HVORDAN KAN DER SKABES RÅDERUM GENNEM BUDGETPROCESSEN?

Transkript

1 HVORDAN KAN DER SKABES RÅDERUM GENNEM BUDGETPROCESSEN? Økonomikonsulentens årsmøde 2019 Chefkonsulent Søren Sønderby,

2 Hovedbudskaber! Budgetprocessen har stor betydning for kommunens muligheder for effektiviseringstiltag Valget af budgetproces er politisk, men forståelsen af konsekvenserne kræver en indsigt, der er jeres Valg af budgetproces afstemmes med kommunens situation og forudsætning bl.a. ift. effektiviseringsbehov Godt at gøre valget reelt politisk 2

3 De 5 veje Den stille vej Den brede vej Den tværgående vej Den smalle vej Den direkte vej 3

4 Den stille vej Administrationen frigør automatisk et råderum Begrænset politisk opmærksomhed Grænsen er skubbet større automatik end tidligere Kulturforskel mellem kommuner både politisk og administrativt 4

5 Den stille vej Metoder & tilgange En fastsat årlig effektiviseringsprocent, som direktionen har ansvar for at tilvejebringe Arbejdsgangsanalyser, hvor måden at udføre og lede arbejdet på analyseres Analyser af tildelingsmodeller, hvor tildelingsparametre og priser analyseres ift. konkrete udgiftsbehov Analyser af udgiftssammensætningen, hvor bl.a. udgiftsniveauet for løn og vareindkøb kortlægges I Vejle Kommune er det politisk besluttet, at man ikke korrigerer basisbudgettet med demografiske ændringer I Viborg Kommune har man udviklet en fælles ledelsesforpligtelse til over flere år at se alle processer igennem for effektiviseringsmuligheder I Hedensted Kommune udarbejdes potentialepakker hvis kommunen er placeret udenfor den mest effektive fjerdedel af kommunerne. Fordele: Job done mindre støj Udfordringer: Marginale tiltag og effekt - og uhensigtsmæssig ved strukturelt problem mindre politik 5

6 Den brede vej Hele budgettet i spil hellige køer på bordet Ofte bred inddragelse borgere og medarbejdere Sammenligning af service- og omkostningsniveau Anledninger: Ny kommunalbestyrelse Strukturel ubalance Finansieringsproblemer på sigt Mange forslag på bordet stort råderumskatalog 6

7 Den brede vej Metoder & tilgange Analyser af service- og udgiftsniveau, hvor kommunen sammenligner sig med andre kommuner (de bedste) Analyse af servicestrukturer eks. skoledistrikter, administrativ struktur, snitflader mellem hjemmepleje og plejeboliger Analyse af tidsforbrug og dermed lønforbrug på de store velfærdsområder eks. anvendelse af arbejdstiden på skoler, tidsanvendelsen i ældrepleje, vagtplanlægning på botilbud I Kerteminde Kommune har man i budget 2019 været hele vejen rundt om alle områder og sat både serviceniveau og administrative strukturer i spil. Ringkøbing-Skjern Kommune gennemførte en meget bredt anlagt budgetproces over 1½ år. Målet var en ny vision, lavere driftsniveau og et højere anlægsniveau Kalundborg Kommune er i gang med en bred proces for budget 2020, hvor alle områder er til debat i de politiske udvalg i foråret Varde Kommune har i processen for budget 2020 en bred proces, hvor der for alle område udarbejdes potentialepakker med afsæt i nuværende serviceniveau. Fordele: Penge i kassen, relativt objektivt, fokus på lokale sandheder og prioritering mellem områder Udfordringer: Kræver enighed om at intet er helligt. Omfangsrig proces også bagefter 7 Utryghed i organisationen

8 Den smalle vej Dybtgående analyser af enkeltområder, hvor mange typer af analyseværktøjer bringes i anvendelse Plan for valgperioden rundt om alle de store opgaver, så alle ved at de bliver underlagt en analyse og vurdering En dyb involvering af organisationen, der understøtter en forbedrings- og udviklingskultur Fokus på at tage strukturproblemer i opløbet Politisk bestilling af råderum på udvalgt område 8

9 Den smalle vej Metoder & tilgange Omkostningsanalyser, hvor man analyserer størrelsen af lønningerne, timeløn, eksterne omkostninger, takster og omkostningsmix Analyse af arbejdets tilrettelæggelse og planlægning, hvor det undersøges, hvordan man anvender den tid, der er til rådighed eks. lærernes tidsforbrug, ATA-tid Analyser af tildelingspraksis, hvor det undersøges, hvordan der visiteres til hjemmehjælp, sociale tilbud, sociale ydelser, specialundervisning eller anden støtte Syddjurs Kommune har udpeget 2 områder for budget Der er udarbejdet kommissorier for budgetanalyser med en beskrivelse af, hvad der skal indgå i analysen, hvordan den tilrettelægges, og hvad der skal tilvejebringes af råderum. I 2020 er det områderne: Sundhed og Omsorg samt Børn og Læring. Analyser: Styringsanalyser Omstillingsanalyser Effektanalyser Ressourceanvendelsesanalyser Fordele: Cyklus gi r effektiviseringskultur/-tradition. Tid til implementering Udfordringer: En række forudsætninger, manglende bredde, KUN barbering hver 4. år 9

