GUIDE TIL LOKALE UDVIKLINGSRÅD

Transkript

1 GUIDE TIL LOKALE UDVIKLINGSRÅD (LUR)

2

3 GUIDE TIL LOKALE UDVIKLINGSRÅD (LUR)

4

5 Indhold Indledning 7 Hvad er Ungdommens Røde Kors? Hvad er et lokalt udviklingsråd? 9 11 Hvordan kommer I godt i gang? 13 Hvilke opgaver har I? Starte nye aktiviteter Frivilligpleje Rekruttere frivillige Synlighed i lokalområdet Kend jeres organisation Hvordan afholder I årsmødet? 29 Hvor kommer pengene fra? 31 Uddannelse, kursus og fællesmøder, som I skal kende til 35 Hvilke formalia skal I kende? 39 Hvem kan hjælpe jer? 43 5

6

7 Indledning Ungdommens Røde Kors vil et samfund, hvor ingen børn og unge savner anerkendelse og deltagelse i positive fællesskaber. Derfor gør vi hver dag en forskel gennem konkrete aktiviteter for udsatte børn og unge og arbejder gennem vores fortalerarbejde for at fremme, at endnu flere deler vores drøm og arbejder i samme retning som os. Vores aktiviteter bliver gennemført lokalt i byer rundt omkring i landet. For at sikre, at aktiviteterne bliver udbredt, og at de får den støtte, de skal have, har Ungdommens Røde Kors det, vi kalder lokale udviklingsråd eller i daglig tale LURer. Udviklingsrådene har som fornemmeste opgave at afdække behovet for nye aktiviteter for udsatte børn og unge i lokalområdet, og starte nye aktiviteter op alt efter, hvad behovet er. Når aktiviteterne kører, skal udviklingsrådet også støtte op omkring dem med praktisk hjælp. Alt dette er I nemlig allerbedst til, fordi I kender jeres lokalområde og ved, hvor behovene er, eller hvem man skal spørge for at finde ud af det. Og så er I lige i nærheden, når aktiviteterne har brug for at rekruttere flere frivillige på det lokale gymnasium eller brugere i et boligområde. Denne guide skal støtte arbejdet i nye lokale udviklingsråd og hjælpe med at give overblik over, hvilke opgaver I har, og hvor I kan få støtte til jeres arbejde andre steder i organisationen. God læselyst og arbejdslyst! 7

8

9 Hvad er Ungdommens Røde Kors? 9

10 Hvad er Ungdommens Røde Kors? Ungdommen Røde Kors er en selvstændig organisation under Røde Kors i Danmark og den internationale Røde Kors-bevægelse. Organisationen blev grundlagt inden for Dansk Røde Kors i 1923 og fik i 1988 status som en selvstændig organisation under Røde Kors. Men vi har stadig et tæt partnerskab, samarbejder med Røde Kors i Danmark og følger de samme principper. Derfor er det også vigtigt, at I kender den lokale Røde Korsafdeling i jeres by. I kan for eksempel invitere dem på besøg på jeres aktiviteter eller med til et møde i LURen. I dag er vi Danmarks største humanitære ungdomsorganisation med flere tusinde frivillige fordelt i hele landet. I Ungdommens Røde Kors er det nemlig altid frivillige, som møder de udsatte børn og unge. Det er det, fordi det frivillige sociale arbejde kan styrke og udvikle mennesker, og vores arbejde og aktiviteter finder sted i lighed, respekt og øjenhøjde mellem frivillige og brugere. Kernen i Ungdommens Røde Kors er et voksende antal konkrete aktiviteter til gavn for udsatte børn og unge i hele landet. I hvert geografisk område er der et lokalt udviklingsråd, som skal støtte frivillige og aktiviteter lokalt og etablere nye aktiviteter efter behov. For hver aktivitetstype (for eksempel lektiecaféerne eller klubberne) er der en styregruppe, der fungerer som en slags bestyrelse for aktivitetsområdet. Landsmødet er den øverste myndighed i Ungdommens Røde Kors. På landsmødet vedtages de overordnede visioner og strategier for organisationen. Landsmødet vælger desuden en landsstyrelse, der leder organisationen i løbet af året. Hvert af disse frivillige niveauer er understøttet af organisationens sekretariat i forhold til blandt andet organisering, rekruttering, økonomistyring, fundraising, kommunikation, kvalitetssikring og kompetenceudvikling. Sekretariatet bidrager også aktivt til udvikling af organisationen. På hjemmesiden kan I læse mere om, hvordan vi er organiseret ved at kigge under overskriften Hvem er vi? nederst på hjemmesiden. 10

