Ekstraordinært organisationsbestyrelsesmøde tirsdag den 8. maj 2018 kl i Oasen, Strandmarksvej 18, 1. sal, 2650 Hvidovre

Transkript

1 Ekstraordinært organisationsbestyrelsesmøde tirsdag den 8. maj 2018 kl i Oasen, Strandmarksvej 18, 1. sal, 2650 Hvidovre Organisationsbestyrelsen: Observatør: Marianne Salomonsen, Britta Merete Christensen, Bo Henrik Andersen, Christian Thode, Chris Wenlock, Dennis Tipmark Lykke, Lis Rasmussen, Randi Outzen Richard Taube Afbud: Kundedirektør Sanne Kjær, Beth Hørsted KAB: Direktør Jens Elmelund, kundechef Annette Birkov, driftschef Gert Wandahl Pedersen, projektleder Vibeke Gravlund, sekretær Lone Christoffersen Indholdsfortegnelse 1. Forhold omkring følgegruppen Helhedsplanens økonomi KAB orienterer om varsling af præmiestigning Varmeregnskaber /7

2 Bilag 1: Materiale fra forsikringsmægleren vedrørende varsling af præmiestigning /7

3 Punkterne 1-3 i denne dagsorden vedrører helhedsplanen i Friheden I 1. Forhold omkring følgegruppen KAB redegør for manglende udsendelse af referater. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen drøfter redegørelsen og tager den til efterretning. Beslutning: Vibeke Gravlund beklagede den meget forsinkede udsendelse af referaterne nr. 56 og 57. Nr. 56 er udsendt til organisationsbestyrelsen, og nr. 57 og 58 ligger hos følgegruppen til kommentering. Byggesagens omfang, udfordringer med vandskader, udskiftning af personale hos entreprenør og rådgiver samt udfordringer med entreprenører har medvirket til travlhed i et omfang, der har nødvendiggjort en omprioritering af opgaverne. Der har været ekstra fokus på at udarbejde meget fyldestgørende dagsordner i denne periode. Jens Elmelund pointerede, at en del af ansvaret for de sene referater lå hos ham i forhold til at sørge for de rigtige og rigelige ressourcer og således sikre den fornødne tid og arbejdskraft til udarbejdelse af referater. Derfor er der nu tildelt en ekstra projektleder, Carina Borum, der bl.a. vil deltage i de kommende følgegruppemøder samt udarbejde referater. Organisationsbestyrelsen gav udtryk for frustration i forhold til de meget forsinkede referater. Der var ligeledes undring over, om KAB ikke har haft lignende udfordringer med andre eksterne partnere og entreprenører, så KAB på den måde var klædt på til at håndtere byggesager som den, de står over for nu. Jens Elmelund understregede, at opgaven var særdeles unormal og en sag ud over det sædvanlige. Situationen er ekstraordinær tidskrævende og samarbejdet konfliktfyldt. Organisationsbestyrelsen udtrykte bekymring for, om KAB s mange forhandlinger med rådgiver, entreprenøren m.v. ville medføre ekstra honorarer. Jens Elmelund pointerede, at KAB har en fast pris på Byggeforretningsføreraftalen. KAB fremviste oversigter over de mange mødefora og antal afholdte møder og informationsskrivelser. Der er blandt andet afholdt 59 følgegruppemøder og udsendt 44 informationsskrivelser. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning under forudsætning af, at der stilles garanti for, at referater fremover kommer følgegruppen i hænde rettidigt. Jens Elmelund gav denne garanti. 3/7

