1 Projektets baggrund og formål

Transkript

1 Effektivisering og gevinstrealisering 11. oktober 2016

2 Effektivisering og gevinstrealisering Side 2 af 7 1 Projektets baggrund og formål Effektiviseringer, der kan bidrage til at skabe politisk råderum og optimere den kommunale service, står fortsat højt på den kommunale dagsorden. KL inviterer derfor interesserede kommuner til at deltage i et netværksprojekt, hvor de med analyse- og processtøtte fra KLK identificerer, kvalificerer og forbereder effektiviseringsforslag, der kan indgå i budgetlægningen for 2018 og frem. Netværksprojektet skal på en og samme tid udnytte lighedspunkterne mellem kommunerne og samtidig afspejle, at hver kommune er sin egen med egne borgere, politikere og rammevilkår. Målet med projektet er derfor, at hver kommune sidst i projektperioden står med en række gennemarbejdede effektiviseringsforslag, der: afspejler kommunens rammevilkår og politiske ønsker og som er kvalificeret så langt, at de vil forholdsvist nemt kan indgå i budgetprocessen 2018 bygger på erfaringer delt mellem de deltagende kommuner står på bedste eksisterende viden om kommunal praksis i forhold til effektiviseringer (fx vil erfaringer fra det kommunale styrings- og effektiviseringsprogram (SEP) blive aktiveret) Samtidig er det målet at bidrage til opbygningen af kommunernes egne kompetencer, når det gælder: at identificere og kvalificere mulige effektiviseringer inden for og på tværs af fagområder at styrke evnen til at realisere besluttede besparelser. Projektet er bygget op omkring en række workshops, hvor deltagerkommunerne arbejder med at konkretisere hvordan ideer til effektiviseringer kan omsættes i egen kommune med inspiration fra andre kommuner og KLK. Mellem projekterne regner KLK på de vigtigste af de ideer, som kommunerne arbejder med, hvilket skal sikre at effektiviseringsforslagene til sidst hviler på et validt datagrundlag (i nogle tilfælde egentlige business cases). Projektet har en kort tidshorisont og alle workshops afvikles derfor over 3-4 måneder i starten af Ved afslutningen på projektet har hver kommune et antal konkrete effektiviseringsinitiativer, som kan indgå i budgetprocessen til brug for budgetlægningen for Projektets resultater De deltagende kommuner vil gennem projektet stå stærkere i at udpege, kvalificere og realisere effektiviseringsforslag, der kan indgå i budgetlægningen for Resultaterne for de deltagende kommuner vil være: Mindst ti gennemarbejdede og kvalificerede effektiviseringsforslag Metoder til at realisere de udpegede effektiviseringsforslag, og dermed erfaring med lignede realisering i fremtiden Overblik over den faglige og udgiftsmæssige tilstand på udvalgte fagområder Mulighed for sparring med kommuner, der står over for at realisere samme type effektiviseringsforslag

3 Effektivisering og gevinstrealisering Side 3 af 7 Resultaterne vil blive opnået igennem: Workshops om effektiviseringsmuligheder inden for og på tværs af fagområder Faglig og praksisnær udfordring af effektiviseringsforslag fra eksperter, andre deltagende kommuner, KL s og KLK s konsulenter Viden- og erfaringsdeling med samme aktører Benchmarkinganalyser og business cases på udvalgte områder Alle kommuner arbejder i forvejen med effektivisering og har gjort det gennem de sidste mange år. Projektet bygger videre på kommunernes erfaringer, men tilbyder samtidig en ramme for, at kommunen får et nyt blik på effektiviseringsmulighederne. Filosofien i projektet er illustreret i figuren neden for. Inspiration til effektivisering Udvælgelse af relevante forslag Udfordring og kvalificering af forslag Færdiggørelse og implementering Projektets aktiviteter og opbygning er nærmere beskrevet i det følgende. Projektet er et nyt koncept, men bygger på en række metoder, som KLK har afprøvet i flere kommuner (se mere under 5. Erfaringer og bemanding ). 3 Projektets aktiviteter og fremgangsmåde Projektet er bygget op over en række workshops, hvor direktører og fagchefer fra de deltagende kommuner drøfter specifikke effektiviseringstiltag både inden for eget fagområde og på tværs af fagområder. Deltagerkredsen på alle workshops er direktører for fagområderne og fagchefer på de udvalgte fagområder samt yderligere én deltager med særlig ekspertise inden for hvert fagområde. Som udgangspunkt stiller hver kommune med alle direktører og fagchefer, der dækker følgende områder: Beskæftigelse Social og sundhed Børn og unge Skole og dagtilbud Ældre Teknik og miljø Administration De to workshops er tilrettelagt som en vekselvirkning mellem arbejde: Inden for fagområderne på tværs af kommuner På tværs af fagområderne inden for egen kommune Direktører og fagchefer deltager således både i forløb med kollegaer fra andre kommuner og i egne kommunegrupper. Konceptet strækker sig over en tidshorisont på tre måneder og består af følgende delelementer:

