Boligforeningen 3B. Job- og kravprofil vedrørende rekruttering og udvælgelse af driftschef for område København. Indholdsfortegnelse NOTAT

Transkript

1 NOTAT Boligforeningen 3B Job- og kravprofil vedrørende rekruttering og udvælgelse af driftschef for område København Indholdsfortegnelse NOTAT 1 1. Indledning 2 2. Om Boligforeningen 3B B s formål, kerneopgaver og værdier Strategi 2015 hvor skal 3B hen? Boligforeningen 3B s organisering Driftsområdet Udfordringer for driftsområdet Ledelsesfora 7 3. Stillingsprofil Ansvarsområde Driftschefens ansvar og opgaver Faglige kompetencer og erfaring Personlige kompetencer Ansættelsesbetingelser Ansættelsesprocedure 10

2 1. Indledning Nærværende notat tjener følgende formål: at sikre en fælles forståelsesramme i ansættelsesudvalget og imellem ansættelsesudvalget og den medvirkende konsulent Grethe Munk om organisationen, stillingen og profilen på den nye driftschef at udgøre baggrundsmateriale til stillingsannoncen som information til muligt interesserede at vurdere kandidaternes kvalifikationer i forhold til stillingens indhold, de formulerede krav og forventninger til den nye stillingsindehaver. Således indgår notatet som grundlag for vurdering af kandidaternes egnethed til stillingen. Notatet bygger blandt andet på informationer og synspunkter fremkommet i forbindelse med interview med relevante nøglepersoner og i det foreliggende skriftlige materiale. Alle, der på baggrund af stillingsopslaget overvejer sin interesse i stillingen, er meget velkomne til at kontakte konsulent Grethe Munk på telefon eller direktør for drift- og kundeservice Peter Juul Andersen fra Boligforeningen 3B på telefon med henblik på uddybende spørgsmål. Ansøgningsfristen er den 9. marts 2012 klokken 12.00, og stillingen skal søges gennem Boligforeningen 3B s hjemmeside 2. Om Boligforeningen 3B 2.1 3B s formål, kerneopgaver og værdier 3B`s primære opgave er at opføre og drive alment boligbyggeri inden for de rammer, som er fastlagt i lovgivningen og i aftaler med den pågældende kommune. 3B har ud over den almene boligmasse et antal erhvervslejemål. 3B`s hovedformål er at opføre, udleje, administrere, vedligeholde og modernisere støttet boligbyggeri i overensstemmelse med reglerne i lov om almene boliger m.v. Boligforeningen 3B udvikler, bygger og administrerer boliger og boligområder. Det centrale udgangspunkt er beboerdemokratiet, brugerne samt samspillet mellem boligafdelingerne og omgivelserne. Boligforeningen 3B påtager sig derfor også et medansvar for at løfte de samfundsmæssige udfordringer i boligområderne. Boligforeningen 3B samarbejder med kommuner om at opføre, udleje og administrere boliger m.m.. 3B s primære målsætninger: Være lydhør over for beboernes ønsker og krav o De bedste boliger

3 o Den bedste service 3B s sekundære målsætninger: Medvirke til at skabe rammerne for et godt hverdagsliv i boligområderne Være en attraktiv samarbejdspartner Effektiv og konkurrencedygtig virksomhed En attraktiv arbejdsplads Vælge miljørigtige løsninger Ovenstående udmøntes i 3B`s værdigrundlag om, at 3B skal være: Demokratiske Nærværende Fremsynede Ansvarlige Socialt engagerede Miljøbevidste 3B er en arbejdsplads med højt til loftet. Organisationen har i de senere år gennemgået en udvikling mod en dynamisk organisation, hvor der tænkes i projektbaner, kompetenceudvikling og god ledelse. Samtidig er det lykkedes at bevare organisationens identitet som værende en organisation med en samfundsmæssig mission og betydning. 3B har en kompetent og varieret medarbejdersammensætning. 2.2 Strategi 2015 hvor skal 3B hen? Boligforeningens bestyrelse har igennem 2011 arbejdet med at formulere en strategi for de kommende års udvikling af virksomheden. Essensen i strategien kan sammenfattes således: Boligforeningen 3B tilbyder gode rammer for livsudfoldelse. Det gør 3B ved at yde den bedste service, have de bedste boliger og drive organisationen effektivt. Det er målet i Strategi For at nå målene i Strategi 2015 er der foreløbigt sat 13 forskellige, konkrete initiativer i gang. 3B starter nye initiativer op, efterhånden som andre bliver afsluttet. Blandt initiativerne er at sætte gang i 3B s vækst for derigennem at opnå yderligere stordriftsfordele, at lave fleksible serviceaftaler med boligafdelingerne og at udvikle beboerdemokratiet for blandt andet at opnå større deltagelse.

