Referat Silkeborg Provsti Møder

Transkript

1 Referat Silkeborg Provsti Møder Provstiudvalgsmøde 14. juni 2018 d , 16:00, Deltagere: Bent Erling Braüner, Erling Jensen Lemming, Frederik Grønfeldt, Hans Erik Christiansen, Jakob Gregers Nissen, Jens Peder Jensen, Kirsten Frost Vase, Lars Aagaard Nielsen, Kirsten Medom Jensen, Silkeborg Provstiudvalg Kommentarer: Kirsten Medom Jensen, kto Mødet sluttede kl Godkendelse af dagsorden Dagsorden til godkendelse. Dagsorden blev godkendt. 2 - Godkendelse af referat Referat fra PU-møde til godkendelse. Sags nr Referat fra PU-møde blev godkendt og underskrevet. 3 - Efterretning 3.1. Alderslyst - kirkegård. Sags nr Kirkegårdsvedtægter godkendt.

2 3.2. Bryrup - Kirkegården. Sags nr MR forespurgt på omlægning af kistegravsteder til urnegravsteder. JNIS har besigtiget kirkegården Bryrup - Kirken. Sags nr MR oplysninger om disposition over provenu ved salg af anlæg til renovering af orgel Dallerup - Kirken. Sags nr Referat fra konsulentrunde 6. marts Gjern - Kirken. Sags nr ÅS bemærkninger til MR vedr. projekt ved fugt i kirken Gødvad - personale. Sags nr Ansøgning fra MR om genbesættelse af graverstilling ved stillingsledighed Gødvad - Lønpulje. Sags nr MR efterretning om tildeling af kvalifikationstillæg til gravermedhjælper Skorup - orgel. Sags nr ÅS principgodkendelse orgel i Skorup Kirke Virklund - Kirkegården. Sags nr Notat møde med kirkegårdskonsulent ang. egetræer Vinding - Kirkedige. Sags nr ÅS principgodkendelse vedr. dige som erstatning for låge Biskop - 60 års gave. Ad Alderslyst - kirkegård. Sagsnr Kirkegårdsvedtægter godkendt. Underskrevet eksemplar fremsendes til PU. Taget til efterretning. Ad Bryrup - Kirkegården. Sagsnr MR forespurgt på omlægning af kistegravsteder til urnegravsteder. JNIS har besigtiget kirkegården og givet tilladelse til at iværksætte arbejdet inden for egen budgetramme. Taget til efterretning. Ad Bryrup - Kirken. Sagsnr MR oplysninger om disposition over provenu ved salg af anlæg til renovering af orgel. Taget til efterretning. Ad Dallerup - Kirken. Sagsnr Referat fra konsulentrunde 6. marts Taget til efterretning. Ad Gjern - Kirken. Sagsnr ÅS bemærkninger til MR vedr. projekt ved fugt i kirken. Taget til efterretning. EL oplyser at MR påtænker at holde møde med arkitekt og kan evt. inddrage PU og den Kgl. bygningsinspektør senere. Ad Gødvad - personale. Sagsnr Ansøgning fra MR om genbesættelse af graverstilling ved stillingsledighed. Taget til efterretning.

