Referat af bestyrelsesmøde i AVALAK København

Transkript

1 Referat af bestyrelsesmøde i AVALAK København Dato: Sted: Avalak KBHs kontor Navn Deltager Afbud Udeblevet Nyoka Steenholdt (Formand, HB-suppl.) Avaruna Mathæussen (Næstforman, HB-rep.) Paninnguaq Boassen (Kasserer) Pam Stach (Informationskoordinator, DGH-rep) Aki-Mathilda Høegh-Dam (Menig) Michael Severin Bro (Menig) Riikki Jensen (Menig) Lasse Kyed (Menig) Næste møde: 8. december kl 17:30 Punkt 1. Ordstyrer og referent Ordstyrer: Pam Referent: Nyoka Diskussion/Bemærkning/Beslutning 2. Godkendelse af dagsorden Tilføjet ét punkt på dagsordenen, ellers enstemmigt godkendt 3. Godkendelse af referat(er) Generalforsamling: Godkendt Overdragelsesmøde: Godkendt 4. Gennemgang af arbejdsopgaver Se skema nederst. 5. Meddelelser til/fra formanden Intet 6. Økonomi - Kassestatus - Meddelelser til/fra kassereren - Kontingentbetalinger/ nye medlemmer - Inventaroptælling og hvor skrap skal regnskabet være? TIL: Ikke noget på nuværende tidspunkt. FRA: ,48kr på kontoen kr i kassen Der har været en del medlemsbetalinger, og vi har 46 medlemmer. Der mangler dog info på et par stykker (mail), og der burde evt tilføjes en kolonne med hvornår de er blevet medlem. Kontingentsystemet diskuteres mht. hvordan fordelingsnøgle ér og om det er fair at man skal betale fuld ud i slutningen af semesteret -> fordelingsnøglen er fastsat på HBs generalforsamling. 1

2 Vi skal prøve at nærme os de kr inden næste semester, da pengene vi får ind, skal tilbage til medlemmerne. Bruges på rabatter og muligvis gratis fattigrøvsmad. Der er kommet gebyrer på ALLE overførelser nu, så kasserer vil snakke med banken både om at finde en løsning, og at prøve at få anskaffet et betalingskort fra Avalak KBHs konto. Et kort for Avalak KBH vil gøre indkøb og udlæg til arrangementer meget nemmere! Vil også gøre kasserens arbejde enklere. Der er lavet køleskabsregnskab; betal kontant eller til kontoen (Nyoka kontakter dem som ikke er i bestyrelsen). Arbejdet som kasserer går rigtig godt so far, og Pipaluk Lind har hjulpet med at få startet regnskab op. Der har været nogle ting i forb. med regnskabet, hvor kasserer har været i tvivl om hvorvidt man skal lægge vægt på småtterier. Svar: Alle kasserere har haft forskellige metoder. Hvorvidt der skal være optælling eller ej, er op til bestyrelsen. Desuden har det ikke været det store problem tidligere mht svind. Kassereren vil gerne tage det på prøve, at vi tæller inventar op både før og efter arrangementer. 7. Indkommen post - Forespørgsel om lån af vores kontor- til speciale skrivning - Clara: Kurser - Bio rabatter (Michael) - Thomas- SFI rapport interview (dato) - Jette P: Rapport - FC. Nanoq - Mira- Praktik - Udd. Vejl- arrangement - ISUMA Samarbejde. - Relevant? Evt til HB? Flaskeaflevering: Vi skal aflevere dem i god tid, og være opmærksom på om der har været tomme flasker i et stykke tid. Det foreslås at der laves et skema, hvor vi holder styr hvem der aflevere mest Der er dog nogle som bor tættere på, og nogle som ikke har noget imod at aflevere mere end andre. -> Det besluttes at vi starter med at aftale individuelt, og hvis det bliver et problem, prøver vi afkrydsningsskemaet af. - Vi har diverse værdigenstande på vores kontor. Desuden har vi retningslinjer der siger at der aldrig må være nogle på kontoret uden et bestyrelsesmedlem. Hun er ikke betalende medlem af Avalak, og har flere gange åbent udtalt at hun ikke er interesseret i at blive det. Vi afviser hendes forslag, og henviser hende til Niels Ole som tager sig af udlejninger af lokaler i huset (hun vil muligvis derigennem kunne låne et andet lokale i huset). Avaruna og Lasse skriver til hende. - Vær obs på at der er nogle kommende kurser. - Michael har kontaktet Nordisk Film mht evt. rabatordning. Man kan tilmelde sig som medlem, hvor man kan købe mindst 20 billetter ad gangen. Der er også mulighed for at købe gavebilletter som evt. kan bruges som præmier (dog køb min. 50 ad gangen). 2