11 Hvad er et lokalt udviklingsråd? Det lokale udviklingsråd eller LURen er grupper af unge frivillige, som har ansvar for aktiviteterne i et givent geografisk område. Formålet med LURen er at etablere og støtte aktiviteterne til gavn for udsatte børn og unge i udviklingsrådets område. Konkret har LURen ansvar for at: Starte nye aktiviteter (det vil sige kortlægge udsatte børn og unges behov i lokalområdet og oprette aktivitetsgrupper i lokalområdet efter behov og efter godkendelse fra de relevante styregrupper). Lave frivilligpleje (for eksempel sociale arrangementer for frivillige i lokalområdet). Hjælpe aktiviteterne med at rekruttere frivillige til de lokale aktiviteter. Skabe opmærksomhed omkring Ungdommens Røde Kors i lokalområdet. Skabe frugtbare og bæredygtige relationer til lokale samarbejdspartnere med fokus på brugernes behov. Efterleve Ungdommens Røde Kors frivilligpolitik, vedtægter og standardvedtægter for lokale udviklingsråd. I kan læse mere om de enkelte opgaver i afsnittet Hvilke opgaver har I?. Det er også en god idé at læse vores organisationsbeskrivelse, som ligger på hjemmesiden. Her kan I se, hvilken relation I som LUR har til de andre former for frivilliggrupper (aktiviteterne, styregrupperne og landsstyrelsen). I kan finde organisationsbeskrivelsen under overskriften Hvem er vi? nederst på hjemmesiden. 11

12

13 Hvordan kommer I godt i gang? 13

14 Hvordan kommer I godt i gang? Medlemmerne af det lokale udviklingsråd vælges af på det lokale årsmøde, som afholdes i januar, februar eller marts måned. Alle medlemmer af Ungdommens Røde Kors, der er registreret i det geografiske område, kan stemme og stille op til tillidsposter på årsmødet. På årsmødet vælges en formand, en næstformand, en økonomiansvarlig og to eller flere almindelige medlemmer. Der skal være valgt en formand, en næstformand og en økonomiansvarlig før udviklingsrådet er intakt. Derudover skal der vælges en revisor, der er en uvildig person, som kan underskrive årsregnskabet i forbindelse med det næste årsmøde. Når udviklingsrådet er blevet sammensat, begynder det egentlige arbejde. Nedenfor kan I læse nogle gode råd til, hvordan I kan organisere jer og komme godt i gang. På det første møde, er det en god idé at have følgende punkter på dagsordenen: Forventningsafstemning På det første møde er det en god idé at lave forventningsafstemning og fastsætte nogle grundregler for samarbejdet i LURen. Det kan for eksempel være: Jeres forventninger: Hvad vil I hver især gerne opnå med at være i udviklingsrådet (for eksempel at udvikle jeres lokalområde så flere udsatte børn for glæde af Ungdommens Røde Kors aktiviteter, at få erfaring med organisatorisk arbejde, at bruge jeres evner til kommunikation og blive bedre til det osv.) Hvad har I hver især af erfaringer og kompetencer, som I vil kunne bruge i udviklingsrådet (har I for eksempel erfaringer fra andre organisationer, er I gode til at skrive artikler eller lignende?) Hvor tit skal I mødes? Hvor længe har I planer om at være frivillig i udviklingsrådet? Er der perioder, hvor I allerede ved, at I ikke kan lægge så mange kræfter i arbejdet på grund af eksaminer og lignende? 14