4 Det er en central udfordring for alle ledere og medarbejdere i 3B at arbejde for, at strategien føres ud i livet, således at fremtidens 3B bliver en endnu mere attraktiv boligforening og arbejdsplads, end den er i dag. 2.3 Boligforeningen 3B s organisering Boligforeningen 3B er en almen boligforening med ca boliger fordelt på 70 afdelinger i Storkøbenhavn. Boligforeningen 3B har sine rødder i tre almene boligorganisationer FB Fagforeningernes Boligforening, Boligselskabet KSB og Boligselskabet af 1944 i Herlev. Disse tre organisationer blev fusioneret den 1. januar 2008 og blev til Boligforeningen 3B. Foreningen er en brugerstyret organisation, der i de seneste år har gennemgået en moderniseringsproces for at imødekomme de nye krav og forventninger, der er fra beboerne og omgivelserne. Boligforeningen 3B har fokus på helhedstænkning, kvalitet og god service, som kan være med til at sikre, at Boligforeningen 3B får en mere fremtrædende position i boligsektoren. Boligforeningen 3B s øverste ledelse er repræsentantskabet (medlemmer valgt af boligafdelingerne) og organisationsbestyrelsen (valgt af repræsentantskabet). Direktionen varetager den overordnede ledelse i dagligdagen. Den administrative del af organisationen er opbygget som vist nedenfor. Direktionen består af en administrerende direktør og en direktør for drift og kundeservice. Der er ca. 265 medarbejdere i Boligforeningen 3B. Cirka 85 medarbejdere er placeret centralt i Kronprinsessegade 14, 1306 København K, og ca. 160 medarbejdere er decentralt placeret, herunder knap 20 medarbejdere i lokal, boligsocial indsats. Omkring udgangen af 2013 forventer 3B at flytte administrationen til nybyggede lokaler på Havneholmen nær Dybbølsbro.

5 Organisering Boligforeningen 3B For yderligere oplysninger, se Driftsområdet Driftsområdet er organisatorisk placeret under drifts- og kundeserviceområdet. Driftsområdet ledes af direktøren for drift og kundeservice. Driftsområdet er delt i to områder, som ledes af to driftschefer med reference til direktøren. Den nye driftschef får ansvaret for Københavnsområderne: København K, N, NV, SV, V, Ø, Valby, Amager Gladsaxe

6 Den anden driftschef har ansvaret for Herlev-området: Ballerup Herlev Vanløse Høje-Taastrup Fredensborg De to områder var indtil 2011 tre områder. Med sammenlægningen til to områder er den tredje driftschef nu med i en række tværgående udviklingsopgaver, koordinerende opgaver samt ledelse af indkøbsområdet og miljø- og energiområdet. Samtidig blev det samlede antal lokalinspektører reduceret med én stilling, og områdets sekretærbistand blev styrket. Foruden de to driftschefer og driftsprojektchefen er driftsområderne bemandet med 14 lokalinspektører og ca. 150 medarbejdere, herunder ejendomsfunktionærer, kontorassistenter og varmemestre, som har arbejdssted ude i boligområderne. Driftsområdet er således lokaliseret på flere geografiske adresser. Driftschefen for Københavnsområdet, lokalområdet og sekretærer har arbejdsadresse i Bryggergården i Kgs. Enghave. Driftschefen for Herlev-områderne, seks lokalinspektører og sekretærer har arbejdsadresse i Herlev. Driftscheferne flytter til de nybyggede administrationslokaler ved udgangen af Driftschefen for Københavnsområdet har ledelsesansvaret for godt og vel 85 medarbejdere og yderligere otte lokalinspektører. De otte lokalinspektører har det daglige ledelses- og personaleansvar. Driftsområdet varetager driften af Boligforeningen 3B s bygninger, herunder vedligeholdelse og renholdelse af bygninger og grønne områder samt CTS overvågning, håndværkerrekvirering, fælles vaskeri, syn af boliger, beboerklagesager, indhentning af tilbud, projekter (herunder også samarbejdet med de boligsociale projekter), budgettering af planlagt og periodisk vedligehold (ppv) og ressourceadministrationen mm. Driftsområdet er samtidig bindeleddet mellem beboerne og den centrale del af organisationen. En funktion, som bliver stadig mere vigtig blandt andet set i lyset af fokuseringen på service og Boligforeningen 3B som en helhedsorganisation. 2.5 Udfordringer for driftsområdet Der kan opstilles følgende centrale udfordringer for driftsområdet (og den kommende driftschef):

