Referat af møde mellem Hovedsamarbejdsudvalget og Hovedarbejdsmiljøudvalget mandag den 24. april 2017 kl , Rendsburggade 14, lokale 4.

Transkript

1 Til medlemmerne af HSU og HAMiU HR-afdelingen Fredrik Bajers Vej 7F 9220 Aalborg Øst Sagsbehandler: HSU-sekretariatet Rikke Krøger Dato: Sagsnr.: Referat af møde mellem Hovedsamarbejdsudvalget og Hovedarbejdsmiljøudvalget mandag den 24. april 2017 kl , Rendsburggade 14, lokale Der serveres sandwich udenfor lokalet fra kl , og kaffe, te, vand og frugt til mødet. Medlemmer af HSU og HAMiU Til stede Afbud Per Michael Johansen (PMJ) Inger Askehave Antonino Castrone (AC) Eskild Holm Nielsen (EHN) Mogens Rysholt Poulsen (MRP) Henrik Halkier (HH) Rasmus Antoft (RA) Lars Hvilsted Rasmussen (LHR) Lis Carlsen (LC) Jesper Lindgaard Christensen (JLC) Per Knudsen (PK) Jens Kirk (JK) Birthe Kennedy (BK) Meg Duroux (MD) Lars Rosgaard Jensen (LRJ) Ole Busck (OB) Anne Bisgaard Pors (ABP) Thorkild Ærø (TÆ) Kim Dremstrup (KD) Henriette Giese Annette Lorentsen (AL) Trond B. Klausen (TK) Louise Danielsen (LD) Marianne Meyer Jønsson (MMJ) Jette Thorsen Gade (JTG) Peter Nielsen (PN) Martin Mølholm (MM) Søren Rudbæk Juul (SRJ) Mogens Juul Møller (MJM) Senere Administrativt personale: HR-chef Henrik H. Søndergaard (HHS), Trine Bovbjerg (TB), Tanja B. Sloth (TBS), Lars Brodersen (LB) og Rikke Krøger (RK) (ref.). Desuden deltog: Charlotte S. Knudsen vedr. pkt. 2 og Rudi P. Nielsen som observatør for Campus Esbjerg. Side 1 af 5

2 1. Velkomst / Inger Askehave (10 min ) IA bød velkommen til det årlige fællesmøde mellem HSU og HAMiU, og roste det talstærke fremmøde. Formålet med fællemødet er at opnå fælles forståelse af de tematikker og udfordringer, som ligger i krydsfeltet mellem HSU og HAMiU. Formand for begge udvalg, PMJ, var fraværende grundet udvalgsarbejde i Uddannelses- og Forskningsministeriet. IA forsikrede, at PMJ orienteres om drøftelserne på mødet. JLC ønskede at kommentere på dagsordenen og opfordrede til, at der under mødet blev skelnet mellem arbejdsmiljø på hele AAU, og arbejdsmiljø på Campus København. Derudover savnede medarbejdersiden længere tid til de fælles drøftelser på indeværende møde. TBO bekræftede, at dagsordenen tilpasses løbende efter behov. HSU og HAMiU godkendte dagsordenen. 2. Status / HR-afdelingen (35 min ) Status på Vision 2020 / Trine Bovbjerg TBO præsenterede dagsordenen og arbejdsmiljøsektionens arbejde med udgangspunkt i det vedlagte materiale, og berettede yderligere, at ambitionen for 2020 er at universitetet skal være kendt for at arbejde godt og konstruktivt med arbejdsmiljøet på AAU. Sygefraværsstatistik 2016 og anvendelse af den psykologiske rådgivning 2016 / Charlotte S. Knudsen og Trine Bovbjerg Bilag 2.1: Aalborg Universitets sygefraværsstatistik 2016 Bilag 2.2: Anvendelse af psykologisk rådgivning i 2016 TBO præsenterede de tilgængelige data for brug af AAU s psykologiske rådgivning. Overordnet har der fra været en mindre stigning i brugen heraf. Der ses en tendens til, at VIP-personale samt medarbejdere i Fælles Service og på de tværfakultære institutter gør brug af psykologiske rådgivning i højere grad end det øvrige TAP-personale. Årsagen hertil er ukendt, men visse kendte faktorer kan have indflydelse, bl.a. blev psykologisk rådgivning anvendt af flere medarbejdere ved afskedigelserne i Fælles Service. Tilbagemeldingerne fra institutlederne på to af de tværfaglige institutter, Kultur og globale studier og Læring og Filosofi lyder, at der er blevet skabt rum for og dermed også accept af, at den psykologiske rådgivning anvendes, hvor der er behov, hvilket kan være en forklaring på den hyppigere anvendelse på institutterne. Som udgangspunkt er der flere forskellige årsager til, at AAU s medarbejdere anvender psykologisk rådgivning, men særligt fire hovedtemaer går igen. Disse er oplevelsen af stress/arbejdspres, samarbejdsproblemer, omstrukturering og forandring samt manglende støtte og/eller anerkendelse. Der opfordres derfor til, at ledere og tillidsrepræsentanter har opmærksomhed på de fire hovedtemaer. Derforuden har der været færre end fem henvendelser vedr. medarbejderes oplevelse af chikane og mobning. I disse sager har HR-afdelingen været involveret. Det blev påpeget af LD, at disse data ikke er fyldestgørende. Det skyldes bl.a., at emnet af mange bliver betragtet som et tabu. Derfor opfordredes der til, at chikane og mobning forsøges aftabuiseret. TBO replicerede, at psykologisk rådgivning skal betragtes som et tilbud om hjælp, som ikke kan påtvinges medarbejderne. MM efterspurgte yderligere data på, om behandling af stressramte medarbejdere har den ønskede effekt, hvortil CSK oplyste, at der i henhold til gældende lovgivning ikke må registreres data om årsagen til medarbejderens sygemelding. Ligeledes er medarbejderne ikke forpligtet til at oplyse årsagen til den pågældendes sygemelding. Blandt medlemmerne var et generelt ønske om fremskaffelse af bedre data. Det blev drøftet, om stigningen i anvendelsen af den psykologiske rådgivning skal betragtes som en negativ udvikling, da den kan være et udtryk for, at tilbuddet bliver brugt mere forebyggende og ikke kun reaktivt. Denne betragtning fandt opbakning hos nogle, mens andre var af den opfattelse, at vi reelt famler i blinde, og mangler værktøjer til behandling af indsamlet data. LRJ spurgte ind til, hvorfor der i forbindelse med de lokale APV-undersøgelser ikke er blevet stillet konkrete spørgsmål til de fire ovennævnte hovedtemaer, idet Side 2 af 5

