Målrettet indkøb der giver større økonomisk råderum til velfærd

Transkript

1 23. Januar 2018 SKI Årsdage Målrettet indkøb der giver større økonomisk råderum til velfærd Indkøbschef Annette Bjørn, Region Syddanmark

2 Agenda Målrettet indkøbsarbejde og processer har resulteret i, at Region Syddanmark har fundet millionbeløb til velfærd Kort om Region Syddanmark Regionernes fælles indkøbsstrategi Første eneste fælles islæt var fællesudbud på medicin Anden meget mere fokus på det fælles = Regionernes Fælles Indkøb (RFI) Indkøbsgevinster 2 mia. kr frem Interne sparekrav Dokumentation af årlig besparelse på 69 mio. kr. Organisering af indkøb i Region Syddanmark 2018: Nye tiltag og fokusområder

3 Fakta om Region Syddanmark Regionernes samlede indkøb: ca. 40 mia. kr. Region Syddanmarks samlede indkøb: 9 mia. kr. Fakturaer: Leverandører: Varenumre: Areal km2 Befolkningstal 1,2 mio. indbyggere Største arbejdsplads i region Ca (heraf kvinder) Vi er til for alle 90 % af danskerne er i kontakt med sundhedsvæsenet 5,1 mio. kontakter (alle regioner) Driver 4 sygehusenheder: - Odense Universitetshospital - Sygehus Lillebælt - Sydvestjysk Sygehus - Sygehus Sønderjylland Sundhed (sygehuse, sygesikring, patientbefordring) Social (Specialiserede tilbud til borgere med fysiske og psykiske handicap) Psykiatri (psykiatrisk indsats på sygehuse eller i lokal psykiatrien) Regional udvikling (erhverv, uddannelse og kultur, natur og miljø og kollektiv trafik) 3

4 Indkøbsafdelingen i Region Syddanmark Indkøbsvolumen: 4,5 mia. p.a. (9 mia. p.a. inkl. medicin) - en strategisk stabsfunktion Besparelseskrav: 69 mio. kr. p.a Uddrag af vores mange opgaver og ansvarsområder: Koordination af udbud på tværs i regionen Kategoristyring og strategi for varer og ydelser Udbud i RSD og fælles udbud i RFI-regi Udbudsjuridisk videncenter og rådgivning for RSD Kontraktstyring, og drift af kontrakter Indkøbscontrolling, analyser, forecast og opfølgning, KPI Masterdata, Indkøbssystemer, E-handel og Logistiksupport Politikker, strategier og retningslinjer Optimering og værdi for vores brugere patienter Vi bidrager til mere sundhed for pengene Fakturaer: p.a. igennem indkøbssystemet = varelinjer = 2 mia. kr. omsættes gennem systemet Fakturamatch: 25% OIO-ordre: 35% Varenumre: / / på lager Varematch: 56% Kontrakter: 700 (i indkøb) Brugere: / 4 sygehusenheder mfl. Medarbejdere: 30 Team : Category Management og udbud Team : Controlling og Contract Management og Udbudsassistance Team : Indkøbsservice, Stamdata og Logistiksupport og systemansvar Team : Juridisk viden og rådgivning 4

5 Årlige indkøb i Region Syddanmark Ca forskellige varenumre 5 56% af varenr. anvendes på 2 eller flere sygehuse

6 Indkøbsafdelingens udvikling i Region Syddanmark 2007 starten på det hele Stort set samme antal medarbejdere, fordelt på: Indkøbsområdeansvarlige / udbudskonsulenter Udbudsjurister Udbudsassistenter E-handelskoordinatorer Controllere 6 Fokus på lovlighed og regler succesparameteret var ingen klager og besparelser (20 mia.) Fokus på patienten kampe skulle kæmpes Spæde start og fokus på dialog med markedet god erfaring med fra det private og Firstmover Fokus på procedurer og ensartethed (tæt på ISO-certificering) KPI-tal: Besparelser og Aftaledækning og afrapportering til RSD s strategiske styregruppe MEN Manglende fokus på implementering, compliance og sammenhænge Manglende sammentænkning mellem indkøbet og forsyningen / logistikken Indkøbssystemet: lille anvendelse, manglende tillid, stamdata = ordreafgivelse

