STRATEGIPROCES PÅ EN NY MÅDE HVORDAN GRIBER VI DET AN?

Transkript

1 STRATEGIPROCES PÅ EN NY MÅDE HVORDAN GRIBER VI DET AN? V/PROREKTOR INGER ASKEHAVE

2 STRATEGIPROCESSEN FREM TIL NU Bestyrelsesinternat i juni Drøftelse af konkrete resultatkrav, pejlemærker for fremtidig udviklingsretning, samt krav til processens tilrettelæggelse. Direktionsinternat i september Drøftelser af bestyrelsens indstilling, konkretisering af hegnspæle og forslag til proces og organisering af strategiarbejdet. Bestyrelsesmøde i oktober Bestyrelsens kvittering for strategiens hovedretning og forslag til proces. Lederdag i november Indblik i/indspil til strategiprocessens tilrettelæggelse. Præsentation af pejlemærker for fremtidig udviklingsretning. Input til delprojekternes arbejde. Næste skridt Fase 2 skydes i gang i dag dvs. den del, der handler om bred involvering og idégenerering på tværs af organisationen

3 OMSÆTNING AF BESTYRELSENS RESULTATKRAV Overordnet institutionsstrategi Direktionen lægger op til en samlet strategi på universitetsniveau. Fokuserer på universitetets hovedaktiviteter på tværs af fakulteter og funktioner (organisering i 5 delprojekter). En øvelse i at arbejde sammen på tværs af organisationen. Fokuseret strategi med få konkrete punkter Sikres gennem afsæt i bestyrelsens rammesætning. Strategien skal være i stand til at tage højde for megatrends samt imødegå trusler i omverdensbilledet herunder politiske agendaer, den demografiske udvikling, konkurrencen om eksterne forskningsmidler etc. I strategiens fase 2 (delprojekter) inddrages analyser af megatrends og øvrige ude-fra-og-ind analyser. Udviklingskontrakten som ramme Udviklingskontrakten indgår i strategiens fase 2 og skal også indgå i den sammenfattende fase for at sikre overensstemmelse.

4 OMSÆTNING AF BESTYRELSENS PROCESKRAV Strategiprocessen skal ses som organisationsudvikling, skabe engagement, og sikre tidlig involvering af medarbejdere og studerende Direktionsmedlemmer får rolle som ansvarlige for tværgående delprojekter Sammensætning af delprojektgrupper, hvor medarbejdere repræsenteres bredt Delprojekter får til opgave at involvere bredt og relevant i forhold til at få indspil og dialog vedrørende delprojektets tematik På tværs af delprojekterne udarbejdes en samlet involverings- og kommunikationsstrategi Tilrettelæggelsen skal baseres på PBL-principperne Projektorganisering af involveringsfasen.

5 PÅ DEN BAGGRUND HAR VI VALGT FØLGENDE STRATEGIPROCES FASE 1: Retning og ramme (juni-nov) (bestyrelse/direktion) FASE 2: Delprojekter: Input og bred involvering (dec marts) (direktionsansvarlig og interne/eksterne stakeholders) FASE 3: Strategiformulering/plan for implementering/godkendelse (april-juni) (bestyrelse/direktion/ledelseslag) Delprojektgrupper afrapporterer løbende på udvidede direktions-/bestyrelsesmøder

6 STRATEGIENS 3 FASER (FORTSAT) Fase 1: Retning og ramme Proces i bestyrelse og direktion om at formulere antagelserne om mest hensigtsmæssig overordnet retning og ramme for strategiarbejdet. (juni-nov) Fase 2: Inputgivende proces Projektorganiseret fase med 5 centrale delprojekter. Delprojekterne har hvert et centralt tema til behandling (forskning, videndeling, uddannelse, PBL, AAU-DNA et). Formål: at konkretisere den strategiske hovedretnings muligheder inden for området. Her inviteres til bred involvering og input via en række forskellige aktører internt og eksternt. (dec marts) Fase 3: Strategiformulering og implementeringsplanlægning En proces i ledelsessystemet - direktion, bestyrelse og lederne. Det er her lederne for alvor kommer på banen. Direktion og bestyrelse skal bearbejde inputs fra delprojekterne og vender tilbage til jer, før den endelige strategi er lagt fast. (april-juni)