3 8. Meddelelser til/fra HB TIL: - 9. Meddelelser til/fra DGH TIL: - Vi kan evt have Odense med ind over, eller at de resterende billetter (hvis vi ikke kan nå de 20) går til ikke-medlemmer. Vi behøver ikke at benytte os af medlemskabet til ALLE vores bio-arrangementer, men det vil give os flere muligheder. Michael melder os ind, og undersøger det nærmere til næste møde. - Nyoka snakkede med ham på dagen, og han fandt hurtigt én at snakke med. - Vi lader hovedbestyrelsen tage stilling om rapporten. - Der har været løbende dialog med FC Nanoq, og Avaruna prøver at få samarbejde om f Julefrokost op at køre. - Mira vil gerne holde oplæg d. 19. nov. omkring praktik i Bruelles. - Blev aflyst, da vejlederne ikke kunne finde oplægsholdere. Pam og Avaruna vil prøve at få arrangementet op at køre, evt at slå det sammen med Miras oplæg. Michael har snakket med én i kulturafdelingen som har kontakt til én om CV-skrivning. - ISUMA er et studenterform for KU studerende, som har kontaktet os om evt. samarbejde. Da foreningen er HELT ny, er det meget svært for os at komme med punkter for at samarbejde Vi ønskede altså lidt at de selv kom med hvad de gerne vil, da de ved hvad vi ér. Vi kan evt. holde et møde med dem om hvordan vi skal samarbejde. Men er det relevant for os? Er det måske lidt ensidigt at de kun er for KU studerende? Skal vi evt. (kun) markedsføre for dem? -> Nyoka skriver til ham FRA: Overdragelsesmøde d. 14. november Pam er blevet formand, Michael er blevet kasserer, og Avaruna er blevet fundraiser. FRA: Der har ikke været møde endnu. 10. Meddelelser til/fra vejledere TIL: Se kommende arrangementer. Avaruna og Pam prøver at få 3

4 samarbejdet op at køre igen. 11. Evaluering af afholdte arrangementer (Hvad gik godt? Hvad kunne gøres bedre?) - Semesterstartsfest 19/09 - Fattigrøvstirsdag (burger) 29/09 - KBH GF 03/10 - HB GF 31/10 FRA: Fremdriftsreform og CV-skrivnings arrangementet blev aflyst, da der er ændringer på vej i reformen og sygdom/travlhed fra vejledernes side. - Selve aftenen gik rigtig godt, der kunne dog godt være købt mere drikkevarer. Klarlægge arbejdsopgaver undervejs. Desuden skal vi være obs på at der skal være forventningsafstemning mht afslutningstidspunkt, hvem der laver hvad osv. Beer Pong er et kæmpe hit, lad os gøre mere ud af det! (evt. tuneringer) - Største fattigrøvs nogensinde, der kom 30. Der skal være større afklarethed mht. hvem der er medlemmer, og at de skal betale senest på selve dagen. Der skal være flere om at afholde dét, og arbejdsfordelingen skal koordineres. - Huske at læse vedtægterne i god tid, og være opmærksomme på bedre markedsføring. Hvad kunne gøres bedre: Info både på mail og Facebook. Nogle vidste ikke at det var dér, så være bedre til at komme ud til medlemmerne, evt. bruge hjemmesiden, nyhedsbrev og mund til mund. Infoko foreslår at vi bruger mailen til at sende remindere/informationer til medlemmerne. Gøre det spændende men samtidig mere seriøst end facebookopdateringerne. - Der var trængt i huset i Aarhus, men tiderne blev overholdt og det hele gik faktisk meget smertefrit trods alt. 12. Kommende arrangementer: - Jobmesse 9/11 (Hvem skal med, standen) - DUF Kursus - Konflikthåndtering 07/11 - Møde/workshop med Clara, DUF 10/11 (Hvad vil vi snakke om?) - Gokart (Hvornår, hvor, rabat, hvor mange, arrangører) - Bruelles/ fremdriftsreform/cv 20/11 (mulige oplægsholdere, arrangører) - DUF kursus ledelsesudvikling - Jobmesse 9/11 Det starter kl 14, og vi kommer til at have bod i løbet af dagen. 13:30-15:30: Nyoka og Paninnguaq 15:30-17:30: Aki-Mathilde og Michael 17:30-19:30: Avaruna, Lasse og Riikki Vi har merchandise og skal stå klar til at svare på spørgsmål om Avalak. Præmie: Gavekort til Bog og Idé på 200kr. Bestyrelsen kan ikke selv være med! Nyoka og Paninnguaq står for spørgsmål/konkurrence. - Konflikthåndtering Nyoka, Michael og Paninnguaq er tilmeldt, og fortæller de andre om det på næste møde. - Møde/workshop med Clara, DUF 10/11 4

