URK ÅRHUS HÅNDBOG TIL AKTIVITETSANSVARLIGE

Transkript

1 URK ÅRHUS HÅNDBOG TIL AKTIVITETSANSVARLIGE

2 INDHOLDSFORTEGNELSE INTRODUKTION 3 OM UNGDOMMENS RØDE KORS OG RØDE KORS 4 Selvstændig i Både tale og handling 4 Verdensomspændende bevægelse 4 Samarbejde med ICRC 4 DE 7 PRINCIPPER 5 Medmenneskelighed 5 Upartiskhed 5 Neutralitet 5 Uafhængighed 5 Frivillighed 5 Enhed 5 Almengyldighed 5 STRUKTUREN I UNGDOMMENS RØDE KORS 6 Aktiviteter, lokale udviklingsråd, styregrupper, temaudvalg og landsstyrelse 6 Alle har indflydelse 6 Vedtægter 6 UNGDOMMENS RØDE KORS ÅRHUS 6 Aktiviteter i URK Århus 6 Udvalg i URK Århus 6 Udviklingsrådet i Århus 7 ANSVARSOMRÅDER SOM AKTIVITETSANSVARLIG 7 Organisering af projektet 7 Daglig drift 7 Handlingsplan og budget 7 Kontaktperson til Udviklingsrådet 7 Sociale og faglige tilbud til de frivillige 8 Videndeling 8 Overlevering 8 FÅ HJÆLP Udviklingsrådet 8 De andre aktiviteter 8 Sekretariatet 8 STRUKTUR PÅ DEN FRIVILLIGE INDSATS 9 Løbende møder med frivilliggruppen 9 Vagtplan 9 Telefonliste/internt forum 9 REKRUTTERE FRIVILLIGE 9 Informationsmøder 9 Opslag 9 Udviklingsrådet 10 urkaarhus.dk 10 INTRODUCERE NYE FRIVILLIGE TIL URK OG AKTIVITETEN 10 Hjemmesider 10 Samværspolitik 10 Børneattest 10 Nyhedsmail 10 Medlemskab 11 side 02

3 INTRODUKTION FORVENTNINGSAFSTEMNING 11 TILBUD TIL FRIVILLIGE 11 Faglige tilbud 11 Sociale tilbud 11 NÅR EN FRIVILLIG IKKE DUKKER OP ELLER VIL STOPPE 12 ØKONOMI 12 Udarbejdelse af budget 12 Hvad må der bruges penge til? 12 Regnskab (bilag m.m.) 12 BRUGERE TIL AKTIVITETEN 13 FORSLAG TIL AKTIVITETER 13 Ud af huset 13 I egne lokaler 13 HVIS EN BRUGER HAR PROBLEMER 13 NÅR AKTIVITETEN SKAL HAVE NY AKTIVITETSANSVARLIG 14 VIDENDELING PÅ TVÆRS AF AKTIVITETERNE 14 LÅN LOKALER 14 Denne håndbog er udarbejdet af HR-udvalget og Udviklingsrådet i Ungdommens Røde Kors (URK) Århus. Formålet er at give dig som aktivitetsansvarlig nemmere adgang til svar på nogle af de spørgsmål, du sandsynligvis sidder med, og som ikke kan undgås at opstå i en aktivitet. Det kan f.eks. være spørgsmål angående de frivillige, brugerne, aktiviteten eller om selve vores lokalgruppe i Århus. Vi har taget udgangspunkt i en række af de mest almindelige spørgsmål, du vil støde på i dit arbejde som aktivitetsansvarlig. Disse spørgsmål danner indholdsfortegnelsen. Dette er gjort for overskuelighedens skyld, og fordi denne form netop afspejler jeres udfordringer en masse spørgsmål, som I ønsker svar på. Spørgsmålene er lavet på baggrund af aktivitetsansvarliges egne erfaringer og ønsker, og vi håber derfor, at du vil kunne få stor glæde af denne håndbog i dit arbejde. Håndbogen findes i papirform og i en elektronisk udgave. På kan du hele tiden finde den nyeste udgave af håndbogen. Det er dit ansvar som aktivitetsansvarlig løbende at sørge for, at din version er opdateret ellers mister håndbogen sin værdi og sit formål. Vi håber, at håndbogen vil være dig og din aktivitet til hjælp. Har du kommentarer, rettelser eller spørgsmål, så send en til urkaarhus@hotmail.com Med venlig hilsen HR-udvalget og Udviklingsrådet i Århus RELEVANTE KONTAKTINFORMATIONER OG HJEMMESIDER 15 EGNE NOTER 16 side 03

