Udbudsbetingelser. Begrænset EU-udbud af have- og skovdrift. for Slots- og Kulturstyrelsen. Slots- og Kulturstyrelsen

Transkript

1 Udbudsbetingelser Slots- og Kulturstyrelsen H.C. Andersens Boulevard København V Telefon post@slks.dk Begrænset EU-udbud af have- og skovdrift for Slots- og Kulturstyrelsen Jour.nr.:

2 Side 2 I. Indledning Slots- og Kulturstyrelsen gennemfører et begrænset EU-udbud af 3 delaftaler: Delaftale 1: Havedrift i Frederiksberg Have/Søndermarken Delaftale 2: Havedrift Sorgenfri Slotshave med option 1 og Frilandsmuseet (option 2) Delaftale 3: Skovdrift Fredensborg Slotshave Hver ansøger kan kun blive prækvalificeret på max. 2 delaftaler. Hvis der ansøges om prækvalifikation på alle 3 udbudte delaftaler, skal ansøger i prioriteret rækkefølge angive, hvilke delaftaler de ønsker at blive prækvalificeret på. Ansøger skal være opmærksom på, at hvis der ansøges om at blive prækvalificeret på delaftale 2, så forpligter ansøger sig til at afgive tilbud på begge optioner sammen med Sorgenfri Slotshave. Frilandsmuseet kan vælge ikke at udnytte option 2 (Frilandsmuseet). Frilandsmuseet vil efter modtagelse af de indkomne priser på Frilandsmuseet, træffe beslutning om, hvorvidt option 2 ønskes udnyttet. Styrelsen ønsker en bred vifte af tjenesteydere til at løse styrelsens opgaver. SLKS vil ved udvælgelse af prækvalificerede vælge den kombination af tjenesteydere, der vurderes at give den bedste konkurrence og kan sikre kompetenceopbygning hos virksomhederne, således at der fremadrettet eksisterer en reel og kompetent konkurrence på markedet samt forsyningssikkerheden i kontrakterne sikres. Ved udvælgelsen af prækvalificerede, vil SLKS derudover så vidt muligt tilgodese ansøgers ønsker ud fra den angivne prioritering. II. Opgaven Opgaven handler om udførelse af: Delaftale 1: Havedrift og vinterberedskab i Frederiksberg Have og Søndermarken (ca. 64 ha). Delaftale 2: Havedrift, renhold og vinterberedskab i Sorgenfri Slotshave med optioner. (Sorgenfri Slotshave ca. 39 ha, Option 1 ca. 8 ha, Option 2 (Frilandsmuseet) ca. 21 ha). Delaftale 3: Skovdrift i Fredensborg Slotshave (ca. 58 ha). Hver kontrakt vil være gældende fra den 1. januar 2018 til den 31. december 2022, og den vil kunne forlænges i yderligere 2 x 1 år.

3 Side 3 Kontrakternes ydelser: Kontrakten omfatter de nødvendige indsatser til at levere og opretholde den i bilag 2 Særlig Arbejdsbeskrivelse beskrevne kvalitet. Tjenesteyderen skal, under iagttagelse af bilag 1 Lokale Forhold, udføre standardpleje i henhold til den til enhver tid gældende arbejds- og betalingsplan og opretholde den i bilag 2 Særlig Arbejdsbeskrivelse beskrevne kvalitet udføre periodisk pleje efter rekvisition fra SLKS. SLKS kan til enhver tid og med rimeligt varsel rekvirere periodisk pleje, jf. bilag 6 Tilbudsliste. Mængderne, der er anført i bilag 2 Særlig Arbejdsbeskrivelse er anslåede mængder og er gældende for hele aftaleperioden foretage tilbagemeldinger som anført under de enkelte elementer jf. bilag 2 Særlig Arbejdsbeskrivelse deltage i planlægningen og overtagelsen af opgaven fra underskrivelsen af kontrakten Derudover kan parterne indgå aftale om tilbudsarbejder. Vilkårene for periodisk pleje gælder for tilbudsarbejder, medmindre andet aftales. Tilbudsarbejder honoreres først, når der foreligger forudgående skriftlig accept for arbejdets igangsættelse fra rekvirenten hos SLKS (fx i driftsmødereferatet). Tjenesteyderen skal have alt personel, materiel, maskinel og andet udstyr, som er nødvendigt for at udføre ydelserne, til rådighed. III. Udbuddets fælles betingelser 1. Ordregiver Slots- og Kulturstyrelsen H. C. Andersens Boulevard København V cvr.nr Kontaktperson: Kristin Seybold mailadresse haveudbud@slks.dk 2. Udbudsform Udbuddet gennemføres efter udbudslovens procedurer for begrænset udbud, jf. lovens

