Referat af møde i Hovedsamarbejdsudvalget onsdag den 8. februar 2017 kl , Fredrik Bajers Vej 7F F3-42 Videokonferenceanlæg nr.

Transkript

1 Til medlemmerne af HSU HR-afdelingen Fredrik Bajers Vej 7F 9220 Aalborg Øst Sagsbehandler: HSU-sekretariatet Rikke Krøger Dato: Sagsnr.: Referat af møde i Hovedsamarbejdsudvalget onsdag den 8. februar 2017 kl , Fredrik Bajers Vej 7F F3-42 Videokonferenceanlæg nr Der serveres kaffe, te, vand og frugt til mødet. Medlemmer Til stede Afbud Suppleant fremmødt Suppleant Per Michael Johansen (PMJ) X X Inger Askehave (IA) Antonino Castrone (AC) X Eskild Holm Nielsen (EHN) X TL er suppleant Lars Døvling Andersen (LDA) Henrik Halkier (HH) X Anette Terkelsen (JS) Rasmus Antoft (RA) X Søren Kristiansen (SK) Lars Hvilsted Rasmussen (LHR) X Bodil Brander Christensen (BBC) Mogens Rysholt Poulsen (MRP) X Lis Carlsen (LC) X Lotte Brunø (LB) Jesper Lindgaard Christensen (JLC) X Peter Nielsen (PN) Per Knudsen (PK) X Jens Kirk (JK) X Jeanne Strunck (JS) Jacob Norvig Larsen (JNL) X (video) Birthe Kennedy (BK) X Finn Büttner (FIB) Meg Duroux (MD) X Louiza Bohn Thomsen (LBT) Lars Rosgaard Jensen (LRJ) X Ole Busck (OB) X (video) Anne Bisgaard Pors (ABP) X Administrativt personale: HR-chef Henrik H. Søndergaard (HHS) og Rikke Krøger (RK) (ref.). Desuden deltog: Flemming René Pedersen (FRP) vedr. pkt. 6, Morten Winterberg (MW) vedr. pkt. 7 og Torben Larsen (TL) som suppleant for Eskild Holm Nielsen. Grundet formand Per Michael Johansens fravær fungerede suppleant Inger Askehave som mødeleder. IA bød velkommen og præsenterede to nye VIP medlemmer fra TECH og ENG, Ole Busck og Lars Rosgaard Jensen, der indtræder i HSU som følge af opdelingen af TEKNAT. De øvrige mødedeltagere præsenterede sig. 1. Godkendelse af dagsorden / formand, Per Michael Johansen (5 min ) HSU godkendte dagsordenen. 2. Orientering fra rektoratet / formand, Per Michael Johansen (25 min ) Bilag 2.1: Orientering fra rektoratet IA supplerede vedlagte skriftlige orientering fra rektoratet. Side 1 af 7

2 Evaluering af uddannelsesportefølje robusthedsprincipper Som et led i AAU s strategi samt opfølgning på AAU s udviklingskontrakt med Uddannelses- og Forskningsministeriet har direktionen besluttet, at samtlige uddannelser på AAU skal evalueres ved hjælp af de såkaldte robusthedsprincipper. Selve set-uppet for evalueringen er udarbejdet i Det Strategiske Uddannelsesråd, har været i høring på fakulteterne og blev vedtaget af direktionen på møde i januar. Formålet er at sikre, at AAU s uddannelsesportefølje består af bæredygtige uddannelser af høj kvalitet. I løbet af 2017 skal dekanaterne sammen med relevante uddannelsesaktører gennemgå den nuværende uddannelsesportefølje med henblik på at sikre, at uddannelser hviler på et solidt grundlag hvad angår f.eks. forskningsunderstøttelse, kvalitet, relevans, faglighed, størrelse og økonomi. ABP spurgte ind til, om processen har noget at gøre med akkrediteringen, hvortil IA replicerede, at vi måles på alle parametre, og med processen tager vi et strategisk blik på samtlige studier, som vi udbyder. Det er ikke sket tidligere. RA supplerede idet han anførte, at vi med gennemgangen sikrer, at kvaliteten i materialet matcher vores porteføljer. Strategipulje 2 Direktionen har foretaget en prioritering af de mange forslag, som direktionen har modtaget vedrørende Strategipulje 2. Der er afsat cirka 100 millioner kroner til målrettede strategiske indsatser, der skal være medvirkende til at føre strategien Viden for verden ud i livet og styrke og fremtidssikre Aalborg Universitet. Derudover er det i forbindelse med udarbejdelse af budget 2017 med budgetoverslag for besluttet at afsætte 18 mio. på uddannelsesområdet. I forvejen er der afsat 70 millioner kroner til strategiske indsatser i Strategipulje 1, som er fordelt mellem syv indsatsområder for strategiperioden Direktionen havde mange forslag at vælge imellem, da den skulle prioritere indsatserne under Strategipulje 2. Der var kommet forslag til omkring 800 millioner kroner. De omkring 100 millioner i den nye strategipulje skal anvendes i perioden inden for disse seks områder: 1. Uddannelse og studiemiljø: Målet er blandt andet at forbedre studiemiljøer, iværksætte talentprogrammer for studerende, sikre udvikling af pædagogiske kompetencer og sætte fokus på beskæftigelse og frafald. 2. Internationalisering: Pengene skal blandt andet bruges til rekruttering og tiltrækning af udenlandske topforskere, post.docs og ph.d.-studerende. 3. Vidensamarbejde: Blandt andet tidlig igangsætning af AAU Science og Innovation Hub for studerende og større fokus på aktiviteter for tidligere studerende og ansatte. 4. Talentpleje/næste generation af forskere: En fortsættelse af talentprogrammet, som blev etableret i Talentfulde AAU-forskere skal have bedre muligheder for at udvikle sig som forskere og forskningsledere. 5. Identitet, kultur og kommunikation: Styrkelse af kommunikation vedrørende strategien Viden for verden. 6. Tværvidenskabelig forskning: Der afsættes midler til endnu et tværvidenskabeligt forskningsområde. Direktionen har sat stor fokus på internationalisering, der ikke var defineret som et selvstændigt indsatsområde i Viden for verden. Internationalisering er blevet prioriteret, fordi AAU blandt andet gerne vil tiltrække flere udenlandske forskere på meget højt niveau samt post.docs og ph.d.-studerende, som kan være medvirkende til at styrke universitetet. Med Strategipulje 2 prioriterer direktionen forskning, uddannelse, PBL og vidensamarbejde højere end andre områder, og investering i kerneaktiviteter prioriteres over investeringer i servicefunktioner. Side 2 af 7

3 I løbet af de kommende måneder foldes indsatsområderne ud og bliver til handleplaner og konkrete indsatser, akkurat som man kender det fra de eksisterende handleplaner og indsatser i Viden for verden. I processen involveres blandt andet de to strategiske råd, Det Strategiske Uddannelsesråd og Det Strategiske Råd for Forskning og Innovation. Handleplanerne forventes godkendt på et direktionsmøde i maj Lempelse af uddannelsesloft Regeringen, Socialdemokratiet og Dansk Folkeparti er blevet enige om at bløde op på den oprindelige aftale om at indføre en begrænsning på dobbeltuddannelser. Der er indgået en ny aftale, som skal gøre det muligt at skifte spor, hvis man har valgt den forkerte uddannelse. Ifølge den nye aftale skal der gå seks år, fra man får et eksamensbevis, til man må starte forfra på en ny uddannelse. Hertil kommenterede ABP, at flere og flere tager to kandidatgrader relativt hurtigt efter hinanden, hvormed de falder ind under uddannelsesloftet. SU-reform afventer næste valg Regeringen ønsker fortsat at gennemføre en reform af SU'en, der sænker stipendierne. Men det bliver ikke i Regeringen har sat planen om en SU-reform på hold. I hvert fald midlertidigt. SU-forliget binder regeringen og kan kun ændres før et valg, hvis alle partier er enige. Regeringen kan til gengæld opsige forliget. Men så må man afvente, om danskerne giver regeringen et nyt mandat ved næste valg, før man kan gennemføre ændringer. IA berettede herefter, at der stadig intet nyt er om bevillingsreformen. Kommentar til bilag 2.1: Organisationsændring ift. SBi JLC ønskede at vide, om Thorkild Ærø udtræder af PPU som følge af organisationsændringen. IA bekræftede og orienterede om, at RA indtræder som repræsentant for direktionen. Kommentar til bilag 2.1: Udlicitering PK ønskede at rejse kritik i tilfælde af, at AAU vælger at afskedige 53 rengøringsmedarbejdere, og bemærkede, at han anser priserne (angivet i bilag 2.1) for urealistiske. Samtidig pointerede han, at en rengøringsassistent skal betragtes som en kollega på lige fod med alle andre kollegaer, og det er problematisk, at 53 medarbejdere ikke kender deres arbejdsvilkår fremadrettet. Hertil replicerede AC, at de nuværende vilkår fortsætter et år, og af og til er der behov for at konkurrenceudsætte, hvilket kan ende med en udlicitering. Udlicitering af rengøringspersonalet er ikke nødvendigvis udfaldet, idet der er mulighed for at give internt kontrolbud. I tilfælde af at der udliciteres, sker der en virksomhedsoverdragelse, hvilket ikke er ensbetydende med afskedigelser. Ligeledes er det ikke givet, at der afskediges over tid, hvis man også præsterer i sit nye job. PK ønskede at vide, hvordan man har fundet frem til den besparelse der antages at være ved at udlicitere, hvortil AC svarede, at besparelserne er udregnet med udgangspunkt i antal kvadratmetre, der skal rengøres, oversigt over bygninger mv. PK anførte, at kvalitet og effektivitet formentlig falder, hvis der udliciteres, idet rengøringspersonalet i så fald ikke betragtes som en del af arbejdspladsen. Som svar herpå pointerede AC, at den del af rengøringspersonalet som er udliciteret i dag, ikke får dårligere kritik af rengøringen, end dem der er ansat på AAU. Drøftelsen heraf fortsatte, og PK og BK opfordrede til, at de rummelige og sociale hensyn bliver tillagt vægt, når en endelig beslutning træffes. AC og IA genkendte ikke, at rengøringspersonalet ikke bliver betragtet som kollegaer, og IA anførte, at AAU må prioritere ressourcerne og selvfølgelig sikre prioritering af kerneaktiviteterne; forskning, undervisning, videndeling. HSU tog orienteringen til efterretning. 3. Orientering fra medarbejdersiden / næstformand, Anne B. Pors (20 min ) Bilag 3.1: Orientering fra medarbejdersiden ABP supplerede vedlagte skriftlige orientering mundtligt. Medarbejderrepræsentanterne er blevet bedt om at udpege et nyt medlem til valgudvalget på TAP-siden, og har valgt at pege på Berit Klitgaard Jakobsen, hvilket er godkendt af rektor. Side 3 af 7

