Referat af Bestyrelsesmøde d kl

Transkript

1 Referat af Bestyrelsesmøde d kl Deltagere : Jane, Lotte, Dorte og Allette Referent: Allette Dagsorden: 1. Godkendelse af dagsorden 2. Godkendelse af referat 3.Generalforsamling 4. Evt. og dato for nyt bestyrelsesmøde Ad 1. Godkendelse af dagsorden: Godkendt Ad 2. Godkendelse af referat: Godkendt Ad 3. Generalforsamling: Forslag om vedtægtsændring. Bestyrelsen har følgende forslag til vedtægtsændring: 11 Forslag der ønskes behandlet på generalforsamlingen skal være bestyrelsen i hænde senest 3 uger før generalforsamlingen- mod nuværende 31. januar. Derudover skal der foretages nogle ændringer så vedtægten lever op til kravene i Folkeoplysningsloven. Allette kontakter Sorø kommune for flere oplysninger. Forslag til næste års kontingent. Der forslås en mindre forhøjelse: Familie: 700 kr/år Voksne: 410 kr/år Børn: 270 kr/år Ad 4. Evt. og dato for nyt bestyrelsesmøde: Allette meddeler at der er indsendt høringssvar til Sorø kommune vedr. udmøntning af forøgelse på ,00 kr. til folkeoplysende aktiviteter. Forslag til aktivitet: Oplæg om distanceridning v/ en distancerytter (behandles på senere møde) Affødt af nogle kendelige hændelser i andre klubber opfordrer Distrikt 4 generelt til at bestyrelserne gennemgår kontobevægelser på klubbens konti på hvert bestyrelsesmøde. Punkter til næste bestyrelsesmøde: Fornyelse af børneattester Brug af sikkerhedsvest Spejle Klubtøj Arbejdsskadeforsikring ved f. eks. stævner og arbejdsdage Referat af Bestyrelsesmøde d kl

2 Deltagere : Jane, Lotte og Allette Afbud: Dorte Referent: Allette Dagsorden: 1. Godkendelse af dagsorden 2. Godkendelse af referat 3.Meddelelser fra formand 4. Meddelelser fra kasserer 5. Meddelelser fra diverse udvalg 6. Planlægning af kommende generalforsamling 7. Repræsentantskabsmøde 8. Evt. og dato for nyt bestyrelsesmøde Ad 1. Godkendelse af dagsorden Indsættelse af nyt pkt. 8: Klubpokaler Evt. rykker ned som pkt. 9. Degsorden herefter godkendt. Ad 2. Godkendelse af referat Dorte har indsendt et par korrektioner, som skrives ind i referatet. Derefter godkendt. Ad 3. Formanden havde følgende meddelelser: Jane har forsøgt at forny vores SE-nr hidtil uden held. Jane anmoder udstederne om at hun og Lotte fremover får en automatisk påmindelse om fornyelsen, så ikke vi kommer for sent i gang med det næste år. Jane har forsøgt at få fat i Jesper Nielsen fra Distrikt 4 vedr. reglerne for kantinedrift. Bliver ved at forsøge. Distriktsmappen er kommet retur fra Anja. Allette undersøger hvad den indeholder. Voltipigerne fra 1. holdet er inviteret til hyldest på Postgården d. 9. februar. Årsagen er at de er blevet placeret ved DM og Nordisk mesterskab. Der er også inviteret en vindende distancerytter fra klubben. Ad 4. Kassereren meddeler: Intet Ad 5. Meddelelser fra diverse udvalg: Dorte og Allette vil besøge Møllebakken for at se på deres spejle og blive inspireret. Ad 6. Planlægning af kommende generalforsamling: Lokalet på Stenlille skole er booket. Gerhard er booket. Jane laver udkast til dagsorden med indkaldelse og sender den til kommentering i bestyrelsen + Rita. Den sættes på hjemmesiden og sættes op på rideskolen. Vedr. dagsorden: der skal ikke laves vedtægtsændringer i år.

