Referat Bestyrelsesmøde 10. august 2019

Transkript

1 Side 1 Referat Bestyrelsesmøde 10. august 2019 Mødedato: Lørdag 10. august 2019 Mødetidspunkt: Mødested: Medlemmer: Afbud Hos Kurt, Hasseløvej 119B, 4873 Væggerløse Jes Møller, Birte Holm Sørensen, Carsten Henriques, Jens Kolstrup, Kurt Terpgård-Jensen, Marianne Lauritzen, Pia Bro Christensen, Ruth Lind Carsten Henriques (deltager via Skype), Lise Boye 1 Formandens punkt (20 min) Jes har ordet. Jes har haft dialog med Torben om datasikkerhed på hjemmesiden. Lise / Kommunikationsudvalget overtager sagen. Forespørgsel fra andelshaver angående fortolkning af gældsbrevet vedr energilånet ved salg af andele. 2 Solgte og købte andele (10 min) Jens orienterer om solgte og købte andele, herunder nye og udgåede andelshavere. Jens orienterede. Bilag - Køb og salg af andele pr.1. juli Økonomi (inkl halvårsregnskab og likviditetsprognose) (40 min) Birte orienterer om status for halvårsregnskab og likviditetsprognose, herunder behovet for eventuelle nyanskaffelser. Samlet set er budgettet ramt godt med små afvigelser.

2 Side 2 Bygningsudvalget bedes udarbejde en redegørelse til bestyrelsen for afvigelserne fra budgettet, herunder bud på fremtidig styringsmodel for byggeprojekter. Skal drøftes nærmere på udvalgsdagen Udvalget involverer Nuno. Ombygningen af varmtvandsanlægget er påbegyndt, men endnu ikke afsluttet. Derfor er gasforbruget fortsat alt for højt. Energiudvalget bedes udarbejde en redegørelse og handlingsplan til bestyrelsen. Husudvalget bedes drøfte erfaringerne med forbrug og slid i højsæsonen mhp næste års budget. Der er stigende udgifter til ødelagt inventar. Angående udgifter til diverse inventar opfordrer bestyrelsen til, at man som andelshaver bruger sin ansvarsforsikring, hvis man kommer til at ødelægge noget. opfordrer andelshaverne til at bruge betalingsservice til indbetaling. Det har betydning for likviditeten, at indbetalingerne forfalder til tiden. Birte og Pia danner budgetstyringsgruppe mhp at udarbejde et langtidsbudget. Bilag - Halvårsregnskab samt estimeret årsregnskab 4 Finansieringsbehov og mulige finansieringsmodeller (50 min) Birte og Kurt orienterer om finansieringsbehov ved Coração do Algarve og præsenterer mulige finansieringsmodeller. Med bistand fra Bygningsudvalget udarbejdes et samlet investeringsbudget for byggeprojekterne i de kommende år. Fordele og ulemper ved lånoptagelse eller ekstra indbetaling til faste udgifter belyses, så der foreligger et beslutningsgrundlag til generalforsamlingen i Relation til Authentic (20 min) Jes og Kurt orienterer om status. Jes og Kurt orienterede om status for mellemværender med Authentic, herunder myndighedsgodkendelse.

3 Side 3 6 Gennemførelse af malerprojektet (30 min) har meddelt Authentic, at andelsselskabet selv overtager opgaven med den udvendige vedligeholdelse ( malerarbejdet ). Dette er accepteret af Authentic. Jes og Kurt har i samarbejde med Bygningsudvalget vurderet mulighederne angående den praktiske gennemførelse af arbejdet. På den baggrund anbefales det, at arbejdet udskydes til 2020, og at bestyrelsen drøfter og tager stilling til den videre proces. Bygningsudvalget og bygherrerådgiveren forhandler med to malerfirmaer om igangsætning af malerarbejdets 1. etape primo Jes og Kurt udarbejder en første skrivelse til andelshaverne om proces for malerprojektet. Dette vil blive fulgt op af mere detaljeret information, efterhånden som vi kender vilkårene. 7 Status fra udvalgene (20 min) Kontaktpersonerne giver en kort mundtlig status fra udvalgene. Kontaktpersonerne orienterede.

