REFERAT. Møde den: 26. november i Institut for Klinisk Medicin. Samarbejdsudvalgsmøde

Transkript

1 Møde den: 26. november 2012 Institut for Klinisk Medicin Samarbejdsudvalgsmøde REFERAT Til stede: Kristjar Skajaa, Mie Farsinsen, Tina Bach Aaen Peter Holm-Iversen, Birgitte Schlemmer, Carsten Stengaard, Birgitte Kousholt, Marit Nielsen, Just Justesen, Dorte Jørgensen, Diana Gyldenløve, Jette Breiner Fraværende: Vibeke Hjortdal, Kjeld Søballe, Karin Dokkedahl Dato: Ref: plls Side 1/7 Kristjar Skajaa bød velkommen til mødet, der blev indledt med en præsentationsrunde. 1. Godkendelse af dagsorden Dagsordenen blev godkendt 2. Forretningsorden Forretningsordenen blev forhåndsgodkendt, men tilpasses så den passer til Institut for Klinisk Medicin. Det tilstræbes, at den tilrettede forretningsorden udsendes sammen med referatet mhp. endelig kommentering fra Samarbejdsudvalgets medlemmer. 3. Udvalgets samarbejdsform a. Der er foreslået foreløbig tre møder som lægger sig op af mødekadencen fra HSU og ned til det lokale samarbejdsudvalg, således at evt. problemstillinger/orienteringsmøder fra HSU kan medtages på det lokale samarbejdsudvalgsmøde. Der er foreløbig kun planlagt tre møder i 2013, men i det omfang HSU afholder yderligere møder i 2013 fastlægges også mødedatoer for Samarbejdsudvalget i Institut for Klinisk Medicin. b. Hvordan sættes punkter på dagsordenen Kristjar bad om at punkter forud for møderne sendes til enten Kristjar selv én af de to næstformænd, Birgitte Kousholt eller Karin Dokkedahl. c. Emner der skal behandles i SU-fora blev gennemgået. Punkterne stammer fra samarbejdscirkulæret. Hertil kan naturligvis tilføjes punkter i henhold til ovenstående pkt. b. 4. Institut for Klinisk Medicins fremtidige organisering Kristjar oplyste at det udsendte bilag allerede er forældet, idet han løbende tilretter det. Det aktuelle bilag udsendes sammen med referatet. Essensen i bilaget er dog det samme og Kristjar gennemgik den fremtidige ledelsesorganisering og samarbejde med Regionen, der er beskrevet i bilaget. Aarhus Universitet

2 Side 2 af 7 Kristjar oplyste videre, at der arbejdes på en forbedring af hjemmesiden og Kristjar ønsker i den forbindelse, at referatet fra SU-møderne samt bilag kan lægges på hjemmesiden. Pia undersøger, hvorvidt det er muligt. Kristjar oplyste videre, at såfremt der bliver behandlet fortrolige punkter på SU-møderne, vil disse ikke blive refereret førend det måtte være muligt. Kristjar uddybede den interne ledelseskoordinering, hvor han har udpeget 6 KKLP ere (Koordinerende Kliniske Lærestolsprofessorer), de øvrige Kliniske Lærestolsprofessorer refererer således til KKLP erne, der igen refererer til Kristjar selv. Enheder eller enkeltmedarbejdere, der ikke måtte have en reference til én af ovenstående har Kristjar i udgangspunktet selv i reference, men da det kan vise sig at være en del, vil der blive taget stilling til i den fremtidige organisering om Kristjar kan uddelegere ledelsesansvaret, herunder f.eks. afviklingen af MUS-samtaler til andre ledere i organisationen. I ledelsesfora, bestående af Kristjar og de 6 KKLP ere drøftes fremtidig udvikling, såvel forskningsmæssigt som uddannelsesmæssigt med henblik på at være på forkant. Det endelige samarbejde med Regionen er ligeledes ved at blive etableret. KKLP erne har f.eks. ansvar for indrapportering til PURE og indtastning af samarbejdsaftaler m.v. Der var en række supplerende spørgsmål til ledelsesstrukturen fra B-sidens medlemmer. Kristjar besvarede disse med udgangspunkt i bilaget. Mie Farsinsen spurgte endvidere til MUS-processen. Tina og Pia kunne oplyse, at der bliver udrullet nyt MUS-koncept i 2013 og at HR i den forbindelse vil være behjælpelig med processen og vil indhente data om, hvem der er leder for hvilke medarbejdere i god tid inden, idet processen er IT-understøttet og derfor skal sikre, at medarbejderne er koblet til den korrekte leder. Kristjar supplerede med, at processen for nuværende vil være håndholdt, men at den enkelte leder har et ansvar for at tilbyde medarbejderne en MUSsamtale. Mie påpegede, at der også i forhold til MUS er udfordringen med, at nogle medarbejdere er Regionsansatte andre AU-ansatte. Kristjar er bevidst om, at der fortsat er nogle udeståender i forhold til at få alle enheder/medarbejder koblet op på ledelsesstrengen.

