Referat AARHUS UNIVERSITET. Møde den: 7. september 2017 Incuba, mødelokale 2, Palle Juul-Jensens Boulevard 82, 8200 Aarhus N Samarbejdsudvalgsmøde

Transkript

1 Møde den: 7. september 2017 Incuba, mødelokale 2, Palle Juul-Jensens Boulevard 82, 8200 Aarhus N Samarbejdsudvalgsmøde Referat LSU-Deltagere: Kristjar Skajaa; Linda Ibsen; Martin Lind; Maria Bøndergaard Røjkjær (næstfmd.); Marit Nyholm; Helle Lysdahl; Helle Damkier; Lone Hanberg Sørensen; Nini Nørgaard;; Birgitte Olrik Schlemmer; Sebastian Udholm; LSU-Suppleanter: Dorthe Eggertsen (suppleant for Linda Ibsen og Mie Farsinsen); Steffen Junker; Afbud: Jens Christian Hedemann Sørensen (også LAMU-medlem); Mie Farsinsen; Jens Otto Lunde Jørgensen (suppl. for Jens Christian Hedemann Sørensen); Kira Sonnichsen Graahede; Dorte Wilhardt Qualmann; Birgitte Kousholt (suppleant for Martin Lind); Dato: 15. september Godkendelse af dagsorden Dagsordenen blev godkendt. Side 1/6 2. Godkendelse af referat af 17. maj 2017 Referatet blev godkendt. 3. Orientering fra Instituttet - Orientering/status på flytteplaner, v. Filippo Peder D'Andrea Filippo gav status på flytteplanerne, herunder at AKUT-blokken er udskudt til januar En detaljeret og opdateret tidsplan for udflytningerne forventes offentliggjort i næste uge. Der er en plan for TNU, men planen indbefatter, at Onkologi skal rykke ud førend der er plads til TNU. Dyrestaldene er en særlig udfordring i den forbindelse. Overordnet er der en plan for kontorpladserne, men der mangler endelig udmelding herom, og opgaven er at lave den endelig fordeling ift. klinik og forskning. Der er vækstet i byggeperioden og det giver udfordringer med at finde plads til alle, så fx ph.d.-studerende og reservelæger skal dele kontorpladser. Det er centerledelsen og på afdelingsniveau, at denne opgave skal løses. - Fyraftensmøde om mental sundhed, 12. september Linda orienterede vedr. fyraftensmødet som alle instituttets medarbejdere har modtaget invitation til. Initiativet er led i opfølgning på den psykiske APV, herunder særligt ph.d.-stress problematikken. Efter arrangementet følger instituttet op med Lone ift. evt. yderligere initiativer. Der var på tidspunktet for LSU modtaget ca. 70 tilmeldinger, hvilket ses at være en succes. Aarhus Universitet

2 - Invitation and call for abstracts 1 st Annual Research Meeting at the Department of Clinical Medicine, 14. november 2017 Arbejdsgruppen (bestående af lektor Søren Østergaard Dinesen, lektor Lene Nejsum, akademisk koordinator Ingunn Riddervold, professor Michael Pedersen, Asger Andersen, ph.d. og AC-fuldmægtig Maria Bøndergaard Røjkjær og sekretariatsleder Linda Ibsen) har ladet sig inspirere af fyraftensmøder ved Institut for Biomedicin og har i den forbindelse arrangeret en faglig institutdag den 14. november mhp. at instituttets forskere kan blive klogere på hinandens forskning. Der er lagt op til en kollegial dag, hvor man kan komme og præsentere tanker, idéer, lade sig inspirere m.v. Om formiddagen samme dag er der intro til nye medarbejdere, der så får lejlighed til at deltage i begge arrangementer på én dag. Mødet er placeret om eftermiddagen af hensyn til klinikerne. Side 2/6 LSU roste instituttet for initiativerne. 4. Orientering fra næstformand Maria er tilbage fra barsel og har på ny påtaget sig næstformandskabet for LSU. Nini er ligeledes tilbage fra barsel og repræsenterer YL. Sebastian, der er suppleant for Nini deltog på LSU-mødet. Med afsæt i instituttets økonomiske situation har Kristjar besluttet, at kompetencepuljen til TAP-ansatte må beskæres med kr , så det fremtidige årlige budget er kr ,-. Udvalget vil prøve med én årlig ansøgningsrunde til 1. december idet det har været vanskeligt at styre at få pengene brugt i samme år som de er tildelt til. Det betyder også, at hvis en aktivitet aflyses må den pågældende medarbejder så på ny søge til samme aktivitet det følgende år. AU s kompetencefond har frist den 15. december, og derfor ses den 1. december som et passende tidspunkt ift. at angive, om man har opnået medfinansiering fra instituttet til den pågældende aktivitet. LSU har tidligere evalueret på ordningen og udtrykt tilfredshed med og ros til instituttet for etablering af en kompetencepulje. Dorthe E. spurgte til omfanget af søgning til puljen. Steffen beklagede, at TAP ernes mulighed for tildeling beskæres, idet TAP erne ikke kan hente midler andetsteds. Der er fortsat stort behov for efteruddannelse m.v. mhp. at sikre en fortsat dygtig og kompetent TAP-skare. Steffen opfordrede derfor instituttet til at finde de kr ,- på andre besparelser på instituttet. Marit tilkendegav, at det ses som en betydelig forringelse med kun én årlig ansøgningsrunde, da mange kurser ikke slås op et helt år forud har svært ved at se problemet i at opretholde 2 ansøgningsrunder.

