Referat fra dialogmøde med markedet den

Transkript

1 Haderslev Kommune Udbud og Indkøb Gåskærgade Haderslev Fax Dir. tlf Sagsident: 16/30972 Sagsbehandler: Majbritt Laurine Frødstrup Referat fra dialogmøde med markedet den Deltagere Kim Hovmann Larsen, Aabenraa Kommune Sten Betag, Ledon A/S Henrik Prydsø, Tønder Kommune Keld Anker, Sdr Otting Skole, Haderslev Kommune Christina Bess Hansen, Teknik og Miljø Haderslev Kommune Mona Petersen Pædagogik og Læring Haderslev Kommune John Petersen, Hags A/S Tina Haahr Bihl, Hede Danmark Heidi Wael, Unika A/S Kasper Winther- Sørensen, Kompan A/S Majbritt Laurine Frødstrup, Udbud & Indkøb, Haderslev Kommune Heidi Bøg Nilsen, Udbud & Indkøb, Haderslev Kommune Indledning Majbritt Laurine Frødstrup byder kort velkommen og beretter om, at Haderslev Kommune tidligere har været en del af et dynamisk indkøbssystem på legepladser i Jysk Fællesindkøb. Nu ønskes der oprettet et tilsvarende dynamisk indkøbssystem i Sydjysk Udbuds Samarbejde, SUS, som består af Haderslev Kommune, Aabenraa Kommune og Tønder Kommune. Metoden i et dynamisk indkøbssystem Majbritt Laurine Frødstrup orienterer kort om begrebet Dynamisk Indkøbssystem. Dynamisk indkøbssystem skal følge proceduren i begrænset udbud. Det vil sige, at der gennemføres en prækvalifikation. Prækvalifikationen foregår ved etableringen er det dynamiske indkøbssystem. Kravene vil være økonomi og tekniks formåen of formentlig også referencer. Alle leverandører, der overholder de stillede krav til prækvalifikation kan komme på systemet. Leverandører kan under forudsætning af at de overholder krav til prækvalifikation komme på det dynamiske indkøbssystem løbende.

2 Markedet pointerer at der i de stillede krav skal tages hensyn til upcomming leverandører. Der skal ikke - som det var tilfældet tidligere - bydes ind med at foreløbigt tilbud. De egentlige tilbud skal sendes ind, når der er at aktuelt projekt at byde på. Priser på de enkelte produkter bliver derved det dynamiske indkøbssystem ført relevant, når det enkelte projekt udbydes. Når det dynamiske system er etableret, vil proceduren være den at de leverandører, der er tilknyttet en given kategori, får direkte besked, når der sættes noget i miniudbud indenfor den pågældende kategori i det dynamiske indkøbssystem. Det er tanken at det dynamiske indkøbssystem i SUS på legepladser skal køre i ti år. En leverandør påpeger, at det med så lang kontraktperiode bør indarbejdes gensidig opsigelsesmulighed. Etablering af dynamisk indkøbssystem Prækvalifikationen til det dynamiske indkøbssystem bliver bekendtgjort på EU Supply dvs. på TED databasen. Dette vil dermed være synligt på udbud.dk samt på de involverede kommuners hjemmesider. Leverandører, der har abonnement på et udbudssystem, vil få direkte besked derfra. Kategorier Det dynamiske indkøbssystem vil blive oprettet med en række kategorier. SUS forventer at lave op til 12 kategorier. Det tekniske i det elektroniske udbudssystem er ikke optimal endnu til et dynamisk indkøbssystem. I værste fald skal leverandøren ansøge om prækvalifikation på hver af de 12 kategorier dvs. ansøge 12 gange ved opstart af det dynamiske indkøbssystem. Den enkelte leverandør vælger selv hvilke og hvor mange kategorier vedkommende vil byde ind på. Det er planen, at det dynamiske indkøbssystem skal omfatte legepladser, parkurbaner, multibaner samt fitness og aktivitetspladser og at der på de enkelte kategorier er muligt at udbyde både som totalentreprise og for de enkelte redskaber særskilt. Konkurrenceudsættelsen kan ske i omvendt licitation, hvor der ikke konkurreres på prisen, men alene på hvad det tilbydes og i hvilken kvalitet, eller der kan i andre tilfælde være prisparametre inde over. Der bliver spurgt til, hvordan man sikrer sig at helheden bliver tilgodeset. Side 2 af 5