3 Ad Gødvad - Lønpulje. Sagsnr MR efterretning om tildeling af kvalifikationstillæg til gravermedhjælper inden for 0,5 % lønpulje. Taget til efterretning. Ad Skorup - orgel. Sagsnr ÅS principgodkendelse orgel i Skorup Kirke. Taget til efterretning. Ad Virklund - Kirkegården. Sagsnr Notat møde med kirkegårdskonsulent ang. egetræer. Taget til efterretning. Ad Vinding - Kirkedige. Sagsnr ÅS principafgørelse vedr. dige som erstatning for låge. Projekt udarbejdes og fremsendes til Stiftet ad tjenstlig vej. Ad Biskop - 60 års gave. Stiftet udsender brev til alle MR med anmodning om indbetaling af et beløb til gaven. Ad Alderslyst - Personale. Sagsnr Godkendelse af 17 timer kordegneassistent. JNIS har godkendt ansøgningen. Taget til efterretning. Ad Kragelund - Personale. Sagsnr Lukket punkt. Fratrædelsesgodtgørelse afgjort mellem parterne. Taget til efterretning. Ad Serup - Personale. Sagsnr Graver går på pension. Taget til efterretning. MR kontakte personalekonsulenten for at drøfte indstilling til stillingsnormering samt undersøgelse af mulige samarbejdsmuligheder. Ad Voel - Kirkegården. Sagsnr Udtalelse fra provstiets bygningskonsulent vedr. renovering af plads foran kirken. Dette meddeles menighedsrådet. 4 - PU - Fælles budgetmøde Kj-Silkeborg Forslag til dagsorden til møde med gl. Kjellerup (Ikast-Brande Provsti) den 13. august kl Forslag til dagsorden: 1. Silkeborg Kommune deltager med forventninger til udmelding på udskrivningsgrundlaget. 2. Kirkeskatteprocenten 3. Indefrysning af 0,01% i Silkeborg Kommune i forbindelse med selvbudgettering. 5 - PU - Endeligt budgetsamråd

4 Forslag til emner til dagsorden til budgetsamråd torsdag den 23. august kl Forslag til dagsorden: 1. Oplysninger til MR omkring sognenes budgetbidrag Drøftelse af emnet diakoni. Samskabelsesråd i Silkeborg Kommune. Hvad kan sognene bidrage med inden for det diakonale område? 3. Orientering om ny provstivolontør. 6 - Skorup - P-bolig Skorup ny præstebolig ( ) 01-A - Situationsplan, eksist forhold, Fotoserie - tekst-delen , Fotoserie , 12-A - Situations- og grundplan, fremt forhold, 22 - Facader, fremt forhold, 32 - Tvær- og længdesnit, Følgeskrivelse, Referat af menighedsrådsmøde i Skorup-Tvilum MR indsender revideret projekt samt økonomisk overslag vedr. byggeri af ny P-bolig til godkendelse. Provstiudvalget har drøftet det indsendte skitseforslag og indstiller til afgørelse, at skitseforslaget, som det foreligger i sin form af 24. maj 2018, er indenfor den godkendte anlægsramme og kan godkendes. PU mener dog projektet har en økonomisk størrelse/budgetramme, hvor der skal indkaldes 5 bydende for at MR sikrer sig mindst 3 bydende (iht. Tilbudsloven). Under henvisning til arkitektens beskrivelse af det videre forløb godkendes skitseforslaget med denne bemærkning. Det forudsættes at menighedsrådet ikke foretager yderligere projektering før den af Plan- og vejudvalget vedtagne tilladelse til nedrivning foreligger skriftligt. 7 - Them - Kirkegården Them MR Maskinhus ( ) Maskinhus Them, Ansøgningskema økonomi til PU, Them kirke - Maskinhus, Overslag fra 3 håndværkere, Økonomi Projekt Maskinhus Beslutning. MR indsender tilbud på byggeri af nyt maskinhus på kr inkl. moms. MR har fremsendt indhentet tilbud på byggeri af nyt maskinhus på kr Der er reserveret kr. i anlægspuljen samt kr til projektering. Provstiudvalget bevilger en ekstrabevilling på kr. ca , der indarbejdes i budget PU henstiller til, at der anvendes byggefirmaer, der er kompetente til opgaven og har erfaring med halbyggeri af denne karakter. Ved gennemgang af det indsendte materiale stiller PU sig undrende overfor at rådgiver fraskriver sig det faglige ansvar og overlader det faglige ansvar til ingeniør/leverandør jf. s. A pkt. 1 og 2. (Etablering af nyt maskinhus). PU står ligeledes uforstående overfor, at der ikke er medregnet

