14. Danske Kongres i Klinisk Biokemi d juni 2019 UDSTILLER-MANUAL / INVITATION. Side 1 af 9

Transkript

1 14. Danske Kongres i Klinisk Biokemi d juni 2019 UDSTILLER-MANUAL / INVITATION Side 1 af 9

2 Kære sponsorer og udstillere 14. danske kongres i klinisk biokemi 2019 I 2019 afholdes for 14. gang den nationale kongres i klinisk biokemi. Kongressen finder sted d juni 2019 på Radisson BLU Scandinavia Hotel Aarhus. Kongressen arrangeres af Blodprøver og Biokemi, Aarhus Universitetshospital, i samarbejde med de øvrige klinisk biokemiske afdelinger i Region Midt. Vi forventer ca. 200 deltagere. Om kongressen Opbygningen af kongres-programmet følger tidligere kongressers skabelon med vekslende parallelle og plenare foredrag, der søger at fokusere på nye innovative diagnostiske tiltag. DKSB kongresserne har altid været en kærkommen anledning til opdatering af den nyeste faglige udvikling og styrkelse af netværk og gode relationer mellem afdelinger og fagpersoner. Deltagelse i DSKB kongressen 2019 vil give rig anledning til at interagere med fagets nye såvel som velkendte kræfter. For at kunne gennemføre et sådant arrangement anmoder vi venligst om support og deltagelse fra sponsorer og udstillere. Vi har under planlægningen af kongressen haft særligt fokus på sponsorernes evalueringer af sidste kongres i Helsingør 2017, og vi har bestræbt os på at sikre: - gode ankomstforhold - centralt placeret udstillingsområde med servering af kaffe og forplejning - mulighed for afholdelse af firmasymposier uden parallel-sessioner - spændende sociale arrangementer med god mulighed for interaktion. Vi glæder os til at høre fra jer, og håber, I har lyst til at deltage i DSKB kongressen Mange venlige hilsner, på vegne af kongreskomiteen Holger Jon Møller Tina Parkner Cindy Søndersø Knudsen Professor Overlæge Biokemiker holgmoel@rm.dk tinapark@rm.dk cindyknud@rm.dk Side 2 af 9

3 Udstilling og sponsorater På kongressen er der mulighed for sponsorater og udstilling. Sponsorater vil udelukkende dække de direkte omkostninger i forbindelse med det faglige program, jf. Bekendtgørelsen for reklame mv. for medicinsk udstyr, Bekendtgørelsen for reklame for lægemidler, samt ENLIs Reklamekodeks. Udstilling Der vil være udstilling i foyerområdet, samt evt. i lokalet "Suecia". Pauser under kongressen foregår i udstillingsområdet, hvor der serveres forplejning, såsom kaffe og snacks. Dette sikrer en optimal mulighed for at skabe kontakt mellem deltagere og udstillere. Stand-prisen er kr ekskl. moms pr. m 2 og min. størrelse er 4 m 2. Der sælges standstørrelser på henholdsvis 4, 8 og 12 m 2. Antal m2 Antal personer inkluderet Pris i alt ekskl. moms 4 1 Kr Kr Kr Sponsorater Guld: kr. 2 X 20 minutters firmasymposium lokale og AV-udstyr (projektor) er til rådighed Logo på kongressens hjemmeside Logo på alle pause-slides Logo på alle start-slides til sessionerne 1/1 side farve-annonce i det trykte kongres-program 1 flyer omdelt til alle deltagere (omkostninger til layout og produktion er for egen regning det er udelukkende distribution). Sølv: kr. 20 minutters firmasymposium - lokale og AV-udstyr (projektor) er til rådighed Logo på kongressens hjemmeside Logo på alle pause-slides Logo på alle start-slides til sessionerne ½ side farve-annonce i det trykte kongres-program 1 flyer omdelt til alle deltagere (omkostninger til layout og produktion er for egen regning det er udelukkende distribution). Øvrige sponsorater Kr minutters firmasymposium lokale og AV-udstyr (projektor) er til rådighed Kongrestasker med navn/logo sponsor står for produktion og levering af tasker / poser etc. Kuglepenne og/eller blokke med navn/logo - sponsor står for produktion og levering af kuglepenne etc. Side 3 af 9

