Årsrapport Kontoret for Risikostyring og Arbejdsmiljø. April 2010

Transkript

1 Årsrapport Kontoret for Risikostyring og Arbejdsmiljø April 2010

2 Indholdsfortegnelse: Indledning Side 3 Beretning 3 Kontorets opgaver og funktioner 3 Lov og aftalegrundlag for opgaverne 3 Hjemmeside 3 Risikoledelse Risikostyring Side 4 Hvad er risikostyring og risikoledelse 4 Risikostyringspolitik 4 Fortsat drift 4 Det handler om dit arbejdsmiljø, sundhed og trivsel Side 6 Strategisk ansvar for arbejdsmiljøarbejdet 6 Besøg på virksomhederne 6 Tendenser i audit-besøgene 6 Handleplan 6 Trivsel i Næstved Kommune Side 8 Arbejdsmiljøpris 8 Trivselshotline 8 Koordinering af konsulentrådgivningen 8 Flere muligheder 8 Arbejdstilsynets besøg hos virksomhederne Side 10 Arbejdstilsynet er myndighed 10 Screeningsbesøg 10 Tilpasset tilsyn 10 Detailtilsyn 10 Påbud m.m. 11 Den juridisk enhed Næstved Kommune 12 Redskab koordinering og kommunikation 13 2 Arbejdsulykker, fravær og forebyggelse Side 14 Anmeldelse, analyse og forebyggelse 14 Arbejdsmiljøstrategi i Vold og trusler om vold 14 Opfølgning på arbejdsulykker 14 MED-Organisation - sikkerhedsgrupper Side 16 Sikkerhedsorganisation - MED-organisation 16 Ny MED-struktur og MED-aftale 1. januar Valg og uddannelse 16 Temadage 16 Ny arbejdsmiljølov - ny arbejdsmiljøuddannelse 16 Ny MED-uddannelse 16 Forsikring Side 18 Forsikringspolitik 18 Hvem tegner forsikring 18 Anmeldelse af skader 18 Forsikringsregnskab 19 Konsekvensberegning af selvforsikring 20 Sikring Side 22 Sikringspolitik 22 Indsatser 22 Skadestatistik 22 Projekter og kurser Side 24 Elektronisk APV og Trivselsværktøj 24 Sundhedsfremme og personalegoder 24 Projekt Aktiv Arbejdsmedicin 24 Ondt i ryggen i rengøringen 24 Risikokommunikation 24 Kurser 24 Når du vil vide mere Side 25 Oplysninger om informationsmuligheder og interessenter

3 Årsberetning fra Kontoret for Risikostyring og Arbejdsmiljø Indledning Beretning Årsberetningen, herunder statistikker, er udarbejdet for hvert område som kontoret opgaver og funktioner indeholder. Kontoret for Risikostyring og Arbejdsmiljø har en tværgående funktion og tværgående opgaver for alle ansatte i hele Næstved Kommune. Kontorets opgaver og funktioner Opgaverne er rådgivning, udvikling, styring og administration indenfor de fem hovedområder, som årsberetningen berører: arbejdsmiljø forsikring MED-organisationen risikostyring sikring Kontorets funktioner betyder blandt andet, at vi har til opgave at udvikle og vedligeholde metoder til styring og håndtering af emner indenfor de fem hovedområder, og at være en seriøs sparringspartner for medarbejdere og ledere i forbindelse med proaktivt forebyggelsesarbejde. Vi er registreret som sin egen virksomhed med egen selvforvaltningsramme og budget. Personaleorganisatorisk hører kontoret til Center for Personale og HR-udvikling med Poul Erik Sehested Kristensen som centerchef. Steen N Jensen er risikostyrings- og arbejdsmiljøchef, er daglig leder af kontoret og er daglig sikkerhedsleder i Næstved Kommune. Vi er derudover et arbejdsmiljøteam med tre arbejdsmiljøkonsulenter, Agnes Nielsen, Torben Nielsen og Dorthe Jensen, samt et forsikrings og risikostyringsteam med to forsikrings og risikostyringskonsulenter, Lisbeth Andersen og Irene Nielsen. Via rådgivning hjælper vi kommunen til at sikre at arbejdsmiljøloven overholdes. Blandt andet besøger vi alle virksomhederne ved et såkaldt internt audit, som kan betragtes som kommunes interne kontrol af arbejdsmiljøarbejdet. Tillige kan auditbesøg være med til at forberede virksomheden til Arbejdstilsynets besøg. Kontoret varetager den juridiske enheds opgaver i forhold til afgørelser fra Arbejdstilsynet. Arbejdstilsynet tilsender derfor eventuelle afgørelser 3 vedrørende en virksomhed - f.eks. påbud - til kontoret. Kontoret er tovholder for og deltager i en række netværk, f.eks. for MED -Områdeudvalgenes daglige sikkerhedsledere, netværk for stressvejledere og risikokommunikation. Vi servicerer MED-organisationen og dermed også sikkerhedsorganisationen ved blandt andet registrering af valg og rådgivning om organisering m.m. samt som daglig sikkerhedsleder i kommunen og med sekretærfunktion for MED-Hovedudvalget samt MED-Områdeudvalget Administration (indtil 2010 for MED-Sektorudvalg Tværgående forvaltninger). Vi koordinerer og tilrettelægger den lovpligtige Arbejdsmiljøuddannelse og MED-uddannelsen, hvor undervisning også varetages. Kontoret er administrator og vejleder omkring anmeldelse af skader og arbejdsulykker. Vi er tillige administrator af Næstved Kommunes forsikringsselskab samt aftaler og abonnementer med relevante eksterne samarbejdspartnere, såsom Falck. Vi varetager den praktiske planlægning af risikostyringsindsatsen og har derfor blandt andet ansvaret for udarbejdelse af central registrering af skader, planlægning og gennemførelse af risikostyringsinitiativer, information til ansatte og omverden samt årsrapport for området. Lov og aftalegrundlag for opgaverne En række af grundlagene for opgaverne i kontoret er: Arbejdsmiljøloven og arbejdsmiljøpolitikken forsikringspolitikken sikringspolitikken risikostyringspolitikken MED-aftalen personalepolitikken og de personalepolitiske retningslinjer Hjemmeside Kontoret har sin egen hjemmeside, som er tilgængelig fra enhver pc med internetadgang. På hjemmesiden kan du finde mange flere informationer relateret til de opgaveområder, som kontoret er ansvarlige for:

