SOLRØD KOMMUNE ESDH. Projektorganisation. Bilag 5

Transkript

1 SOLRØD KOMMUNE ESDH Projektorganisation Bilag 5 April 2007

2 Vejledning Dette bilag beskriver projektorganisationen og skal suppleres af leverandøren på basis af nedenstående: 1.1 Projektorganisation Bilaget skal indeholde en beskrivelse af leverandørens projektorganisation i overensstemmelse med leverandørens beskrivelse af de centrale projektdeltageres kvalifikationer og kompetencer (uddannelse, erfaring m.m.) som det har fremgået af leverandørens anmodning om prækvalifikation. Leverandørens projektorganisation skal bestå af personer med de nødvendige faglige kvalifikationer til opfyldelse af de af kontrakten omfattede forpligtelser. Såfremt dele af projektorganisationen er tillagt kompetence til accept af ændringer i parternes rettigheder og forpligtelser i henhold til kontrakten, skal dette fremgå specifikt af bilaget. 1.2 Solrød Kommunes aktive deltagelse mv. Leverandørens forudsætninger med hensyn til Solrød Kommunens forpligtelser i forbindelse med leverancen og anvendelsen af systemet, herunder Solrød Kommunens forpligtelse til at stille ressourcer såsom lokaler og ansatte til rådighed, skal ligeledes fremgå af bilaget. Der ønskes hermed en vurdering af, hvilke ressourcer Solrød Kommune skal stille til rådighed i forbindelse med projektgennemførelsen. Solrød Kommune vil prioritere implementeringen af ESDH højt, herunder i forhold til allokering af projektressourcer. Som en samlet ramme forventer Solrød Kommune at bruge sammenlagt mandetimer fordelt på projektledelse ( timer), IT-ressourcer ( timer) og organisatoriske/uddannelsesmæssige ressourcer ( timer) i perioden fra kontraktindgåelse til endelig udrulning i alle afdelinger og institutioner Leverandøren skal yderligere redegøre for, i hvilke tidsrum Solrød Kommunes forpligtelser med hensyn til de ansattes ressourcer er krævet, jf. bilag 1. I bilaget skal ligeledes angives, såfremt leverandørens forudsætninger for de afgivne garantier beror på tredjemands forhold eller ydelser, som Solrød Kommune bærer risikoen for. 2. Projektorganisering 2.1 Generelle krav Leverandøren har det totale projektledelsesansvar og initiativpligten for alle dele af leverancen samt for overholdelse af tidsplanen. Leverandørens projektleder har også initiativpligt over for aktiviteter, der skal gennemføres af Solrød Kommune. 1

3 Leverandøren har vedligeholdelsesansvaret for projektets overordnede og detaljerede tidsplaner, mens Solrød Kommune er forpligtet til at komme med bidrag til de aktiviteter, Solrød Kommune selv er ansvarlig for. Tids- og ressourceplaner for udrulningen af ESDH-systemet i de enkelte afdelinger og institutioner skal foreligge klar til godkendelse senest 1 måned før udrulningen igangsættes. Leverandøren skal for samtlige aktiviteter, der direkte eller indirekte bidrager til projektets fremdrift, udarbejde detaljerede tids- og ressourceplaner. Tids- og ressourceplanerne skal forelægges for Solrød Kommune til godkendelse. Solrød Kommune skal senest 10 arbejdsdage efter modtagelse af leverandørens forslag meddele sin godkendelse heraf eller fremsætte eventuelle ændringsforslag. Såfremt ændringsforslag ikke kan accepteres af leverandøren, behandles spørgsmålet på førstkommende møde i projektorganisationen. Leverandøren forpligter sig til ikke at igangsætte en ny aktivitet, uden at de i tidsog ressourceplanen angivne forudsætninger er opfyldt. Solrød Kommunes godkendelse af tids- og ressourceplanerne fritager ikke leverandøren for nogen del af ansvaret for overholdelse af de i hovedtidsplanen fastsatte tidsfrister samt for opfyldelsen af kravspecifikationen og løsningsbeskrivelsen, medmindre parterne udtrykkeligt og skriftligt aftaler specificerede ændringer. Som en del af sit ansvar skal leverandøren sikre, at problemer og hændelser registreres, kategoriseres og rapporteres til projektlederne, således at begge projektledere kan danne sig et behørigt overblik over problemernes omfang samt status for afhjælpning. Parterne skal loyalt udveksle information, data og dokumentation i det omfang, dette er nødvendigt eller hensigtsmæssigt for opfyldelse af kontrakten. 2.2 Projektorganisation Solrød Kommune etablerer sig med en enkel projektorganisation bestående af: Direktion Projektledelse Projektgruppe Kernegruppe Direktionen fungerer sammen med Solrød Kommunes projektledelse som styregruppe med det overordnede ansvar for parternes samarbejde. Direktionen/projektledelsen afgør spørgsmål af principiel betydning, herunder den langsigtede udvikling af parternes samarbejde. Projektledelsen fastlægger endvidere generelle retningslinier for leverandørens ydelser og indgår aftaler vedrørende større ændringer til systemet og de aftalte ydelser. 2