7 ROLLER OG ANSVAR I STRATEGIPROCESSEN (SIDE 1 AF 2) Rektorat Ansvarlig for koordinering med bestyrelse. Er overordnet ansvarlig for alle beslutninger vedrørende fremtidig strategi og fremdriften i processen. Direktion Styregruppe for strategiprocessen. Forhold vedrørende projektets tilrettelæggelse, fremdrift og eventuelle opståede issues drøftes og godkendes her. Incl. kommissorier for delprojekter, bemanding og fremdriftsrapporter for de enkelte delprojekter. Direktionsansvarlig for delprojekter Direktionsansvarlig (DA) for et delprojekt er et medlem af direktionen. DA skal med reference til styregruppen - levere input ift. aftalt og godkendt kommissorium. Skal sikre, at der for delprojektet udarbejdes detailplan, involveringsplan samt evt. supplerende forslag til analyser og aktiviteter. Disse planer og forslag skal godkendes i styregruppen.

8 ROLLER OG ANSVAR I STRATEGIPROCESSEN (SIDE 2 AF 2) Delprojektgrupper Har med reference til DA til opgave at konkretisere den strategiske hovedretning samt producere idekatalog. DA udpeger en projektsekretær. Afhængig af behov kan DA udpege en delprojektleder. Gruppen sammensættes mhp både at være arbejdsdygtig (ikke for stor) og tilstrækkelig repræsentativ på tværs af AAU. Gruppen er ansvarlig for den brede involvering i og uden for organisationen. Prorektor Har direktionsansvaret for ledelse af strategisekretariatet og dettes support og leverancer til delprojekterne. Ansvar for den samlede koordinering af strategiprocessen. Sparringpartner for de øvrige DA. Strategisekretariat (i ledelsessekretariatet) Udarbejder diverse materialer til brug for igangsætning, eksekvering og opsamling af delprojekterne (kommissorier, skabeloner etc.) herunder anbefaling af nødvendige analyser, udredninger og datagrundlag Analytisk ressource for delprojekterne Opsamling af samlet rapportering til styregruppen Koordinering af fælles kommunikations- og involveringsaktiviteter Ekstern konsulent: Jens-Peter Poulsen

9 TILBAGE TIL STRATEGIENS FASER

10 FASE 1: RETNING OG RAMMER STRATEGISK HOVEDRETNING AAU går fortsat nye veje med afsæt i AAU-DNA og vil gøre en samfundsmæssig forskel, også på den internationale scene AAU fungerer og anerkendes som et sammenhængende og velkonsolideret universitet med tydelig profil og med dokumenteret kvalitet i alle aktiviteter AAU s profil er kendetegnet ved, at AAU er et internationalt centrum for hhv PBL og løsningsorienteret og tværdisciplinær forskning, som gør en samfundsmæssig forskel AAU har et unikt og anerkendt studie- og forskningsmiljø, hvor individuel talentudvikling både varetages for studerende og medarbejdere, og studerende er en ressource

11 FASE 2: INPUTGIVENDE PROCES Har nu nedsat 5 delprojektgrupper De skal: 1. konkretisere og sandsynliggøre den strategiske hovedretning 2. udarbejde idékatalog over strategiske tiltag. Delprojekternes arbejde skal danne baggrund for direktion/bestyrelses/ledelseslagets arbejde i fase 3 med strategiformulering og implementeringsplan.

12 STRATEGIENS DELPROJEKTER Delprojekt 1: Forskning med forskel - Fyrtårne og temaer AAU som et internationalt centrum for løsningsorienteret og tværdisciplinær forskning, der gør en forskel. Delprojekt 2: Forskning med forskel Innovation og videndeling Gentænkning af den praktiske udmøntning af at gøre en forskel. Delprojekt 3: PBL- næste generation AAU s PBL baserede tilgang skal udvikles og profileres i endnu højere grad.

13 STRATEGIENS DELPROJEKTER Delprojekt 4: Uddannelse med forskel Hvordan skal principperne for AAU s fremtidige uddannelsesportefølje se ud. Uddannelser som gør en forskel - anvendelige for det omgivende samfund og attraktive for studerende. Delprojekt 5: Ét AAU og AAU-DNA et Kultur og et samspil på tværs af universitetet, som understøtter Ét AAU Hvad er vores AAU-DNA vores særkende og styrker, som gør, at studerende, forskere og øvrige medarbejdere vælger AAU, at samarbejdspartnere sætter pris på samarbejdet med AAU, at eksterne forskningsfonde gerne tildeler AAU-midler, osv.