4 Effektivisering og gevinstrealisering Side 4 af 7 Møde referencegr. December 2016 Opstartswork -shop Januar 2017 Udfordringsworkshop I Marts 2017 Møde i referencegr. Marts 2017 Udfordringsworkshop II April 2017 Referencegruppe på kommunaldirektørniveau Forløbet starter med et møde i en referencegruppe bestående af kommunaldirektører fra de deltagende kommuner. Referencegruppen bistår KLK i den nærmere tilrettelæggelse af projektet. Gruppen afholder første møde inden opstartsworkshoppen for at drøfte projektets nærmere udformning og sikre sammenhæng til de aktuelle effektiviseringsprocesser i de deltagende kommuner, herunder hvordan kommunerne hidtil har arbejdet med forslagene i SEP-programmet. Derudover afholder referencegruppen et møde mellem udfordringsworkshoppen og den fælles afslutning, hvor KLK og referencegruppen udvælger de ti bedst kvalificerede forslag. Opstartsworkshop Formålet med den første workshop er at skabe fælles forståelse for nye veje at gå i arbejdet og give ny inspiration til effektivisering. Deltagerne på workshoppen er direktører og fagchefer fra de deltagende kommuner, jf. ovenfor. KLK fremlægger som udgangspunkt for arbejdet på workshoppen en benchmarkinganalyse med nøgletal på relevante områder. Benchmarkinganalysen indeholder overordnede oversigter over de deltagende kommuners ressourceforbrug på de udvalgte områder. Nøgletallene i benchmarkinganalysen giver dermed et overblik over, på hvilke områder det for hver af de deltagende kommuner vil være særligt relevant at søge efter muligheder for effektiviseringer. Benchmarkinganalysen baserer sig på FLIS-data. Workshoppen kortlægger de bedste effektiviseringsinitiativer, som de enkelte kommuner har arbejdet med i de seneste år, så der er mulighed for at hente inspiration fra andre deltagende kommuner. Herudover præsenterer KLK udvalgte effektiviseringsforslag fra SEP-programmet og KLK s arbejde med effektivisering i kommunerne. Endelig gennemføres en idéfase, hvor helt nye effektiviseringsforslag tilvejebringes. Workshoppen resulterer således i en fælles bruttoliste med interessante effektiviseringsforslag både tværgående forslag og fagspecifikke forslag. Det er en præmis i projektet, at der ikke er nogle forslag, der pr. definition kan fungere for alle kommuner. Alle forslag vil skulle tilpasses til den konkrete politiske og organisatoriske kontekst i den enkelte kommune. Men KLK påtager sig i projektet ansvar for at udfordre, hvordan den enkelte deltager går til denne transformation. Ud fra bruttolisten vælger deltagerne selv, hvilke forslag der er mest interessante for dem at arbejde videre med. Hver fagchef skal vælge mindst tre forslag, som vedkommende arbejder videre med i egen kommune frem mod de to udfordringsworkshops. KLK udarbejder en skabelon for, hvordan effektiviseringsforslagene skal beskrives, så forslagene er sammenlignelige og kan kvalificeres på et fælles grundlag. Der skal både gøres overvejelser om selve indholdet i forslag, og hvordan det implementeres.

