Referat for møde i Hovedsamarbejdsudvalget onsdag den 9. december 2015 kl , Fredrik Bajers Vej 7F F Videokonference

Transkript

1 Til medlemmerne af HSU Godkendt HR-afdelingen Fredrik Bajers Vej 7F 9220 Aalborg Ø Sagsbehandler: Ingrid Lindenborg Telefon: Dato: Sagsnr.: Referat for møde i Hovedsamarbejdsudvalget onsdag den 9. december 2015 kl , Fredrik Bajers Vej 7F F Videokonference Medlemmer Til stede Afbud Suppleant Suppleant fremmødt Per Michael Johansen (PMJ) Inger Askehave (IA) Antonino Castrone (AC) Thorkild Ærø (TKA) Jens Balslev (JBA) Eskild Holm Nielsen (EHN) Lars Døvling Andersen (LDA) Henrik Halkier (HH) (forsinkelse meldt, nåede ej Anette Terkelsen (JS) frem) Rasmus Antoft (RA) (forsinkelse meldt, nåede ej Søren Kristiansen (SK) frem) Lars Hvilsted Rasmussen (LHR) Bodil Brander Christensen (BBC) Jesper Lindgaard Christensen (JLC) Peter Nielsen (PN) Jacob Norvig Larsen (JNL) (forsinket) Stig B. Taps (ST) Carina Budum Ertmann (CBE) Maria Cederstrøm Friis (MCF) Birthe Kennedy (BK) Finn Büttner (FIB) Per Knudsen (PK) Lis Carlsen (LC) Lotte Brunø (LB) Jens Kirk (JK) Jeanne Strunck (JS) Louiza Bohn Thomsen (LBT) Administrativt personale: HR-chef Henrik H. Søndergaard (HHS), Ingrid Lindenborg Jensen (ILJ) (ref.), og Jeanet Eugenia Klindoch (JKL) (video mv.) Desuden deltog: Økonomidirektør Morten Winterberg (MW) under pkt. 2, Arbejdsmiljøkoordinator Lars Brodersen (LBR) pkt. 8, Chefkonsulent Trine Bovbjerg (TBO) under pkt. 3, Maria Mousing fra studenterbladet Agenda (fulgte Rektor for en dag). 1. Godkendelse af dagsorden Dagsordenen blev godkendt. Jesper Lindgaard Christensen meddelte, at B-siden har valgt Lis Carlsen som næstformand for HSU. 2. Budget 2016 samt periodeopfølgning / Økonomiafdelingen / Økonomichef Morten Winterberg (MW) Bilag 2.1: Sagsfremstilling vedr. drøftelse af budget, Bilag 2.2: Høringsskrivelse vedr. drøftelse af budget, Bilag 2.3: Udkast til budget 2016, Bilag 2.4: Sagsfremstilling vedr. orientering om periodeopfølgning, Bilag 2.5: Periodeopfølgning Side 1 af 6

2 Vedr. budget PMJ orienterede indledende om, at bestyrelsen forventes at godkende budget følgende mandag, hvorfor det nu drøftes i HSU jf. bilagte sagsfremstillinger. PMJ orienterede om, at AAU efter et par gode år med vækst kommer til at anvende 2016 til at tilpasse sig. Forslaget til budget angiver et forventet årsresultat for 2016 på minus 26,3 mio. I 2017 og 2018 opereres igen med et budget i balance. Økonomidirektør Morten Winterberg gennemgik og uddybede budgettet yderligere via de til referatet vedhæftede slides. Medarbejdersiden udtrykte bekymringer over eventuelle personalemæssige konsekvenser af det fremlagte budget for Rektor orienterede om, at der endnu ikke er foretaget en analyse af, hvordan AAU kan imødekomme besparelserne. Der er flere områder, hvor der kan være mulige besparelser fx på bygningssiden som følge af stagnerede studenteroptag og ved øget belægning af seminarrum. Medarbejdersiden kommenterede, at udfordringerne er forskellige både i blandt og inden for de enkelte hovedområder. Relateret hertil forstærker de eksisterende budgetprincipper for intern allokering af ressourcer udfordringerne for nogle områder, men det er en særskilt diskussion som ikke blev taget op her. På mødet blev der stillet spørgsmål, om hvorfor Fælles Services personaleudgifter stiger i Efterfølgende mødet har universitetsdirektøren fremsendt følgende svar på spørgsmålet: Fælles Services personaleomkostninger stiger i 2016-budgettet med 16,3 mio. kr. ift budgtettet (fra 222,7 mio. til 239,0 mio.). Årsagen er bl.a., at der er afsat knap 10,0 mio. kr. på rektors strategiske