10 Den tværgående vej Brede (faglige) omstillinger kobles til budgettet Nye helhedsløsninger for borgerne på tværs af fagsøjler Investeringsstrategier indbygges direkte i flerårsbudgettet Faglig ledelse og fælles normer for løsning og økonomi Det specialiserede sociale område Ældreområdet og rehabilitering Udsatte familier 10

11 Den tværgående vej Metoder & tilgange Proces-/arbejdsgangsanalyse, hvor det undersøges, hvor effektivt man har tilrettelagt processerne omkring sagsbehandling på tværs af enheder med udgangspunkt i den enkelte borger Investeringsanalyser, hvor sammenhæng mellem indsats og den mulige effekt af investeringen kortlægges. SØM-modellen Analyse af faglige normer, hvor man undersøger sammenhæng mellem de faglige mål, der er besluttet, og den indsats der ydes i dagligdagen Aabenraa Kommune besluttede som en del af budgetlægningen for 2016 at investere i alt 68 mio. kr. over 4 år på arbejdsmarkedsområdet. Målet var at halvere antallet af aktivitetsparate kontanthjælpsmodtagere fra godt 1000 til under 500. Målet er mere end opnået i Syddjurs Kommune har på det specialiserede børneområde udviklet den faglige ledelse og sikret retning i sagsbehandlingen. Kommunen har investeret omkring 25 mio. kr. i mere sagsbehandling og tættere faglig ledelse. Det har givet mulighed for at spare 60 mio. kr. årligt på området. Fordele: Tæt kobling ml. økonomi- og fagfaglighed Udfordringer: Kræver betydelig forretningsforståelse 11 og kan udfordre tværgående faglig praksis

12 Den direkte vej Grønthøsteren i varianter Sænkning af serviceniveau henvisning til eksterne forhold Ofte tale om strukturproblemer, der er vokset store Dyre strukturer, som ingen vil gøre noget ved Højt serviceniveau, men lav finansieringsmulighed Fejlvurderinger af udgifts- og indkomstskøn Kortsigtet besparelse eller håndtering af strukturtemaet? 12

13 Den direkte vej Metoder & tilgange Analyser af kommunens opgaveorganisering og styring. Analyser af kommunens omkostningsstruktur og ressourceanvendelse. Analyser af kommunens serviceniveau og praksis. Rammebesparelser (1-5% fælles eller med forskellige procentsatser på områderne) I Mariagerfjord Kommune var den samlede økonomiske udfordring på 123 mio. kr. i budget Udvalgene blev bedt om at finde forslag for 1% - senere 2-4 %. I det endelige budget er der besparelser på driften på mio. kr., samt en skattestigning, som bidrager med ca. 32 mio. kr. når sanktionen udløber!!! Fordele: Kræver ikke enighed Udfordringer: Manglende prioritering, forudsætter ens vilkår og uhensigtsmæssig ved strukturelt problem 13

14 Den offensive kommune Stor politisk økonomisk handlefrihed Rettidig omhu om vanskelige omstillinger Løbende og usynlig tilpasning Stærk budgetdisciplin Klare politiske mål og gode resultater Politiske beslutninger slår igennem i udførende led Stabilitet om vanskelige beslutninger Ledelsesfællesskab om retning også på tværs af fagsøjler 14

15 Den defensive kommune Ingen politisk økonomisk handlefrihed Tilbagevendende besparelser i sidste øjeblik Nødvendige tilpasninger bliver til politiske kriser Svag budgetdisciplin og tillægsbevillinger Politiske mål har ingen konsekvens Mangel på politisk stabilitet - slingrekurs Ringe tilpasningsevne til nye rammevilkår Alle forslag bliver politiske, før de er analyseret 15

16 Hvordan flyttes jeres organisation? Hvad kræver det af Jer? 16

17 10 råd til den gode budgetproces 1. Ha en klar økonomisk politik med ejerskab i byrådet og bryd den ikke! 2. Afklar hvordan effektiviseringen kobles med resten af budgetlægningen 3. Tag en klar beslutning om råderummets størrelse og meld det ud 4. Gør det udmeldte råderum ultimativt gå ikke på strandhugst i det 5. Undgå grønthøsteren og peg i stedet på konkrete områder 6. Ærlig og åben kommunikation med politikerne hvad rammer vi 7. Meget tæt koordination mellem økonomiske og faglige medarbejdere 8. Skab overblik til alle åben elektronisk kommunikation i processen 9. Kæd reformer, omstilling og flerårsbudgettering sammen 10. Sørg for et stærkt ledelsesfællesskab 17