15 Hvordan kommer I godt i gang? Jeres grundregler: Hvornår skal I melde afbud, hvis I ikke kan komme til et møde i udviklingsrådet? Hvor hurtigt skal I svare på en mail? Hvad gør I, hvis et medlem ikke kan overskue sine opgaver? Kommunikerer I via mail, Facebook eller andet? Ansvarsfordeling Et udviklingsråd består af en formand, en næstformand, en økonomiansvarlig og et par almindelige medlemmer. Formanden Formanden for det lokale udviklingsråd er overordnet ansvarlig for møder og aktiviteter i udviklingsrådet. Formanden repræsenterer det lokale udviklingsråd i dialog med lokale partnere. I den forbindelse er det vigtigt, at formanden har kontakt til den lokale afdeling af Røde Kors. Samtidig er formanden også kontaktperson for Ungdommens Røde Kors sekretariat. Det er obligatorisk for formanden at gennemføre Ungdommens Røde Kors grundkursus i ledelse. Dette grundkursus bliver udbudt 3-4 gange årligt på skift i regionerne. For mere information hold øje med det online kursuskatalog URK Academy på hjemmesiden Næstformanden Næstformanden er stedfortræder for formanden, hvis han/hun er væk på ferie eller lignende. Den økonomiansvarlige Den økonomiansvarlige underskriver årsregnskabet (som udarbejdes af sekretariatet). Udviklingsrådet bestemmer selv, om alle kvitteringer for forbrug skal gå igennem den økonomiansvarlige eller om de frivillige bare sender dem direkte til sekretariatet, som refunderer pengene til den frivillige. Den økonomiansvarlige skal orientere sig i Ungdommens Røde Kors procedurer omkring refusion, så han eller hun kan rådgive de frivillige ved tvivlsspørgsmål (i værktøjskassen på hjemmesiden kan I finde 15

16 Hvordan kommer I godt i gang? økonomimanualen med svar på de fleste spørgsmål se også på bagsiden af refusionssedlen). Ud over disse opgaver vil der være en masse andre ting, som I skal beslutte, hvem der er ansvarlige for. Det vil selvfølgelig være forskelligt fra LUR til LUR, hvilke opgaver der er, men ofte vil disse roller skulle besættes: Kontaktperson til de enkelte aktiviteter i LURens område Kontaktpersonen holder sig orienteret om, hvordan det går på aktiviteten og fortæller på hvert møde i udviklingsrådet, om aktiviteten har brug for hjælp eller om alt kører, som det skal. Det kan for eksempel være at aktiviteten har brug for hjælp til rekruttering af flere frivillige eller til at skaffe brugere eller finde et nyt lokale. Husk, at orientere jeres LURkonsulent, hvis I overvejer at lukke en aktivitet. Kontaktperson for nye frivillige. Ungdommens Røde Kors får mange henvendelser fra unge, der gerne vil være frivillige. Hvis I ikke vælger en kontaktperson for nye frivillige, vil vi sende dem videre til formanden. Men det kan lige så godt være andre medlemmer af LURen, som har den opgave. Når I får en henvendelse, skal I altid svare og orientere om, hvilke muligheder der er for at være frivillig på eksisterende eller kommende aktiviteter. Husk, at jo hurtigere I svarer, jo mindre er risikoen for at vedkommende mister interessen. En dagsordensansvarlig, Den dagsordensansvarlige indsamler punkter til hvert møde i LURen og sørger for at dagsordenen bliver sendt ud, at der bliver booket et lokale, at der bliver købt snacks til mødet osv. Det vil typisk være formanden, der har den opgaver, men det kan også være andre. Kommunikationsansvarlig Det er en god idé at oprette en facebookgruppe for de frivillige i jeres lokalområde. Hvis I gør det, skal der være en kommunikationsansvarlig, som besvarer eventuelle spørgsmål, poster nyheder på siden for eksempel om hvad der sker i LURen, hvilke tilbud der er i resten af organisationen, hvad 16

17 Hvordan kommer I godt i gang? der skete på sidste møde i udviklingsrådet osv. Husk, at I ikke må poste fortrolige oplysninger om brugere på aktiviteterne. Andre ansvarsområder Og endelig er der jo de ansvarsopgaver, som følger med de opgaver i handlingsplanen, som I har valgt at arbejde med. Det er vigtigt, at ingen er alene om deres opgaver i LURen. Det er altid LURens fælles ansvar at løfte de opgaver, som udviklingsrådet har. Hvis en frivillig bliver forhindret i at løfte sine opgaver, er det derfor vigtigt at orientere udviklingsrådet om det, så opgaverne kan blive fordelt mellem de andre medlemmer. En opgavefordeling kan se sådan ud: Formand, Signe Næstformand, Mette Økonomiansvarlig, Peter Almindeligt medlem, Niels Almindeligt medlem, Lars Ekstern kontaktperson Stedfortræder for formand Økonomiansvarlig Kontaktperson for lektiecaféen Kontaktperson for klubben Dagsordensansvarlig og indkalder til LURmøder Kontaktperson for nye frivillige på hjemmesiden Ansvarlig for opstart af ny aktivitet jævnfør handlingsplan Ansvarlig for afholdelse af socialt arrangement jævnfør handlingsplanen Medansvarlig for opstart af ny aktivitet jævnfør handlingsplan Kommunikations -ansvarlig Medansvarlig for afholdelse af socialt arrangement jævnfør handlingsplanen 17

