Beboerforeningen Morbærhaven Dagsorden AB møde

Transkript

1 Afdelingsbestyrelsesmøde Tid og sted: Tor. 16. november 2017 klokken 19:00 på beboerkontoret, Morbærhaven 5-37, center 1, st. Kategorier for dagsordenspunkter Debat: Det primære i dette punkt er at skabe en debat. Orientering: Punktet er primært for at fremlægge informationer. Beslutning: På dette punkt er det primære at der træffes en beslutning. Til stede: IMD, NBG, CA, KDP, PK, SBS Afbud fra: CRS, SK Fravær uden afbud: ACP, MKP Gæster: Torben (Inspektør) Dagsorden 1. Valg af dirigent og referent Dirigent: CA. Referent: SBS 2. Godkendelse af dagsorden Godkendt. 3. Godkendelse af referat fra AB-mødet d. 2. november 2017 Godkendt. 4. Opfølgning fra sidste møde Orientering a. Revisor nyt siden sidst? Intet nyt siden sidst. b. Informationstavler Phillip skal vende tilbage med nogle konkrete tilbud Phillip er her ikke i dag, men CA fortæller, at Phillip vist er i gang med at indsamle nogle konkrete tilbud. c. Kontaktperson for nyttehaverne CA ville tage sig af det. Er der styr på det? CA er i gang med det, og han er pt ved at finde ud af, hvem der er medlemmer i nyttehavegruppen. Når det er på plads, vil han indkalde dem til et møde, så der kan blive fundet en ny kontaktperson. De medlemmer han ikke finder mailadresser på, vil han indkalde til møde pr. brev. (SBS), Medlemmer af Kontorudvalget (*) Side 1 af 6

2 5. Nyt fra: Orientering a. Inspektøren Der har været afholdt møde i haveudvalget. Renoveringen af haverne starter i blok 5 med fræsning af haver og opsætning af hegn. Lukket punkt b. AUB Der afholdes konstitueringsmøde d. 28. november. Deadline for punkter er ca. en uge før, dvs. omkring d. 21. november. c. Kassereren/Kontorudvalget Kontorudvalget har haft deres første rigtige udbetalingsdag. Fremover vil der være to faste udbetalinger hver måned. Derudover arbejdes der stadig på vores 2016-regnskab i forhold til bilag mm. PK har efterhånden fået de ting han skal bruge for at få bankadgang. d. Renoveringen Der var åbenbart gået noget galt i forhold til udsendelse af 6-måneders varslet i en blok. De har fået en ny varsel og en undskyldning. Badeværelsesskabene: det går lidt stille med det pt, da forsikringsselskabet ønskede, at vi skulle sende skabene til test først. Det teknologiske institut kan dog ikke teste det, de skal, men der arbejdes videre på det. De lukkede gange: til generalforsamlingen blev der stemt for, at gang 8 skal åbnes, mens gang 4 forbliver lukket. Styregruppen er enige om, at denne beslutning skal følges. Der er heller ingen i AB, der ønsker at gå i mod denne beslutning. Hvem skal ordne åbningen af gang 8? Det bliver ikke MT Højgaard denne gang, (SBS), Medlemmer af Kontorudvalget (*) Side 2 af 6

3 men derimod PMB Byg. e. Udvalg Festudvalget/julefrokostudvalget: Der skal bruges hjælp i forbindelse med afholdelsen af julefrokosten. For det første skal der bruges hjælp til indkøb. Der skal købes nogle snacks, servietter, vin mm. PK vil gerne hjælpe til med det. Derudover skal der bruges hjælp til at gøre klar på dagen kl , og minimum 4 stykker skal hjælpe med at gøre rent dagen efter. 6. Post og meddelelser Orientering Vores IT-system er blevet skiftet, uden at nogen i netværksgruppen fik noget at vide om det inden. Der har derfor været nogle problemer, og systemet har været nede. Der burde dog være styr på det igen nu, og vi får kompensation for den manglende information og de problemer, det førte med sig. Lukket punkt Der er generalforsamling i KKIK d. 29. november kl Vi har mulighed for at komme med 6 medlemmer af AB. KDP skal have besked senest i næste uge, hvis folk ønsker at deltage. 7. Lukket punkt Orientering/Beslutning 8. Evaluering af generalforsamlingen d. 12. november 2017 Orientering/Debat Der var generelt mødt for få mennesker op til mødet. AB skal finde ud af, hvad vi kan gøre, for at gøre det mere attraktivt for beboerne at deltage. Måske er det en god idé at høre hvad andre foreninger gør de har ofte de samme problemer. Morbærhaven har dog den fordel, at vi har vores grupper, som sikrer et vist niveau af aktivitet. Der er dog rigtig mange af gruppernes medlemmer, som er på gammel kontrakt, hvilket betyder, at de nye beboere ikke deltager lige så aktivt herude. Vi har dog stadig liv i vores beboerforening i modsætning til mange andre beboerforeninger. Det foreslås, at der kunne sendes en besked ud, udenom fiset, fx et selvstændigt stykke papir, eller på facebookgruppen. (SBS), Medlemmer af Kontorudvalget (*) Side 3 af 6

