Referat af møde i Hovedsamarbejdsudvalget. Referat. Godkendt. Onsdag den 19. juni Fredrik Bajers Vej 7A, Lokale 1-112

Transkript

1 Godkendt Referat af møde i Hovedsamarbejdsudvalget Onsdag den 19. juni 2019 Fredrik Bajers Vej 7A, Lokale Aalborg Universitet Postboks Aalborg Sagsbehandler: Stine Vestergaard Telefon: sve@adm.aau.dk Dato: Sagsnr.: Deltagere: Inger Askehave (IA), Antonino Castrone (AC), Henrik Pedersen (HP), Mogens Rysholt Poulsen (MRP), Henrik Halkier (HH), Rasmus Antoft (RA), Lars Hvilsted Rasmussen (LHR), Lis Carlsen (LC), Jesper Lindgaard Christensen (JLC), Klaus Kjær (KK), Jens Kirk (JK), Birthe Riis Kennedy (BRK), Lars Rosgaard Jensen (LRJ), Ole Busck (OB) og Anne Bisgaard Pors (ABP) Afbud: Per Michael Johansen (PMJ) Øvrige deltagere: Administrativt personale: Helle Ejersbo (EJER) og Stine Vestergaard (SVE), ref. Desuden deltog Gitte Hartung (GH) vedr. pkt. 2, Mogens Juul møller (MJM) vedr. pkt. 7 og 8, Andreas Rasmussen (ANR) vedr. pkt. 7 og Alex R. Hermansen (ARH) vedr. pkt. 8. Referat 1. Godkendelse af dagsorden Det indstilles, at HSU godkender dagsordenen. HSU godkendte dagsordenen. 2. Orientering fra rektoratet Bilag 1: Orientering fra rektoratet Budget 2020: IA indledte punktet med en status på AAU s økonomi for Der er på nuværende tidspunkt mange usikkerhedspunker omkring næste års økonomi, og udfaldet af regeringsforhandlingerne har stor betydning. Vi afventer den kommende finanslov, som frigives ultimo august, men i den mellemliggende periode har ledelsen forsøgt at vise rettidig omhu ved at opstille fire scenarier for AAU s fremtidige økonomi. GH gennemgik de fire scenarier. AAU har en forventet aktivitetsændring på 53 mio. kr., hvilket skyldes en nedgang i STÅ og en reduktion i tilskudsfinansieret aktivitet. Denne ændring har tidligere været kendt og er derfor indregnet tidligere. Usikkerhederne er derimod, hvorvidt taksameterløftet på takst 1 videreføres, om afskaffelse af omprioriteringsbidraget indfries og om huslejen til BYGST stiger uden kompensation. Ligeledes er der en engangsusikkerhed forbundet til den nye ferielov, da det fortsat er uvist, om dette vil reducere egenkapitalen. GH gjorde udvalget opmærksom på, at scenarierne ikke viser en besparelse, men en nedgang i indkomst. Medarbejdersiden kvitterede for åbenhed og tilbød deres input til det videre arbejde. HSU vil løbende blive inddraget i arbejdet. 1

2 Besparelsesrunde i Fælles Service: Der er ved besparelsesrunden i Fælles Service blevet nedlagt 34 stillinger. Afværgeforanstaltningerne medførte 6 frivillige fratrædelser og 2 seniorordninger. Derudover besluttede FS cheferne at nedlægge en række stillinger ved at undlade at genbesætte dem. Dette betød, at der den 20. maj blev fremsendt 10 påtænkte afskedigelser. Én afskedigelse blev trukket tilbage, og én medarbejder har efterfølgende fundet andet arbejde på AAU. Det drejer sig derfor reelt om 8 afskedigelser. Alle afskedigelserne har effekt fra udgangen af juli måned og vil få fuld økonomisk effekt i Det eneste, der på nuværende tidspunkt udestår, er eventuelle forhandlinger med de faglige organisationer. Placering af ph.d.