pulje til personaleomkostninger. Det er aftalt med de øvrige hovedområder, at disse midler budgetteres centralt, men omkostningerne forventes reelt afholdt på de øvrige hovedområder som led i de strategiske satsninger. Dertil kommer bl.a. den almindelige overenskomstmæssige lønregulering og midler til lokale forhandlinger (Ny Løn). Der blev ligeledes stillet spørgsmål til side 57 i budgettet. Hvorfor er der ingen opregnet sum SUND? MW forklarede, at dette umiddelbart måtte være en fejl og at ØA ville kigge på det. Det blev bemærket, at det var godt, at der er etableret risikoanalyse af tallene. Udvalget drøftede budgettet. Økonomidirektøren tog udvalgets drøftelse og bemærkninger til efterretning. Vedr. periodeopfølgning MW orienterede kort om 2. periodeopfølgning jf. bilagte sagsfremstilling og periodeopfølgning. Resultatet efter 2. periode af 2015 lander på 101 mio. Set i forhold til det budgetterede resultat for perioden i budget 2015 på 31,6 mio. kr., er dette en stigning på 69,5 mio. kr. Indtægterne i perioden er realiseret med -17,9 mio. kr. og på omkostningssiden er der brugt 83,9 mio. kr. mindre end budgetteret. Årsestimatet i 2. periodeopfølgning er på 92,5 mio. kr., holdt op imod det samlede budget for 2015 på 29,6 mio. kr. Dette svarer til en afvigelse på 63,0 mio. kr. Udvalget tog orienteringen om 2. periodeopfølgning til efterretning. 3. Ligestillingsarbejdet på AAU / HR-afdelingen / Trine Bovbjerg (TBO) Bilag 3.1 Sagsfremstilling vedr. ligestillingsarbejdet på AAU, Bilag 3.2 Forslag til reorganisering Trine Bovbjerg (TBO) orienterede kort om baggrunden for forslaget om reorganisering af ligestillingsarbejdet ud fra bilagte sagsfremstilling. Udvalget drøftede ligestillingsområdet og opfordrede til at et nyt udvalg interesserede sig for mere end blot kønsligestilling, men anerkendte at kønsligestilling i den videnskabelige streng er et væsentligt problem i universitetssektoren generelt og på AAU. Side 2 af 6

3 Udvalget tilsluttede sig indstillingen om reorganisering af ligestillingsudvalget. Herunder at HSU forsat årligt orienteres om udvalgets arbejde samt at HSU repræsenteres direkte i ligestillingsudvalget med en TAPrepræsentant valg af og blandt HSU s medarbejderside. 4. Ramme for årlige TAP-lønforhandlinger 2016 / HR-afdelingen (HR-chef Henrik H. Søndergaard) HHS orienterede om, at HSU (jf. tidligere vedtaget lønpolitik for TAP) forud for igangsættelse af lønforhandlinger orienteres om den samlede ramme for forhandlingerne. Ledelsen har i sidste uge besluttet, at rammen i 2016 lægges fast på 0,5 pct. Som udgangspunkt fordeles dette med 50/50 på hhv. engangsvederlag og faste tillæg. Medarbejdersiden kommenterede, at rammen synes lav set i forhold til, at mange TAP-medarbejdere oplever at have fået væsentligt mere at lave. Medarbejdersiden opfordrede endvidere til, at der ikke var loft på størrelsen af engangsvederlag, og at engangsvederlag i højere grad blev anvendt til at anerkende en særlig indsats frem for at være en del af lønforhandlingen. Yderligere udtrykte medarbejdersiden usikkerhed om, hvorvidt alle ledere faktisk udnyttede den fulde ramme. HHS oplyste, det er en generel forventning til ledelsen om, at en udmeldt ramme også ville blive anvendt. HHS kunne videre oplyse, at Direktionen vil evaluere på lønforhandlingsresultatet og forløbet efter endt forhandling. Med de faldne kommentarer tog udvalget orienteringen til efterretning. 