Referat Bestyrelsesmøde 20. maj 2018

Transkript

1 Side 1 Referat Bestyrelsesmøde Mødedato: Søndag Mødetidspunkt: Kl. 11:00 18:00 Mødelokale: Medlemmer: Afbud Svejgårdsvej 21, 2900 Hellerup Allan Hornstrup, Birte Holm Sørensen, Carsten Møller, Jes Møller, Kurt Terpgård-Jensen, Leif Bille (suppleant), Marianne Lauritzen, Pia Bro Christensen (suppleant), Susanne Kam Kristensen, Ingen 1 Formandens punkt Formanden har ordet. Jes har været på Coracao do Algarve (CdA) og gav en situationsrapport. Indtrykket er, at der blandt andelshaverne generelt er positive forventninger og tålmodighed i forhold til en god udvikling og sikker drift af CdA. Der er god fremdrift i byggeriet. Kurt, Pia og Susanne bekræftede denne opfattelse. Ekspert i deleøkonomi, Claus Skytte, har skrevet en bog om CdA. Bogen er under redigering, og der planlægges et arrangement i Danmark i forbindelse med udgivelsen. 2 Relation til Autentic Kurt og Carsten giver en orientering om projektkontrakt, afslutning mv. BILAG: Projektkontrakt BILAG: Allonge til projektkontrakt 3 Økonomistatus Susanne giver en status på økonomien og en redegørelse for indholdet i de enkelte budgetposter samt baggrunden for budgettets opbygning.

2 Side 2 BILAG: Kvartalsregnskab. Budgettet for 2018 blev gennemgået. Kvartalsregnskabet er i god overensstemmelse med budgettet. 4 Kommunikation Jes og Marianne giver et oplæg om kommunikation mellem bestyrelse og andelshavere. BILAG: Kommunikation mellem bestyrelse og andelshavere. godkendte det udarbejdede oplæg til kommunikation mellem bestyrelse og andelshavere. 5 Faste udvalg På mødet 12. april 2018 besluttede bestyrelsen at nedsætte syv faste udvalg, heraf et nyt, kulturudvalget. Frem til 4. maj 2018 har andelshavere kunne tilmelde sig et eller flere udvalg. Status er: 1. Bookingudvalget: Syv andelshavere ønsker at deltage (+ kontaktperson Allan) 2. Bygningsudvalget: Syv andelshavere ønsker at deltage (+ kontaktperson Kurt) 3. Energiudvalget: Fire andelshavere ønsker at deltage (+ kontaktperson Kurt) 4. Household udvalget: Otte andelshavere ønsker at deltage (+ kontaktperson Marianne) 5. Kommunikationsudvalget: Fire andelshavere ønsker at deltage (+ kontaktperson Allan) 6. Kulturudvalget: Tre andelshavere ønsker at deltage (+ kontaktperson Carsten) 7. Parkudvalget: Seks andelshavere ønsker at deltage (+ kontaktperson Pia) Derudover har flere andelshavere foreslået et aktivitetsudvalg, der skulle arbejde for gode rammer for fysiske aktiviteter (inde og ude). godkender medlemmer af de stående udvalg og drøfter forslaget om et aktivitetsudvalg. aftaler den videre proces omkring udvalgenes igangsættelse. BILAG: Oversigt over medlemmer af faste udvalg. BILAG: Skabelon til kommissorium til bygningsudvalget (eksempel). godkendte alle medlemmer til de syv faste udvalg ved CdA. Andre interesserede kan komme til. Udvalgene skal nu konstituere sig med en formand og beskrive deres opgaver og akti-