5 projektering i prisoverslaget. Der afløftes differentieret moms af projektet. Der indsendes et endeligt projekt på maskinhus og P-pladser til godkendelse i provsti og stift. 8 - Skorup-Tvilum - Personalenormering Forbrugt tid gravere 1, Forbrugt tid gravere 2, Opnormering gravermedhj.stilling Skorup- Tvilum 2018 MR anmoder om opnormering af gravermedhjælperstillingen i forbindelse med genbesættelse. Finansieringsforslag fremlagt af MR. Behandlet sag nr Provstiet har behandlet MRs ansøgningen om opnormering af gravermedhjælperstillingen fra 32 t. til 37 t. finansieret indenfor egen budgetramme. PU bevilger det ansøgte normering. De øvrige udgifter reduceres med kr i 2018 og i MR bedes indarbejde bevillingen i budget Serup-Lemming - kirken Serup-Lemming MR Lydanlæg Serup og Lemming Kirker ( ) Ansøgningskema økonomi til PU, Lemming Kirke Sicom, Tilbud Midtjysk AV Teknik, Referat Menighedsrådsmøde 23. maj 2018 MR ansøger om opsætning af højtaleranlæg i Serup og Lemming Kirke på kr inkl. moms for begge kirker. Provstiudvalget har behandlet MRs ansøgning og bevilger udarbejdelse af projekt på kr inkl. moms. Bevillingen, der er til begge kirker indarbejdes i budget Der skal fremsendes to projekter indeholdende situationstegninger, plantegninger over kirkerne samt beskrivelser af arbejdets udførelse i hver kirke. Projektbeskrivelserne sendes ad tjenstlig vej til godkendelse i Stiftet, da begge kirker er over 100 år gamle Mariehøj - Kirken Mariehøj Kirke. Etablering af sikkerhedsforanstaltninger under tag i kirketårn og sideskibe ( ) Mariehøj Kirke. Etablering af sikkerhedsforanstaltninger under tag i kirketårn og sideskibe,

6 Formular for totalrådgivningsaftale MR fremsender rådgiveraftale vedr. etablering af gangbroer i kirken. PU har behandlet den fremsendte rådgiveraftale og godkender den foreliggende aftale. Den af begge parter underskrevne aftale fremsendes til PU. Projektet indarbejdes i budget Funder - P-plads Byggesag - Funder Kirke - Silkeborg Provsti nedrivning af bygninger og etablering af p-plads ( ) Udredning af kloakforholdene på ejendommen Funder Kirkevej 54, Funder Kirkevej 54, grundtegning 1988, Funder Kirkevej 54, kloakoversigt Jens Peder Jensen har udarbejdet udredning af kloakforholdene på Funder Kirkevej 54 jf. Silkeborg Kommunes separeringspåbud. Indstilling: MR ansøger om kr inkl. moms til projektet. Provstiudvalget har modtaget Jens Peder Jensen forslag til kloakseparering p.v.a. menighedsrådet. JPJ har redegjort for en løsning på kravene til separeringspåbud i samråd med kommunens sagsbehandler og indstillet denne løsning til provstiudvalget til godkendelse. PU følger indstillingen og bevilger op til kr inkl. moms til projektet. MR kan indgå aftale med kloakmester om at foretage separeringen som skitseret. Der skal afleveres dokumentation for at arbejdet er udført til Silkeborg Kommune før deadline. Denne dokumentation fremsendes til PU i kopi. JPJ stiller sig til rådighed ved yderligere spørgsmål. Beløbet overføres til kirkekassen ved fremsendelse af dokumentation for udført arbejde Silkeborg - P-bolig Silkeborg, renovering af præstebolig, Drosselvej ( ) Ansøgning vedr. præsteboligen Drosselvej 17 Silkeborg, Budget over håndværkerudgifter ved fraflytning Drosselvej 17 Silkeborg, Oversigt på indkommende tilbud, Drosselvej 17 Silkeborg, Arbejdsbeskrivelse Drosselvej 17 Silkeborg MR ansøger om dækning af udgifter til renovering af P-bolig, Drosselvej 17 ifm. præsteskifte kr ,00 inkl. moms. Provstiudvalget har behandlet MR's ansøgning om 5% midler til renovering af Drosselvej 17. PU