3 Side 3 af 7 5. Orientering om Center for Psykiatrisk Forskning a. Beslutning om overdragelse af Center for Psykiatrisk Forskning fra Region Midtjylland til Aarhus Universitet b. Betydning for medarbejderne Marit Nielsen, der er ansat på Centeret indledte på opfordring fra Kristjar med oplysning om, at der som sagt er truffet en beslutning for længe siden, om at Centeret skulle overføres til AU. Den præcise dato om overførsel af medarbejderne har hidtil svævet lidt i det uvisse, idet 1. januar 2013 var meldt ud, men i takt med, at denne dato nu er nært forestående, kunne man fra medarbejderside se, at datoen nok ikke var realistisk. Der har manglet klare udmeldinger fra ledelsen, herunder hvad overførslen af ansættelse hos Aarhus Universitet ville betyde for den enkelte medarbejder den manglende information har givet altid anledning til bekymring blandt nogle af medarbejderne. Kristjar supplerede med, at Centeret tidligere har været organiseret under Regionen med på baggrund af tilførte midler fra AU. Da ledelsesbeslutningen om at overføre Centeret og medarbejderne til AU, havde man fra ledelsesside ikke helt forudset, hvilke udfordringer systemmæssigt m.v., der fulgte med beslutningen. Der afholdes nu et medarbejdermøde på Centeret den 3. december, hvor Kristjar og Per Jørgensen, RM vil være tilstede og besvare spørgsmål fra medarbejderne. Det er endelig besluttet, at medarbejderne kan overføres i henhold til virksomhedsoverdragelsesloven og at det vil ske pr. 1. april Det drejer sig i alt om ca. 40 medarbejdere med nogenlunde lige fordeling mellem VIP og TAP-ansatte. Herudover drøftes biblioteksfunktionen på Centeret. Biblioteket virksomhedsoverdrages forventeligt til Statsbiblioteket/AU Library og det drøftes så, hvad den fysiske placering for medarbejderne skal være. Den største forandring i forbindelse med Centerets overførsel til AU ses således at være på ledelsesniveau og der arbejdes på at finde en løsning for Centerledelsen, i alt 3 medarbejdere. 6. Nedsættelse af arbejdsmiljøudvalg Kristjar oplyste, at han gerne ser en sammenlægning af det nyetablerede Samarbejdsudvalg og det kommende Arbejdsmiljøudvalg til et fælles MEDudvalg. Dels finder Kristjar, at arbejdsmiljøarbejdet ofte kan være mere dynamisk end arbejdet i Samarbejdsudvalget og dels kan der være en række drøftelser, der grundet gråzone, vil blive drøftet i begge udvalg. Pia supplerede med, at en betingelse for at træffe ovenstående beslutning er, at organiseringen af Institut for Klinisk Medicin falder på plads. Først herefter kan der etableres en arbejdsmiljøorganisering, foretages valg af arbejds-

