Afdelingsmøde for Horsøparken og 1-19 afdeling 24. Torsdag, den 15. september 2016 kl

Transkript

1 Afdelingsmøde for Horsøparken og 1-19 afdeling 24. Torsdag, den 15. september 2016 kl Tilstede fra boligforeningen var direktør Kenneth Taylor Hansen (KTH), driftschef Lisbeth Pind (LP) og Jette Christensen. Fra bestyrelsen var Mads Gammelmark, Ole Bech, Mette Pernille Juul-Nyholm, Didde Lykke Hansen og Henrik Kruse mødt. Direktør KTH startede mødet med at byde de 29 fremmødte velkommen og præsenterede de tilstedeværende fra boligforeningens administration og bestyrelse. Herefter gennemgik han kort dagsordenen. 1. Valg af dirigent. Til dirigent valgtes KTH 2. Formandens beretning. KTH henviste til formandens beretning fra repræsentantskabsmødet den 24. maj 2016, som forefindes på vores hjemmeside Beretningen her på afdelingsmødet vil tage udgangspunkt i den skriftlige beretning og alene omfatte nogle væsentlige emner fra beretningen. Det kan derfor anbefales at læse hele beretningen på hjemmesiden. Indledning Hobro Boligforening har i 2015 fortsat den gode udvikling. Der er gennemført mange forandringer i de interne procedurer, som skal tjene det formål, at I alle får en bedre og mere ensartet service. Denne gode udvikling vil fortsætte også i de kommende år, hvor der vil være fokus på effektivisering af driften. Fra politisk side er der fokus på effektiviseringer i Danmark almene boligorganisationer. Vi er allerede gået i gang, og fra bestyrelsens side føler vi, at vores boligforening står godt rustet til fremtiden. BL og boligpolitik Hobro Boligforening er medlem af BL Danmarks Almene Boliger, som er interesse- og brancheorganisation for boligorganisationerne i Danmark. Vi deltager aktivt i BL s aktiviteter både i repræsentantskabet og ved at vores medarbejdere deltager i ERFA møder med ansatte fra andre boligorganisationer. Der er øget fokus på benchmark af den almene sektor og dens effektivisering i samarbejde med de relevante ministerier. Det betyder formentlig, at der vil blive sat konkrete mål for de almene boligorganisationers effektiviseringer. I forbindelse med boligaftalen i 2014 blev der udarbejdet en analyse af potentialet for nedsættelse af udgifterne i den almene sektor. Sammenlignet med andre brancher var tallet forholdsvis lavt, og det afspejler jo, at de almene boligorganisationer er veldrevne, men det politiske fokus på effektivitet er der stadig.

2 Som nævnt i indledningen, er vi i Hobro Boligforening allerede godt i gang med en forandringsproces, som vil gøre vores boligorganisation til en moderne og effektiv virksomhed. I det kommende år vil vi især have fokus på at implementere en ny og bedre beboerservice, som blandt andet indebærer, at vores viceværter arbejder sammen i et fælles team på tværs af afdelingerne. Det er vigtigt for os, at vores beboere får den bedst mulige service. Fælles drift vil forbedre vores muligheder for en mere ensartet service og en højere kvalitet i opgaveudførelsen. BL Danmarks Almene Boliger har også flere steder konstateret, at en sådan organisering af driften betyder en bedre og mere effektiv service for beboerne. Hvad betyder det for dig som beboer? En bedre og mere ensartet beboerservice Tryghed ved at opgaven bliver løst af den rette medarbejder Effektivitet og hurtighed i opgaveudførelsen Kontakten bliver nemmere Rækkehusene på Hvilhøjvej Helt som forventet er alle 20 huse udlejet, og vi tror på et yderligere behov for disse lidt større rækkehuse. Vi håber derfor stadig at kunne bygge nogle flere huse i området senest i Startboligerne Startboligerne på Amerikavej har været en stor succes. Det har været en gevinst for afdelingen, at vi har en social vicevært på stedet, som blandt andet arrangerer gode og sunde aktiviteter for de unge beboere. Det er vores opfattelse, at afdelingen generelt har fået et løft, og at det nu er mere populært at bo på Amerikavej end tidligere. Vi besluttede derfor i november måned 2015 at ansøge om en forlængelse af projektet. Vi har på det grundlag fået tilsagn fra Udlændinge-, Integrations- og Boligministeriet om forlængelse af projektet fra de nuværende 10 år til 15 år. Kapitalforvaltningen Det meget lave renteniveau gjorde året 2015 til et vanskeligt år i forhold til at opnå en fornuftig forrentning af afdelingernes opsparede kapital. På grund af de turbulente markedsforhold især i foråret 2015 blev vi allerede i løbet af sommeren klar over, at det ville blive vanskeligt at opnå et positivt afkast af vores kapital. Ved årets udgang kunne vi således konstatere en samlet negativ forrentning på 0,5% for året Afkastniveauet i 2016 er stadig lavt, men det er dog vores forventning, at vi vil opnå en positiv forretning for hele året 2016.