4 OM UNGDOMMENS RØDE KORS OG RØDE KORS Selvstændig i 1988 Ungdommens Røde Kors blev grundlagt inden for Dansk Røde Kors i 1923 og fik i 1988 status som en selvstændig organisation. Fra da af kunne medlemmerne selv fastlægge organisationens kurs skulle vise sig at blive startskuddet for en gennemgribende nytænkning i Ungdommens Røde Kors. Ungdommens Røde Kors, anno 2010, er en organisation i bevægelse med en klar vision: Vores vision er et samfund, hvor ingen børn og unge savner anerkendelse og deltagelse i positive fællesskaber.. Verdensomspændende bevægelse Ungdommens Røde Kors er en del af den verdensomspændende bevægelse Røde Kors/Red Cross. Nogle lande kalder deres selskab for Røde Halvmåner både Røde Kors og Røde Halvmåner hører dog ind under den samme verdensomspændende bevægelse. Der er 182 Røde Kors og Røde Halvmåne selskaber verden over, og du kan finde en liste over de forskellige selskaber på Dansk Røde Kors hjemmeside Der findes tre officielle symboler for bevægelsen: Dansk Røde Kors en demokratisk organisation Dansk Røde Kors er en demokratisk organisation, der består af 250 lokale afdelinger. Hvert år mødes repræsentanter fra hver lokalgruppe til et såkaldt repræsentantskabsmøde, hvor de tager beslutninger som Røde Kors ledes efter resten af året. Samarbejde med ICRC Røde Kors og Røde Halvmåneselskaber indgår i et internationalt forbund, der samarbejder med den internationale komité ICRC International Committee of the Red Cross. ICRC blev stiftet i 1863 og arbejder i krise-, konflikt- og krigssituationer. Genève-konventionerne giver ICRC mandat til, på eget initiativ, at arbejde i krigsførende lande. Både tale og handling Ungdommens Røde Kors indtager gerne to roller i samfundet. Dels en fortalerrolle, hvor organisationen taler de svageste børne- og ungdomsgruppers sag, og dels en igangsætterrolle, hvor organisationens frivillige griber til konkret handling for at hjælpe sårbare børn og unge. Vi interesserer os for børn og unges hverdag og problemer, og vi skaber konkrete fristeder for børn og unge med en vanskelig hverdag. Siden organisationen blev selvstændig i 1988, har fokus været på at hjælpe sårbare børn og unge. side 04

5 DE 7 PRINCIPPER Selvom Ungdommens Røde Kors er en selvstændig organisation, hvilket betyder, at vi selv sætter dagsordenen og bestemmer, hvordan vi vil arbejde, følger vi de samme principper som Røde Kors. Disse principper skal vi til alle tider overholde i vores arbejde. Frivillighed Vi arbejder frivilligt, hvilket vil sige, at vi ikke kræver løn eller betaling for vores arbejde eller ydelser. I Danmark arbejder mennesker for at hjælpe andre uden at få løn. URK har 1200 medlemmer og endnu flere frivillige. Enhed Der kan kun være én Røde Kors-bevægelse i hvert land. Almengyldighed Alle Røde Kors-bevægelser i verden er lige de har samme rettigheder og pligter, og de arbejder alle efter de samme 7 principper. Medmenneskelighed Vi hjælper mennesker i nød for at forhindre og lindre menneskelig smerte, hvor end den findes. Upartiskhed Vi hjælper alle uanset nationalitet, køn, religiøst tilhørsforhold og politisk tilknytning. Neutralitet Vi tager aldrig parti, men hjælper alle uden at tage hensyn til skyld eller uskyld. Uafhængighed Ingen kan tvinge os til eller forhindre os i at hjælpe dér, hvor vi mener der er brug for det. Røde Kors er en»non-governmental Organisation«(NGO), hvilket betyder at vi er uafhængige af regeringen. side 05

6 STRUKTUREN I UNGDOMMENS RØDE KORS Aktiviteter, Lokale Udviklingsråd, Styregrupper, Temaudvalg og Landsstyrelse Det centrale i Ungdommens Røde Kors er de mange forskellige aktiviteter, der landet over på forskellige måder arbejder for og med udsatte børn og unge. Disse aktiviteter bliver samlet to steder: i det Lokale Udviklingsråd, der samler aktiviteter i et geografisk område og i Styregrupper, der nationalt samler de aktiviteter, der er ens landet over. Et eksempel er Ensom Ung her i Århus, der geografisk hører under Udviklingsrådet i Århus (sammen med alle de andre aktiviteter i Århus) og samtidig også hører under den nationale Styregruppe for Ensom Ung sammen med Ensom Ung i København, Odense og Aalborg. På den måde sikres, at der både er et lokalt tilhørsforhold og et fagligt med de andre, der arbejder med det samme. Herudover har vi i URK en række Temaudvalg, der samler styregrupperne tematisk. Fx har vi et Temaudvalg, der samler Styregrupperne inden for Støtte og Rådgivning. I Århus vil det være styregrupperne for Connect, Ensom Ung, Ung På Linje og Solskinsunge. Temaudvalgene arbejder overordnet med at udvikle og forbedre det pågældende område. Til sidst har vi Landsstyrelsen, der mellem de årlige landsmøder er organisationens øverste myndighed. Landsstyrelsen består af en landsformand, en politisk næstformand, en organisatorisk næstformand, en landskasserer og seks menige medlemmer. De sørger for, at vi som organisation arbejder ud fra den gældende handlingsplan samtidig med, at de samarbejder med sekretariatet, der består af lønnede medarbejdere, som er ansat til at støtte op om vores frivillige arbejde. Alle har indflydelse Ungdommens Røde Kors opererer med en flad struktur. Det vil sige, at du som frivillig har indflydelse på, hvilke aktiviteter Ungdommens Røde Kors arbejder med. Vi er en organisation, der til enhver tid byder nye initiativer og idéer velkomne. I Ungdommens Røde Kors handler det ikke om, hvor lang tid du har været med, men om hvad du kan og vil! Vedtægter Ungdommens Røde Kors vedtægter er vedtaget på vores generalforsamling. De er et sæt regler og retningslinjer for vores organisation, og du kan læse dem på dette link: under publikationer. UNGDOMMENS RØDE KORS ÅRHUS Aktiviteter i URK Århus Århus Lokalgruppe består af mere en 450 medlemmer og 250 frivillige, og der er altid plads til mere. Som medlem kan du støtte lokalgruppens arbejde økonomisk, og som frivillig kan du gøre en indsats for en bestemt gruppe børn og unge samt gøre Ungdommens Røde Kors endnu mere vedkommende for vores frivillige og vores omverden. Århus lokalgruppe har en bred vifte af aktiviteter, som på forskellig vis forsøger at gøre hverdagen lidt lettere for sårbare børn og unge i Århus og omegn. Ungdommens Røde Kors har ligeledes en række nationale aktiviteter, som frivillige i Århus kan blive en del af du kan se en oversigt over alle aktiviteterne på hjemmesiden Udvalg i URK Århus Udover at være tilknyttet en specifik aktivitet, som direkte retter sig mod sårbare børn og unge og griber til konkret handling, har du også muligheden for at melde dig på aktiviteter, som arbejder internt i organisationen. Du kan f.eks. blive frivillig i vores lokale HRudvalg og være med til at pleje og styrke de frivillige kræfter i Århus, eller du kan sammen med PR-udvalget arbejde for at udbrede kendskabet til Ungdommens Røde Kors både internt og eksternt. Skulle du være interesseret i at høre mere om et af udvalgene, kan du finde alle informationer samt oplysninger på kontaktpersoner på Skulle du brænde for en ny og spændende idé, har du desuden mulighed for at være med til at opstarte et helt nyt projekt med hjælp og støtte fra Ungdommens Røde Kors. Du kan henvende dig til din kontaktperson i Udviklingsrådet for yderligere sparring og hjælp til at komme videre. side 06

