Idékatalog Work smart - og spar på Ø90 ressourcerne.. December 2011

Transkript

1 Idékatalog Work smart - og spar på Ø90 ressourcerne.. December 2011

2 Idékatalog med MIPS-reducerende tiltag for kredsmedarbejdere 2011 Baggrund I foråret 2011 var der udfordringer med at optimere brugen af Ø90 i forhold til den driftsaftale DLBR virksomhederne har aftalt med IBM. For at undgå en ekstra regning blev det nødvendigt at lukke for bestilling af årsrapporter, skatteregnskaber, momsopgørelser mv. fra kl. 10 til kl. 12 og igen fra kl. 13 til kl. 14. i september For at nedsætte sandsynligheden for en tilsvarende adfærdsregulering i næste sæson, er der behov for at begrænse ressourceforbruget på Ø90. Hvis alle Ø90 brugere sætter fokus på optimal anvendelse af Ø90, sikrer vi de bedst mulige betingelser for tilfredsstillende og stabil drift af Ø90. I efteråret 2011 er der arbejdet med at opsamle fif til, hvordan belastningen af driftsmiljøet kan begrænses. Hvordan bruges idékataloget? Idékataloget lister indsatsområder, der har betydning for MIPSforbruget og indeholder dermed en oversigt over, hvilke processer/vaner du med fordel kan sætte fokus på i Ø90. Der skal nok være nogle vaner du med fordel kan ændre og alligevel fortsætte med at arbejde effektivitet. Samtidig er det vigtigt, at der fortsat er fokus på at fastholde en høj effektivitet. Kan du for eksempel spare 10 minutter ved at bestille et ekstra regnskab, så skal du fortsat gøre det. Udvælg 2 5 punkter fra listen og sæt fokus på dem. Betragt punkterne som supplement til eksisterende arbejdsgangsbeskrivelser og lignende i jeres virksomhed.

3 Hvad er MIPS? MIPS er en måde hvorpå IBM opgør Ø90 belastningen. Alle funktioner, beregninger og udskifter belaster Ø90 systemet. Driftsprisen for at anvende Ø90 afhænger af det samlede ressourcetræk. Udskrifter vægter med ca. 50 % og brugen i brugerfladen af Ø90 de resterende 50 %. Derfor er det vigtigt at have fokus både på funktioner og på bestilling af udskrifter. Gennemsnitsprisen på at danne en årsrapport er ca kroner og et skatteregnskab ca. 8 kroner. Prisen på budget er meget varierende fra kunde til kunde og afhængelig af tilvalgene i udskriften og datamængder. Idékatalog Placer belastningen mere jævnt i løbet af dagen 1. Bestil udskriften når du kommer tilbage fra frokostpausen. Udnyt at ressourcetrækket mellem kl. 12 og 13 ikke tæller med i opgørelse af dagens forbrug. 2. Tilrettelæg din arbejdsdag så smårettelser fra konsulenten laves og udskriften bestilles inden kl eller efter kl. 14. Beregn i opgørelsesbillederne 3. Sørg for at have overblik over, hvilke analyser kunden skal have inden start på opgaven. 4. Brug Åben specifikation og/eller Kontering af prisgrupper i afskrivningsbilledet i stedet for at rettet direkte i billedet (f.eks. afskrivningsprocent). 5. Overvej behovet inden du benytter Fortryd beregn efterfulgt af ny beregn. 6. Omsætningsbillederne få overblik inden beregn anvendes.