7 Første fælles regionale indkøbsstrategi Frem mod 2015 Primært hensigtserklæringer og eneste konkrete mål var, at regionerne samlet fandt 1 mia. i besparelse. Aftaledækning Brugerinddragelse Compliance Fællesudbud - etableret en logistikstruktur og elektronisk handel - Reduktion i både det nationale og EU bureaukrati som hæmmer udviklingen af området i 2010 og ensartede miljømæssige og etiske krav 7 Ved udgangen af 2014 havde regionerne opnået en årlig besparelse på 1,2 milliarder kroner i forhold til indgangen af 2010

8 Ny fælles regional indkøbsstrategi frem mod 2020 Nyt besparelsesmål på yderligere 1,5 mia. kr. Fokus på fællesudbud og målopfølgning Målsætningerne er: Stordriftsfordele Konkurrenceudsættelse af tjenesteydelser Integration mellem indkøb og logistik Kategorisering Digitale processer Kompetenceudvikling Til at understøtte og sikre administrativ fremdrift er RFI (Regionernes Fælles Indkøb) dannet i Forpligtende samarbejdsaftale = Virtuel Indkøbsorganisation Styregruppe med regionsdirektør som formand Læs mere om indkøbsstrategien: 8 I 2016 indgik regionerne 24 nye fællesregionale udbud med en kontraktsum på ca. 467 mio. kr. Udbuddene omfatter alt fra køb af kontormøbler, sundhedsartikler til taxakørsel og tolkeydelser. NY fælles regional forsyningsstrategi frem mod 2022 Læs mere om forsyningsstrategien: Fordi vi når bedre i mål sammen!

9 Regioners Fælles Indkøb (RFI) rolle RFI er en samarbejdsmodel, hvor regionerne i fællesskab udvælger områder til fællesudbud Følg eller Forklar Udbud gennemføres af én region på vegne af de øvrige Fælles procedurer, skabeloner, beslutningsgrundlag, metoder mv., sikrer et effektivt og vellykket samarbejde med en fælles udbudsstrategi og fuld opbakning 9 RFI-sekretariatet understøtter arbejdet og sikrer fremdrift i mål og indsatser i regionernes fælles indkøbsstrategi: Faciliterer tværregionale arbejdsgrupper, særligt fokus på udvælgelse af områder til fællesudbud Drift af fælles udbudsplan Videndeling, koordinering, statusrapporter mv Afrapporterer til Kredsen af Regionale Indkøbschefer og Styregruppen for Regionernes Indkøb Regionerne satser målrettet på at købe effektivt ind, men vi ønsker også, at vores leverandører udfordrer os og hjælper os med at tænke innovativt. Vi skal ikke kun se på prisen og bestille mere af det samme. Vi skal trække på virksomhederne viden om nye metoder og en bedre totaløkonomi, så vi også inddrager afledte omkostninger Bent Hansen, Formand for Danske Regioner

10 Organisering af RFI Styregruppen for Regionernes Indkøb RFI Sekretariatet Danske Regioner Regionale Indkøbschefer Amgros Region Hovedstaden Region Midtjylland Region Syddanmark Region Nordjylland Region Sjælland UFO grupper Controllergruppe SKI arbejdsgruppe Udbudsjuridisk netværk Digitaliseringsgruppe EUGgruppe Logistikgruppe Kompetence- og fastholdel sesgruppe 10

11 Hvor er Region Syddanmark i dag 2012 i dag Stadig samme antal men vores rolle og fokus er ændret! Øget fokus på forretningen og den værdi, vi bidrager med Category Management - klare strategier og markedsviden mere kommercielle TCO og helheden dialog bedre priser og vilkår implementering og styring (indirekte og direkte indkøb) 11 Contract Management overblik og systemunderstøttelse styring retningslinjer performance dialog realiserede besparelser Supply Change den samlede værdikæde indkøb og logistik går hånd i hånd besparelser skal hentes her Stamdata fra mavefornemmelse til faktabaseret viden og styring berigelse af data fremtidens krav intelligent anvendelse lette klinikeren i hverdagen større compliance Systemunderstøttelse fokus på forretningen klinikeren integration og snitflader effektive og optimale processer robotteknologi