4 Til PPU har medarbejdersiden valgt at indstille LRJ som VIP-repræsentant. Kommentar vedr. arbejdstilsynets undersøgelsespåbud ABP tilkendegav, at ledelsens til de medarbejdere som er berørt af undersøgelsespåbuddet, af flere blev opfattet negativt. Medarbejderne på Campus København føler stor afstand til AAU i Aalborg rent geografisk, men også i forhold til ledelseslagene, og de muligheder der er for at få indflydelse. ABP håber, at ledelsen vil tage dette til efterretning, og forsøge at finde en løsning fremadrettet. Hertil bekræftede IA, at problemet nu er italesat, og der arbejdes på en løsning. JNL supplerede med, at medarbejderne i København vidste, at Arbejdstilsynet var på besøg i maj, og derfor undrede medarbejderne sig over, at tiden gik, og at der først blev taget affære fra AAU s side fire måneder efter modtagelsen af påbuddet fra Arbejdstilsynet. (HSU-sekretariatets kommentar: AAU modtager Arbejdstilsynets undersøgelsespåbud pr. den 14/ , som beklageligvis bliver overset frem til den 2/ Alle berørte ledere samt næstformændene i hovedudvalgene (OB og ABP) orienteres den 6/ , mens medarbejderne ved Campus København orienteres pr. den 7/ På AAU Inside udgives den 13/ en artikel vedrørende påbuddet, som er rettet mod alle medarbejdere ved AAU. AAU reagerer således på Arbejdstilsynets påbud 7 uger fra det modtages). JNL oplyste, at medarbejderne i København har indtryk af, at AAU først handlede, da der blev indgivet begæring om aktindsigt. Hertil forklarede AC, at forsinkelsen af orienteringen skyldes en menneskelig fejl e- mailen lå beklageligvis ulæst i en mailboks, hvorfor der gik en rum tid inden rapporten blev sendt til de berørte medarbejdere. AC pointerede, at rapporten ikke er fortrolig, dog har der været behov for at overveje og drøfte, hvordan den skulle håndteres, samtidig skulle der vælges en god rådgiver. Derfor blev organisationen informeret om påbud og indhold senere end tilsigtet. OB ville gerne tilføje, at han i sin egenskab af næstformand i HAMiU relativt hurtigt blev orienteret om påbuddet, og ser det som en fejl, at alle ikke blev orienteret på samme tidspunkt. AC bekræftede, at vi vil se på processen og lære af den. ABP fortsatte orienteringen med et ønske om øget gennemsigtighed i forbindelse med udmøntning af TAP lønforhandlingspuljen på hovedområderne, idet den information der hidtil er blevet givet, har været meget forskellig og meget lidt gennemsigtig. De enkelte tillidsrepræsentanter og medarbejdere ønsker et mindre fragmenteret billede af, hvordan hovedområderne vil fordele midlerne nedad i organisationen. Der efterspørges information om, hvordan udmøntningen af puljerne kommer til at se ud. Der mangler gennemsigtighed i, hvordan puljerne bliver udmøntet på hovedområderne, og hvilke overvejelser der ligger til grund for den valgte udmøntningsmodel. Hertil svarede AC, at der i Fælles Service ikke sker omfordeling, men at det ikke kan udelukkes, at der er behov for omfordeling et andet år. Det må være naturligt, at den enkelte hovedområdeleder melder ud, hvordan midlerne fordeles. HHS kommenterede, at udmeldingen i Fælles Service er grebet godt an, og det bør overvejes, om ABP s ønske er et anliggende for det enkelte FSU. LHR opfordrede ABP til at angive en ideel løsning på problematikken, hvortil ABP efterspurgte muligheden for, at der fremover udmeldes en fælles dato for, hvornår lønforhandlingerne igangsættes og materialet foreligger, samt hvordan puljen udmøntes på hovedområderne inklusiv begrundelser for udmøntningsmodellen. HHS og IA udtrykte enighed i, at det er målet. ABP anførte videre, at tillidsrepræsentanterne for TAP ønsker øget klarhed over beregningsgrundlag for TAP lønforhandlingspuljen på 0,5 %. Konkret ønskes der svar på, hvorvidt pension er en del af beregningsgrundlaget. Hertil replicerede HHS, at lønrammen er opgjort på en ny måde på baggrund af erfaringerne sidste år, hvor meldingen var, at det forhandlingsteknisk var besværligt at håndtere pensionsdelen. Den beregnes derfor nu af lønsummen ekskl. pension. I udmøntningen kommer pensionen, uanset størrelsen, så oveni. Pension bliver givet ved en top-on model, og pensionen belaster således ikke lønforhandlingspuljen. For at rette op på den skævhed, som medarbejdersiden har gjort opmærksom på, og som opstår, når halvdelen af udmøntningen sker i form af ikke-pensionsgivende engangsvederlag, har Side 4 af 7

5 direktionen besluttet at opskrive rammen med et beløb, der svarer til pensionen for den halvdel af udmøntningen, der gives som engangsvederlag. ABP udtrykte ønske om, at dette bliver formidlet videre til ledere nedad i organisationen. HHS bekræftede, at der sker en del ændringer på området, som skal viderekommunikeres, og ABP pointerede vigtigheden af gennemsigtighed som konsekvens heraf. Efterfølgende spurgte ABP ind til en løsning på, at delegationsinstruksen strider mod AAU s personalepolitik. ABP fortsatte til næste spørgsmål vedrørende AAU Innovations SU og alignment til HSU, og slog samtidig fast, at hun betragter den manglende lineære kobling fra det lokale SU på AAU Innovation til HSU, som problematisk. IA bekræftede problematikken og underrettede HSU om, at der arbejdes på en løsning. Slutteligt fremsatte ABP ønske om, at medarbejderrepræsentanterne nævnes ved navn i referatet. RK bekræftede, at dette ændres fremadrettet. HSU tog medarbejdersidens orientering til efterretning, og vil arbejde på at sikre den aftalte gennemsigtighed ved næste års TAP lønforhandlinger. 4. Orientering fra HSU-sekretariatet / HR-afdelingen, Henrik H. Søndergaard (5 min ) Ingen yderligere bilag HHS rettede opmærksomheden på, at den nye delegationsinstruks giver mulighed for at uddelegere personaleledelsen til niveau 4. Derved bliver en sætning i Lønpolitikken for TAP utidssvarende, da den i tråd med den gamle delegationsinstruks angiver, at personaleledelse kun kan uddelegeres til niveau 3. Sekretariatet vil derfor udføre en konsekvensrettelse af denne formulering i Lønpolitikken, så den bliver i overensstemmelse med den til enhver tid gældende delegationsinstruks. På medarbejderrepræsentanternes vegne udtrykte ABP bekymringer over, om forhandlinger med en leder på niveau 4, kan tilsidesættes af en leder på niveau 3. IA pointerede, at lederne naturligvis forberedes til forhandlingerne, og at muligheden for at delegere kompetencen videre til den leder, som er tættest på medarbejderen, er positiv. RA påpegede, at beslutningskompetencen følger med, når der delegeres nedad i organisationen. BK pointerede, at delegation af kompetencen medfører, at antallet af forhandlinger på de forskellige områder øges for tillidsrepræsentanterne, hvilket ikke medvirker til, at opgaven bliver lettere. HSU tog orienteringen til efterretning. 5. Ferieåret / HR-afdelingen, Henrik H. Søndergaard (5 min ) Ingen yderligere bilag HHS fortalte kort, at den beslutning som indstilles, er i overensstemmelse med hvad der forrige år blev besluttet. ABP opfordrede til, at rektor orienterer medarbejderne på AAU om, at de arbejdsgiverbetalte fridage ikke inddrages. AC svarede, at der ikke er planer om at inddrage fridagene, medmindre AAU pålægges inddragelse heraf fra staten, eller hvis samtlige universiteter i Danmark inddrager fridagene. Dette var allerede kommunikeret ud til medier, og et link vil blive lagt op på AAU Inside. HSU tog beslutningen til efterretning. 6. Ophævelse af aftale 2.15, som konsekvens af AAU kompetencestrategi / HR-afdelingen, Flemming René Pedersen (5 min ) Reference 1: Aftale 2.15 MUS/LUS og strategisk kompetenceudvikling på AAU, retningslinjer for Reference 2: Medarbejderudviklingssamtaler (MUS) og lederudviklingssamtaler (LUS) på Aalborg Universitet Reference 3: AAU kompetencestrategi Side 5 af 7