4 Side 4 af 7 miljørepræsentanter og på baggrund heraf på ny drøftes i SU, om det giver mening med en sammenlægning af de to udvalg. Just Justesen tilkendegav, at arbejdsmiljøarbejdet ikke må få lavere prioritet, og at organiseringen under MED-udvalget skal være den samme som hvis man havde de to udvalg hver for sig. Carsten Stengaard anførte, at der også i forhold til arbejdsmiljøarbejdet er udfordringer med de delte ansættelser mellem Regionen og AU. Carsten er enig i, at der kan være mere dynamik i at sammenlægge udvalgene. Carsten oplyste også, at der jo også er valgte medarbejderrepræsentanter i Regionen og et samarbejde med Regionen kunne overvejes. Just anførte, at det på baggrund af udvalgets størrelse evt. kan overvejes, om det bliver nødvendigt at holde flere møder end den under pkt. 3 forudsatte møderække. Birgitte Kousholt tilkendegav, at man jo altid kan nedsætte under- og ad hoc udvalg til at arbejde med konkrete problemstillinger. Peter fandt, at medarbejderrepræsentationen skal sikres ved en evt. sammenlægning. Tina supplerede med, at det ikke er tænkt som nedprioritering af arbejdsmiljøarbejdet og i det omfang, der ikke vil være fuldstændigt sammenfald mellem de repræsentanter, der skal varetage arbejdsmiljøarbejdet og opgaven i Samarbejdsudvalget, kan møderne starte med Arbejdsmiljø-punkterne. Kristjar opsummerede, at han vil tilsikre - at organisationen tegnes færdig - at der arbejdes videre på en samarbejdsaftale med Regionen (den foreliggende aftale indgået i 2007 kan ikke godkendes af AU s arbejdsmiljøorganisation) - at Samarbejdsudvalget på næste møde på ny tager drøftelsen op - Pia og Tina afklarer, om der er udeståender med AU s arbejdsmiljøorganisation (Marianne Hokland) 7. Orientering og proces, Psykisk APV Pia oplyste, at AU HR lige nu er ved at klarlægge processerne for de enkelte områder, herunder opfølgning på besvarelsen, der har dead-line 3. december. I det omfang det lader sig gøre vil Pia sætte processen ind i referatet til SU s orientering. Carsten mente ikke, at han selv og har heller ikke hørt sine medlemmer omtale at han/de har modtaget link til besvarelse.

5 Side 5 af 7 Marit mente, at det samme gjorde sig gældende for hende selv og hendes medlemmer. Såvel Carsten som Marit melder hurtigt tilbage til Pia, hvis ovenstående er korrekt. Pia følger op med AU HR Back-Office. Peter supplerede med oplysning om, at medarbejdergrupper, der ikke har adgang til pc (f.eks. rengøring eller gartnere) skulle have fået en anden løsning stillet til rådighed, så de også kan besvare den psykiske apv. Peter oplyste også, at anonymitet er indtænkt i forhold til den måde, der bliver afrapporteret på. Processen er foreløbig som følger: Alle ledere og medarbejdere modtager spørgeskemaresultaterne for hvert hovedområde i slutningen af februar Opfølgningen vil foregå både på institut/område-, hovedområde- og organisationsniveau. Til inspiration og planlægning af hovedområdernes særskilte APV proces har APV projektgrup-pen udarbejdet et idékatalog Eksemplariske APV planlægnings- og opfølgningsforløb. Idékataloget er tænkt som en hjælp og har til hensigt: 1. at komme med forslag til samarbejdet mellem de forskellige lovpligtige aktører (ledelsen og Samarbejds- og Arbejdsmiljøorganisationerne) samt AU HR 2. at være en håndgribelig drejebog, som hovedområderne kan vælge at navigere efter. Det er angivet i drejebogen, hvad der er lovpligtigt (skal), hvad der er AU best practice (bør) og det indeholder endvidere forslag til en særlig god proces (kan), 3. at sikre en stærk og vedkommende opfølgning på spørgeskemaresultaterne, så arbejdsmiljøet og trivslen på Aarhus Universitet drøftes og forbedres. Idékataloget findes på hjemmesiden for psykisk APV, hvor det også er muligt at se den overordnede procesplan og læse om anonymitet og fortrolighed i forhold til undersøgelsen. 8. Instituttets økonomiske situation Kristjar meddelte, at det er ganske vanskeligt at give en status. Dette beror på AU s nye IT-systemer. Kristjar har dog en forventning om at budget for 2012 kan overholdes. Mie tilkendegav sin frustration over den manglende mulighed for økonomisk opfølgning. Tina delte disse frustrationer og supplerede med, at det for nuværende ikke kan siges med sikkerhed, hvilket resultat Instituttet kommer ud af 2012 med.