4 Risikoledelse - Risikostyring Hvad er risikoledelse og risikostyring Kommunen har en række mål med tilhørende strategier for hvordan vi aktivt er forberedte på ændrede betingelser, uforudsigeligheder m.v. i en verden som hele tiden forandrer sig. Ledelsen skal proaktivt identificere og vurdere, hvilke risici, der er kritiske i forhold til organisationens mål, herunder også tage stilling til, hvilken risici der er acceptabel. Dette er begrebet risikoledelse. Risikostyring er en proces i en virksomhed, hvor ledelsen forsøger at danne sig et overblik over udefra- og indefrakommende faktorer, som vil kunne påvirke virksomheden. Risikostyring er et grundlæggende ledelsesmål, som blandt andet omfatter forpligtelser omkring sundhed og sikkerhed, offentlig velfærd, tryghed, nødberedskab og beskyttelse af offentlige værdier. Risikostyring er en proces, som indeholder følgende elementer: identifikation af risikoelementer - hvor stammer risici fra? vurdering af sandsynlighed - hvor udsatte er vi? vurdering af konsekvens beskrivelse af håndtering eller foranstaltninger brug af f.eks. tjeklister, inspektioner, ulykkesregistrering og -rapporter, dokumentation, ejendomsregistrering, undersøgelser Kommunen er den mest nærliggende instans, at henvende sig til, hvis borgerne og det lokale miljø er truet. Når uheldet er ude, og natur og omverden viser sig fra sin ødelæggende side, forventes det, at kommunen yder sit. Det kan f.eks. være ved miljøkatastrofer, naturkatastrofer, terror, m.v. Risikostyringspolitik I Næstved Kommune er der vedtaget en Risikostyringspolitik med blandt andet det formål at, skader på personer og værdier undgås eller begrænses mest muligt. Dermed sættes fokus på at borgere og ansatte skal føle sig trygge, passe på os selv og hinanden, sikre at vi undgår eller minimerer skader og at vi behandler genstande og bygninger, så der ikke sker skade. Politikken beskriver tillige, at vi skal tage ansvar for sikkerhed og risikostyring på alle niveauer i kommunen - fra politikere og direktion til den enkelte virksomhedsleder og medarbejder blandt andet gennem strategisk risikoledelse, holdninger og handlinger. Fortsat drift Næstved Kommune har ligeledes en opgave med at sikre fortsat drift. Derfor er der vedtaget en helhedsorienteret beredskabsplan, som beskriver, hvordan vi vil skabe en robust organisation, som kan forebygge hændelser, hvor det er muligt forbereder sig på hændelser, der ikke kan klares ved hjælp af hverdagens ressourcer og rutiner kan håndtere hændelser, når det er nødvendigt Det er dog ikke nok at have beskrevet overordnede rammer i en helhedsorienteret plan for sikring af fortsat drift. Beredskabsplanen skal derfor implementeres i hele organisationen ved blandt andet beskrivelse af forebyggelsesaktiviteter, risiko og sårbarhedsanalyser, krisekommunikationsstrategi samt informere og instruere ansatte i erkendelse og håndtering af krisesituationer. Alt dette med ledelsesinddragelse på alle niveauer i organisationen. Risikoledelse og risikostyring handler i høj grad om værdiskabelse - generering af tillid og færre udgifter etik - handlingsrettet omsorg robusthed - større sikkerhed i organisationen innovation - muligheder frem for begrænsninger Vi har samarbejde med både interne og eksterne aktører omkring risikoledelse og risikostyring, blandt andet Beredskabet, Politi, PRIMO og Danske Risikorådgivere. 4

5 Har du lyst til at læse mere om risikoledelse og risikostyring, så er der udarbejdet to vejledninger om emnet. Vejledningerne kan du finde på PRIMO er en forening af kommuner, regioner, statslige organisationer og private virksomheder, som har til formål at ruste kommunale og offentlige ledere til bedre og mere systematisk at håndtere kritiske risici. PRIMO danmark er stiftet af kommunaldirektørforeningen i Danmark. Alle ledere i Næstved Kommune kan blive gratis medlem af PRIMO. Næstved Kommune samarbejder ligeledes med Danske Risikorådgivere, som er en forening af professionelle rådgivere inden for navnlig forsikring, sikring, arbejdsmiljø, beredskab, sundhed og jura. Læs mere om Danske Risikorådgivere på 5