6 FRP orienterede kort om baggrunden for at ophæve ovennævnte aftale om MUS/LUS. Ophævelsen er bl.a. begrundet i et ønske om at reducere antallet af dokumenter, således at kompetenceudvikling på AAU sker i overensstemmelse med AAU kompetencestrategi. Med den fælles AAU kompetencestrategi og revidering af vejledning for MUS/LUS på AAU, er der sket en tydeliggørelse af formuleringen af pligten til at afholde MUS. Dermed kan aftale 2.15 ophæves. OB fremhævede, at arbejdsmiljø og særligt det psykiske arbejdsmiljø bør indgå, hvortil FRP bekræftede, at trivsel og arbejdsmiljø indholdsmæssigt indgår som et punkt, der skal reflekteres over i forbindelse med samtalen. FRP uddelte den nye trykte udgave af AAU s kompetencestrategi. HSU tog beslutning om at ophæve aftale 2.15 som konsekvens af AAU kompetencestrategi. Pause (5 min ) 7. Drøftelse vedr. budgetprincipper for 2018 og synspunkter på nye budgetprincipper gældende fra 2019 / Økonomiafdelingen, Morten Winterberg (45 min ) Bilag 7.1: Præsentation af nuværende budgetprincipper IA præsenterede dagsordenspunktet og orienterede om, at HSU med punktet får mulighed for at drøfte hvordan budgetprincipperne for 2018 er udformet. Samtidig kan punktet benyttes til at lufte eventuelle synspunkter i forhold til budgetprincipper for budget MW gennemgik den skriftlige orientering. Hertil pointerede JLC, at det skaber forudsigelighed, at størstedelen af basisforskningsmidler fordeles som en grundbevilling svarende til bevillingen året før. JLC pointerede dog, at der er fordele og ulemper idet en fast grundbevilling på sigt kan udfordre fakulteter, der har høj vækst i aktiviteterne, f.eks. stigende optag. Dernæst bemærker JLC, at det er et sundt princip med samme kvadratmeterpris uanset placering, men påpeger samtidig, at det vil være fornuftigt at overveje, hvorvidt der skal betales samme kvadratmeterpris for alle arealer, herunder om kælder, gangarealer mv. skal prissættes på samme vis som de områder, hvor kerneaktiviteten finder sted. JLC noterede, at finansieringsmodellen for Fælles Service havde medført besparelser dér. Han fandt, at det grundlæggende er godt nok, at Fælles Service i stor udstrækning finansieres af indtægter fra kerneaktiviteter, men at der ikke altid er en sammenhæng mellem indtægt (og dermed Fælles Servicebidrag) og aktivitet i Fælles Service. Han anbefalede derfor, at der bliver kigget på, om dele af Fælles Service skal finansieres med konkret budgettering, mens andet fortsat skal være relativt til fakulteternes indtægter. Endelig anbefalede JLC, at man i processen indhenter erfaringer fra andre danske universiteter vedrørende budgetprincipper. IA bakkede op om denne ide. JNL forhørte sig om baggrunden for, at kapitalafkastet går til Fælles Service. MW svarede, at AAU har midler stående i obligationer, som giver et afkast. Afkastet er en indtægt der indgår i budgettet, hvoraf en del er tænkt ind i ressourcerammen, tiltænkt Fælles Service. HSU tog budgetprincipperne for 2018 til efterretning. 8. Evaluering af HSU s samarbejde og arbejdsform 2016 / HR-afdelingen, Rikke Krøger (30 min ) Bilag 8.1: Evaluering af HSU s samarbejde og arbejdsform 2016 Forslag til evalueringen blev gennemgået kort og tog udgangspunkt i en drøftelse af det gode samarbejde, de rigtige emner og de gode rammer. Det gode samarbejde Side 6 af 7

7 IA fremhævede, at formøderne med ABP er gode, og anerkendte ABP for hendes arbejde i HSU. LHR udtrykte enighed - men indrømmede også, er dekanerne er forholdsvis passive. Da HSU er et pejlemærke for AAU, vil dekanerne sørge for at udvise større aktivitet. ABP ser gerne, at forhold og ændringer på de enkelte hovedområder formidles videre til den øvrige organisation i større omfang, end det er tilfældet i dag. OB bemærkede, at AT-påbuddet i København viser, at HSU desværre ikke har lyttet godt nok til og handlet på det råb om hjælp fra Sydhavnen, som er blevet fremført af tillidsrepræsentanter og arbejdsmiljørepræsentanter m.fl. siden efteråret JNL var af den opfattelse, at ledelsen i HSU generelt er lydhør og åben overfor medarbejdernes synspunkter, men at afstanden til ledernes praksis på niveau 3 er meget stor. BK bemærkede, at medarbejderrepræsentanterne hører meget, og ikke ukritisk videregiver medarbejdernes holdninger. LHR kvitterede for den information, som medarbejdersiden tilvejebringer udvalget, og understregede dens store betydning. Blandt JLC, HH, RA og ABP var der enighed om, at der er langt fra de lokale SU til HSU. Der opfordres i den forbindelse til, at FSU forholder sig aktivt til HSU s dagsordener og referater, og at disse fremover også sendes til de enkelte FSU/FSA. De rigtige emner Der var enighed om, at HSU drøfter de rigtige emner og derudover et bredt ønske om at skabe plads på HSUmøderne til mere overordnede og frie drøftelser af strategi og politik. ABP bemærkede, at formandens orientering ofte kan give anledning til en strategisk drøftelse, som der bør være plads til. Hertil kommenterede OB, at udvalget jo gerne vil medvirke til at klæde rektor godt på til hans drøftelser med rektorkollegiet, ministerium mv., og nævnte som eksempel diskrepansen mellem regeringens krav om øget kvalitet i uddannelserne og den faldende ressourcetildeling, som Arbejdstilsynets påbud til Campus København illustrerer. LHR sekunderede, at sådanne strategiske drøftelser er vigtige og nævnte som eksempel den kommende revision af bevillingssystemet. De gode rammer IA tilkendegav, at de praktiske ændringer omkring afviklingen af HSU-møderne, har haft en positiv effekt. BK istemte og anerkendte, at oplæg på HSU-møderne samt HSU s dagsordener er blevet markant bedre, hvormed medlemmerne har bedre muligheder for at forberede sig til HSU-møderne. 9. Evt. (5 min ) Ingen yderligere kommentarer. Kommende møder: Onsdag den 8. februar 2017 kl Onsdag den 19. april 2017 kl Onsdag den 14. juni 2017 kl Onsdag den 6. september 2017 kl Onsdag den 6. december 2017 kl Side 7 af 7

8 Punkt: Type: Orientering Kan frit distribueres Sagsnr: Dato: Sagsfremstilling til møde i Hovedsamarbejdsudvalget 2. Orientering fra rektoratet Anledning: Bilag: Sagsfremstilling: Indstilling: Sagsbehandler: Rektoratet orienterer om organisatoriske og politiske tiltag, som kan have interesse for HSU. Fast punkt på dagsordenen. Bilag 2.1: Orientering fra rektoratet Rektoratet har udarbejdet en kort skriftlig orientering over relevante emner. Rektoratet kan evt. supplere mundtligt til mødet. Det indstilles, at HSU tager orienteringen til efterretning. Specialkonsulent Mette Marie Abildgaard, Rektorsekretariatet Side 1 af 1