3 det ville give gode muligheder for tilbagemeldinger. HHS oplyste i den forbindelse, at muligheden herfor er blevet drøftet, dog viser tidligere erfaringer fra AAU, at en fremgangsmåde som foreslået af LRJ ikke vil medføre et frugtbart resultat. Den samme erfaring gør tilsvarende institutioner sig i disse år. Derfor er det et bevidst fravalg. Drøftelsen blev afrundet, og CSK fortsatte til sygefraværsstatistikken som viser, at sygefraværet på AAU samlet set er lavere, end det samlede sygefravær i staten, men højere end sygefraværet på universiteterne. Kvindelige medarbejdere har mere sygefravær end mandelige medarbejdere, hvilket følger den generelle tendens på det offentlige arbejdsmarked. På linje med de øvrige universiteter ses en faldende tendens ifht. andelen af langtidssygefravær, samtidig ses en svagt faldende tendens i antal sygedage på AAU siden AAU knækkede kurven for dette i Samtidig gøres der opmærksom på, fra både ledelses- og medarbejdersiden, at registreringsadfærden kan være forskellig blandt TAP- og VIP-medarbejdere. CSK fortsatte og gennemgik yderligere data. Medlemmerne havde en god og konstruktiv drøftelse af langtidsfriske medarbejdere, forebyggelse af et negativt sygefraværsmønster, samt potentielle årsager til, at sygefraværet er højest for kvinder over 45 år. Rum for nærvær en forebyggende indsats / Tanja B. Sloth TBS præsenterer pilotprojektet Rum for nærvær, som på nuværende tidspunkt involverer tre afdelinger. De årlige APV-runderinger på universitetet går efter hensigten, mens arbejdsmiljødrøftelserne flere steder er udfordret grundet manglende erfaring og store mængder data, hvis håndtering kræver et systematisk værktøj, som er forsøges udviklet i forbindelse med pilotprojektet. Procesplanen og de seks elementer, som indsatsen bygger på, blev fremlagt. EHN meddelte, at ledelsen finder processen vedr. sygefravær problematisk, da den er uforholdsmæssigt tidskrævende, og dermed tager tid og fokus fra den vigtigste opgave at hjælpe medarbejderen tilbage til AAU. CSK opfordrede ledelsen til at gøre brug af HR-afdelingen i forbindelse med en sygemeldt medarbejders tilbagevenden til arbejdet, og oplyste endvidere, at der udbydes flere kurser gennem AAU Kompetenceudvikling. HSU og HAMiU tog HR-afdelingens orientering til efterretning. 3. AAU s handlingsplan for udvikling af det psykiske arbejdsmiljø / Trine Bovbjerg og Tanja B. Sloth (1 time ) Kort indledning / styregruppeformand, Antonino Castrone AC fortalte indledende, at styregruppen med PMJ s involvering har udarbejdet et udkast til en handlingsplan, som nu skal færdiggøres med input fra HSU og HAMiU. CRECEA s rapport samt udkast til handlingsplanen er sendt til Arbejdstilsynet, hvormed AAU viser initiativ, engagement og handlekraft i forhold til de udfordringer, AAU står overfor. Handlingsplanen for hele AAU består af 11 indsatsområder som skal drøftes på nærværende møde, inden det videre arbejde hermed, tilsammen med de indsatsområder der er rejst i CRECEA s rapport, pågår ude på institutterne. Drøftelse og konkretisering af styregruppens udkast til handlingsplan i grupper Bilag 3.1: CRECEA s rapport Bilag 3.2: Styregruppens udkast til handlingsplan Gruppearbejdet blev påbegyndt, og medlemmerne af HSU og HAMiU havde en konstruktiv drøftelse på tværs af de to udvalg. Kaffepause (15 min ) Side 3 af 5