6 Det handler om dit arbejdsmiljø, sundhed og trivsel Strategisk ansvar for arbejdsmiljøarbejdet Kontoret for Risikostyring og Arbejdsmiljø forvalter, på vegne af direktionen, det overordnede strategiske og juridiske ansvar for arbejdsmiljøarbejdet, ved blandt andet via en formel dialog med virksomhederne at sikre, at regler, målsætninger med videre opfyldes. Dette gøres i praksis ved at besøge alle Næstved kommunes virksomheder ved en såkaldt arbejdsmiljø-audit. Besøgene planlægges i samarbejde med forvaltninger og virksomheder. Opfølgning på besøgene, herunder rådgivning og problemløsning, sker i løbende dialog med virksomheden. Målet er således, at samtlige virksomheder får besøg af en arbejdsmiljøkonsulent inden for en periode af 3 år. Besøg på virksomhederne Audit-besøgene er at betragte som kommunens overordnede egenkontrol for efterlevelse af arbejdsmiljøloven og kommunens arbejdsmiljøpolitik. Samtidig har audit til formål, at give virksomhederne mulighed for at forberede sig på besøg fra Arbejdstilsynet. Konceptet for kommunens audit har samtidig karakter af en certificering efter kommunens egen standard. På sigt kan denne standard udbygges til at omfatte andre standarder så kommunen bliver arbejdsmiljøcertificeres efter eksempelvis en international og anerkendt standard. I 2009 er der besøgt i alt 52 af virksomhederne. De 52 virksomheder fordeler sig på skole- og daginstitutionsområdet. Tendenser i audit-besøgene Tendenserne i besøgene viser, at det er meget forskelligt, hvor meget fokus der er på arbejdsmiljøet på de enkelte virksomheder og i, hvilken grad virksomhederne overholder alle områder i arbejdsmiljøloven. Generelt viser audit, at der er en god forståelse for vigtigheden af et godt arbejdsmiljø. Denne opfattelse skal sammenholdes med at gennemførte trivselskortlægning for tre store områder i kommunen: Skole-, 6 ældre-, og dagsinstitutions og dagplejeområdet viser, at gennemsnitlig svarer ca. 80 % af de adspurgte, at de alt i alt er enten tilfreds eller meget tilfreds med deres arbejdsplads. Graden af tilfredshed er vigtigt når helheden i arbejdsmiljøet skal vurderes. Med afsæt i det positive - med den gode forståelse og de ansattes tilkendegivelse af tilfredshed med deres arbejdsplads - er der stadig virksomheder, hvor der er behov for at ændre adfærd for at kunne overholde arbejdsmiljøloven. Nogle af de tendenser, der viser sig ved audit er blandt andet: problemer med i et nødvendigt omfang, at indtænke og implementere et arbejdsmiljøhensyn i planlægningen og udførelsen af virksomhedens kerneydelse problemer med utilstrækkelig håndtering af den daglige prioritering af opgaverne, hvilket medfører, at mange virksomheder får en oplevelse af, at der ikke er et tilstrækkeligt sammenhæng mellem opgaver og ressourcer indeklimaproblemer i form af kulde, træk og varme samt tør luft ergonomiproblemer f.eks. i form af manglende mulighed for justering af arbejdshøjde, samt i form af utilstrækkelig plads i arbejdsrum manglende overholdelse af lovkravet til håndtering af farlige stoffer og materialer Handleplan Arbejdsmiljøarbejdet i kommunens virksomheder er som udgangspunkt forankret i sikkerhedsgruppen(erne) på den enkelte virksomhed. Men også MED-udvalget skal på banen for at sætte rammerne for sikkerhedsgruppens(ernes) arbejde og sikre at der sker opfølgning og handling samt evaluering på arbejdsmiljøproblematikker, som bliver kortlagt af sikkerhedsgruppen(erne). Kontoret for risikostyring og arbejdsmiljø har på basis af blandt andet efterspørgsel, men også med baggrund i pilotprojektet for elektronisk APV og trivselskortlægning (læs mere under afsnittet om projekter) udarbejdet en skabelon for handleplan, som opfylder krav til en handlingsplan ifølge arbejdstilsynet. Se skabelonen på næste side.

7 Skabelon for APV-handlingsplan Navn på den enhed som handlingsplanen omfatter: Prioritering af opgaverne Problembeskrivelse Beskrivelse af en her og nu løsning (udfyldes i de tilfælde, hvor der er behov for en hurtig midlertidig reaktion til sikring af at forholdende bliver bragt i forsvarlig stand) Beskrivelse af løsning på lang sigt (udfyldes i de tilfælde hvor her og nu løsningen ikke er tilstrækkelig eller fuld acceptabel på længere sigt) Dato (for hvornår her og nu løsningen forventes udført) Dato (for hvornår løsningen på lang sigt forventes udført) Navn (på den person der har opgaven at sørge for her og nu løsningen) Navn (på den person der har opgaven at sørge for løsningen på lang sigt) Plan for opfølgning: Hvornår følges der op (dato)? Hvem følger op (navn)? Hvordan følges der op (handling)? Hvad skal der gøres hvis problemet ikke er løst som planlagt? Sikkerhedsgruppens navne og dato 7

