GUIDE TIL STYREGRUPPER

Transkript

1 GUIDE TIL STYREGRUPPER

2 Indholdfortegnelse Indledning Ungdommens Røde Kors organisering Aktivitetsgrupper Lokale udviklingsråd (LUR) Landsmøde og landsstyrelse Sekretariatet Organisationsdiagram Styregruppernes rolle og opgaver De fire faser i udviklingsmodellen Intern organisering Rollefordeling og ansvar Strategi og handlingsplan Møder Årsmøder S, 2

3 Kommunikation og vidensdeling Fællesskab Kerneopgaver Aktiviteter Forandringsteori og evaluering Fortalerarbejde Uddannelse til styregruppen Hvilke formalia skal I kende til? Opstart af nye aktiviteter Økonomien Læringsstrategi S, 3

4 Indledning Ungdommens Røde Kors vil et samfund, hvor alle er noget særligt for nogen. Derfor gør vi hver dag en forskel gennem konkrete aktiviteter for udsatte børn og unge og arbejder gennem fortalerarbejde for at fremme, at endnu flere deler vores drømme og arbejder i samme retning som os. For hver aktivitetskoncept er der en styregruppe, der har det overordnede ansvar for drift og udvikling af aktivitetsområdet. Styregrupperne har forskellige kerneopgaver, som bidrager til at aktiviteterne kører, som de skal. For at give et overblik over styregruppernes interne organisering og opgaver, er der lavet en udviklingsmodel for styregrupperne i Ungdommens Røde Kors, som denne guide tager udgangspunkt i. Formålet med guiden er at gennemgå de opgaver, som ligger hos jer, og hjælpe jer til at organisere jer bedst muligt. Derudover har vi samlet nogle gode råd og erfaringer fra andre styregrupper, som I kan bruge som inspiration i jeres arbejde. God læse- og arbejdslyst fra Landsstyrelsen! S, 4

5 Ungdommens Røde Kors organisering Der oprettes en styregruppe for hvert aktivitetskoncept, som har aktiviteter flere steder i landet. Det vil sige, at der for eksempel er én styregruppe, som har ansvar for alle lektiecaféerne i Danmark og en anden, som er ansvarlig for klubberne. Styregruppen har beslutningskompetencen på deres område og det overordnede ansvar for driften og udviklingen af aktivitetsområdet samt for at sikre vidensdeling mellem aktiviteterne. Hver styregruppe ledes af en styregruppeformand eller et formandsskab. Nedenfor kan I læse om de forskellige andre frivilliggrupper i Ungdommens Røde Kors samt sekretariatet, og om hvilken relation I har til dem. Aktivitetsgrupper Kernen i organisationen er de konkrete aktiviteter til gavn for udsatte børn og unge i hele landet. Styregruppen skal støtte, rådgive og lede aktivitetsgrupperne på deres specifikke aktivitetsområde via blandt andet retningslinjer, konceptudvikling, uddannelse af frivillige og vidensdeling på tværs af geografiske forskelle. Alt dette forudsætter, at styregruppen løbende har overblik over, hvor i landet aktiviteten er, og hvilke udfordringer og succeser de frivillige oplever i arbejdet med børnene og de unge. Sidstnævnte kan for eksempel give inspiration til temaer på uddannelsesdage. Lokale udviklingsråd (LUR) De lokale udviklingsområde (i daglig tale LUR er) har til opgave at afdække behovet for nye aktiviteter i deres lokalområde, starte nye aktiviteter op og understøtte selve aktiviteterne og de frivillige med praktiske lokale udfordringer. Det kan for eksempel være at hjælpe med at finde nye frivillige eller nye lokaler til en aktivitet. LUR erne har ikke beslutningskompetencen, når det gælder de enkelte aktiviteter. Hvis de ønsker at starte en aktivitet, skal de derfor altid tage kontakt til aktivitetens styregruppe for at høre, om der er særlige retningslinjer, som de skal følge, om der er finansiering til at starte flere aktiviteter, og om det er i tråd med styregruppens planer for området. Styregruppen skal således godkende LUR ernes etablering af nye lokale aktiviteter, inden de bliver startet. Styregruppen og LUR en skal gensidigt orientere hinanden, hvis de bliver opmærksomme på ændringer på en aktivitet, som er i LUR ens lokalområde. Det kan for eksempel være, hvis aktiviteten lukker eller flytter, eller hvis der kommer en ny aktivitetsansvarlig. Landsmøde og landsstyrelse Hvert år i oktober afholdes landsmødet, som er den øverste myndighed i Ungdommens Røde Kors. På landsmødet vedtages de overordnede visioner og strategier for organisationen. Landsmødet S, 5

