinduerne. De vil gerne have halveret hegnet, da de synes, det er for højt. Det tager solen, og beboerne kan ikke se ud. Han sover dårligt, føler sig lidt fængslet/indelukket. Han har underskrifter fra de andre beboere på gangen og det hele. Torben modtager og godtager underskriftindsamlingen for beboerne. Han vil forsøge at få håndværkerne til at ordne det i morgen, ellers ordner de det så hurtigt som muligt. 1. Valg af dirigent og referent Dirigent: NBG Referent: MP 2. Godkendelse af dagsorden Punkt 10 rykkes frem efter punkt 5 3. Godkendelse af referat fra AB-mødet d. 6. september 2018 Godkendt 4. Opfølgning fra sidste møde Orientering a. Revisor nyt siden sidst? Intet nyt. Hvad gør vi med revisor? Kontakter vi faktisk nogen, eller venter vi bare? Det kan være, at andre end ACP skal forsøge at kontakte nogen. Specifik person til at følge op ikke valgt. b. IDM og PMJ: Dato for opsigelse af alarmsystem via Hønen? Intet nyt, arbejder stadig på det. c. Dagsorden og arbejdsdag ifm. at gøre Morbærhaven bedre og mere attraktiv. Har CRS, IMD og KDP lavet et forslag til en dagsorden og dato for en arbejdsdag endnu? Intet nyt. IMD trækker sig fra det punkt, da hun har for meget. Punktet slettes. Side 3 af 10

4 Hvis punktet kommer op igen senere, kan det komme på dagsordenen igen d. PMJ: Nyt pengeskab eller indsats? Kunne KBH låse lave en løsning, eller skal der købes nyt andet steds? Det er billigere at lave nyt indkøb af pengeskab. Vi kan få det med digital lås på, så den køre på det samme som dørene. Ligger på ca Lille et til baglokalet. Det tages på budgetmøde. PMJ & IMD: Nye skilte i Morbærhaven Har kigget på nye skilte/infostandere til yderpunkterne. PMJ får mere info i morgen/i løbet af ugen. På næste møde kommer der en prisliste på de forskellige standere. Beslutningspunkt på næste møde. 5. Nyt fra: Orientering a. Inspektøren Hegn for høje. Nogle af hegnene er for høje ifølge nogle af beboerne, der har henvendt sig til borgmesteren. De er bange for, at folk kan gemme sig bag dem. Ifølge regulationerne overholder hegnene makshøjden. Kan man eventuelt give beboerne muligheden for at skrive under på papir ligesom Ali, så hegnet kan blive halveret? ACP: Foreslår at det kommer i Nyt fra afdelingsbestyrelsen i Det Sædvanlige Fis, så beboerne bliver gjort opmærksomme på muligheden Kenny Flink har snakket om at gå til kommunen om at få lavet nye køkkener i MBH, uden at det vil hæve huslejen. ACP: Kunne man eventuelt lave det som en del af et goodwill projekt med kommunen? Hønen arbejder tit sammen med dem som del af deres kulturprojekter. Kommunen burde have interesse i at hjælpe Morbærhaven. Torben: Nye køkkener blev ikke skrevet ind som del af renoveringen, da den blev planlagt. Vi har taget de gamle køkkener ud og sat de gamle op igen under Side 4 af 10

5 renoveringen. Det havde været smartest at sætte nyt op, da det gamle var ude, men det måtte de ikke, fordi det ikke stod i kontrakten. ACP: Der er ikke længere lovkrav om, at der skal være garderobeskab i en lejlighed, så det giver flere muligheder for nye køkkener i de små 1-værelses. b. AUB NBG: Der kommer ny bestyrelse efter generalforsamlingen. KDP trækker sig helt, NBG trækker sig som næstformand og SK trækker sig også. Vi informerer om det nu, hvor vi ved det, så folk kan nå at tage stilling til, om de vil melde sig ind. Dem der sidder i kontorudvalget nu, sidder der nok ikke længere efter GF. IMD vil gerne melde sig til formandsposten, men så melder hun sig samtidig ud af alle andre udvalg. KDP: Har snakket med de fleste og da renoveringen næsten er overstået, er styregruppen ved at lukke, og det er derfor dumt at sætte en ny person ind i renoveringen osv. KDP bliver siddende indtil byggesagen er gennemført. Det bliver nemt at overtage formandsposten, da renoveringen har været rigtig hård. Mange af de besværlige ting ved formandsposten ryger, når renoveringen er rigtig overstået efter december. Huslejestigningen er godkendt. Vi har sat huslejestigningen til 12.5%, men det kan godt være, at den bliver mindre, for vi har ikke de rigtige tal fra landsbyggefonden endnu. Viser prisen sig at være lavere, så kan huslejen godt blive reguleret derefter, så huslejen bliver billigere. SK: Vi kan ikke finde referatet fra da stigningen på 12.5% blev godkendt. Karin var sekretær på det tidspunkt. Hvis NBG ikke har referatet, så burde Morten have det på tryk nede i Fiset. Satserne stiger nok fra 2018 satserne, og ikke fra 2013 satserne som det ellers er lovet. ACP: Der vil komme ramaskrig, hvis disse satser bliver sat efter 2018 satserne. Side 5 af 10