4 Side 4 Der vil blive prækvalificeret max. 5 ansøgere for hver delaftale. Hver tilbudsgiver kan kun blive prækvalificeret på max. 2 delaftaler. 3. Udbudsmaterialet Det samlede udbudsmateriale består ud over udbudsbekendtgørelsen, ESPD og nærværende udbudsbetingelser af det materiale, der er angivet for hver delaftale. Udbudsmaterialet er tilgængeligt på (internetportalen) på webadressen 4. Tidsplan for udbuddet Ansøgning om prækvalifikation skal være modtaget senest 18. august 2017 kl Prækvalifikations- og tilbudsperioden forventes at følge nedenstående tidsplan: Afsendelse udbudsbekendtgørelse til offentliggørelse 26. juni 2017 Frist for modtagelse af spørgsmål (prækvalifikation) 7. august 2017 kl Forventet svar på spørgsmål (prækvalifikation) 11. august 2017 Frist for ansøgning om prækvalifikation Frist for indsendelse af endelig dokumentation i form af serviceattest 18. august 2017 kl august 2017 kl Forventet meddelelse om prækvalifikationsresultat 23. august 2017 Besigtigelse af slotshaver Uge 35/ Frist for spørgsmål (tilbudsfasen) 8. september 2017 kl Forventet svar på spørgsmål (tilbudsfasen) 15. september 2017 Tilbudsfrist 27. september 2017 kl Forventet meddelelse om tildelingsbeslutning 29. september 2017 Forventet udløb af standstill-periode 9. oktober 2017

5 Side 5 Forventet kontraktunderskrift 12. oktober 2017 Kontraktopstart 1. januar Fortrolighed, offentlighed m.v. Det tilgængelige udbudsmateriale og eventuelt supplerende materiale skal behandles fortroligt. Ansøgeren skal iagttage tavshed over for uvedkommende vedrørende forhold, som måtte komme til ansøgerens kendskab i forbindelse med det tilgængelige udbudsmateriale eller i forbindelse med den senere tilbudsgivning. Ansøger og tilbudsgiver skal sikre, at eventuelle underleverandører ligeledes påtager sig at behandle alle oplysninger fortroligt. SLKS er underlagt reglerne om offentlighed i forvaltningen, herunder forvaltningsloven og offentlighedsloven, der kan berettige parter og andre til at få aktindsigt. 6. Sikkerhedsgodkendelse De medarbejdere hos den vindende tilbudsgiver, der skal arbejde med de af kontrakten omfattede arbejder, skal kunne opnå sikkerhedsgodkendelse efter cirkulære af 14/01/1963 angående spørgsmålet om ansættelse under staten af personer, der har begået strafbare forhold. Tilsvarende krav gælder eventuelle underleverandører. 7. Kommunikation sprog, spørgsmål og rettelsesblade Sprog Både ansøgning og efterfølgende tilbud inklusive bilag skal udformes skriftligt på dansk. Spørgsmål i prækvalifikationsfasen Spørgsmål i prækvalifikationsfasen skal stilles på dansk og rettes til kontaktperson Kristin Seybold, mailadresse haveudbud@slks.dk. Spørgsmål til prækvalifikationsfasen skal stilles senest den 7. august 2017 kl Spørgsmål vil løbende og i anonymiseret form blive gengivet og besvaret på SLKS hjemmeside Spørgsmål i tilbudsfasen Spørgsmål i tilbudsfasen skal stilles til kontaktperson Kristin Seybold via mailadresse haveudbud@slks.dk og på dansk.