6 vælger desuden en landsstyrelse, der leder organisationen i løbet af året. Styregruppen fremsender årlige handlingsplaner for aktivitetsområdet til landsstyrelsen i løbet af efteråret (se mere om dette på side 6). Det forventes, at styregruppen deltager i landsmødet samt andre relevante nationale arrangementer i Ungdommens Røde Kors. Etablering og lukning af styregrupper skal godkendes af landsstyrelsen. Sekretariatet De forskellige niveauer af frivillighed bliver understøttet af sekretariatet. Alle aktivitetsområder er tilknyttet en konsulent på sekretariatet, som løbende kan støtte og rådgive jer i organisering, rekruttering, økonomistyring, fundraising, kommunikation, kvalitetssikring, kompetenceudvikling og diverse andre udfordringer, som styregrupperne eller aktiviteterne møder i det daglige. Konsulenten står også for fundraising til aktiviteten. Organisationsdiagram Nedenfor kan I se et organisationsdiagram, som viser de forskellige organisatoriske led i Ungdommens Røde Kors. Landsmødet: Landsmødet er Ungdommens Røde Kors overordnede myndighed, hvor medlemmerne vælger Landsstyrelsen og udstikker den ramme, som Landsstyrelsen arbejder inden for. Landsmødet træder sammen én gang årligt. Landsstyrelsen: Landsstyrelsen varetager den strategiske ledelse af Ungdommens Røde Kors mellem landsmøderne. Den har det overordnede ansvar for orginasationen. Landsstyrelsen ledes af landsformanden. Styregrupper: Der opettes en styregruppe for hvert aktivitetsområde, f.eks en styregruppe der har ansvar for alle lektiecaféerne i Danmark. Styregruppen har det overordnede ansvar for driften af aktivitetstypen og for at sikre vidensdeling mellem aktiviteterne inden for aktivitetsområdet. Hver styregruppe ledes af en styregruppeformand. Aktiviteter: De brugerrettede aktiviteter foregår overalt i landen inden for de rammer, styregruppen udstikker for aktivitetsområdet. Hver aktivitet ledes af en aktivitetsleder. Lokale Udviklingsråd (LUR): De lokale udviklingsråd skal sikre, at der er aktiviteter, der imødegår de udsatte børn og unges behov i lokalområdet. Desuden skal de understøtte de lokale aktiviteter ved bl.a. at skabe relation til samarbejdspartnere, rekruttere frivillige og skabe socialt netværk på tværs af aktiviterne. Hver LUR ledes af en LUR-formand. S, 6

7 Understøttes af Sekretariatet LANDSMØDE LANDSSTYRELSE Etc. STYREGRUPPER STYREGRUPPER STYREGRUPPER Understøttes af Lokale Udviklingsråd AKTIVITETER AKTIVITETER AKTIVITETER Understøttes af Lokale Udviklingsråd AKTIVITETER AKTIVITETER S, 7

8 Styregruppernes rolle og opgaver Formanden og styregruppens vigtigste opgave er at hjælpe til, at organisationen og de frivilliges arbejde bliver så værdiskabende som muligt for udsatte børn og unge. Det vil sige, at styregruppen skal arbejde på at sikre: at de frivillige har viden og muligheder for dagligt at løse konkrete aktivitetskritiske problemer at styregruppen og de frivillige vedvarende reflekterer over, hvordan I kan forbedre jeres arbejde og sikre øget værdi for brugerne For at hjælpe jer i dette arbejde har landsstyrelsen lavet en udviklingsmodel for styregrupper, som I finder bagerst i guiden. Den skal bruges til at vise, hvordan vi udvikler og fastholder gode styregrupper og aktiviteter. Denne guide tager udgangspunkt i og beskriver modellens enkeltdele. De fire faser i udviklingsmodellen Styregrupper vil typisk udvikle sig små skridt ad gangen. Fordi styregrupperne hele tiden udvikler sig på forskellige parametre, er udviklingsmodellen inddelt i fire faser: ad hoc, struktur, konsistent og den proaktive fase. Nyetablerede aktivitetsområder og styregrupper vil opleve, at der er mange nye ting og spændende opgaver at gå i gang med, og I vil nok befinde jer i fase 1 inden for de fleste områder. Mange udfordringer vil blive løst ad hoc, og der vil ofte være behov for brandslukning, når de opstår. For aktivitetsområder, som længe har haft en styregruppe, vil der være områder, som I eller jeres forgængere allerede er nået langt med. Der vil være områder, hvor der er kommet mere struktur på jeres arbejde, og flere hjælpeværktøjer til jer og de frivillige på aktiviteterne vil være på plads. Nu vil I kunne arbejde endnu mere med at sikre mere konsistens i arbejdet, så retningslinjerne f.eks. altid overholdes, og værktøjerne bruges korrekt. Og når I er nået så Fordi styregrupperne hele tiden udvikler sig på forskellige parametre, er udviklingsmodellen inddelt i fire faser: ad hoc, struktur, konsistent og den proaktive fase S, 8

9 langt, vil I på disse områder i højere grad kunne blive proaktive og hele tiden sikre erfaringsopsamling og forbedring af jeres værktøjer m.v. Udviklingsguiden kan bruges som et værktøj til at planlægge jeres arbejde i styregruppen. I kan se på de forskellige faser og tale sammen om, hvor I ligger inden for forskellige områder, og hvor I gerne vil udvikle jer. Med den viden kan I beslutte hvilke områder, I ønsker at fokusere på i jeres handlingsplan og jeres løbende arbejde. Modellen forklarer ikke, hvordan I kommer fra en fase til den næste, men er blot et redskab til at skabe overblik, som kan hjælpe jer med at prioritere, hvor I vil lægge jeres kræfter. Nogle styregrupper vil opleve, at de har opgaver, som ikke er beskrevet i modellen, fordi der er særlige forhold som gør sig gældende på netop deres aktivitet. Hvis I bliver i tvivl om, hvorvidt noget af det, I laver, reelt er styregruppens opgave, så kan I altid drøfte det med jeres konsulent. I det følgende kan I først læse om den interne organisering af styregruppen, og efterfølgende beskriver vi de kerneopgaver, som ligger i styregruppearbejdet. Vi har også samlet nogle gode råd fra andre, som måske kan inspirere jer i jeres arbejde. S, 9

