MØDE MED LEVERANDØRER AF SYSTEMER TIL FOLKEKIRKEN

Transkript

1 MØDE MED LEVERANDØRER AF SYSTEMER TIL FOLKEKIRKEN, kl i Folkekirkens It FOLKEKIRKENS IT 1 Dagsorden 1. Velkommen Mødets formål Rammer (proces, rammer, krav ) 2. Konfirmandsystemet Løsningspræsentation Formelle krav 3. Arbejdstidsplanlægningsfunktionen Løsningspræsentation Formelle krav 4. Eventuelle ønsker om andre samarbejder efter indspil fra leverandørerne 5. Eventuelt 2 2 1

2 Mødets formål at præsentere opgaver, som vi arbejder med pt. skal anskaffes/udvikles at fortælle hvor vi er i processen hvad der forventeligt vil ske og hvornår Konfirmandsystem skal understøtte indskrivning til konfirmationsforberedelse samt registrering af konfirmation i Den elektroniske Kirkebog, og herudover administration af konfirmandhold og den nødvendige kommunikation med konfirmander og forældre. Planlægning af arbejdstid skal understøtte den lokale planlægning således at denne kan interagere med folkekirkens lønsystem henholdsvis systemer til provsternes planlægning af præsternes ferie og fravær. 3 3 Folkekirken og Folkekirkens It Folkekirken og Kirkeministeriet embedet de folkevalgte Finansloven StatenF Fællesfonden 10 myndigheder folkekirkenf 1800 regnskaber 1800 myndigheder folkekirkenf Folkekirkens It en del af Kirkeministeriet finansieres af folkekirken leverer infrastruktur og løsninger, som skal anvendes af folkekirken/ andre trossamfund kan anvendes af folkekirken har ikke selv udvikling men dog visse integrationsydelser 4 4 2

3 Digitale strategier fællesoffentllige Kirkeministeriets og Folkekirkens Sikre bred anvendelse og nytte af data også til private services Borgerne skal møde en sammenhængende offentlig sektor Sammenhængende digitale brugerrejser 5 5 Opgaverne - proces, rammer og krav.. Konfirmandsystem består af 2 dele 1. myndighedsfunktion ift. kirkebog (registrering) udvikles iht. rammeaftale med DXC 2. administrations og kommunikationsdel anskaffes efter udbud (marts april) wireframe som behovsopgørelse Hvis forventet anskaffelsespris < 500 tkr. (indhente 2 3 tilbud) 500 tkr. < pris < tkr. (udbud.dk) pris > tkr. (EU udbud) Planlægning af arbejdstid består (formentlig) af planlægningsfunktionalitet til menighedsråd planlægningsfunktionalitet til provst/præster integrationer mellem planlægning/outlook og FLØS såfremt analysen peger på, at funktionaliteten kan etableres, så den er nem at anvende den kan fungere med sikkerhed den kan betales så vil opgaven blive udbudt (~3 Q 2019) 6 6 3

4 Konfirmandsystem hvorfor laver vi det? Funktionalitet vedr. holddannelse m.v. var tidligere en del af Den Elektroniske Kirkebog, men blev taget ud ved omlægning af PERSON (fra Java til web i 2017) Behov for nemmere og digital arbejdsgang mellem tilmelding (selvbetjening) og registrering i Den Elektroniske Kirkebog Brugere efterspørger et modul til kommunikation med konfirmander (sms, e mail) og forældre (login, sms, e mail) om praktikaliteter. 7 7 Konfirmandsystemet - overordnet Selvbetjeningsløsning (Under udvikling) PERSON konfirmation (Under udvikling) Kommunikationsløsning (Under specifikation - derefter udbud) 8 8 4

5 Selvbetjening 9 9 PERSON

6 Kommunikationsløsning udtræk og kommunikation vist i en wireframe *) *) som vil indgå som behovsopgørelse ved udbud af opgaven Indhentning af information om fx ønske til præst, tid m.v

7 Oplysninger overføres til PERSON Nøgle elementer, der skal tages højde for Forberedelses og konfirmationssogn er ikke nødvendigvis det samme Forsendelse til e boks el. sikker post skal indarbejdes Åben snitflade til data. De data der stilles til rådighed for kommunikationsmodulet, vil også blive stillet til rådighed for andre systemer. Det kræver en databehandleraftale *) med sognet. *) baseret på Datatilsynets Standard-databehandleraftale

8 Proces/data-flow for konfirmandsystemet Tilmelding via selvbetjening *) Konfirmander overføres til kommunikationsløsningen fra PERSON Informationer om konfirmationen Ghj overføres til PERSON April 19 August 19 Marts 20 Kommunikationsløsning (FIT) Kommunikationsløsning A *) udstilles på kirkens hjemmeside og folkekirken.dk Kommunikationsløsning B Konfirmandsystem, kommunikationsmodul - opsamling består af 2 dele 1. myndighedsfunktion ift. kirkebog (registrering) udvikles iht. rammeaftale med DXC 2. administrations og kommunikationsdel anskaffes efter udbud (marts april) wireframe som behovsopgørelse Hvis forventet anskaffelsespris < 500 tkr. (indhente 2 3 tilbud) 500 tkr. < pris < tkr. (udbud.dk) pris > tkr. (EU udbud)

9 Planlægning af arbejdstid hvorfor undersøges det, om funktionaliteten kan laves? Behov for at understøtte menighedsrådenes forvaltning af overenskomster for kirkefunktionærer (mht. faglig og geografisk fleksibilitet, faste og løse fridage, rammetid og varsler m.v.) dvs. planlægning, som har betydning for at sikre korrekt udbetaling af løn Behov for ny platform til provstens planlægning af præsters ferie og fravær, tjenester og rådighedsforpligtelse indenfor pastorater, på tværs af pastorater i teams Planlægning af arbejdstid - overordnet Løncenter for menighedsråd (SLM) FLØS *) (Folkekirkens lønsystem) Løncenter for præsteløn (FLC) FLØS *) (Folkekirkens lønsystem) Planlægning af arb.tid - kirkefunktionærer (Office 365 POC) Planlægning af præsters ferie/tjenester (Office POC) Outlook *) baseret på KMD s OPUS

10 Nøgle elementer der skal tages højde for Nuværende platform i Office 365 skal anvendes til etablering af funktionalitet til Planlægning af arbejdstid (jf. kommissorium) Planlægning på tværs af sogne og pastorater skal være mulig Data om overenskomster, ansættelse m.v leveres fra *) FLØS Data fra planlægningen skal leveres *) til FLØS *) mulighed for åbne snitflader er endnu uafklaret Proces/data-flow for Planlægning af arbejdstid Outlook Arbejdstids-planlægning FLØS Office 365 / Azure

11 Skærmdumps fra POC Arbejdsgivermodul Selvbetjeningsmodul Oversigt planlagt arbejdstid for kirkefunktionærer

12 23 23 POC om integrationer og forbindelser

13 Opsamling - planlægning af arbejdstid består (formentlig) af planlægningsfunktionalitet til menighedsråd planlægningsfunktionalitet til provst/præster integrationer mellem planlægning/outlook og FLØS såfremt analyser peger på at funktionaliteten kan etableres, så den er nem at anvende den kan fungere med sikkerhed den kan betales så vil opgaven blive udbudt (~3 Q 2019) Eventuelle ønsker om andre samarbejder - efter indspil fra leverandørerne

14 Eventuelt? - og tak for idag