3 Ad 7.Repræsentantskabsmøde Vi kan sende 3 deltagere. Hverken Jane, Lotte eller Allette kan deltage. Ad nyt pkt. 8. klubpokaler: Lotte har et par af klubbens pokaler stående derhjemme, men ingen ved rigtig hvad de har været givet for tidligere. Bestyrelsen drøftede muligheden for at lave den ene om til en vandrepokal for én der har gjort en særlig indsats i årets løb. Ad nyt pkt. 9. Evt. og dato for nyt bestyrelsesmøde: Malerdagen d. 1. maj: Denne dag bliver helliget til at male springene. Når referatet er godkendt og sendes til hjemmesiden sendes det samtidig til Rita og Jørgen. Klubben har fået tilbud om at overtage en brugt skurvogn med lys, møbler, el og elradiator fra Gørlevskuet. Bestyrelsen er meget interesseret i at bruge den som dommervogn og afventer yderligere henvendelse. Punkter til næste møde: Hjemmesiden i fremtiden (herunder aktivering af børnene på hjemmesiden) Sidste planlægning af generalforsamling Spejle klubtøj Næste bestyrelsesmøde: mandag d. 28. februar 2011 kl hos Jane på Hovedgaden i Stenlille. Derefter Fastelavnsmøde på rideskolen kl Referat af Bestyrelsesmøde d kl Deltagere : Jane, Lotte, Dorte og Allette Referent: Allette Dagsorden: 1. Godkendelse af dagsorden 2. Godkendelse af referat 3.Meddelelser fra formand 4. Meddelelser fra kasserer 5. Kommende generalforsamling 6. Årskalender 2011 (aktiviteter) 7. Cafetariadrift regler if. Levnedsmiddel-/Sundhedsstyrelsen 8. Generalforsamling i Distrikt 4 9. Evt. og dato for nyt bestyrelsesmøde Ad 1. Godkendelse af dagsorden Indsættelse af punkt under evt.: Året der er gået. Herefter godkendt

4 Ad 2. godkendelse af referat Referatet godkendt Pkt 7: Status på kontingentrestancer: En del har betalt, nogle få har meldt sig ud af klubben. De sidste få restancer opkræves sammen med betalingen for det kommende år, som netop er udsendt. Pkt 3: Forslag om at bestyrelsen lægger en plan for hvordan man vil bruge de 5000 kr. som vi modtog fra kommunen sidste år Ad 3. Formanden havde følgende meddelelser: Huslejekontrakt underskrevet Voltiudvalget skal købe ny hest og vil udbyde anparter i hesten til alle interesserede. Klubben må godt støtte med et beløb til indkøbet. Bestyrelsen ønsker ikke at købe anpart, men vil alt afhængig af klubbens økonomi og en prioritering af klubbens øvrige ønsker overveje at støtte med et beløb. Jane har søgt Sorø Spare- og lånekasses fond om kr. Der er givet meddelelse om at der støttes med et beløb men størrelsen på beløbet ikke meddelt endnu. Ad 4. Kassereren meddeler: Medlemskontingentopkrævninger er udsendt. Klubben har nu medlemmer. Medlemstallet er svagt opadgående. Prognose på årets resultat: Forventningen er, at klubben kommer ud med et lille overskud. For fremtiden SKAL stævnegebyrer indbetales via netbank. Afregning for leje af ponyer til stævner afregner Lotte herefter samlet med Rita. Alle aktiviteterne i løbet af året har givet overskud Ad 5. Kommende Generalforsamling Datoen for generalforsamling søges lagt torsdag d. 10. marts, alternativt torsdag d. 17. marts eller torsdag d. 24. marts. Vi prøver at få et lokale på Stenlille skole. Lotte og Jane er på valg. Allette ønsker at udtræde Dorte genopstiller Bestyrelsen drøftede arbejdsbyrden, som er stor. Det forløbne år har vist, at bestyrelsen ikke kan magte den praktiske planlægning og afvikling af alle aktiviteterne oven i bestyrelsesarbejdet.aktiviteterne og ikke mindst stævnerne er vigtige for klubbens medlemmer og i sidste ende for klubbens overlevelse. Hvis ikke vi har aktiviteter og stævner dør klubben ud også økonomisk, da startgebyrerne er en vigtig indtægt. Bestyrelsen drøftede en løsning på problemet og blev enige om, at der bør nedsættes et stævneudvalg til at stå for planlægning og afvikling af stævnerne. Bestyrelsen vil herefter kunne koncentreres sig om udvikling af klubben, søge fonde m.v.