18 Hvordan kommer I godt i gang? Årshjul Det er en god idé at planlægge resten af årets møder med det samme, så I har et overblik over, hvordan året kommer til at forløbe og så de frivillige kan reservere tiden i deres kalendere. Her kan I notere, hvornår I har møder, hvornår I holder sommerferie, deadlines fra handlingsplanen (se nedenfor) og andre vigtige datoer i Ungdommens Røde Kors som for eksempel for landsmødet eller andre kurser. En plan kan se sådan ud: Måned Januar Februar Marts April Maj Juni Juli August September Oktober November December Opgave 15. januar: Første møde i udviklingsrådet efter årsmødet 15. februar: Møde i udviklingsrådet 15. marts: Møde i udviklingsrådet 10. april: Deltage i LURkursus 15. april: Møde i udviklingsrådet 20. april: Deltage på Røde Kors lokalafdelings årsmøde 15. maj: Møde i udviklingsrådet Sommerferie Sommerferie 15. august: Møde i udviklingsrådet 20. august: Rekruttere nye frivillige på gymnasiet, hvis aktiviteterne mangler 15.september: Møde i udviklingsrådet 20. september: Første dag i den nye aktivitet 7. og 8. oktober: Deltage i landsmødet 15.oktober: Møde i udviklingsrådet 20. oktober: Socialt arrangement med spændende foredrag for frivillige 15. november: Møde i udviklingsrådet 15. december: Møde i udviklingsrådet med planlægning af årsmøde inkl. forslag til handlingsplan for det næste år og afklaring af, hvem der stiller op til næste årsmøde (eventuelt planlægning af hvordan der annonceres efter nye frivillige til LUR en, hvis der kommer til at mangle medlemmer) 18

19 Hvordan kommer I godt i gang? Handlingsplan På det første møde i udviklingsrådet skal I beslutte hvilke opgaver, I gerne vil arbejde med resten af året, hvornår I vil arbejde med dem, og hvem der er ansvarlige. Husk at være realistiske, når I planlægger årets opgaver. Når I planlægger årets opgaver, kan I bruge et skema som dette til at skabe overblikket: Opgave 1 At starte en ny aktivitet Ansvarlig Peter Suppleant Mette Hvad er succeskriteriet? At aktiviteten er startet og har minimum syv brugere Plan Delmål Deadline Ansvarlig Hvilke delmål er der på vejen til det endelige mål, hvornår skal de være nået, og hvem er ansvarlig? Boligselskabet kontaktet omkring behovet for en lektiecafe eller klub Styregruppen for lektiecafeer/ klubber kontaktet vedrørende ideen om at starte en lektiecafe/klub Aftale indgået med boligselskab og samarbejdsaftale underskrevet Aktivitetsansvarlig rekrutteret Frivillige rekrutteret og informationsmøde afholdt Annoncering i boligområdet vedr. aktiviteten Opstartsfest for forældre og børn afholdt Peter Peter Peter Mette Mette Peter Peter 19

20 Hvordan kommer I godt i gang? Det er en god idé at have et fast punkt på hvert møde, hvor I følger op på, hvordan det går med de enkelte opgaver, så I kan hjælpe hinanden, hvis nogen er kørt fast. Husk, at alle i LURen har et fælles ansvar for, at udviklingsrådets opgaver bliver løst. 20

