Forhåndsgodkendt. Til medlemmerne af FSA. HR-afdelingen Fredrik Bajers Vej 7F 9220 Aalborg Ø

Transkript

1 Til medlemmerne af FSA HR-afdelingen Fredrik Bajers Vej 7F 9220 Aalborg Ø Sagsbehandler: Stine Vestergaard Telefon: Dato: Udkast til referat for møde i Fælles Samarbejds og Arbejdsmiljøudvalg (FSA) i Fællesservice, tirsdag den 3. oktober 2017 kl , Fredrik Bajers Vej 7F F3-42 Videokonference @v.aau.dk Medlemmer Til stede Afbud Suppleant Suppleant fremmødt Antonino Castrone (AC) Louise Danielsen (LD) (Video) Niels Aasberg Husted Madsen (NM) Bo Hovgaard Thomasen Kaj Zacho Nedergaard (KN) Helle Kjær (HK) Bente Siggaard Andersen Kim Kristensen (KK) Per Knudsen Repræsentant for PROSA - Vakant Birthe Riis Kennedy Ole Garsdal Hansen (OH) Morten Denaa Anna Marie Svendstrup (AS) Lotte Stehouwer Øgaard Lone Vestergaard (LV) Henrik Søndergaard (HHS) (fra kl ) Martin Vive Ivø (MVI) (Video) Administrativt personale: Tanja Busk Sloth (TBS) og Stine Vestergaard (SV) (ref.) Desuden deltog: Michael Sandersen (MS), Økonomicentret, Svend Ole Hosbond Poulsen (SOHP), Campus Service samt Camilla Skjødt (CS), HR-afdelingen 1. Godkendelse af dagsorden/ Antonino Castrone, (5 min) Medarbejdersiden fremlagde, at dagsordenen burde indeholde et punkt med orientering fra medarbejdersiden, da medarbejdersiden ligeledes har informationspligt over for ledelsen. Det blev besluttet at punktet: Orientering fra medarbejdersiden, fremover vil indgå som et fast punkt på dagsorden, med opstart fra dags dato. 2. Godkendelse af referat / Antonino Castrone, (5 min) Bilag 2.1: referat, FSA-møde Angående punkt 2 efterspurgte medarbejdersiden en opfølgning på pilotprojektet Rum for nærvær. TBS informerede om, at en opfølgning vil indgå på mødet i januar. Medarbejdersiden efterspurgte ligeledes, i relation til punkt 4, en opfølgning på muligheden for, at få en automatisk besked fra systemet, når der er SA-referarter tilgængelige i workzone. TBS informerede om, at dette ikke var en mulighed, men at der fremover vil fremgå et sagsnummer på dagsordenen, som henfører direkte til referarterne. Referartet blev herefter godkendt med få rettelser. Side 1 af 5

2 3. Orientering fra formanden/ Antonino Castrone, (10 min) Universitetsdirektøren orienterede kort om arbejdstilsynssagen vedr. VIP ernes psykiske arbejdsmiljø i A.C. Meyers Vænge 15.Efter et undersøgelsespåbud fra arbejdstilsynet har rådgivervirksomheden CRECEA foretaget en undersøgelse, som skulle afdække det psykiske arbejdsmiljø på adressen. AAU har efterfølgende fremsendt supplerende materiale samt udarbejdet en partshøring. I partshøringen er der bl.a. blevet lagt vægt på handleplansarbejdet samt fejl og mangler i arbejdstilsynets skrivelse. Den endelige afgørelse fra arbejdstilsynet er endnu ikke afgivet, men 3 ud af 8 institutter står til at få et påbud om at sikre, at arbejdsmiljøet ikke forringer de ansattes sikkerhed og sundhed. De resterende 5 institutter, får vejledning af arbejdstilsynet i forbedring af deres arbejdsmiljøproblemer. Universitetsdirektøren påpeger, at denne sag ingen direkte relation har til Fælles Service, hverken i Aalborg eller København, men at den stadig er af generel betydning for AAU s arbejdsmiljøarbejde. Udvalget tog orienteringen til efterretning. 