7 Øget konsolidering af driften fokus på effektivitet, sikkerhed, arbejdsmiljø og kvalitet i driften Medvirke til at udviklingen mod en vi-tankegang frem for en dem og os tankegang fremmes i organisationen På den ene side at ensarte processer i de respektive afdelinger og på den anden side kunne udvise den fleksibilitet og individualitet, som god kundeservice kræver Medvirke aktivt til 3B som en helhedsorganisation ved at videndele, samarbejde og styrke det fælles ansvar og ved at intensivere fokus på driftsområdet som organisationens bindeled og kit Skabe klarhed, gennemsigtighed og god kommunikation Evaluering af driften har vist, at der er behov for mere klare roller for lokalinspektørerne, og på den baggrund er der igangsat et kompetenceudviklingsprogram. 2.6 Ledelsesfora Driftschefen indgår i 3B s ledelsesfora: Driftsledergruppen, som foruden driftscheferne består at direktøren for drift og kundeservice. De mødes ca. en gang om måneden. Ledergruppen, som besår af direktionen, driftscheferne og funktionscheferne (byggechefen, HR-chefen, kommunikationschefen, kundechefen og økonomichefen). De mødes ca. en gang hver anden uge. Lederforum bestående af alle ovennævnte samt lokalinspektørerne og lederne i de boligsociale sekretariater. De mødes fire gange om året. Endelig mødes de to driftschefer og driftsprojektchefen ca. fire gange om året. Yderligere indgår den nye driftschef i Boligforeningen 3B s arbejdsmiljøudvalg, som udvikler den overordnede strategi, indsats og handlingsplaner på arbejdsmiljøområdet. F.eks. forebyggelse af arbejdsskader herunder psykiske såvel som fysiske, samt gennemførelse af APV. Arbejdsmiljøudvalget mødes mindst fire gange om året. Eksternt indgår driftschefen i de netværk, som har betydning for området f.eks. kommunen og faglige fora, der dels sikrer faglig videndeling og ekstern profilering af Boligforeningen 3B på driftsområdet. Den interne mødestruktur i Område København fastlægges af driftschefen i samarbejde med lokalinspektørerne. 3. Stillingsprofil Stillingsbetegnelse er driftschef. Driftschefen refererer direkte til drifts- og kundeservicedirektøren.