4 Direktionen holder møde hver uge, og Solrød Kommunes projektledelse har ansvaret for at bringe emner som følge af ovenstående op. Direktionen vil endvidere blive inddraget løbende med statusdrøftelser og efter behov i forhold til beslutninger af mere grundlæggende organisatorisk karakter. Leverandøren skal deltage i de relevante direktionsmøder efter behov. Alle væsentlige aftaler mellem Solrød Kommune og leverandøren skal fremgå af referat, som Solrød Kommune har ansvaret for at udarbejde. Aftaler om fravigelse af kontrakten kræver dog skriftligt samtykke fra begge parter. Leverandøren har hovedansvaret for styring af ændringshåndtering samt behørig dokumentation af parternes indbyrdes aftaler Projektledelse Hver part udpeger en projektledelse, der har det daglige ansvar for: Kontakt mellem parterne. At holde projektgruppen løbende orienteret om projektets og samarbejdets forløb. Solrød Kommunes projektledelse har i samråd med projektgruppen og direktionen kompetencen til at indgå aftaler om afvigelse af relativ mindre karakter. Større afvigelser skal behandles sammen med direktionen. Leverandørens projektleder har på leverandørens vegne ansvaret for: Overholdelse af de aftalte tidsplaner. Levering af rette kvalitet. Rådgivning af Solrød Kommune. Ud over den kontakt, der er en naturlig følge af samarbejdets forløb, skal projektlederne hver 14. kalenderdag holde et formelt møde, hvor dagsordenen mindst skal indeholde følgende punkter: 1. Referat fra sidste møde 2. Status (for de enkelte relevante delopgaver) 3. Rapportering til direktion 4. Aktiviteter frem til næste møde 5. Eventuelt Ved samarbejdets start er følgende udpeget som projektledere: 3

5 Fra Solrød Kommune: Titel Navn Tlf. nr. Mail Sekretariats- og IT-chef Vibeke van der Sprong Udviklingskonsulent Britta Enrum (assisterende projektleder) Fra leverandøren: Titel Navn Tlf. nr. Mobil tlf. Mail Solrød Kommunes projektleder fører referat af møderne. Alle væsentlige aftaler mellem parterne skal fremgå af referaterne. Aftaler om fravigelse af kontrakten kræver dog skriftligt samtykke fra begge parter, og ændringen vil blive et tillæg til kontrakten Projektgruppe Den tværgående projektgruppe skal sammen med projektledelsen og leverandøren stå for forberedelse og udrulning af ESDH i Solrød Kommune som helhed med særlig vægt på de organisatoriske aspekter. Projektgruppen forventes at bestå af: Personalekonsulent Annemette Damlund, Personaleafdelingen Økonomikonsulent Jeannette Jensen, Visitation og Koordination Miljømedarbejder Lotte Højlund, Teknisk Administration Sekretariatsmedarbejder Dorthe Christiansen, Teknisk Administration Jobcenterchef/Stat Fatima Achiban, Job- og socialcenteret IT-faglig leder Lars Olesen, Sekretariat og IT Sekretariats- og IT-chef Vibeke van der Sprong, Sekretariat og IT (projektledelse) Udviklingskonsulent Britta Enrum, Sekretariat og IT (projektledelse) Leverandøren skal deltage i relevante projektgruppemøder. Solrød Kommunes projektledelse varetager koordinationen til leverandørens projektleder. Derudover etableres en såkaldt ESDH-kernegruppe, som har til formål at sikre, at Solrød Kommunes andel af de praktiske og teknisk-organisatoriske forudsætninger for udrulning og drift af ESDH er tilvejebragt. ESDH-kernegruppen forventes at bestå af: Udviklingskonsulent Britta Enrum, Sekretariat og IT (projektledelse) 4

