Referat af bestyrelsesmødet d Til stede: Stig, Tommy, Lars, Susanne, Peder, Helge, Allan.

Transkript

1 Referat af bestyrelsesmødet d Til stede: Stig, Tommy, Lars, Susanne, Peder, Helge, Allan. Økonomi Afvigelsen til budgettet i første kvartal er stort set bundet op på et for stort gasforbrug på i alt kr Dette skyldes at den gamle chiller gik ned på grund af meget kolde nætter. Det gamle gasfyr blev derfor brugt langt mere end beregnet. Problemet er i mellemtiden løst, idet de nye chillere nu er sat i drift, og disse kan tåle lavere temperaturer end den gamle enhed. Bestyrelsen besluttede at forhøje a konto forbrugsbetalingen for de sidste to kvartaler til kr. 500 pr. md. Så vi får de budgetterede kr. 450 pr. md. Ind, da vi ellers vil mangle likviditet. Andelsselskabet har fortsat en ret stor gæld til Authentic-2. Stig og Susanne laver en opgørelse. Forrentningen af lånet er fastsat til 4 % i lighed med energilånet. Omkostningskontrol Økonomien i Andelsselskabet er stram. Der indføres derfor en særlig procedure for brug af driftsmidler. Proceduren skal gælde for de indkøb, der sker på vores omkostningskonti, og omfatte alle køb der ikke er en del af et tvunget forbrug. F.eks. skal proceduren ikke omfatte køb af toiletpapir, men køb af parasoller, solsenge og grill m.v. er omfattet. Købet skal godkendes af formanden, kassereren og mindst et tredje bestyrelsesmedlem. Forslag til forenklet administration Lars har fremsendt et forslag om at forenkle administrationen ved at sammenlægge betalingen for drift og forbrug til et samlet beløb. Uanset om en andelshaver bruger

2 sine klip eller ej, skulle betalingen være den samme, og Andelsselskabet ville så altid kende sine indtægter. Forslaget vil indebære en kraftig forenkling af administrationen, idet man derved kan undgå forbrugsregnskabet. Forslaget vil kræve en vedtægtsændring, og en generalforsamlingsbeslutning. Det overvejes om forslaget skal fremsættes til næste generalforsamling. Afregning af Sonia Afregning til Sonia har indtil nu foregået på en uhensigtsmæssig måde. Lars kontakter en lokal revisor for at finde et forslag til en løsning, der kan tilfredsstille alle parter. Betaling for bogføring Bogføringen er blevet så omfattende, at det ikke længere kan gøres som almindeligt fritidsjob uden vederlag. Bestyrelsen har derfor tilbudt Susanne at varetage bogholderiet mod et vederlag på kr pr. år. Vi afventer svar herpå. Da Susanne er andelshaver og medlem af bestyrelsen kan der opstå habilitetsproblemer. Peder finder derfor 2 andelshavere, der kan påtage sig hvervet som interne revisorer frem til næste generalforsamling. Byggeri status Orientering fra Stig: Vi har nu fået Samuels firma til at tage flere opgaver så Mr. Martins folk, så vidt som muligt kan koncentrere sig om at lave lejligheder. Samuels folk er ved at være færdige med støbning af balkoner, trappetårn og trappen op til 207 s tagterrasse. De går nu videre med at lave tagterrasserne over 207, 208 og 209 og fortsætter derefter med at lave tagterrassen over 210. Samtidig har han også folk i gang med at lave tagterrassen over receptionen. Derefter / sideløbende laver de, de nye balkoner mod øst.