9 Bilag. 2.1 til HSU-mødet den 8. februar 2017 Rektor Fredrik Bajers Vej 5 Postboks Aalborg rektor@aau.dk Tlf Dato: Orientering fra rektoratet Rektors delegationsinstruks Rektor har vedtaget en ny delegationsinstruks, som træder i kraft pr. 1. februar Den reviderede instruks skaber tydeligere rammer for delegation af kompetencer mellem de forskellige niveauer i organisationen og indeholder en række tærskelværdier for de forskellige niveauers disponering af midler. Der udarbejdes skabeloner til delegationserklæringer til brug i hele organisationen med henblik på at skabe ensartethed og klarhed over, hvilke kompetencer der delegeres mellem de forskellige niveauer. Opdelingen af TEKNAT er trådt i kraft Opdelingen af Det Teknisk-Naturvidenskabelige Fakultet i to mindre men mere profilerede fakulteter er trådt i kraft ved årsskiftet Der udestår som forventet fortsat opgaver, som vil blive løst i 2017, herunder særligt arbejdet med omlægning af data i det studieadministrative system STADS. Fakultetsopdelingen betyder bl.a. også, at der i 2017 vil være stor opmærksomhed på sikring af korrekt kontering, periodisering og håndtering af hensættelser. Det vurderes, at opgaverne i 2017 vil blive gennemført som planlagt. Organisationsændring ift. SBi Bestyrelsen har på sit møde 19. december 2016 besluttet, at Statens Byggeforskningsinstitut (SBi) fra 1. januar 2017 sidestilles med universitetets øvrige institutter og integreres fuldt på Ingeniør og Naturvidenskab (ENG-fakultetet). Integrationen sker for at gøre SBi s forretning mere robust, styrke det nye fakultet og give bedre muligheder for at inddrage SBi s medarbejdere i universitetets uddannelsesaktiviteter. Ændringen betyder, at SBi s direktør, Thorkild Ærø, får reference til dekanen for ENG. Han udtræder dermed af direktionen og udnævnes til prodekan for forskningsbaseret myndighedsbetjening. Thorkild Ærø vil træde ind i Rådet for Forskning og Innovation. Organisationsændringen betyder, at Thorkild Ærø og Jacob Norvig Larsen udtræder af HSU. Aftale 3.02 om samarbejdsorganisationens sammensætning på Aalborg Universitet revideres tilsvarende som konsekvens heraf. På mødet vil Thorkilds Ærøs plads i PPU blive drøftet. Finanslov med loft på universitetsbyggeri I forbindelse med finanslovsaftalen for 2017 er forligspartierne blevet enige om, at staten skal stramme styringen med anlægsinvesteringerne (bygninger, forskningsudstyr, it-systemer, som aktiveres regnskabsmæssigt, m.m.) på de selvejende uddannelser. Der skal således indføres et loft over, hvor meget de selvejende uddannelsesinstitutioner må bruge på anlægsinvesteringer med virkning fra Konkret betyder det, at der på finansloven fastsættes en øvre ramme for det samlede investeringsbehov for de statsfinansierede selvejende institutioner under henholdsvis Uddannelses- og Forskningsministeriet og Ministeriet for Børn, Undervisnings- og Ligestilling; universiteterne, professionshøjskolerne, erhvervsakademierne, medie- og journalisthøjskolen, de maritime uddannelsesinstitutioner, Den frie Lærerskole i Ollerup og Designskolen Kolding. 1

10 Det er fortsat institutionerne selv, der beslutter, hvilke konkrete investeringer de ønsker at foretage under forudsætning af, at den samlede politisk fastlagte investeringsramme overholdes. Investeringsrammen forventes at indgå i finanslovsforslaget for 2018, som regeringen offentliggør i august Investeringsrammerne er i høring p.t., og universiteterne indsender deres høringssvar til Danske Universiteter, som har tidsfrist over for ministeriet den 31. januar Endeligt lovforslag forventes fremsat for Folketinget ultimo marts Dimensionering og ledighedstal Ministeriet har meddelt, hvilke uddannelser der er blevet nyudtaget til dimensionering. AAU har i denne omgang ikke fået udtaget uddannelser til dimensionering. I universitetssektoren er 5 kandidatuddannelser blevet dimensioneret, 1 på KU og 4 på RUC. Samtidig bliver det muligt at komme med ønsker til omfordeling af de allerede fastsatte lofter over optaget på tidligere dimensionerede uddannelser. Vi vil fremover arbejde med ledighedstallene tidligere i processen, så vi selv kan nå at iværksætte initiativer, før en uddannelse bliver dimensioneret. Indførelse af karakterkrav på en række uddannelser AAU har med virkning fra optagelsen i 2019 indført karakterkrav på 41 bachelor- og professionsbacheloruddannelser, som er mindstekrav for at kunne blive optaget på den pågældende uddannelse. På 40 uddannelser inden for IT og Design (TECH) og Ingeniør- og Naturvidenskab (ENG) er der indført krav om minimum karakteren 4 i matematik på A-niveau, og på en bacheloruddannelse på Humaniora er der indført krav om mindst 4 i karaktergennemsnit af den gymnasiale eksamen. HUM indførte også krav om mindst 4 i karaktergennemsnit af den gymnasiale eksamen på fire bacheloruddannelser med virkning fra optagelsen i Karakterkrav indføres som faglige mindstekrav og ikke som adgangsbegrænsning til en uddannelse. Der er flere begrundelser for indførsel af karakterkrav, bl.a. betydningen i forhold til at hæve det grundlæggende niveau i kernefag på uddannelserne og en forbedring af de studerendes gennemførelse og effektivitet. Den ønskede effekt er bl.a. en reducering i antallet af studerende, som ikke formår at bestå deres eksamener. 50 flere pladser på lægestudiet på AAU Regeringen har besluttet, at Aalborg Universitet fra 2017 vil få mulighed for at optage 150 lægestuderende, og dermed de ønskede 50 studiepladser ekstra. Samtidig indføres en regel om, at lægestuderende skal gøre deres uddannelse færdig, hvor de er startet. Konkurrenceudsættelse af den interne rengøringsfunktion på AAU Campus Service varetager rengøringsfunktionen for universitetets lejemål. Rengøringsfunktionen er organiseret efter to modeller, én hvor vi har egne medarbejdere til at udføre opgaverne, og én hvor vi har eksterne leverandører til at udføre opgaverne. Fordelingen mellem egne medarbejdere og eksterne leverandører er ca % i dag. Det er besluttet at konkurrenceudsætte rengøringsfunktionen. Til brug for vurdering af om vi driver vores rengøringsfunktion effektivt, har vi fået foretaget en benchmarkinganalyse af Dansk Servicerådgivning, som er et rådgivningsfirma specialiseret inden for dette område. Analysen omfatter ikke en egentlig fysisk registrering, men baseres på de udleverede oplysninger samt Dansk Servicerådgivnings omfattende nøgletalsmateriale og markedsoplysninger. Alle priser er i 2016-tal. De faktiske omkostninger til rengøring for 2016 er ca. 32,5 mio. kr. for nuværende rengøringsniveau. Der er taget udgangspunkt i den alment gældende rengøringsbeskrivelse for AAU. Analysen sammenligner fire forskellige muligheder for fremtidig organisering af rengøringsområdet på AAU i forhold til den nuværende løsning, og der opnås følgende økonomiske analyseresultater ved nuværende rengøringskvalitet: 2