10 Intern organisering Dette afsnit handler om den interne organisering i styregruppen. Det vil sige, hvordan I kan fordele ansvar og opgaver, arbejde målrettet og systematisk med at forbedre aktivitetsområdet, planlægge jeres møder, kommunikere og sikre vidensdeling samt fællesskab i styregruppen. Rollefordeling og ansvar Fase 1 Ad hoc Fase 2 Struktur Fase 3 Konsistent Fase 4 Proaktivt Kendskab til SG s formål, rollefordeling og ansvarsområder er begrænset. Kendskab til formål, rollefordeling og ansvarsområder er klart og tydeligt og kendt af alle. God fordeling af ansvar og opgaver, frivillige er tilfredse, og utilfredshed bliver adresseret og løst. Der reflekteres løbende over formål, rollefordeling og ansvarsområder, og forbedringspotentialer efterleves. Alle styregrupper skal have en formand eller et formandskab. Formanden for styregruppen er overordnet ansvarlig for møder og aktiviteter i styregruppen. Formanden vil typisk også være den, der har den tætteste dialog med sekretariatet. Det er op til styregruppen selv at fordele ansvar og opgaver mellem medlemmerne på den mest fordelagtige måde. S, 10

11 Gode råd fra andre: Fordel opgaver mellem jer, så alle har nogle faste ansvarsområder, som I eventuelt kan følge op på til hvert møde. Tænk over hvilke typer af opgaver, der motiverer og interesserer den enkelte, og lav fordelingen herefter. Lav tydelige aftaler omkring kontakt til og samarbejde med sekretariatet, jeres aktivitetsansvarlige og LUR erne (hvem gør hvad, og hvornår) ellers risikerer I, at der kommer forvirring i kommunikationen. Reflekter løbende over formål, rollefordeling og ansvarsområder måske skal der ændres på fordelingen i løbet af året S, 11

12 Strategi og handlingsplan Fase 1 Ad hoc Fase 2 Struktur Fase 3 Konsistent Fase 4 Proaktivt Strategi og handlingsplan for området udvikles, benyttes og drøftes ad hoc i begrænset omfang. Strategi og handlingsplan udfærdiges på baggrund af en inkluderende proces med inddragelse af aktivitetsledere, sekretariatet og LS. Strategi og handlingsplan er kendt af alle i SG, og følges konsistent. Der evalueres på handlingsplan en gang om året. Strategi og handlingsplan evalueres, revideres og forbedres løbende, så det sikres at de foreslående handlinger udføres, og har den ønskede effekt. Alle styregrupper skal lave en handlingsplan i efteråret. Handlingsplanen er jeres redskab til at tænke over hvilke opgaver, I gerne vil arbejde med det efterfølgende år. Samtidig er den et godt redskab til at holde styr på, hvornår og hvordan I vil arbejde med dem, samt hvem der er ansvarlig. Landsstyrelsen har lavet et skema, som I skal bruge som skabelon for jeres handlingsplan. Jeres konsulent vil sende skemaet til jer i god tid inden afleveringsfristen. Når I skal lave en handlingsplan for året, kan I eventuelt inkludere jeres aktivitetsledere. Jeres konsulent på sekretariatet kan også inddrages undervejs og skal som et minimum kommentere på jeres udkast og sende den endelige version til landsstyrelsen med henblik på sparring og udvikling. Husk, at alle i styregruppen har et fælles ansvar for, at opgaverne i handlingsplanen bliver løst. Gode råd fra andre: Hvis I har årsmøder, så læg dem inden oktober. På den måde kan den nye styregruppe selv lave handlingsplan for det år, hvor de er valgt til (se mere om årsmøder under punktet Møder ). Landsstyrelsen holder i efteråret et skriveværksted, hvor I kan få inspiration og gode råd til jeres handlingsplanspunkter - det er en S, 12

13 rigtig god idé at bruge skriveværkstedet til at få lavet jeres handlingsplan. Lav nogle konkrete og realistiske handlingsplanpunkter, som ikke bliver for abstrakte at arbejde med i løbet af året. Notér hvem i styregruppen, der er ansvarlige for hvert enkelt handlingsplanspunkt. Hav et fast punkt på hvert af styregruppens møder, hvor I følger op på, hvordan det går med de enkelte opgaver. Evaluér løbende på jeres handlingsplanspunkter. Når I går i gang med handlingsplanspunkterne, kan det være en god idé at starte med at lave en tidsplan med de enkelte delmål, som skal være på plads, for at I kommer helt i hus med punktet. Det gør det lettere at overskue og følge med i, om I kan nå jeres mål. Hvis I i løbet af året identificerer større udviklingsopgaver, som ikke er pressede, kan de eventuelt komme på handlingsplanen året efter. Hvis I holder årsmøder, kan I drøfte handlingsplanen der, så menige frivillige har mulighed for at komme med input. S, 13

