Senest revideret april 2017 Sagsnr.: 08/7725 Dokumentnr.: Survey Xact. Vejledning og kort introduktion

Transkript

1 Senest revideret april 2017 Sagsnr.: 08/7725 Dokumentnr.: Survey Xact Vejledning og kort introduktion

2 Indholdsfortegnelse INDLEDNING 2 1 FÅ ADGANG TIL SURVEY XACT LÆR OM SURVEY XACT OG SPØRGESKEMA UNDERSØGELSER KURSER VEJLEDNINGER SPØRGSMÅL 3 2 FIND RUNDT I SURVEY XACT ELEMENTER I EN MÅLING/SPØRGESKEMAUNDERSØGELSE 4 3 SPØRGESKEMA LAV EN NY MÅLING/ET NYT SPØRGESKEMA REDIGÉR I QUICKQUEST REDIGÉR SPØRGESKEMA REDIGÉR BAGGRUNDSSKEMA DESIGN OG LAYOUT AVANCERET REDIGÉR I QUICKQUESTPLUS 9 4 DATAINDSAMLING UDSEND/DISTRIBUÉR SPØRGESKEMAET DISTRIBUTION VÆLG DEN RETTE DISTRIBUTIONSFORM SENDT FRA SURVEY XACT POP-IN PÅ HJEMMESIDE SELVOPRETTELSE ET LINK DU SENDER VIA ELLER LÆGGER PÅ EN HJEMMESIDE INDTASTNING AF PAPIRSKEMAER FØLGEBREV MED MULIGHED FOR DIGITAL INDTASTNING OPRET RESPONDENTER OPRET NY RESPONDENT IMPORTÉR UPLOAD REGNEARK MED RESPONDENTER IMPORTÉR HELE BESVARELSER 12 5 ANALYSE OPRET EN STANDARDANALYSE RAPPORT ANALYSE BYG VIDERE PÅ STANDARDANALYSEN REDIGÉR DIAGRAMMER TILFØJ FLERE ELEMENTER TJEK DIN RAPPORTS LAYOUT/UDSKRIFT LØBENDE TILRET TEKST VED DIAGRAMMER, MV SAMMENLIGN FLERE UNDERSØGELSER OVERFØR DATA TIL EXCEL 17 Side 1

3 Indledning Varde Kommune har Survey Xact som program til udarbejdelse af spørgeskemaundersøgelser. Der er én administrator hos Varde Kommune, som kan oprette brugere Vibeke Jensen, Udvikling (Politik og Analyse). Derudover er der administratorer rundt om i organisationen, som kan oprette brugere og mappestrukturer inden for eget område. Alle ansatte hos Varde Kommune kan blive oprettet i systemet, og kan deltage i kurser hos Survey Xact. Når du bliver oprettet som bruger i Survey Xact, får du tilsendt en med et direkte link til at logge på. Du kan også logge dig på med brugernavn og password via Herfra kan du også få tilsendt password, hvis du har glemt det. Nærværende vejledning giver en kort introduktion til, hvordan du finder rundt i systemet, hvad du finder, hvor, mv. Den overordnede administrator for Survey Xact er Udvikling (Politik og Analyse). Kontakt: Vibeke Jensen; vije@varde.dk; / Side 2

4 1 Få adgang til Survey Xact For at komme til spørgeskemasystemet Survey Xact, skal du oprettes i systemet. Kontakt den overordnede administrator (se side 2 for kontaktoplysninger) for Survey Xact for at blive oprettet i systemet det tager ganske få øjeblikke. Er du oprettet, kan du trykke på linket i den tilsendte mail eller gå ind på (husk bindestregen) og indtaste brugernavn og password. Du kan tilgå systemet fra alle pc ere med internet-forbindelse, og er uafhængig af at være på kommunens netværk. 1.1 Lær om Survey Xact og spørgeskema undersøgelser Kurser Udvikling (Politik og Analyse) arrangerer kurser i Survey Xact og i det arbejde, der ligger i forbindelse med udarbejdelse af spørgeskemaundersøgelser. Find planlagte kurser i kursuskataloget eller henvend dig til Udvikling, hvis du selv kan samle et hold på mindst syv deltagere. Hvis du ikke selv kan samle et hold, og er der ikke et kursus på vej, du kan deltage i, kan du deltage i Survey Xacts kurser ( bemærk, at det er uden bindestreg). Vi har gratis pladser på alle kurser Survey Xact skal nok sige til, hvis de er opbrugt Vejledninger Udvikling (Politik og Analyse) har udarbejdet nærværende vejledning, en tjekliste for din spørgeskemaundersøgelse og en case for udarbejdelse af det gode spørgeskema. Disse finder du på Vores Varde under Hjælp til Projekter og Processer. Abonnér eventuelt på nyheder fra denne side Spørgsmål Har du spørgsmål eller ønsker du sparring forud for din undersøgelse, er du velkommen til at kontakte den overordnede administrator (se side 2 for kontaktoplysninger). Kan du ikke komme videre i din opgave efter at have kontaktet Udvikling (Politik og Analyse), kan du kontakte Survey Xact. Telefonnummeret fremgår nederst på siden i din undersøgelse (ude på forsiden af din undersøgelse). Er det et konkret spørgsmål, skal de formentlig bruge din undersøgelses id-nummer. Det står i øverste højre hjørne på din undersøgelses forside under dit brugernavn. Side 3