6 Side 6 Alle svar på indkomne spørgsmål vil løbende blive besvaret med svar til samtlige tilbudsgivere i anonymiseret form på Spørgsmål til tilbudsfasen skal stilles senest 8. september 2017 kl. 12:00. Spørgsmål, der modtages mindre end 6 dage inden tilbudsfristens udløb, vil ikke blive besvaret. 8. Oversigt over udbudsmaterialet En oversigt over udbudsmaterialet findes IV. Prækvalifikationsbetingelser 1. Indsendelse af ansøgning om prækvalifikation Ansøgning om prækvalifikation indgives på mailadresse haveudbud@slks.dk Ansøgning om prækvalifikation skal være modtaget senest 18. august 2017 kl Ansøgninger, der modtages efter dette tidspunkt, vil ikke komme i betragtning 2. Ansøgningens indhold 1. Ansøgningen skal indeholde følgende oplysninger: 1. ESPD for ansøger, herunder for eventuelle konsortiedeltagere og eventuelle underentreprenører. 2. Underskrevet erklæring fra ansøgeren om, at der ikke er sket væsentlige ændringer af ansøgerens økonomiske forhold i forhold til de oplysninger, der fremgår af seneste årsregnskab. 3. Hvis ansøger ønsker at anvende økonomiske oplysninger, referencer eller oplysninger om uddannelsesmæssige eller faglige kompetencer fra en underentreprenør i forbindelse med ansøgning om prækvalifikation, skal der vedlægges en underskreven erklæring fra underentreprenøren, der godtgør, at ansøgeren råder over underentreprenørens økonomiske og/eller faglig formåen til brug for opfyldelse af kontrakten. Skabelon til støtteerklæring er vedlagt udbudsmaterialet.

7 Side 7 4. Hvis der ansøges om prækvalifikation på alle 3 udbudte delaftaler, skal ansøger i prioriteret rækkefølge angive, hvilke delaftaler de ønsker at blive prækvalificeret på. 3. ESPD-dokumentet og Serviceattest ESPD: ESPD er et fælles europæiske udbudsdokument og står for European Single Procurement Document og er en egnethedserklæring, der skal anvendes i forbindelse med EU-udbud efter udbudsloven. Ved at udfylde og vedlægge en ESPD afgiver ansøgeren om prækvalifikation et foreløbigt bevis for ansøgerens opfyldelse af krav vedrørende udelukkelsesgrunde, egnethed og udvælgelse blandt ansøgere. Den elektroniske ESPD-skabelon er sammen med en pdf.-udgave uploadet sammen med det resterende udbudsmateriale på Den elektroniske ESPD-skabelon er en xml-fil og virker kun som en ESPD, når ansøgeren importerer den via ESPD-hjemmesiden Filen skal downloades til egen computer: Højreklik og vælg "Gem link som" / "Gem destination som" m.v. alt efter anvendt browser. Filen kan herefter gemmes og anvendes til upload til ESPDtjenesten, jf. vejledning i Udbudsbetingelserne. Alle felter skal udfyldes i ESPD et. Som en del af udbudsmaterialet er der vedlagt en vejledning til udfyldelse af ESPD et, som med skærmdumps viser den korrekte udfyldelse. Ved problemer med udfyldelse kan der rettes skriftlig henvendelse til kontaktperson Kristin Seybold på mailadresse haveudbud@slks.dk. Serviceattest: Ansøgerne skal indsende endelig dokumentation for, at de anførte oplysninger i ESPD et er korrekte, ved at aflevere en fuld serviceattest senest den 21. august 2017 kl Alle felterne skal være valgt, så du skal altså ikke fravælge nogle myndigheder, som Erhvervsstyrelsen skal indhente oplysninger fra. Serviceattesten skal med andre ord indeholde oplysninger fra Skifteretten, Politiet, ATP samt SKAT.