8 Trivsel i Næstved Kommune Arbejdsmiljøpris Næstved Kommune besluttede i 2008 at indstille en arbejdsmiljøpris. Formålet med prisen er, at der derved sættes ekstra fokus på arbejdsmiljø i Næstved Kommune til gavn for de ansattes trivsel og arbejdsglæde, og i sidste ende til gavn for borgerne, som oplever en bedre service, når de ansatte har det godt. Derfor kan alle virksomheder tilhørende Næstved Kommune søge om at modtage en arbejdsmiljøpris pålydende ,- kr. Prisen blev overrakt i alt fire gange i år 2008, to gange i år 2009 og forventes også i 2010 at blive overrakt to gange. Prisen er blevet overrakt til følgende virksomheder, som har gjort ekstra indsatser for at skabe et godt arbejdsmiljø, skabe trivsel og arbejdsglæde i et positivt samarbejde mellem ledere og medarbejdere samt enten fastholdt et lavt sygefravær eller nedbragt sygefraværet: Rønnebæk Skole, daginstitutionen Digterhuset, Birkebjergcentrets Team S10, de to sammenlagte SFO er Dueslaget og Fidusen, Socialpsykiatrien Bo og Netværk Næstved samt senest Bo-, Støtte- og Aktivitetscentret, Obovej. Kontoret administrerer modtagelsen af ansøgninger/indstillinger til arbejdsmiljøprisen og sikrer koordinering med kommunikationsenheden vedrørende presseomtale med mere. Trivselshotline De ansattes trivsel og forebyggelse af fravær har været i fokus i Næstved Kommune siden kommunalreformen. Derfor er Trivselshotline etableret. Trivselshotline er en anonym adgang for alle ansatte, som indenfor 24 timer ved en første samtale får afklaret et yderligere behov for en forebyggende hjælp, således at den ansatte ikke bliver sygemeldt. Hjælpen fra Trivselshotline er kun relateret til udfordringer i arbejdsregi og rummer alt fra psykolog, coach og samtaler med en stressvejleder til rådgivning om kost, rygestop, alkoholafvænning, motion og personlige sundhedsprofiler. Det er henholdvis HR-konsulenter og Sundhedskonsulenter, som tager imod henvendelserne til Trivselshotline. 8 Det vurderes at en af årsagerne til det stigende antal henvendelser er, at en del ansatte først senere har hørt om muligheden for hjælp via Trivselshotline. Der er til stadighed brug for information og synliggørelse af Trivselshotline. Korpset af stressvejledere er uddannet i af Center for Stress. Korpset består i dag af 30 stressvejledere med organisatoriske tilhørsforhold fordelt i hele organisationen. Netværket er forankret i Kontoret for risikostyring og arbejdsmiljø, som en gang årligt arrangerer en temadag med f.eks. opdatering af værktøjer og ny information. Koordinering af konsulentrådgivningen på trivselsområdet På baggrund af behovet for bedre koordination af de forskellige faglige tilgange som kommunens virksomheder har til at få rådgivning om trivselsspørgsmål er der etableret et formaliseret samarbejde mellem konsulenterne i HR, arbejdsmiljø, personale og sundhedscentret. Samarbejdet har til formål, at lægge en projektorganisering til grund for anvendelsen og sammensætningen af de bedst mulige kompetencer når der på forskellig vis rettes henvendelse til en konsulent på et af de nævnte fagområder. Der er i Næstved Kommune også uddannet en række proceskonsulenter med tilhørsforhold i alle dele af organisationen. Proceskonsulenterne kan bidrage med tilrettelæggelse, koordinering og deltage som iværksættere af processer omkring samarbejde, forventningsafklaring, roller, værdier m.m. i forhold til udvikling i organisationen, politikker, strategier, planer, visioner, mål og møder/arrangementer. Proceskonsulenterne kan for eksempel også bruges i forbindelse med opfølgning på trivselsmålinger. Hvem du henvender dig til kan ses på vores intranet. Flere muligheder Hårknudesituationer, som kræver mere end Trivselshotline, stressvejledere eller proceskonsulenter kan være katalysatorer for løsning, kan tildeles ekstraordinære ydelser omkring hjælp fra eksterne aktører, f.eks. Center for Stress og Trivsel i forbindelse med Trivselshotline, psykologhjælp og akut krisehjælp. Disse ydelser gives kun til arbejdsrelaterede problematikker.

9 Henvendelser Trivselshotline, HR-delen Forvaltning Job, Omsorg og Sundhed Børne og Kultur Teknik og Miljø Centrale forvaltninger/stabscentre Uoplyst/andet/Stressvejleder ufordelt I alt Sundhedsdelen blev tilknyttet Trivselshotline fra 1. april 2008, men kom reelt først i brug 1. august Antal henvendelser 2008 Antal henvendelser 2009 Sundhedstjek Kostvejledning (grupper) 8 22 Motionsrådgivning 3 0 Alkohol Rygestoprådgivning Omfatter både borgere og ansatte og det har ikke været muligt at adskille Omfatter både borgere og ansatte og det har ikke været muligt at adskille Overrækkelse af Arbejdsmiljøpris 9