3.a Orientering fra medarbejdersiden Medarbejdersiden orienterede om, at de nye retningslinjer for frihed med og uden løn til tandlæge og læge giver anledning til undren blandt medarbejderne. Medarbejdersiden gav udtryk for, at retningslinjerne indskrænker funktionærlovens regler som betegner sygdom som lovligt forfald. Der blev ligeledes stillet spørgsmålstegn ved, at der ikke gives frihed med løn, hvor man ledsager sine børn til læge eller tandlæge. Der blev givet udtryk for, at dette strider imod princippet om at være en familievenlig og fleksibel arbejdsplads. Det blev besluttet at behandle punktet under EVT. når HHS ankom til mødet. Medarbejdersiden gjorde opmærksom på, at de bør inddrages mere og tidligere i processerne, og at de har fremført dette tidligere. Denne gang i forbindelse med studierapporten udarbejdet af Rambøll, som netop var leveret. Universitetsdirektøren kommenterede, at der har været medarbejdere inddraget i analysen, men at de ikke ønsker at sende en rapport ud, som ikke med sikkerhed danner grundlag for det videre arbejde. AC udtrykte, at såfremt rapporten blev kendt offentliggjort, ville det være med risiko for at den for medarbejderne fremstod som godkendt og udtryk for ledelsens ønsker for fremtidig handling, hvilket ikke var tilfældet. Medarbejdersiden mente, at hensynet til medarbejdernes reelle mulighed for at påvirke udfaldet af rapporten, inden det fremadrettede arbejde var bestemt, vægtede højere end denne risiko. Medarbejdersiden gav således udtryk for at det ikke ville skabe uro at sende rapporten ud Udvalget tog orienteringen til efterretning, og ledelsessiden tager det med videre, og aftaler hvordan det skal håndteres. 4. Status på budget 2018, anden periodeopfølgning (januar-august) / Michael Sandersen, Økonomiafdelingen, (15 min) Bilag 4.1: Udkast til budget 2018 Bilag 4.2: Anden periodeopfølgning 2017 Status på budget 2018 og anden periodeopfølgning indgik som en del af årshjulet. MS præsenterede vedlagte bilag for udvalget, med følgende kommentarer. Side 2 af 5

3 Budget 2018 Indtægterne i FS er steget i budget Indtægtsrammen i FS er øget fra 17,4% til 18,8%, hvilket svarer til en forøgelse på 39,2 mio. AAU Innovation er efterfølgende blevet bevilliget penge, hvilket hæver FS-bidraget til 19%. Stigningen fra 18,8% til 19%, gav en forøgelse på ydereligere 5,6 mio. Der foreligger ligeledes indtægter fra en tidligere hensættelse vedr. dimensionering af uddannelser i CAS på 18 mio. Hensættelsen blev taget fra FS s egenkapital, og returneres nu tilbage til FS. Afslutningsvis er der sket en ændring i renteindtægterne. Denne ændring kommer, som et udslag af, at en lille del af de finansielle poster omlægges til aktier. MS orienterede om, at der til næste år formentligt kommer en ny opstillingsmodel, som skaber et mere overskueligt overblik. Udvalget blev ydereligere præsenteret for en oversigt over de enkelte afdelinger. Der blev foretaget en uddybning af ØA, HR og ITS hvor der var de største forskelle mellem 2017 og De budgetterede omkostninger for ØA er faldende, hvilket skyldes at flere medarbejdere og systemer er flyttet fra ØA til HR. HR er budgetteret med en stigning, som både skyldes overdragelsen fra ØA, men tillige en overdragelse af medarbejdere fra de enkelte fakulteter. Omrokeringen skyldes den nye HR-leverancemodel. ITS får i fremtiden flere stillinger til at foretage systemforvaltning, og er derfor budgetteret med en stigning. Der blev stillet spørgsmålstegn ved, at CAS ikke indgik i udkastet. Ifølge den overordnede økonomiske tidsplan skal CAS først levere deres budget ugen efter FSA-mødet. Det blev besluttet, at CAS indgår næste gang, dog med et foreløbigt budget. Der er nederst i oversigten indsat en vakance