6 Side 6 af 7 Kristjar supplerede med, at det desværre falder sammen med, at der heller ikke kan leveres personalelister, da AU ligeledes har fået nyt HR system. Peter fandt, at denne problematik bør rejses af Kristjar overfor UNI-LED. Kristjar oplyste, at det sker ved hver given lejlighed, men at der desværre ikke kan gives en præcis melding herfra om, hvornår de nødvendige data bliver tilgængelige. Tina oplyste, at AU har udskiftet alle de store IT-systemer; Økonomi, HR og uddannelsessystemet. Dette er sket på baggrund af en række tidligere systemer, der ikke kan snakke sammen. Tina tilføjede, at der netop er sendt budget for 2013 ind til økonomi. Pia supplerede med, at der nu kan trækkes HR data forstået på den måde, at systemet er opdateret med alle dem, der har fået løn i oktober måned. Medarbejdere, der ikke måtte have nået at få løn i oktober måned pga. for sen fremsendelse til Løn vil dog ikke fremgå, såvel som man ikke kan trække lister fremadrettet selv om man ved, at man f.eks. har ansat pr. 1. januar Just efterspurgte det indsendte budget for 2013 som han fandt godt kunne være fremlagt for SU. Kristjar oplyste, at det blev lavet fredag eftermiddag og ikke er godkendt, og at han således ikke fandt, at budgettet var klar til en fremlæggelse for SU. Dette vil dog ske, så snart budget måtte blive godkendt og drøftes under alle omstændigheder på næste møde igen. 9. Personalesituationen 2013, hvordan vil SU arbejde med (en række emner) Kristjar nævnte de på dagsordenen listede punkter, som SU har til opgave at arbejde med. Tina tilføjede, at der kan laves delpolitikker for Klinisk Medicin. Pia supplerede med, at SU skal henholde sig til den overordnede personalepolitik for AU og kun i det omfang, det måtte findes nødvendigt supplere med delpolitikker og aftaler om, hvordan politikkerne skal udfoldes i Instituttet. Mie rejste kompetenceudvikling som ét af de punkter, hun finder væsentlig at få diskuteret fremadrettet. Just fandt, at transparens for ham er vigtig, særligt i forhold til ansættelsesprocedure, hvor der kan opstå habilitetsproblemer etc.

7 Side 7 af 7 Også i forhold til lønforhandling er transparens vigtig. Pia oplyste, at ansættelsesprocedure, bedømmelsesudvalg etc. Drøftes og besluttes i UNI-LED. Kristjar bad om, at personalepolitikken rundsendes til SU-medlemmerne mhp. på en videre drøftelse på næste samarbejdsudvalgsmøde af evt. indsatsområder. Mie supplerede med, at hun gerne vil drøfte kompetenceudvikling både den regionale del og den del, der er mulig ved AU. Birgitte Schlemmer var enig i, at mulighederne for kompetenceudvikling er svært gennemsigtige. Kommende lønkatalog ønskes også gennemgået/drøftet på SU. Krisjar oplyste, at lønkataloget er på vej og det forudsættes i den forbindelse, at så mange tillæg m.v. er forhåndsaftalte ud fra nogle kriterier, så lønsammensætning bliver mere gennemsigtig. 10. LSU kursus i december Pia oplyste, at Kristjar vil blive kontaktet af konsulenten, der skal gennemføre kurset, Kirsten Præstegaard, mhp. den endelige tilrettelæggelse af dagen, der er aftalt til at finde sted den 20. december. Tina og Pia skal i den forbindelse selv forestå booking af lokaler og forplejning. 4 medlemmer af B-siden tilkendegav, at de ikke vil have mulighed for at deltage, hvis kurset gennemføres den 20. december. Kristjar aftaler med Tina, hvordan indmelding fra SU-medlemmerne om mulige mødealternativer kan ske og aftaler herefter med konsulenten. Pia supplerede med, at tanken er, at SU skal gennemføre samlet for at få en fælles oplevelse og drøftelse af fremtidige opgaver og cases, der bliver stillet. Det kan evt. forespørges, om der kan kortes ned til en seance på 4 timer. 11. Evt. Der var spørgsmål fra HK-lab, om hvornår medlemmerne kunne forvente svar på de afviklede lønforhandlinger Just anførte, at IDA ikke var indbudt. Pia lovede konkret tilbagevenden til Dorte og Just. Svarene vil ikke fremgå af referatet.