10 Arbejdstilsynets besøg hos Næstved kommunes virksomheder Arbejdstilsynet er myndighed Arbejdstilsynet fører tilsyn med at gældende arbejdsmiljøregler overholdes. Det gøres ved forskellige former for kontrol- og tilsynsbesøg på alle virksomheder. Screeningbesøg gennemføres på alle virksomheder med ansatte. Screening er en hurtig gennemgang af hele virksomhedens arbejdsmiljø. Screeningsbesøg er uanmeldt. Formålet med screeningen er at finde de virksomheder, som har væsentlige arbejdsmiljøproblemer og udtage dem til et grundigt tilsyn et tilpasset. Tilpasset tilsynsbesøg er et grundigt tilsyn, der gennemføres på de virksomheder, hvor screeningen viste, at der er eller kan være væsentlige arbejdsmiljøproblemer. Formålet med det tilpassede tilsyn er at kontrollere, om virksomheden lever op til arbejdsmiljøreglerne og at reagere, hvis der er væsentlige arbejdsmiljøproblemer. Hvor det tilpassede tilsyn eller forrige opfølgningsbesøg viste, at der er væsentlige arbejdsmiljøproblemer gennemføres uanmeldte opfølgningsbesøg indenfor to år. Ud over de fastlagte screeninger og tilsyn gennemføres detailtilsyn, som er tilsyn med et konkret og afgrænset arbejdsmiljøproblem. Baggrunden kan fx være, at der er sket en alvorlig arbejdsulykke, at kontrollere om et påbud er efterkommet, at der er mistanke om et alvorligt arbejdsmiljøproblem eller at Arbejdstilsynet gennemfører særlige indsatser i bestemte brancher eller inden for udvalgte arbejdsmiljøproblemer. Screeningbesøg Arbejdstilsynet har i perioden 27. november 2008 til 30. november 2009 gennemført 22 screeningsbesøg på følgende virksomheder hos Næstved Kommune: Kalbyrisskolen, Heldagsskolen, Uglebroskolen, Digtervejsskolen, Hyllinge Skole, Margretheskolen, Sct. Jørgens Skole, Børnehaven Lillevang, SpecialNetværket Egehuset, Næstved Musik- og Kulturskole i Fuglebjerg, Lindebjergskolen, Susåskolen, Næstved Musik- og Kulturskole i Herlufmagle, Næstved Ungdomsskole, Næstved Musik- og Kulturskole i Næstved, Susåskolens SFO Legestede, Rønnebæk Skole, Rønnebæk Skoles SFO Tudsen, Parkvæsenet på Vordingborgvej og i Herlufmagle samt Næstved Brand og Redning, som er blevet screenet to gange. Efter screeningen har Arbejdstilsynet vurderet, at der ikke er behov for yderligere tilsyn hos Uglebroskolen, Digtervejsskolen, Næstved Ungdomsskole, Næstved Brand og Redning (2. besøg) og Parkvæsenet i Herlufmagle og at de øvrige virksomheder har behov for yderligere tilsyn tilpasset tilsyn. Tilpasset tilsyn Arbejdstilsynet har således anmeldt og gennemført 17 tilpassede tilsyn. Hos de syv virksomheder - Hyllinge Skole, Sct. Jørgens Skole, Special- Netværket Egehuset, Lindebjergskolen, Rønnebæk Skole, SFO Tudsen og Parkvæsenet Vordingborgvej har Arbejdstilsynet ikke konstateret forhold, der giver anledning til at foretage sig yderligere, mens der ved de øvrige 10 tilsyn er givet et eller flere påbud. Detailtilsyn Arbejdstilsynet har været på uanmeldt tilsyn hos Den Matrikelløse Døgninstitution Prøvegården i Faxe, hvor der er givet et strakspåbud. Påbud m.m. Arbejdstilsynet har truffet i alt 21 afgørelse om påbud, strakspåbud, afgørelser uden påbud og rapporter om psykisk arbejdsmiljø fordelt på følgende 11 virksomheder. Se oversigten over Arbejdstilsynets reaktioner efter besøget på virksomheden på næste side. 10

11 Påbud m.m. Virksomhed Arbejdstilsynets reaktion Næstved Brand og Redning Påbud om: (1. besøg) 1. At undersøge, om der er sundhedsskadelig udstødningsgas i garagerne. Hvis der er tale om sundhedsskadelig Kalbyrisskolen Heldagsskolen Margretheskolen Børnehaven Lillevang for medarbejderne. Næstved Musik- og Kulturskole Påbud om: Fuglebjerg Susåskolen udstødningsgas i lokalerne skal denne fjernes, således at medarbejderne ikke kan påvirkes af denne. 2. At sikre, at medarbejdere, som svejser, har den fornødne uddannelse. Ansatte, som svejser i jern og stål, skal gennemføre et lovpligtigt sikkerhedskursus for at lære at beskytte sig mod kræftfremkaldende stoffer og materialer. 1. Strakspåbud om at anvende personlige værnemidler ved skift af poser i procesudsugningsanlægget i træsløjdlokalet. 2. Rapport om psykisk arbejdsmiljø om at forebygge og håndtere vold og trusler om vold og om at håndtere høje følelsesmæssige krav i arbejdet med elever. Påbud om at undersøge årsager til fugt- og grønalgeangreb i bade- og omklædningsrum. Påbud om at udarbejde arbejdspladsbrugsanvisninger, der er tilpasset det konkrete arbejde i forhold til anvendte mærkningspligtige stoffer og materialer. Rapport om psykisk arbejdsmiljø om at forebygge og reducere forekomsten af stor arbejdsmængde og tidspres 1. At sikre holdbar skiltning anbragt på hensigtsmæssige steder i forbindelse med flugtveje 2. At hindre fugtindtrængen i musiklokalet og tilstødende rum. Påbud om: 1. At undersøge indeklimaet i undervisningslokaler 2. At undersøge efterklangstiden i undervisningslokaler. Næstved Musik- og Kulturskole Afgørelse om at skolen har overtrådt arbejdsmiljølovens regler om at fjerne risiko for faldulykker i musikskolens lokaler. Herlufmagle Næstved Musik- og Kulturskole Påbud om: Sct. Peders Kirkeplads SFO Legestedet Den Matrikelløse Døgninst. Prøvegården i Faxe 1. At nedsætte de ergonomiske belastninger ved gulvvask 2. At fjerne uhensigtsmæssige arbejdsstillinger og bevægelser ved gulvvask i salen. Påbud og rådgivningspåbud om: 1. At reducere støjbelastningen i børnehavens 2 stuer og 2. At bruge autoriseret arbejdsmiljørådgiver til at bistå med at efterkomme påbuddet. 3. At reducere støjbelastningen i SFO ens Junglegang og 4. At bruge autoriseret arbejdsmiljørådgiver til at bistå med at efterkomme påbuddet. 5. At sikre korrekt inventar på stuerne i børnehaven. Strakspåbud om at sikre, at der ikke ryges indendørs på det bagerst beliggende kontor i stueetagen i administrationsbygningen. 11