3 Svaret er, at det vil være på en kategori som omfatter totalentreprise for et givent projekt. Måske vælges netop helhed og sammenhæng som et af tildelingskriteriet i det pågældende miniudbud. Leverandørsiden gør opmærksom på at der er vigtigt at være skarpe på de enkelte kategorier for at gøre det lettest for brugere af systemet. Det spørgers til - Hvorfor så mange kategorier? Svaret er, at der deles op i mange kategorier, for at der er så en bred vifte af muligheder i forhold til at kunne tildele på pris hhv. kvalitet. Der prækvalificeres til hver kategori. Leverandørsiden foreslår, at der lave en kategori af legeredskaber er endnu ikke findes. Evt. som option. Svar til dette er, at de ting der opstår og udvikles i det dynamiske indkøbssystems levetid kan jo efterspørges undervejs. Nye virksomheder kan komme på systemet. Skift i kategori Der spørges ind til en situation, hvor der er tvungen besigtigelse og institutionen i den sammenhæng bliver opmærksom på, at der er nødvendigt eller ønskeligt at skifte kategori skal miniudbuddet så annulleres og genudbydes svaret hertil er ja. Antal tilbud Systemet har en iboende risiko for at en ordregiver modtager mange tilbud på en given opgave. Dette har hidtil ikke været et problem. Typisk har Haderslev Kommune på det tidligere dynamiske indkøbssystem modtaget 5-6 tilbud. Det er fint niveau. Der bliver spurgt til, hvorvidt der må godtages tilbud, hvis det kun kommer ét tilbud på en opgave. Svaret hertil at ja det må ordregiveren gerne opgaven har jo været udsat for konkurrence. Det vil være op til den kommune, der udbyder, om denne vil godtage det fremsendte tilbud eller ændre og udbyde igen. Bagatelgrænse Der lægges op til at der i systemet bliver lagt en bagatelgrænse på ca kr. til kr. Det giver ingen mening at udbyde småting over et dynamisk indkøbssystem. Ved supplementer til eksisterende legepladser vil bagatelgrænsen formentligt være kr. og ved nye anlæg, der ikke skal passe ind i noget eksisterende vil bagatelgrænsen være kr. Kommentarer fra markeredet er at bagatelgrænsen bør hæves. Det bliver dyrt i transaktionsomkostninger, hvis der kommer seks tilbud på et projekt til kr. Side 3 af 5

4 Evt. rammeaftale ved siden af Småting dvs. under bagatelgrænsen vil formentligt blive udbudt på en rammeaftale. Denne løsning vil blive valgt for at gøre indkøb af legepladsudstyr håndterbart af de enkelte institutioner. Der spørges ind til om det betyder at et gyngebræt ikke nødvendigvis skal købes hos den leverandør der har oprindeligt har leveret gyngestativet og svaret hertil er: Ja. Leverandørsiden spørger kritisk ind til tanken om at lave rammeaftale. Hvorfor ikke blot lade det være frit? Svaret er at småting tilsammen kan være udbudspligtig i den enkelte kommune. Krav til materialet De enkelte miniudbud bør kvalificeres med gode beskrivelser og eller tegninger og kort for at gøre det så let som muligt at byde. Der gøres opmærksom på at det i materialerne skal fremgå om der er lavet forundersøgelse mht. Dræning Regnvand Afgrænsning af området Der skal forefindes en ledningsplan Tegningsmateriale over matrikel Forureningskilder Dette bør fremgå af en tjekliste som institutionen har styr på inden er udbydes. Dette vil kræve en kulturændring i kommunerne som vil være tiltrængt. Miljøkrav Kommunernes miljøpolitik og fokus på miljø skal vedlægges. Der bør stilles miljøkrav i materialet. F.eks. til gummibelægninger, kunstgræs mm Tildeling af konkrete ordrer Vægtning for tildeling vil afhænge af, hvilken kategori der vælges. Det pointeres fra leverandørsiden, at der er mulighed for, at prisen ikke er en parameter og at der alene fokuseret på funktioner. Dette giver større spillerum for markedet. Præsentation af tilbud Det er værdifuldt for leverandørerne, at de får lejlighed til at præsentere deres tilbud. Det er givtigt for begge parter, at leverandøren får lov til at fortælle om de tanker, der ligger bag et givent tilbud. Indhentning af tilladelser Leverandører skal står for byggetilladelser. Institutionerne skal selv stå for ibrugtagningstilladelser. Dette skal fremgå af materialet. Side 4 af 5

5 Forsøg på at gå udenom et dynamisk indkøbssystem Majbritt Laurine Frødstrup opfordrer til, at leverandørerne har selvkontrol og ikke forbereder projekter på en institution i SUS, velvidende, at der er et Dynamisk indkøbssystem. Det vil i givet fald være spildte kræfter. Der spøges til hvad konsekvensen for leverandøren vil være svar Ordregiver kan ikke sanktionere leverandørerne kun institutionen. Udbudsloven giver ikke mulighed for at udelukke leverandører på det grundlag. Afgrænsning af Det dynamiske indkøbssystem Det rådes til at etableringer af helt nye legepladser ved nybyggeri ikke bliver udeladt af det dynamiske indkøbssystem. Det er en fordel, hvis de projekter der virkelig er kød på, bliver omfattet. Behov ift. tilbudsfrist Majbritt Laurine Frødstrup spørger til behov for tilbudsperiode markedet svarer at der er behov for mindst 4 uger. Der skal gå mindst 14 dage fra bekendtgørelse til tvungen besigtigelse. Opstart af dynamisk indkøbssystem Indgåede rammeaftaler i de enkelte kommuner gælder indtil disse udløber. Det bliver der taget højde for ved etableringen af det dynamiske indkøbssystem. Når det dynamiske indkøbssystem er etableret, er det vigtigt at indkøbsafdelingerne kommunikerer det grundigt ud i de respektive organisatorer. Majbritt Laurine Frødstrup Kontrakt- og udbudsspecialist Side 5 af 5