5. Evaluering, mødeplan og årshjul for 2016 / HR-afdelingen / Ingrid Lindenborg(ILJ) Bilag 5.1 Sagsfremstilling vedr. evaluering, mødeplan og årshjul for 2016 ILJ orienterede ud fra sagsfremstillingen om tilblivelsen af mødeplan og årshjul, som udvalget godkendte. Vedr. evaluering af udvalgets samarbejde og arbejdsform blev det foreslået, at udvalget i 2016 afsætter tid til en grundig evalueringsproces på baggrund af samarbejdssekretariatets evalueringsmodeller. Det blev præciseret, at udvalgets ordinære møder afholdes i tidsrummet Det ekstraordinære fællesmøde med HAMiU afholdes den 16. marts kl Udvalget godkendte mødeplan og årshjul, som foreslået i indstillingen og besluttede at afsætte god tid til evaluering af samarbejdet og arbejdsformen ud fra en af samarbejdssekretariatets evalueringsmodeller. 6. Anvendelse af midler fra Kompetencefonden fra OK15 /HR-afdelingen/ HR-chef Henrik H. Søndergaard Bilag 6.1 Sagsfremstilling vedr. anvendelse af midler fra OK15 HHS orienterede kort ud fra sagsfremstillingen og oplyste, at HR-afdelingen for nylig har modtaget meddelelse om, at Kompetencefonden videreføres i den indeværende overenskomstperiode Den endelige melding til AAU om bevillingen og bevillingens størrelse for puljeår 2015 er dog endnu ikke kommet. HHS bad på denne baggrund udvalget om at tage stilling til, hvordan kompetencefondsmidlerne for perioden OK15-18 skal håndteres på AAU, herunder HR-afdelingens indstilling om, at beslutningen om fordeling af Kompetencefondens midler afventede den Kompetencestrategi, som HSU involveres i udarbejdelsen af, i første halvår af Udvalget drøftede indstillingen, og var mest stemt for at uddele midlerne med det samme, herunder udtrykte medarbejdersiden ønske om, at midlerne forsat bør uddeles via hovedområderne frem for via en central forvaltning i fx HR. Udvalget fastholder, at hovedområderne laver kompetencestrategier, på hvilket grundlag midlerne udmøntes. I den forbindelse fastholdt man ligeledes hensigtsmæssigheden i, at den kommende kompetencestrategi får en klart afsmittende effekt på hovedområdernes egne kompetencestrategier. Rektor besluttede, at udvalget ikke ville følge indstillingen. Kompetencefondsmidlerne for overenskomstperioden afventer ikke en Kompetencestrategi og håndteres efter proceduremodel 2. Side 3 af 6

4 7. Orientering om principper for værdiskabende administration & service / Antonino Castrone Bilag 7.1. Sagsfremstilling vedr. Principper for værdiskabende administration og service, Bilag 7.2 Principper for værdiskabende administration og service AC orienterede om resultatet af processen frem mod de vedhæftede principper og oplyste, at der var nogle justeringer i teksten blandt andet som følge af drøftelsen på det foregående HSU møde i september. Udvalget tog orienteringen til efterretning. 8. Orientering om godkendelse af aftale om struktur og funktioner for tillidsrepræsentanter / HR-afdelingen Lars Brodersen (LBR) Bilag 8.1 Sagsfremstilling vedr. aftale om struktur og funktioner for tillidsrepræsentanter, Bilag 8.2 Aftale om struktur og funktioner for tillidsrepræsentanter LBR gennemgik den i PPU-regi færdigforhandlede aftale for udvalget. LBR varslede, at implementeringsfasen, som nu igangsættes vil tage sin tid, idet det er en omstillingsproces, som kræver en række afklaringer fx, at alle tillidsrepræsentanter entydigt afklarer deres respektive repræsentation på AAU, samt at HR entydigt registrerer alle tillidsrepræsentanternes repræsentation. Medarbejdersiden opfordrede til at implementeringen sker hurtigst muligt, helst til semesterstart 1.februar. De nødvendige anmeldelser fra organisationerne vil blive opdateret og fremsendt straks i fald de ikke allerede er det. HR-chefen gjorde opmærksom på, at dette er en stor opgave, som organisationer og HR skal løse i