4 Guldsponsorater har mulighed for at vælge dato og klokkeslet for symposium først, dernæst vælger firmaer med sølvsponsorater og til sidst øvrige sponsorater. Frist for valg af sponsorat d I vil blive kontaktet af arrangør eller KongresKompagniet, når der skal vælges tidspunkt. Sociale arrangementer Tirsdag den 18. juni arrangeres "Aften Get Together" på Aarhus Central Food Market. Onsdag den 19. juni afholdes der kongresmiddag på Centralværkstedet. Alle deltagere får udleveret gratis vouchers til kunstmuseet Aros, der ligger umiddelbart op af kongresstedet. Arrangører Kongressen arrangeres af Blodprøver og Biokemi, Aarhus Universitetshospital, i samarbejde med de øvrige klinisk biokemiske afdelinger i Region Midt, på vegne af DSKB. Oversigt over lokaler og udstillingsområde for DSKB Side 4 af 9

5 Venue og Udstillingsområde Kongressen afholdes på Radisson Blu Scandinavia i Aarhus: Vi råder over 3 sale og et stort centralt foyer-område. Der er let adgang til foyer-området via stor elevator i hotellets stueplan. Foyer i tilslutning til alle foredragssale. Stand-leje og forplejning DSKB er et momspligtigt selskab. Prisen for stand-leje er kr pr. m 2 (min. salg er 4 m 2 ) ekskl. moms. Prisen er inkl. strøm (220V), trådløst internet, logo på kongressens hjemmeside samt 1, 2 eller 3 personers deltagelse i det faglige program samt forplejning (kaffe og frokost). Er der yderligere standpersonale til standen, er disse velkomne til at melde sig til frokost, kaffe og sociale arrangementer mod egen betaling. Stand-lejen og forplejning faktureres inkl. moms. Se her for stand-bestilling: Standpladserne placeres i foyeren samt evt. i lokalet "Suecia". Der serveres forplejning kaffe, snacks og frokost i udstillingsområdet. Foyeren ligger mellem indgangen til de 3 sale "Suecia", "Dania" og "Nortvegia". Besøg på standene Deltagerne vil besøge standene på de i programmet nævnte tidspunkter. Der planlægges pauser svarende til 5 timer. Se foreløbigt program nedenfor. Firmasymposier Der er mulighed for at afholde firmasymposier á 20 minutters varighed. Disse placeres i programmet i kaffepauserne, hvor der ikke samtidigt er faglige kongres indlæg i de øvrige sale (se vedlagte foreløbige program eller på hjemmesiden: ). Dog kan der afvikles 2 parallelle firmasymposier. Foreløbigt kongresprogram Tirsdag den 18. juni: Kl Registrering, kaffe og udstilling Kl Velkomst og åbning af kongressen plenum session Kl Frokost og udstilling Kl Parallelle sessioner Kl Kaffe og udstilling Kl Firmasymposium Kl Firmasymposium Kl Parallelle sessioner Kl Dagens faglige program slutter Kl Get Together Aarhus Central Food Market Kl Tak for i aften Side 5 af 9

6 Onsdag den 19. juni: Kl Plenum session Kl poster walk kaffe og udstilling Kl Parallelle sessioner Kl poster walk, frokost og udstilling Kl Parallelle sessioner Kl Kaffe og udstilling Kl Firmasymposium Kl Firmasymposium Kl Plenum session Kl Generalforsamling DSKB Kl Kongresmiddag Torsdag den 20. juni: Kl Plenum session Kl Kaffe og udstilling Kl Firmasymposium Kl Firmasymposium Kl Parallelle sessioner Kl Afslutning - frokost to go Betalingsbetingelser Faktura udstedes af KongresKompagniet på vegne af Dansk Selskab for klinisk Biokemi, CVR-nr.: KongresKompagniet fremsender faktura efter modtagelse af tilmeldingen. Betalingsbetingelser: 30 dage fra modtagelse af faktura. Alle betalinger er i danske kroner, og evt. betalingsgebyrer er for afsenders regning. Annulleringsbetingelser Såfremt en udstiller eller sponsor ønsker at annullere sin bestilling, skal det meddeles skriftligt til KongresKompagniet dskb2019udstiller@kongreskompagniet.dk. Hvis en bestilling annulleres helt eller delvis før 28. februar 2019 refunderes det fakturerede beløb fratrukket 25%. Ved annullering fra den 1. marts og indtil 15. april 2019 refunderes det fakturerede beløb fratrukket 30% DOG KUN såfremt stand / sponsorat sælges til anden side. Ved annullering efter 15. april 2019 er der ingen refusion. Disse betingelser gør sig gældende for bestillinger af stande og diverse sponsorater samt firmasymposier. Eventuel refusion overføres efter afvikling af kongressen. Stand-allokering Stande bookes direkte på linket og man vælger stand med det samme. Oversigten med stande ajourføres straks efter, en stand er solgt. Der er afsat et antal stande på henholdsvis 4, 8 og 12 m 2. Skulle den ønskede standstørrelse (8 eller 12 m 2 ) ikke fremgå af tegningen/planen bedes man kontakte KongresKompagniet tlf mail: dskb2019udstiller@kongreskompagniet.dk eller booke to stande for 8 m 2 og tre stande for 12 m 2. Side 6 af 9