12 Den juridiske enhed Næstved Kommune AT-påbud og løsning af arbejdsmiljøproblemer skal formidles ud via sikkerhedsorganisationen på tværs af de enkelte virksomheder i Næstved Kommune. Der er derfor udarbejdet en procedurebeskrivelse/oversigt over informationsveje vedrørende AT-påbud og løsninger på AT-påbud. Formålet med oversigten er at sikre, at oplysninger vedrørende problematiske arbejdsmiljøforhold og løsning af disse udbredes i sikkerhedsorganisationen. Alle Arbejdstilsynets tilsyn tager udgangspunkt i den enkelte virksomhed i kommunen, men alle afgørelser sendes til den juridiske enhed. Kontoret repræsenterer den juridiske enheds opgaver i forhold til Arbejdstilsynet. Den juridiske enhed gives tillige påbud hvis der f.eks. sker gentagne overskridelser. Arbejdstilsynet gennemførte i perioden oktober 2007 december 2009 en særlig tilsynsindsats i hjemmeplejen, på døgninstitutioner for voksne og i rengøringsbranchen med henblik på at forbedre det ergonomiske og psykiske arbejdsmiljø. Oversigten er indsendt til Arbejdstilsynet ultimo december 2009 sammen med rådgiverens redegørelse om, at påbuddet er efterkommet. I forbindelse med påbuddet blev samtidigt udarbejdet retningslinjer for: udarbejdelse af APV inden igangsætning af nye opgaver APV med udgangspunkt i arbejdsopgaven. inddragelse af arbejdsmiljø som fast punkt på relevante møder. fortsat fokus på gode arbejdsrutiner og arbejdsteknikker. I forbindelse med indsatsen har Arbejdstilsynet i perioden oktober 2007 til juni 2008 afgivet 18 påbud om overtrædelser af arbejdsmiljøreglerne om ergonomisk arbejdsmiljø på seks forskellige virksomheder. Formålet med disse retningslinjer er at understøtte virksomhedens arbejdsmiljøarbejde og sikre, at både ledelse og medarbejdere til stadighed har fokus på de forhold retningslinjerne omhandler. Når Arbejdstilsynet træffer 15 eller flere afgørelser om overtrædelser af arbejdsmiljølovgivningen, der er konstateret på to eller flere forskellige produktionsenheder under den samme juridiske enhed og er konstateret inden for en periode af mindst seks måneder og højst 12 måneders varighed, og samtlige afgørelser ligger inden for blandt andet ergonomisk arbejdsmiljø, får den juridiske enhed et rådgivningspåbud. Næstved Kommune den juridiske enhed - har derfor fået et påbud om at bruge en autoriseret arbejdsmiljørådgiver til at bistå sig med at sikre, at problemer med ergonomisk arbejdsmiljø forebygges og løses på tværs af kommunens produktionsenheder. Der er indgået aftale med autoriseret arbejdsmiljørådgiver CRECEA om et rådgivningsforløb, hvor sikkerhedsrepræsentanter og ledere fra ældre -, handicap- og rengøringsområdet er inddraget. 12 Endelig vil der blive oprettet et netværk for daglige sikkerhedsledere, således at erfaringsudvekslingen formaliseres mere. Der er afgivet yderligere to rådgivningspåbud til den juridiske enhed. Begge påbud er dog, efter påklage fra Næstved Kommune, blevet ophævet af Arbejdstilsynet på grund af manglende hjemmel. Redskab for koordinering og sikring af kommunikation Kontoret varetager kommunens opgaver som juridisk enhed i forhold til Arbejdstilsynets besøg på kommunens virksomheder. I vores opgave indgår således både sagsbehandling, vidensdeling og opfølgning i forbindelse med Arbejdstilsynets besøg. Blandt andet sikres kommunikation om eventuelle påbud til områdechefer/virksomhedsledere/med-organisationen. Et vigtigt redskab i sikring af kommunikation om påbud er det tidligere omtalte skematiske procesbeskrivelse for informationsveje i kommunen, når et påbud modtages. Den skematiske procesbeskrivelse kan ses på næste side.

13 13

14 Arbejdsulykker, fravær og forebyggelse med rettidig omhu og din sunde fornuft når du langt uden at komme til skade Anmeldelse, analyse af årsag og forebyggelse Arbejdsleder i sikkerhedsgruppen på virksomheden har ansvaret for anmeldelse af en eventuel arbejdsulykke. Når der sker en arbejdsulykke har sikkerhedsgruppen en vigtig opgave med at analysere årsag(er) til ulykken/skaden og i værksætte forebyggende foranstaltninger således at nye ulykker undgås. Hvis sikkerhedsgruppen ikke selv har kompetence til at foretage den nødvendige forebyggelse, skal sagen forelægges MED-udvalget, som så skal gennemføre de nødvendige foranstaltninger, der kan hindre gentagelser. Alle arbejdsulykker indberettes elektronisk via systemet EASY. Der er i løbet af 2009 sat yderligere fokus på analyse af ulykker og forebyggende foranstaltninger blandt andet ved at EASY systemet er udvidet til også at omfatte denne del. Kontoret administrerer adgangen til og instruerer i brugen af det elektroniske anmeldelsessystem, EASY. Ikke alle de tidligere kommuner anvendte EASY-systemet, derfor har der været en længere indkøringsperiode med oplysning og instruktion i brugen af systemet efter kommunalreformen. Ved de tidligere omtalte audit-besøg følger vi derfor op på, at virksomhederne har lokale procedurer for instruktion, oplæring med mere. Fokus på instruktion sikres også via arbejdsmiljøuddannelsen, MEDuddannelsen, lederinformationsmøder, kurser i øvrigt og via diverse informationsmateriale herunder også på kontorets hjemmeside. I forbindelse med ny lovgivning på arbejdsmarkedsområdet for håndtering af sygefravær har Næstved Kommune ved nytårsskiftet 2009/2010 udarbejdet en vejledning om håndtering af sygefravær og MED- Hovedudvalget har godkendt en ny sygefraværspolitik. Denne skal implementeres i virksomhederne i løbet af første halvår Vold og trusler om vold Gensidig respekt blandt kolleger på alle niveauer på arbejdspladsen er med til at fremme trivsel. Derfor er mobning, chikane og vold uacceptabel adfærd. Det er en fælles opgave for ledere og medarbejdere at identificere, håndtere og forebygge situationer med mobning, chikane og vold. MED-Hovedudvalget har vedtaget retningslinje for identificering, forebyggelse og håndtering af vold, trusler om vold, mobning og chikane. Arbejdstilsynets opgørelser over arbejdsulykker i Næstved Kommune har følgende billede: 2008: 145 ulykker er anmeldt, heraf er 39 ulykker overgået nyansatte, hvilket svarer til 27%. Skadestypen er forstuvning/ forstrækning i 89 tilfælde, hvilket svare til 61%. 2009: 132 ulykker er anmeldt, heraf er 45 ulykker overgået nyansatte, hvilket svarer til 34%. Antallet af anmeldte ulykker er stort set uændret over de to år, dog er der en stigning i antallet i forhold til nyansatte. På næste side ses oversigt over 2008-statistik. Detaljeret statistik for 2009 er p.t. ikke tilgængelig. Arbejdsmiljøstrategi i 2010 I 2010 er også vedtaget en arbejdsmiljøstrategi. Med denne vil der blandt andet blive værksat en overordnet indsats for imødegåelse af ulykker, således at antallet minimeres. 14 Hvis der opstår situationer, hvor der er sket overgreb i form af vold, trusler om vold, mobning og chikane, skal disse situationer også betragtes som arbejdsulykker og skal anmeldes på lige fod med andre ulykker/skader. Hvis der opstår episoder, som ikke medfører fravær eller udgift til behandling, skal episoderne registreres internt på virksomheden/ afdelingen. Kontoret har på hjemmesiden lagt to skemaer ud som virksomheden frit kan benytte til den interne registrering. Opfølgning på arbejdsulykker Det er den enkelte virksomhed, som skal analysere og følge op på en eventuel arbejdsulykke. Kontoret har til opgave, at kvalitetssikre og følge op på at virksomhederne får håndteret arbejdsulykker. I 2010 vil der derfor blive sat fokus på dokumentation for opfølgning på arbejdsulykker. Hvilket foregår ved direkte og løbende kontakt til virksomhederne.