4 2. Helhedsplanens økonomi På mødet redegør KAB for: a) Status på dialog med Landsbyggefonden b) Afdelingens medfinansiering på 38,5 mio. kr. de første 9,625 mio. kr. indgår i delfinansiering af etape 1. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen drøfter redegørelsen og tager den til efterretning. Beslutning: Status på dialog med Landsbyggefonden: Vibeke Gravlund orienterede om dialogen med Landsbyggefonden. KAB havde netop modtaget en mail, der bekræfter, at rammen for anlægsbudgettet er udvidet med 147 mio. kr. heraf er disponeret ca. 53,4 mio. kr. Endvidere vil Landsbyggefonden give mulighed for, at der spares flere penge op på reguleringskontoen. Det gøres ved at give tilsagn om fritagelse for indbetaling af udamortiserede lån og indbetaling af G- indskud med tilbagevirkende kraft. Det samme gælder for udbetaling af huslejestøtte. Midlerne på reguleringskontoen anvendes til medfinansiering af de ustøttede arbejder. Afdelingens medfinansiering på 38,5 mio. kr.: Annette Birkov orienterede om afdelingens medfinansiering på 38,5 mio. kr., som er godkendt ved skema B på ekstraordinært afdelingsmøde den 24. februar Beløbet er øremærket til sagen, og midlerne er sparet op som henlæggelser til langtidsplanen. Første del af beløbet er flyttet i forbindelse med delfinansiering af etape 1. Da beløbet er øremærket og sparet op, får det ingen betydning for udførelsen af de øvrige opgaver på langtidsplanen, hverken i indeværende år eller de kommende år. De opgaver, beboerne har godkendt på budgetmøder, kan alle gennemføres uden likviditetsmæssige problemer. Organisationsbestyrelsen udtrykte, at prisreguleringen (indeksering) i forhold til, at man i 2012 havde godkendt 16,24 % af 730 kr., ikke var helt klart for beboerne generelt. Der var et ønske om, at der i referatet blev vist en beregning af indeksering af de 730 kr. for perioden 2012 til Indeksering: Huslejestigningen på 16,24 % i 2012 svarer til 849 kr. pr. m 2, og i 2018 kan dette beløb indekseres frem til 970 kr. pr. m 2. Fra 2012 til og med 2015 er indeksfaktoren ifølge Landsbyggefonden (LBF) 2,5 pr. år, og fra 2016 og fremefter er den p.t. 2,0 pr. år. Det skal understreges, at det ikke vides, i hvilket omfang LBF vil udmønte indekseringen. Det afgøres først, når byggeregnskab (skema C) er udarbejdet, og den endelige støtte skal fastsættes. 4/7

5 Der blev ligeledes spurgt til forskellen mellem støttede og ustøttede lån. Annette Birkov forklarede, at de støttede lån har lavere rente. Organisationsbestyrelsen nævnte, at der var flere forhold rent budgetmæssigt, som nu var forståelige, efter at KAB havde forklaret disse forhold. Imidlertid var udmeldingen, at KAB s informationsniveau ikke havde været tilstrækkeligt, hvilket havde medvirket til unødig undring og frustration. Annette Birkov erkendte, at afdelingens medfinansiering og delfinansiering af helhedsplanen kunne have været belyst tydeligere. Jens Elmelund lovede, at KAB ville være endnu bedre til at vise, hvordan helhedsplanens økonomi spiller ind i det almindelige budget. Han takkede for, at organisationsbestyrelsen nu havde illustreret, hvad KAB kan gøre endnu bedre, og det vil blive taget til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen om dialog med Landsbyggefonden og afdelingens medfinansiering til efterretning, efter at organisationsbestyrelsen har fået en forsikring fra administrationen om, at de planlagte arbejder i 2018 bliver udført i det omfang, det er praktisk muligt. Jens Elmelund gav denne garanti. Annette Birkov gav garanti for, at medfinansieringen fremadrettet vises i kommende budgetter. 3. KAB orienterer om a) Svar på indsigelse fra afdelingsbestyrelsen for afdeling Friheden I, Friheden VI og Lille Friheden angående huslejestigning i etape 1 og 2. b) Svar på henvendelse fra Finn Birkemose Petersen til følgegruppen angående manglende udbedring af fejl og mangler samt huslejestigning. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen drøfter orienteringen om svar til afdelingsbestyrelsen og beboer Finn Birkemose Petersen. Beslutning Svar på indsigelse fra afdelingsbestyrelsen blev gennemgået og tilrettet i fællesskab. Organisationsbestyrelsen fremkom med et ønske om, at det i referatet blev synliggjort, hvad den økonomiske konsekvens er, hvis etape 1 ikke får huslejestigning. Endvidere ønskede organisationsbestyrelsen, at besparelserne på varmeudgifter ligeledes kommer med i referatet. 5/7