8 Side 8 Serviceattesten må ikke være ældre end 6 måneder gammel regnet fra ansøgningsfristen. Som en del af udbudsmaterialet er der vedlagt en vejledning til bestilling af serviceattesten, som med skærmdumps viser den korrekte fremgangsmåde. 4. Udelukkelse Ansøgeren vil blive udelukket fra deltagelse i udbudsproceduren, hvis ansøgeren befinder sig i en af de i udbudsloven anførte obligatoriske udelukkelsesgrunde og de af de i udbudsloven anførte frivillige udelukkelsesgrunde, der af ordregiver er angivet i ESPD-dokumentet. 5. Oplysninger om (dokumentation for) økonomisk og finansiel formåen Firmaer, som ønsker at deltage i udbuddet, skal prækvalificeres. Der prækvalificeres max. 5 ansøgere pr. delaftale på grundlag af følgende oplysninger, som ansøgerne indsender sammen med ansøgningen enten ved indsættelse i ESPD et, herunder ved link eller ved indsendelse af bilag til mail om ansøgning om prækvalifikation: Oplysninger om ansøgers samlede nettoomsætning inden for havedrift eller skovdrift i de seneste 3 regnskabsår, hvis tallene for denne omsætning foreligger. Oplysning om ansøgers soliditetsgrad fra de seneste 3 regnskabsår, hvis tallene for denne omsætning foreligger. 6. Minimumskrav vedrørende økonomisk og finansiel formåen Der stilles ingen minimumskrav til økonomisk og finansiel formåen. 7. Oplysninger om (dokumentation for) teknisk og faglig formåen Ansøger skal i ESPD et eller ved indsættelse af link eller fremsendelse af bilag til ansøgning om prækvalifikation oplyse følgende til brug for bedømmelsen af ansøgers tekniske formåen: Referenceliste inkl. evt. fotos over ansøgers mest betydelige leverancer i de seneste 3 år af samme karakter og omfang som den udbudte opgave. Hvis ansøgers virksomhed ikke har eksisteret i 3 år, oplyses referencer fra tidspunktet for virksomhedens etablering. Referencelisten skal indeholde kundenavn og kontaktperson således, at referencen kan efterprøves. Oplysning om ansøgers samlede uddannelsesmæssige og havedriftsog/eller skovdriftsfaglige kvalifikationer, herunder for de medarbejdere som vil blive ansvarlige for udførelsen af opgaven.

9 Side 9 Oplysninger om årlige gennemsnitlige antal beskæftigede og antallet af ledende medarbejdere gennem de sidste tre år Oplysning om ansøgers model for kvalitetssikring, herunder f.eks. eksempel på egenkontrol Ansøgeren kan i sine referencer medtage opgaver, der ikke er udført af ansøgeren selv, men af en underentreprenør, såfremt underentreprenøren har underskrevet en erklæring om, at ansøgeren råder over underentreprenørens økonomiske og/eller faglig formåen til brug for opfyldelse af kontrakten. Skabelon til støtteerklæring er vedlagt udbudsmaterialet. 8. Kontraktkrav vedrørende teknisk og faglig formåen Ansøger skal sikre og dokumentere, at medarbejderne til enhver tid besidder passende kvalifikationer i forhold til arbejdets udførelse. Det gælder i særlig grad for opgaver, der indebærer risiko for medarbejderne selv, gæster, genstande, installationer, maskiner mv. samt opgaver, der kræver særlig fag- og sikkerhedsteknisk kunnen fx beskæring, skovning, hækklipning osv. 9. Objektive kriterier for udvælgelse af ansøgere Hver ansøger kan kun blive prækvalificeret på max. 2 delaftale. SLKS vil ved udvælgelse af prækvalificerede vælge den kombination af tjenesteydere, der vurderes at give den bedste konkurrence og kan sikre kompetenceopbygning hos virksomhederne, således at der fremadrettet eksisterer en reel og kompetent konkurrence på markedet samt forsyningssikkerheden i kontrakterne sikres. Ved udvælgelsen af prækvalificerede, vil SLKS derudover så vidt muligt tilgodese ansøgers ønsker ud fra den angivne prioritering. Såfremt flere end 5 ansøgere opfylder betingelserne for deltagelse, udvælges de ansøgere, der i lyset af den udbudte opgave vurderes at have en tilstrækkelig økonomisk formåen for at kunne udføre de relevante delaftaler, de bedste og mest relevante referencer, tilbyder de bedste samlede uddannelsesmæssige og faglige kvalifikationer samt tilbyder den bedste tekniske kapacitet. Ved vurderingen vil ordregiver lægge vægt på referencernes relevans og kvalitative indhold i forhold til den udbudte opgave. Det tillægges særlig betydning, at ansøgerne har særlig erfaring med: Have- eller skovdrift i historiske haver. 10. Meddelelse af resultat Når ordregiver har afsluttet prækvalifikationsproceduren og har udpeget de 5 ansøgere pr. delaftale, der vil blive opfordret til at afgive tilbud, sendes der