14 Møder Fase 1 Ad hoc Fase 2 Struktur Fase 3 Konsistent Fase 4 Proaktivt Sporadisk mødeafvikling uden fast mødestruktur og med varierende deltagelse og dagsorden. Formål med møde er ukendt eller begrænset. Der er en plan for, hvordan der sikres systematisk vidensdeling internt i SG. Plan for mødeafvikling følges konsistent. Mål for møder er kendt af deltagere, der følges op på aftaler, og alle deltager aktivt. Planen evalueres en gang om året. Plan for mødeafvikling evalueres, revideres og forbedres løbende, så det sikres, at de foreslåede handlinger udføres og har den ønskede effekt. En del af arbejdet i styregruppen vil I nok komme til at lave hver for sig eller i små grupper, men det er selvfølgelig også vigtigt, at hele styregruppen mødes, gør status på arbejdet og tager beslutninger sammen. Derfor bør I jævnligt holde møder i styregruppen. Gode råd fra andre: Forventningsafstem i forhold til, hvor højt det prioriteres at møde op til styregruppemøderne. Til de enkelte styregruppemøder er det en stor hjælp at have en dagsordenansvarlig, som indsamler punkter til hvert møde og sender dagsorden ud i god tid, så andre kan komme med supplerende punkter. I kan eventuelt sætte en tidsramme for hvert punkt. Hav en ordstyrer til mødet, samt en der laver referat, hvor det er tydeligt at læse, hvilke beslutninger der er taget, og hvem der er ansvarlig. Læg jeres møder strategisk i forhold til planlægning af kursusdage, årsmøde og lignende arrangementer, og læg eventuelt ekstra møder, når der er brug for større planlæggelse af for eksempel kurser. S, 14

15 Hvis et medlem er forhindret i at deltage i et møde, sørg for, at personen gennemgår dagsorden og kommer med sine skriftlige kommentarer inden mødet afholdes. Det er en god idé at planlægge årets møder og aktiviteter fra start ved hjælp af et årshjul eller en tidsplan. På denne måde har I et overblik over, hvordan året kommer til at forløbe, og I kan reservere datoer i jeres kalendere. I årshjulet kan I notere, hvornår I har møder, hvornår I holder sommerferie og deadlines for handlingsplanpunker og andre vigtige datoer i Ungdommens Røde Kors som for eksempel landsmødet eller kurser. Hold nogle af jeres møder på Skype, hvis styregruppen ikke kan samles geografisk Årsmøder Et årsmøde er det sted, hvor nye medlemmer kan vælges ind i styregruppen. Hovedreglen er, at medlemmerne af styregruppen skal vælges af de frivillige på området. Der kan være undtagelser, hvis det for eksempel er en helt ny aktivitet, som er ved at finde sine ben, eller hvis det af andre grunde ikke giver mening at lade alle medlemmerne være på valg. Gode råd fra andre: Det er en god idé at kombinere årsmødet med en workshop eller et kursus for de frivillige. På den måde får flere lyst til at deltage på mødet. I kan lave en forretningsorden for jeres styregruppe, som beskriver reglerne for styregruppens virke. Det vil sige: hvem kan stille op, hvordan skal det ske, hvor mange skal sidde i styregruppen og så videre. S, 15

16 Kommunikation Fase 1 Ad hoc Fase 2 Struktur Fase 3 Konsistent Fase 4 Proaktivt Kommunikation foregår på møder eller efter behov. Emner drøftes tilfældigt. Der er en plan for intern kommunikation på aktiviteterne med klar arbejdsdeling. Plan for intern kommunikation følges konsistent og er tilfredsstillende. Planen evalueres en gang om året. Plan for intern kommunikation evalueres, revideres og forbedres løbende, så det sikres, at de foreslående handlinger udføres og har den ønskede effekt. Vidensdeling Fase 1 Ad hoc Fase 2 Struktur Fase 3 Konsistent Fase 4 Proaktivt Vidensdeling sker ad hoc efter behov eller ønske. Der er en plan for, hvordan der sikres systematisk vidensdeling internt i SG. Plan følges konsistent, og evalueres en gang om året. Planen evalueres, revideres og forbedres løbende, så det sikres, at de foreslåede handlinger udføres og har den ønskede effekt. S, 16

17 Medlemmerne af styregruppen kommer til at arbejde på forskellige opgaver i løbet af året, og det er vigtigt, at I holder hinanden informeret om status på opgaverne og de udfordringer, som I eventuelt møder. I den forbindelse er det også vigtigt, at I har et system for, hvordan I deler information og viden. Opret en form for database, hvor I kan holde styr på de forskellige informationer angående aktivitetsområdet som for eksempel kontaktoplysninger på aktivitetsansvarlige, åbningsdage, antal forløb, eller hvad der nu er relevant for jer at vide. Når der kommer nye medlemmer i styregruppen er det også vigtigt, at I har en god overleveringsprocedure, så de nye medlemmer bliver sat godt ind i arbejdet og også får ejerskab over styregruppens opgaver og ansvar. Lav en facebookgruppe til de mindre ting, I gerne vil vende med resten af styregruppen men husk at lave retningslinjer for brugen Gode råd fra andre: Opret en mappe på Google Drev, Dropbox eller lignende til alle jeres dokumenter, så I altid kan finde vigtige dokumenter frem såsom mødereferater, handlingsplaner, aktivitetsbeskrivelser, retningslinjer, håndbøger og kontaktlister på frivillige. På denne måde kan I også dokumentere styregruppens arbejde og sikre, at alle vigtige dokumenter er tilgængelige for jeres efterfølgere. Vælg en, der er ansvarlig for, at mappen opdateres, og at gamle dokumenter arkiveres, ellers ender den meget let i kaos. Skriv ned, hvilke opgaver der er i de forskellige udvalg eller poster. Dette gælder både inden for de forskellige handlingsplanspunkter, men også hvad det for eksempel indebærer at være formand eller kommunikationsansvarlig. Lav klare retningslinjer for, hvornår, hvorfor og hvordan I kommunikerer med samarbejdspartnere, aktivitetsansvarlige, LUR og andre, så der ikke opstår unødig forvirring og irritation. Lav en håndbog for styregruppen, hvor I skriver om gruppens organisering, opgaver, handlingsplan, møder, hvor man kan finde gruppens dokumenter, og hvad der ellers er vigtigt at vide. S, 17

