Referat Bestyrelsesmøde 31. oktober 2018

Transkript

1 Side 1 Referat Bestyrelsesmøde 31. oktober 2018 Mødedato: Onsdag 31. oktober 2018 Mødetidspunkt: Kl 16:45 20:00 Mødelokale: Medlemmer: Afbud Kulturøen Middelfart Allan Hornstrup, Birte Holm Sørensen, Carsten Møller, Jes Møller, Kurt Terpgård-Jensen, Leif Bille (suppleant), Marianne Lauritzen, Pia Bro Christensen (suppleant), Susanne Kam Kristensen, Allan, Leif 1 Formandens punkt (10 minutter) Formanden har ordet. Vurderingen er, at der generelt er en god stemning på og omkring Coracao. Der var dog flere, der påpegede moralens forfald med hensyn til oprydning, parkering, affaldssortering mv. Disse spørgsmål tages op i forbindelse med husordenen. Jes og Kurt har holdt positivt møde med borgmester og viceborgmester i Sao Bras do Alportel, herunder om et Åbent Hus arrangement på Coracao søndag 15. september har opmærksomhed på, at lejlighed 116 ikke har den ønskede standard. Susanne sørger for, at vi kommunikerer tydeligt om dette til andelshaverne, indtil lejligheden bliver ombygget til normal standard. 2 Solgte og købte andele (5 minutter) Allan orienterer om solgte og købte andele, herunder hvem der er udgåede og nye andelshavere. Allan orienterede skriftligt om solgte og købte andele (BILAG). 3 Relation til Autentic (10 minutter) Jes, Kurt og Susanne orienterer om planlagt møde med Autentic 6. november 2018.

2 Side 2 Mødet er blevet udsat til 6. november 2018 og vil primært dreje sig om færdiggørelse af ombygningen og afslutningen af samarbejdet med Autentic. Det bemærkes, at resten af hegnet mod øst fjernes inden beplantning af rabatten. 4 Økonomi (10 minutter) Birte giver en kort orientering angående økonomi, herunder nye bankkonti. Der oprettes meget snart en ny bankkonto i Portugal. Det bliver fremover alene Nuno, der kan betale indkøb med kort. Coracao har også fået ny bank i Danmark (Jyske Sparekasse). Kvartalsregnskabet pr. 30. september 2018 samt estimat for hele 2018 blev gennemgået. Resultatet forventes at ligge på niveau med årets budget og er tilfredsstillende (BILAG). bevilgede kr. til Kommunikationsudvalget til aftale med web-firma angående hjemmeside. 5 Status fra udvalgene (20 minutter) Kontaktpersonerne giver en kort orientering (tre minutter) fra alle udvalg. Bygningsudvalget: Arbejder med fejl og mangler, vedligeholdelsesplaner, lejlighed 116 samt mulig ændring af toværelses lejligheder til etværelses. Energiudvalget: Arbejder med dataindsamling, vedligehold, fortsat isolering samt automatisering. Det Grønne Udvalg: Arbejder med legeområde med sandkasse, beplantning, motionssti, skiltning, kontakt til lokale havebrug samt tørt havebrug. godkendte udgift på 400 kr. om året til medlemskab af Mediterranean Garden Society. Household Udvalget: Der er generelt stor aktivitet i udvalget. Kulturudvalget: Arbejder med Åbent Hus arrangement 15. september Der har været nogen gennemstrømning af medlemmer i udvalget. Kommunikationsudvalget: Arbejder med ny hjemmeside, som forventes klar inden jul. Der er

3 Side 3 modtaget tilbud fra nyt web-firma pga tidligere firmas konkurs. Færdiggørelse af database over andelshavere og efterfølgende opdatering af andelshaverlisten er overdraget til Kommunikationsudvalget (Morten). Bookingudvalget: Arbejder bl.a. med nye beskrivelser til bookingsiden. 6 Budget 2019 (30 minutter) Birte og Susanne gennemgår forslag til budget 2019 jf aftaler samt tids- og procesplan for budgetprocessen. Forventningen er, at vi kan holde både faste udgifter og forbrugsudgifter på samme niveau i 2019 som i Generelt er økonomien for CdA i god gænge. Investeringer drøftes med udvalgene på udvalgsdagen Budget 2019 sættes på dagsordenen til næste møde. 7 Arbejdsgruppe for opkøb af andele (20 minutter) Arbejdsgruppen præsenterer en oversigt over mulige tiltag til bestyrelsens godkendelse jf kommissorium. drøftede arbejdsgruppens forslag. Sagen færdigbehandles på næste møde. Bestyrelsesmedlemmer bedes forinden sende eventuelle input til arbejdsgruppen. 8 Driftsorganisation (15 minutter) På bestyrelsesmødet 8. juli 2018 blev det besluttet at opdele manager-funktionen i: Akutfunktion; Bygherrerådgivning; Nye servicekontrakter; Kontrol af regninger mv. Kurt fik mandat til at arbejde videre med en samlet løsning. Viceværtopgaverne er pr. 1. oktober 2018 overtaget af Nuno Frederico. Kurt fremlægger sagen på mødet med anbefaling til beslutning. godkendte forslag til kontrakt med Nuno Frederico. Kurt får mandat til at finde en løsning på vask af sengetøj mv. 9 Arbejdsgruppe for værdigrundlag og husorden (10 minutter)

