Dagsorden til møde i ANIS institutledelse Fredag den 5. oktober i D20, Foulum

Transkript

1 INSTITUT FOR HUSDYRVIDENSKAB /HCA/MST 7. oktober 2018 J.nr.: Dagsorden til møde i ANIS institutledelse Fredag den 5. oktober i D20, Foulum Indbudt: Klaus Lønne Ingvartsen (), Knud Erik Bach Knudsen (KEB), Charlotte Lauridsen (CLA), Lene Juul Pedersen (LJP), Jan Tind Sørensen (JTS), Merete Jensen (MERJ), Gorm Veggerby (GOV), Jakob Sehested (JAS), Tina Jakobsen (TIFA), Henrik Callesen (HCA, mødeleder), Malene Stjernholm (MST, referent). Afbud: Jan Tind Sørensen og Gorm Veggerbye, Charlotte Lauridsen gik tidligere. Punkt Tid Emner Ansvar Bilag MST Brugerdialog med sekretariatet I forbindelse med dialogmøderne har sekretariatet fået lov at holde 30 utters brugerdialog med samtlige faggrupper i ANIS. Der ønskes ligeledes en brugerdialog med institutledelsen. Dialogen vil blive faciliteret af Eva Søndergaard, og ledelsen bedes i deres funktion som institutledelse overveje følgende spørgsmål inden dialogen: 1. Hvilke af de opgaver, som sekretariatet løser p.t., er de vigtigste for institutledelsen? 2. Har institutledelsen andre opgaver, som kunne være relevante for sekretariatet at løse? 3. Hvordan oplever institutledelsen samarbejdet med sekretariatet? Hele sekretariatet vil deltage i dialogen, men det vil primært være ledelsen, som taler og sekretariatet, der lytter. Det brev, der har været sendt ud til de øvrige grupper, er vedlagt som bilag. Efter dialogen vil sekretariatet arbejde med de indsamlede informationer og bl.a. på baggrund af dette lave et udkast til en fremtidige opgavestrukturering i sekretariatet. Det er hensigten, at dette skal behandles på et senere ledelsesmøde. Invitation til brugerdialog med sekretariatet 1. 5 Godkendelse af dagsorden Alle Dagordenen blev godkendt TIL BESLUTNING Udbud af semesterpakke på engelsk på BSc husdyrlinjen Undervisningsudvalget indstiller til godkendelse, at ANIS udbyder en semesterpakke på engelsk på BSc husdyrlinjen med henblik på at opnå exchange aftaler med universiteter i de engelsksprogede lande, især GB, USA og Australien. Exchange på BSc niveau er også nøglen til rekruttering af 1 JAS

2 full-degree studerende fra de samme steder på MSc niveau. Hvis LG og ANIS bakker op om indstillingen skal den også konfirmeres i Uddannelsesudvalget for Jordbrugsvidenskab (UUJ), og evt. i studienævnet. Der vil være et ekstra resurseforbrug forbundet med omlægning af kurserne og evt. med markedsføringen. Kursusansvarlige skal inddrages i budgettering og tidsplan. Tidligst mulige første udbud er i E19, formentlig er E20 mere realistisk. Hvis vi ønsker at indgå udvekslingsaftaler skal vi have engelske semesterpakker på både master og bachelorniveau. Lovgrundlaget er i orden, hvis hovedparten af vores uddannelser er på dansk. Hovedmålet er få nogle exchangeaftaler med oversøiske partnere, fx England, USA og Australien. Hvis vi tænker i rekrutteringsbaner, så vil vi også gerne have Asien med, men vi halter selv bagud med at få sendt vores egne studerende ud. Det foreslås, at semesterpakken skal være målrettet 5. semester. Første udbud er formentlig efteråret Forslaget blev godkendt af institutledelsen Indsatser mod frafald (punkt 3 i vedlagte referat) Undervisningsudvalget har behandlet ST indsatskataloget mod frafald. Kataloget er kopieret ind bagerst i referatet, og vores indstilling til aktioner/ansvarlig er tilføjet i kolonnen yderste til højre. Se vedlagte bilag. Undervisningsudvalget indstiller at ANIS koordinerer indsatsen med AGRO og FOOD gennem UUJ. Vi er allerede i gag med en række indsatser. UUJ behandler punktet den 9. oktober 2018 og forventer at have en fælles indstilling klar inden udgangen af uge 41 (frist fra ST). Fakultetet har ønsket at lave en indsats mod frafald. ANIS har ikke tidligere haft et stort frafald, men det er der nu. Instituttet har modtaget et indsatskatalog og der skal meldes tilbage til fakultet, hvilke indsatser der sættes i værk. Mange af indsatserne er allerede sat i værk eller er indsatser, som ANIS skal bakke op om, men som udføres af fx studievejledningen og ST Learning Lab. Forslaget er, at der arbejdes videre med de punkter, som er markeret i oplægget. Dette blev godkendt af institutledelsen med en bemærkning om, at der pt. gøres et stort stykke arbejde fra prodekanens side, som ANIS skal bakke op om. Kort drøftelse af flytning af undervisningsmiljøet Det er besluttet at flytte undervisningsmiljøet til campus. 2 JAS af møde i Undervisning sudvalget den