fællesskab, og at det nok ikke er realistisk at have på plads 1. febr Udvalget tog orienteringen til efterretning. Med denne orientering af HSU godkendes aftalen om struktur og funktioner for tillidsrepræsentanter d.d. 9. Orientering fra rektor / Per Michael Johansen Status på Finanslov 2016 Der blev ikke ændret på den omtalte 2 pct.s besparelse, som vil få nogle mærkbare konsekvenser for AAU. Den forventede reduktion i uddannelsesbevillingen vil blive på ca. 35 mio. kr. i På forskningssiden skæres i midlerne fra Det Frie Forskningsråd, Innovationsfonden og energiforskningsfonden, som betyder, at AAU formentlig vil hente ca. 60. mio. kr. færre midler hjem skal bruges til at få et overblik over økonomien på AAU, så mulige besparelser kan identificeres. Samtidig skal der fokuseres på andre/ flere eksterne fonde. Ny organisering på campus København På baggrund af en årrække med stor vækst på AAU CHP samt drøftelser af arbejdsmiljøet har direktionen besluttet at ændre ledelsesstrukturen for AAU CPH. Dette betyder konkret, at 1: alle institutter med tilstedeværelse på campus udnævner en ledelsesrepræsentant med daglig, fysisk placering på AAU CPH. 2: Martin Ivø, som hidtil har været administrationschef, udnævnes nu til campuschef med alle ansatte under campusservice i reference. 3: Det eksisterende campusråd nedlægges og erstattes af et nyt og lokalt forankret campusråd. Det nye campusråd vil have direkte tilknytning til direktionen via dets formand Thorkild Ærø, som også er direktør for SBi. Medarbejdersiden spurgte til en liste med de præcise beføjelser. Campusrådets kommissorium bliver sendt ud sammen med referatet. Status på Strategi Strategien blev godkendt af bestyrelsen på deres møde den 26. okt og fremlægges på medarbejdermøder på hver campus i løbet af december. Direktionsmedlemmerne har hver deres ansvarsområder i stra- Side 4 af 6

5 tegien, som de skal sikre fremdrift på. Der følges op på fremdriften hvert kvartal. Lige nu arbejdes der med handleplaner for hvert af indsatsområderne Tilsynsmøde Idet AAU får midler på finansloven er Styrelsen for Videregående Uddannelser forpligtet til at holde tilsyn med AAU. Niels Agerhus mfl. fra styrelsen besøgte os på tilsynsmøde den 9. november. Mødet blev en strategisk dialogbaseret drøftelse mellem styrelsen og AAU i forhold til universitetets centrale udfordringer og potentialer. Styrelsen forventer at gennemføre tilsvarende tilsynsbesøg på AAU hvert andet år. Besøg fra uddannelses- og forskningsministeren Den 23. november var der besøg fra Esben Lunde Larsen. Besøget blev afviklet med et dialogmøde med direktionen efterfulgt af et besøg på SUND, hvor ministeren blev introduceret til smerteforskning. Ministeren fik også et oplæg fra Energiteknik med på vejen. Ministeren orienterede om, at han agter at lave en tillægskontrakt til udviklingskontrakten. Ministeren ønsker at tage målepunktet vedr. social mobilitet ud af universiteternes udviklingskontrakter og erstatte det med et målepunkt om øget regionalt vidensamarbejde. AAU s nuværende udviklingskontrakt indeholder allerede flere målepunkter med relation til vidensamarbejde. Derfor er AAU nu i dialog med styrelsen om, hvorvidt AAU skal udarbejde yderligere målepunkter. Eventuel opdeling a TEKNAT PMJ har aftalt et møde med en arbejdsgruppe bestående af dekanerne samt 4 institutlederne fra TEKNAT, som skal forsætte drøftelsen af en opdeling af fakultetet i TEK og NAT. Medarbejdersiden opfordrede til, at der bliver inviteret en medarbejderrepræsentant med ind i drøftelserne og i den videre proces. Dimensionering Uddannelses- og forskningsministeren har meldt ud, at