4 Side 4 har på mødet 15. august 2018 nedsat arbejdsgruppe for værdigrundlag og husorden. Arbejdsgruppen skal formulere en kort sammenhængende fortælling om værdigrundlaget for Coração do Algarve, udarbejde en husorden, som afspejler værdigrundlaget, og som er klar og let forståelig samt revidere ABC en som en praktisk pixiudgave af husordenen. Ifølge tidsplanen udarbejder arbejdsgruppen status til bestyrelsen på mødet 31. oktober drøftede arbejdsgruppens forslag. Der er mindre forslag til yderligere input til ABC en. Vedr. Vision og Husorden var der et ønske om, at dokumentet også berører eventuelle sanktioner, hvis ikke reglerne følges. udarbejder et forslag hertil. 10 Udvalgenes dag (10 minutter) Udvalgenes dag holdes lørdag 1 kl i Vejle. Jes gennemgår formål og program for dagen. Der er 27 tilmeldte til Udvalgenes dag. Dagsorden for mødet blev gennemgået og rollefordelingen blev aftalt. 11 Generalforsamling 2019 (10 minutter) Der holdes ordinær generalforsamling for Coracao do Algarve søndag den 17. marts 2019 i Faaborg (Faaborg Fjord). Marianne gennemgår forslag til program. Indledende drøftelse af Generalforsamling Der skal være mulighed for undervisning i hjertestarter lørdag eftermiddag (cirka to timer). Hotel Faaborg Fjord bookes til kl om søndagen. 12 Sygdom på Coracao (5 minutter) Birte fremlægger forslag til gode råd til andelshaverne i forbindelse med akut sygdom, herunder angående hjertestarteren og dens anvendelse. Jens Kastrup og Carsten Henriques underviser i hjertestarter. Vejledning i tilfælde af akut sygdom

5 Side 5 er modtaget fra Casa d Arte og indarbejdes i ABC en. 13 Børns sikkerhed (5 minutter) Der har været nogle tilfælde, hvor forældre eller bedsteforældre har spurgt til sikkerheden for børn. I et enkelt tilfælde er et 2-årigt barn kravlet igennem rækværket på den store sydvendte terrasse. Der skete heldigvis ikke noget, men der er et fald på cirka 3 meter, og der kunne være sket en ulykke. Andre farer for børn kan være elektriske varmepumper, solcelleanlægget, trapper, skråninger mv. Kurt orienterer om bygningsudvalgets overvejelser. Til drøftelse med henblik på udsendels af et informationsbrev til alle andelshavere. Marianne udsender nyhedsbrev til alle andelshavere angående børns sikkerhed. Retningslinjerne indarbejdes i ABC en. 14 Mødeplan 2018 (0 minutter) Mødetidspunkt og -sted for bestyrelsen 2018: Onsdag 19. december kl i København (hos Jes) Afbud fra Kurt 19. december Mødeplan 2019 (0 minutter) Mødeplan for bestyrelsen 2019: 1. Tirsdag 5. februar 2019 kl i Middelfart 2. Torsdag den 7. marts 2019 kl i Københavnsområdet 3. Onsdag 3. april 2019 kl i Middelfart 4. Torsdag 9. maj 2019 kl i Københavnsområdet 5. Tirsdag 11. juni 2019 kl i Middelfart 6. Lørdag 10. august 2019 kl i Københavnsområdet 7. Torsdag 5. september 2019 kl i Middelfart 8. Tirsdag 22. oktober 2019 kl i Københavnsområdet 9. Torsdag 5. december 2019 kl i Middelfart Mødet 7. marts 2019 aflyses og erstattes af et møde søndag 24. februar kl i Københavnsområdet.

6 Side 6 16 Eventuelt (5 minutter) Intet under dette punkt.