5 2 Find rundt i Survey Xact Det er valgt, at organiseringen af undersøgelser overordnet følger Varde Kommunes organisation. Det er forskelligt, hvordan organisationen herunder er opbygget. På din startside kan du se de organisationer, du har adgang til. Du kan få administrator-rettigheder til egne organisationer, så du selv kan oprette underorganisationer (undermapper til at sortere dine undersøgelser eller underorganisationer i form af teams, opgaver, mv.). Det er den overordnede administrator for Survey Xact, der kan tildele rollen som administrator. Denne kan derfor vejlede dig i, hvordan du får din egen organisation, hvis du får behov for det (se side 2 for kontaktoplysninger). I det første vindue får du under den enkelte organisations titel et overblik over de underliggende spørgeskemaer, rapporter, mv. Det er først inde under en konkret måling, (spørgeskema), du laver det store arbejde. 2.1 Elementer i en måling/spørgeskemaundersøgelse Spørgeskema Her ser du dit spørgeskema, som det tager sig ud indtil nu. Her kan du også lave en testindtastning af dit spørgeskema. Det er desuden fra denne side, at du kan ændre dit spørgeskema og opretter spørgsmålene fra start af. Herfra kan du også lave notifikationsmails, som sendes når respondenterne har gennemført undersøgelsen. Sidepanelet på siden viser forskellige informationer omkring spørgeskemaet. Dataindsamling Her opretter du nye målinger, eller arbejder videre med eksisterende. Du opretter også respondenter, indberetter besvarelser, distribuerer spørgeskemaet, mv. Sidepanelet på siden viser forskellige informationer omkring målingen og status. Analyse Her laver du de analyser, du ønsker. Du kan også skrive din samlede rapport for undersøgelsen herfra. Her finder du også gemte rapporter for det aktuelle spørgeskema. Side 4

6 3 SPØRGESKEMA Lav en ny måling/et nyt spørgeskema Det tekniske i at oprette en måling eller et spørgeskema er det nemmeste. Det store og altafgørende arbejde ligger forud for selve undersøgelsen. Det er derfor vigtigt, at du afsætter tid til at fastlægge: Formål med undersøgelsen Ønsket output (hvilke spørgsmål skal undersøgelsen give dig svar på) De korrekte, relevante spørgsmål formuleret på den rigtige måde Derudover skal du også gøre dig overvejelser om, hvordan du vil udsende skemaet til besvarelse. Læs mere herom under DATAINDSAMLING Udsend/distribuér spørgeskemaet. Du kan med fordel lave en skitse over din struktur og dine spørgsmål i et word-dokument, inden du teknisk opretter dit skema i Survey Xact. Kontakt eventuelt Udvikling (Politik og Analyse) for råd og vejledning i forbindelse med din undersøgelse. Her er en vejledning til at komme i gang: Tryk på den lille pil ved siden af organisationens navn Vælg Opret ny måling Vælg Varde Kommunes skabelon (eller den skabelon, du skal bruge i det givne tilfælde) Navngiv din måling i det felt, der kommer forneden Grundlaget for dit skema er nu oprettet, og du er ready to go Tryk på Åbn Når du trykker på Åbn kommer du ind til siden, hvor du kan oprette dine spørgsmål, og rette dit skema til fanen hedder Spørgeskema. Før musen hen over overskrifterne over det store felt. Tryk på de små pile, så kan du se, hvad der ligger indenunder. De er hver især beskrevet mere uddybende i de næste afsnit. Du skal som udgangspunkt arbejde med Rediger spørgeskema i QuickQuest. Varde Kommunes skabelon for spørgeskemaer er en standard, der er i overensstemmelse med designmanualen, og som signalerer, at der er tale om et officielt skema fra kommunen. Derfor burde det ikke være nødvendigt at rette i udseendet. Rediger layout og udseende og Rediger skemahoved giver dog mulighed for at lave diverse ændringer, herunder optimere undersøgelsen til forskellige platforme og indsætte eget logo. Læs mere under afsnittet Design og Layout. Side 5