7 Udviklingsrådet i Århus Århus lokalgruppes øverste organisatoriske organ er Udviklingsrådet, som består af 6-9 valgte medlemmer. Når du har været medlem af Ungdommens Røde Kors i tre uger, kan du stille op til Udviklingsrådet på vores årsmøde, som typisk ligger i januar. Udviklingsrådet består af én formand, én næstformand, én kasserer og tre-seks menige medlemmer. Udviklingsrådet udarbejder ved årets start en overordnet handlingsplan for hele URK Århus, som vi sammen arbejder efter. Derudover er det Udviklingsrådets ansvar at holde møde hver anden måned med alle lokalgruppens aktivitetsansvarlige, hvor erfaringsudveksling finder sted, og hvor gode ideer og relevante emner tages op og diskuteres. Derudover står Udviklingsrådet for at afholde informationsmøder for nye interesserede den første onsdag i hver måned, i samarbejde med det lokale HR-udvalg at pleje de frivillige i Århus Lokalgruppe med kurser, foredrag, fester, osv. samt at have kontakt til resten af URK, sekretariatet i København og Dansk Røde Kors i Århus, som vi deler lokaler med. De primære opgaver for Udviklingsrådet er således sparring, udvikling og pleje. ANSVARSOMRÅDER SOM AKTIVITETSANSVARLIG Som aktivitetsansvarlig er det dit overordnede ansvar, at projektet fungerer. Dette indebærer at du tager ansvar for nedenstående punkter: Organisering af projektet Det kan være en stor opgave at være aktivitetsansvarlig, og derfor er det vigtigt, at du overvejer, hvordan aktiviteten skal organiseres. Det kan være en god ide at have en eller anden form for styregruppe, så du som aktivitetsansvarlig ikke står alene med alle opgaverne. Det kan fx organiseres således, at budget og pengeansøgninger uddelegeres til en økonomiansvarlig, og at ansvaret for at få vagtplanen til at gå op hver måned uddelegeres til en vagtplanlægger. Hvis I vælger at organisere projektet således, er det dog meget vigtigt at du som projektansvarlig bevarer overblikket og sørger for, at rollefordelingen er klar for alle, så ingen opgaver bliver glemt. Samtidig er det vigtigt, at I kommunikerer løbende og holder hinanden opdaterede, så alle ansvarlige ved hvad der foregår. Daglig drift For at projektet kan køre optimalt, er det vigtigt, at der er frivillige nok, og at der laves en vagtplan der sikrer at projektet er dækket ind. Læs mere om at rekruttere frivillige og mere om at udarbejde vagtplan på side 9. På mange aktiviteter er der eksterne samarbejdspartnere. Dette kan være skoler eller andre institutioner eller det kan være kommunen. Det er dit ansvar, at sørge for den løbende kontakt til disse steder og dermed at aktiviteten kører, og at der bliver taget hånd om eventuelle problemer. Handlingsplan og budget Hvert år skal projektet udarbejde en handlingsplan og et budget. Læs mere om økonomi og budget på side 12. Formålet med handlingsplanen er at beskrive, hvad man ønsker at opnå med projektet, samt hvilke aktiviteter der er planer om i det kommende år. Handlingsplanen giver Udviklingsrådet overblik over jeres projekt, men det er også et godt internt værktøj til at definere de frivilliges ønsker og muligheder samt brugernes ønsker og behov. Det er en god ide at involvere alle projektets frivillige i udarbejdelsen af handlingsplanen dette sikrer, at alle frivillige har samme udgangspunkt og arbejder i samme retning. Handlingsplanen skal sendes til jeres kontaktperson i Udviklingsrådet sammen med et budget. I løbet af 2010 implementeres Ungdommens Røde Kors nye nationale struktur. Dette betyder at alle projekter på sigt skal overgå til en styregruppe, der bl.a. skal hjælpe de enkelte projekter med handlingsplan og budget, samt give sparring til den daglige drift. Indtil dette fungerer i praksis skal du stadig bruge din kontaktperson i Udviklingsrådet. Kontaktperson til Udviklingsrådet Som projektansvarlig har du en kontaktperson i Udviklingsrådet, som kan hjælpe dig med lidt af hvert. Læs hvad Udviklingsrådet kan hjælpe dig med på side 8. Det er vigtigt, at du løbende har kontakt til din kontaktperson i Udviklingsrådet, så du hele tiden ved, hvad der sker i URK og i URK Århus, og således at Udviklingsrådet hele tiden ved hvordan det går i side 07