12 Organisation Strategisk Indkøbsafdeling (29) Afdelingschef Annette Bjørn Administration/Sekretær Juridisk Videnscenter (3 ÅV) Kategori og Udbudsteam Kontraktstyring (13ÅV) Controlling og Analyse (4 ÅV) Indkøbsservice, Stamdata og logstikservice (7 ÅV) Juridisk rådgiver Kategori- og Udbudsteam Kliniske område Kontraktteam Strategisk analytiker Strategisk analytiker Teamchef Systemansvarlig Juridisk rådgiver Kategori- og Udbudsteam Non kliniske område Controllerassistent Masterdata Specialist 5 2 Indkøbskoordinator Category Managers Contract managers Indkøbskoordinator 4 2 Udbudskonsulenter Udbudsassistenter Indkøbskoordinator 1 år projektstilling

13 Eksempel på besparelsesnotat (2016) 13

14 Hvad har vi opnået af besparelser fra 2015 til i dag? Forventede besparelser 2020 Mål Opnåede Besparelsen besparelser for 2017 er endnu i alt ikke til fuldt dato opgjort*) Det vi mangler, 2018 og Fordelingen ser således ud: I alt Indkøbsafdelingen Decentralt gennemførte udbud Øvrigt

15 Samarbejde - Økonomiaftale 2018: Regeringen, Danske Regioner og KL er enige om at idriftsætte seks fælles indkøbsaftaler i 2018, som parterne vil anvende i videst muligt omfang. Derudover er parterne enige om at igangsætte forarbejdet til yderligere mindst seks indkøbsaftaler, som træder i kraft frem mod Region Syd deltager som udgangspunkt i alle 15 Regionernes viden og erfaring skal bringes ind i samarbejdet Samarbejdsform procedure beslutningsgrundlag Understøtte at vi sparer 1½ mia.kr Sikkert i mål og være omkostningseffektivt med fokus på vores forretning

16 Hvad skal der til for at vi fortsat finder besparelser og bidrager til mere velfærd 2018 Fokus på hele forsyningskæden (Supply Change værdikæden) Sammentænkning af indkøb og forsyning Leverandørsamarbejder og partnerskab Contract Management Fokus på stamdata og systemunderstøttelse minimere klinikernes tid på at lede KPI ere opfyldelse af strategi og mål Basere ledelse på målstyring basere ledelse på fakta Digitale data - Digitale kollegaer Kunstig intelligens nudging Bedre compliance bedre performance Strategisk udvælgelse af udbudsområder (Category Management) Fokus på sygehusenes kerneopgaver bidrage til forretningen Kategoristrategier alt efter segment Fokus på kategorier under tærskelværdien (pris, fragt, levering) Vi skal turde at vove Være på tværs Fælles udbud med andre myndigheder Tværsektorielle udbud fokus på borgeren og sundhedsudgifterne Fælles udbud med eksterne samarbejdspartnere fx SKI Fælles fx systemunderstøttelse, kontraktstyring 16

17 Forudsætninger for succes Økonomi og investering i fortsat professionalisering og udvikling af indkøb Indkøbsafdelingen har mandat til at tage beslutninger på vegne af sygehusene med 100% opbakning fra sygehusledelserne Succesparametre er: Rette vare på rette sted til rette tid i rette kvalitet og pris Forretningen og patient/borger i fokus Et udbud er et samarbejde med sygehusene Dokumenterbare resultater og skabe merværdi Forpligtende aftaler Sammentænkning af indkøbet og logistikken Have vidende, kompetente og motiverede medarbejdere Rum og mulighed for at arbejde kreativt og nyskabende bak op end spænd 17 Indkøbsafdelingen lykkes, når målgruppen oplever, at vi sammen effekturer de økonomiske og politiske fastlagte mål via værdiskabende og optimerede indkøbsprocesser og rådgivning, der frigør ressourcer til mere sundhed for pengene

18