7 bevilger op til kr inkl. moms til renovering af præsteboligen iht. synsrapport fra provstesyn. Beløbet overføres til kirkekassen, når der er fremsendt dokumentation for arbejdets udførelse Kragelund - Kirken Kragelund MR, flytning af bænke i kirken ( ) Ansøgning til Silkeborg Provsti MR ansøger om ændring af inventar i kirkerummet. PU har taget ideoplægget til efterretning og afventer en nærmere skitsebeskrivelse samt økonomisk overslag som fremsendes ad tjenstlig vej til Stiftet til godkendelse. MR forventer at indhente arkitekthjælp til opgaven Skorup - Kirken Skorup Opstartsudgifter ny p-bolig 5% midler ( ) Ansøgning 5% midler, a'konto arkitekt, geoteknisk undesøgelse MR ansøger om dækning fra 5% midler for opstartsudgifter til ny P-bolig i Skorup på kr ,50 PU har behandlet ansøgningen og bevilger kr ,50 inkl. moms fra anlægspuljen. Bevillingen skal indgå i det samlede byggeregnskab. Beløbet overføres til kirkekassen snarest muligt, da dokumentation for den afholdte udgift er fremsendt Syn 2018 SYN, Synsrapporter 2018 MR ( ) Synsrapport Balle Kirke og Kirkegård 3.maj 2018, 1121_ notat_syn 2018 Bryrup sognehus, 1121_ notat_syn 2018 Vinding kirke og kirkegård, 1121_ notat_syn 2018 Vrads kirke mv, 1121_ notat_syn 2018 Bryrup kirke og kirkegård, 1121_ notat_syn 2018 Bryrup præstebolig, Synsforretninger kirkesyn 2018, Sinding kirke og kirkegård, Sejling kirke og kirkegård, Sejling præstegård, Sejling sognehus, Synsrapport Silkeborg Kirke, Synsrapport Lemming Kirke, syn gødvad, syn dybkar, laila syn, Synsudskrift Serup Kirke og kirkegård, Synsforretning Kragelund kirke og kirkegård april 2018, Synsudskrift for Kragelund Præstegård og øvrige bygninger april 2018, Synsudskrift præstebolig 2018, Syn Brande 2018, Syn 2018 Them (Else Nørgaard Sørensen), pia syn 15.1 Balle Sogn:

8 Balle kirke og kirkegård 15.2 Bryrup, Vinding og Vrads Sogne: Bryrup Kirke og kirkegård Bryrup sognehus Vinding Kirke og kirkegård Vrads Kirke og kirkegård P-bolig 15.3 Gødvad Sogn: Gødvad Kirke og kirkegård Dybkær Kirke og sognegård Præstebolig, A.Andersens Vej Præstebolig, Kongsbergvej Kragelund Sogn: Kragelund Kirke og kirkegård Kragelund præstegård, konfirmandstue, herberg, FDF, kirkekontor Sejling og Sinding Sogne: Sejling Kirke og kirkegård Sinding Kirke og kirkegård Præstebolig, Lemmingvej Sejling Sognehus Serup og Lemming Sogne: Serup Kirke og kirkegård Lemming Kirke og kirkegård Silkeborg Sogn: Silkeborg Kirke og sognehus Them Sogn: Them Kirke, kirkegård og sognehus Brande Kirke og kirkegård Præstebolig, Kirkebakken Balle Sogn: Balle kirke og kirkegård Nye mangler afventer provstesyn 2019 (undtaget er overgang mellem kirke og sognegård). Standardafgørelse Bryrup, Vinding og Vrads Sogne: Bryrup Kirke og kirkegård. Standardafgørelse Bryrup sognehus. PU beder MR være opmærksom på ældre mangel med vandnedløb over gavle ikke må udvikle sig. Standardafgørelse Vinding Kirke og kirkegård. Nye mangler 6 c) - revner i betondække ved muret kirkedige udbedres inden vinter. Standardafgørelse Vrads Kirke og kirkegård. Udbedring af ældre mangel fra 2015 vedr. mørtelfuge ved gavle bør fremmes. Standardafgørelse P-bolig. Standardafgørelse