8 netop din aktivitet. Dette sikres i praksis ved, at du en gang om måneden sender en opdaterende mail til din kontaktperson. Indholdet i denne mail aftales med kontaktpersonen, ligesom omfanget af kontakten fastlægges af dig og din kontaktperson i fællesskab. Denne løbende kontakt sikres også ved, at du som aktivitetsansvarlig deltager i det store udviklingsrådsmøde hver anden måned, hvor alle aktivitetsansvarlige mødes med Udviklingsrådet og udveksler ideer, deler viden og løser problemer. Hvis du ikke selv har mulighed for at komme til et møde, er det en god ide at sende en af de andre fra dit projekt så I er repræsenteret. Det er også en god ide at sende referatet fra mødet rundt til hele frivilliggruppen, så de kan følge med i, hvad der sker i lokalgruppen Sociale og faglige tilbud til de frivillige For at de frivillige løbende bliver udfordret og får mulighed for udvikling og oplevelser, er det vigtigt, at du som aktivitetsansvarlig sørger for, at de frivillige bliver informeret om de tilbud, der er. Som bindeled mellem aktiviteten og URK er det dit ansvar at videregive sådanne informationer og tilbud fra URK til aktivitetens frivillige. Dette inkluderer blandt andet den månedlige URK Århus hyggeaften på Café Gemmestedet den første onsdag i hver måned efter informationsmødet. Der er rig mulighed for at deltage i sådanne sociale og faglige arrangementer på tværs af aktiviteter og lokalgrupper, men det er også en rigtig god ide at lave sociale og faglige ting sammen internt i aktiviteten. At mødes i mere uformelle omgivelser kan styrke sammenholdet i aktiviteten og lette det daglige arbejde. Videndeling I URK Århus ønsker vi, at aktiviteterne bruger hinanden, lærer af hinanden og hjælper hinanden. Selvom aktiviteterne har forskellige brugere og forskellige frivillige, arbejder alle med det samme formål: at hjælpe sårbare børn og unge, og det er tit de samme problematikker, der tumles med. Denne videndeling sikres blandt andet ved, at alle de aktivitetsansvarlige samles hver anden måned til de store udviklingsrådsmøder. Derudover opfordrer vi også til at dele viden, succesoplevelser, problematikker m.m. med de andre aktivitetsansvarlige og de andre frivillige i URK Århus via det månedlige nyhedsbrev eller via vores URK Århus facebookgruppe. Overlevering For at aktiviteten kan køre videre, når du vælger at stoppe som aktivitetsansvarlig, er det dit ansvar løbende at samle aktivitetsspecifikke erfaringer og informationer. Du kan benytte de blanke sider sidst i denne bog til dette formål, eller du kan føre en separat logbog. Måske er det også relevant at videregive nogle elektroniske filer, fx eksempler på vagtplaner, telefonlister, ansøgninger, handlingsplaner m.m. Læs mere på side 14 om, hvordan aktiviteten får en ny aktivitetsansvarlig. FÅ HJÆLP Som aktivitetsansvarlig kan du løbende støde ind i problemer eller have spørgsmål omkring forskellige ting. Det er vigtigt, at du aldrig føler, du står alene. Udviklingsrådet Som tidligere nævnt har du en kontaktperson i Udviklingsrådet, der kan hjælpe dig med lidt af hvert. Dette kan fx være, hvis I har brug for flere frivillige, hvis I har brug for hjælp i forbindelse med økonomi eller med hjælp til at finde frem til en relevant oplægsholder. Med den løbende kontakt til jeres kontaktperson i Udviklingsrådet går dette lettere, og meget kan løses i forbindelse med opdateringsmailene en gang om måneden. Men I er selvfølgelig også velkomne til at kontakte jeres kontaktperson udover dette, hvis I får brug for det. De andre aktiviteter Udviklingsrådet kan hjælpe med mange ting, men tit har jeres aktivitetsansvarlig-kollegaer fra de andre aktiviteter haft nogle af de samme problemer som dig. Brug derfor de andre aktivitetsansvarlige du kan blandt andet spørge dem til de store udviklingsrådsmøder, eller du kan kontakte dem direkte. Sekretariatet URK har et sekretariat i København og Århus, hvor der dagligt sidder lønnede medarbejdere, der blandt andet arbejder for at lette vores frivillige arbejde. Sekretariatet skal ses som en støttefunktion, der kan hjælpe og vejlede omkring mange ting. Da sekretariaside 08