3 I 209 er betonbjælkerne ved at være hærdet, og når afstivningen kan fjernes bliver der muret op mellem værelse og køkken. Badeværelset kan de også gå i gang med. I 207 og 208 er der ved at blive støbt betonbjælke så gangen kan inddrages i lejligheden. 201 er færdig i løbet af 2 uger, i denne uge er der monteret gelænder, lavet el og malet. Her mangler nu lidt køkkenmontering, samt gulvbehandling, gardiner og møblering. 110 får monteret køkken i næste uge. Her er der i denne uge monteret yderdøre, lavet el, malet og flisearbejdet er afsluttet. 110 bliver færdig i løbet af maj, måske kommer terrassen mod vest lidt senere. Gelænderne til de nye balkoner er ved at blive monteret. Det er sket ved 201, 202 og 203. Her mangler gelændere udfor 301, 200 og 206. Herefter skal der pudses på balkonerne, lægges fliser, males grønt og monteres træ. Døre til 207 Arkitekten har lavet en fejl på tegningen til lejlighed 207, idet han har tegnet to døre mod øst indefra, men glemt at gøre dette på den udvendige tegning. Bestyrelsen tager ansvar for at der etableres to døre som aftalt. Vedligeholdelsesplan Byggegruppen overtager vedligeholdelsesplanen, og udarbejder en detaljeret plan med lejlighedsnumre og omkostninger. Den normale vedligeholdelse vil bestå af maling og gulvrenovering. I nogle tilfælde udskiftning af bordplader og komfurer (de ældste lejligheder). Nuno spørges om han kan bidrage. Byggegruppen Gruppen er ved at lave en plan for udnyttelse af alle rum på Coracao. Planen skal forelægges bestyrelsen til endelig godkendelse. Der skal også udarbejdes forslag til renovering af nogle af disse lokaler. Lars fra housekeepinggruppen træder ind i byggegruppen, så der sikres overensstemmelse mellem grupperne.

4 Et bærende princip i anvendelsen af lokalerne er, at de kan benyttes af alle andelshavere. Også de ting der evt. står i lokalerne f.eks. billard skal kunne anvendes af alle. Salg af nye andele Der er gang i salget, og det kan løbende følges på hjemmesiden. Andelshaverne skal huske at se på hjemmesiden, såfremt de ønsker at overtage en andel, der er underskrevet overdragelsesaftale på. Regelsæt for salg af andele Vedtægterne er ikke tilpasset til at håndtere salg af andele i faste lejligheder og i split-lejligheder. Dette forventes rettet i vedtægterne på næste generalforsamling. Indtil da vælger bestyrelsen at følge nedenstående regelsæt: Andele i en fast lejlighed eller split-lejlighed kan sættes til salg samlet. De tilbydes først de andre andelshavere i samme lejlighed. Derefter tilbydes de samlet alle andre andelshavere efter anciennitet og 10. Såfremt de ikke kan sælges samlet tilbydes andelene enkeltvis til andelshavere i samme lejlighed og dernæst til alle andelshavere efter anciennitet. En andel i en fast eller split-lejlighed, der sættes til salg, tilbydes først de andre andelshavere i den samme lejlighed, efter anciennitet. Herefter tilbydes den alle andre andelshavere efter anciennitet. Frie andele der sættes til salg, tilbydes først de frie andelshavere efter anciennitet, derefter de øvrige andelshavere efter anciennitet. En del af en andel tilbydes først den anden part (medejer), før den tilbydes til andre. Camperundersøgelsen Den sidste undersøgelse af behovet for en autocamper viste et behov på 28 uger baseret på de eksisterende andelshavere. Dertil må vi forvente nogle ekstra uger fra kommende andelshavere. I vedtægterne er det klart defineret, at vi skal tilbyde en autocamper. Det er derfor nødvendigt at der laves noget reklame for brugen af camperen, så vi kommer op på ca. 45 uger pr. år.