5 Effektivisering og gevinstrealisering Side 5 af 7 Udfordringsworkshop I og II På de efterfølgende to workshops får deltagerne mulighed for at teste og kvalificere de forslag til effektiviseringer, som de har udvalgt. Inden den første udfordringsworkshop indsender hver kommune en udfyldt skabelon pr. forslag til KLK. På baggrund af de indsendte skabeloner skræddersyr KLK workshoppens organisering, så deltagerne får kvalificeret sparring på de udvalgte forslag. De to workshops er et arbejdsrum, hvor direktører og fagchefer præsenterer de udvalgte forslag, og hvor deltagerkommunerne kan udfordre og kvalificere hinandens effektiviseringsforslag, samt evt. komme med erfaringer med lignende initiativer, som allerede måtte være gennemført i egen kommune. Nedenstående figur viser et eksempel på, hvordan deltagerkommunerne gensidigt kommer til at udfordre hinanden, samtidig med hver kommune arbejder tværgående internt. Der arbejdes således både lodret inden for hvert fagområde og vandret inden for hver kommune. KLK faciliteter workshoppen og har i forløbet fokus på, at forslagene bliver mere tværfaglige, politisk salgbare og ikke mindst kan skabe størst muligt budgetmæssigt råderum. Udover den sparring der er tilgængelig fra andre kommuner og KLK, vil deltagerne på de to workshops blive udfordret af et panel bestående af kommunaldirektører fra referencegruppen, forskere og praktikere med særlig viden om de enkelte områder. På de to workshops arbejder deltagerne desuden konkret med egne effektiviseringsforslag, så input fra workshoppen bliver fastholdt og omsat. Dog må deltagerne påregne, at der vil være behov for at bearbejde forslagene imellem de to udfordringsworkshop, herunder foretage konkrete beregninger mv. Efter anden udfordringsworkshop skal forslagene være så gennemarbejdede, at de med forholdsvis få justeringer efter workshoppen er klar til at indgå i den kommende budgetproces, og så der er en handlingsplan for realisering af enkelte de forslag. Ved projektets afslutning kan kommunerne dermed forvente at være i besiddelse af et kvalificeret sparekatalog med tre forslag på hvert fagområde i egen kommune. Kommunen er herefter selv ansvarlig for at realisere sparekataloget i egen kommune. 4 Projektets organisering KLK forestår projektledelse og afvikling de beskrevne workshop. Som nævnt oven for nedsættes der desuden en referencegruppe med kommunaldirektører fra de deltagende kommuner, som rådgiver KLK i tilrettelæggelsen af projektet.

6 Effektivisering og gevinstrealisering Side 6 af 7 Referencegruppen holder første møde med KLK i januar 2017, hvor referencegruppen drøfter behovet for eventuelle tilretninger af projektet inden projektets opstart. Herudover holder referencegruppen et møde efter opstartsworkshoppen og evt. mellem de to udfordringsworkshops afhængig af behov. Tidsplan Projektet er tilrettelagt, så det kører parallelt med den forberedende del af den kommunale budgetlægningsproces, så de udvalgte initiativer i projektet kan indgå i den fremadrettede budgetlægningsproces omkring budget December Januar Primo marts Ultimo marts Primo april Møde i referencegruppen Opstartsworkshop Udfordringsworkshop I Møde i referencegruppen Udfordringsworkshop II 5 Erfaringer og bemanding Projektet er bemandet med konsulenter fra KL s Konsulentvirksomhed (KLK), der har stor erfaring med at gennemføre konsulentprojekter, der styrker kommunernes styring og ledelse af besparelser- og effektiviseringer. Derudover kan konsulenter fra KL s fagkontorer blive inddraget undervejs i processen. Den faste bemanding består af: Peter Bogh, souschef i KLK. Peter har været ansat i KLK siden 2007 og arbejder hovedsageligt med projekter rettet mod økonomistyring, organisering og effektivisering. Peter har blandt andet lavet projekter om effektivisering og styring i en lang række kommuner og har været projektleder på projekter med henblik på effektivisering og reduktion af udgiftsniveau. Inden sin ansættelse i KLK har Peter blandt andet været økonomichef i Helsinge og Københavns Kommuner. Jan Olsen, tidl. cheføkonom i KL. Jan er tilknyttet udvalgte projekter i KLK og er bl.a. aktuelt ansvarlig for projektet om tværgående indsats og ydelser under SEP-programmet. Søren Sønderby, chefkonsulent i KLK. Søren har arbejdet i KLK siden 2006 og har lavet adskillige analyser og udviklingsopgaver på tværs af de kommunale opgaveområder. Søren arbejder derudover mere generelt med økonomiske analyser, styring og organisering samt arbejdsgangstilrettelæggelse. Søren er uddannet cand.scient.pol. og har før ansættelsen i KLK været cheføkonom og stabs- og administrationschef i Haderslev Kommune. Jakob Jensen, chefkonsulent i KLK. Jakob har været ansat i KLK siden februar 2016 og arbejder hovedsageligt med projekter rettet mod styring, kvalitetsudvikling og effektivisering af arbejdsgange. Jakob arbejder især på arbejdsmarkedsområdet bl.a. med en række projekter omkring effektstyring området for udsatte børn og unge samt det tekniske område. Forud for sin ansættelse i KLK har Jakob i en årrække været chefkonsulent i KL s Center for Vækst og Beskæftigelse samt chefkonsulent i COK.