-administrationen: Direktionen besluttede den 29. maj 2019, at ph.d. administrationen organisatorisk overgår til AAU Innovation pr. 1 juni og fremadrettet refererer til Nina Schjoldager og Dorte Stigaard. Ønsket med placeringeren er at skabe synergieffekter mellem det strategiske arbejde med forskningsstøtte, som allerede pågår i AAU Innovation, samt understøttelse af ph.d. skolernes strategiske og driftsmæssige arbejde. Overflytningen er sket uden problemer. Status på reorganiseringen: IA gjorde opmærksom på, at punktet alene drejer sig om nedlæggelsen af fakultetskontorerne og den heraf følgende reorganisering. Sammenlægning af BYG og SBi Det er besluttet, at SBi og Institut for Byggeri og Anlæg skal fusionere pr. 1. januar Formålet er at knytte de to institutter tættere sammen og herved styrke økonomi og konkurrenceevne. Dette skal bl.a. ske ved at skabe faglig bredde på undervisningsområdet. Code of conduct om ytringsfrihed: IA benævnte kort AAU s code of conduct vedrørende ytringsfrihed og opfordrede til, at indholdet genopfriskes på de enkelte institutter, og ligeledes at nytilkomne gøres opmærksom på indholdet. 3. Orientering fra medarbejdersiden Medarbejdersiden efterspurgte en evaluering af Balisager som outplacement tilbud i forbindelse med afskedigelsesrunden. Udvalget besluttede at vente med evalueringen, indtil alle forløb er afsluttede og bad HR-afdelingen medbringe evalueringen, når det procesmæssigt giver mening. Medarbejdersiden fremlagde ønske om, at HSU drøfter processen for TAP-lønforhandlingerne på mødet i september, således der kan laves en erfaringsopsamling til lønforhandlingerne i 4. kvartal. Medarbejdersiden ønskede en præcisering af, hvornår næste TAP lønforhandling afholdes, da dette fremgår uklart af referatet fra HSU-mødet den 19. september Det blev præciseret, at næste TAP lønforhandling for 2020 afholdes i 4. kvartal 2019 sammen med VIP-lønforhandlingerne, og at udmøntningen sker pr. januar LC gjorde opmærksom på, at forhandlingsrammen for TAP lønforhandlingen dermed skal fremlægges på HSU mødet i september Afslutningsvis informerede ABP om, at VIP på HUM og SAMF er bekymrede for den fremtidige afvikling af undervisning på Kroghstræde 3. Bekymringen går på, hvorvidt der er plads til at afvikle undervisningen, og om det bliver nødvendigt at undervise til kl. 20 for at få logistikken til at gå op. Ledelsessiden er opmærksomme på problematikken, og gør det klart, at de ikke var gået videre med beslutningen om at flytte AUB, 2

3 hvis de ikke havde en klar forventning om, at det kunne hænge sammen. Efteråret kan dog blive hårdt pga. ombygninger. RA informerede om, at man på SAMF har fundet en løsning. HR-afdelingen er ansvarlige for at medbringe evalueringen af Balisager som outplacement tilbud, når det procesmæssigt giver mening. 4. Orientering fra HSU sekretariatet HR-afdelingen er i gang med at digitalisere AAU s organisationsstruktur, således der kan skabes et overblik over alle leder/medarbejderrelationer. De tydelige relationer kan desuden medvirke til at styrke organisationens arbejdsmiljø. HR-afdelingen er ved at samle op på de årlige arbejdsmiljødrøftelser. Drøftelserne samles inden for hovedområderne og drøftes i de lokale FSU/FSA, hvorefter de rapporterestil direktionen og HAMiU. 