4 Side 4 8 Kommissorier for udvalgene (20 min) Der er nedsat otte faste udvalg under bestyrelsen ved Coração do Algarve. De faste udvalg på Coração er i henhold til vedtægterne nedsat af generalforsamlingen med følgende hovedformål: Udvalgene skal styrke andelshaverens indflydelse på udviklingen af Coração Udvalgene skal bistå bestyrelsen i den daglige drift af andelsselskabet Som grundlag for udvalgenes opgaver og arbejde udarbejdes et kommissorium for hvert udvalg. Udvalgene har på baggrund af en fælles skabelon udarbejdet forslag til kommissorier, som blev forelagt bestyrelsen på mødet den 19. juni s bemærkninger til kommissorierne er sidenhen blevet indarbejdet og forelagt udvalgene til godkendelse og/eller bemærkninger inden 1. august Alle udvalgs kommissorier kan således godkendes uden yderligere bemærkninger og lægges på hjemmesiden: 1. Kommissorium for Bookingudvalget Kommissorium for Bygningsudvalget Kommissorium for Energiudvalget Kommissorium for Det Grønne Udvalg Kommissorium for Husudvalget Kommissorium for Kommunikationsudvalget Kommissorium for Kultur- og Aktivitetsudvalget Kommissorium for Transportudvalget Alle kommissorier for de nye udvalg er godkendt og lægges på hjemmesiden. 9 Udvalgenes Dag 2019 (30 min) besluttede i 2018 at afholde Udvalgenes Dag for udvalgsmedlemmer og bestyrelse med det formål at skabe et fælles overblik over udvalgsarbejdet, drøfte ideer til nye initiativer, lære hinanden bedre at kende på tværs af både udvalg og bestyrelse, gøre rede for udvalgenes planer og tanker og at forberede udvalgenes bidrag til budget Udvalgenes Dag blev afholdt lørdag, den 17. november 2018 i Bygningen, Vejle med 30 deltagere. På mødet 19. december 2018 vurderede bestyrelsen arrangementet og besluttede på den baggrund at gøre Udvalgenes Dag til en fast årlig tradition. Udvalgenes Dag 2019 afholdes søndag, den 13. oktober 2019 i Bygningen, Vejle. På mødet tager bestyrelsen stilling til formål, indhold og kommunikation for Udvalgenes Dag 2019.

5 Side 5 Programmet skal være det samme som sidste år, dog suppleres programmet med erfaringer med den nye udvalgsstruktur og de generelle principper for udvalgene, herunder konstituering af udvalg. beder andelshavere, der eventuelt har forslag til generalforsamlingen i 2020, om at sende forslagene til de relevante udvalg inden 1. oktober 2019, så forslagene kan blive grundigt belyst. 10 Bestyrelsesarkiv (10 min) sprocesser ved Coração do Algarve skal være klare og gennemsigtige, og alle andelshavere skal have mulighed for at følge med i bestyrelsens arbejde. Derfor lægges alle informationer fra bestyrelsen i et særskilt arkiv på hjemmesiden jf. forretningsorden for bestyrelsen. Ansvaret for opdatering af hjemmesiden delegeres efter nærmere aftale til Kommunikationsudvalget. Der har derudover vist sig et behov for at etablere et arkiv for bestyrelsen. Formålet er at have sikker opbevaring af alle fortrolige dokumenter, herunder kontrakter, personforhold mv. Det foreslås derfor, at sekretæren opretter et cloudbaseret bestyrelsesarkiv. For at lette arbejdsgangen og skabe mere opmærksomhed på hjemmesiden foreslås desuden, at dagsordner og referater fremover alene læses på hjemmesiden og derfor ikke sendes pr mail. Fra 1. januar 2020 vil bestyrelsens dagsordner og referater alene ligge på hjemmesiden. Andelshaverne vil få en advis, når dagsorden/referat lægges op. Andelshavere, der har brug for hjælp til hjemmesiden, henvises til Kommunikationsudvalget. 11 Ekstern konsulent (20 min) Kurt orienterede på mødet 9. maj 2019 om muligheder for ekstern konsulent til forberedelse og forhandling af nye serviceaftaler mv. Ved dette møde vil Kurt give en ny orientering mhp bestyrelsens stillingtagen. Alle bestyrelsesmedlemmer bedes forud for mødet overveje behovet for konsulentbistand nu og i fremtiden. Der forventes i fremtiden at være brug for et netværk af portugisiske rådgivere med forskellige kompetencer til konkrete opgaver. Der indgås derfor ikke aftale med en fast rådgiver.

6 Side 6 12 Henvendelse fra Transportudvalget om bæredygtighed Transportudvalget har udarbejdet udkast en guide vedr valg af mere bæredygtig transport til/fra Coração og beder om bestyrelsens kommentarer kan støtte udvalgets initiativ med nogle få bemærkninger og beder udvalget om selv at tilrette og udsende guiden. 13 Samarbejde med São Brás Kommune (20 min) Jes og Kurt ønsker en drøftelse angående et principielt samarbejde med São Brás Kommune om kommunens eventuelle overtagelse af vores overskudsproduktion af el og om et eventuelt fælles skovrejsningsprojekt. skal tage stilling til, om vi som andelsselskab skal rette en henvendelse til kommunen om deres eventuelle principielle interesse. besluttede at rette en uforpligtende henvendelse til borgmesteren i Sao Bras Kommune.

7 Side 7 14 Mødeplan 2019 (0 min) har godkendt følgende mødeplan for resten af 2019: 1. Onsdag 4. september kl (hos Carsten i Odense) 2. Tirsdag 22. oktober kl (hos Jes i København) 3. Onsdag 4. december kl (hos Jens i København) Derudover følgende mødetidspunkter i 2020: 1. Onsdag 22. januar kl (hos Ruth i Roskilde) 2. Søndag 1. marts kl (hos Carsten i Odense) 15 Eventuelt (10 min) Ingen bemærkninger