på 2 mio. Selvom lønmidlerne kun lige strækker, forventes der hvert år at være en vakance. Dette skyldes at folk stopper eller bliver syge, og der vil ikke være et direkte overlap mellem ansættelserne. Resultat før overførsler er på ca. 4 mio. Beløbet skal både dække nye aktiviteter og ekstraomkostninger. Dette giver ikke meget plads i budgettet til ønsker fra afdelingerne. Afdelingerne har dog været gode til, at gå systemerne igennem, for at finde områder hvor der kan spares. Dette giver muligheder andre steder. Universitetsdirektøren holder i den kommende uge møde med alle afdelingerne om behov og ønsker for Anden periodeopfølgning Udvalget blev præsenteret for anden perioderesultat. Perioderesultatet viser en lille afvigelse på Dette skyldes dog en budgetfejl på ca. 12 millioner, som vil blive udlignet i september. Efter anden periodeopfølgning ligger det estimerede årsresultat på ca. -30,6 mio., hvilket er 12 mio. over det budgetterede resultat på -18 mio. Afvigelsen skyldes hovedsageligt, at FS skal afholde en del ekstra omkostninger på digitalisering, som tages fra FS s egenkapital i Opgørelsen viser ikke en oversigt over regnskabet i de enkelte afdelinger, men der er stort set ikke afvigelser, udover godkendte ændringer. Udvalget tog orienteringen til efterretning. Pause, (10 min) 5. Orientering om beredskab/ Svend Ole Hosbond, (15 min) Bilag 5.1: Implementering af AAU Generel Beredskabsplan Som en fast del af årshjulet orienterede SOHP om beredskabet på AAU. SOHP henviste til bilaget og valgte at fremhæve branden i Gigantium. Branden berørte AAU, da giftig røg drev imod AAU s område. Overordnet gik krisestyrelsen og samarbejdet rigtig godt, med den foreløbige konklusion, at der var behov for hurtigere information. Den 25. oktober vil hændelsen formelt evalueres, og der vil tages stilling til, om beredskabsplanen skal ændres. SOHP sætter ligeledes fokus på AAU CPH hvor Fælles Service CPH har udarbejdet en lokal beredskabsplan. Planen er udsendt til samtlige medarbejdere på campus og kommunikeret ud til de studerende. Campus København har gjort planen let tilgængelig ved at udarbejde en hjemmeside, som der kan navigeres i. Ud over de ansatte Facility Supporters er en række TAP er inddraget i beredskabet, for at sikre, at alle bygninger Side 3 af 5

4 og etager er dækket i tilfælde af hændelser på campus. SOHP mente, at Beredskabsplanen på AAU CPH kunne danne grundlag for, hvordan der laves lokale beredskabsplaner på resten af AAU. SOHP oplyste også, at der er i forbindelse med AAU s beredskab er oprettet studieprojekter, som sætter fokus på kommunikationen i forbindelse med beredskab og hvordan det formidles ud. Projekterne skal skrives af kommunikationsstuderende og afleveres inden jul. Det er blevet konstateret, at der ikke er nok Safety Points på AAU Aalborg, men der er nu flere på vej. Der blev ligeledes stillet spørgsmål ved placeringen af hjertestartere, som typiske er inde. Placeringen af udendørs hjertestartere hænger sammen med hvor mange der ellers er i området. Der er derfor et mønster i det antal af udendørs hjertestartere som AAU har. Udvalget tog orienteringen til efterretning 6. Opfølgning på flekstidsaftale/ Henrik Søndergaard, (15 min) Bilag 6.1: Fleksibel tilrettelæggelse af arbejdstiden Flekstidsaftale for Fælles Service Det blev på mødet d. 14/ besluttet, at HR-afdelingen udarbejdede en FAQ, som svarede på de mest gængse spørgsmål ift. forståelsen af aftalen. HR-afdelingen havde i denne forbindelse