3 Opmærksomhed på, at vi i ANIS gerne vil have et kontormiljø til underviserne og adgang til laboratorier. Vigtigt at gøre brug af de faciliteter, der er. Synligheden er vigtig særligt i forhold til de studerende TIL DRØFTELSE Myndighedsbetjening: Færdiggørelse af arbejdsprogram Instititutledelsen orienteres for at kunne understøtte processen. Der er sendt et udkast til arbejdsprogram ud. Fokus på processen og konditionerne ved dagens møde. På chefgruppemødet den 24. september 2018 blev følgende proces vedtaget: Der skal være dialog i de områder, hvor der er behov for det og der skal laves forventningsafstemninger. Deadline er den 24. oktober. Det er både eksisterende projekter men også ca. 15 nye projekter. Vigtigt med opbakning fra gruppelederne til at få lavet forventningsafstemningen. Gruppelederne skal kigge arbejdsprogrammet igennem for, om det er de rigtige kontaktpersoner, der er blevet sat ind i arbejdsprogrammet.tilbagemelding til LMU og ABK med cc til snarest muligt, gerne i starten af uge 41, hvis der er ændringer. Lene Munksgaard, Anne Braad Kudahl og Jakob Sehested vil tage kontakt til ANIS kontaktperson vedrørende opgaven for at sikre at opgaven er klar og for eventuelt at vende ressourcebehov for løsning af opgaven. LMU og/eller ABK vil være deltage sammen med tovholdere, hvis der er behov for forventningsafstemning og afklaring af uklarheder. Gruppeledere inddrages i afklaringen. Eventuelt ændrede beskrivelser til arbejdsprogrammet skal isteriets kontaktpersoner sende til FVST, der den 25. oktober 2018 vil sende en ny version. Herefter har ANIS til den 8. november 2018 til at give bemærkninger til revideret arbejdsprogram og prioriteringer. Der er en række projekter fra landbrugsstyrelsen. Her skal vi være særligt opmærksom på forventningsafstemningen og om det er noget, som AU skal være involveret i eller det er opgaver for f.eks. erhvervet selv. har bedt om et dialogmøde med landbrugsstyrelsen. Det vil formentlig være JAS og JTS, der deltager sammen med Lene Munksgaard og Anne Kudahl og eventuelt Klaus Horsted. Gennemgang af økonomien. udleverede et internt økonomisk overblik, hvoraf det fremgår, at der skal laves en prioritering af projekterne særligt i Vi skal være bedre til at sikre, at de opgaver, som vi har på myndighedssiden, anvendes til at trække eksterne midler 3