5 21/11 (Hvem deltager) - Fattigrøvsmad (dato, arrangører) - Kirkekaffe 29/11 (tovholder, bagning/på dagen) - Julefrokost 5/12 (catering, hovedtræk, arrangører -> festmøde) - Star Wars 18/12 (tovholdere Michael og Nyoka) - Arrangementskalender for nov, dec, jan + evt flere (hvis der er tid, obs med forbehold for ændringer Mødeledelse, hvordan holder man et effektivt møde? Markedsføring og rekruttering af medlemmer (specielt i forholdt til arrangementer og det kommende semester). Hvordan man laver workshops (Hvilke redskaber kan man bruge i snak om f hjemvé ) - Gokart Det er lidt uoverskueligt, Avaruna har prøvet at sætte sig ind i muligheder og priser. Le Mans, hvor man kører hold mod hold koster 600kr pr. hold (der kan være 2-8 pr. hold), og der skal være mindst 10 tilmeldte. Avaruna og Lasse som arrangører. Prisen sætter vi på 100kr pr. person, og det aflyses kun hvis minimumskravet på de 10 ikke nås. Der stræbes efter at det holdes d. 28. november. - Bruelles/ fremdriftsreform/cv 20/11 Lokalebookningen skal ændres til d. 19/11. Pam (Amerikanske ambassade) og Tukumminnguaq (folketinget) vil som nuværende praktikanter holde oplæg fra deres synspunkt. Og Mira holder derefter oplæg om praktikophold Bruelles. Pam er tovholder. Lægges sammen med fattigrøvsmiddag. Oplægget er åbent for alle, og starter kl Fattigrøvsmad 19/11 Paninnguaq og Nyoka Fattigrøvsmiddag i forbindelse med oplægget. Maden er kun for medlemmer. - DUF kursus 21/11 Pam, Michael, Nyoka, Avaruna og Lasse er med Avaruna skriver til Clara mht. tilmelding - Kirkekaffe 29/11 Først forklaring om hvad det går ud på. Få evt. medlemmer med til at hjælpe med at lave kager og boller. Reklamere for arrangement på facebook, bagningen skal være åbent arrangement evt lave et bage-sammen-arrengemant. Tovholder: Pam og Michael. Selve dagen: Nyoka, Aki-Mathilde, Riikki, Paninnguaq, Avaruna Bagning: Avaruna, Riikki, Michael + frivillige - Julefrokost 5/12 Arrangører: Nyoka, Avaruna, Michael, Paninnguaq. Arrangering af julefrokost d. 17. november FC Nanoq vil evt. gerne være med til at arrangere julefrokosten. Maden kun for Avalak og FC Nanoq medlemmer, hvorefter det 5

6 er åbent for alle. - Star Wars 18/12 Michael som har bestilt billetterne tager til Nuuk på dagen. Paninnguaq overtager som tovholder, og Nyoka er med ind over. KALENDER FOR RESTEN AF SEMESTRET: Forslag: - Gratis middag ekstrem-fattigrøvs - Skal der afholdes et arrangement for dem der ikke er hjemme i juleferien? Evt. lave en føler på hvorvidt folk vil være interesserede. Åbent for alle, og det er helt op til Pam og Paninnguaq (som bliver i DK) hvad der skal laves og hvornår. - Bio-tur i slutningen af november Paninnguaq er arrangør (Nyoka står til rådighed). Spørgeskema mht. hvad vi skal se. Det skal være 2D, og rabatten ligger på 30-50kr - Pam starter en Google kalender op med vores arrangementer, i forb. med vores g-mail. 13. Fokus på medlemmer - Hvad er det vi arbejder med og har opnået gennem tiderne for vores medlemmer? - Deltagelse fra bestyrelsens side til arrangementer - Åbne/lukkede arrangementer (evt ekstra betaling fra ikkemedlemmer?) - Baggrundsarbejde - Arrangementer - Hvervning af frivillige - Tages på næste møde tages til hovedbestyrelsen - Det tages op hvorvidt/og hvor mange der kan være med fra bestyrelsens side da det ikke altid ser så godt ud hvis bestyrelsen består af en alt for stor del af deltagerne. Det kan virke som om vi arrangere ture for os selv. Vores arrangementer skal være mere varierede. Vi ér jo medlemmer, vic betaler og arbejder frivilligt oveni. Og vil derfor gerne have muligheden for at være med på lige fod med andre medlemmer en løsning kan være evt. at have flere billetter til rådighed. Det er noget vi skal have in mente fremover + evt tage op hvis det bliver et problem. Være bedre til at lytte til hvad medlemmerne gerne vil have/flere spørgeskemaer. - Diskussionen tages op igen, da vi er en ny bestyrelse. Men det foreslås fra den tidligere bestyrelses side at det udelukkende er semesterafslutnings- og opstartsfest. Skal der være fuld pris for ikke-medlemmer? Delte meninger, prøv at være fleksible når man f har føling med at vedkomne muligvis kan blive medlem (fattigrøvsmiddage og bio). Dog er alle arrangementerne KUN for medlemmer. Det foreslås at vi siger at fuld pris for mad ér 100kr, og 6

