Coração do Algarve. Referat af bestyrelsesmøde d

Størrelse: px

Starte visningen fra side:

Download "Coração do Algarve. Referat af bestyrelsesmøde d"

Karina Knudsen
4 år siden
Visninger:

1 Referat af bestyrelsesmøde d Til stede: Tommy, Lars, Susanne, Peder, Allan. Til stede under punktet om energigruppen: Kurt. Referat og referent Der havde været indvendinger mod det offentliggjorte, internt i bestyrelsen godkendte referat fra sidste møde. Bestyrelsen anerkendte, at der havde sneget sig mindst en fejlagtig oplysning ind, og referatet fra sidste møde vil derfor blive korrigeret. Økonomi Susanne fremlagde halvårsregnskabet med sammenligning til tilsvarende periode i Dette sidste kunne ikke gøres helt præcist, da der er indført ny opgørelsesmetode; der blev i stedet anvendt vægtede tal, der repræsenterede 6 af de 9 første måneder af Overordnet set ser det fornuftigt ud; der er stadig behov for mådehold. Forskellene mellem 2016 og 2017 er kendte og accepterede af bestyrelsen. Selskabsregisteringen er ved at blive opdateret med ny bestyrelse etc. Der er uenighed i opfattelsen af, hvordan mellemværendet mellem Authentic-2 og Andelsselskabet skal foregå og afsluttes; det bliver løst i forhandling mellem Peder, Lars og Authentic-2. Fællesudgifter og forbrug for lejligheder med status 999 i bookingsystemet bliver betalt som opgjort af Susanne. Bestyrelsen vedtog at købe de sidste fire, endnu ikke solgte andele, af Authentic-2. Dette gøres især for at lette trykket på bookingen i erkendelse af, at camperen ikke har fået den fornødne succes. Beløbet skal tidligst betales efter generalforamlingen, og beslutningen, herunder finansieringen, kan derfor legitimeres på dette tidspunkt.

2 Udvidelse af bestyrelsen Bestyrelsen diskuterede konsekvensen af et forslag om en udvidelse af bestyrelsen til f.eks. 7 medlemmer, især for at fordele de forhåndenværende opgaver på flere hænder. Bestyrelsen fandt det ikke nødvendigt her og nu; det er desuden et vedtægtsanliggende, og vedtægtsgruppen kan derfor evt. tage det med i deres overvejelser. Bestyrelsen erkendte, at den skal blive bedre til at opfordre medlemmerne til at bidrage i diverse aktivitets- og indsatsgrupper. Bestyrelsen har desuden behov for en forretningsorden; Allan laver et udkast. Etablering af ventelister Med alle andele solgt vil der snart blive behov for en venteliste. Det besluttedes at oprette en venteliste for udefrakommende. Det vil koste 500 kr at komme på ventelisten. Pengene returneres ikke. Personer på ventelisten er selv ansvarlige for at orientere bestyrelsen om ændringer i adresse, etc. Listen spørges forfra hver gang den tages i anvendelse. Detaljerne bør blive præciseret i vedtægterne, herunder detaljerne for hvornår en udbudt andel kommer til ventelisten. Ikke-aktiverede andelshavere har fremover mulighed for at købe klip i faste lejligheder. Nye andelshavere skal have en bedre velkomstskrivelse, som klarere redegør for foreningens forventninger etc. Lars vil udfærdige udkast til en sådan skrivelse. Desuden erfarer bestyrelsen, at der forskellige steder arrangeres møder med nye andelshavere der opfordres til, at det kommer til at foregå flere steder i landet. Bygningens udseende Der har været uklarheder om hvad der forventes i forhold til bygningens udseende, møblement udendørs og til anvendelse af solafskærming og tilsvarende. Det er særligt aktuelt i forbindelse med friske initiativer i relation til de faste lejligheder.

3 Byggegruppen kigger på det og fremsender forslag til retningslinjer. Vinklubben Bestyrelsen har fået tilsendt udkast til kontrakt mellem vinlauget og andelsselskabet og har enkelte forslag til ændringer, inden det underskrives. Eksterne autocampere etc Medlemmerne anmodes om at tage ekstra hensyn til de øvrige beboere, når de har gæster på besøg, både overnattende og mere kortvarige. Andelsforeningen har ikke kapacitet til ekstra belastning på bebyggelse og faciliteter, så medlemmerne opfordres til at minimere besøg udefra i form af autocampere etc. Der er ikke enighed i bestyrelsen om, hvor stramme reglerne for udefra kommende autocampere skal være, så det bliver lagt ud til medlemmerne at diskutere. Som minimum skal der betales for forbrug, men det kan komme på tale helt at forbyde eksterne autocampere. Porcelæn Housekeeping gruppen beslutter om det ny-indkøbte porcelæn skal være standarden fremover. Cykler Der har været problemer med cyklerne, idet det undertiden ikke blev rapporteret, at cyklen skulle rapareres. Der arbejdes på en ny aftale med leverandøren, så denne ikke venter på medlemmerne henvender sig, men selv checker cyklerne med mellemrum. Indtil da skal man stadig sætte en seddel på cyklen, hvis den skal ordnes. Bestyrelsen undersøger også mulighederne for mere udstyr på cyklerne, herunder cykelkurve. Også mulighed for en cykelholder til bil undersøges. Salg af klip