5 Stævneudvalget skal være så stort at ikke alle dets medlemmer behøver at være involveret i alle stævner. Der udpeges en formand, som har den koordinerende funktion i forhold til stævnerne. Det er vigtigt at medlemmerne har lyst og tid til at deltage i arbejdet med stævnerne. Til praktisk hjælp i forbindelse med stævner opretholdes ordningen med at alle deltagere ved stævner lægger 1 times arbejde før eller under stævnet. Ad 6. Årskalender 2011 (aktiviteter) Bestyrelsen foreslår følgende stævneaktiviteter i 2011: Stævner: 2 springstævner 3 dressurstævner 1 voltistævne Afvikling: 3 stævner før sommerferien og 3 stævner efter sommerferien Stævneudvalget planlægger og afvikler alle stævner Øvrige aktiviteter: 1 malerweekend (forhindringerne på springbanen) Fastelavnsarrangement Halloweenarrangement 1 Julearrangement Bestyrelsen planlægger og afvikler disse arrangementer Ad 7.Cafeteriadrift regler if. Levnedsmiddelstyrelsen Bestyrelsen har gennemlæst reglerne for cafeteriadrift og de er meget strikse. Forholdene er ikke til at vi må sælge noget, som vi selv har produceret. Salget ved stævner skal opfylde reglerne. Jane kontakter distriktskonsulenten ved Distrikt 4 og forhører sig om forholdende ved kantinedrift og hvordan andre klubber har grebet sagen an. Jane kontakter også Anja for at få opslagsmappen fra Distrikt 4, der står muligvis noget i den. M.h.t. Fastelavnsarrangementet undersøger Allette reglerne for udlevering/salg af fastelavnsboller og kaffe. Bestyrelsen besluttede at det vil være en fordel hvis alle arrangementer(undtagen stævner) for fremtiden har et mindre deltagergebyr, men at man så til gengæld ikke har salg af noget på dagen. Dette vil lette afviklingen af arrangementerne og sikre en lille indtjening ved alle arrangementer. Ad 8. Generalforsamling i Distrikt 4: Afholdes 9. februar kl Jane og Dorte deltager Ad 9 Evt. og dato for nyt bestyrelsesmøde:

6 Bestyrelsen drøftede året der er gået. Godt år, men arbejdsbyrden for bestyrelsen har været alt for stor. (se også pkt. 5) Vi skal huske at cleare datoer for arrangementer med Rita og Jørgen. Jane fornyr klubbens SE-nr det skal fornys hvert år. Aktivitetsplanlægningsmøde mandag d. 31. januar kl på rideskolen. Lotte informerer Michelle og Rita. Næste bestyrelsesmøde mandag d. 7. februar kl hos Jane på hovedgaden i Stenlille. Klubben har købt en grønthøster til slåning af springbanen. Det skal afklares med Jørgen om vi må bruge hans traktor. Klubben udsender invitationer til arrangementer. Uddeles sammen med girokortene. Vi skal tjekke om den nye printer i dommerkontoret virker. Indmelding af nye medlemmer: Vi mangler oplysninger om medlemmerne. Når der f.eks. indbetales medlemskontingent via netbank det ikke nok at skrive barnets navn..klubben vil arbejde for at man for fremtiden melder sig ind i klubben elektronisk via hjemmesiden. Derved kan vi sikre at alle relevante oplysninger bliver givet. Vi beder Michelle om at undersøge mulighederne for at få tilmelding på hjemmesiden. Lotte har lavet et skema som kan bruges ved tilmelding hos Rita Punkter til næste møde: Klubtøj. Dorte indhenter priser fra forskellige leverandører på softshell, Fleese trøjer, t-shirts og sweat-shirt. Ida har logoet i en trykvenlig version. Prioritering af arbejdsopgaver Søgning af rådighedsbeløb