9 15.3 Gødvad Sogn: Gødvad Kirke og kirkegård. Udbedring af ældre mangel med udbedring af fuger mellem granitkvadre bør fremmes. Udskiftning af porte på graverhus besigtiges ved provstesyn Nye mangler om flytning af løse sten til volden (lapidarium) skal monumentsikres efter flytning. Evt. "løse" gravsten på kirkegården skal monumentsikres. Standardafgørelse Dybkær Kirke og sognegård. Standardafgørelse Præstebolig, A.Andersens Vej. Nye mangler besigtiges ved provstesyn Standardafgørelse Præstebolig, Kongsbergvej. Standardafgørelse Kragelund Sogn: Kragelund Kirke og kirkegård. Standardafgørelse Kragelund præstegård, konfirmandstue, herberg, FDF, kirkekontor. Mur konfirmandstue besigtiges ved provstesyn Standardafgørelse Sejling og Sinding Sogne: Sejling Kirke og kirkegård. Indvendig kalkning af våbenhus og kirke skal sendes til godkendelse i ÅS. Forud herfor skal Nationalmuseets kalkningstjenesten kontaktes. Standardafgørelse Sinding Kirke og kirkegård. Nye mangler besigtiges ved provstesyn Standardafgørelse Præstebolig, Lemmingvej 2. Opstamning af bøgetræ m.m. besigtiges ved provstesyn Sejling Sognehus. Besigtigelse af sognehus kan ske på Provstesyn Standardafgørelse Serup og Lemming Sogne: Serup Kirke og kirkegård. Standardafgørelse. Det undrer PU, at der er ældre mangler af ældre dato, der endnu ikke er udført Lemming Kirke og kirkegård. Ældre mangler besigtiges ved provstesyn Standardafgørelse Silkeborg Sogn: Silkeborg Kirke og sognehus. Rampe ved trin i skibet ønskes rettet til ved omlægning af gulvet. Skitseforslag med tegninger og fotos fremsendes ad tjenstlig vej til Stiftet. Standardafgørelse Them Sogn: Them Kirke, kirkegård og sognehus. Utæt ovenlys i kontorbygning kan udbedres og fremsendes som 5% ansøgning til PU. Standardafgørelse Brande Kirke og kirkegård. Standardafgørelse Præstebolig, Kirkebakken 3. Standardafgørelse. MR må afsætte midler til pkt. 3 og 4 i budget Liste provsti-opgaver Provstiet, Sagsoversigt 2018 ( ) Liste provsti-opgaver

10 Taget til efterretning Eventuelt Næste PU-møde den 15. august kl Budgetmøde den 13. august kl Budgetsamråd den 23. august kl Landemodegudstjeneste den 29. august kl Næste PU-møde den 15. august kl Budgetmøde den 13. august kl Budgetsamråd den 23. august kl Landemodegudstjeneste den 29. august kl Møde med SKK d. 19. juni kl Møde med Gødvad og Lille Hids d. 19. juni kl i Dybkær Sognegård. FG, JNIS og HEC deltager. Provstiudvalgskonference 3. november Orientering v. provst, formand m.fl. 1. HEC oplyser, at der er indkaldt til ekstraordinær generalforsamling i KK44 Festival. 2. HEC orienterede om fremskrivning af pris og lønindeks for 2019 udmeldt fra Kirkeministeriet den 8. juni 2018: Løn og øvrig drift: 1% Anlæg: 0,5% Der er en niveaukorrektion på 2018 grundet for høj udmelding i Forsikrings- og selvforsikringsordning forventes af være på sædvanligt niveau i LAN: Evaluering af budgetsamråd i Mariehøj. Udmærket møde med gode oplæg, dog var det svært for hele salen at se powerpointet på lærredet. Det var et godt møde med god deltagelse og åben drøftelse. 4. HEC Ny provstivolontør: Mathilde Fuglsang Christoffersen Referat Provstiet Dagsorden Provstiudvalgsmøde 14. juni 2018 ( )

11 Referat fra Provstiudvalgsmøde 14. juni udgave Silkeborg Provsti Møder , 16:00