indstillet til, at der blev foretaget en drøftelse af, hvilke spørgsmål FAQ en skulle adressere. HR-afdelingen informerede om, at der havde været få henvendelser på fortolkningsspørgsmål. OH kommenterede, at han havde håbet, at det stod klart, at den gennemsnitlige arbejdstid også for specialog chefkonsulenter var 37 timer, når man ser henover et år. Udvalget havde efterfølgende en drøftelse af den normerede arbejdstid. Der var enighed om, at aftalen skulle fortolkes på en sådan måde, at der for alle medarbejdere i FS skulle være en høj grad af fleksibilitet, men at man bør bestræbe sig på at holde arbejdstiden på 37 timer ugentligt, hen over et år. Der var i udvalget et ønske om, at HR-afdelingen i FAQ en forholdt sig til de overskydende flekstimer for special- og chefkonsulenter samt medarbejdere omfattet af 8 stk. 3 i cirkulære om arbejdstid for tjenestemænd i staten eller tilsvarende regelsæt, og hvordan man håndterer disse timer i praksis. Det centrale spørgsmål var, hvordan man i praksis bringer det i anvendelse, at disse medarbejdere ikke har ret til en 1 til 1 afspadsering. Dette ønskes defineret nærmere i en FAQ. Udvalget udtrykte ligeledes en bekymring for, at en FAQ ville blive så detaljeret, at den fratog lederen og medarbejderne den fælles dialog. Udvalget var enige i, at flekstidsaftalen skal ses som en rammeaftale, og en FAQ derfor ikke skulle være for detaljeret. Aftalen bør give rum for lokal tilpasning og fortolkning. Det blev besluttet, at HR-afdelingen udarbejder en FAQ på baggrund af drøftelserne. 7. Opfølgning på trivselsbarometer og fokuspunkter for det kommende APV-år/ Antonino Castrone, (15 min) Bilag 7.1: Status på arbejdet med resultater fra trivselsbarometer 2017 Universitetsdirektøren havde efterspurgt en status på det lokale SA-arbejde med trivselsbarometerresultaterne. I bilaget fremgik en kort status fra hver leder. Der blev kommenteret på, at tilbagemeldingerne var meget uens, hvilket gjorde det svært at forholde sig til indholdet af det lokale arbejde med resultaterne. Det blev besluttet at udvalgssekretæren i samarbejde med formandskabet udarbejder en plan for, hvordan FS-lederne, med udgangspunkt i drøftelserne i de lokale SA-udvalg rapporterer arbejdet i APV processerne. Det blev ligeledes besluttet, at fokuspunkter for det kommende APV-år flyttes til januar mødet Side 4 af 5

5 8. Drøftelse vedr. årsager til svær rekruttering af udvalgsmedlemmer/louise Danielsen, (15 min) Punktet blev flyttet til FSA-møde d. 11. januar. 9. Orientering om udmøntning af kompetencefondsmidler september 2017/Henrik Søndergaard, (10 min) I forbindelse med ansøgningsrunden til kompetencefondsmidler d. 1. september, orienterede HHS, om at der var mange ansøgere, hvilket af underudvalget blev modtaget positivt. Det var ikke alle midlerne der blev udmøntet, hvilket skyldes, at der er gemt midler til endnu en udmøntning d. 1/ Udvalget tog orienteringen til efterretning 10. Eventuelt, (5 min) Drøftelsen af de nye retningslinjer for frihed med og uden løn til tandlæge og læge blev genoptaget. HRafdelingen understregede, at reglerne ikke indskrænker funktionærlovens regler, og følger Statens Personaleadministrative Vejledning. De orienterede ligeledes om, at problemstillingen jo var rejst i HSU og at der derfor er aftalt drøftelse med HSU s næstformand om de anvendte formuleringer. Udvalget tog orienteringen til efterretning, og afventer resultat fra HSU. Kommende møder i januar kl marts kl juni kl oktober kl Side 5 af 5