3 Renoveringsopgaver Der er i 2015 gennemført mange renoveringsarbejder i vores afdelinger. Der er således anvendt i alt 5,6 mio. kr. fra afdelingernes henlæggelser til planlagt vedligeholdelse og i alt 7,5 mio. kr. til almindelig vedligeholdelse i årets løb. Derudover har hovedforeningen givet tilskud til renoverings-arbejder i afdelingerne for i alt 456 tkr, og der er udført lånefinansierede renoveringsopgaver for i alt 4,4 mio. kr. Der er således disponeret 18 mio. kr. i afdelingerne i I kan finde en specifikation af afdelingerne i årsberetningen, som ligger på vores hjemmeside. Tab ved lejeledighed Samlet set er tab ved lejeledighed faldet for 3. år i træk. Dispositionsfonden har i 2015 dækket udgifter til lejeledighed for i alt 347 tkr. mod en samlet udgift på 449 tkr. i I 2012 udgjorde tab ved lejeledighed i alt tkr., så tabene er over 3 år faldet med tkr. til under en fjerdedel af niveauet i Det er meget tilfredsstillende, at vi har fået stabiliseret tab ved lejeledighed på et relativt lavt niveau. Tab ved fraflytninger Dispositionsfondens andel af tab ved fraflytninger har i 2015 udgjort i alt 431 tkr. sammenlignet med 512 tkr. i Rykker- og inddrivelsesproceduren er i årets løb blevet gennemgået og justeret, så proceduren i højere grad har fokus på at begrænse størrelsen af eventuelle tilgodehavender fra fraflyttede lejere. Der er i den forbindelse lavet klare retningslinjer for restancer og afdragsordninger. Lånekonverteringer Renteniveauet har også i 2015 været meget lavt og det har givet mulighed for, at vi igen i det seneste år har omlagt nogle af afdelingernes realkreditlån. Vi vil fortsat være opmærksomme på konverteringsmuligheder, hvis de skulle opstå. Personaleforhold Ejendomsservice Boligforeningen har fået en ny driftschef, Lisbeth Pind, som startede hos os den 15.november Vores tidligere inspektør, Thomas Petersen, fratrådte sin stilling hos os den 31. oktober 2015.

4 Lisbeth har haft en travl start, hvor hun har skullet fortsætte de mange projekter, som var sat i gang allerede før hun startede hos os, men hun er faldet rigtig godt til i vores organisation. Administrationen Vores bogholder, Elsebeth Sejersen, kommer tilbage fra barselsorlov i maj måned Samtidig stopper Ulla Dalsgaard, der har været ansat som barselsvikar for Elsebeth. Vi glæder os til at se Elsebeth igen og samtidig ønsker vi Ulla held og lykke i hendes nye job. Der blev spurgt om hvem der skal uddeligerer de forskellige jobs til viceværterne i den nye arbejdsplan. LP svarede, at det er en af de allerede ansatte. Kim Vilsted spurgte om hvem der skal kontrollere, at viceværterne rent faktisk får udført det arbejde de er blevet bedt om. KTH svarede, at det i sidste ende er LP s ansvar, at tingene bliver gjort. Men samtidig er der blevet udarbejdet en nøjagtig oversigt over de forskellige jobs og en tidsplan over viceværternes nuværende arbejde, som vil blive langt ind i en plan i den model. Der blev spurgt om hvordan telefontiden bliver i den nye beboerservice. KTH svarede, at telefonen vil være åben i vores normale åbningstid. KTH forklarede, hvordan viceværttimerne er fordelt i boligforening. En anden klagede over, at viceværten beplanter området til om sommeren, da planterne desværre går ud. Der blev spurgt om der også i den nye ordning vil være et akutnummer. Her svarede KTH, at det vil der i første omgang ikke være. Der var ikke flere spørgsmål til beretningen. Gennemgang af regnskab og budget. KTH gennemgik først regnskabet for 2015 via en samlet oversigt over regnskabstallene, samt et diagram med procentvis inddeling af hovedtallene. Regnskabet viste et overskud på kr ,09. Der var ingen spørgsmål til regnskabet. Herefter blev budgettet for 2017 gennemgået, også via en samlet oversigt, samt et diagram med procentvis inddeling af hovedtallene. Budgettet viste en huslejestigning på kr. 0,00 pr. m2 pr. år. Der var ingen spørgsmålet til budgettet. Budgettet blev herefter ved håndsoprækning enstemmig vedtaget. 3. Behandling af indkomne forslag 1. Der stilles forslag om, at det gøres forbudt at placere paraboler op over kant på rækværk på altaner/terrasser, da de skæmmer området. Der blev ved håndsoprækning stemt om det. Der var 18 for og 1 imod. Forslaget blev derfor vedtaget.