5 De gode råd bestyrelsen har fået fra undersøgelsesgruppen, tager vi med i betragtning, når vi skal forhandle næste aftale med leverandøren. Bestyrelsen takker undersøgelsesgruppen for et stort arbejde. Camperaftalen Aftalen om at leje en autocamper er på plads, og kan læses på hjemmesiden. For at sikre økonomien i en lejeaftale må lejeperioden ikke overstige 52 uger, med mindre andelshaverne køber klip af andelsselskabet til brug i camperen. Hvis der er behov for 2 campere i samme uge, kan der opnås rabat hos Algarve Campers. Bookingsystem Et forslag om at etablere en bookingbank hvortil man kan sælge sine klip, eller købe klip, hvis man har brug for det, skal undersøges nærmere. Andelshaver Kate nr. 76 har sendt bestyrelsen en mail med nogle forslag til forbedring af bookingsystemet, dels om at bytte klip med faste andele i stedet for at købe, og dels om frie andele i små grupper kunne tilknyttes en bestemt lejlighed for et år af gangen. Nigel nr. 25 har tidligere foreslået det samme. Begge forslag vil indgå i de fremtidige drøftelser. Bestyrelsen siger tak til Kate for det gode indlæg. Allan arbejder med disse forslag sammen med Torben. Fast adresse på Coracao Helge tager kontakt til kommunen (Marlene) om spørgsmålet. Vinklubben Bestyrelsen ønsker en formel aftale med vinklubben om leje af jord og afholdelse af omkostninger. Helge og Allan tager kontakt til Flemming nr. 1.

6 Forbrugsregnskabet 2016 En andelshaver har ønsket at få udleveret forbrugslisten fra Bestyrelsen har tidligere besluttet ikke at udlevere dette, idet de enkelte andelshavere fremgår af listen. Det er i strid med databeskyttelseslovgivningen. Salg af andel 14 Der var tre andelshavere der ønskede at overtage andel 14. Nr. 1 og nr. 4 ønskede at købe hver en halvdel. Desuden en andelshaver langt oppe på prioritetslisten. Nr. 1 kan overtage hele andelen, og derefter sætte den anden halvdel i udbud igen. Her kan andelshavere med lavere prioritet end nr. 4 også byde. Lars tager kontakt til de lavere liggende andelshavere for en afklaring. Afklaring har fundet sted. Nr. 1 og nr. 4 køber andel 14. Parkering Der er endnu ikke etableret parkeringspladser til ejerbiler. De fylder derfor op på vores lille parkering foran hotellet. Når man ikke er tilstede bedes ejerbilerne parkeret i højre vejside ved opkørslen. Husk nøglerne skal placeres i receptionen, så bilerne kan fjernes hvis nødvendigt. Energiprojektet Kurt havde på vegne af energigruppen sendt en indstilling til bestyrelsen om principiel tilslutning til energiprojektet. Bestyrelsen bakker 100% op om projektet. Vi siger også tak for det store arbejde. Meddelelse fra formanden

7 Stig: Jeg vil gerne træde tilbage som formand. Jeg mener at jeg har udtjent min opgave som formand, og at det vil være bedst for demokratiets udvikling i andelsselskabet, at jeg lader en anden komme til nu, i stedet for at vente til generalforsamlingen i marts Jeg vil gerne fokusere på Authentic-2 s opgaver i henhold til projektkontrakten med at færdiggøre byggeriet, og med at finde de sidste andelshavere. Jeg har ret til at udpege formanden, og jeg tænker at gøre det på den måde, at jeg træder tilbage, dernæst indgår en suppleant. Efter vedtægterne skal det være den der fik flest stemmer på sidste generalforsamling. Vedtægterne tager ikke højde for, at vi har udpeget suppleanter på to forskellige generalforsamlinger. Efter vedtægterne træder Allan derfor ind i bestyrelsen, med mindre Allan ikke ønsker at indtræde allerede nu, og dermed giver pladsen til Helge? Herefter lader jeg det være op til bestyrelsens 5 medlemmer at blive enige om, hvem der skal være formand frem til generalforsamlingen Ny formand Bestyrelsen tog Stig s ønske til efterretning, og Helge indtrådte i bestyrelsen, idet Allan overlod pladsen til ham. Dernæst foreslog Lars og Tommy at Peder blev valgt til ny formand. Dette skete i enighed. Det er på sin plads at takke Stig for hans store arbejde med Coracao. Dels ved overhovedet at turde binde an med et projekt i den størrelse, og dels det utrættelige arbejde med at få tingene gjort. Vi er alle taknemmelige for at Stig og Adie turde. Mvh. Peder Nielsen/