21 Hvilke opgaver har I? 21

22 Hvilke opgaver har I? Som nævnt skal udviklingsrådet være med til at starte nye aktiviteter, lave frivilligpleje, rekruttere frivillige, rekruttere brugere, skabe opmærksomhed omkring Ungdommens Røde Kors, skabe relationer til samarbejdspartnere og efterleve Ungdommens Røde Kors politikker. Bortset fra det sidste punkt, så skal I ikke nødvendigvis gøre det hele på en gang, men kan vælge de ting ud, som er mest relevante for jeres lokalområde lige nu. STARTE NYE AKTIVITETER En væsentlig opgave er at kortlægge udsatte børn og unges behov i lokalområdet og oprette aktivitetsgrupper i lokalområdet efter behov og efter godkendelse fra de relevante styregrupper. Her er et par gode råd til, hvordan I griber det an. Behovsanalyse og opstart af nye aktiviteter I det lokale udviklingsråd er det jeres styrke, at I kender lokalområdet så godt. Det er vigtigt at danne sig et overblik over, hvilke behov børn og unge i jeres lokalområde har. I den forbindelse er det også nødvendigt at finde frem til hvilke behov, der allerede er dækket af andre organisationer. Det kan være en hjælp at printe et kort over lokalområdet, hvor I kan markere de områder, der er behov og de områder, hvor behovene allerede bliver dækket. Kortlæg behov Når I skal undersøge behovene, kan I kontakte en række personer, der kender til børn og unges behov i området. Det kan være kommunen, integrationsmedarbejdere, skoler, boligsociale medarbejdere, den lokale Røde Kors-afdeling eller brugerinstitutioner i området som fængsler, børnehjem, asylcentre og kvindekrisecentre. Allerede dækkede behov Når I har fundet frem til, hvilke behov, der er, er det vigtigt også at se på, hvad der allerede bliver gjort. Det vil for eksempel være overflødigt at opstarte en lektiecafé klods op af en eksisterende lektiecafe. Brug nettet til at finde ud af hvad andre aktører laver for børn og unge i lokalområdet. Relevante organisationer er i denne sammenhæng for eksempel Red 22

23 Hvilke opgaver har I? Barnet, Dansk Flygtninge Hjælp og Røde Kors lokalafdeling i området. Frivilligcentrenes hjemmesider har tit en oversigt over hvilke aktiviteter, der er i området. Undersøg også om skoler og biblioteker driver lektiecaféer. Opstarten Efter at I har undersøgt hvilke behov, der er i området, og hvor der allerede er aktiviteter, har I nu et overblik over, hvor det kunne være oplagt at starte en ny aktivitet. Når I har besluttet, hvilken aktivitet I vil opstarte, skal I kontakte styregruppen for aktiviteten. Styregrupperne vil kunne hjælpe i opstarten og have kontakt med aktiviteten, når den er oppe og køre. Mange af styregrupperne har også retningslinjer for, hvordan man skal starte aktiviteten. Dem skal I selvfølgelig også kende og følge. Husk også at orientere jeres LUR-konsulent, hvis I starter en ny aktivitet. Når I opstarter en ny aktivitet, skal I overveje følgende: Hvor kan I være? (I kan få hjælp til at afdække behovet fra en skole, bibliotek eller gennem en bolig social medarbejder, som er ansat i en af de almene boligafdelinger i byen) Hvordan får I fortalt børnene, at aktiviteten eksisterer? (I skal altid indgå et samarbejde med en lokal samarbejdspartner omkring rekrutteringen af brugere. Det kan f.eks. være den boligsociale medarbejder, som forpligter sig på at hjælpe med at skaffe brugerne) Hvem skal være aktivitetsansvarlig for den nye aktivitet? Det er altid en god idé at starte med at rekruttere en aktivitetsansvarlig, som kan være med fra starten og i forbindelse med rekrutteringen af de resterende frivillige. Har I allerede nogle frivillige? (se afsnittet om rekruttering) Skal der indkøbes materialer til aktiviteten? (for eksempel blyanter, tegnepapir, saft og frugt) I værktøjskassen på hjemmesiden kan I finde Ungdommens Røde Kors manual til opstart af nye aktiviteter med generelle råd til, hvordan man opstarter en aktivitet. Husk, at alle frivillige, der har direkte kontakt med/færdes fast blandt børn 23