14 STRATEGIENS 5 DELPROJEKTER (FORTSAT) Forskning med forskel Temaer og fyrtårne Innovation og videndeling PBL næste generation Uddannelse med forskel Ét AAU og AAU DNA et Hvert delprojekt har særskilt kommissorium. Men ALLE skal sætte fokus på væsentlige elementer ift. den strategiske hovedretning og tilvejebringe: Vurdering af hvad vores status er på området. Indhente intern/ekstern inspiration. Vision for hvad der skal karakterisere AAU på delprojektets område. Identificere katalog over mulige strategiske tiltag for at lukke hullet mellem nuværende og ønsket fremtidig situation. Vurdere om og hvorledes AAU via disse strategiske tiltag kan opnå en effekt. Det er endvidere delprojekternes opgave at sikre en bred involvering i arbejdet. Hvert delprojekt har en direktionsansvarlig og en projektsekretær tilknyttet. Derudover 5-6 medarbejdere udpeget af direktionen.

15 HVORDAN ER DELTAGERNE I DELPROJEKTERNE UDVALGT, OG HVAD ER DERES ROLLE? Overordnet ansvarlig: Direktionsansvarlig Hver dekan/direktør har dernæst meldt 1 person ind til hvert delprojekt Tilstræbt at forskellige relevante roller (relevans afhængig af delprojekt) indgår i de enkelte grupper (i.e. Institut-, studie-, forskningsledere, professorer, lektorer) Personer, der har særlig indsigt i området, samt personer, der peger fremad (kommende forandringsagenter) Typisk 6-8 medlemmer af hver projektgruppe, så det er vigtigt, at gruppen udarbejder en involveringsplan, der sikrer en bred involvering på tværs af organisationen Hver person indgår i projektgruppen som sig selv med sine egne erfaringer og holdninger Projektdeltageren er derfor ikke repræsentant for et område. Og der lægges ikke op til, at dette afstemmes i baglandet Projektdeltageren refererer ift. projektet til den direktionsansvarlige for projektet

16 HOVEDPLAN FOR STRATEGIPROCESSEN Jun - Okt 2014 Okt - Nov 2014 Dec 14 Mar 15 Mar Apr 2015 Maj Jun 2015 FASE 1 FASE 2 FASE 3 Hovedretning og hegnspæle Forberedelse og mobilisering Konkretisering af strategisk hovedretning og idekatalog til tiltag Det fremtidige AAU Implementeringsplan Bestyrelsesmøde juni Sammenfatning af hovedretning og hegnspæle (direktionsseminar september) Organisering og beskrivelse af strategiprocessen Godkendelse af disposition og proces Detailplan Etablering af projektsekretariat Udarbejdelse af kommissorier for delprojekter Bemanding af delprojekter Kommunikationsog involveringsplan Forberedelse af kickoff Kickoff ledermøde, 24. november og kommunikation til resten af AAU Kickoff projektorganisation Foregår via 5 delprojekter, som tilsammen muliggør konkretisering af hovedretning og identificering af udviklingsmuligheder Formulering, prioritering og beslutning af nøglemål og -initiativer Endelig formulering af udviklingsretning (inkl genbesøg af mission og vision) Samlet vurdering af fremtidig indretning og funktionsmåde (strukturer, styringsprincipper, forretningsmodel etc) Specificering af mål og initiativer Risiko-/ interessent-/ barriereanalyse og afhængigheder Investerings- og ressourcebehov Beslutning af fremtidig indretning og must win Vurdering af realistiske milepæle (realisering af delmål) Integration af mål fra udviklingskontrakt, budgetmål og effekter af strategiske tiltag Tidsplan Opfølgning Kommunikationsog involveringsstrategi Beslutning og kommunikation af implementeringsplan

17 FASE 2 KICKSTARTES SAMMEN MED JER I DAG Indblik i pejlemærkerne for ny udviklingsretning Syn for sagen af, at universitetsperspektivet og fokus på det tværgående menes alvorligt Indblik i strategiprocessens tilrettelæggelse Fælles bidrag til strategiens afsæt i AAU særkende, styrker og DNA Fælles bidrag til delprojekternes arbejde, så de efterfølgende kan få en kick-start

18 RIGTIG GOD FORNØJELSE!