7 Klargøring, opstilling og nedtagning af stande Der er sørget for markering af stande på gulv, stikdåse + strøm til hver stand. Der vil være en person fra hotellet til stede den 18. juni kl til at hjælpe udstillerne. Der er ikke opbygning med vægmoduler etc. Standopbygningen må ikke overskride den almindelige dekorationshøjde på de 250 cm., og der må IKKE hænge noget ned fra loftet. Standene opstilles og opbygges af udstiller selv d. 18. juni kl og skal stå færdig til kl Nedtagning af stand skal senest ske den 20. juni kl En betingelse for at være udstiller er, at man overholder tiderne for stand-opstilling og nedtagning. Udstilleren er ansvarlig for at fjerne alle varer, udstillingsmateriale mv., som har været anvendt. Såfremt I ikke har ryddet jeres stand senest den 20. juni kl , vil det, der er tilbage på standene blive fjernet af hotellet, som ikke hæfter for indholdet. Alt standmateriale skal afhentes fra hotellet den 20. juni. Der er desværre ikke kapacitet i huset til, at det kan afhentes senere. Ansvar Alle de udstillede prøver, varer og standmateriale er på enhver måde udstillerens ansvar og risiko. Arrangørerne fralægger sig ethvert ansvar for skade på udstillede varer, prøver og udstillingsmateriale mv. og personskader. Udstillerne er ansvarlige for enhver skade på konferencestedets bygning og dets udstyr samt skade på personer forvoldt af udstilleren, hans ansatte eller hans udstillingsmateriale eller udstillede varer. Udstilleren har ikke ret til at afhjælpe eller reparere en skade selv. Arrangørerne er kun ansvarlige for skade eller forsømmelser forvoldt af arrangørerne selv. Krav Eventuelle klager skal afgives omgående til arrangørerne og senest på tidspunktet for udstillingens lukning. Force Majeure I tilfælde hvor krig, strejke, lockout, brand, lovændringer eller andre omstændigheder, der ligger uden for arrangørernes kontrol, hæmmer eller umuliggør kongressens gennemførelse, er arrangørerne berettigede til at flytte hele arrangementet eller dele deraf til en anden lokalitet, udsætte arrangementets gennemførelse til et andet tidspunkt eller annullere aftalen. Arrangørerne vil da ikke være forpligtede til at betale udstilleren erstatning eller refundere betalt stand-leje/sponsorat. Retningslinjer for stande Udstilleren forpligter sig til at overholde regler udstedt af arrangørerne og Radisson BLU Scandinavia Hotel, herunder regler fra Brandmyndighederne. Generelle regler og retningslinjer for stand-området 1. Regler for benyttelse af stand-areal: 1.1 Fremlån eller leje af benyttelsesretten er ikke tilladt, ligesom der ikke må reklameres for firmaer og organisationer, som ikke er tilmeldt som udstiller. 1.2 Standen skal være færdiggjort på det angivne tidspunkt, før kongressen åbner, og nedtagning må ikke finde sted før angivne tidspunkt. 1.3 Der må ikke udstilles uden for det lejede areal, ligesom udstillede genstande og/eller reklamer ikke må spærre for udsyn til andre stande. Uddeling af reklamemateriale uden for udstillingsområdet er ikke tilladt. Støj, lugt, damp, fugt og lignende er ikke tilladt. 1.4 Udstillede maskiner, anlæg og apparater af enhver art skal være forsynet med forskrevne sikringsdele, uanset om de er i drift eller ej. Al tilslutning til el og/eller trykluft skal være i overensstemmelse med gældende normer. Side 7 af 9