6 I den godkendte finansiering er indregnet, at der hjemtages lån for hver etape. Det betyder, at byggekreditten nedbringes, og renteudgifter spares. Hvis etape 1 og 2 ikke blev delfinansieret, ville det medføre en merrenteudgift på ca. 3 mio. kr. Besparelser på varme: Administrationen har tidligere beregnet varmebesparelsen for blok 10 til i gennemsnit 23 %. Der er nu regnet på besparelsen for både blok 10 og 7, som begge har haft et helt varmeregnskabsår efter endt renovering af tage og facader. Her bliver den gennemsnitlige besparelse på 30 %. Der er tale om varmeregnskabet 2016/2017, hvor de samlede varmeudgifter for blok 10 og 7 sammenholdes med de samlede varmeudgifter i 2015/2016. Sammenlignet med varmeregnskabet for 2014/2015 er besparelsen på 21 %. Grundet ændret skæring på varmeregnskabsåret er det næste regnskab kun på 7 måneder, og det kan ikke bruges til at beregne besparelser. Annette Birkov orienterede om svar på indsigelse mod huslejestigning fra Finn Birkemose Petersen. Indsigelsen omhandler mangler, som Finn Birkemose Petersen mener, bør være afhjulpet, inden huslejestigning træder i kraft. 4. varsling af præmiestigning Gjensidige Forsikring har med kort varsel fremsendt en meget stor stigning på alle forsikringer i KAB-fællesskabet. KAB har forhandlet med selskabet, men der er fortsat tale om en meget stor stigning på 43 % for. Spørgsmålet er, om Friheden skal acceptere denne stigning, eller om forsikringerne skal i udbud? Som det fremgår af materiale fra forsikringsmægleren, kan der tales både for og imod et udbud på nuværende tidspunkt. Tidsfristen for en beslutning er meget kort, da et EU-udbud tager lang tid og skal være afklaret inden sommerferien. Bilag 1: Materiale fra forsikringsmægleren vedrørende varsling af præmiestigning Det indstilles, at organisationsbestyrelsen træffer beslutning om, hvorvidt en præmiestigning på 43 % skal accepteres, eller om forsikringerne skal sendes i udbud. 6/7

7 Beslutning Markedet er i en situation, hvor det forventes, at kun to udbydere, Topdanmark og Gjensidige, vil være i stand til at byde på hele forsikringsporteføljen. Når man ser på Frihedens skadesbillede, er en stigning på 43 % svær at forstå, og fra organisationsbestyrelsens side blev der udtrykt harme, hvad angår brud på solidaritetsprincippet. Der var drøftelser om, hvorvidt Friheden vil være bedre stillet ved at vente et år med at gå i udbud. Marianne Salomonsen nævnte, at formandsskabet anbefalede at vente et år, da det sandsynligvis ville blive væsentligt dyrere, mens renoveringen stadig pågår. Organisationsbestyrelsen besluttede at acceptere en præmieforhøjelse på 43 % samt at der gennemføres nyt udbud om et år, hvor helhedsplanen er afsluttet. 5. Varmeregnskaber Formandskabet havde et ekstra punkt til dagsordenen, som omhandlede forsinkelse af varmeregnskaber. Beslutning Annette Birkov orienterede om, at varmeregnskaber for Friheden I og Lille Friheden er forsinkede i forhold til fristen på fire måneder efter regnskabsårets afslutning. Det skyldes to forhold det ene er det nye administrationssystem, og den anden er, at ændret lovgivning betyder, at alle varmeregnskaber skal følge kalenderåret. Afdelingsbestyrelsen er orienteret om forsinkelsen. Marianne Salomonsen opfordrede til, at der udsendes en informationsskrivelse til beboerne i de to afdelinger. Organisationsbestyrelsen godkendte det ekstra dagsordenspunkt og tog orienteringen til efterretning. 7/7