4 hjem Økonomi 5.1 Ny økonomimodel: gennemgår økonomien, som den ser ud i den nye økonomimodel. Bilag vil blive udleveret på mødet. Budget Udkast til budget lavet i ny økonomimodel. Udkastet udleveres, så institutledelsen kan se principperne i det. Det ser ud til, at økonomien bliver stram de kommende år, fordi der kommer færre midler til fakultetet. Finanslovstilskuddet falder som følge af 2%-besparelserne. Desuden ændres tildelingen af uddannelsesindtægter. Dette udhuler især indtægterne ved fakulteter med vækst, hvilket rammer ST, og faldet i indtægter fordeles på alle fakultetets institutter. Faldende indtægter og stigende udgifter giver et faldende økonomisk råderum. 5.2 Eksterne midler: Drøftelse af, hvorledes der kommer yderligere fokus på eksterne midler herunder ansøgningsstrategi. EVS_aarshjul ansøgninger_ sept18 Drøftelse af forslag om, at alle VIP er fremadrettet skal lave en to-årig ansøgningsstrategi. Dette med henblik på at støtte op om den enkelte medarbejder for at sikre overblik, fokus, planlægning og rettidighed med ansøgninger, sikre interne review og højere succesrate. Endvidere drøftelse af, hvorledes de ph.d. studerende kan klædes på til ansøgningsarbejdet fx ved hjælp af strategier og mentorer. HCA orienterede om arbejdet med ST-ansøgninger til Danmarks Frie Forskningsfond, hvor 65 ansøgninger blev gennemgået, og hvor der var forbedringsforslag til langt de fleste ansøgninger. Drøftelse af, hvorledes individuelle og evt. gruppeophængte ansøgningsstrategier kan implementeres og hvorledes skabelonen skal se ud. Det skal kobles med oversigten over aktiviteter og årshjulet for ansøgningsfrister. ønsker en stærkere understøttelse af VIP der skal udarbejde ansøgninger. Dette vil omfatte bl.a. ØC, men også forskningsstøtteenheden, men ikke dst instituttets fundraiser får en meget stor rolle i dette arbejde, da det bliver fundraisers opgave at hjælpe med at holde styr på calls mv. 4

5 Fordele ved ansøgningsstrategier er fx: - Overblik og planlægning for den enkelte - Synliggørelse af på arbejdspres og trivsel - Koordinering i gruppen - Fokus på nye ansøgningsmuligheder - Mere målrettet ansøgningsstrategi - Præcs beskrivelse af produkt og proces - Synlighed, så indtægter omsættes - Gennemsigtighed i forhold til, hvad forskning koster Det besluttes, at Eva Søndergaard laver oplæg til næste senior VIP temamøde og laver mere opsøgende arbejde i forhold til den yngre generation. 5.3 Økonomi i uddannelserne: gennemgår uddannelsesøkonomien. Kort gennemgang af bilaget. Undervisningsindtægter og udgifter er nogenlunde i balance i 2018 og ventes endog forbedret med de gradvist stigende antal studerende på vores kurser Opsamling på dialogmøder orienterer om de netop gennemførte dialogmøder med faggrupper. Drøftelse af, om der skal sættes nogle tiltag i værk på baggrund af dialogmøderne. gav et meget kort sammendrag for møderne, blandt andet blev nævnt: Laboranterne gav udtryk for, at de gerne vil have praktikanter fra folkeskolen igen. IL skal vende tilbage til, hvad holdningen er. Teknikere vil gerne bidrage til den nye strategi og vil gerne have en strategi for teknikerne. De Phd studerende vil gerne have support til ansøgninger. Generelt er der lav tilslutning til møderne. TIL ORIENTERING 7. 5 Prepare nyt mødeværktøj AU har indgået aftale med First Agenda om, at vi får licens til at bruge deres dagsordensprogram Prepare. Programet kan anvendes til dagsordensproduktion og referater. Mette G, Julie og Malene er blevet introduceret for programmet, og det virker både intuitivt og effektivt. Pt. afventer vi det sidste fra AU, men når vi er klar, forventer vi at bruge programmet ved alle udvalgsmøder, ledelsesmøder, gruppemøder med videre. Nærmere info følger, når vi har MST 5

6 adgang til programmet Ekstern evaluering Datoer er reserveret i alles kalender. Yderligere information følger snarest jf. kalenderindkaldelse. AFSLUTNING 9. 5 Eventuelt Alle 6