11 Model A Videreførelse af nuværende organisering kr Model B Effektivisering af nuværende opgaver samt genudbud af udliciterede opgaver kr Model C Total insourcing af alle rengøringsopgaver Model D Total outsourcing af alle rengøringsopgaver kr kr Model A: Videreførelse af nuværende organisering Årlig omkostning: kr Denne omkostning dækker alle nuværende omkostninger i forbindelse med den nuværende organisering med den nuværende bemanding med en blanding af egne medarbejdere, vikarer, flere eksterne leverandører samt ledelse o.l. Der er i denne løsning ikke ændret i de daglige gennemsnitlige rengjorte m 2, nuværende områder og nuværende bemanding på de enkelte områder. Model B: Effektivisering af nuværende opgaver løst i eget regi, samt videreførelse af opgaver løst i eksternt regi Årlig omkostning: kr Denne omkostning er beregnet ud fra, at de enkelte rengøringsområder i eget regi optimeres, og at omkostningen til de eksterne kontrakter holdes på nuværende niveau. Optimeringen består i, at alle medarbejdere får en arbejdstid på 37 timer ugentlig, områderne fordeles ligeligt i forhold til daglige gennemsnitlige rengjorte m 2, og at de daglige gennemsnitlige rengjorte m 2 øges i henhold til aftale med 3F ved indførelse af nye metoder samt reduktion af pauser i henhold til overenskomsten. Model C: Hjemtagning af alle rengøringsopgaver på alle lokaliteter Årlig omkostning: kr Denne omkostning er beregnet ud fra samme principper som optimeringen i model B på samtlige områder. Model D: Udbud af alle rengøringsopgaver på alle lokaliteter Årlig omkostning: kr Denne omkostning er beregnet ud fra den gennemsnitlige nuværende pris pr. rengjort m 2 hos vores eksterne leverandører. For Model B, C og D skal der oveni indregnes øgede omkostninger til controlling og kvalitetssikring af den eksterne leverance. Det anbefales derfor, at afsætte et beløb hertil, svarende til henholdsvis ca. 0,5 mio. kr. årligt for Model B og ca. 1,0 mio. kr. årligt for Model D til denne opgave. Ved model D vil der være afledte gevinster ved mindre arbejde i ØA til lønberegninger og lønudbetalinger samt i HR til håndtering af medarbejdere i rengøringsfunktionen med ansættelser, fratrædelser, sygdom mv. Besparelsespotentialet ved model D i forhold til nuværende situation (model A) er følgende: (32,5 23,7 1,0) ~ 7,8 mio. kr. pr. år. Det anbefales desuden at afsætte et beløb i størrelsesordenen 2,0 mio. kr. årligt til at hæve kvalitetsniveauet på rengøringsydelsen, som aktuelt er lavere end på andre universiteter. Virksomhedsoverdragelse Ved implementering af model D er det almindeligt, at der foretages virksomhedsoverdragelse af ordregivers eget ansatte personale, men ikke af personale ansat ved eksterne leverandører. Eget ansat personale vil ved en virksomhedsoverdragelse blive overdraget på de vilkår, hvorpå de er ansat i dag gældende for den overenskomstperiode, der er på overdragelsestidspunktet. Ved et udbud af hele ren- 3

12 gøringsfunktionen vil det dreje sig om 53 medarbejdere, der skal virksomhedsoverdrages. Dertil kommer 10 stillinger, som pt. er besat af vikarer. Den gældende overenskomst mellem KL og 3F løber indtil april Medarbejderne udarbejder i samarbejde med 3F medarbejderbud/kontrolbud og har derfor mulighed for at byde på rengøringsopgaven på lige fod med eksterne leverandører. Tidsplan Med den igangsatte proces forventes, at den nye kontraktstart vil være pr

13 Punkt: Type: Drøftelse Kan frit distribueres Sagsnr: Dato: Sagsfremstilling til møde i Hovedsamarbejdsudvalget 3. Orientering fra medarbejdersiden Anledning: Bilag: Sagsfremstilling: Punktet er et fast punkt på dagsordenen, hvor medarbejdersiden orienterer ledelsen om forhold, som de finder væsentlige. Ligeledes har medarbejdersiden mulighed for at fremsætte spørgsmål til ledelsen, som der ønskes et svar på. Bilag 3.1: Orientering fra medarbejdersiden Medarbejdersiden i HSU har en række orienteringspunkter, kommentarer og spørgsmål til ledelsessiden. Orientering vedr. udpegning af nyt TAP medlem til AAUs valgudvalg Orientering om valg af HSU VIP repræsentanter for ENG og TECH Kommentar vedr. arbejdstilsynets undersøgelsespåbud for VIP ernes arbejdsmiljø på Campus København Spørgsmål vedr. udmøntning af TAP lønforhandlingspulje på hovedområder Spørgsmål vedr. beregningsgrundlaget for TAP lønforhandlingspuljen på 0,5 % Spørgsmål vedr. AAU Innovations SU og alignment til HSU Indstilling: Sagsbehandler: Det indstilles, at HSU tager orientering og kommentarer til efterretning. Det indstilles, at HSU besvarer spørgsmål fra medarbejdersiden. Næstformand Anne Bisgaard Pors, AAU Innovation Side 1 af 1

14 Bilag 3.1. til HSU-møde den 8. februar 2017 Orientering vedr. udpegning af nyt TAP medlem til AAUs valgudvalg Rektor har godkendt HSU TAP gruppens indstilling af Berit Klitgård Jakobsen, som nyt TAP medlem af AAUs valgudvalg. Orientering om valg af HSU VIP repræsentanter for ENG og TECH HSU VIP medlemmerne for SUND, HUM og SAMF, vil samle de respektive VIP TR for ENG og TECH med henblik på at besætte de ledige pladser opstået efter delingen af TEKNAT. Kommentar vedr. arbejdstilsynets undersøgelsespåbud for VIP ernes arbejdsmiljø på Campus København Rektor sendte primo december orientering til staff-cph om påbuddet. Der er desværre en oplevelse blandt VIP medarbejderne af, at mailen er en reprimande. I store træk kan det henledes til, at der i det daglige arbejde opleves en stor afstand til ledelse og tillidsrepræsentanter i Aalborg. Medarbejdersiden vil gerne opfordre til, at Campus Københavns deltagelse i blandt andet HSU og andre organer sikres. Spørgsmål vedr. udmøntning af TAP lønforhandlingspulje på hovedområder TAP medarbejderrepræsentanterne vil gerne spørge ind til en gennemsigtighed omkring udmøntningen af TAP lønforhandlingspuljen på 0,5 % på hovedområder. Idet lønforhandlingspuljen i 2017 bliver udmøntet på hovedområder og ikke tjenestesteder, så vil TAP gruppen gerne have en gennemsigtighed omkring udmøntningen. Der ønskes en gennemsigtighed for udmøntningen fra hovedområder til tjenestesteder; herunder begrundelser for udmøntningen. Spørgsmål vedr. beregningsgrundlaget for TAP lønforhandlingspuljen på 0,5% TAP medarbejderrepræsentanterne vil gerne spørge ind til beregningsgrundlaget for TAP lønforhandlingspuljen til TAP lønforhandlingerne Spørgsmålet går på hvilke løndele der er inkluderet i beregningsgrundlaget af TAP lønforhandlingspuljen. Da udmøntningen af lønpuljen inkluderer den fulde udgift inklusiv pension, så vil TAP medarbejdergruppen gerne spørge om beregningsgrundlaget for puljen på 0,5% også er inklusiv pension. Spørgsmål vedr. AAU Innovations SU og alignment til HSU AAU Innovation er ikke koblet op på et hovedområde, og derfor kan der ses en manglende opkobling af det lokale SU på AAU Innovation til HSU. På alle andre (hoved)områder, er der en lineær kobling fra SU til FSU til HSU på ledelsessiden. Det er der ikke på AAU Innovation. Dette vil skabe en ulighed i at kunne sikre information og spørgsmål fra SU (til FSU) til HSU. Den manglende alignment mellem organerne skaber desværre 1. en manglende mulighed for at få emner og information fra AAU Innovation til HSU og 2. en skævvridning i hvordan de respektive forbund vælger at forholde sig til AAU Innovation; hvorfor flere forbund (ift. TR struktur) har placeret AAU Innovation under Fællesservice. Sagsbehandler: Anne Bisgaard Pors, AAU Innovation

15 Punkt: Type: Orientering Kan frit distribueres Sagsnr: Dato: Sagsfremstilling til møde i Hovedsamarbejdsudvalget 4. Orientering fra HSU-sekretariatet Anledning: HR-chefen orienterer om nyheder og/eller ændringer inden for HSU-sekretariatets område, som kan have interesse for HSU. Punktet er fast på dagsordenen. Bilag: Sagsfremstilling: Ingen yderligere bilag. Fællesmøde mellem HSU og HAMiU På seneste HSU-møde den 7. december 2016 blev det besluttet at afholde et årligt fællesmøde mellem HSU og HAMiU. Hensigten med fællesmøderne vil være at behandle det psykiske arbejdsmiljø, og dermed snitfladerne mellem de to udvalg. Første fællesmøde er planlagt til at finde sted 24. april Dagsorden for mødet udarbejdes i fællesskab af sekretariatet for henholdsvis HSU og HAMiU. HR-chefen supplerer orienteringen mundtligt på mødet. Vedrørende beregningsgrundlaget for TAP lønforhandlingspuljen på 0,5 % Puljen er opgjort som den løn, den ansatte vil få udbetalt for hele året 2017 under forudsætning af, at de ansættelses- og lønmæssige vilkår pr. januar 2017 er gældende hele Til den beregnede løn er der medtaget en beregnet særlig feriegodtgørelse. Pensionen er ikke medregnet hverken i den beregnede løn eller i den beregnede særlige ferie godtgørelse. Fordelen ved denne konstruktion er: - At den tager udgangspunkt i populationen som den de facto er pr. 1. januar Dvs., at der ikke er efterslæb i den ene eller den anden retning, hvis man i stedet anvendte den udbetalte løn fra 2016, evt. for en kortere periode - At den er transparent i forhold til QV. Indstilling: Sagsbehandler: Det indstilles, at HSU tager orienteringen til efterretning. AC-fuldmægtig Rikke Krøger, HR-afdelingen Side 1 af 1