18 Fællesskab Fase 1 Ad hoc Fase 2 Struktur Fase 3 Konsistent Fase 4 Proaktivt Sporadisk tilhørsforhold hos de frivillige. Stor udskiftning i gruppen. Et vist tilhørsforhold og sammenhold. Løbende en udskiftning i gruppen. Rimeligt sammenhold og følelse af tilhørsforhold. Størstedelen af medlemmerne fastholdes over længere tid. Sammenhold i gruppen. Alle føler, de hører til. Højt engagement, tilhørsforhold og fastholdelse af medlemmerne over længere tid. Når I arbejder sammen i styregruppen, kan det gøre arbejdet bedre, nemmere og sjovere, hvis I sørger for, at der er et godt sammenhold og fællesskab i gruppen. Det er vigtigt, at alle føler sig som en del af gruppen, og at deres arbejde er betydningsfuldt. Kontinuitet i gruppen giver også bedre resultater på længere sigt. Gode råd fra andre: Når I er helt nye som styregruppe, eller hvis der er udskiftning af medlemmer i styregruppen, er det en god idé at bruge lidt ekstra energi på at få nye medlemmer godt integreret i gruppen. I kan for eksempel tage på weekend sammen eller lave et større arrangement, hvor I har tid til både at udvikle handlingsplan og lære hinanden at kende. Afstem jeres forventninger til hinanden; hvor meget tid kan I lægge i arbejdet hver især, vil der være perioder, hvor nogle af jer har ekstra travlt, hvad forventer I af hinanden, når det gælder aflysning af møder og lignende. I kan eventuelt skrive det ned i en styregruppeaftale. Giv plads til og vær åbne over for, hvad den enkelte gerne vil have ud af styregruppearbejdet, og hvor meget tid I hver især kan lægge i arbejdet. S, 18

19 Afsæt tid af til en ordentlig frokostpause til jeres møder, hvor der er tid til at snakke om noget helt andet. Hold af og til styregruppens møder hos hinanden, så I også mødes i uformelle rammer. S, 19

20 Kerneopgaver Som styregruppe i Ungdommens Røde Kors har I en række kerneopgaver, som bidrager til, at aktiviteterne kører og udvikler sig, som de skal. Nedenfor kan I læse mere om jeres overordnede opgaver, som er kontakt til og opstart af aktiviteter, uddannelse af frivillige og arbejdet med forandringsteori og evaluering. Aktiviteter Fase 1 Ad hoc Fase 2 Struktur Fase 3 Konsistent Fase 4 Proaktivt Kontakt mellem SG og aktivitetsgrupper sker ad hov efter ønske eller behov. Der er en opdateret oversigt over aktiviteter med kontaktoplysninger til aktivitetsledere. Der er en fast model for kontakt og udvikling af aktiviteter, der b. la. adresserer omfang, behov, vidensdeling, inspiration, samarbejde og kontakt. Modellen evalueres en gang om året. Model for udvikling af aktiviteter overholdes. Modellen evalueres, revideres og forbedres løbende, så det sikres, at de foreslående handlinger har den ønskede effekt. Som nævnt i indledningen er kernen i Ungdommens Røde Kors de konkrete aktiviteter til gavn for udsatte børn og unge. Styregruppen skal have kontakt til aktiviteterne og herigennem støtte, rådgive og lede aktivitetsgrupperne i deres arbejde. På den måde får I også viden om, hvilke udfordringer der er, som I kan tage udgangspunkt i, når I planlægger uddannelsesdage. Det er vigtigt, at I er synlige over for de frivillige, så de ved, hvad de S, 20

21 kan bruge jer til. For at holde kontakt til de frivillige kan I holde frivilligmøder, hvor I også kan præsentere jer selv og det arbejde, I udfører. Geografiske forskelle kan her være en udfordring, hvis nogle aktiviteter er placeret langt væk fra styregruppen. Derfor vil I muligvis have nogle frivillige, som kun ser jer, når der er større arrangementer. I skal derfor sikre jer, at programmet til frivilligmøder og kurser er relevant og inspirerende, så de frivillige virkelig føler, at de går hjem med noget nyttigt. Det giver dem ligeledes en god grund til at komme igen næste gang også selvom der er langt. En af styregruppens vigtigste opgaver er at udvikle det aktivitetskoncept, som aktiviteterne er bygget op omkring, så aktiviteterne hele tiden er gode og aktuelle. Dette sker blandt andet gennem retningslinjer for aktiviteterne, konceptudvikling, uddannelse af frivillige og vidensdeling på tværs af geografiske forskelle. Gode råd fra andre: Hav en opdateret oversigt over aktiviteter og kontaktoplysninger på aktivitetsledere, og hav løbende kontakt til dem. Lav faste aftaler for, hvem der kontakter de frivillige og hvornår husk, at de måske også bliver kontaktet af LUR en, som også skal følge med i, hvordan det går med aktiviteterne i deres lokalområde. Lav håndbøger eller lignende, hvor I samler gode råd, retningslinjer og erfaringer - på den måde er det lettere for de frivillige at finde og lettere at overdrage mellem dem. Send nyhedsbreve med styregruppens arbejde og nyheder på aktivitetsområdet til aktivitetsledere og menige frivillige. Tænk ud af rammerne! Måske har de frivillige brug for, at I faciliterer en brainstorm, der kan få dem til at løse en opgave på en ny måde. Tag de frivillige med på råd. Spørg dem, hvordan aktiviteterne kan forbedres. Hvis det giver mening på jeres aktivitet, kan I beslutte, at bestemte medlemmer af styregruppen er kontaktperson for bestemte aktivitetsgrupper eller -ledere. S, 21