4 7. Anvend tjek linje. Udskrifter 8. Bestil regnskab og revisionsliste i samme bestilling, da de medfølgende udskrifter er til reduceret pris. (Benyt samle bestilling eller bestil både revisionsliste og årsrapport som aktive ved Start bestilling). 9. Bestil flere udgaver af regnskabet i samme bestilling (Tilvælg flere udgaver aktive ved Start bestilling). Dog ikke hvis der også skal overføres en udgave til SKAT og/eller realkredit. Dog ikke udgave H på selskaber! Det giver problemer med indhold af bemærkninger. Dog ikke muligt, hvis der er forskel i markering af sidste års tal i bestillingsbilledet. 10. Er de rigtige regnskaber aktiveret, og de andre passiveret? Slet valgte udskrifter med jævne mellemrum, når perioden ikke er relevant længere i Udskrifter klar til bestilling i bestillingsbilledet. 11. Bestil PDF og DLF i samme proces, for at undgå en ekstra bestilling. Fra det tidspunkt hvor DLF er bestilt første gang, skal DLF-print bestilles sammen med de efterfølgende PDF-bestillinger (ER kun vigtigt, hvis der skal rettes i tekst eller noteoverskrifter). 12. Læs Best Practice i regnskabsbestillinger, hvor kunden får både skatteregnskab og årsrapport. Eksempel: Kig skatteregnskabet igennem inden årsrapporten bestilles (Skatteregnskabet skal være færdigt, inden årsrapport udskriften bestilles).

5 13. Prioriter rettelserne/tilbageløb, så nogle rettelser kan samles og rettes i samme proces. Fokus på konsulenterne hvor mange tilbageløb er der på de enkelte regnskaber? 14. Brug F12 Kontokort i stedet for at udskrive. Udskriv kun, når du skal bruge en udskrift. Gem udskriften som PDF, hvis du skal sende den til kunden/kollega. Sådan gemmer du som PDF: Vis udskrift, højreklik, vælg Eksporter, vælg PDF, OK, GEM. For at denne funktion kan benyttes, kan det være, at du skal forbi fakturering eller automatisk dataoverførsel og der anvende vis faktura. 15. Anvend DLF-udskriften til at tilrette bemærkninger og foretage individuel layout tilpasninger Det er nemt at finde det rigtige sted, hvor der skal rettes. Fokus på selskaber særligt tilretning af erklæringerne hvor udgave H til E&S er anderledes end kundeudgave. Ønsker du at tilrettet konkrete steder i erklæringerne (revision omfatter mv.) på ejendomsniveau, skal du være opmærksom på opgavesammensætningen inden DLF udgaven bestilles første gang i forhold til: Internt regnskab Pengestrøm Ledelsesberetning Hvilke dele af regnskabet er omfattet af review/revision? 16. Tag stilling til slettedatoen ret datoen hvis det er relevant for eksempel i forhold til benchmarking, eller når du bestiller budgetkontroller, årsrapporter mv., hvis arbejdsgangen mellem konsulent og assistent giver liggedage, inden næste i rækken skal arbejde videre med udskriften. 17. Bestil kun flere udskrifter, hvis de skal bruges (Vigtigt, ekstra udskrifter er ikke gratis).

6 18. Skattemæssige sommerregnskaber: Tjekke regnskab, når aftale med kunden er på plads (samtidig med at drift låses). Eventuelt sende regnskabet til kunden afhænger af aftale. Sikre at dette regnskab er let tilgængeligt, når det endelige skatteregnskab skal afleveres. Gem elektronisk på kontorets arkiv (kontor- og kundeudgave) Når endeligt regnskab foreligger låses skatteopgaven Print det eksisterende (ingen ændringer*) Kræver at alle nødvendige udgaver er arkiveret Derefter aflevering til kunde og SKAT via TastSelv. (er allerede på arkiv). *Hvis der er ændringer til regnskab eller ny selvangivelse, så bestil regnskabet igen. 19. Vær bevidst om at UDKAST skal fremgå af regnskabet. 20. Samtykker til DLR, Nykredit og ØDB skal være oprettet inden regnskaberne bestilles. 21. I/S regnskaber saml fejlrettelserne/tilbageløb. Der er som minimum 3 bestillinger for hvert gennemløb. 22. Fejl i udskrevne regnskaber Hvorfor opstår de, og hvilken adfærd/vidensdeling har vi ved fejlrettelser? Særlig fokus på budget 23. Se budgettet ved hjælp af Udskrifts oversigt på skærmen i stedet for at bruge udskrifter. 24. Knappen Vis i udskriftbestillingsbilledet danner en ny udskrift. Hvis du vil se en udskrift igen, tryk på Udskrifts oversigt hvor den tidligere udskrift er gemt.

7 Spørgsmål? Ønsker du hjælp til fortolkning af de enkelte tiltag, er du velkommen til at kontakte os på Ø90-Support teamet

8 Til egne notater:

9