6 NBG: Det vil være dumt at sætte dem efter 2018 satserne. Det vil være bedre for beboerne, hvis vi gør det, efter hvad der er meldt ud. Det stod ikke i nogen af vores vedtægter, derfor sagde Jan, at de ville blive sat efter NBG: Det er vores arbejde som bestyrelse, at finde de dokumenter, hvor beslutningen er taget. Vi skal ikke lade os tryne af KKIK i disse sager. Det er os, der bestemmer, og så må de rette sig ind efter vores vedtægter. Vi skal have fundet de dokumenter. Vi kan kigge efter mødet, og hvis vi ikke kan finde det, henvender vi os til Morten. Hvis AB er med på det, går NBG og KDP imod KKIK, på at satserne skal sættes efter 2018 og insisterer på 2013 satser. c. Kassereren/Kontorudvalget Vi har ikke meget andet at sige, end at vi var til ekstraordinært AB-møde i går, og det er det, der er blevet brugt krudt på. Vi tager udfaldet af dette under det lukkede punkt. Vi kan komme til at stå uden medlemmer i kontorudvalget, hvis der ikke er nogen der melder sig, nu hvor KDP og SK trækker sig. ACP: Hvis regnskabet bliver godkendt, kan det være at vi får en ny revisor. d. Renoveringen Vi er i gang med at åbne de lukkede gange. I den forbindelse skal køkkenet på den lukkede gang laves om til en 2-værelses. Vi ville bibeholde køkkenet i den lejlighed fælleskøkkenet skal slås sammen med. Vi er blevet enige om i stedet at lave garderobeskab i det gamle køkken og så laver de nyt køkken i det gamle fælleskøkken, der inkorporeres i den nye lejlighed. Laver køkken og garderobeskab for Det er billigt. Vi har i GDPR udvalget lavet en fin liste, og så har det ligget stille. Det bliver sat til tryk og sendt ud til alle. Og så kommer der mails ud med nye kontrakter til Side 6 af 10

7 beboerne. Der kommer nye skilte og markeringer omkring elbil ladestationer. Der er sat en måler op, og beboeren, der nu ejer elbil som den eneste i haven, kommer til at betale det, det koster nu. Kommer der flere elbiler efterfølgende, må vi finde på en ny løsning ift. betaling af el, da regningen så skal deles, men på nuværende tidspunkt er det intet problem. e. Udvalg IMD: Nøgleudvalget 1. oktober skifter de låse, så alle, der ikke har fået aktiveret deres beboerkort som nøglekort, skal komme forbi og få dem aktiveret, så nøgleadgangene kan blive aktiveret. Ellers kan vi ikke komme ind til næste AB møde. Kom på mandag kl. 19. for at få det aktiveret på beboerkontoret. Det koster 150 kr. hvis folk ikke afleverer deres gamle nøgler, inden de fraflytter. Alle nøgler, der ikke er indhentet, bliver indkaldt. Gruppeudvalget har valgt at vi sidder 1. lørdag i måneden på beboerkontoret fra nu af, så grupper kan komme i kontakt med dem. Det kommer også i Fiset. 6. Post og meddelelser Orientering Brevet fra skat til Hønen ligger på beboerkontoret CRS: KNIU mangler et medlem, nu hvor Katja har trukket sig. Vi har en del medlemmer, der ikke er der så tit. CRS indskærper over for de eksisterende medlemmer. IMD: Vi har fået mail fra Linda omkring Lukket Gang 4s vedlæg, så nu skal den godkendes Skal på som beslutningspunkt på næste møde. Indtil videre godkendt men kan ikke officielt godkendes før på næste AB-møde. Lukket punkt 7. Næstkommende fællesmøde eller generalforsamling Orientering Næste fællesmøde er 18. oktober 2018 klokken 19. Deadline for punkter til dagsorden er senest den 22. september Side 7 af 10