9 tet dagligt får mange henvendelser, er det dog vigtigt, at du kontakter din kontaktperson i Udviklingsrådet eller din styregruppe først og derefter går videre, hvis det bliver nødvendigt. Dette er dog ikke nødvendigt, hvis din aktivitet er en national aktivitet, der også har en kontaktperson på sekretariatet. STRUKTUR PÅ DEN FRIVILLIGE INDSATS Som nævnt tidligere er det vigtigt, at der er struktur på den frivillige indsats således aktiviteten fungerer i det daglige. Til dette formål er det en fordel at arbejde med nedenstående tre værktøjer. Løbende møder med frivilliggruppen Ved at afholde møder med de frivillige på aktiviteten kan man løbende diskutere handlingsplanen, problematikker samt forslag og ideer i det hele taget kan sådanne møder bruges til at samle frivilliggruppen og sikre, at alle arbejder med samme formål for øje. Disse møder kan også baseres på faglig udvikling i form af oplæg eller kurser. Læs mere om disse muligheder på side 11. Har man ressourcerne til det, kan det også være givtigt løbende at have samtaler med de frivillige enkeltvis. Et redskab til dette kan være guiden til FUS samtaler (Frivillig Udviklings Samtaler), der ligger under HR-udvalgets beskrivelse på Vagtplan For at sikre at der hele tiden er nok frivillige på aktiviteten udarbejdes en vagtplan. Typisk laves der vagtplan hver måned, men det kan være forskelligt fra projekt til projekt. I forbindelse med udarbejdelsen af en vagtplan kan det overvejes om der til hver vagt skal være en frivillig, der står standby i tilfælde af sygdom eller fravær. Det er en fordel, at den, der står for at udarbejde vagtplanen, giver de frivillige mulighed for at tilkendegive hvilke dage de kan og hvilke dage de ikke kan tage en vagt. Hvis man holder møde med frivilliggruppen hver måned, kan vagtplanen også laves i fællesskab der. I forbindelse med vagtplanen er det også en god ide at have en fremgangsmåde for, hvordan det skal foregå, hvis en frivillig har brug for at bytte en vagt. Dette kan blandt andet indebære hvem der skal orienteres om byttet. Telefonliste/internt forum For at alle kan komme i kontakt med alle, er det en god ide at lave telefonlister over alle frivillige på aktiviteten. Denne telefonliste kan evt. opdateres hver måned og sendes rundt sammen med vagtplanen - på den måde har alle altid de nyeste oplysninger omkring gruppens frivillige. Det kan også overvejes, om aktiviteten skal have et internt forum, hvor de frivillige kan dele informationer, billeder og diskutere projektrelevante emner. Dette kan blandt andet gøres via groupcare eller facebook. REKRUTTERE FRIVILLIGE Aktiviteten er afhængig af frivillige kræfter, og det er derfor vigtigt, at du hele tiden er opmærksom på, om I er nok på aktiviteten. Når du oplever, at aktiviteten mangler frivillige, kan nedenstående hjælpe dig med rekruttering af nye. Informationsmøder Den første onsdag i hver måned afholdes der informationsmøde for nye, der kunne være interesseret i at blive frivillige i URK, samt for frivillige, der for nylig at begyndt som frivillig og gerne vil vide mere om URK. PR-udvalget sørger for at reklamere for disse informationsmøder, som Udviklingsrådet afholder. Du, eller en anden fra dit projekt, er velkommen til personligt at møde op og rekruttere til jeres projekt. Meddel gerne din kontaktperson i Udviklingsrådet, hvis I dukker op. Opslag Andre aktiviteter har også haft succes med at udforme opslag og dele rundt til diverse uddannelsesinstitutioner eller få fakulteterne til at sende det rundt på deres intranet. Opslag kan også sættes ind på portalen URK Århus har kodeord til denne side, og din kontaktperson i Udviklingsrådet kan hjælpe dig både med at skrive opslaget og med at sætte det ind side 09

10 på portalen. PR-udvalget kan hjælpe med at udforme opslag og andet reklame. Udviklingsrådet Udviklingsrådet får løbende henvendelser fra nye, der er interesserede i at blive frivillige, og fra gamle, der har lyst til at prøve et andet projekt. Sørg for, at din kontaktperson i Udviklingsrådet ved, hvis I mangler frivillige, så disse henvendelser kan sendes videre til jer, når I mangler. På vores hjemmeside er der en kontaktside, hvor de aktivitetsansvarlige står med kontaktoplysninger. Det er vigtigt, at du er opmærksom på, at dine kontaktoplysninger er korrekte på denne side, da interesserede kan ske at kontakte aktiviteterne direkte via disse oplysninger. INTRODUCERE NYE FRIVILLIGE TIL URK OG AKTIVITETEN URK er en stor organisation, og det kan godt virke overvældende for nye frivillige. Derfor er det vigtigt, at de hurtigt og på en god måde bliver introduceret til organisationen og til jeres aktivitet. Da aktiviteterne ofte får nye frivillige, er det en god ide at følge en bestemt fremgangsmåde, når I skal introducere nye frivillige. Dette sikrer, at de nye frivillige får alle de relevante informationer, samt at alle frivillige får de samme informationer og dermed har samme udgangspunkt, når de udfører deres URK arbejde. HR-udvalget og Udviklingsrådet har udarbejdet en velkomstmappe, der er tænkt til at hjælpe jer, når I skal introducere nye frivillige til URK og til jeres projekt. Velkomstmappen indeholder den generelle introduktion til URK og URK Århus, og det er så meningen, at I selv kan indsætte det aktivitetsspecifikke materiale bagerst i mappen. På denne måde sikrer vi, at alle frivillige i URK Århus, uanset hvilken aktivitet de er frivillig i, har en basisviden om Ungdommens Røde Kors. Det er en god ide at gennemgå mappen med de nye frivillige og ikke blot give dem mappen med hjem. Således kan I sikre jer, at materialet bliver gennemgået, og I kan besvare spørgsmål løbende. Velkomstmappen findes både elektronisk og i papirudgave, og fås gennem jeres kontaktperson i Udviklingsrådet. Nedenfor listes nogle af de vigtigste ting fra velkomstmappen: Hjemmesider De nye frivillige skal introduceres til Hjemmesiden indeholder informationer om landsdækkende aktiviteter, tiltag og nyheder, og den lokale ( indeholder informationer om aktiviteterne i Århus samt relevante kontaktinformationer. Samværspolitik Samværspolitikken er et sæt regler for, hvordan frivillige skal forholde sig til samværet med børn på aktiviteten. Samværspolitikken findes i pjeceform, og den skal du give til alle nye frivillige. Pjecen kan downloades som pdf dokument på under publikationer eller den kan hentes i papirformat i URKs lokaler. Børneattest Lovgivningen kræver, at den frivillige skal underskrive en fuldmagt, så URK kan indhente en børneattest, der bruges til at forhindre pædofiles adgang til børnene. Fuldmagten skal sendes til URKs sekretariat i København. Fuldmagten kan hentes i URKs lokaler eller downloades som dokument på under publikationer. Børneattesten udfyldes kun, hvis man skal være sammen med børn under 15 år, og ikke hvis aktivitetens brugere er unge over 15 år. Groupcare Alle frivillige i Århus Lokalgruppe skal være medlem af vores gruppe på groupcare. Via groupcare kan Udviklingsrådet sende nyheder, invitationer og andre relevante informationer til alle frivillige. Man skal inviteres af Udviklingsrådet til denne gruppe, og derfor er det vigtigt, at du som aktivitetsansvarlig sørger for at samle adresser sammen på jeres nye frivillige og sende dem til kontaktpersonen i Udviklingsrådet, så de nye frivillige kan blive tilmeldt gruppen på groupcare. side 10