5. Sygefraværsstatistik og anvendelse af den psykologiske rådgivning Bilag 1: Aalborg Universitets sygefraværsstatistik 2018 Bilag 2: Anvendelse af psykologisk rådgivning 2018 Anvendelse af psykologisk rådgivning: EJER gennemgik det fremsendte materiale. Medarbejdersiden udtrykte bekymring for ph.d. området, og fremlagde ønske om, at man undersøger dette område nærmere. Udvalget drøftede forskellige forhold, som kan have betydning for området. LRJ gjorde udvalget opmærksom på, at EST fakulteterne har en ph.d. coach, som med fordel kan inddrages i en undersøgelse og drøftelse. Der var enighed om, at drøftelsen skal tages i det rette fora, og ligeledes at rette ledelse inddrages. HSU opfordrer derfor alle arbejdsmiljøudvalg på institutniveau til at drøfte arbejdsmiljøet på ph.d. området. Det er ligeledes muligt at bringe emnet op til en fælles drøftelse på HSU og HAMiU s fællesmøde i efteråret. Sygefraværsstatistik: EJER gennemgik det fremsendte materiale og fremhævede, at der er en ganske svag stigning i det korte sygefraværet og særligt hos kvinderne. Stigningen i det kortefravær kan skyldes, at vi fra og med december 2017 har fået en ny praksis for registrering af delvis sygefravær for første sygedag eller enkeltstående halve sygedage. IA konkluderede afslutningsvis, at der ikke er nogen alarmklokker som ringer, men at vi skal være opmærksomme på, at der er en lille stigning i sygefraværet. Medarbejdersiden nævnte, at vi forsat skal have fokus på at indskærpe over for VIP, at de skal melde sig syge. Dette bør ske i de forskellige ledelsesstrenge. EJER kommenterede, at det kan være interessant at drøfte sygefravær/nærvær i de lokale samarbejdsudvalg og herunder inddrage vigtigheden af håndtering af sygemeldinger, samt hvordan man som underviser forholder sig hertil. HSU drøftede anvendelse af psykologisk rådgivning og sygefraværsstatistikken og tog orienteringen til efterretning. 3

4 6. Valg til feriefondens bestyrelse Mail er eftersendt med indstillinger fra ledelses - og medarbejdersiden. Det indstilles, at HSU vælger nye medlemmer til feriefondens bestyrelse. Udvalget godkendte indstillingerne, hvilket betyder at bestyrelsen til feriefonden i perioden frem til maj 2022 består af følgende medarbejdere: Repræsentanter for ledelsessiden er Mogens Juul Møller og Morten Bang Henriksen Repræsentanter for medarbejdersiden er Merete Wolder Lange, Lotte Brunø og Klaus Kjær SVE orienterer bestyrelsens medlemmer om valget, og bestyrelsen konstituerer herefter sig selv. 7. Orientering fra Campusplan MJM gennemgik den fremsendte sagsfremstilling. LRJ efterspurgte et økonomisk overblik over udgifter og gevinster ved planlagte rokader frem til Det blev besluttet, at CAS udarbejder et tillempet overblik, som fremsendes til udvalget. ABP efterspurgte en tegning, som skitserer, hvordan campus ser ud på nuværende tidspunkt, samt hvordan det forventes at se ud de kommende år. Medarbejdere har svært ved at gennemskue, hvor vi er, og hvor vi er på vej hen, og en tegning vil hjælpe til kommunikationen. Orienteringen vil blive omsat til en nyhed til Inside, og ideen om en tegning tages med i overvejelserne. LC nævnte AAU s gamle bygninger, hvor udbedring hele tiden udskydes. ANR kommenterede, at forundersøgelsen afsluttes hen over efteråret, og at der efterfølgende, i samarbejde med bygningsstyrelsen, udarbejdes en samlet indstilling til udbedring af Fibigerstræde området. Det der ikke er arbejdsmiljømæssigt forsvarligt skal dog udbedres uden hensyntagen til de langsigtede planer. IA informerede udvalget om, at tiltagene ikke alene giver os mere optimalt brug af lokalerne, men også optimerer vores økonomi. Det er ikke alene CAS, som beslutter hvilke tiltag, som vi skal tage fat i. Det sker efter drøftelser med hovedområdelederne. HSU roste CAS for deres store arbejde og tog orienteringen til efterretning. Orienteringen om campusplanen omsættes til en nyhed på Inside. 