Referat Bestyrelsesmøde 15. august 2018

Transkript

1 Side 1 Referat Bestyrelsesmøde 15. august 2018 Mødedato: Onsdag 15. august 2018 Mødetidspunkt: Kl 16:45 20:00 Mødelokale: Medlemmer: Afbud - Café Oscar, Kulturøen, Middelfart Allan Hornstrup, Birte Holm Sørensen, Carsten Møller, Jes Møller, Kurt Terpgård-Jensen, Leif Bille (suppleant), Marianne Lauritzen, Pia Bro Christensen (suppleant), Susanne Kam Kristensen, 1 Formandens punkt Formanden har ordet. Der er holdt møde med Autentic. Intentionerne fra begge sider er at afslutte projektet i god ro og orden og eventuelt fejre afslutningen. Der er holdt et positivt møde med interne revisorer. Mødet havde fokus på revisorernes rolle og på transparens i økonomien. Skattestyrelsen har meddelt en skønsmæssig ansættelse af den skattepligtige indkomst for CdA i 2015 og 2016 på 0 kr. Susanne foretager det fornødne i sagen. 2 Solgte og købte andele Allan orienterer om solgte og købte andele, herunder hvem der er udgåede og nye andelshavere. Senest 1. september 2018 ligger der en opdateret andelshaverliste på WordPress. Den fremtidige opdatering aftales nærmere med kommunikationsudvalget (BILAG). 3 Relation til Autentic Jes, Kurt og Susanne orienterer om møde med Autentic 10. juli 2018.

2 Side 2 har haft et positivt møde med Autentic. Det er aftalt at holde et nyt møde 11. september Alle afleveringsprotokoller frem til 18/ er nu underskrevet. Kurt og Jes underskriver afleveringsprotokollerne fra 18/ og frem. I fremtiden vurderer Bygningsudvalget færdiggjorte opgaver før udbetaling til Authentic. 4 Økonomi Birte og Susanne præsenterer kvartalsregnskab for 2. kvartal Derudover indledende drøftelse af proces for udarbejdelse af budget Halvårsregnskabet for 2018 er realiseret på niveau med budgettet, når der tages højde for skævt fordelte udgifter og indtægter. Der udarbejdes tids- og procesplan for budget 2019 til bestyrelsesmødet i oktober (BILAG). 5 Driftsudgifter Kurt har udarbejdet et udkast til en beskrivelse af, hvordan diverse driftsopgaver ved CdA løses på nuværende tidspunkt. Formålet er at give bestyrelsen en samlet orientering om driftsopgaver og -udgifter med henblik på at drøfte mulige forbedringer. Beskrivelsen omfatter: Servicefunktioner; Anlæg og vedligehold af have, anlæg og swimmingpool; Rengøring; Teknisk rådgivning (El og VVS); IT; Vask af sengetøj mm; Ombygning og vedligehold af bygninger og tekniske anlæg; Leje af større maskiner med fører e.g. gravemaskiner eller lign; Vedligehold af særlige tekniske anlæg (brand, gas, etc.); Forsyningsforhold; Vand; El; Affald; Fibernet; Akutfunktioner (ulykker, uheld, strømsvigt, IT nedbrud, skadedyr, etc.); Særlige driftsmæssige forhold (vinmarken, Holgers traktor og lign.); Vicevært. Beskrivelsen omfatter ikke: Indkøb eller vedligehold af inventar mv; Myndighedsforhold; Juridisk bistand; Forsikringsmæssige forhold; Billejeaftaler; Evt. lejeaftale for camper; Fritidsaktiviteter (e.g. golf, bridge, billard, fitness, etc.); Udnyttelsen eller ændring af brugen af bygningsrum. Det indstilles: At bestyrelsen drøfter, i hvilken udstrækning den nuværende varetagelse af driftsopgaver og - udgifter skal fortsætte. At bestyrelsen drøfter, i hvilken udstrækning den nuværende skelnen mellem faste udgifter og forbrugsudgifter skal fastholdes. At bestyrelsen delegerer konkrete opgaver til personer og/eller udvalg med det formål at forbedre