7 3.1 Redigér i QuickQuest Øverst på den første side bliver du præsenteret for nogle forskellige ikoner: Det lille tastatur med denne knap kan du indsætte spørgsmål fra tekst. Den regner selv ud, at den første linie må være en overskrift, og at de underliggende linier er svarmuligheder. Hvis du har lavet dit forarbejde i word før indtastningen i Survey Xact, kan du kopiere dine spørgsmål ind med de almindelige copy-paste -funktioner. Du får på den efterfølgende side mulighed for at redigere det foreslåede. Så gå bare videre ved at trykke Sæt ind, når du har formuleret dit spørgsmål. De to stykker papir med denne knap kan du kopiere (copy). Når du har noget i kopiering bliver papir og post-it aktiveret. Den kan du bruge til at indsætte det kopierede (paste). Øjet her har du mulighed for at se dit spørgeskema i en helhed. Bemærk, at du ser alle spørgsmål, og at sideskift er vist med en streg. Det er således anderledes end at lave en testindtastning, hvor du ser om dine avancerede funktioner (spring, aktivering af spørgsmål, mv.) fungerer. Vejskiltet her kan du angive, hvilket sprog dit spørgeskema er i. Alle dine spørgsmål og tekstfelter kommer frem, og du skal selv skrive dem på det valgte sprog. Rotationsikonet her kan du se historikken i dit spørgeskema, og se forskellige versioner. Mappen her skifter du imellem dit spørgeskema og dit skema for baggrundsoplysninger. Det er vigtigt at overveje, hvilke oplysninger du har brug for om respondenterne inden du går i gang. Hvis det er oplysninger, du allerede har, så registrerer du dem i baggrundsskemaet. Baggrundsoplysninger, du gerne vil have men ikke har adgang til forud for undersøgelsen, skal indgå som spørgsmål i selve spørgeskemaet Redigér spørgeskema Det er selve spørgeskemaet, der åbner når du har valgt Redigér i QuickQuest. Har du valgt skabelonen for Varde Kommune med eksempler, er der allerede oprettet nogle spørgsmål, samt brødtekst til introduktions- og afslutningstekst og mulighed for, at respondenten kan udskrive sin besvarelse. De spørgsmål, der er oprettet viser de forskellige spørgsmålstyper, der kan oprettes i systemet. Du kan slette det hele eller anvende det i dit skema ved at omformulere det. Det er blot sat ind, for at inspirere dig til hurtigt at komme i gang. Siden for QuickQuest er opdelt i tre: Det samlede skema (venstre side) Redigering af det konkrete spørgsmål (i midten) Forhåndsvisning af og særlige funktioner for det konkrete spørgsmål (højre side) Læs mere på de følgende sider. Har du valgt skabelonen for Varde Kommune uden eksempler, får du en blank undersøgelse, som kun indeholder print-mulighed på afslutningssiden. Det store grønne + Med det store grønne kan du tilføje spørgsmål indsætte tekst og billede lave sideskift i din undersøgelse Side 6

8 Opbygning af spørgeskema-designeren Venstre side - Overblik over og forhåndsvisning dit spørgeskema Her kan du se, hvordan dit samlede spørgeskema og de enkelte spørgsmål kommer til at se ud. Bemærk, at det er uden det grafiske layout, som ligger i skabelonen. Hvis du har valgt en skabelon, der allerede indeholder spørgsmål, fremgår disse af venstre side af skærmen. Her kommer de spørgsmål du selv opretter, også til at fremgå. I bunden kan du skifte mellem at se spørgeskemaet og de aktiveringer, du har lavet op du kan oprette nye aktiveringer. Midten af skærmen - Udfyld det enkelte element Her redigerer du elementerne i dit spørgeskema. Du får vist dit konkrete element (spørgsmål, brødtekst og billeder), og kan redigere det i dette vindue. Højre side - Rediger det enkelte spørgsmål Her har du mulighed for at ændre i forskellige dele af dit element. Om du skal kunne svare i tekst, tal, skala, mv. Om det skal vises horisontalt, vertikalt eller med slider. Og mange andre funktioner. Leg med det, og kig i højre side for at se, hvordan det ser ud. Husk de internationale standarder: betyder, at respondenten kun kan vælge én af valgmulighederne betyder, at respondenten kan vælge flere af valgmuligheder Du kan også i højre side lave nogle ekstra funktioner: Type her kan du ændre spørgsmålet fra at være et enkeltspørgsmål til at være et spørgsmål i batteri. Du kan også vælge tekst, tal, mv. som kategori. Valideringer her kan du se, hvis du har sat nogle regler op for det konkrete spørgsmål. Som standard er der angivet, at spørgsmålet SKAL besvares for at komme videre. Du kan ændre den fejltekst som kommer frem, hvis respondenten forsøger at gå videre uden at besvare det. Hvis du laver flere valideringer kommer de til at fremgå herunder. Aktiveringer her kan du angive, at spørgsmålet eller en konkret svarmulighed kun skal vises, hvis respondenten tidligere har svaret noget bestemt. Navn her kan du ændre den tekst, der bliver vist i udtræk af datasæt. Du kan også ændre værdien, som svarmulighederne giver, hvis du laver et gennemsnit i din analyse. Side 7