7 14. Til det kommende bestyrelses år. Fælles: - Mission - Vision - Mål - Forventningsafstemning så må de selv vælge om de betaler dét eller kontingent. Riikki vil undersøge mulighederne at få et evt stregkode/kortsystem til fattigrøvs og evt bar. -> Diskuteres videre på næste møde. - Tages til hovedbestyrelsen - Springes over - Tages på næste møde Vision, Mission og Mål tages op på vores næste møde. Diskussion om hvor lange møderne skal være. Der lægges stor vægt på at dette er vores alder første møde sammen, og vi skal altså lære hinanden bedre at kende mht. beslutningstagning og diskussioner. Det foreslås at vi begrænser os selv tidsmæssigt, og have ekstra-møder for større punkter. Desuden foreslås det også at vi evaluere møderne fremover. Vær desuden bedre til at forberede os til møderne (læse referat og dagsorden). 15. Annamary afslutning af medlemskab/evt refusion? 16. Mobile Pay Få den op at køre igen - Who? Vi er frivillige, og det skal være sjovt. Men det ér også arbejde, og vi skal også være gode til at leve op til det ansvar vi tager ved at være i bestyrelsen. Mødetider skal overholdes! Der ér selvfølgelig altid undtagelser, men af respekt for de andre må man være god til at melde ud i god tid. Kom endelig før tid, og start sharp selvom der mangler nogle (altså ikke vente for meget på dem der kommer for sent). Hold en god tone, og være åbne overfor hinanden og vær ikke bange for at sige din mening. Sig tingene i god tid! Tag fat i hinanden hvis der ér noget (konflikt under opsejling, stille periode osv). Hold vores fællesskab ved lige! Husk at der også skal være tid til sjov og hygge sammen. - Hun har prøvet at framelde sig siden januar, og vil gerne have penge tilbage for kontingent-betalingen for dette semester. Skal hun have lov at få pengene tilbage? Ja selvfølgelig. Nyoka skriver til hende. Situationen forklares, mht hvorfor vi skal gå fra privat til business. Paninnguaq og Aki tager det på sig, at få oprettet en Mobile Pay Business. 17. evt - Indkøb til kontor - Oplader til Avalak kbhs mobil Avaruna tager sin gamle med. Navn: Arbejdsopgave Status Nyoka - Ring til Clara mandag d. 9. nov (I forb. med 7

8 mødet dagen efter) - Skriv til Ortu mht. samarbejde mellem ISUMA og Avalak - Spørgsmål/konkurrence (med Paninnguaq) - Fattigrøvsmad med Paninnguaq - Skriv til Annamary Avaruna - Kontakte FC Nanoq mht. samarbejde - Ændre vores lokalebookning fra d, 19. til d Svarer Josepha (sammen med Lasse) - Arrangør på Gokart med Lasse - Skrive til Clara mht at tilmelde os DUF kursus d Tage mini-usb oplader med til kontoret Paninnguaq - Snakke med Banken om: Gebyrer på overførelser, anskaffe betalingskort, og evt. oprettelse af SWIP - Oprette Mobile Pay Business med Aki. - Spørgsmål/konkurrence til jobmessen (med Nyoka) - Fattigrøvsmad med Nyoka - Tovholder på biotur i november - Tovholder på Star Wars med Nyoka Pam - Få samarbejdet med uddannelsesvejlederne op at køre igen. - Tovholder på praktik-arrangement, og kontakter Tukumminnguaq - Tovholder på kirkekaffe med Michael - Starte Google kalender op med alle vores arrangementer Aki - Hjælpe Paninnguaq med at oprette Swip og MobilePay og snakke med banken. Michael - Melde os ind i Nordisk Film Biografer Business, og undersøge hvilke muligheder det giver - Tovholder på kirkekaffe med Pam Riikki - Undersøge mulighederne at få et evt stregkode/kort-system til fattigrøvs og evt bar. Lasse - Svarer Josepha (sammen med Avaruna) - Arrangør på Gokart med Avaruna 8