3 Side 3 viteter for 2018 i et kommissorium (skabelon foreligger). Udvalgets kontaktperson i bestyrelsen tager initiativ til, at dette igangsættes. Udvalgene indsender senest 28. juni 2018 forslag til kommissorium, så det kan behandles på bestyrelsesmødet 8. juli udsatte beslutningen om et eventuelt aktivitetsudvalg indtil videre, bl.a. fordi der pt ikke er grundlag for indretning af et fitness-rum. Marianne sender en infomail til alle andelshavere om udvalgsarbejdet inklusive deadline. Kontaktpersoner i bestyrelsen igangsætter udvalgene med henblik på valg af formand, beskrivelse af kommissorium mv. Udvalgenes bud skal være klar senest 28. juni, så bestyrelsen kan godkende aktiviteterne og udvalgene komme i gang med arbejdet. 6 Fordeling af ansvarsområder På mødet 12. april fordelte bestyrelsen ansvaret for faste opgaver således: 1. Køb og salg af andele: Allan 2. Ejendomsdrift: Kurt 3. Myndighedsforhold: Leif (suppleret af Birte) 4. Vedtægtsspørgsmål: Jes (suppleret af Leif) 5. Økonomi: Bogføring/regnskab: Susanne; Kasserer: Birte 6. Projektkontrakt: Carsten (suppleret af Kurt) (NY) Flere bestyrelsesmedlemmer har påpeget, at nogle faste opgaver endnu ikke har fået en klar ansvarsplacering. Konkrete forslag til uddybning og detaljering udbedes på mødet. Køb og salg af andele varetages alene af Allan. Et nyt ansvarsområde er Projektkontrakt, som varetages af Carsten, suppleret af Kurt. Birte er kasserer, og regninger sendes til administration@coracao-do-algarve.dk 7 Funktion som vicevært/daglig leder Kurt giver et oplæg om praktiske opgaver på Coracao samt forslag til ny organisering, inkl økonomi.. BILAG: Job Description Manager.

4 Side 4 godkendte forslag om organisering af opgaver på CdA, herunder udkast til jobbeskrivelse for manager (vicevært) ved CdA. forventer at kunne ansætte en deltids manager ved CdA pr. 1. oktober Helge Hermansen har accepteret at fortsætte i funktionen som vicevært frem til denne dato. 8 Overdragelse af andele På bestyrelsesmøde den 12. april 2018 præsenterede Jes udkast til flowdiagram for overdragelse af andele (fortolkning af vedtægterne 11). På baggrund af drøftelserne er flowdiagrammet rettet til. Allan og Jes har udarbejdet en tilhørende tekstbeskrivelse, som pt er til gennemsyn hos advokaten. Allan har endvidere udarbejdet udkast til overdragelsesaftale ved køb og salg af andele. Der ønskes en stillingtagen til flowdiagram og overdragelse af andele. BILAG: Kontrakt for overdragelse af andele. BILAG: Flowdiagram. BILAG: Beskrivelse af overdragelse af andele. Flowdiagram samt kontrakt for overdragelse af andele blev godkendt. Beskrivelsen af processen for overdragelse af andele finjusteres, og der tilføjes et underbilag, der med en konkret case illustrerer principperne ved overdragelse. 9 Aflevering af lejligheder Der har været flere eksempler på, at lejlighederne afleveres i en uacceptabel stand (sengetøj, affald, køleskab mv). Det betyder ekstra arbejde for rengøringen og dermed ekstra udgifter for CdA. Der ønskes en stillingtagen til mulige løsninger. Gentagne opfordringer til at aflevere lejlighederne i pæn stand har desværre ikke i alle tilfælde været tilstrækkeligt. besluttede derfor at indføre en bøde på 500 kr. for ikke at aflevere en lejlighed i ryddelig stand. 10 Opgradering af lejlighed 116 Susanne redegør for problemstillingen og fremlægger konkret forslag til forbedring af lejligheden (med tilhørende økonomisk overslag) med henblik på at gøre lejligheden attraktiv til booking.