24 Hvilke opgaver har I? og unge under 15 år skal aflevere en børneattest. I finder dem i værktøjskassen på hjemmesiden, og når de frivillige har udfyldt dem, skal I bare sende dem til sekretariatet. Hvis I sidenhen overvejer at lukke en aktivitet i jeres område, skal I altid orientere jeres LUR-konsulent, inden I gør det. Måske har han eller hun gode idéer til, hvordan aktiviteten kan reddes. Og hvis aktiviteten lukker ned skal sekretariatet og styregruppen for aktiviteten også vide det, så vi kan holde styr på, hvor mange aktiviteter vi har, og hvor de er. FRIVILLIGPLEJE Som frivillige i udviklingsrådet kan I være med til at skabe fællesskab i frivilliggruppen på tværs af aktiviteterne og gøre det spændende og attraktivt at være frivillig i jeres aktiviteter. Det kan I gøre gennem spændende arrangementer. Sociale arrangementer Det er meget vigtigt med et godt sammenhold de frivillige imellem. Det er nemlig med til at styrke projektet og ikke mindst gøre dét at være frivillig meget sjovere. Derfor er det en rigtig god idé at mødes udenfor projektet både på tværs af aktiviteterne i lokalområdet og indbyrdes på aktiviteterne for at styrke sammenholdet og udvikle aktiviteten. Forslag til hvad man kan lave af sociale aktiviteter: I kan have en fast dag om måneden, hvor I mødes på en lokal café. I kan arrangere julefrokost og sommerfest for alle de frivillige. I kan arrangere en fælles biograf- eller teaterture. I kan spise sammen før eller efter et møde eller en aktivitetsdag. I kan invitere en oplægsholder, lokale samarbejdspartnere eller lignende, som holder en spændende og relevant foredrag til et fyraftensmøde. Videreuddannelse Bagerst i denne guide kan I se en liste over nogle af de faste kurser og fællesarrangementer i Ungdommens Røde Kors, som de frivillige har 24

25 Hvilke opgaver har I? mulighed for at deltage i. Der kan I også læse mere om URK Academy, som er det sted på hjemmesiden, hvor en interne og eksterne kurser for frivillige bliver annonceret. REKRUTTERE FRIVILLIGE Aktiviteterne er afhængige af frivillige kræfter. Det er derfor vigtigt, at I hele tiden er opmærksomme på, om der er nok frivillige til jeres aktiviteter, og hjælper aktiviteterne med at rekruttere, hvis der er behov for det. I kan rekruttere frivillige via: Gymnasier hvor I kan deltage på en fællessamling og fortælle om aktiviteterne Seminarium og universitet hvor I skal slå opslag op eller sende en mail til studievejlederen Frivilligjob.dk hvor I kan bede jeres LUR-konsulent om at lægge et opslag op på nettet Lokale frivilligcentre, som er et lokalt forum for frivilligt arbejde. De fungerer som en slags arbejdsformidling for mennesker, der leder efter et frivilligt arbejde. Hold informationsmøder hvor I inviterer interesserede til at høre mere om lokalafdelingen og jeres aktiviteter. Her kan I fortælle om målgruppen for aktiviteterne, hvordan det er at være frivillig i Ungdommens Røde Kors, samt hvad I har af forventninger til nye frivillige. På Facebook, Twitter osv. Hvis I har brug for plakater i forbindelse med hvervning eller møder, kan I bruge trykmaskinen på hjemmesiden. Se i værktøjskassen under overskriften Hjælp til kommunikation, hvor I finder manualen til, hvordan I kan bruge Ungdommens Røde Kors trykmaskine. I kan enten printe dem selv eller sende filen til sekretariatet. I vores kommunikationsmanual kan I få gode råd til, hvordan I rekrutterer frivillige og brugere i jeres lokalområde. Kommunikationsmanualen indeholder retningslinjer for brugen af vores logo, skrifttyper, 25