9 3.1.2 Redigér baggrundsskema Baggrundsskemaet bruges til på forhånd at indtaste data, der eksempelvis benyttes i forbindelse med oprettelse af særlig forhåndsviden om respondenter, som er relevant for analysearbejdet Hvis du eksempelvis vil vide, hvor stor en andel af respondenter fra en bestemt målgruppe (alder, afdeling, mv.) der har svaret, er du nødt til at fortælle systemet på forhånd, hvilken målgruppe respondenten hører til. Det gør du i baggrundsskemaet. udsendelse af mail til respondenter Mailen kan gøres individuel ved indsættelse af o navn (så respondenten får oplevelsen af, at det er vedkommende og ikke overordnet) o hvilken afdeling man er i (eksempelvis ved undersøgelser på tværs, hvor det er vigtigt at respondenten er opmærksom på dette) o hvad undersøgelsen handler om (eksempelvis ved forskellige kurser/aktiviteter/tilbud, hvor det er vigtigt, at respondenten har dette for øje, når der svares) (læs mere under sendt fra Survey Xact ) til angivelse af tekst, når respondenterne selv skal oprette sig via (læs mere under Selvoprettelse et link du sender via eller lægger på en hjemmeside ) Du kommer til baggrundsskemaet ved at trykke på mappen foroven. Det er nemmest, hvis du opretter spørgsmål til baggrundsdata i Quick Quest. 3.2 Design og Layout Du skal anvende Varde Kommune skabelonen for din undersøgelse, når du laver undersøgelser for kommunen eller i kommunens navn. Dette sikrer en ensartet udsendelse af kommunens officielle undersøgelser. Under Redigér design og layout kan du målrette din undersøgelse til forskellige devices, ændre farve, skrifttype, baggrund, mv. Det kan du bruge, hvis du laver en undersøgelse i forbindelse med din uddannelse, og hvor det er vigtigt at signalere, at det er en personlig opgave. Under Redigér design kan du også indsætte dit eget logo i hovedet på spørgeskemaet, hvis ikke du ønsker Varde Kommunes overordnede. Udvikling (Politik og Analyse) er behjælpelig med at indsætte dit logo. Husk altid på Varde Kommunes designguide og vær bevidst om, om skemaet bør udstråle Varde Kommune og din egen virksomhed. Er du en ørn til det med at kode så er det her du rigtigt kan slå folderne ud. Bemærk, at du står på egne ben, hvis du laver ændringer i spørgeskemalayoutet og du skal huske at leve op til kommunens designmanual. Udvikling (Politik og Analyse) kan være behjælpelige med at nulstille dine indstillinger til kommunens standard men vi kan ikke programmere nye koder til dig. 3.3 Avanceret Under Avanceret får du adgang til en række forskellige indstillinger for din undersøgelse. Du får adgang til QuickQuestplus, hvor du kan lave avancerede indstillinger for de enkelte spørgsmål. Læs mere i afsnit Du kan gøre din måling anonym indstille timeouttid hvor undersøgelsen lukker ned, hvis respondenten ikke har været aktiv i et bestemt tidsrum videresende respondenten til en bestemt side efter afslutning indstille om respondenten starter ved første eller sidst-gennemførte side, når denne går til og fra undersøgelsen undervejs i besvarelsen indstille om undersøgelsen skal foregå via en sikker forbindelse beslutte om respondenten skal kunne skal ændre besvarelser efter afslutning formulere én eller flere kvitteringsmails ved afslutning kvalitetssikring af om aktiveringer og valideringer fungerer Side 8

10 3.3.1 Redigér i QuickQuestPlus Når du har oprettet alle dine spørgsmål i QuickQuest, kan du lave mere avancerede ændringer i dit skema. Det sker i QuickQuestPlus, som du finder under Avanceret på forsiden af din undersøgelse. I QuickQuestPlus kan du indsætte Valideringsregler (V) eksempler: o Hvis der er besvaret Andet skal respondenten også give en bemærkning. o Hvis du har svaret Ikke relevant kan du ikke vælge andre svarmuligheder heller ikke selv om der er tale om et multiple choice spørgsmål. o Autotjek om indtastet eller dato er korrekt Aktiveringsregler (A) eksempler: o Et spørgsmål bliver kun vist, hvis respondenten har svaret noget bestemt tidligere. Referencer (E) til tidligere besvarelser o Har respondenten angivet en tekst i et kommentarfelt i forbindelse med svaret Andet, bliver denne tekst angivet senere i skemaet. Spring eksempler: o Få respondenten til at springe spørgsmål over, hvis de svarer noget bestemt. o Bemærk, at du også kan lave disse i Quick Quest. Laver du dem i Quick Quest Plus kan du ikke kan rette i spørgsmålet i Quick Quest bagefter. Randomisér (R) valgmuligheder o Gør det forskelligt, hvilken rækkefølge valgmulighederne står i. Du kan også indsætte nye spørgsmål i QuickQuestPlus. Det er lidt mere teknisk, og derfor ikke gennemgået her i denne korte introduktion. Tag kontakt til Udvikling (Politik og Analyse) for teknisk support (se side 2 for kontaktoplysninger). 4 DATAINDSAMLING Udsend/distribuér spørgeskemaet For at udsende spørgeskemaet til respondenterne skal du først trykke på Fanebladet Dataindsamling foroven. Herunder får du en række valgmuligheder. Status her ser du, hvor mange respondenter, der er i undersøgelsen (hvis den er sendt direkte til respondenten) samt, hvor mange der har været inde på, delvist gennemført og gennemført spørgeskemaet. Respondenter her opretter du respondenter og distribuerer skemaet. Og du har endvidere et overblik over, hvem, der har svaret på dit skema, herunder, hvor langt de er nået. Det er også under Respondenter, du opretter e- mail-skabeloner, genererer links til brug på hjemmesider og distribution via almindelig mail (ikke personlig). Returmails her lander mails fra respondenten, hvis denne skriver til dig eller har autoreply på sin mail. Herunder kan du også indstille returmails til at blive videresendt til dig i din egen mailbox. Side 9