16 Punkt: Type: Beslutningstagning Kan frit distribueres Sagsnr: Dato: Sagsfremstilling til møde i Hovedsamarbejdsudvalget 5. Ferieåret Anledning: Bilag: Sagsfremstilling: HSU har tidligere besluttet, at man hvert forår ønsker at forholde sig til det kommende ferieår i forhold til fastsættelse af lukning mellem jul og nytår samt i forhold til udpegning af eventuelle indeklemte dage, der udpeges som lav-servicedage. Ingen yderligere bilag. HSU har de seneste år truffet beslutning om, at Aalborg Universitet er lukket mellem jul og nytår. Dermed er alle medarbejdere pålagt at afvikle ferie på de arbejdsdage, der i et givent ferieår findes mellem 26. og 31. december, når lukningen på forhånd er varslet i organisationen. Dette følger af Ferielovens bestemmelser om virksomhedslukning mellem jul og nytår, 17, stk. 2. Endvidere har HSU tidligere ønsket at kategorisere evt. indeklemte dage som lavservicedage, hvor de enkelte administrative enheder, fx Campus Service og ITS, definerer, hvad den lavere service disse dage består i. Idet man disse dage ikke opretholder det sædvanlige serviceniveau, gives der udvidet adgang for medarbejderne til at kunne afvikle ferie disse dage. Såfremt HSU fortsat ønsker at fastsætte lukning mellem jul og nytår i ferieåret 2017/2018, anbefaler HR-afdelingen følgende beslutning: Aalborg Universitet holder, som i tidligere år, lukket mellem jul og nytår. Alle medarbejdere ved Aalborg Universitet er således pålagt at afvikle ferie på arbejdsdage mellem jul og nytår. HR-afdelingen pålægges at sikre, at Hovedsamarbejdsudvalgets beslutning meddeles alle medarbejdere og efterleves i hele organisationen. Undtaget fra ovennævnte beslutning er personalegrupper, for hvem der via HR-afdelingen er indgået lokale rådighedsaftaler, og som følgelig har rådighedsvagter mellem jul og nytår af hensyn til universitetets drift, fx håndværkere og it-personale med rådighedsforpligtelse. I forhold til indeklemte dage, indstiller HR-afdelingen, at der i ferieåret 2017/2018 træffes beslutning om lav-servicedage på: Fredag d. 26. maj (dagen efter Kr. Himmelfartsdag) Indstilling: Sagsbehandler: Det indstilles, at HSU følger ovenstående beslutning som tidligere indgået af HSU. Specialkonsulent Morten Sand Henriksen, HR-afdelingen Side 1 af 1

17 Punkt: Type: Beslutningstagning Kan frit distribueres Sagsnr: Dato: Sagsfremstilling til møde i Hovedsamarbejdsudvalget 6. Ophævelse af aftale 2.15, som konsekvens af AAU kompetencestrategi Anledning: Referencer: Sagsfremstilling: HSU godkendte den 7. december 2016 AAU kompetencestrategi. I den forbindelse anbefales det at aftale 2.15 MUS/LUS og strategisk kompetenceudvikling på AAU, retningslinjer for opsiges. En opsigelse af aftale 2.15, vil give et mere entydigt billede af de dokumenter der understøtter kompetenceudvikling på AAU. 1. Aftale 2.15 MUS/LUS og strategisk kompetenceudvikling på AAU, retningslinjer for 2. Medarbejderudviklingssamtaler (MUS) og lederudviklingssamtaler (LUS) på Aalborg Universitet 3. AAU kompetencestrategi Reference 1 beskriver overordnede retningslinjer for hvordan MUS/LUS gennemføres på AAU. Derudover indeholder aftalen et kort afsnit om strategisk kompetenceudvikling. Efter godkendelse af AAU kompetencestrategi er indholdet af aftale 2.15 dækket af: 1) Reference 2 og 2) Reference 3 Revideringen af reference 2 indbefatter bl.a. at lederudviklingssamtaler (LUS) eksplicit fremgår af AAU håndbogen. Indstilling: Sagsbehandler: Det indstilles, at HSU opsiger aftale 2.15 MUS/LUS og strategisk kompetenceudvikling på AAU, retningslinjer for af 2. april Kompetenceudviklingskonsulent Flemming René Pedersen, HR afdelingen Side 1 af 1

18 Punkt: Type: Drøftelse Kan frit distribueres Sagsnr: Dato: Sagsfremstilling til møde i Hovedsamarbejdsudvalget 7. Drøftelse vedr. budgetprincipper for 2018 og synspunkter på nye budgetprincipper gældende fra 2019 Anledning: Bilag: Sagsfremstilling: I medfør af samarbejdsaftalen (2013) 5, stk. 2 har HSU pligt til at behandle mål, strategi og økonomi. Bilag 7.1: Notat vedr. præsentation af nuværende budgetprincipper De nuværende budgetprincipper er i al væsentlighed ikke ændret siden udarbejdelsen af budget Principperne er opbygget af universitetets interne principper for fordeling af tilskud, bevillinger og indtægter mellem hovedområderne og en model til finansiering af AAU Fælles Service (FS). Der er ligeledes en model til universitetets bygningsbudget. Som en konsekvens af opdelingen af TEK NAT i to nye hovedområder per. 1. januar 2017 er der udviklet en implementeringspulje til det formål at udjævne de økonomiske forskelle mellem de to nye hovedområder. På baggrund af medsendte notat anmodes HSU at tage en åben drøftelse omkring budgetprincipper for Det anbefales HSU at påbegynde de indledende drøftelser omkring synspunkter på den nuværende model og åbent diskutere eventuelle synspunkter på, hvad en ny og revideret model bør indeholde. Der påbegyndes i 1. kvartal 2017 en proces i Økonomistyringsenheden frem mod at kunne indstille nye budgetprincipper for AAU på bestyrelsesmødet i april Indstilling: Sagsbehandler: Det indstilles, at HSU åbent drøfter synspunkter omkring de nuværende budgetprincipper og samtidig giver udtryk for synspunkter på, hvad de nye budgetprincipper skal indeholde. Budgetchef Gitte Hartung, Økonomiafdelingen Side 1 af 1

19 Bilag 7.1 til HSU-møde den 8. februar 2017 Notat: Præsentation af nuværende budgetprincipper Økonomistyringsenheden Fr. Bajersvej 7 F Postboks Aalborg Budgetchef Gitte Hartung Telefon: gha@adm.aau.dk Præsentation af nuværende budgetprincipper Dato: Sagsnr.: Bestyrelsen godkendte på sit møde den 23. juni 2015 universitetets interne principper for fordeling af tilskud, bevillinger og indtægter mellem hovedområderne, og godkendte samtidig en model til finansiering af AAU Fælles Service (FS). Principperne blev godkendt for perioden B2016 til og med B2018 og skal derfor besluttes forlænget eller justeres senest med virkning fra og med B2019. I Budget 2017 inkl. budgetoverslagsårene er tilskud, bevillinger og indtægter for B2019 fordelt efter de p.t. gældende principper, men vil, jf. de almindelige budgetprocedurer, blive genberegnet forud for budgetåret i henhold til de på det tidspunkt gældende principper. Indtægterne fra finanslovens Aalborg Universitet fordeles mellem de faglige hovedområder. Udover midler fra Uddannelses- og Forskningsministeriet modtager universitetet midler fra Ministeriet for Børn, Undervisning og Ligestilling, Transport-, bygnings- og boligministeriet og midler fra forskningsråd, fonde og private og offentlige virksomheder og organisationer. Midlerne gives som én samlet budgetramme til det enkelte hovedområde. Det er herefter dekanerne, der for deres respektive hovedområde fastsætter principperne for den videre interne fordeling mellem hovedområdets institutter, skoler og studienævn. Principperne skal fastsættes under hensyn til universitetets samlede formål og strategi samt indenfor gældende bevillingsbestemmelser, rammer og retningslinjer. Uddannelse Uddannelse omfatter heltidsuddannelser og deltidsuddannelser, og indtægter genereret af uddannelsesaktiviteter tildeles det faglige hovedområde, som har udbudt og har ansvaret for de givne uddannelsesaktiviteter. For heltidsuddannelse drejer det sig om taxameterindtægter (STÅ), færdiggørelsesbonus og tilskud vedrørende udvekslingsstuderende. Hertil kommer deltagerbetaling for studerende med statsborgerskab uden for EU/EØSlandene (udenlandske selvbetalere, USB), indtægter for aktiverede samt uddannelsesmidler fra It-vest. Universitetets pulje til friplads- og stipendiemidler fordeles som fripladsmidler mellem de faglige hovedområder i forhold til antal udenlandske studerende (USB) opgjort året før budgetåret. For deltidsuddannelse er indtægterne såvel taxameterindtægter som deltagerbetaling (inkl. deltagerbetaling vedrørende aktiverede). Forskning Forskning omfatter tilskud til basisforskning inkl. forskeruddannelse og indtægter fra myndighedsbetjening. Universitetets basisforskningsmidler fordeles mellem de faglige hovedområder efter følgende interne fordelingsmodel: Side 1 af 3