26 Hvilke opgaver har I? standardtekster og grafik. Find kommunikationsmanualen på kommunikation. Sekretariatet modtager løbende henvendelser fra unge, som gerne vil være frivillige rundt omkring i landet. Disse henvendelser bliver sendt videre til formanden i LURen (med mindre I har valgt en kontaktperson for nye frivillige). Hvis der ikke er behov for flere frivillige på aktiviteterne, kan I eventuelt lave en venteliste med frivillige, som I må kontakte, hvis der opstår et behov senere. Husk altid at svare de frivillige, som henvender sig til jer. Introduktionsarrangementer med førstehjælp Alle udviklingsråd skal afholde et årligt arrangement, hvor interesserede introduceres til Ungdommens Røde Kors og vores aktiviteter. Der ud over skal kurset også indeholde et førstehjælpskursus. I finder linket til URK Academy under overskriften Hvem er vi? nederst på hjemmesiden. SYNLIGHED I LOKALOMRÅDET Vi laver rigtig mange vigtige og gode aktiviteter for udsatte børn og unge i Ungdommens Røde Kors, og det skal vi fortælle vores omgivelser. Både for at gøre opmærksom på alle vores forskellige aktiviteter og tilbud til lokale børn og unge og for at tiltrække flere frivillige kræfter til vores arbejde. Forskellige måder at synliggøre sig på: Sende pressemeddelelser til lokale aviser Få artikler i studiemagasiner Lave happenings i bybilledet Deltage i lokale festivaler og kulturdage ved for eksempel at opstille en bod Deltage i messer og andre arrangementer som for eksempel studiestartsmesser Derudover kan det være relevant at have kontakt til lokalpressen. I kan eksempelvis invitere lokalavisen til åbning af en aktivitet. Her anbefales det, at I læser Ungdommens Røde Kors Kommunikationsmanual, som I kan 26

27 Hvilke opgaver har I? finde i værktøjskassen på Ungdommens Røde Kors hjemmeside under Hjælp til kommunikation. I kan eventuelt sparre med fortalerkonsulenten på sekretariatet, hvis I vil I kontakt med pressen. Kontaktoplysningerne findes på hjemmesiden. Eksterne netværk Det er vigtigt, at I har kontakt og dialog med forskellige aktører i lokalområdet. I kan samarbejde med aktører i lokalområdet om for eksempel udlån af lokaler og rekruttering af frivillige og brugere. I kan med fordel benytte jer af aktørernes kendskab til lokalområdet for eksempel når I skal starte nye aktiviteter op. Målet med at skabe eksterne netværk er at samle viden om nye tiltag i området, blive medtænkt i nye satsninger, skabe nye muligheder for børnene (den lokale købmand kan donere frugt, en gratis tur i svømmehallen eller biografen), finde nye samarbejdspartnere og skaffe brugere og frivillige (udbrede kendskabet om Ungdommens Røde Kors). Her er nogle mulige lokale samarbejdspartnere: Røde Kors (find lokalafdelingen i jeres by på Den lokale kommune Boligsociale-medarbejdere (find eventuelt kontaktoplysninger via Skoler SFO Klubber SSP medarbejdere Det lokale bibliotek Det lokale Frivilligcenter (se Lokalafdelinger fra andre frivilligorganisationer 27

28 Hvilke opgaver har I? I kan skabe dialog ved at: Holde møder med fast mellemrum. Invitere samarbejdspartneren til at komme og besøge aktiviteterne. Skrive mails om nye aktiviteter og arrangementer. Sende brochurer om aktiviteter ud til relevante personer, som har kontakt til målgrupperne. KEND JERES ORGANISATION Sidst men ikke mindst er det vigtigt, at I som lokalt udviklingsråd kender og efterlever Ungdommens Røde Kors frivilligpolitik, vedtægter og standartvedtægter for lokale udviklingsråd. Se hvilke ting I skal kende til under afsnittet Hvilke formalia skal I kende? i denne guide. 28

29 Hvordan afholder I årsmødet? 29

30 Hvordan afholder I årsmødet? Det afgående LUR har ansvar for at afholde årsmødet, men kan bede om assistance fra sekretariatet. Årsmødet er det tidspunkt, hvor alle medlemmerne af Ungdommens Røde Kors i jeres lokalområde, kan vælge et nyt udviklingsråd. Det er også her, formanden laver en årsberetning om, hvad der er sket i løbet af året samt fremlægger en foreløbig handlingsplan for det kommende år. Årsberetningen kan for eksempel tage udgangspunkt i de opgaver, som I besluttede at arbejde med i det foregående års handlingsplan. Planlægningen går allerede i gang i december, mens selve årsmøderne afholdes mellem den 1. januar og 31. marts. I beslutter selv, hvornår og hvor årsmødet skal afholdes, og jeres LUR-konsulent orienterer jer om, hvornår han eller hun senest skal have datoen for jeres årsmøde. Når datoerne er fastlagte, inviteres Landsstyrelsen, den lokale afdeling af Røde Kors og andre samarbejdspartnere af konsulenterne. I december sender jeres LUR-konsulent en mail til jer i LURen med: En plan over selve årsmødeprocessen Standardvedtægter for LURen Skabelon til årsberetning Skabelon til handlingsplan Dette materiale skal I bruge til at forberede årsmødet. LUR-konsulenten sørger for at invitere alle medlemmer og frivillige i LURens område til årsmødet. Der skal indkaldes til årsmødet minimum 14 dage før, det bliver afholdt. Konsulent og/eller landsstyrelse vil forsøge at deltage på mødet. 30