5 Side 5 Aircondition i lejlighed 116 opgraderes til samme standard som andre lejligheder. 11 Havemøbler Såfremt havemøbler til de nye lejligheder ikke indgår i aftalen med Autentic, ønskes en stillingtagen til, hvilke og hvor mange havemøbler, der skal indkøbes. besluttede at indkøb terrassemøbler til lejlighederne 107, 108, 109, 111, 112, 113, 114, 116 (og delvis 207, 208 og 209) samt til den runde (gamle) terrasse. Der indkøbes klassiske grønne havemøbler af mærket Arcalo, som er de samme som de nuværende terrassemøbler. 12 Billardbordet Der ønskes en stillingtagen til billardbordet, herunder om eventuelt salg og eventuel ændret placering. besluttede at sælge det store billardbord, der nu står i spisestuen, og i stedet indkøbe et mindre og ikke så sårbart billardbord. Begrundelsen er, at bestyrelsen ønsker et eventuelt billardbord placeret et andet sted end i spisestuen. Det nye billardbord kan stå i spisestuen, indtil rummet under 106 er færdigt, hvorefter det flyttes derhen. 13 Dansk TV i pejsestuen På baggrund af forslag fra andelshaver ønskes en stillingtagen til dansk TV i pejsestuen. har undersøgt sagen og må afvise forslaget, fordi det ikke pt er lovligt at vise dansk TV i Portugal 14 Kommerciel virksomhed ved CdA Med baggrund i et konkret eksempel ønskes en drøftelse af kommerciel virksomhed ved Coracao do Algarve.

6 Side 6 erindrer alle andelshavere om, at kommerciel udlejning af lejlighederne ikke længere er tilladt jf vedtægterne. 15 Husorden Der ønskes en indledende drøftelse af, hvad der eventuelt er behov for angående husorden ud over infoark og ABC. Punktet blev udsat til næste møde. 16 Aftale med revisorerne Det ønskes drøftet, om der skal indgås forhåndsaftaler med de interne revisorer. Kassereren tager initiativ til et møde med de to interne revisorer mhp gensidig aftale. 17 Forslag vedrørende hønsehuset Præsentation af og stillingtagen til forslag vedrørende hønsehuset. Punktet udsat til næste møde. 18 Procedure for behandling af forslag fra andelshaverne Bestyrelsesmedlemmer får jævnligt henvendelser med spørgsmål og/eller forslag fra andelshavere. For at sikre, at andelshaveren får et svar på sin henvendelse og at det pågældende forslag/spørgsmål behandles i det rette forum, foreslås, at bestyrelsen benytter følgende generelle forretningsgang for sådanne henvendelser: Det bestyrelsesmedlem, der får en henvendelse, videresender den straks til det ansvarlige bestyrelsesmedlem (med kopi til formand og sekretær) Det ansvarlige bestyrelsesmedlem afgør, om mailen kan besvares direkte, om den skal videresendes til et af vore udvalg og/eller om den skal sættes på dagsordenen til næste B-møde Andelshaveren får under alle omstændigheder et svar, der fortæller, hvilken proces der sættes i gang (hvis ikke der straks kan svares endeligt). Dette svar sendes også i kopi til

7 Side 7 formand og sekretær. godkendte procedure for behandling af forslag fra andelshaverne. 19 Mødeplan 2018 godkender mødeplan Mødetidspunkt og -sted for bestyrelsen 2018: Onsdag 12. april kl i Middelfart Søndag 20. maj kl i Københavnsområdet (hos Birte) Torsdag 7. juni kl i Middelfart (Kulturøen) Søndag 8. juli kl i Københavnsområdet (hos Birte) Onsdag 15. august kl i Middelfart (Kulturøen) Onsdag 5. september kl i Københavnsområdet Onsdag 31. oktober kl i Middelfart (Kulturøen) Onsdag 19. december kl i Københavnsområdet Mødeplan godkendt. Der findes eventuelt et andet sted og/eller en anden dato for mødet 5. september Eventuelt Marianne har overtaget kontakten med Hotel Faaborg Fjord, hvor generalforsamling 2019 holdes. På kommende dagsordner sættes en fast punkt angående Køb og salg af andele. Et forslag om infotavle på CdA med fotos af bestyrelsen samt om nyt skilt på hoveddøren overgår til Kommunikationsudvalget.