15 Statistik for 2008 fra Arbejdstilsynet: 15

16 MED-organisationen, sikkerhedsgrupper, lovpligtig arbejdsmiljøuddannelse og MED-uddannelse Sikkerhedsorganisation og MED-organisation MED-organisationen er énstrenget, hvilket betyder, at sikkerhedsgrupperne er en integreret del af MED-organisationen, som har til opgave at beslutte, drøfte og gensidigt orientere om alle forhold vedrørende arbejds-, personale, samarbejds- og arbejdsmiljøforhold. Et énstrenget system betyder, at alle skal sikre at arbejdsmiljøarbejdet integreres i beslutninger i den daglige drift og i MED-organisationen. Til hjælp for dette, er der blandt andet udarbejdet et bilag 3 til MEDaftalen, som beskriver en række arbejdsmiljøopgaver. Kontoret registrerer valg til sikkerhedsgrupper og MED-udvalg og udarbejder samlet oversigt over alle sikkerhedsgrupper for, at dokumentere, hvordan arbejdsmiljøarbejdet er organiseret i kommunens forvaltninger, områder og virksomheder orientere alle ansatte og Arbejdstilsynet om, hvilke arbejdsledere og medarbejdere det er, som har særlige opgaver og ansvar indenfor arbejdsmiljøområdet og som kan vejlede og rådgive lokalt om arbejdsmiljøspørgsmål I forbindelse med kommunalreformen blev forhandlingsorganet (repræsentanter for arbejdsgiver og arbejdstager) enige om at Næstved Kommune skal have en lokal MED-aftale. Strukturen indeholdt 5 MEDudvalgsniveauer og dertil tilknyttede sikkerhedsgrupper. Ny MED-struktur og MED-aftale 1. januar 2010 Efter evaluering i 2009 har vi en ny MED-struktur og MED-aftale pr. 1. januar 2010, hvor et MED-udvalgsniveau er nedlagt. Der er nu i alt 10 MED-Områdeudvalg, som nu refererer direkte til MED-Hovedudvalget. Alle MED-Virksomhedsudvalg og Personalemøder med MED-status refererer til et MED-Områdeudvalg. Sikkerhedsgrupperne er det operationelle led ude på hver enkelt virksomhed - deres fornemste opgave er at løse problemerne der hvor de opstår - i dagligdagen på virksomheden. Valg og uddannelse Valg til sikkerhedsgrupper og MED udvalg foregår i lige år med ikrafttræden ved starten af ulige år. Valgperioden er to-årig og gælder for perioden 1. januar i ulige år til 31. december i lige år. 16 Arbejdsleder og sikkerhedsrepræsentanter skal gennemføre den lovpligtige arbejdsmiljøuddannelse inden for otte måneder efter valg. Medlemmer af MED-udvalg skal gennemføre MED-uddannelsen indenfor første funktionsår. Kontoret koordinerer og kontrollerer gennemførelse af den lovpligtige arbejdsmiljøuddannelse samt tilrettelægger, underviser og kontrollerer gennemførelse af MED-uddannelsen. Antal hold gennemført Arbejdsmiljøuddannelse MED-udddannelse Temadage MED-Hovedudvalget holder temadag(e), med arbejdsmiljøarbejdet i fokus, i henhold til bekendtgørelsen om virksomheders sikkerheds- og sundhedsarbejde. Ved temadagen(e) inviteres alle sikkerhedsgrupper, alle formænd og næstformænd m/k i alle MED-udvalg, daglige sikkerhedsledere og fagchefer. I 2008 blev holdt temadag i december, i 2009 blev holdt to temadage. i henholdsvis maj og november. MED- Hovedudvalget drøfter og beslutter konceptet for temadagene. Kontoret koordinere og arrangerer temadagene. Ny arbejdsmiljølov ny arbejdsmiljøuddannelse I februar 2010 har Folketinget fremsat et forslag om ny arbejdsmiljølov som forventes at træde i kraft oktober Loven ændrer blandt andet på betegnelsen sikkerhedsgruppe, som fremover kaldes arbejdsmiljøgruppe. Tillige ændrer loven på, at første del af den lovpligtige arbejdsmiljøuddannelse skal gennemføres hurtigere og der skal holdes opfølgende kurser/temadage årligt. Ny MED-uddannelse Med den nye MED-aftale 1. januar 2010 skal der udover firedages uddannelser også tilrettelægges, undervises, koordineres samt udbydes todages MED-uddannelse for de medlemmer af MED-organisationen som kan dokumentere en lignende uddannelse fra tidligere kommune/amt/ region. Disse kurser vil blive udbudt i efteråret 2010.