22 Opstart af nye aktiviteter Fase 1 Ad hoc Fase 2 Struktur Fase 3 Konsistent Fase 4 Proaktivt Aktiviteter opstartes sporadisk efter ønske fra brugere, frivillige eller LUR. Der er en vejledning for, hvordan nye aktiviteter opstartes. Vejledningen omhandler kontakt til LUR en og sekretariatet. Sekretariatet, LUR en og andre kender og følger vejledningen for opstart af nye aktiviteter. Vejledningen evalueres og forbedres en gang om året. Vejledningen evalueres, revideres og forbedres løbende, så det sikres, at de foreslåede handlinger har den ønskede effekt. En af styregruppens kerneopgaver er at sikre, at nye aktiviteter bliver startet på den bedst mulige måde. Når der starter nye aktiviteter vil det nogle gange være, fordi vi har fået midler fra en pulje eller fond under forudsætning af, at vi udvider antallet af aktiviteter. Andre gange vil det være lokale samarbejdspartnere, som gør jer, en LUR eller sekretariatet opmærksomme på, at der er behov for jeres tilbud netop dér. Det kan også være, at I beslutter i forbindelse med handlingsplanen, at I ønsker at afdække mulighederne og behovene for at starte jeres aktivitet i nye områder. Under alle omstændigheder skal I sikre jer, at der er økonomi til at starte aktiviteter op, inden I går i gang. I skal også huske at orientere LUR en i området. Gode råd fra andre: Samarbejd med den lokale LUR de har godt kendskab til lokalområdet. Lav en guide for, hvordan man bedst starter jeres aktiviteter: Hvem skal man samarbejde med, hvad skal på plads, inden man går i gang, hvilken slags frivillige skal man rekruttere og så videre. På den måde samler I jeres erfaringer med opstart af aktiviteter ét sted. Lav samarbejdsaftaler med de lokale samarbejdspartnere som f.eks. skal stille lokaler til rådighed eller skal hjælpe med at henvise børn og unge til aktiviteten. S, 22

23 Husk, at det tit tager noget tid, før børnene kommer på aktiviteten, så tænk i, hvordan I vil gøre opmærksom på tilbuddet, og hvordan I gør det trygt og let for børnene at komme. Økonomien Ungdommens Røde Kors indtægtskilder omfatter private fonde, offentlige puljer, tilskud fra Røde Kors i Danmark, tipsog lottomidler (administreret af Dansk Ungdoms Fællesråd), salg af merchandise, medlemskontingenter og diverse indtægtsgenererende aktiviteter. Hvert aktivitetsområde har sit eget budget, som lægges i efteråret. Det er konsulenten for jeres område, som har ansvar for at lægge budgettet. Konsulenten fremlægger budgettet for jer til godkendelse, hvorefter det sendes til godkendelse i landsstyrelsen. Hvis I som styregruppe gerne vil have et indblik i økonomien på jeres område, så bed konsulenten om at gennemgå budgettet med jer. Udover de overordnede regler for refusion af udgifter til aktiviteter (se bag på refusionssedlen) har mange aktivitetsområder individuelle retningslinjer for, hvornår og hvor mange midler de frivillige må bruge på aktiviteterne. S, 23

24 Læringsstrategi Fase 1 Ad hoc Fase 2 Struktur Fase 3 Konsistent Fase 4 Proaktivt Der er ingen systematisk læringsindsats. Frivilliges kendskab til formål med aktiviteten og egen rolle er begrænset. Der er udarbejdet en plan for læring. Alle frivillige tilbydes uddannelse inden for aktiviteten, der introducerer til URK s visioner, metoder og strategier. Alle frivillige modtager aktivitetsspecifik uddannelse, med fokus på præmis, indsats og problematikker særlige for aktiviteten. Der tilbydes aktivitetsspecifik lederuddannelse. Læringsindsatsen evalueres en gang om året. Alle frivillige og ledere indgår i et uddannelsesforløb med høj kvalitet, der sikrer, at alle frivillige er klædt på til at løfte deres aktivitetsbestemte opgaver og udfordringer. Læringsindsatsen evalueres, revideres og forbedres løbende, så det sikres, at det har den ønskede effekt. Det er vigtigt, at alle frivillige er godt rustet til de opgaver, som de står over for. Derfor skal alle styregrupper have en strategi for, hvordan nye frivillige bliver introduceret bedste muligt til arbejdet. Derudover skal I planlægge, hvordan de løbende bliver klædt endnu bedre på gennem en aktivitetsspecifik uddannelse med fokus på de præmisser, indsatser og problematikker, som er særlige for aktiviteten. Gode råd fra andre: Lav et introkursus inden for aktiviteten, der udover at introducere til selve aktiviteten også introducerer til Ungdommens Røde Kors visioner, metoder og strategier. Sørg for, at nye medlemmer af styregruppen også gennemgår dette kursus, da det giver et godt indblik i jeres aktivitet. S, 24