7 Effektivisering og gevinstrealisering Side 7 af 7 KLK har de seneste år gennemført effektiviseringsopgaver i en række kommuner. Som hovedregel har anledningen været, at der i den enkelte kommune er store og strukturelle udgiftsmæssige tilpasnings- og reduktionsbehov, der ikke lader sig indfri uden en helt særlig politisk og ledelsesmæssig indsats. Det kan ofte dreje sig om adskillige procent af den enkelte kommunes samlede driftsramme. For fem kommuner har effektiviseringsopgaven været bredt ud på stort set samtlige forvaltningsområder: Ringkøbing-Skjern Kommune (2014) Middelfart Kommune (2015) Syddjurs Kommune (2015) Sorø Kommune (2015/16) Viborg Kommune (2016) Derudover gennemfører KLK effektiviseringsopgaver på sektorområder i kommuner (fx beskæftigelse, social, ældre/sundhed og teknik/miljø) i flere kommuner. 6 Økonomi Samlet set vil prisen for deltagelse i projektet være kr. ekskl. moms pr. kommune. Dertil kommer omkostninger til mødefaciliteter mv. på kr. pr. kommune. Prisen er gældende under forudsætning af, at seks kommuner deltager. Kommunerne afregner selv egne transportudgifter til de beskrevne workshops. Hvis én eller flere deltagerkommuner ønsker særlige analyser udført af KLK, laves der særskilt aftale herfor. 7 Tilmelding Tilmeldingsfristen er den 10. november Tilmelding sendes til chefsekretær Lone Sørensen, loe@kl.dk. Som udgangspunkt kan maks. seks kommuner deltage i projektet. Hvis væsentlig flere kommuner ønsker at deltage, fordeles pladserne efter først-til-mølle-princippet. Og hvis behovet opstår, vil der blive etableret flere parallelle forløb for flere kommunegrupper. Spørgsmålet til projektet indhold og forløb kan rettes til souschef i KLK Peter Bogh (tlf , peb@kl.dk) eller chefkonsulent Jakob Jensen (tlf , e- mail: jaje@kl.dk) KL's Konsulentvirksomhed (KLK) rådgiver og løser konsulentopgaver i kommunerne på fuldt forretningsmæssige vilkår. Som en integreret del af KL, har vi en unik og opdateret viden om kommunerne og de problemstillinger, som kommunerne står over for. Vores udgangspunkt er altid kommunens kultur og traditioner - men når vi løser en opgave, lægger vi samtidig vægt på at give kommunen et inspirerende og venligt provokerende modspil. Konsulentopgaverne løses indenfor en lang række fagområder - både i længevarende projektforløb i form af analyser, evalueringer og procesforløb, og på seminarer, temadage og i kursusforløb.