11 4.1 Distribution Vælg den rette distributionsform En stor del af en succesfuld undersøgelse afhænger af, at undersøgelsen distribueres på den rigtige måde til den pågældende målgruppe. Under Distribution (Dataindsamling) finder du forskellige muligheder i forhold til at udsende spørgeskemaet. Du finder skabeloner for s, som du kan sende direkte til den enkelte respondent, samt danne links til udbredelse af spørgeskemaet via hjemmeside, mail fra eget mail-program, mv. Der er således flere måder, du kan få dit skema ud på, med hver deres fordele og ulemper i forhold til den konkrete undersøgelse. I de næste afsnit er følgende distributionsformer kort beskrevet: 1. sendt fra Survey Xact 2. Pop-in på hjemmeside 3. Selvoprettelse et link du sender via eller lægger på en hjemmeside 4. Indtastning af papirskemaer HUSK altid at teste skemaet selv! Det kan du gøre ved at oprette dig selv og andre som respondenter (så får du også testet din distributionsmail, mv.) eller ved at lave en testindtastning på forsiden af din undersøgelse (SPØRGESKEMA). Kontakt Udvikling (Politik og Analyse) for sparring på teknikken (se side 2 for kontaktoplysninger), valg af metode, mv sendt fra Survey Xact Ved at anvende Survey Xact til at sende en til respondenterne kan du hele tiden følge svarprocenten. Med denne metode kan du også sætte en tidsplan op, så systemet automatisk udsender skemaet, remindere og lukker for besvarelser, når deadline er nået. Du skal oprette samtlige deltagere i undersøgelsen. Du kan uploade et excel ark med data, men metoden kræver, at du får alle relevante oplysninger om dine deltagere på forhånd. Omfanget af denne distributionsform afhænger primært af, hvad du vil skrive i din mail til deltagerne og hvor nemt/svært det er at indsamle oplysninger om respondenterne. -skabeloner Her kan du formulere s, som sendes med ud, hvis du vælger at sende undersøgelsen pr. . Der er tre former for s: Informationsmail her kan du formulere en mail, hvori du varskoer om, at der kommer en spørgeskemaundersøgelse. Distributionsmail her kan du formulere en mail, hvori du angiver et link til spørgeskemaet (hvis du altså distribuerer pr. mail) Rykkermail her kan du formulere en mail, hvori du rykker for svar eller giver reminder om, at svarfristen nærmer sig. Skulle du ønske at sende mails ud til forskellige målgrupper, kan du indledningsvist vælge at benytte de tre skabeloner hertil. Det er først, når du arbejder med automatisk udsendelse, at de tre typer er vigtige at formulere til hele målgruppen. Bemærk, at du under skabeloner udelukkende udformer mailen. Du sender først mailen, når du udvælger modtagere Respondenter og vælger Send Pop-in på hjemmeside Med pop-in på en hjemmeside får alle som går ind på siden spørgsmål om, hvorvidt de vil besvare undersøgelsen. Med metoden, når du bredt ud til en helt specifik målgruppe nemlig dem, der går ind på lige præcis den hjemmeside, du sætter op. Du kan ikke følge svarprocent, og du kan ikke være behjælpelig, hvis respondenten går i stå undervejs. Side 10