8 Jobbet som driftschef er ikke noget let job. Det kræver en solid indsats, robusthed, engagement og et godt humør. Til gengæld er der tale om en stilling med spændende udfordringer i en sektor, der indgår som en af hovedhjørnestenene i det danske velfærdssamfund. En organisation der til stadighed arbejder for at blive bedre, og som har et stærkt og professionelt fokus på fremtiden. En organisation som formentlig vil være i vækst eller indgå i nye partnerskaber med tiden. For den rette kandidat indebærer dette rige muligheder for et meningsfyldt arbejdsliv og for udvikling og videre karriere. Driftschefen har store frihedsgrader i sin ledelse (naturligvis inden for de rammer, som er nævnt i nærværende job- og kravbeskrivelse), og der er tale om et varierende og alsidigt job, hvor to dage ikke er ens. 3.1 Ansvarsområde Driftschefen skal have fokus på tre overordnede opgaver: Fremtidssikring af boliger, trivsel i boligafdelingerne samt dialog med beboerdemokratiet. Driftschefen har et tværgående ansvar som repræsentant for Boligforeningen 3B`s ledelse i lokalområdet og for, at organisationen oplever sig selv og opleves som én organisation. Driftschefen har således ansvaret for den daglige ledelse af driften i området. Dette indebærer ansvar for, at arbejdet i området tilrettelægges og udføres effektivt og korrekt i overensstemmelse med lovgivningen, organisationens vedtægter, aftaler og beslutninger samt de fastsatte retningslinjer og rammer, der er i Boligforeningen 3B. I ledelsen af området skal det sikres, at arbejdstilrettelæggelsen er effektiv og rationel, således at den service, området leverer til afdelingerne og dens beboere og samarbejdspartnerne, foregår på et højt fagligt og servicemæssigt niveau. Yderligere skal driftschefen sikre, at afdelingernes medarbejdere trives og har et godt og velfungerende arbejdsmiljø. Endvidere skal driftschefen sikre, at Boligforeningen 3B s strategi 2015 bliver implementeret på eget område og medvirke til, at det sker i hele organisationen. 3.2 Driftschefens ansvar og opgaver Driftschefens væsentligste ledelsesopgave er at Lede gennem lokalinspektørerne via mål og forventning, coaching og teambuilding Være bindeled mellem ledergruppen og driftens medarbejdere Anskueliggøre værdien af 3B som én organisation Implementere forandringsprojekter Optimere og sikre en fleksibel servicering af kunderne med udgangspunkt i deres behov og krav

9 Sikre at 3B s værdier, politikker og interne regler og procedurer følges Sikre at lovgivningen på området overholdes Driftschefen skal desuden: Holde sig ajour med lovgivning og andre relevante forhold inden for sit område Tage initiativ til, at der systematisk planlægges og følges op på forandringer, initiativer og aftaler (og ikke mindst sørge for, at kunderne får det, de er blevet lovet) Sikre, at problemer af driftmæssig karakter identificeres tidligt og håndteres på en hensigtsmæssig måde Håndtere eventuelle konflikter, hvis det er nødvendigt, og bistå lokalinspektørerne med at løse komplekse problemer eller situationer Kvalitetssikre regnskaber og budgetter Lede og udvikle otte lokalinspektører og to administrative medarbejdere og herunder gennemføre og følge op på årlige medarbejderudviklingssamtaler Lede driftsområdet således, at medarbejderne oplever at have et spændende og udviklende arbejde i godt samarbejde med kolleger Planlægge og lede interne møder i driftsområdet og anden intern mødevirksomhed efter Boligforeningen 3B s retningslinjer og efter behov Repræsentere og profilere Boligforeningen 3B eksternt i faglige sammenhænge, herunder deltage i relevante møder og arrangementer. Driftschefen deltager i ca. 25 aftenmøder om året. 3.3 Faglige kompetencer og erfaring Driftschefen skal have ledelseserfaring og evt. have erfaring med at lede gennem andre. Driftschefen skal desuden være i besiddelse af administrative kompetencer og erfaring med regnskaber og budgetter. Erfaring fra den almene boligsektor er ikke et krav. Den rette kandidat kan i lige så høj grad komme fra en tilsvarende privat virksomhed eller en servicevirksomhed og eventuelt fra et administrations-/drifts-/serviceområde i den offentlige sektor. Sammenfattende er forventningerne, at den pågældende er i besiddelse af: Relevant mellemlang eller videregående uddannelse Relevant ledererfaring, gerne suppleret med relevant lederuddannelse En god forretningsforståelse (dvs. en tankegang præget af Vi leverer ydelser til beboere, som betaler for det. Derfor skal vi levere, hvad vi lover, og sørge for at vi arbejder så effektivt og så lønsomt som muligt ) Erfaring med driftsledelse, herunder såvel styringsredskaber som planlægning, arbejdstilrettelæggelse og opfølgning. Økonomisk forståelse og evne til at arbejde med, læse og kvalitetssikre regnskaber og budgetter Have erfaring med at operere, formidle og kommunikere i en organisation præget af mange interessenter og med en mangfoldig medarbejder- og kundeskare.