der med udgangspunkt i ledighedstal dimensioneres igen i På AAU betyder dette, at der skal dimensioneres på Sociologi. Der er udmeldt et loft på 35 kandidatstuderende i år Der forhandles pt. om, hvad det betyder for optaget af bachelorer. Udnævnelse af prorektor for uddannelse Rektor har delegeret ansvaret for uddannelsesområdet til nuværende prorektor Inger Askehave. IA får titlen Prorektor for uddannelse og skal sikre strategisk fokus på universitetets tværgående aktiviteter indenfor uddannelsesområdet. Ligeledes skal prorektor for uddannelse være med til at udvikle og kvalitetssikre universitetets uddannelsesmæssige fokus. Medarbejdersiden spurgte til status vedr. boghandel på Campus, idet der opleves en stigende usikkerhed med hensyn til planlægningen af forårssemesteret ift. bøger og kompendier. AC orienterede om, at der pt. pågår forhandlinger med en navngiven udbyder, og at man håber at nå til enighed inden jul. Målet er, at der vil være en boghandel på campus pr. 1/ Udvalget tog orienteringerne til efterretning. 10. Orientering og spørgsmål fra B-siden / Jesper L. Christensen JLC oplyste, at FremKom (Fremtidens Kompetencer i Nordjylland) er på vej med deres 3. analyse af fremtidens arbejdskraft- og kompetencebehov i Nordjylland FremKom 3. Den endelige rapport herfra kan eventuelt være interessant for medlemmerne af HSU. JLC spurgte til om ikke de mange reformer og FL16 har rykket så afgørende på forudsætningerne for udviklingskontrakten at den i realiteten burde genforhandles. Det er måske ikke realistisk, men har problemstillin- Side 5 af 6

6 gen været diskuteret i Danske Universiteter? PMJ replicerede at det kunne man godt argumentere, men at det rigtignok næppe er realistisk. Et par af de andre universiteter har haft det ønske. LC bad ledelsen om at overveje en genforhandling af parkeringsaftalen med QPark der ønskes mulighed for flere p-pladser. Udvalget tog orienteringen fra JLC og LC til efterretning. 11. Orientering og spørgsmål til afklaring eller drøftelse fra HSU s sekretariat/ Henrik H. Søndergaard Nye medlemmer på ledelsessiden i PPU Dekanerne er blevet bedt om at udpege 2 nye medlemmer til PPU. Kim Dremstrup er blevet udpeget som den ene af de to. Ny leverandør af psykologisk beredskab Grundet regler om udbud og annoncering af tjenesteydelser har HR haft det psykologiske beredskab i udbud i løbet af Dette er endt med en 2-årig aftale med leverandøren Dansk Krisekorps, som træder i kraft pr. 1/ Medindflydelse og medinddragelse Sidste år besluttede HSU, at man gerne ville arbejde videre med emnerne medindflydelse og medinddragelse. Rektorsekretariatet og HR fik ansvar for at følge op på dette i forlængelse af øvrige aktiviteter, herunder mulige vedtægtsændringer, og meddeler nu, at HSU forventes at kunne behandle emnet til foråret. Status på forhandlinger om udvalgsorganisering i Fælles Service Der forhandles pt. mellem ledelsen og de forhandlingsberettigede personaleorganisationer/ eller deres lokale tillidsrepræsentanter om en ny model for samarbejde og samarbejdsudvalg i Fælles Service. Formentlig ender vi med en aftale om lokale udvalg i hver afdeling og et fælles udvalg, svarende til fakulteternes FSU er. Udvalget tog orienteringerne til efterretning. Udvalget besluttede, at de sammen med behandlingen af sygefraværsstatikken i 2016 ønsker en kort afrapportering vedr. anvendelsen af psykologiske beredskab. 12. Evt. Mødet sluttede kl Kommende møder: Onsdag den 2. marts 2016 Onsdag den 16.marts 2016 EKSTRAORDINÆRT fællesmøde med HAMiU Onsdag den 25. maj 2016 Onsdag den 28. september 2016 Onsdag den 7.december 2016 Side 6 af 6