12 4.1.3 Selvoprettelse et link du sender via eller lægger på en hjemmeside Ved at anvende selvoprettelse formindskes dit forarbejde i forhold til oprettelse af respondenter. Til gengæld kan du ikke følge svarprocenten, og respondenterne kan svare flere gange. For at minimere risikoen for flere svar, kan du indsætte et spørgsmål som du kan søge ud på efterfølgende (eksempelvis barnets navn eller ejendommens matrikelnummer). Du kan supplere metoden med oprettelse via (bemærk, at respondenten godt kan svare fra flere mailadresser!). Husk at du skal lave et tekstfelt øverst i dit baggrundsskema. Teksten skal være den, som du vil fortælle på den side, hvor respondenten bliver bedt om at angive sin Indtastning af papirskemaer Har én eller flere i din målgruppe ingen mail, eller adgang til internettet (pc, mobil enhed, mv.) eller har du andre årsager, der gør, at du skal udlevere selve skemaet i papir, kan du taste besvarelserne ind under Indtastning. Papirskemaer kan være suppleret med en kode, så du kan følge svarprocenten. Det kræver dog et vist kendskab til, hvordan det distribueres i øvrigt. Indtastning af besvarelser er en omkostningstung metode. Og validiteten og analysearbejdet forringes ved metoden. Hvis der er to krydser og respondenten egentlig kun må sætte én hvilken én tæller så! Eller nogen har taget en kopi af et skema med en kode, så skemaet forsøges tastet to gange hvilken en gælder i dette tilfælde! Følgebrev med mulighed for digital indtastning Hvis du ønsker at udlevere et følgebrev med en individuel kode, så respondenten kan svare elektronisk, skal du brevflette respondent-nøglen ind i et brev. For at gøre dette skal du have oprettet respondenterne (læs mere under Opret respondenter ). Herefter skal du vælge Eksportér baggrundsoplysninger, og gemme filen (regneark) på din pc. Fra dit følgebrev, kan du nu bruge de generelle muligheder for brevfletning og flette den individuelle kode ind til et personligt følgebrev til dine respondenter. Har du problemer med at brevflette kan du spørge din superbruger i kontorprogrammer, kontakte ESDHkonsulenterne eller kontakte den overordnede administrator for Survey Xact (se kontaktinformationer på side 2). 4.2 Opret respondenter Hvis du vælger at udsende individuelt spørgeskema via eller brev, skal du oprette hver enkelt respondent. Det kan du gøre manuelt eller ved at importere en liste over respondenter. Individuelle spørgeskemaer anvendes hvis du gerne vil kende svarprocenten, vil have mulighed for at sende remindere, minimere risiko for flere besvarelser, eller hvis du af andre grunde gerne vil give hver enkelt respondent en kode. Kender du ikke respondenterne, kan du oprette med fiktive navne (eksempelvis numre) og eventuelt baggrundsdata. Det kan eksempelvis være ved undersøgelser på flere matrikler, hvor hver matrikel skal have et bestemt antal. Hvis du har valgt at indtaste besvarelserne selv, kan du gøre det manuelt (læs mere under Indtastning af papirskemaer ) eller ved at importere hele besvarelser Opret ny respondent Hvis din undersøgelse skal distribueres til få individuelle respondenter, kan du vælge at oprette dem enkeltvist vi Opret ny respondent. Du vil her i spørgeskemaform blive bedt om at indtaste de ønskede baggrundsoplysninger ( , distributionsform, navn, mv.) Denne metode kan med fordel anvendes, hvis du har op til 20/30 respondenter. Side 11

13 4.2.2 Importér upload regneark med respondenter Hvis du har en stor målgruppe, som skal modtage din undersøgelse via fra systemet, skal du have respondenterne oprettet i systemet. Jo flere respondenter du har, des svære vil du formentlig opleve opgaven. Årsagen skyldes ofte, at du vil være nødt til at få andre til at indberette data til dig, så du kan oprette et regneark med de nødvendige oplysninger i den rette rækkefølge, form, mv. Forarbejdet er godt givet ud i forhold til at holde styr på svarprocenter, udsendelse af remindere, og af hensyn til dit efterfølgende analysearbejde. Vejledning til upload af regneark med respondenter Hent skabelon for CSV-fil under Importer her kan du hente og gemme en udgave af den skabelon, der er vist i import-vinduet, og udfylde det med de angivne kriterier i strukturbeskrivelsen (1 og 0, e- mail, mv.) Du bestemmer selv, hvor du gemmer skabelonen: I dokumenthåndteringssystemet - så kan andre udfylde deres data og andre kan overtage opgaven for dig På computer/drev så kan du selv arbejde videre med det uafhængigt af, hvor du fysisk sidder Strukturbeskrivelsen her fremgår de faste baggrundsspørgsmål (distributions-form og ) samt dine tilføjede spørgsmål fra baggrundsskemaet (navn, mv.). Om du skal udfylde det med 1 og 0 eller med tekst, tal, mv. afhænger af, hvilken type spørgsmål, du har oprettet. Når du har udfyldt regnearket, skal du gemme det som en csv-fil. Inden du trykker på gem, skal du derfor huske at vælge filtypen CSV (semikolon separeret). Vælg nu, hvor du vil have filen til at ligge, så du kan finde den. Det er denne csv-fil du skal uploade i import-vinduet. Importer her uploader du din csv-fil med alle respondenter. Systemet vil fortælle dig, hvis der er noget i filen, som ikke virker rigtigt Importér hele besvarelser Ønsker du at uploade hele besvarelser kan du enten indtaste dem enkeltvist (læs mere under Indtastning af papirskemaer ) eller du kan vælge at uploade på én gang. Vil du uploade hele besvarelser skal du følge samme procedure som for upload af respondenter (læs mere under Importér upload regneark med respondenter ). Bemærk, at du her skal arbejde meget struktureret og holde tungen lige munden. Det er derfor en fordel at tage skærmbilleder eller udskrifter af den strukturbeskrivelse, der fremgår af import-vinduet. Side 12