25 Lav et specifikt kursus for aktivitetsledere med fokus på nogle af de udfordringer og opgaver, de frivillige ledere står over for på netop jeres aktivitet men husk også, at der er en lederuddannelse for alle ledere i Ungdommens Røde Kors, som også kan klæde dem på til de mere generelle aspekter af ledelsesarbejdet. Spørg jeres frivillige til råds: hvad mangler de af viden og uddannelse for at føle sig kompetente til deres opgaver? Informér jeres frivillige om de kurser, URK Academy tilbyder. I kan finde dem på hjemmesiden. Undersøg ligeledes, om der er nogle kurser, der er relevante for jeres eget arbejde i styregruppen. Sørg for at de frivillige til jeres kurser får mulighed for at dele erfaringer og sparre med hinanden omkring nogle af de emner, der er aktuelle på aktivitetsområdet. Det er tit noget af det, de frivillige siger, at de får rigtigt meget ud af. Opret en facebookgruppe for frivillige på jeres aktivitet, hvor de kan sparre med hinanden og husk, at de ikke skal dele fortrolige oplysninger om børnene der. S, 25

26 Forandringsteori Fase 1 Ad hoc Fase 2 Struktur Fase 3 Konsistent Fase 4 Proaktivt Forandringsteori eksisterer ikke, og/eller der er ikke bevidsthed om den. Workshop i forandringsteori er afholdt. Ikke alle frivillige i SG kender nødvendigvis til den. Aktivitetsgrupper og SG kender og bruger forandringsteorien. Alle frivillige er introducerende i forandringsteori på grundkursus. Forandringsteori bruges aktivt og tilfredsstillende. Evaluering Fase 1 Ad hoc Fase 2 Struktur Fase 3 Konsistent Fase 4 Proaktivt Evaluering af aktiviteter sker ad hoc efter ønske eller behov. Der er udarbejdet en plan for læring. Alle frivillige tilbydes uddannelse inden for aktiviteten, der introducerer til URK s visioner, metoder og strategier. Der er en plan for evaluering, der fastlægger og definerer rammerne, omfang og formål med evalueringen. Evalueringsindsatsen anvendes tilfredsstillende, og evalueres, revideres og forbedres løbende, så det sikres, at de foreslåede handlinger har den ønskede effekt. S, 26

27 I Ungdommens Røde Kors arbejder vi med et evalueringskoncept, som bygger på forandringsteori. En forandringsteori beskriver sammenhængen mellem det problem, man ønsker at gøre noget ved, og de redskaber, man bruger. Det vil sige, hvordan ens aktiviteter leder til resultater og har den ønskede effekt. Helt konkret beskriver man målgruppen og problemstillingen, ressourcer, aktiviteter, resultater og målsætninger (eller effekt) på kort, mellemlangt og langt sigt. Hvis målgruppen for eksempel er ensomme unge, så beskriver forandringsteorien, hvordan Ungdommens Røde Kors gennem gode faciliteter og frivillige (ressourcer) kan drive en café (aktivitet), der skaber et trygt og rummeligt miljø (resultater), som på længere sigt betyder, at de unge møder andre unge og bliver mindre ensomme (målsætningen). På baggrund af forandringsteorien kan I udvikle en evalueringsindsats for jeres aktivitet. I kan opstille indikatorer for, hvordan man kan lave den efterfølgende dataindsamling. Det er op til den enkelte styregruppe, hvilke mål I ønsker at opstille for jeres aktiviteter, og hvordan I vil måle på det. Hvis jeres aktivitetsområde ikke allerede har en forandringsteori, er det altså en af de opgaver, som ligger foran jer. Det kan selvfølgelig også være, at den eksisterende forandringsteori trænger til at blive opdateret. En af jeres opgaver er løbende at evaluere på jeres aktiviteter med udgangspunkt i jeres forandringsteori. Derfor bør I have en plan for evaluering, der fastlægger og definerer rammer, omfang og formål med evalueringen. Hvis I indsamler evalueringsresultater, skal I være klar på at handle på dem. Hvis de frivillige eller brugere på aktiviteten giver feedback på noget, er det vigtigt, at I tager det med i jeres videre arbejde med udviklingen af aktivitetsområdet. Hvis I har nogle udfordringer i forhold til jeres evalueringsarbejde eller har brug for feedback på jeres dataindsamling, så er I velkomne til at kontakte sekretariatet. Gode råd fra andre: Hav en klar og tydelig evalueringsproces, så I er enige om, hvordan I gør det. Brug jeres evalueringer som et redskab til at forbedre jeres aktiviteter. Saml op på jeres evalueringsresultater, så I kan bruge det i videre arbejde og til dokumentation af, hvilken effekt jeres arbejde eller aktiviteter har. S, 27