4 Salg af klip blev diskuteret, men det blev igen konstateret, at prisen for salg af klip er fastsat til 300 DKK per klip (uanset sæson) ved en generalforsamlingsbeslutning i Salgsmuligheden er dog både en sag for booking- og vedtægtsgrupperne, der bedes tage det med i overvejelserne. Gruppemøde Der indkaldes til møde for alle undergrupperne (household, energi, booking, vedtægter, web) d. 4. November i Viborg. Detaljer følger, men dagsorden vil være at klargøre status for arbejdet, budget for 2018 og planer for 2018 også til fremlæggelse på generalforsamlingen. Vedtægtsændringer Vedtægtsgruppen har afholdt første møde 23/8 og et udkast til nye vedtægter er på vej. Gruppen havde lidt interne uenigheder, som måske vil betyde, at der vil komme mere end et forslag til visse af vedtægtspunkterne. Udkastet er i gang med at blive diskuteret i gruppen. Når næste version er klar får bestyrelsen forslaget til kommentering. Vicevært og havehjælp. Inspektørrollen, som Nuno har varetaget, skal forhandles igen. Der er behov for yderligere tilstedeværelse af en inspektør på stedet. Lars udfærdiger efter dialog med byggegruppen og andre grupper et oplæg til stillingsbeskrivelse, som diskuteres i bestyrelsen. Helge indtræder igen i en vicevært-lignende rolle. Byggeri Lejlighed 209 forventes færdig inden for et par uger. Hurtigt derefter følger lejligheder 208 og 207 i november/december. Projektmageren planlægger alt byggeri afsluttet pr. 1/

5 Energiprojektet Orientering ved Kurt: Energiprojektet skal ses som tredelt: 1) Ombygning af varmesystemet, 2) skift af varmepumper, 3) solcellesystemet. Ad 1) Hele systemet skal laves om, og energigruppen kigger på løsningsmodeller. Der skal desuden indføres mere pædagogiske installationer med tydelige markeringer, så det er lettere at følge og som vil forenkle service. Dette ser energigruppen også på. As 2) Varmepumperne er for nylig skiftet ud og gasforbruget er faldet som ventet. Varmtvandstemperaturen i lejlighederne vil snart blive checket og systemet justeret, hvis nødvendigt. Ad 3) Solcellerne var planlagt færdige til midt august, men det trækker ud. Der må forventes et par måneders forsinkelse. Til gengæld er systemet blevet bedre end forventet. El-panelerne kobles direkte på hovedtavlen, hvor brutto/netto forbrug registreres. Udgifter til løbende service af solcelle parken vil blive indregnet i vedligeholdelsesplanerne. Generelt vil der fremover foretages mere hyppige aflæsninger af al forbrug, herunder vand, for at monitorere forbruget, kontrollere regningerne og give overblik samt fange pludseligt opståede lækager. Bookingsystem Bookinggruppen (Allan (110), Torben, Peder og Vibeke (1)) arbejder med flere forslag til et nyt bookingsystem. Andre punkter 1) Private biler skal parkeres til højre efter opkørslen (altså inden man kommer til vendepladsen foran huset). Se markering med rødt på billedet her:

2) Nogle har betalt for drift og forbrug forskudt i forhold til udsendelse af regninger. Det skal ændres, så beløbene betales i forhold til regningsudsendelser fra Susanne og Lars.

6 2) Nogle har betalt for drift og forbrug forskudt i forhold til udsendelse af regninger. Det skal ændres, så beløbene betales i forhold til regningsudsendelser fra Susanne og Lars. 3) Halve og på anden vis opdelte andeles ejere skal internt finde en repræsentant for den respektive andel, så bestyrelsen kun har en kontaktperson per andel 4) Der er lavet en aftale med Casa Presunta om en god pris for et værelse til enkeltovernatninger for tiden 50 pr nat inkl. morgenmad. Dermed anser bestyrelsen problemet med at etablere værelser på Coracao for løst. Ref. Allan, 12/9-2017

Relaterede dokumenter

Referat af bestyrelsesmødet d Til stede: Stig, Tommy, Lars, Susanne, Peder, Helge, Allan.

Referat af bestyrelsesmødet d. 30.04.2017 Til stede: Stig, Tommy, Lars, Susanne, Peder, Helge, Allan. Økonomi Afvigelsen til budgettet i første kvartal er stort set bundet op på et for stort gasforbrug