3 Kristjar medgav, at der er ærgerligt, at puljen må beskæres. Der er dog ikke mulighed for at finde midlerne andetsteds. Instituttet gennemgår kontinuerligt budget og regnskab for at finde poster der kan spares på set i lyset af den fortsat meget stramme økonomiske situation for instituttet. Linda supplerede med, at som tidligere oplyst har søgningen ikke helt været på det niveau, som instituttet havde forventer der er derfor også i vid udstrækning givet til dem, der måtte have ansøgt. Side 3/6 LSU drøftede hensigtsmæssigheden af kun én årlig ansøgningsrunde, og hvor den bedst kunne ligge. Det blev foreslået, at hvis ikke alle midler anvendes ved den årlige runde, at instituttets medarbejdere kunne erindres om puljen og at der fortsat vil være mulighed for tildeling i indeværende år, hvis der pludselig opstår en mulighed/et behov for kompetenceudviklingstiltag. Kristjar konkluderede, at instituttet naturligvis er lydhør over for ændringsforslag, men for nuværende vil ovenstående være gældende, og så er der mulighed for løbende at evaluere hensigtsmæssighed. 5. Instituttets økonomiske situation Kristjar orienterede om, at økonomirapport3 er lige på trapperne. Health som helhed er alvorligt udfordret på økonomien, uagtet at AU som helhed har en positiv økonomi. HSU blev orienteret herom før sommerferien. Der er fortsat sorte skyer omkring STÅ-indtægter, der har stor betydning for instituttets økonomi, herunder har instituttet en ophobet gæld fra , ligeledes pga. manglende STÅ, begrundet i de studerendes adfærd. Herudover er der bidraget ekstra til fællesadministrationen og administrationscentrene såvel som instituttet selv har haft lidt for mange lønudgifter. LSU vil naturligvis få materialet snarest, evt. sammen med referatet. Instituttet forventer lige nu at komme ud af 2017 med et underskud på 7 mio. kr. Hertil skal lægges ophobet gæld på 15 mio. kr. I årene frem ses ligeledes at være underskud og samlet set vil det betyde, at der over den kommende 4 års periode mangler 60 mio. kr. i budgettet. På den baggrund har Kristjar drøftet mulige sparetiltag med dekanen. Planen foreligger lige nu i udkast, men når den er godkendt af fakultetsledelsen og universitetsledelsen, vil LSU blive informeret om det konkrete indhold med mulighed for yderligere drøftelse. Helt FORTROLIGT for LSU, orienterede Kristjar om, at ét af de mulige punkter i spareplanen er at reducere udbuddet af undervisning til de studerende. Instituttet udbyder lige nu mere end minimumsrammen for studiet. En reduktion i undervisningen, som den instituttet forestiller sig, vil medføre en årlig besparelse på mellem 5-7 mio. kr., og set over den kommende 4 års periode altså bidrage væsentligt til på sigt at opnå balance. Spareplanen vil medføre en række

4 personalemæssige tilpasninger inden for undervisningen, der vil berøre kliniske og eksterne lektorer. Denne del af spareplanen vil blive forelagt Studienævnet den 26. september, hvorefter LSU orienteres mhp. at tiltaget kan drøftes yderligere i LSU og efterfølgende arbejdes videre med denne del af planen. Ved tilpasning vil der i videst muligt omfang blive taget hensyn til, at den fortsatte undervisning skal være forskningsbaseret samt det forhold, at kliniske lektorer kan forestå ph.d.-vejledning. Informationen er fortrolig indtil andet oplyses. Side 4/6 Instituttet kigger løbende på driftsudgifter og forsøger at optimere, hvor det er muligt. Annuum er yderligere et område, der kan justeres såvel som instituttet har besluttet, at de enkelte enheder frem over selv skal afregne for bedømmelser ifm. videnskabelige stillingsbesættelser dette meldes ud via Kristjars nyhedsbrev i september. De studerende vil fremover fortsat kunne få dækket transportudgift, men kun mod forevisning af dokumentation, dette forventes at give en besparelse på transportudgifter svarende til 1 mio. kr. Der kigges løbende på mulighederne for fratrædelser som følge af pension m.v. Kristjar præciserede endnu engang, at stillinger der udløber ikke kan forventes forlænget. Bl.a. på baggrund af ovenstående tiltag forventes instituttets økonomi at være i balance i 2019, men på dette tidspunkt vil der altså fortsat restere at betale af på gælden. Og regnestykket er baseret på de nuværende kendte rammer, hvor der ikke er taget højde for yderligere sparetiltag eller Forum-byggeriet i LSU får snarest den præcise spareplan og yderligere beskrivelse, når relevante punkter er behandlet i respektive fora. Steffen spurgte ind til, hvorvidt de enkelte ledere til tidsbegrænsede ansatte er bekendt med, at der ikke kan forventes forlængelser, og spurgte til eksterne og kliniske lektorers opsigelsesfrist. Kristjar oplyste, at samarbejdsaftaler ofte belyser dette, og at Kristjar løbende har meldt ud herom siden besparelsesprocessen sidste forår. Eksterne og kliniske lektorer er overenskomstansatte og har opsigelsesfrist som følge deraf og iht. deres individuelle anciennitet. Instituttet vil naturligvis følge den proces, der gælder for afskedigelser. Martin spurgte, om der er særlige områder, hvor der i dag udbydes for meget undervisning, og opfordrede til at beholde så mange som muligt, evt. på et lavere timetal mhp. at undgå for stor sårbarhed. Kristjar oplyste, at det er en generel problemstilling, og at den hænger sammen med, at tiderne har været gunstigere. Marit spurgte om instituttet kunne forvente en ny afskedigelsesrunde.

