1. HOFORS POLITIK FOR INDKØB

Transkript

1 VEJLEDNING TIL HOFORS POLITIK FOR INDKØB 1. HOFORS POLITIK FOR INDKØB Indkøbspolitikken understøtter HOFORs bæredygtige mission Grønt, Sikkert, Billigt, ved: Grønt; HOFOR skal sikre, at de varer og ydelser, som anskaffes i HOFOR samt de processer som anvendes, understøtter HOFORs ambition om at beskytte miljøet mod uhensigtsmæssige påvirkninger. HOFOR skal i den forbindelse stille krav til leverandører og samarbejdspartnere og lade miljøet indgå i vurderingen af hvilke produkter og ydelser HOFOR anvender. Sikkert; HOFOR vil i forbindelse med anskaffelser tage højde for karakteren af HOFORs forretning og aktiviteter, således at der er fokus på forsyningssikkerheden og det forhold at mange komponenter skal være i drift længe. Endvidere skal de varer og ydelser HOFOR anskaffer tage højde for en høj grad af miljø og arbejdsmiljøbeskyttelse af HOFORs medarbejdere, leverandører, samarbejdspartnere, kunder og omverden mod skadevirkninger. Billigt; HOFOR skal sikre attraktive priser på de varer og ydelser som anskaffes og HOFOR skal gøre det rationelt via effektive processer. Med billigst vurderes omkostningerne i forbindelse med anskaffelse, oplagring, logistik, driftsmæssig anvendelse, levetid samt bortskaffelse (TCO). Ørestads Boulevard København S Telefon CVR-NR

2 2. Afvigelser fra HOFORs aftalevilkår Der kan kun afviges fra anvendelse af HOFORs aftalevilkår ved dispensation fra direktører og områdechefer i FL. 3. Godt købmandsskab Ved godt købmandsskab forstås, at vi i de konkrete indkøbssager skal udfordre den tekniske løsning- og/eller produktet i forhold til kvalitet, pris og levetid. Vi skal sikre, den for HOFOR, optimale forhandlingsposition og det rigtige prisniveau markedet kan tilbyde gennem konkurrenceudsættelse. 4. Processer og ansvar/roller HOFOR opererer grundlæggende med to processer i relation til indkøb: 1) Den strategiske indkøbsproces dækkende konkurrenceudsættelse 2) Den operationelle indkøbsproces for indkøbsordrer Ad 1) Indkøb er som udgangspunkt ansvarlig for gennemførelse af udbud- og/eller konkurrenceudsættelse i tæt samarbejde med forretningen. På overordnet niveau dækker det opgaver som: - Indkøbsstrategi - Udbudsform - Kommercielle dokumenter - Prækvalifikation - Udbudsforretning (forhandling mm.) - Tildeling og implementering - Aftaleopfølgning Ved mindre aftaler, under DKK , kan opgaven varetages selvstændigt af forretningen, hvor Indkøb kan tilbyde rådgivning. Hvor der er indgået parallelle rammeaftaler varetages gennemførelse af miniudbud (jf. punkt 3) af forretningen efter anvisning fra Indkøb og i overensstemmelse med aftalernes rammer for tildeling på aftalen. Der foreligger en specifik forretningsgang for håndtering af udbud- og/eller konkurrenceudsættelse hvad angår bygge- og anlægsprojekter. Ørestads Boulevard København S Telefon CVR-NR Side 2 af 5

