Aftaledokument Adm. Styringsdialogmøde 2018 Domea Hirtshals

Transkript

1 Aftaledokument administrativt styringsdialogmøde 2018, regnskabsår Mødedeltagere - Boligorganisationen Mødedeltagere Hjørring Kommune (HJK) Administrativ enhed Allan M. Baltsersen (Formand), Jens Back (Næstformand), Mikki S. Frandsen (Kundechef) og Lars Færch (Driftschef). Hans Paludan, Liselotte Jensen, Allan Kaup, Lars Nielsen Teknik og Miljø Mødedato 30. oktober 2018 Dato for referat og referent 10. december 2018 Journalnr K Dagsorden 1. Styringsdialogmødets organisering og politiske behandling 2. Opfølgning på aftalepunkter fra styringsdialogmøde Domea Hirtshals orienterer 4. Gennemgang af dokumentationspakken for regnskabsåret 2017 punkt A F; jf. skema 5. Opfølgning på ansøgning om fritagelse for dispositionsfondsdækning af pligtmæssige udgifter Eventuelt Side 1 af 14

2 Ad 1) Allan Kaup orienterede om den fremadrettede organisering af styringsdialogmødet i hhv. en administrativ og politisk del. Begge møder afholdes enkeltvis for de fire boligselskaber i kommunen. Den politiske del afholdes 8. januar Den administrative del er primært bagudrettet med særligt fokus på regnskab og drift for det foregående regnskabsår. Den politiske del sigter fremad med fokus på visioner, strategier og samarbejdsflader mellem boligselskabet og Hjørring kommune. Domea Hirtshals skal som minimum stille med repræsentation fra bestyrelse og daglig administration. Hjørring kommune deltager med politisk og administrativ ledelse. Politisk behandling af styringsdialogmødet, regnskab mv. vil modsat tidligere praksis ske pr. boligselskab. Aftale: Tilsynet koordinerer den videre planlægning af mødet 8. januar Mødet afholdes parallelt med Domea Hjørring. Ad 2) Aftalerne blev gennemgået og svarene drøftet (bilag A). Ad 3) a) Regnskab: Årets resultat vurderes som tilfredsstillende. Selskabet og fire af seks afdelinger viser overskud. Afd (Margretheparken) og 1230 (Bindslev) har underskud på hhv. 1,200 mio. kr. og kr. b) Drift og udbud: Antallet af fastansatte varmemestre, er reduceret til to. Størstedelen af drifts- og serviceopgaver varetages af eksterne leverandører. Der gennemført fælles udbud med Domea selskaber i andre kommuner på opgaver i tilknytning til fraflytning; gulv, maling og rengøring. Kontrakten er startet 1. oktober og er 3-årig. Forventet besparelse 20 procent. c) Huslejeudvikling 2019: Der budgetteres med huslejereduktion på henholdsvis 1,07; 2,07; 3,61; 5,33; 5,99 og 18,75 procent for kommende budgetår. For afd. 1208, Børneinstitution, modsvarer 18,75 % en årlig reduktion på kr. d) Afdelingssammenlægninger: Der er drøftelser om sammenlægninger af afdelinger, tilsvarende de gennemførte i Domea Hjørring. Set fra et økonomisk perspektiv, er der god fornuft i større afdelinger. Et afdelingsregnskab koster f.eks kr. Et bredere rekrutte- Side 2 af 14

3 ringsgrundlag af beboerdemokrater, ses som en anden fordel. Selskabet anser økonomiske gevinster, opbakning fra beboerne og en åben og demokratisk proces, som forudsætninger der skal være til stede, hvis sammenlægninger skal gennemføres med succes. e) Social vicevært: I fællesskab med Domea Hjørring og i samarbejde med Hjørring kommune, er der ønske om en social vicevært. Funktionen skal bygge videre på de positive erfaringer og de effekter den tidligere sociale vicevært, i tilknytning til helhedsplanen for Hjørring Vestby (sundt samspil), bidrog til. Ordningen vil forudsætte en kommunal medfinansiering på anslået 1/5. Ad 4) A) Økonomi Regnskab 2017 Afd. 1208, 1212, 1226; 1228: 1230: Opsamlet overskud afvikles via overførsel til K Andre ordinære indtægter. Afd. 1227: Den endelige afvikling af afdelingen efter salg, forventes afsluttet snarligt. Afd. 1225: Der budgetteres med 10-årig afvikling af opsamlet underskud. Afd & 1230: Jf. afdelingsrapport er de årlige henlæggelser til vedligeholdelse lavere end anbefalet benchmark. LBF regnskabsgennemgang Selskabet har ikke modtaget regnskabsgennemgang fra LBF eller opfølgende rykker. Skyldes formodentligt et kommunikationssvigt mellem Domeas hovedkontor og Domeas lokale administration. LBF s bemærkninger falder ind under forhold, der er drøftet. Dispositionsfond (DF) og arbejdskapital (AK) Årlig henlæggelse til AK pr. LME 158 kr. Vejledende bidragssats 2017; 158 kr. pr. LME. Opsamlede likvide midler AK pr. LME 185 kr. Grænseværdi 2017; kr. pr. LME. Årlig henlæggelse til DF pr. LME 559 kr. Vejledende bidragssats 2017; 559 kr. pr. LME. Opsamlede likvide midler i DF pr. LME kr. Grænseværdi 2017; kr. pr. LME. Side 3 af 14