3 Side 3 sammenhængen mellem pris og kvalitet. Der indhentes tilbud fra flere leverandører på vask af sengetøj mv. Sonias opgaver specificeres nærmere i samarbejde med Household udvalget. Drøftelsen fortsættes på næste møde. 6 Opkøb af andele tager stilling til, hvordan generalforsamlingens mandat til opkøb af andele skal effektueres. Der nedsættes en arbejdsgruppe, som skal undersøge mulighederne for eventuelle alternative løsninger, som kan imødekomme generalforsamlingens beslutning om opkøb af fire andele. Arbejdsgruppen består af Leif, Allan og Birte. Arbejdsgruppen udarbejder kommissorium og tids- og procesplan frem imod Generalforsamling Andelshaverne informeres ved særskilt nyhedsbrev. 7 IT godkendte på mødet 8. juli 2018 bl.a. udarbejdelse af en kontrakt med Rui Ponte for På nærværende møde fremlægges udkast til ny kontrakt med PT (Portugal Telecom) til drøftelse. Ny kontrakt med PT (Portugal Telecom) blev godkendt (BILAG). 8 Kommissorium for arbejdsgruppe besluttede på mødet 8. juli 2018 at nedsætte en ad hoc arbejdsgruppe til at beskrive værdigrundlag, husorden og ABC. Arbejdsgruppen består af Birte Holm Sørensen, Elin Kristensen, Kurt Terpgaard-Jensen og Lotte Hjort. Der er nu udarbejdet forslag til kommissorium for arbejdsgruppen. Det indstilles, at bestyrelsen godkender Kommissorium for ad hoc arbejdsgruppe for værdigrundlag og husorden. Kommissorium for ad hoc arbejdsgruppe for værdigrundlag og husorden blev godkendt (BILAG).

4 Side 4 9 Driftsorganisation i Portugal På bestyrelsesmødet 8. juli 2018 blev det besluttet at opdele manager-funktionen i: Akutfunktion; Bygherrerådgivning; Nye servicekontrakter; Kontrol af regninger mv. Kurt fik mandat til at arbejde videre med en samlet løsning. Der har sidenhen været positive forhandlinger med de involverede parter. Kurt orienterer på mødet. Det indstilles: At den nuværende viceværtfunktion ophører 1. oktober At Kurt bemyndiges til at fortsætte forhandlingerne, så forslag til formelle aftaler kan forelægges bestyrelsen på mødet i oktober. De nuværende viceværtopgaver overtages 1. oktober 2018 af Nuno. Kurt bemyndiges til at fortsætte forhandlingerne om andre driftsopgaver med henblik på bestyrelsens godkendelse i oktober. 10 Vedligehold af energianlæg På GF 2017 var der stor opbakning til, at andelsselskabet gik videre med at energioptimere. Det blev besluttet, at der kunne udstedes en række gældsbeviser til enkelte andelshavere for at gennemføre projekterne. Ca. 23 andelshavere/andelshaveres firmaer gav tilsagn om en samlet låneramme på ca. 1,8 mio.kr. Tilbage på kontoen står knapt kr. Driftsudgifter, herunder mindre udfald af solcelleanlæggets forbindelse til internettet, har hidtil været finansieret af den rejste kapital. Energiudvalget foreslår, at udgiften fremover ændres til at være en generel driftsudgift på budgettet. Det indstilles til bestyrelsen: At alle driftsudgifter til energioptimering mv. fremadrettet konteres som generelle driftsudgifter. At energiudvalget udarbejder forslag til bestyrelsen om fremtidige energiinvesteringer, som kan finansieres med de rejste midler fra andelshaverlånene. Punktet blev udsat til næste møde. 11 Bankforbindelser

5 Side 5 Birte orienterer om forhandlinger med banker i henholdsvis Danmark og Portugal. Der arbejdes intensivt på åbning af en bankkonto i Portugal. Der forhandles desuden med en dansk bank om overtagelse af CdA s forretninger på bedre vilkår. 12 Forebyggelse af skadedyr Birte orienterer om forebyggelse af skadedyr. Der sprøjtes for anden gang imod væggelus i lejlighed 210. Fremadrettet arbejdes på at bruge en supplerende metode til forebyggelse. 13 Databeskyttelseslov Leif orienterer om konsekvenser af databeskyttelsesloven for Coração do Algarve. Punktet blev udsat til næste møde. 14 Mødeplan 2019 Der skal udarbejdes en mødeplan for bestyrelsens møder drøfter principper for mødeplan Punktet blev udsat til næste møde. 15 Mødeplan 2018 Mødetidspunkt og -sted for bestyrelsen 2018: Torsdag 13. september kl i Københavnsområdet Onsdag 31. oktober kl i Middelfart Onsdag 19. december kl i Københavnsområdet

6 Side 6 16 Eventuelt Carsten opsætter vejledning på CdA angående brug af åben ild i tørre perioder for at undgå naturbrande. Karsten Tuft Sørensen har meldt sig ud af Bookingudvalget, bl.a. pga andet arbejde. På næste møde drøftes netop modtagne tilbud på bestyrelsesansvarsforsikring.