11 Medlemskab Det er ikke et krav at frivillige er medlem af URK, men der er mange fordele ved det. Gennem medlemskontingenterne får URK penge til det vigtige arbejde med børn og unge. URK får også en væsentlig del ressourcer fra statstilskud og fra Dansk Ungdoms Fællesråd, som er afhængige af det betalende medlemsantal. Du kan få indbetalingskort og PBS-tilmeldinger til medlemskab af din kontaktperson i Udviklingsrådet, eller du kan melde dig ind via Det koster 100 kroner om året at være medlem af URK. FORVENTNINGSAFSTEMNING Af mange forskellige grunde er det vigtigt, at der bliver snakket om forventninger med nye frivillige. Det gælder både forventninger, I har til den nye, men også forventninger den nye har til det at være frivillig i URK. Nye frivillige skal vide, at I forventer, at man møder som aftalt og opfører sig ordentlig og ansvarligt. Dette er vigtigt, da de sårbare børn og unge skal føle sig trygge ved de frivillige. Det er også vigtigt, for at frivilliggruppen kan stole på hinanden og fungere godt sammen. En god energi og sammenhold i frivilliggruppen vil også smitte af på samværet med de sårbare børn og unge og gøre oplevelsen bedre for dem. Et godt redskab til disse samtaler er URKs Frivilligpolitik, der er generelle bestemmelser om, hvordan vi som frivillige skal opføre os over for hinanden. Frivilligpolitikken kan hentes på under publikationer. For at nye frivillige får en god oplevelse ved at være frivillig, er det også vigtigt, at I løbende taler om, hvordan det går. Dette kan afhjælpe situationer, som at frivillige kører træt i aktiviteten eller ikke føler tilhørsforhold til aktiviteten. Når nye frivillige har haft et par vagter, er det en god ide at tale med dem om deres oplevelse og tanker og derved hjælper med til, at nye får mod til at fortsætte som frivillig. Det kan være en god idé at udarbejde et dokument, så man på skrift har dét, man er blevet enige om. Hvis dette bliver for meget for den aktivitetsansvarlige, kan man også overveje at lave en følordning, hvor en erfaren frivillig hjælper den nye i gang og holder kontakt de første par måneder. TILBUD TIL FRIVILLIGE For at skabe sammenhold og udvikling på aktiviteten er det en god ide at tilbyde de frivillige forskellige former for kompetencegivende tilbud samt muligheder for at mødes socialt uden for aktiviteten. Faglige tilbud Som frivillig er det muligt både at deltage i de kurser og temadage, URK selv står for, samtidig med at det er muligt at deltage i kurser udbudt af Dansk Røde Kors, Center for Frivilligt Socialt Arbejde samt Frivilligcenter Århus. Alle disse kurser er gratis. Har I et specifikt ønske om et kursus, kan I kontakte jeres styregruppe, jeres kontaktperson i Udviklingsrådet eller HR-udvalget i Århus, som vil vurdere om et kursus kan stables på benene med de midler, vi har. I er også meget velkommen til selv at søge penge til kompetencegivende tilbud til jeres frivillige. Sociale tilbud Som tidligere nævnt er det vigtigt med et godt sammenhold de frivillige imellem. Derfor er det en god ide at opfordre til, at de frivillige mødes uden for aktiviteten og der er mange muligheder: På nationalt plan afholdes der årligt to weekender, hvor frivillige fra URK fra hele landet mødes nemlig Forårsmødet og Landsmødet. Forårsmødet er en god blanding af faglighed og social samvær og giver god anledning til videndeling på tværs af byer og aktiviteter. På landsmødet, der ligger i oktober er der valg til Landsstyrelsen, der er URKs øverste myndighed, samtidig med at der også er masse af tid til hygge. På lokalt plan er der også flere muligheder for socialt samvær uden for aktiviteten. Der holdes julefrokost og sommerfest samtidig med at den første onsdag i hver måned, efter informationsmøderne, er URK Århus hygge på Café Gemmestedet. Her kan frivillige mødes på tværs af aktiviteter og udvalg. Herudover arrangerer HR-udvalget i Århus løbende forskellige sociale arrangementer. Der bliver reklameret for disse på den lokale nyhedsmail, på Facebook gruppen og på side 11