8 1.5 Udstillede genstande og materiel af enhver art henstår for udstillers ansvar og risiko, ligesom transport til og fra udstillingsarealet sker på udstillers foranledning og eget ansvar og risiko. Udstilleren er ansvarlig for skader på personer, ting og lokalet, forårsaget af udstiller, dennes personale og materiel. 1.6 Benyttelse af stand-arealet er i øvrigt betinget af, at udstilleren overholder givne regler. Overtrædelse kan medføre, at udstiller bortvises, ligesom dette kan ske, såfremt arrangøren skønner, at udstiller og/eller dennes personale optræder upassende eller i strid med god markedsføringsskik. Ved bortvisning kan arrangøren frit disponere over udstillingsarealet, uden at udstillers betalingspligt bortfalder. 1.7 Standen skal være bemandet i alle pauser inklusiv frokostpausen. 2. Regler vedrørende opbygning og udformning af stande: 2.1 Udstiller er ansvarlig for indretning af stand-arealet. Regler, fastsat af Radisson BLU Hotel Scandinavia Aarhus, brandvæsen og/eller andre myndigheder, skal overholdes. 2.2 Udstilleren skal være indforstået med at overholde de tidsfrister, som fastsættes af arrangøren. Ved overskridelse har udstiller pligt til at betale ekstraomkostninger til evt. ekstra personaleforbrug. 2.3 Opbygningens udformning må ikke genere de omkringliggende stande. 2.4 Opbygning (og nedtagning) af stand skal ske under hensyntagen til sikkerhed for personale og konferencedeltagere. 2.5 Der må ikke opbygges uden for det lejede areal. Højden på standende er max. 2,5 meter. 3. Retningslinjer for brug af stand-materiel: 3.1 Al tape m.m. skal være fjernet fra gulv/tæppe ved aflevering af standen i modsat fald fremsendes faktura for afrensning/istandsættelse. 3.2 Stand-arealet skal være ryddet for affald, kasser, papir o.l. som medtages. Gulvet/tæppet skal være rengjort dvs. evt. taperester osv. skal være fjernet. I modsat fald vil udstiller blive faktureret for oprydning/rengøring. 3.3 Der må ikke tapes eller på anden måde fastgøres plakater eller lignende på søjlerne, væggene i udstillingsområdet. Praktiske oplysninger Såfremt materiale skal sendes i forvejen til afholdelsesstedet, skal det sendes til følgende adresse: Radisson BLU Scandinavia Hotel Aarhus, Margrethepladsen 1, 8000 Aarhus C - Mrk.: DSKB juni Mrk.: Eget Firmanavn Hvis I får sendt varer eller udstillingsmateriale med fragtmand eller lign., modtages det tidligst på opstillingsdagen d. 18. juni. Der skal stå firmanavn og DSKB på fragtpapirerne samt at godset skal leveres på jeres stand. Desuden er det nødvendigt, at godset bliver leveret fragtfrit. Hotellet kvitterer for modtagelsen, men hæfter ikke for leverancen. Logo og annonce til det endelige program Som udstiller/sponsor har I mulighed for at få jeres firma-logo på hjemmeside og i det endelige program. Logoet skal uploades senest d Logo til hjemmeside: opløsning 72 pixels. Logo til det trykte program: opløsning 300 pixels. Filformat pdf, tiff eller jpeg. Hjemmesider og tilmeldinger: Deltagere kan tilmelde sig fra 1. december 2018 via ligesom siden vil være opdateret med nyt om konferencen. Man kan også klikke sig videre til tilmelding fra Side 8 af 9

9 Kontakt For yderligere oplysninger vedr. program, planlægning osv. bedes I kontakte: Aarhus Universitetshospital, Ann Windfeldt Thorsen, Tlf.: , annthrse@rm.dk For yderligere oplysninger vedr. tilmelding, hotel, betaling, bestilling af standplads/sponsorat og afvikling af udstilling osv. bedes I kontakte: KongresKompagniet, Hack Kampmanns Plads 2, 8000 Århus C Tlf.: Mail: dskb2019udstilling@kongreskompagniet.dk Side 9 af 9