28 Fortalerarbejde Fase 1 Ad hoc Fase 2 Struktur Fase 3 Konsistent Fase 4 Proaktivt Ingen eller usystematisk promovering af området efter ønske eller behov. Der er en plan for hvordan SG ønsker at promovere aktiviteten. Planen omfatter talerække, definition af aftalte områder, budskaber m.m. og tager højde for SGs strategiske mål for området. Planen følges konsistent og evalueres en gang om året. Planen evalueres, revideres og forbedres løbende, så det sikres, at de foreslående handlinger har den ønskede effekt. Ungdommens Røde Kors vil et samfund, hvor alle er noget særligt for nogen. Udover at arbejde for dette gennem de mange konkrete aktiviteter, så ønsker vi også gennem fortalerarbejde at fremme, at endnu flere deler vores drøm og arbejder i samme retning som os. Som styregruppe bidrager I til fortalerarbejdet ved at promovere jeres aktiviteter. Det kan også ske lokalt i samarbejde med LUR erne. Pressearbejde og fortalerarbejde aftales altid i samarbejde med sekretariatets kommunikationsafdeling og jeres konsulent. Gode råd fra andre: Indsaml alle de gode historier eller udfordringer, I oplever, at børnene har måske kan de bruges til pressearbejdet eller i forbindelse med kampagner. I kan også dele de små gode historier på aktivitetens facebookgruppe, så alle aktivitetens frivillige kan få glæde af dem eller opfordre de frivillige til at fortælle de små historier fra deres frivillige arbejde i deres omgangskredse. S, 28

29 Følg med i pressen måske bliver jeres målgruppe aktuel, og så kan det være, at sekretariatets kommunikationsafdeling kan hjælpe med at skabe opmærksomhed om jeres målgruppes udfordringer og det arbejde, som I gør. S, 29

30 Uddannelse til styregruppen I Ungdommens Røde Kors har vi et uddannelsessystem for frivillige med forskellige tilbud, alt efter hvilken form for frivilligt arbejde man laver. På hjemmesiden under URK Academy kan du læse om de uddannelsesmuligheder, du har. S, 30

31 S, 31

32 Hvilke formalia skal I kende til? Som frivillig i styregrupperne er der nogle formelle ting, I skal kende til. Nedenfor kan I orientere jer i de væsentligste dokumenter og politikker, som alle kan findes i værktøjskassen på hjemmesiden. I værktøjskassen finder I også andre dokumenter, som I kan få brug for i forbindelse med jeres frivillige arbejde for eksempel skabelon til PowerPoint-præsentationer eller skabeloner til frivillig-anbefalinger. Værktøjskassen findes under overskriften Hvem er vi? på hjemmesiden nederst i venstre hjørne. Børneattester Alle frivillige, der har direkte kontakt til/færdes fast blandt børn og unge under 15 år, skal aflevere en børneattest. Børneattesterne udfylde elektronisk via hjemmesiden. Samværspolitikken Alle frivillige i Ungdommens Røde Kors skal kende til vores samværspolitik, der handler om, hvordan man forebygger overgreb på børn og mistanke om overgreb. I kan finde den i værktøjskassen eller få den tilsendt i trykt udgave. Underretningspligt I værktøjskassen kan I se reglerne for, hvornår I som frivillige har pligt til at underrette kommunen om de forhold, et barn lever under. Underretningspligten, som gælder for alle, der arbejder med børn og unge under 18 år, går altid forud for den tavshedspligt, I og jeres frivillige har på aktiviteten. Frivilligpolitikken Ungdommens Røde kors frivillighedspolitik fastlægger de rammer, I som frivillige arbejder og samarbejder under. Kursusdeltagerliste Hver gang I holder et kursus i Ungdommens Røde Kors, skal I udfylde en kursusdeltagerliste og sende det til sekretariatet i København. Refusionssedler I værktøjskassen kan I downloade og printe refusionssedler, hvis I har haft udgifter til transport eller andre udlæg. Vær opmærksom på reglerne for refusion, som står på refusionssedlen, samt eventuelle aktivitetsspecifikke regler. Henvisning til andre organisationer Nogle gange oplever vores frivillige, at brugerne har problemer, der er større end dem, vi som frivillige kan og skal håndtere. I de tilfælde skal vi henvise til andre. I værktøjskassen kan I finde en S, 32

33 oversigt over steder, som vi typisk henviser til. Hvis I er i tvivl, kan I altid spørge konsulenten på sekretariatet. Kommunikationsmanual I vores kommunikationsmanual kan I få gode råd til, hvordan I fortæller om vores arbejde for børn og unge. Kommunikationsmanualen indeholder retningslinjer for brugen af vores logo, skrifttyper, standardtekster og grafik. I kan finde manualen i værktøjskassen på hjemmesiden under Hjælp til kommunikation. Her kan I også se, hvordan I kan bruge organisationens trykmaskine til at lave foldere, plakater m.v. Strategien I Ungdommens Røde Kors arbejder vi ud fra flerårige strategier, som vedtages på landsmødet. Medlemskab Man behøver ikke være medlem af Ungdommens Røde Kors for at være frivillig, men det er en god idé. Det koster kun 150 kroner pr. kalenderår at være foreningsmedlem af Ungdommens Røde Kors, men et medlemskab er meget mere værd. Udover at dit medlemskab støtter, får vi for hvert medlem under 30 år flere hundrede kroner i støtte fra tipsmidlerne via Dansk Ungdoms Fællesråd. Man kan også blive støttemedlem og støtte med et valgfrit beløb på minimum 50 kroner om måneden. S, 33

34 S, 34

35 S, 35

36 Ungdommens Røde Kors Hejrevej 30, 2. sal 2400 København NV info@urk.dk Ungdommens Røde Kors Skt. Johannes Allé 2, Aarhus Ungdommens Røde Kors Ungdomshuset Nørregade Odense C