8. Orientering om bæredygtighedstiltag i CAS Det indstilles, at HSU tager orientering til efterretning. ARH gennemgik sin præsentation og opfordrede udvalget til at henvende sig til CAS, såfremt der er ideer til tiltag eller forslag til områder, hvor studerende og forskere kan indgå i samarbejdet. OB kommenterede, at såfremt vi er mere synlige omkring vores tiltag, kan dette være med til at tiltrække studerende. OB opfordrede til, at det bliver synligt hvilken stab eller person i CAS, som er ansvarlig for bæredygtighed. Dette vil gøre det nemmere at bidrage til arbejdet. Ligeledes opfordrede OB til, at vi arbejder 4

5 mere på vores strategi for bæredygtighed, samt at vi på sigt udarbejder en rejsepolitik. IA orienterede om, at bestyrelsen på deres møde i næste uge skal drøfte AAU s kommende strategi og herunder også, hvordan vi kan indfase en mere bæredygtig dagsorden. Medarbejdersiden fremlagde afslutningsvis ønske om, at nedsætte et undervalg med deltagelse af medarbejdere, som løbende kan følge arbejdet med bæredygtighed og komme med forslag til udvikling. ARH orienterede om, at de studerende ligeledes har ytret ønske om at indgå i et samarbejde, og at det evt. kan tænkes sammen. Det blev besluttet, at udvalget drøfter forslaget på det kommende HSU den 25. september Udvalget drøfter forslaget om at nedsætte et underudvalg på HSU mødet den 25. september Evaluering af HSU s samarbejde og arbejdsform Bilag 1: Model for evaluering af HSU s samarbejde og arbejdsform. Det indstilles, at HSU evaluere sit samarbejde og arbejdsform med udgangspunkt i den fremlagte model samt beslutter, hvilke konsekvenser evalueringen fører til. JK kommenterede på samarbejdet med udvalg på fakultets- og institutniveau niveau, og ønskede at udvalget evaluerer på dette og opsætter nogle mål. LC nævnte informationspligten og opfordrede til, at vi fremover tænker på denne. LC ønskede en ændring af formuleringen HSU har taget orienteringen til efterretning. Det fremgår ikke, om medarbejdersiden er enige eller ej. EJER foreslog, at vi i stedet skriver, at udvalget drøftede indholdet, udvekslede synspunkter og tog det til efterretning. JLC spurgte ind til Workshop med Samarbejdssekretariatet. SVE informerede om, at der arbejdes på at finde en dato, hvor hele udvalget har mulighed for at deltage. ABP kommenterede på samarbejdet med HAMiU. HSU har ingen kendskab til, hvilke områder der behandles i HAMiU. HR-afdelingen kunne med fordel informere HSU om, hvilke emner af relevans for HSU, der behandles i HAMiU. Afslutningsvis drøftede udvalget en kommunikationsplan for HSU, således resten af organisationen informeres om, hvilke drøftelser HSU har. Det blev besluttet, at HR-afdelingen og AAU kommunikation drøfter en kommunikationsplan for arbejdet i HSU. HSU drøfter på et senere møde samarbejdet med udvalg på fakultets- og institut-/afdelingsniveau. HR-afdelingen og AAU kommunikation drøfter en kommunikationsplan for HSU. 10. Eventuelt Medarbejdersiden fremlagde ønske om, at hjemmesiden AAU tal får en boks, som viser aldersfordelingen på universitetet. Det blev drøftet hvorvidt det vil være værdiskabende og afslutningsvis besluttet, at HR-afdelingen vurderer, om det ud fra en samlet betragtning giver mening, og giver en tilbagemelding til HSU på det kommende møde. 5