4 Der er givet fritagelse for dispositionsfondsdækning af omkostninger til lejetab, manglende huslejedækning ved fraflytning og manglende opfyldelse af istandsættelsesforpligtigelsen ved fraflytning. Fritagelse er gældende fra Administrationsbidrag Bidrag pr. LME udgør kr. (Benchmark kr.) Bidrag 2016; kr. pr. LME. De primære årsager til stigningen er udgifter til afsluttende afvikling af afd (frasolgt 2015) og udgifter til udvikling af helhedsplan for afd Det er selskabets ambition, at administrationsbidraget skal reduceres med 20 procent, analogt med Domea.dk s strategi herfor. Økonomiske udfordringer Afd. 1225: Den økonomiske situation er særdeles kritisk. Det påpeges af revisor såvel som af Landsbyggefonden. Høj og konstant stigende lejeledighed gennem adskillige år er hovedforklaring. Afd. 1226: Afdelingen har altid haft et godt omdømme, især blandt det ældre segment, men der opleves nu en højere tomgangsleje end tidligere år. Som sandsynlig årsag angiver selskabet, at bebyggelsens tilgængelighed og fysiske indretning ikke er optimal for nævnte målgruppe. Afd Bindslev: Rentabel drift af afdelingen er udfordret. Der spores tillige en tendens til vigende udlejning, hvilket understøttes af det generelle billede af et presset udlejningsmarked i Bindslev. Tilgodehavender hos fraflyttere udgør knapt mio. samlet. Primært afd Side 4 af 14

5 Initiativer ift. Økonomiske udfordringer Afd. 1225: Flere initiativer er iværksat. Der er bl.a. indgået aftale med virksomheder på havnen, om periodisk udlejning til medarbejdere, i tidsbegrænsede ansættelser. Aftalen baserer sig på møblerede lejligheder og huslejereduktion. Initiativet har været en begrænset succes, 4 af 10 boliger er udlejet. Der er foretaget lånekonvertering, hvilket letter kreditomkostningerne med 1,600 mio. kr. f.o.m De samlede initiativer, løser imidlertid ikke det altoverskyggende problem med lejeledighed. Selskabet vurderer en reduktion af minimum 40 boliger som et nødvendigt tiltag. Afd. 1226: Der er udarbejdet en foreløbig helhedsplan, der bl.a. skal sikre en bedre tilgængelighed til boligerne. LBF har været på inspektionstur og finansieringsmodeller afsøges. Det prioriteres at finde en finansieringsmodel, uden forsinkende led, så helhedsplanen kan iværksættes a.s.a.p. Afd. 1230: Selskabet er åbne for et frasalg af afdelingen, hvis Hjørring kommune bakker op? Tilsynet vurderer, der er politisk opbakning, da salg vil imødekomme målsætningen om reducerede udgifter til tomgangsleje på ældreområdet. Aftaler: 1. Afd. 1225: Afvikling af opsamlet underskud jf. budgetplan følges skarpt. 2. Selskabet sikrer, at information fra LBF kommer til rette modtager og imødekommer LBF s regnskabsgennemgang. 3. Den positive udvikling i årlige bidrag pr. LME for arbejdskapitalen fastholdes. Arbejdskapitalen skal herudover styrkes maksimalt, i det omfang det er økonomisk muligt. 4. Den 10-årig budgetplan for dispositionsfonden efterleves. Selskabet fremsender opdateret budgetplan iht. byrådets beslutning af 28. feb Selskabet holder fokus på at administrationsbidraget ikke løber løbsk. 6. Afd og 1230: Henlæggelser til vedligeholdelse optimeres i det omfang, afdelingernes økonomier gør det muligt. Side 5 af 14