8 8. Lukket punkt 9. Hvordan skal AB forholde sig til gæstebeboere? (IMD) Debat/Beslutning Der er flere beboere, der bor som tilføjelse på en anden beboers kontrakt. Hvordan skal vi forholde os til denne type beboere fx ift. at være med i grupper? IMD: I 2014 var der nogen, der besluttede, at boligtilladelserne fra før i tiden skulle fjernes. Blev implementeret i Beboere, der ikke længere betaler beboerkontingent, er ikke længere en del af beboerforeningen. Foreslår at vi opretter en beboerforeningens venner, hvor denne type beboer kan komme på beboerkontoret og betale beboerkontingent, hvis de har lyst til at deltage i beboerlivet. ACP: Sidestille gæstebeboere med normale beboere, så de kan vælge, om de vil betale beboerkontingent. NBG: Beboere, der ikke har gjort noget forkert og ikke er blevet informeret om det, skal ikke behandles dårligere, når de er flyttet ind på et tidspunkt, hvor de var ligestillede. IMD: Den eneste beboer, der bor på denne type tillæg fra dengang, er Heidi. Der er andre beboere der bor her som gæster, efter det tillæg blev fjernet. Disse mennesker er også dem, som vi vil tage hånd om med dette indgreb. ACP: Tillægskontrakt til gæstebeboerne. IMD: Så kommer der andre ting som beboerkort osv. til disse beboere, som må tages som et senere tidspunkt. Afstemning: Der gås videre med at finde ud af, hvordan tingene hænger sammen. Gæstebeboere får mulighed for at være med i beboerforeningen fra nu af. Indtil sagen er gennemført, så er de ligestillet med normale beboere. Enstemmigt vedtaget 10. Skraldesortering (IMD) Debat/Beslutning Hvilket firma skal vi vælge og hvilken løsning? IMD og Torben har konkluderet, at det er en dårlig idé at tage beslutning nu. Efter turen til Kanalens Kvarter, var det tydeligt, at deres system ikke vil være brugbart for os. Vil gerne have et møde mere med agendacentret om andre alternativer til de 7 øer, Side 8 af 10

9 som vi mener ligger for langt fra beboerne. ACP: Det er meget nemt at finde de informationer. Der er 6 forskellige ordninger, man må gerne kombinere mulighederne. Det ligger på kommunens hjemmeside. Der er nogle skraldeskure i MBH, der er brændt ned, og vi må ikke genopbygge dem, fordi det strider imod nyere reglementer at genopføre dem. De gamle skure må gerne stå der, men der må ikke opføres nye, hvor de gamle stod. IMD: Kan vi ikke spørge, om der kan komme end anden ekstra end hende, vi har snakket med tidligere, for det føles meget som om, at hun insisterer på de nedgravede, og tilbageholder information om de andre tilbud. ACP: Internt i hjemmene og ved deponeringsstederne er det lidt lige meget, hvad vi gør, men der er kun reglementer for afhentningsstederne, da det er kommunens folk, der skal hente skraldet der. Vi venter på svar, og det bliver sat på som nyt punkt på til næste møde - beslutningspunkt. Hvis der ikke er en ordning til næste møde, så udskyder vi igen. Hvis man gerne vil være involveret i skrald, så kontakter man Torben. 11. Lukket punkt 12. Generalforsamling (KDP) Debat/Beslutning Udsættes til næste møde. 13. Skal beboere registrere deres husdyr eller ej fremover? (CRS) Debat/Beslutning Udsættes til næste møde. 14. Budget for 2019 (KDP) Debat/Beslutning Første behandling af hvad AB gerne vil have penge til i Fremlæggelse af ønsker og priser. Tænk på noget, find priser, tag det med næste gang. 15. Hvilke kurser skal AB tage? (PMJ) Debat/Beslutning Udsættes til næste møde. 16. Officiel indmeldelse af NBG i kontorudvalget og GDPR udvalg Beslutning NBG kan godt vælges ind i kontorudvalget, men hvis hun står alene med kontorudvalget efter GF, så trækker hun sig også fra det igen. Hun har indtil nu været med på arbejdsdage/sidelinjen. Hun kan ikke være med på de normale møder, for hun Side 9 af 10

10 har ikke tid grundet studie. Afstemning: Enstemmigt vedtaget at NBG er stemt ind i kontorudvalget 17. Julefrokost i AB (IMD) Beslutning Flyttes til næste møde 18. Nyt fra afdelingsbestyrelsen i Det Sædvanlige Fis Orientering KDP skriver dette. 19. Næste AB-møde Næste AB-møde er 4. oktober klokken 19:00. Deadline for punkter til mødet er 27. september. Hvem kommer og stiller op. SH, MP og IMD hjælper 20. Eventuelt 21. Evaluering IMD: Vi skal overveje at have færre store punkter på dagsordenen, ellers skal vi til at have flere møder. Tak for godt fremmøde. Side 10 af 10