10 Side 10 hurtigst muligt og samtidigt skriftlig underretning herom til alle ansøgere med en begrundelse for udvælgelsesresultatet. V. Tilbudsbetingelser 1. Tilbuds- og aftalegrundlag Det samlede udbudsmateriale er angivet for hver delaftale. Udbudsmaterialet er tilgængeligt på: Det er en tilbudsforudsætning, at samtlige udbudsbetingelser - herunder vedrørende pålæg om overholdelse af udbudsbetingelsernes klausuler og vilkår - overholdes af tilbudsgiver. 2. Virksomhedsoplysninger Tilbuddet skal indeholde oplysning om tilbudsgivers/konsortiets firmanavn, adresse, CVR-nr. samt kontaktperson, telefonnummer og mailadresse. Tilbuddet skal desuden indeholde: 3. Udfyldt tilbudsliste. Tilbudsgiver opfordres til at udfylde tilbudslisten fuldstændigt. Ved manglefuld udfyldelse af tilbudslisten risikerer tilbudsgiver, at SLKS er forpligtet til at kassere tilbuddet, dvs. bortse fra tilbuddet som ukonditionsmæssigt. Alle priser skal indeholde alle ydelser for dækning af leverandørens egne omkostninger i forbindelse med varetagelse af ydelsen. 4. Aflevering af tilbud Tilbud skal afleveres i både papirudgave og på et USB-stik. Tilbuddene skal være modtaget på H.C. Andersens Boulevard 2, 1553 København V senest 27. september 2017 kl Herefter er aflevering af tilbud ikke længere mulig. Tilbudslister og tro- og loveerklæring findes på Oplæsning af budsummer sker på HCAB den 27. september 2017 kl Uoverensstemmende tilbud. Tilbuddet skal afleveres i overensstemmelse med retningslinjerne i nærværende udbudsbetingelserne om aflevering af tilbud.

11 Side 11 Såfremt tilbud ikke afleveres i fuld overensstemmelse med retningslinjerne risikerer tilbudsgiver, at SLKS er forpligtet til at forkaste tilbuddet som værende et uoverensstemmende bud og derfor ukonditionsmæssigt. 6. Vedståelse og behandling af tilbud Vedståelsesfristen for tilbuddet fastsættes til 4 måneder regnet fra fristen for aflevering af tilbud. SLKS kan kræve vedståelsesfristen forlænget med op til yderligere 1 måned. 7. Tildelingskriterium Tildeling af kontrakten vil ske til den tilbudsgiver, der har afgivet Laveste Pris. Prisen vil blive evalueret inkl. optioner Prisen på Delaftale 2 vil derfor blive evalueret på grundlag af den samlede sum af hovedtilbud og optioner VI. Meddelelse af resultat, tildelingsbeslutning samt standstillperiode Når SLKS har vurderet, hvilket tilbud der har den laveste pris, træffer SLKS beslutning om tildeling af kontrakten. SLKS underretter herefter samtidigt samtlige tilbudsgivere om denne beslutning. Ved underretningens afsendelse påbegyndes en 10 dages standstill-periode, før der kan indgås aftale med vinderen samt hvornår standstill-perioden udløber. SLKS kan først underskrive kontrakt med den vindende tilbudsgiver efter udløbet af standstill-perioden.