14 5 Analyse Du har nu oprettet et spørgeskema og sendt det ud til dine respondenter. Så kan du vælge at afvente din fastlagte svarfrist eller du kan begynde at lave de statistiske analyse-grundlag, du ønsker. Du kan således allerede nu lave de analyserapporter du skal bruge i forhold til opfølgning på undersøgelsen. Survey Xact giver mulighed for at lave hele afrapporteringer i selve systemet. Systemet indeholder ikke alle muligheder som eksempelvis excel, og følger heller ikke Varde Kommunes designguide. Alligevel når du rigtig langt, og du kan overføre til word, så du kan lægge det ind i Varde Kommunes design såfremt der er behov herfor. Ofte handler analysedelen om at undre sig og prøve sig frem. Analysen skal give svar på de spørgsmål der er opstillet som problemformulering eller på formålet, der ligger bag. Hav derfor altid denne in mente, når du arbejder med analyserne. 5.1 Opret en standardanalyse Ved at oprette en standardanalyse får du resultaterne for alle dine spørgsmål. Så er du i gang med din analyse/rapport i systemet! Åbn din undersøgelse, gå hen på fanebladet Analyse, hvor du kan se de forskellige typer af diagrammer, tabeller, mv. som du kan vælge i mellem i din analyse. Tryk på Vis overblik, som du finder oven over tabellen med din svarprocent. Nu kommer et nyt faneblad frem med din første analyse. Gem din rapport, og navngiv den med en kort sigende titel. Du er nu klar til at lave din analyse/rapport. Når du har oprettet din første analyse vil dit overordnede Analysefaneblad indeholde to underliggende faneblade Rapport På fanebladet Rapporter finder du en oversigt over alle de rapporter du har lavet til den konkrete undersøgelse. Du kan også opdele dine rapporter på under-emner (eksempelvis på afdeling, alder). Bemærk, at du skal ind og tjekke hver enkelt del-rapport for at se, om der er noget, som skal redigeres. Det gør sig især gældende, hvis du har lavet tekster til diagrammer, mv. Fra rapport-delen har du også adgang til at publicere dine rapporter, så du kan sende et link rundt eller lægge på internettet, så andre kan følge med i resultatet. Side 13

15 5.1.2 Analyse Her får du også adgang til alle rapporter, du har lavet til den konkrete undersøgelse, og herfra gå videre til at redigere dem. Du kan desuden oprette nye analyser/rapporter enten ud fra de forskellige diagramtyper, mv., eller via en ny standardrapport (Vis overblik). Nederst på siden kan du desuden følge antallet af besvarelser. Du kan også følge svarprocenten, hvis du har anvendt Survey Xact (direkte, brevflet med individuelle koder, mv.) til udsendelse af spørgeskemaet. Forskellige analyseformer Frekvens er en beskrivende metode, der giver et overblik over besvarelserne hvor mange har svaret hvad. Opdeling (krydstabulering) anvendes, hvis du vil have besvarelser vist i forhold til en bestemt sortering. Det kan eksempelvis være, hvis du vil se besvarelser for afdeling, alder, mv. Indeks bruges, hvis du vil lægge svar sammen. Den er især relevant ved andre end ordinær- og intervalskalaer, hvor skalaen er forskellig. Et eksempel er at sammenligne 5-punkts og 7-punkts skalaer. Informativt indeks En egenskab udgøres af flere elementer (eksempelvis social status, udgøres af penge, stilling, bopæl, m. mere) Refleksivt indeks Egenskaben udviser sig i besvarelsen Gennemsnit giver et hurtigt overblik på ordinær- og intervalskalaer. Du skal her huske at fjerne Ved ikke -besvarelserne, eller lave dem missing i QuickQuestPlus (markér svarmuligheden og angiv uoplyst/missing). Observationer anvendes især til sortering, men også til analyse af tekstfelter, idet du her kan filtrere på indhold i tekstfelterne. Bemærk, at du bør undlade at søge på værdiladede ord som flot, god, mv. Observationsanalysen viser den enkelte respondents besvarelse. Eksporter giver dig mulighed for at overføre data til excel og selv arbejde videre der, hvis Survey Xact ikke indeholder den type eller de muligheder, du har behov for. Læs mere om at eksportere data under afsnittet Overfør data til excel 5.2 Byg videre på standardanalysen Standardanalysen uden redigering kan give et billede af resultatet af din undersøgelse. Det kan også give dig en fornemmelse af, om der er noget, du ønsker at få uddybet med flere diagrammer eller tekst, eller som du vil vise på en anden måde. Du kan i Survey Xact arbejde videre med dette på forskellige måder. Vælg den analyse, du vil arbejde videre med. Du har nu adgang til flere muligheder. Vælg Rediger for at komme ind i selve rapporten. Side 14

16 5.2.1 Redigér diagrammer Diagrammerne fra standardrapporten kan du lave om, så resultatet bliver vist bedst muligt. Når du trykker på én af diagrammerne får du således adgang til at ændre flere ting. Eksemplerne herunder tager udgangspunkt i dette diagram (frekvens, søjlediagram) fra en standardrapport Skift type Du kan få resultatet af spørgsmålet til at fremgå på forskellig måde. Hver type har sine fordele og ulemper. Prøv dig frem og se, hvad der bedst viser, hvad du vil fortælle med diagrammet. Du kan vælge imellem frekvens, indeks, gennemsnit og observation. Herunder er vist et par frekvensdiagrammer (søjlestak og lagkage) for det samme spørgsmål. Du kan starte ud med eller supplere overbliks-rapporten med forskellige former for analyser, laver de autogenererede illustrationer om og tilføje tekst og sideskift, så din samlede rapport laves i Survey Xact. Bemærk, at forskellige data vises bedst med forskellig illustration. Så prøv dig frem. Farver Du kan vælge forskellige farve-koder, eller lave dine egne. Husk, at din rapport skal være let-læselig. Variable Her kan du vælge, hvilke variable, der indgår i diagrammet. Hvis du har et diagram opdelt, der er opdelt på en faktor, kan du under Variable desuden vende rækkefølgen. Prøv dig frem i forhold til det, du ønsker at få vist. Opdel Her kan du vælge at få diagrammet vist med en fordeling på en faktor (eksempelvis afdeling, alder). Vender diagrammet forkert kan du vende dem om under Variable. Du kan også vælge at få diagrammet til at dele sig op i et diagram for hver faktor (eksempelvis afdeling, alder). Side 15