12 Vi opfordrer alle, men særligt jer, der er aktivitetsansvarlige, til at holde jer opdaterede om, hvad der sker af faglige og sociale ting, og formidle det videre til de andre frivillige på jeres aktiviteter. Det er også en god ide at lave sociale aktiviteter indbyrdes i aktiviteterje for at styrke sammenholdet og udvikle aktiviteten. NÅR EN FRIVILLIG IKKE DUKKER OP ELLER VIL STOPPE Når en frivillig starter i aktiviteten, er det er god idé at tage en snak med personen om mødeansvar og om, hvordan den frivillige skal give besked, hvis han/hun skulle blive forhindret. For at kunne stille krav til den frivillige er det vigtigt, at den frivillige er blevet gjort opmærksom på retningslinjerne fra starten. Hvis den frivillige alligevel ikke møder op til sine vagter, så tag en snak med ham/hende og gør opmærksom på retningslinjerne. Bliver situationen ikke bedre, er det i orden at beslutte, at samarbejdet må høre op. I URKs Frivilligpolitik er der opstillet retningslinjer for, hvordan man kan afskedige en frivillig, og du kan også hente hjælp og sparring hos din kontaktperson i Udviklingsrådet. Det kan også være, at man via en samtale bliver opmærksom på, at aktiviteten ikke stemmer overens med den frivilliges forventninger. Det kan her være en god ide at finde ud af, om den frivillige ønsker en anden rolle i aktiviteten, eller om en anden aktivitet ville være mere passende for den frivillige. Hvis en frivillig ønsker at stoppe på aktiviteten, er det også en god ide at tage en snak med personen. Hvis den frivillige ønsker at stoppe, fordi han/hun havde forventet noget andet af aktiviteten, kan du måske henvise den frivillige til en anden aktivitet. Der er mange muligheder inden for URK både i Århus og nationalt. ØKONOMI Aktiviteterne i URK Århus finansieres primært af de 18 midler, som årligt tildeles af Århus Kommune. Derudover er I meget velkomne til selv at tjene eller søge penge, som kan bruges til aktiviteter i jeres projekt. Udarbejdelse af budget Alle aktiviteter skal hvert år udarbejde et budget for det kommende år. Det vil sige, at alle projekter skal skrive ned, hvor mange penge de regner med at bruge det kommende år og til hvad. Budgettet skal udarbejdes i december måned, så det ligger klart d. 1. januar. Budgettet fra det foregående år bruges som udgangspunkt for at lave budgettet. Det er desuden er fordel, hvis budgettet er så konkret som muligt i forhold til, hvad pengene skal bruges til (møder, aktiviteter, kurser osv.). Hvad må der bruges penge til? I store træk dækkes alle omkostninger forbundet med projektets drift. Aktiviteter, porto, møder osv. Hvis der bliver holdt møder på over tre timer, må man bruge 50 kr. på mad og drikke, pr. person. Er der tale om en hel dag (8 timer) må der anvendes 150 kr. til forplejning. Der må ikke anvendes penge på køb af alkohol. Regnskab (bilag m.m.) Aktivitetens økonomiansvarlige skal sørge for at indsamle de bilag og sørge for at projekt, navn, konto & registreringsnummer samt hvad det pågældende beløb er blevet brugt på, står på det pågældende bilag. Derudover holder aktivitetens økonomiansvarlige øje med, om projektet holder sig inden for budgettet. Skrider budgettet alvorligt, skal det meddeles til URK Århus økonomiansvarlige. Er man som økonomiansvarlige i tvivl i forhold til økonomi, så tøv ikke med at kontakte den økonomiansvarlige i URK Århus. Den økonomiansvarlige informerer løbende om projekternes økonomi og udarbejder årligt et årsregnskab, som præsenteres til årsmødet. Kontaktinformationerne på URK Århus økonomiansvarlige kan findes på du kan også altid kontakte din kontaktperson i Udviklingsrådet, hvis du er i tvivl om noget. side 12

13 BRUGERE TIL AKTIVITETEN Flere aktiviteter oplever, især efter ferier, at antallet af brugere falder. Her er nogle forslag, som kan hjælpe jer med at vende en sådan udvikling: - Opsøg en kontaktperson i boligforeningen eller på den lokale skole. Prøv at finde en, der har en stor kontaktflade blandt børnene og deres forældre. Det kan hjælpe jer med at få spredt budskabet om jeres eksistens. - Spørg, om I må komme ud på den lokale skole og fortælle om jeres projekt til børnene/til et forældremøde/til et læremøde/til en morgensamling. - Opfordr børnene til at tage venner med. - Tag problemet op på et udviklingsrådsmøde. Der er sikkert andre projektansvarlige, der har haft samme problem og som har nogle gode løsningsforslag. - Overvej, om I mangler brugere, fordi målgruppen er for snæver. Måske kunne aktiviteten være til glæde for børn i en udvidet målgruppe? Hvis I på aktiviteten mangler hjælp til at skaffe flere brugere, kan I kontakte PR-gruppen for at få hjælp til at udarbejde materiale eller jeres kontaktperson i Udviklingsrådet for at få opbakning og sparring. FORSLAG TIL AKTIVITETER Der er rig mulighed for at lave aktiviteter med børnene, som går ud over det, I plejer at lave. Hvis I har brug for inspiration til aktiviteter, så se idékataloget nedenfor. Ud af huset Svømmehal Teatertur Den gamle by Museum (Fx. Steno Museet, Moesgård Museum, Aros) Kanotur Idrætsaktiviteter (eksempelvis i DGI-huset) Skovtur Tivoli Friheden Sommerland (Fårups, Djurs) Biografen Bondegårdsbesøg Koncerter (Åh abe, MGP) Cirkus Skøjtebane Klatrevæg (i DGI-hallen eller nær IDA s udendørs klatrevæg nær skøjtehallen). Rundbold/fodbold turnering Besøg på uddannelsesinstitutioner/arbejdspladser I egne lokaler Madtema (arabisk, kinesisk, mexicansk) Ansigtsmaling Smykkeværksted Spil Bage Frugtformidlerne - se Gymnastik/dans Dansekonkurrence Få en danseinstruktør ud (mavedans/hiphop ) Lav tegneserier/tegneværksted Teambuilding Filmaften Lav teater Lav cirkus HVIS EN BRUGER HAR PROBLEMER Det er vigtigt, at du som aktivitetsansvarlig og frivillig er klar over, at det ikke er forventet, at du kan håndtere svære personlige problemer og kriser hos børnene. Der er situationer, hvor det er vigtigt, at du ikke udsætter dig selv og andre frivillige for situationer, som I ikke kan håndtere. Sidder du med en situation, som du føler, overstiger hvad I kan magte, vil vi opfordre til at søge hjælp ved at: side 13