4 4. AAU s handlingsplan for udvikling af det psykiske arbejdsmiljø fortsat / Trine Bovbjerg og Tanja B. Sloth (50 min ) Opsamling på gruppearbejde og beslutning af handlingsplan På medarbejdersidens opfordring, foretog medlemmerne en drøftelse i plenum. OB bad om ordet og tilkendegav sine holdninger, herunder at han finder dialogen med ledelsen oplysende, men at handlingsplanen ikke er tilstrækkeligt fyldestgørende til at imødekomme Arbejdstilsynets kritik. OB kritiserede bla. handlingsplanen for ikke at inkludere en egentlig evaluering og foreslog, at der kunne foretages en vurdering af CRECEA efter et års tid, med henblik på at undersøge, om tiltagene har haft den ønskede effekt. Forslaget fandt ikke opbakning blandt de øvrige medlemmer, CRECEA har ligeledes frarådet en sådan fremgangsmåde. Derforuden savnes der ifølge OB et konkret sted at placere ansvaret for, at tiltagene får effekt. OB advokerede for, at der tilføres flere ressourcer i det omfang, det er nødvendigt, og foreslog desuden, at der skæres ned på kravene til vejledningstimer eller antal af undervisningstimer, hvormed der kan frigives tid til forskning. Det blev i den forbindelse pointeret, at frigivelse af ressourcer er nyttesløst, hvis disse ikke anvendes hensigtsmæssigt. AL reagerede på OB s udtalelse og fortalte, at de forskellige problematikker er blevet drøftet i styregruppen, som i øvrigt også består af medarbejdere med stærke synspunkter. Ifølge AC lægger handlingsplanen op til en tidsmæssig opfølgning, som skal defineres yderligere. Uddybende fortalte hun, at en mere konkret handlingsplan vil fratage institutterne handlerum, ansvar og mulighed for, at gå målrettet til værks, hvilket ikke er hensigten. Medlemmerne fortsatte drøftelserne, bl.a. blev der fra medarbejdersiden opfordret til at sende et signal om, at ledelsen er bevidst om den arbejdsbelastning, som opleves på Campus København, og at den er begrundet i en oplevelse af mangel på ressourcer. Konsekvensen heraf er, at der må foretages en sortering i opgaver, hvormed forventningsafstemning og prioritering bliver afgørende. Hvorvidt denne prioritering bedst foretages af rektor, HSU, den lokale ledelse eller medarbejderen selv, gav anledning til uenighed blandt medlemmerne. Ligeledes blev det diskuteret mere generelt, om det er en fordel, at løsningen af arbejdsmiljømæssige udfordringer behandles lokalt. Derudover fremhævede flere, at CRECEA s rapport også viser, at medarbejderne på Campus København er glade for deres arbejde, og er villige til at bære en forholdsvis stor arbejdsbyrde, dog uden at behovet for planlægning og prioritering negligeres. Fra ledelsens side blev det oplyst, at der allerede nu foretages en strategisk prioritering på ledelsesniveau, som også har indflydelse på den enkelte medarbejder. F.eks. gennemgås den samlede uddannelsesportefølje i 2017 og evt. ønsker til nye uddannelser vil blive nøje selekteret, så medarbejderressourcer ikke bruges forgæves på udviklingsarbejde. RA håber derfor, at det anerkendes, at ledelsen siger nej til udviklingsprojekter med henblik på ikke at presse organisationen yderligere. Flere forslag til tidsoptimering blev fremlagt og taget til efterretning. Hvorvidt handlingsplanerne skal behandles yderligere i HAMiU og/eller hos institutterne gav anledning til uenighed, dog blev det slutteligt konkluderet, at der er tale om et dynamisk dokument, og at AAUhandlingsplanen kan justeres i forbindelse med det kommende møde i HAMiU ( ). Instituthandlingsplanerne sendes ud til institutterne hurtigst muligt, så dette arbejde kan sættes i gang og lokale handlinger kan implementeres. Dette er hensigtsmæssigt overfor institutterne og medarbejderne, som efterspørger og har krav på konkret handling nu. 5. Afrunding af dagen / Inger Askehave (10 min ) IA rundende mødet af og takkede for en god drøftelse mellem de to udvalg. Kommende møder i HSU: Onsdag den 8. februar 2017 kl Onsdag den 19. april 2017 kl Side 4 af 5

5 Mandag den 24. april 2017 kl (Fællesmøde mellem HSU og HAMiU) Onsdag den 14. juni 2017 kl Onsdag den 6. september 2017 kl Onsdag den 6. december 2017 kl Kommende møder i HAMiU: Tirsdag den 21. februar 2017 kl Mandag den 24. april 2017 kl (Fællesmøde mellem HSU og HAMiU) Tirsdag den 23. maj 2017 kl Torsdag den 7. september 2017 kl Tirsdag den 21. november 2017 kl Side 5 af 5