6 7. 8. Afd. 1225: Selskabets forslag om reduktion af boliger bringes videre til politisk styregruppemøde (Pol. Sdm). Initiativet kobles sammen med de overordnede planer, bosætningsanalyser og strategier for Hirtshals by, der arbejdes med i kommunalt regi og som bl.a. skal videreudvikles i samarbejde med boligselskaberne. 9. Salgsproces for afd kan indledes i forventning om, at Hjørring kommune bakker op. Emnet fremføres ved Pol. Sdm. 10. Afd. 27: Selskabet orienterer Hjørring kommune, såfremt afviklingen medfører kommunale konsekvenser. B) Drift Udlejning Lejeledighed Afd. 1225: Tendensen fra tidligere år med uforholdsmæssig høj tomgang er yderligere forværret, 7%. Afd. 1226: Se punkt 4A økonomiske udfordringer. Afd. 1230: Se punkt 4A økonomiske udfordringer. Optimering af drift og udlejning Selskabet har søgt rådgivning ved et markedsføringsfirma og har fulgt tips og anbefalingerne herfra. Effekten af indsatsen vurderes som begrænset og har med stor sandsynlighed ikke bidraget med nye beboere i de afdelinger, der har de største problemer med lejeledighed. Afd. 1225: Se punkt 4A økonomiske udfordringer og aftaler herunder. Afd Bindslev. Se punkt 4A økonomiske udfordringer og aftaler herunder. Side 6 af 14

7 Sideaktiviteter IAB Aftaler Ingen aftaler C) Byggeri og renovering Igangværende projekter IAB Planlagte projekter Afd og 1230: Se punkt 4A initiativer ift. økonomiske udfordringer. Projektemner Afd. 1226: Der arbejdes med helhedsplan jf. punkt 4A initiativer ift. økonomiske udfordringer. Afd Lyngparken: Helhedsplan overvejes. Aftaler Afd. 1228: Overvejelser om helhedsplan drøftes på Pol. Sdm. i perspektiv til det kommunale behov. D) Ledelse og beboerdemokrati Samarbejde Afd. 1228: Selskabet fremhævede afdelingens konstruktive og positive formand, hvis store indsats er en væsentlig forklaring på, at en på flere måder uhomogen beboersammensætning trives. Kommunikation IAB Side 7 af 14

8 Udfordringer Afd Bindslev: Der er fortsat ingen afdelingsbestyrelse. Beboerdemokratiske tiltag IAB Aftaler Afd. 1230: Tiltag ift. Etablering af afdelingsbestyrelse afventer udfaldet af eventuel salgsproces. E) Boligsocial status Integration og udfordringer IAB Aftaler Ønsket om etablering af social vicevært, iht. pkt. 3, præsenteres ved pol. Sdm. F) Diverse Øvrigt fra boligorganisationen IAB Samarbejdet med tilsynet Domea Hirtshals kvitterede for godt samarbejde med tilsynet og en smidig og ligetil adgang til politisk niveau. Aftaler Ingen aftaler Side 8 af 14

9 Ad. 5) Tilsynet orienterede om det øgede politiske og administrative fokus på ansøgninger om fritagelse for dispositionsfondsdækning af pligtmæssige udgifter. Byrådsbeslutning af 28. feb om fritagelse for regnskabsårene er gældende. Aftale: Selskabet fremsender ajourført 10-års plan iht. byrådets beslutning 28. feb Se desuden aftale under pkt. 4A Økonomi. Ad. 6) Der konstateres forskelle i anvendte værdier for lejemålsenheder (LME) mellem regnskabsmateriale og Landsbyggefondens data. Forskellen er på 32 LME, identisk med LME for afd. 1227, Landsbyboligerne, som er frasolgt. Aftale: Selskabet kontakter LBF og får ajourført data. Side 9 af 14

10 Aftaledokument POLITISK styringsdialogmøde 2018, regnskabsår 2017 Fællesmøde med Domea Hirtshals og Hjørring Mødedeltagere - Boligorganisationen Mødedeltagere Hjørring Kommune (HJK) Administrativ enhed Allan M. Baltsersen (Formand), Jens Back (Næstformand Hirtshals), Mikkel Smidstrup (Næstformand Hjørring Mikki S. Frandsen (Kundechef) Arne Boelt (Borgmester); Leif Serup (DIR. SÆH); Andreas Duus (DIR. TM) Teknik og Miljø Mødedato 8. januar 2019 Dato for referat og referent Journalnr. 10. januar 2019 Lars Nielsen, TM K Dagsorden 1. Velkomst v. HJK 2. Domea Hirtshals orienterer 3. Domea Hjørring orienterer 4. Den kommunale boligpolitik v. HJK 5. Bindslev afd v. Domea 6. Hirtshals fra kommunalt perspektiv v. HJK 7. Margretheparken afd v. Domea 8. Aktuelle projekter v. Domea 9. Projektemner v. Domea 10. Evt. Side 10 af 14