6 IT-medarbejder Nicoline Johansen, Sekretariat og IT IT-faglig leder Lars Olesen, Sekretariat og IT Indscanningsmedarbejder Erna Pedersen, Sekretariat og IT Sekretariatsmedarbejder Berit Olsen, Teknisk Administration 3. Leverandørens projektorganisation Afsnittet skal indeholde en beskrivelse af kvalifikationer og kompetencer hos centrale projektdeltagere. Leverandørens projektdeltagere skal være i overensstemmelse med de personer, som blev beskrevet i leverandørens anmodning om prækvalifikation - alternativt med personer med tilsvarende kompetencer. Leverandørens skal oplyse, hvor vidt de enkelte projektdeltagere allokeres på fuldeller deltid fordelt på perioder. Eventuelle underleverandører samt type og omfang af deres arbejde og organisation skal ligeledes beskrives 4. Solrød Kommunes aktive deltagelse 4.1 Generelt om Solrød Kommunens deltagelse Uanset leverandøren er ansvarlig for gennemførelsen af en aktivitet, er det inden for rammerne af kontrakten en forudsætning for gennemførelsen, at Solrød Kommune medvirker aktivt dertil. Solrød Kommune skal i den forbindelse sørge for, at de nødvendige ressourcer med den aftalte kompetence samt de fysiske forhold beskrevet nedenfor vil være til rådighed og opfyldt i forbindelse med kontraktens gennemførelse. Solrød Kommunes ressourceallokering vil dog kun ske inden for rammerne af den forventede ressourceallokering, som anført i punkt 1, jf. i øvrigt kontaktens punkt Oversigt over ressourcekrævende aktiviteter Leverandøren skal nedenfor beskrive de ressourcekrævende aktiviteter, som Solrød Kommune skal deltage i samarbejde med leverandøren med beskrivelse af aktivitet, personprofil/antal, ressourceforbrug, tidsangivelse og evt. bemærkninger. Såfremt leverandøren finder, at der er yderligere ressourcekrævende aktiviteter af samme karakter som de allerede oplistet, skal oversigten suppleres. Aktivitet Personprofil/ Antal Estimeret ressourceforbrug i dage pr. person Tidsangivelse Bemærkning 5

7 Afklaringsfase Parameteropsætning Medvirken ved udvikling af tilretninger, specialudviklinger og lignende Uddannelse af superbrugere Konvertering af data Afprøvning i testmiljø Levering af data til overtagelsesprøve Overtagelsesprøve Driftsprøve 4.3 Fysiske forhold I Solrød Kommunes almindelige arbejdstid gives leverandøren fysisk adgang til Solrød Kommunes lokaler, udstyr og systemer i det omfang, det er nødvendigt for kontraktens gennemførelse, og forudsat at Solrød Kommunes til enhver tid værende sikkerhedsforskrifter overholdes. Solrød Kommune stiller i sædvanligt omfang kontorfaciliteter til rådighed for leverandørens personale i forbindelse med udførelse af arbejde hos Solrød Kommune. Såfremt systemet forudsætter særlige krav til de fysiske forhold, herunder indretning af lokaler, el, temperatur/udluftning, kommunikationsfaciliteter m.v., er sådanne krav angivet nedenfor. Særlige krav til fysiske forhold Bemærkning 4.4 Andre forhold Solrød Kommune sørger selv for, at der altid foreligger en gyldig sikkerhedskopi/backup af samtlige Solrød Kommunes lokalt lagrede data. Ved indgreb, hvor der er risiko for tab af en større mængde data, er leverandøren forpligtet til forinden skriftligt at informere Solrød Kommune herom. 6

8 Solrød Kommune har som dataansvarlig selv pligt til at foretage eventuelle anmeldelser til Datatilsynet. 4.5 Manglende medvirken Hvis Solrød Kommune ikke yder den ovenfor beskrevne medvirken, skal leverandøren straks gøre Solrød Kommunes projektleder opmærksom på dette. Hvis Solrød Kommune herefter fortsat ikke deltager som forudsat, skal leverandøren skriftligt orientere projektledelsen/direktionen derom. 7