20 En grundbevilling, der svarer til basisforskningsbevillingen året forud for budgetåret. Forskellen mellem forskningsbevillingen i budgetåret og i året forud for budgetåret fordeles mellem fakulteterne efter følgende fordelingsparametre og vægtning, opgjort to år før budgetåret: - uddannelsesindtægter 1 (vægt 45 %) - eksterne forskningsmidler og deltagerbetaling (vægt 20 %) - den bibliometriske forskningsindikator (BFI-point) (vægt 25%) - færdiguddannede ph.d.-studerende (ph.d.-grader) (vægt 10%). Indtægter fra myndighedsbetjening tilgår det faglige hovedområde, som indgår aftale herom. Øvrige formål og indtægter Finanslovspuljen øvrige formål fordeles mellem fakulteterne i forhold til deres eksterne indtægter (omsætning) to år før budgetåret, dvs. det seneste afsluttede regnskabsår på budgetlægningstidspunktet. Udover tilskud fra finansloven og deltagerbetaling for uddannelse har universitetet en række andre indtægtskilder: - indtægtsdækket virksomhed (UK90), dvs. kommercielle aktiviteter som salg af varer og tjenesteydelser - tilskudsfinansieret forskning (UK95), fx bevillinger fra Grundforskningsfonden, Danmarks Innovationsfond, EU-forskningsmidler, private og/eller offentlige virksomheder og organisationer og andre finansieringskilder - andre tilskudsfinansierede aktiviteter (UK97), dvs. ikke-kommercielle aktiviteter, der er naturlige udløbere af den ordinære virksomhed (tilskud til formidling af forskning f.eks. Videnspredning) - donationer til formål, som ligger indenfor eller i forlængelse af universitetets formål - øvrige indtægter, fx udviklingsmidler fra It-vest. Ovennævnte midler går som hovedregel til det faglige hovedområde, der har ansvaret for de aktiviteter, som har udløst midlerne. Finansielle nettoindtægter tilfalder FS. Afvigelser til budgettet for finansielle poster håndteres i de efterfølgende år gennem egenkapitalstrategi. Finansiering af AAU FÆLLES SERVICE (FS) FS finansieres primært af et fællesbidrag fra de faglige hovedområder. Fællesbidraget beregnes som en procentsats af de faglige hovedområders eksterne indtægter (omsætning) to år før budgetåret, dvs. senest afsluttede regnskabsår på budgetlægningstidspunktet. For budgetåret, inkl. budgetoverslagsårene, er procentsatserne fastsat som følger: - B2017: 18,3 % - BO1 2018: 17,4 % - BO2 2019: 17,4 % FS skal af sin budgetramme finansiere dels de for universitetet fælles administrative afdelinger, herunder IT- Services og AAU Innovation, og dels en række universitære fælles aktiviteter og puljer, fx den strategiske pulje, rektors rådighedssum, digitaliseringspuljen og visse forbrugsomkostninger, fx porto, intern telefoni og Copydanafgifter. FS har udover FS-bidraget yderligere indtægter i form af tilskudsfinansierede aktiviteter, indtægtsdækket virksomhed og øvrige driftsindtægter. Bygningsbudgettet 2017 Bygningsbudgettet for den interne husleje på AAU fordeles mellem hovedområderne i forhold til antal bruttoårsværk-kvadratmetre for budgetårene Årsværk-kvadratmetre er det samlede antal kvadratmetre i budgetåret, når der er taget højde for forskudte ind- og fraflytninger i løbet af året. Den interne husleje dækker hovedparten af de samlede omkostninger til bygningsdriften, jf. nærmere nedenfor. 1 Taxameterindtægter fra heltidsuddannelse og adgangskursus (STÅ), indtægter fra færdiggørelsesbonus og taxameterindtægter for deltidsuddannelse.

21 Praksis for CAS budget er, at et over-/underskud i et givent år skal reguleres to budgetår senere for at der sikres balance mellem indtægter og omkostninger. Det samlede Bygningsbudget fordeles til AAU s hovedområder gennem AAU s interne huslejemodel, som er beskrevet i det følgende. Afregning af forbrugte kvadratmetre Omkostninger til husleje, ejendomsskatter, bygningsdrift, forsyning (vand og varme), basisindretning af bygninger (stikkontakter, brandalarmer, adgangskontrol mv.), værdiforøgende bygningsforandringer som påvirker den eksterne huslejeomkostning, bygningsforandringer samt inventar og av-udstyr i studiemiljø og undervisningslokaler, reetablering af fraflyttede lejemal, afskrivninger, fælles it-drift samt bygningsvedligehold indgår alle i den gennemsnitlige kvadratmeterpris, der er fastsat for alle typer lokaler på alle campusområder. Kvadratmeterprisen ligger fast for et år ad gangen. Hovedområdernes respektive interne husleje beregnes på grundlag af den gennemsnitlige kvadratmeterpris og hovedområdets forbrugte bruttokvadratmetre jf. AAU s arealdatabase. Databasen ajourføres løbende af CAS på baggrund af egne eller brugernes indberetninger. Huslejen for hovedområderne bliver udregnet årligt i forbindelse med budgettet. Den faktiske huslejeafregning vil ske overfor hovedområderne hver måned i løbet af budgetåret og vare i henhold til disses faktiske forbrug af bruttokvadratmeter på det givne tidspunkt. Afregning af auditorier og seminarrum Huslejen for auditorier og seminarrum til mere end 80 personer i 2017 fordeles på baggrund af hovedområdernes forbrug af disse lokaler fra 1. juli 2015 til 30. juni Forbruget er opgjort på baggrund af det faktisk afholdte forbrug af lokalerne i perioden. Der udarbejdes endelig afregning af huslejen pr. 31. december Afregning af særligt elforbrug og særlige ydelser El afregnes efter en opgørelse af målt forbrug. Mer- eller mindreforbrug i forhold til aconto reguleres ultimo året. Specialrengøring afregnes ligeledes særskilt. Direkte videreførelse af afholdte eksterne omkostninger Bygningsforandringer i ikke-studie- og undervisningsarealer (ex. laboratorier og kontor) samt inventar og avudstyr til andet end studieareal og undervisningslokaler afholdes af hovedområdet. Flytteomkostninger afholdes ligeledes af det relevante hovedområde. Dette vedrører alle omkostninger til en given flytning, som flytter, uagtet hvilken karakter flytningen har og hvilke typer arealer, det vedrører (studie-, kontor-, laboratoriearealer mv.). Dvs. uagtet, at den måtte være tvungen eller en nødvendig del af en større rokade. Princippet gælder alle flytninger udover mindre flytteopgaver af enkelte kontorer, inventar mv., der løses som en del af den almindelige bygningsservice. Princippet for afholdelsen af omkostningerne til swingspace er, at hovedområdet afholder de faktiske omkostninger, universitetet har for det pågældende swingspaceareal (etablering, leje, drift, reetablering mv.). Arealet kan både være et internt såvel som eksternt lejemal. Definitionen på swingspace er, at brugeren af swingspacen også samtidig afholder omkostningerne til leje for et tilsvarende areal et andet sted på universitetet. Dvs. at man har dobbelt husleje i en midlertidig periode, eksempelvis i forbindelse med en renovering. Betaling til fælles formål og administration Den interne husleje vedrørende lokaler til fællesformål såsom kantine, motionscentre, studenterorganisationers kontorer, Studenterhuset i Aalborg, boghandel samt forlag med videre betales af AAU Fælles Service. Fælles Service betaler i øvrigt husleje for deres arealer på samme vilkår som resten af AAU, hvor der betales for det anvendte areal. Fælles Services huslejebetaling er finansieret via fakulteternes betaling af FS-bidraget. Supplerende ændring IMPLEMENTERINGSPULJEN I forbindelse med opsplitning af hovedområdet TEKNAT pr. 1. januar 2017 til to nye hovedområder ENGINE- ERING og TECH, er der etableret en implementeringspulje, der har til hensigt at udjævne forskelle i de økonomiske vilkår for de to hovedområder. Puljen er en midlertidig pulje, som løber frem til og med 2018, hvorefter der vil ske en revidering af AAU s budgetprincipper.