5 Kristjar oplyste, at tiltaget omkring undervisningen ikke vil medføre en generel afskedigelsesrunde for instituttet, men alene berøre de eksterne og kliniske lektorer hvilket i sig selv selvfølgelig også er beklageligt. Side 5/6 Lone spurgte, om der kommer en udmelding vedr. ændret annuum. Kristjar bekræftede, at det gør der senere på året, og at ændringen vil gælde fra og med Instituttets personale situation Kristjar spurgte, om der er ved at være ro på ift. personalesagerne før sommerferien. Ingen af medarbejderrepræsentanterne var bekendt med, at der skulle være anledning til andet. Kristjar supplerede med, at Birgitte Kousholt og Kira S. Graahede i fællesskab samarbejder om initiativer, der skal styrke gruppen. Lone oplyste, at der er kommet nogle udmeldinger vedr. dyrebestillingssystemet LAS. Kristjar vil bede Filippo kontakte Lone for afklaring af udeståender og evt. undervisning i brug af systemet. 7. Opsamling fra sidste møde - Drøftelse af, om IKM skal have særlige temaer for årets MUS? der var ikke særlige temaer sidste år Der var ikke fra medarbejderside særlige ønsker til temaer til årets MUS. Kristjar orienterede om, at undervisning og undervisningsportfolio vil indgå med særlig vægt for VIP erne. Kristjar erindrede også om, at ph.d.-studerende som led i deres vejledersamtaler skal omkring trivsel etc., der også indgår i MUS. Linda opfordrede medarbejdersiden til at give feed-back ift. om ph.d.-vejledersamtalerne i tilstrækkeligt omfang også dækker MUS-delen. Nini supplerede med, at det kan fungere med MUS via vejledersamtalen, det er dog ikke Ninis oplevelse, at ph.d.-studerende nødvendigvis kommer til TR, når det ikke fungerer. Helle D. oplyste, at KU helt parallelt til vejledningssamtalerne tilbyder MUS til ph.d.-studerende, netop fordi det er fremtiden og karrieremuligheder, der også er fokus på i MUS. Kristjar er opmærksom herpå, men der er indgået aftale med Forskeruddannelsen om praksis for Health. MUS-processen går i gang allerede nu i de enkelte enheder ved, at relevant MUSleder indkalder medarbejderne til årets MUS

6 - Status på fremtidige IKM-arbejdsmiljøstatistikker kan forslaget, udsendt med referatet fra mødet den 17. maj, accepteres af LSU? Pia gennemgik kort det fremsendte forslag, der tager udgangspunkt i det store materiale, der udsendes kvartalvis. Forslaget lægger op til, at LSU ved Institut for Klinisk Medicin i udgangspunktet kun drøfter statistikkerne, når disse er opgjort for det forgangne år, og således at de tal, der vedrører instituttet fremhæves med mulighed for LSU til at gå ind i relevante drøftelser. HR og LAMU får fortsat statistikkerne tilsendt kvartalsvis og forpligter sig på at informere LSU om evt. væsentlige afvigelser siden sidste statistik, der kunne give anledning til en drøftelse i LSU. LSU vil gerne modtage statistikkerne i den tilpassede form én gang årligt fremover. Side 6/6 8. TEMA: IKM s organisering v. Kristjar Kristjar præsenterede organiseringen og personalesammensætningen ved instituttet for LSU. Antallet af medarbejdere, er de medarbejdere, der er ansat på instituttets ordinære midler, hvorfor fx videnskabelige assistenter og post doc. s ikke fremgik af oversigten disse er stort set altid finansieret af eksterne midler. (HR har efterfølgende lavet en optælling på antal post doc. og videnskabelige assistenter der er p.t. hhv. 64 og 39 ansat ved IKM (dette er et øjebliksbillede, og udtryk for dem, der var i Løn pr. udgangen af agust, 2017, red.). 9. Næste møde LSU/LAMU 6. december 2017 kl Evaluering af, hvorvidt de fælles møder skal fortsætte i Kristjar har forslag til, hvordan drøftelsen herom kan indledes. 10. Eventuelt Der var intet til eventuelt.