17 Avanceret Her kan du lave forskellige indstillinger i forhold til overskrifter fra spørgeskemaet, mv. Filter Filter kan du bruge til at udvælge, hvis diagrammet kun skal vise en bestemt målgruppe (eksempelvis svarene fra en bestemt afdeling, aldersgruppe). Kopier Her kan du kopiere et diagram, så du ikke behøver lave alle indstillinger én gang mere, hvis det eksempelvis blot er for en anden afdeling, aldersgruppe, mv. du vil lave et diagram Tilføj flere elementer Det kan være, at der er et diagram, der mangler. Måske ønsker du at bruge Survey Xact til at skrive hele rapporten i eller du vil måske blot have nogle overskrifter ind i dokumentet, kan du tilføje tekstfelter. Det kan du alt sammen redigere ved at bruge knappen Tilføj. Prøv dig frem i forhold til det, du ønsker at få vist. Læs mere om de forskellige typer under Analyse. 5.3 Tjek din rapports layout/udskrift løbende Rapporten vil altid tage sig anderledes ud i en udskrift, end når du sidder med det i redigeringstilstanden. Prøv derfor engang i mellem at lave en udskrift. Det kan du gøre ved at vælge Udskriv eller Eksporter i selve rapporten, eller ved at bruge det link, som din undersøgelse har fået under Rapporter, hvis du har været inde og publicere den. Derved får du en fornemmelse af, hvordan det vil se ud, når du udleverer det til andre. 5.4 Tilret tekst ved diagrammer, mv. Du vil formentlig opleve, at teksten i dine diagrammer, mv. kan være lange, uforståelige eller på anden vis ikke fortæller det, du vil have diagrammet til. Det er fordi, den henter svarmuligheden fra spørgeskemaet og indsætter et eventuelt overliggende spørgsmål som ofte er ens for en række svarmuligheder. Det kan du ændre under analysedelen, så det er pænere og giver mere mening. Svarmulighederne forbliver de oprindelige i selve spørgeskemaet. For at foretage ændringer skal du vælge Variable i øverste højre hjørne i analysedelen. Når du trykker på denne åbner en side med alle dine spørgsmål sig. Ret nu alle relevante forklaringer. Den lille stjerne (*) ved siden af teksten fortæller, at du har redigeret i ordlyden, så den er anderledes end i selve spørgeskemaet. Hvis du trykker på den lille pil ved siden af teksten, kan du rette tilbage til teksten fra spørgeskemaet. Bemærk, at teksten forbliver uændret i selve spørgeskemaet Side 16

18 5.5 Sammenlign flere undersøgelser Gennemfører du den samme undersøgelse flere gange (eksempelvis årligt), kan du lave en samle-analyse, som sammenligner flere undersøgelser i én samlet rapport. Vær opmærksom på, at det kan være en udfordring at sammenligne, hvis du har ændret i spørgsmålene (rækkefølge, ordlyd, mv.)! Har du blot tilføjet spørgsmål er udfordringen mindre. Du laver samle-analyser ude på den forside, du kommer ind på, når du logger ind i Survey Xact. Før musen hen over den lille pil ud for den Organisation, hvor undersøgelserne ligger og vælg Opret samleanalyse. Navngiv samleanalysen og vælg de undersøgelser, du vil sammenligne. 5.6 Overfør data til excel Hvis du ønsker at arbejde med data i excel i stedet for eller som supplement til at arbejde i Survey Xact, kan du overføre datasættet til excel. Husk at gemme filen i dokumenthåndteringsprogrammet så dine kolleger også har adgang til det, hvis de skal tage over på opgaven. Det kan godt være, du er nødt til at gemme som almindelig excel frem for CSV/XML, alternativt kan du maile dokumentet til dig selv og gemme hele mailen med filen vedhæftet. Du har adgang til datasættet for den konkrete undersøgelse under det overordnede faneblad Analyse. I højre side finder du Datasæt, hvor du skal trykke på den lille pil ved siden af Nyeste datasæt. Tryk på den lille pil ved siden af Eksporter datasæt, og vælg hvilken form du vil eksportere i. Normalt bruger vi CSV (Europæisk), men hvis du er vant til at bruge nogle af de andre, kan du også vælge dem. Bemærk, at det er de nyeste data, du trækker. Hvis undersøgelsen ikke er overstået, skal du være opmærksom på, at data kan ændre sig. Du skal således ind og trække et endeligt datasæt, når undersøgelsen er færdig og du skal til at lave en opsamling på resultatet. Side 17

19 Side 18

20