11 Mødet blev afholdt parallelt med Domea Hjørring. Dagsorden og referat er enslydende for begge selskaber. Ad. 1. Velkomst Borgmesteren bød velkommen og redegjorde for mødets baggrund og formålet individuelle møder med politisk repræsentation. Ad. 2. Domea orienterer På vegne af begge boligselskaber blev punktet indledt med en overordnet orientering, hvor bl.a. følgende emner blev uddybet: Domea Servicecenter Nords organisering, funktion og samarbejde med boligselskaberne, strategier og målsætninger, samdriftsfordele med Domea selskaber i øvrige Nordjydske kommuner. Status på selskabernes økonomiske genopretningsplaner, der bl.a. har omfattet salg af 77 boliger, afdelingssammenlægning, fælles udbud i forbindelse med fraflytningsrelaterede opgaver, indkøbsaftaler, forsikringsudbud. Det beboerdemokratisk engagement. Ad. 2A. - Domea Hirtshals orienterer Selskabet ønsker at frasælge fem ældreboliger på Fynsgade i Hirtshals by. Beslutningen er godkendt af organisationsbestyrelsen. Se herudover ad. 5 og 7 for øvrige forhold omhandlende Domea Hirtshals. Aftale frasalg: Leif Serup afdækker eventuelle kommunale forbehold. Den videre proces afventer. Side 11 af 14

12 Ad. 3. Domea Hjørring orienterer Positiv udvikling på udlejningsfronten. Aktuelt få ledige boliger, primært på Nordbovej. Nedrivning af blok på Nordbovej afventer fortsat godkendelse fra ministeriet. Buen: Aftalegrundlag for den fremtidige struktur for Buen er mere eller mindre tilvejebragt. Der indgås en 30-årig lejeaftale mellem Domea og HJK. Domea finansierer bygningstilpasningerne. Aftalen afventer godkendelse af Domea Hjørrings bestyrelse. Aftale Buen: 1. Domea foranstalter det videre forløb, herunder interne godkendelser. 2. Tidsplan og drejebog fremsendes snarest til HJK. 3. Der skal findes en model, der bidrager til beboerdemokratisk deltagelse. Ad. 4. Den kommunale boligpolitik Emnet blev løbende udfoldet og drøftet ved øvrige punkter. Ad. 5. Bindslev afd (Hirtshals) Selskabet ønsker at afhænde afdelingens 20 boliger. Beslutningen er godkendt af organisationsbestyrelsen. Boligerne forventes at komme på markedet i indeværende år - med forbehold for, at nødvendige myndighedsgodkendelser kan trække tiden. Aftale: Domea Hirtshals fremsender officiel henvendelse til Hjørring kommune om godkendelse til frasalg. Ad. 6. Hirtshals fra kommunalt perspektiv Orientering om det kommunale bo- og boligpolitisk analysearbejde for Hirtshals, i relation til samspillet med den almene boligsektor. Side 12 af 14

13 Ad. 7. Margretheparken afd Domea gennemgik hvilke initiativer, selskabet har iværksat for at tiltrække nye beboere til afdelingen. Tiltagene har desværre haft begrænset succes. Organisationsbestyrelsen skal snarest tage stilling til nedrivning af anslået 40 boliger. Der er iværksat et analysearbejde, der skal afklare, hvilke boliger, der vurderes hensigtsmæssige at nedrive. Tidsestimat for eksekvering kan for nærværende ikke angives, men selskabet har fokus på afklaring a.s.a.p. Aftale: Domea Hirtshals fremsender officiel henvendelse til Hjørring kommune om godkendelse til nedrivning. Ad. 8. Aktuelle projekter Buen: se under pkt. 3. Ad Projektemner Hirtshals afd Havudsigten. Helhedsplan tiltrængt. Landsbyggefonden (LBF) har været på inspektion to gange. Det videre forløb er foreløbig et forhold mellem boligorganisationen og LBF. Social vicevært: Domea introducerede ønske om social vicevært. Funktionen skal bygge på de positive erfaringer, som tidligere social vicevært i regi Bolig Hjørring (Nu Bovendia) høstede. Begge selskaber afsætter midler i budgettet f.o.m Domea vurderer, at ønsket forudsætter en kommunal medfinansiering på 1/5. Domea er åbne overfor samarbejde med øvrige boligselskaber, om det ønskes. HJK tager forslaget til efterretning. Projekt Vester Skole: Domea Hjørring udtrykte interesse for området og har udarbejdet et konkret projektforslag. HJK oplyste om stor forhåndsinteresse og at offentliggørelse af udbudsmaterialet er nært forestående. Nyt/gammelt boligprojekt i Hjørring Vestby blev præsenteret. HJK er positive. Muligheden for også at etablere et eller flere kommunale servicetilbud på arealet, blev drøftet. Aftale vedr. projekt Hjørring Vestby: Domea fremsender revideret projektforslag til videre kommunal sagsbehandling. Side 13 af 14

14 Ad. 10. Evt. Borgmestere takkede for et godt møde og kvitterede Domea for, Deres vilje og initiativer for at finde konstruktive løsninger, der imødekommer begge parters udfordringer og interesser. Side 14 af 14