4 Det kunne også være relevant at overveje, om vi overhovedet har nok interessante punkter til at afholde så mange fællesmøder herude? Vi er ikke forpligtede til at afholde så mange fællesmøder, og vi er faktisk kun forpligtede til at afholde vores årlige GF. Vi kunne fx begynde at holde ét fællesmøde i kvartalet? Ulempen vil være, at der vil være længe til det næste møde, såfremt tingene ikke går igennem på et møde. Vi har dog altid mulighed for at indkalde til et ekstraordinært fællesmøde. Denne debat tages op som et selvstændigt punkt til næste AB-møde. Derudover var det for dårligt, at der ikke var flere, der hjalp til med at gøre klar til generalforsamlingen. Alt i alt gik det dog fint, og indkaldelsen var bedre i år end sidste år. Selve uddelingen af indkaldelsen skal organiseres bedre, så det bliver planlagt i god tid. Desuden var det lidt stressende, at indkaldelsen først kom ud til godkendelse så sent det var meget svært at nå at læse den igennem. Der skal også være bedre styr på oprydningen til næste år, særligt i forhold til, hvem der skal gøre hvad. Det kan overvejes, om vi ikke skal bruge paptallerkener til næste år det vil spare os for en masse arbejde. 9. Konstituering af AUB's bestyrelse og KKIK repræsentant Beslutning På det næste repræsentantskabsmøde skal vi konstituere den nye bestyrelse i AUB. Vi skal derfor finde ud af, hvem vi indstiller til formand, næstformand og menigt medlem i bestyrelsen. Derudover skal vi finde en repræsentant, som vil være med i KKIK's bestyrelse. NBG vil ikke fortsætte som formand, men vil gerne fortsætte som næstformand. CA vil gerne være menigt medlem. NBG anbefaler KDP som formand. De enkelte poster besættes således: Formand: Kate Dyrhøj Pedersen Næstformand: Natacha Bengtson Menigt medlem: Christian Anderson Jørgensen KKIK repræsentant: Kate Dyrhøj Pedersen Suppleanter: ingen valgt endnu. Ida Marie Adler Due melder sig som suppleant til styregruppen. (SBS), Medlemmer af Kontorudvalget (*) Side 4 af 6

5 KDP skal huske at fortælle KKIK, at vi skal have gjort noget ved opsigelsesmulighederne, som de er nu. Det skal ikke fremover være muligt, at folk kan opsige andres lejemål. Inspektøren Torben siger, at han vil sørge for at snakke med dem om det. 10. Gennemgang af udvalg Orientering Vi skal gennemgå de enkelte udvalg, således at folk har mulighed for at melde sig ind i de udvalg, som de er interesserede i. Kontorudvalget: ingen nye melder sig. Tv-udvalget: PK vil gerne være med. Håndbogsudvalget: NBG træder ind, når hun ikke længere er formand. Paragrafrytteriet: ingen nye melder sig. Gruppeudvalget: NBG vil gerne være med, når hun ikke er formand længere. Nøgleudvalget: CA melder sig. Ansøgningsudvalget: det er medlemmerne af kontorudvalget. KNIU: det nuværende KNIU vil gerne fortsætte som det er. Positivlisten: Udvalget er dog ikke aktivt under renoveringen. Haveudvalget: ingen nye melder sig. Festudvalget: ingen nye melder sig. Infoudvalget: Kun KDP på nuværende tidspunkt. Hun vil gerne have noget hjælp. CA vil gerne være med til møderne. IMD vil gerne hjælpe med at dele ud. Invitationerne til møderne bør printes og gives til Linda, så hun kan give dem til de nye beboere. 11. Årshjul i AB for det kommende år Orientering/Beslutning Håndbogsudvalget har allerede lavet et udkast til et årshjul. IMD sender udkastet ud, så folk kan nå at kigge på det inden næste AB-møde. Det endelige årshjul laves til næste møde. 12. Lukket punkt Orientering/Beslutning 13. Nyt fra afdelingsbestyrelsen i Det Sædvanlige Fis Orientering Hvad skal der stå i decemberudgaven? Hvem skriver ind til fiset? NBG skriver det og sender det ind til fiset. Der skal stå noget om: Generalforsamlingen Repræsentantskabsmøde + konstituering. (SBS), Medlemmer af Kontorudvalget (*) Side 5 af 6

6 Udbetalingsreglerne for kontorudvalget Renoveringen af haverne går i gang. 14. Næste møde Næste møde er 7. december 2017 klokken 19:00. Deadline for punkter til mødet er 30. november Eventuelt IMD: kan folk sørge for at tænke over til næste møde, hvad vores holdning er til ikkebeboere i vores grupper. Hvad skal vi gøre i forhold til dette? IMD sørger for at sende et punkt ind til næste møde. 16. Evaluering Langt møde. (SBS), Medlemmer af Kontorudvalget (*) Side 6 af 6