3 Indkøb er ansvarlig for gældende aftaler i relation til rettidig planlægning af genudbud I forhold til gældende aftalers udløb. Ad 2) Der kan kun foretages et indkøb på vegne af HOFOR, såfremt man på forhånd har fået oprettet et indkøbsordrenummer af en varebestiller. Undtaget for indkøbsordrer er skatter, afgifter, abonnementer, foreningskontingenter, offentlige afregninger og lignende, fremgår af undtagelseslisten, som findes på Indkøbsportalen. En indkøbsordre kræver godkendelse af en godkendelsesberettiget. HOFOR accepterer kun elektronisk fakturering (udenlandske leverandører er undtaget). HOFORs krav hertil er publiceret på HOFORs fakturerings- og betalingsbetingelser er løbende måned plus 30 dage. Varebestiller skal orienteres, når varen eller tjenesteydelse er modtaget, så der kan varemodtages, som grundlag for frigivelse til betaling. 5. Gældende lovgivning & aftaletyper HOFOR er underlagt følgende lovgivningsområder: Offentlighedsloven Forsyningsvirksomhedsdirektivet (EU-udbud) Udbudsloven Udbudsdirektivet Tilbudsloven (Underhåndsbud) Øvrige udbud, f.eks. underhåndsbud (tilbud fra 2 eller flere mulige leverandører, hvor EU-udbudsreglerne ikke finder anvendelse) og miniudbud baseret på parallelle rammeaftale. HOFOR er et offentligretligt organ, og således omfattet af Bekendtgørelse om visse udbyderes anvendelse af underhåndsbud efter lov om indhentning af tilbud i bygge- og anlægssektoren, hvilket ophæver loft / antal tilbud der kan indhentes i forbindelse med underhåndsbud. Ørestads Boulevard København S Telefon CVR-NR Side 3 af 5

4 Indkøb vejleder i relation til anvendelse af ovennævnte. HOFOR anvender følgende primære aftaletyper: - Rammeaftaler - Kontrakter - Samhandelsaftaler - Serviceaftaler 6. Primær systemanvendelse i relation til Indkøb Indkøb & logistik anvender primære systemer som følgende: - WorkZone - Dynamics AX 2012 (BI) - Kvalifikationssystem (Achilles) - Kontraktstyringssystem (forventes implementeret senest 1.kvartal 2018) - Dynamisk indkøbssystem (forventes implementeret senest 2.kvartal 2018) 7. Bæredygtighed og social ansvarlighed HOFOR er tilsluttet Global Compact, og dermed de ti generelle principper for virksomheders arbejde med samfundsansvar. HOFOR har fokus på arbejdsmiljø, sikkerhed og miljø. HOFORs brug af kemikalier: o Ved anvendelse i vandbanen, kræves forudgående godkendelse. o Ved brug på Amagerværket, kræves forudgående godkendelse. Alle kemikalier der anvendes i HOFOR skal være registreret i HOFORs kemidatabase, der sikrer elektronisk adgang til sikkerhedsdatablade og arbejdspladsbrugsanvisninger, begge på dansk HOFOR anvender sociale klausuler og arbejdsklausuler i kontrakter i overensstemmelse med lovgivningen på områderne. 8. Databehandleraftaler Indgåelse af databehandleraftale skal sikres indgået i de situationer, hvor der indgås aftaler med leverandører, der skal behandle persondata på vegne af Ørestads Boulevard København S Telefon CVR-NR Side 4 af 5

5 HOFOR. I sådanne situationer er en databehandleraftale obligatorisk (med virkning fra maj 2018). 9. Leverandørstamdata Leverandørstamdata og betalingsbetingelser registreres i HOFORs økonomisystem for at sikre at leverandøren behandles i overensstemmelse med gældende kontrakt (meddeles Indkoebssupport@hofor.dk). 10. Øvrigt - HOFOR vil så vidt muligt ikke indgå aftaler om års- eller mængdebonusser. HOFOR vil søge at opnå den prismæssige effekt på de enkelte anskaffelser så eventuelle rabatter pr. automatik tilfalder forbrugsstedet og de omkostninger der ligger til grund for aktivering af projekter er så retvisende som muligt. - Indkøb sikre arkivering af indgåede aftaler i Works Zone. - Aftalers anvendelse i Entrepriseportalen varetages af aftaleejer. Indkøbspolitikken gælder for alle anskaffelser i HOFOR. Dvs. aftaler om køb af varer, tjenesteydelser samt bygge- & anlægsopgaver. 11. Revision Indkøbspolitikken revideres 1 gang årligt. Ørestads Boulevard København S Telefon CVR-NR Side 5 af 5