5 Så de allerede placerede paraboler, skal derfor flyttes. Der blev spurgt om, hvem der skal orienterer de beboere der allerede har placeret parabolerne forkert, om at de nu skal flyttes. KTH svarede, at det skulle boligforeningen. 2. Der stilles forslag om etablering af en vaske- og støvsuge plads til biler. Der blev snakket lidt frem og tilbage om fordele og ulemper. Det vil være en dyr løsning, da der er visse lovkrav med hensyn til miljø. Der blev også nævnt, at der før har været etableret en vaskeplads i afdelingen, men desværre blev det misbrugt af andre borgere fra byen. Der blev ved håndsoprækning stemt om det. Der blev enstemmigt stemt nej. Så forslaget blev forkastet. 3. Lys i sidegange i kælder sætte sensor på, så der slukkes efter nogle minutter ligesom i opgangene. LP har snakket med viceværten om problemet. Og han mener ikke der er det store behov i afdelingen. Forslagsstilleren syntes svaret fra LP var fint. Så ved håndsoprækning blev forslaget forkastet da alle stemte imod. 4. Der stilles forslag om, at der i sommerperioden evt. bliver ansat en pensionist 20 timer i sommerhalvåret til vedligeholdelse af bede m.m. i de grønne områder eller en fra kommunen, som skal arbejde for sin kontanthjælp, da de grønne områder er under al kritik. KTH forklarede, at det er med i overvejelserne om man om sommeren skal have en ekstra vicevært ind. Mads Gammelmark foreslog, at man kunne regne på, hvad det vil koste at have en ekstra hjælp på. Der var enighed om, at de grønne områder i afdelingen trænger til en kærlig hånd. LP sagde, at der var planer om at lave en fremtidsplan, hvor man finder ud af hvad man egentlig gerne vil med de grønne områder i Horsøparken. Der var også én af de fremmødte der tilbød at hjælpe viceværten gratis. Der blev spurgt om ikke man kunne bede folk rydde op i deres have. Dette besvarede LP ved at sige, at der var fokus på det. 5. Der stilles forslag om et bord med bænke til gården ved vaskehuset. Der blev diskuteret lidt frem og tilbage om fordele og ulemper. Der blev ved håndsoprækning stemt om det. Der var 10 stemmer for og 10 stemmer i mod. Derved faldt forslaget og blev ikke vedtaget. 4. Valg af repræsentanter og suppleanter. Tina Marie Mikkelsen og Ellen Fælled er begge valgt til Mette Pernille Juul-Nyholm, Kim Vilsted Fælled og Vigdis R. Hansen er alle tre på valg. Kim Vilsted Fælled ønsker ikke genvalg. Men både Mette Pernille Juul-Nyholm og Vigdis R. Hansen ønsker genvalg.

6 Der ud over meldte Heidi Hvilshøj, Ingemann Jørgensen, Gitte Espersen og Hanne Jensen sig også. De ønsker også at stille op. Der blev ved skriftlig afstemning stemt om det. Afstemningen blev som følgende: Mette Pernille Juul-Nyholm 42 Vigdis R. Hansen 31 Heidi Hvilshøj 10 Ingemann Jørgensen 10 Gitte Espersen 24 Hanne Jensen 15 Så Mette Pernille Juul-Nyholm, Vigdis R. Hansen og Gitte Espersen blev alle tre valgt som repræsentanter til Hanne Jensen, Heidi Hvilshøj og Ingemann Jørgensen blev alle valgt som suppleanter til Eventuelt. 1. De allerede indkøbte ting skal sættes op. Påbegyndte ting er aldrig gjort færdig. Dette er udført. 2. Plan for hvornår de vedtagne ting bliver lavet. Udmeldt tidsplan overholdes ikke. LP svarede, at de forskellige ting er bestilt med undtagelse af skiltet. Der blev spurgt om man husker at tage hensyn til folk i kørestol og viceværtens maskiner. Dette lovede LP. 3. Festtelt Ligger og roder i cykelrummet under nr Skal afleveres sammenpakket efter udlån. LP gjorde opmærksom på, at det ikke er viceværtens ansvar, at passe på afdelingens festtelt. De blev enige om, at for eftertiden ligger ansvaret hos den enkelte som har lånt teltet.

7 4. Der ligger affald i cykelrum i kælder under nr Fjernes. Disse punkter syntes LP ikke var nødvendig at diskuterer på mødet, da hun allerede har haft møde med repræsentanter om det. 5. Lys på p-plads bag nr områdelys ved nr. 7 virker ikke. Skal laves. Der blev klaget over de elektrikere som har været i afdelingen. De får ikke problemerne løst. Mette Pernille Juul-Nyholm sagde, at det har været et problem de sidste 12 år. Døren til vaskehuset er tit i stykker. Og der blev klaget over at andre kan bryde ind i ens vasketid, mens maskinen er i gang. LP lovede, at få nogen til at kikke på det. Det med døren mente nogen, evt. kan skyldes at nogle af beboerne bruger døren forkert. Sætter en stolryg under håndtaget eller smækker den meget hårdt i. Der blev nævnt at containerkapacitet og tømningsfrekvensen ikke passe sammen. Det svarede KTH allerede var under behandling. Der blev klaget over, at flaget hænger oppe klokke 23. om aftenen. Der blev svaret, at det måtte være op til den enkelte beboer der har hejst flaget, også sørger for det kommer ned igen. Heidi Hvilshøj spurgte om nedløbsrør kan vaskes af med alm. rengøring. Dette mente LP godt de kunne. Der var ikke yderligere spørgsmål under eventuelt. KTH takkede herefter for god ro og orden.