31 Hvor kommer pengene fra? 31

32 Hvor kommer pengene fra? Indtægter I mindre udviklingsråd vil den primære indtægt være LUR-tilskuddet fra Ungdommens Røde Kors. I skal søge om tilskuddet via et tilskudsskema, som jeres LUR-konsulent fremsender i slutningen af året. På ansøgningsskemaet er der to valgmuligheder: Standardtilskud på kroner. Ekstratilskud (over kroner) på x kroner på baggrund af et vedlagt budget. Standard tilskud er sat til kroner, fordi det er erfaringen, at de små og mellemstore udviklingsråd ikke bruger mere. Hvis et udviklingsråd forventer at bruge mere end kroner på deres arbejde i udviklingsrådet, skal de indsende et budget for det søgte beløb sammen med tilskudsskemaet, som landsstyrelsen vil tage stilling til. Styregrupperne er ansvarlige for aktiviteternes økonomi. Det betyder, at jeres økonomi primært skal dække jeres egne udgifter til for eksempel udviklingsrådets møder, hvervning og frivilligpleje. Hvis der er aktiviteter i lokalområdet, der ikke er under en styregruppe, hører aktivitetens økonomi også ind under udviklingsrådet. Selvom en aktivitet i jeres lokalområde har en styregruppe, må I stadig gerne støtte aktiviteten økonomisk, hvis der er behov for det. Det fleste LURer har ikke behov for at søge midler andre steder fra. Men i nogle tilfælde kan en LUR ønske at søge for eksempel 18-midler i sin kommune. Hvis I overveje at søge den slags puljer, skal I altid orientere jeres LUR-konsulent, inden I går i gang. Udgifter Jeres udgifter kan være udgifter til hvervning, frivilligpleje, udgifter i forbindelse med opstart af nye aktiviteter, mødeforplejning eller andet, som ligger inden for LURens arbejdsopgaver. Derudover må I også vælge at bruge nogle af jeres penge på at støtte jeres aktiviteter. 32

33 Hvor kommer pengene fra? Hvis I holder et møde på mindst tre timer, må I bruge op til 50 kroner pr. mand. For en hel dags aktivitet er der op til 150 kroner per mand til mødeforplejning. Husk altid at have kvittering på alle udgifter, så de kan blive refunderet efterfølgende. De fleste lokale udviklingsråd har i dag central bogføring det vil sige, at det er sekretariatet, som administrerer refunderingen af udviklingsrådets udgifter. Det betyder, at kvitteringer for udlæg til møder, hvervning eller aktiviteter skal sendes ind til sekretariatet sammen med en udfyldt refusionsseddel, som findes i værktøjskassen på hjemmesiden. Det er den frivillige, som har lagt pengene ud, der skal udfylde sedlen. Jeres konsulent vil herefter sørge for, at pengene bliver tilbagebetalt til den frivillige fra LURens konto. Det er vigtigt at vedhæfte originalkvitteringen (ikke dankortkvitteringen) på bagsiden af refusionssedlen. Samtidig skal der anføres på refusionssedlen, hvad pengene er brugt til: møder, hvervning eller aktiviteten, og hvor de er brugt. I kan kontakte jeres konsulent, hvis I ønsker et overblik over, hvor mange penge I har tilbage på LURens konto. Årsregnskab Hvert år til januar skal der laves årsregnskab. De fleste lokale udviklingsråd er gået over til central bogføring, hvilket betyder, at jeres konto ligger på sekretariatet. Det er derfor sekretariatet, som udarbejder årsregnskabet. Årsregnskabet sendes derefter til den økonomiansvarlige i jeres udviklingsråd, som skal skrive det under sammen med revisoren. Den økonomiansvarlige skal desuden præsentere årsregnskabet på jeres årsmøde i det lokale udviklingsråd. 33