22 , Punkt: Type: Drøftelse Kan frit distribueres Sagsnr: Dato: Sagsfremstilling til møde i Hovedsamarbejdsudvalget 8. Evaluering af HSU s samarbejde og arbejdsform 2016 Anledning: HSU har i medfør af Samarbejdsaftalens 2 pligt til jævnligt at evaluere sit samararbejde og samarbejdsform. Evalueringen skal ske med henblik på at sikre, at samarbejdet kvalificeres og målrettes. HSU har tidligere besluttet, at evalueringen bør ske årligt, hvorfor denne indgår i udvalgets årshjul. Bilag: Bilag 8.1: Evaluering af HSU s samarbejde og arbejdsform 2016 Sagsfremstilling: HR-afdelingen indstiller til, at medlemmerne af HSU med udgangspunkt i samarbejdsaftalen 2013 samt den vedlagte model for evalueringen, overvejer og tager stilling til følgende emner forud for HSU-mødet, hvor evalueringen finder sted. Det foreslås, at der anvendes cirka 15 minutter til 1. punkt, 10 minutter til 2. punkt og 5 minutter til 3. og sidste punkt. 1. Det gode samarbejde HSU s fælles målsætninger (15 min.) 2. De rigtige emner (10 min.) 3. De gode rammer for et udbytterigt samarbejde (5 min.) Indstilling: Sagsbehandler: Det indstilles, at HSU evaluerer sit samarbejde og samarbejdsform med udgangspunkt i den fremlagte model samt beslutter, hvilke konsekvenser evalueringen fører til. AC-fuldmægtig Rikke Krøger, HR-afdelingen Side 1 af 1

23 Bilag 8.1 til HSU-møde den 8. februar 2017 HR-afdelingen Fredrik Bajers Vej 7F 9220 Aalborg Øst Sagsbehandler: AC-fuldmægtig Rikke Krøger Dato: Evaluering af HSU s samarbejde og arbejdsform 2016 Model for evaluering af HSU s samarbejde og arbejdsform Med henvisning til Samarbejdsaftalen (2013) 2 indstilles hermed til, at HSU s samarbejde og samarbejdsform i år 2016 evalueres efter følgende model. HR-afdelingen foreslår, at evalueringen tager udgangspunkt i en gensidig drøftelse af HSU s fælles målsætninger, hvad et godt samarbejde i HSU kræver af medlemmerne, om de rigtige emner sættes på dagsordenen og behandles, samt hvorvidt rammerne for HSU-møderne tilskynder et udbytterigt samarbejde. 1. Det gode samarbejde HSU s fælles målsætninger HSU s overordnede fælles målsætning er, at Aalborg Universitet i videst muligt omfang er en velfungerende virksomhed. Det gode HSU-samarbejde er en af forudsætningerne herfor, og indebærer bl.a., at parterne hver især varetager informationspligten. Informationspligten er gensidig, hvormed ledelses- og medarbejderrepræsentanterne har pligt til at informere hinanden om og drøfte arbejdspladsens forhold i medfør af samarbejdsaftalens 3, stk. 1. Ledelsens informationspligt fremgår af 3, stk. 2: Stk. 2. Ledelsens informationspligt I samarbejdsudvalget skal ledelsen informere om: 1. Arbejdspladsens seneste udvikling og den forventede udvikling i aktiviteter og i den økonomiske situation. 2. Arbejdspladsens aktuelle situation og forventede udvikling med hensyn til struktur og beskæftigelse især i forbindelse med strukturændringer og i situationer, hvor beskæftigelsen er truet. Planlagte og forventede foranstaltninger skal også inddrages i denne sammenhæng. 3. Andre beslutninger, der kan føre til betydelige ændringer i arbejdets tilrettelæggelse og medarbejdernes ansættelsesforhold. 4. Udbud og udlicitering. Information skal gives så tidligt og med et så passende indhold, at der kan gennemføres en grundig drøftelse i samarbejdsudvalget, således at medarbejdernes synspunkter og forslag kan indgå i grundlaget for ledelsens endelige beslutning. Stk. 3. Information og drøftelse på rette niveau Det er ledelsens ansvar at sikre, at information og drøftelse sker parallelt til ledelses- og beslutningsstrukturen. Information og drøftelse skal etableres mellem den ledelse, som har kompetencen, og medarbejderrepræsentanter for de personalegrupper, der berøres, Hvis der opstår en situation, hvor der er krav om information og drøftelse af emner, som ligger uden for formanden for samarbejdsudvalgets ansvarsog kompetenceområde, er det den relevante ledelses forpligtelse at sikre, at der foretages information og høring af alle de berørte samarbejdsudvalg. Side 1 af 3

24 Bilag 8.1 til HSU-møde den 8. februar 2017 Medarbejdernes informationspligt fremgår af 3, stk. 4, og indebærer, at medarbejderrepræsentanterne skal informere samarbejdsudvalget om synspunkter og forhold hos medarbejderne, der har betydning for samarbejdet. Informationspligten pålægger således medarbejderrepræsentanterne at orientere ledelsen om, hvad der rører sig blandt medarbejderne, hvormed medarbejdernes synspunkter tages til efterretning af ledelsen. Ifølge 3, stk. 5 skal samarbejdsudvalget sikre, at samtlige medarbejdere holdes orienteret om samarbejdets arbejde, hvorfor dagsorden og referat offentliggøres på AAU Inside. Drøftelse af forhold som er omfattet af informationspligten, skal ske i tilfælde af, at ledelses- eller medarbejderrepræsentanterne fremsætter ønske herom, jf. 3, stk. 6. Evaluering af samarbejdet Parterne bedes reflektere over og tage stilling til: Hvad et godt samarbejde mellem ledelses- og medarbejderrepræsentanterne indebærer herunder hvilken værdi den gensidige informationspligt skaber, samt hvorvidt der sker behørig opfyldelse heraf. Giv gerne konkrete eksempler. Hvorvidt samarbejdet mellem formandsskabet og udvalget forløber tilfredsstillende. Hvordan det generelle samarbejde i HSU bidrager til HSU s fælles målsætning om at skabe de bedst mulige rammer for et godt arbejdsmiljø og et velfungerende AAU. Hvorvidt samarbejdet med PPU forløber tilfredsstillende. 2. De rigtige emner Dagsordenspunkter til behandling i HSU sammensættes på baggrund af en række opgaver fastlagt i samarbejdsaftalens 4 og 5. Yderligere foretages en konkret vurdering af emner, som måtte være af særlig betydning for arbejdspladsen, herunder emner, som er foreslået af medarbejder- og/eller ledelsesrepræsentanterne. Af 4 fremgår det, at HSU skal behandle relevante emner inden for arbejds- og personaleforhold, der er af betydning for arbejdspladsen, mens en række særlige opgaver følger af 5. HSU har mulighed for at fastlægge retningslinjer eller principper for arbejdspladsens arbejds- og personaleforhold. Drøftelser herom skal indledes ved anmodning fra ledelses- eller medarbejderrepræsentanterne. I medfør af samarbejdsaftalens 4 betragtes nedenstående som relevante emner: 1. Arbejds- og personaleforhold, herunder AAU s personalepolitik bl.a. i forhold til AAU s mål, indsats for fastholdelse af seniorer, politik for orlov samt sygefraværsstatistik og sygefraværssamtaler. 2. Tillid, samarbejde og trivsel, herunder psykisk arbejdsmiljø, tillid og samarbejde på arbejdspladsen samt rammer for faglighed og kvalitet i opgavevaretagelsen. 3. Omstilling på arbejdspladsen HSU varetager en centrale rolle i at sikre en positiv tilgang til forandringer i staten. I forbindelse med mål, strategi og økonomi skal samarbejdsudvalget behandle følgende i medfør af 5: 1. Sammenhængen mellem institutionens mål/strategi og personalepolitikken. 2. Relevante dele af en eventuel resultatkontrakt for institutionen/direktørkontrakt. 3. Institutionens budget- og finanslovsbidrag, herunder den overordnede prioritering af anvendelsen af bevillingen. Jf. samarbejdsaftalens 5, stk. 3 har HSU også til opgave at behandle følgende emner; kompetenceudvikling, forskelsbehandling, ligebehandling, medarbejdertilfredshed, arbejdsrelateret stress, mobning, chikane og vold. Ovenstående emner er indarbejdet i HSU s årshjul. Side 2 af 3

25 Bilag 8.1 til HSU-møde den 8. februar 2017 Evaluering af emner på dagsordenen HSU-medlemmerne bedes reflektere over og tage stilling til: Om HSU behandler de emner, som er påkrævet for at nå HSU s fælles målsætninger og ambitioner for AAU? Hvorvidt der er særlige emner, som HSU bør prioritere i 2017/2018? 3. De gode rammer for et udbytterigt samarbejde Ved forrige evaluering af HSU s samarbejde og arbejdsform blev det besluttet at lægge 30 min. til møderne, således at disse nu har en varighed af 2,5 time. Samtidig er antallet af møder øget fra fire til fem møder om året. Tiltagene har til hensigt at tilskynde en gensidig dialog om relevante emner. Evaluering af rammerne for HSU-samarbejdet HSU-medlemmerne bedes reflektere over og tage stilling til: Om ovenstående tiltag har haft den ønskede effekt? Om rammerne for HSU-møderne lægger op til et udbytterigt samarbejde? Øvrige ønsker vedrørende den praktiske afvikling af HSU s møder, forberedelser hertil, videre behandling af drøftelser mv. kan med fordel overvejes. Side 3 af 3