17 17

18 Forsikring Forsikringspolitik Alle virksomheder i Næstved Kommune skal have samme udgangspunkt omkring forsikringsforhold i kommunen samt overblik over hvordan man forholder sig når skaden er sket. Næstved Kommune har derfor en forsikringspolitik således, at der administreres efter fælles regler og centralt. Forsikringerne tegnes i et af byrådet valgt forsikringsselskab. Som hovedregel indgås en rammeaftale på en 3-5 årig periode. Den nuværende rammeaftale udløber i Hvem tegner forsikring Ansvaret for at de fornødne forsikringer er tegnet, herunder også størrelsen af forsikringssummer, påhviler det budgetansvarlige område- og institutionsleder. Ved nytegning eller ændringer af forsikringer gives besked til Kontoret for Risikostyring og Arbejdsmiljø, der foretager det videre fornødne. Fra 1. januar 2010 blev kommunens børne-ulykkesforsikring opsagt. Tendensen er at forsikringspræmien stiger de næste år. Anmeldelse af skader Når der sker en skade, er der forskellige procedurer den skal anmeldes efter afhængigt af skadetype og omfang. Læs om procedurer for anmeldelse i forbindelse med de enkelte forsikringsemner på kontorets hjemmeside under emnet forsikring > når du har en skade. Kommunen har abonnement hos Falck som dækker autoassistance for personbiler, lastvogne og busser (8 personer) forbindingsstoffer, herunder udlevering af forbindingskasser bygningsassistance, afdækning ved indbrud/hærværk og stormskade siddende sygetransport af ansatte/elever/børn Næstved Kommune har tillige en samarbejdsaftale med SSG A/S om følgeskadebekæmpelse. SSG rekvireres via Næstved Beredskabs Vagtcentral på: Målet med aftalen med SSG er, at sikre hurtig hjælp og assistance ved skader i forbindelse med bygninger og det løsøre, der måtte være i bygningerne, samt at skadebegrænse og minimere skaderelaterede udgifter. Aftalen omfatter blandt andet følgende services: døgnvagt med beredskab følgeskadebekæmpelse korrosionsmåling vand og brandskader på bygninger og løsøre affugtning og udtørring af bygninger fugtmåling og rapportering lugtsanering renovering efter skimmelsvamp Forsikringsregnskab Som det fremgår af regnskabet på efterfølgende side har der i 2007 og 2008 været et betydeligt overskud som primært skyldes lave skadeomkostninger på arbejdsskadeområdet. I 2009 har der modsætningsvis været et underskud, som skyldes betydelig højere skadesudbetaling på arbejdsskadeområdet. Samlet set på hele området for alle tre år har skadeomkostningerne været i et fornuftigt leje. Først og fremmest fordi der ude i organisationen arbejdes meget fornuftigt med forebyggelsestiltag, herunder også på det adfærds og holdningsmæssige. Der er sket en omlægning af beregningsgrundlaget for den lovpligtige præmie for erhvervsbetingede sygdomme og administrationsbidraget for samme. Hvilket også fremgår af regnskabets tal fra de to udgifter. Dette har været en fordel for Næstved Kommune, idet udgiften samlet set er blevet mindre for 2008 og I præmien for motorkøretøjer er der sket en større stigning de senere år. Den nærmere årsag til dette analyseres af kontoret i samarbejde med forsikringsselskabet Gjensidige.

19 Forsikringsregnskab År 2007 År 2008 År 2009 Ansvar - selvrisiko Præmie Erstatninger Arbejdsskade - selvforsikret Præmie - ulykke m.m. - katastrofedækning Erstatninger Præmie - erhvervsbetingende - lovpligtig Erstatninger Auto Præmie Erstatninger Bygning/løsøre Præmie Erstatninger Diverse Præmie Erstatninger Administrationsbidrag - i alt Mæglerhonorar - i alt Reguleringer, selvrisici m.m I alt - netto Budget Overskud/underskud

20 Oversigt over konsekvensberegning Nedenstående oversigt viser, at byrådets beslutning i 2007 (tidligere Næstved Kommune en beslutning siden 2003) om at blive selvforsikrede på arbejdsskadeområdet har været en fornuftig beslutning. For god ordens skyld skal man være opmærksom på, at skader på personer - herunder erstatningsudbetalinger - kan have et forløb over længere tid. Eksempelvis kan en opstået skade i 2009 risikere først at blive anerkendt i 2016, hvor skadesudbetaling derved først vil ske. Det er dog vigtigt at afsætte de fornødne midler til at forebygge arbejdsskader. Flere projekter er allerede i værksat. Et af forebyggelsesprojekterne er i samarbejde med Arbejdstilsynet baseret på ulykkestal for Konsekvensberegning af selvforsikringsordningen på arbejdsskader (kr.) I alt Ved fuld arbejdsskadeforsikring Betalt udgifter af Næstved kommune: Forsikring - Katastrofedækning Erstatningsudbetalinger Administrations- og miljøbidrag Samlede udgifter Besparelsen