10 3.4 Personlige kompetencer Udadvendt, engageret og stærk kommunikator: Den optimale kandidat evner at kommunikere klart, overbevisende, troværdigt både over for ansatte, ledere, bestyrelser, beboere og omverdenen. Vedkommende skal evne at omsætte beslutninger og mål til konkrete handleplaner såvel som at sælge budskaber og ydelser på en måde, der skaber kundetilfredshed og medarbejdertrivsel En god empati og rummelighed. Den optimale kandidat har et godt blik for andres interesser og følelser og være god til at vise vejen og kompromiset, hvor alle oplever sig som vindere. Driftschefen skal kunne omgås og rumme mange forskellige typer af mennesker Robusthed og rollemodel. Den optimale kandidat skal på den ene side indgå naturligt i mange forskellige menneskelige sammenhænge med forskellige omgangstoner og sprogbrug, men på den anden side også have modet til at sige fra, hvis han/hun støder på en kultur, som ikke harmonerer med det, 3B ønsker at stå for. Desuden skal driftschefen være den, der skærer igennem og løser konflikter Helhedsorienteret og alsidig: Den optimale kandidat ser de muligheder for udvikling, der er på tværs i organisationen. Den optimale kandidat vil tage aktivt del i de strategiske diskussioner, der er i Boligforeningen 3B Analysestærk og god administrator: Den optimale kandidat er begavet og er i stand til hurtigt at danne sig et godt overblik over store mængder af data, notater m.v. Vedholdende og leveringsdygtig: Den optimale kandidat arbejder vedholdende og pligtopfyldende med de aftalte opgaver og holder fokus på at overholde deadlines og aftaler Langsigtet og tålmodig: Den optimale kandidat forstår, at større organisationer påvirkes over tid og demotiveres ikke af det lange, seje træk. Positiv og konstruktiv. Evne den operative detalje og det strategiske overblik: Den optimale kandidat kan gå i detaljen, når det er påkrævet, men også i helikopteren, når dette kræves. 4. Ansættelsesbetingelser Stillingen er en varig stilling med konkurrencedygtige løn- og ansættelsesforhold. Der forekommer en del aften- og weekendmøder i forbindelse med arbejdet. Stillingen ønskes besat pr. 1. maj Ansættelsesprocedure Der er nedsat et ansættelsesudvalg, som består af direktøren for drift og kundeservice, HR-chefen og en lokalinspektør. Desuden medvirker ekstern konsulent Grethe Munk. Uge 10 Den 9. marts 2012 kl er der ansøgningsfrist. Ansøgning skal sendes til Boligforeningen 3B via

11 Uge 11 Den 13. marts Udvælgelse af ansøgere til første samtale. Udvalgte kandidater kan påregne at blive kontaktet i løbet af eftermiddagen. Uge 12 Den 19. marts Første samtaler. Kandidaterne mødes med ansættelsesudvalg og konsulenten Grethe Munk. Samtalerne afvikles med 60 minutters interval. Efter samtalerne voterer og beslutter ansættelsesudvalget, hvem der skal gå videre i processen. Udvalgte kandidater kan påregne at blive kontaktet i løbet af eftermiddagen. Uge 12 Den 21. og 22. marts Konsulent Grethe Munk tester, interviewer, indhenter referencer, udarbejder skriftlige personvurderinger og afgiver rapport på hver kandidat. Kandidaterne skal påregne at bruge ca. 4 timer på test og testinterview samt medbringe navne og telefonnumre på relevante referencer. Uge 13 Den 27. marts Anden runde samtaler. De kandidater, der går videre efter første samtale, mødes med ansættelsesudvalget. Samtalerne afvikles med 60 minutters interval. Konsulent Grethe Munk afgiver mundtlig og skriftlig personvurdering til ansættelsesudvalget vedrørende hver enkelt kandidat Tiltrædelse.