14 - Benytte samværspolitikken - Tage en snak med en af de andre frivillige fra aktiviteten, om hun/han er enig i din vurdering af barnets situation. Derudover kan det være rart at snakke med de andre frivillige, da I kan støtte hinanden i svære situationer. - Snakke med din styregruppe eller din kontaktperson i Udviklingsrådet. Han/hun vil helt sikkert hjælpe dig eller kontakte andre i organisationen, der kan hjælpe - Tage problemet op til et udviklingsrådsmøde. Det kan være en af de andre aktivitetsledere sidder med erfaringer, der kan hjælpe dig. NÅR AKTIVITETEN SKAL HAVE NY AKTI- VITETSANSVARLIG Du har som aktivitetsansvarlig oparbejdet en del viden og erfaring, som det er vigtigt, du får videregivet til din efterfølger, således denne ikke skal starte fra bar bund. Før du stopper som aktivitetsansvarlig, er det derfor vigtigt, at du: - Videregiver alle informationer såsom nøglepersoner og adresser uden for URK (fx skole-kontakter, boligforeningens medarbejder, integrationsmedarbejder), oversigt og telefonliste over de frivillige på aktiviteten, traditioner for udarbejdelse af vagtplan samt kontaktpersonen i Udviklingsrådets kontaktinformationer. - Det er en god ide at lave en overgangsperiode, hvor du stadig er på aktiviteten, så du kan hjælpe den nye aktivitetsansvarlige i gang. - Overdrag denne håndbog, og nedskriv eventuelt vigtige erfaringer på de sidste sider. - Tag sammen med den nye aktivitetsansvarlige til et stort udviklingsrådsmøde. - Det er en god ide at tage et møde med kontaktpersonen fra Udviklingsrådet, så I kan snakke overleveringen igennem. Det er et fælles ansvar på aktiviteten, at der bliver fundet en ny aktivitetsansvarlig. Det er derfor vigtigt, at du melder ud i god tid, hvis du ønsker at stoppe som aktivitetsleder. På denne måde har I god tid til at finde en ny aktivitetsansvarlig. Hvis det alligevel ikke skulle lykkedes at finde en ny aktivitetsansvarlig internt, så kontakt Udviklingsrådet eller din styregruppe, og bed om hjælp. VIDENDELING PÅ TVÆRS AF AKTIVITE- TERNE Det er vigtigt, at vi deler den viden, vi får via vores aktiviter og andre arrangementer. På den måde kan vi alle blive klogere og måske spare tid og ressourcer. Der er flere muligheder for at dele viden og erfaringer med de andre i organisationen: - URK Århus hjemmeside - Inviter endelig resten af URK Århus, hvis I har fået stablet et spændende arrangement på benene. Dette kan I blandt andet gøre ved at sende en mail/invitation til jeres kontaktperson i Udviklingsrådet, som vil sørger for at sende nyhedsmails ud. - Brug udviklingsrådsmøderne til at dele erfaringer med de andre frivillige. Ved at samarbejde og dele vores viden bliver vi klogere. - Brug URK Århus facebookgruppe til at informere andre om, hvad der sker i jeres aktivitet og til at få information fra de andre, hvis I har nogle spørgsmål eller søger gode råd. LÅN LOKALER Når frivilliggruppen skal holde møde eller bruge plads til en aktivitet såsom kursus, foredrag eller andet, kan I låne lokaler gratis. På kan I booke lokalerne på vores egen adresse. Der er også mulighed for at låne lokaler gratis hos Frivilligcenter Århus. Jeres kontaktperson i Udviklingsrådet kan hjælpe jer med lokalebooking. side 14

15 RELEVANTE KONTAKTINFORMATIONER OG HJEMMESIDER Aktivitetsansvarlige i URK Århus se Ungdommens Røde Kors Århus Ungdommens Røde Kors Sekretariat Dansk Røde Kors Århus Udviklingsrådet i Århus se Skt. Johannes Allé 2 H. C. Ørstedsvej 47, 4. sal Skt. Johannes Allé 2 Medarbejdere på sekretariatet se Århus N 1879 Frederiksberg 8000 Århus C info@urk.dk aarhus@drk.dk side 15

16 EGNE NOTER side 16

17 EGNE NOTER side 17