Tønder Kommune Konkurrenceudsættelse af Entreprenørafdelingen. Foranalyse. Marts 2015

Transkript

1 Tønder Kommune Konkurrenceudsættelse af Entreprenørafdelingen. Marts 2015 Udgivelsesdato : 6. marts 2015 Projekt : Udarbejdet : Ulrike Klasterer, Henrik Kubel, Brian Henriksen Kontrolleret : Anja Bæk Godkendt : Erling Kristiansen

2 Tønder Kommune Side 1 INDHOLDSFORTEGNELSE SIDE 1 INDLEDNING 2 2 ENTREPRENØRAFDELINGENS OPGAVER 2 3 ENTREPRENØRAFDELINGENS NUVÆRENDE ORGANISERING 4 4 MATERIEL 5 5 BYGNINGER OG EJENDOMME 5 6 OPLÆG TIL DEN FREMTIDIGE VINTERTJENESTE 6 7 UDBUDSSTRATEGI, HERUNDER PERSONALEFORHOLD Et samlet udbud Geografisk opdelte udbud Fagopdelte udbud 12 8 OPLÆG TIL DEN FREMTIDIGE STYRING AF OPGAVEUDFØRELSEN 16 9 PÅVIRKNING AF BESTILLERSIDENS TIDSFORBRUG I FORHOLD TIL UDLICITERING, KONTROL OG KS BYGHERREOVERSLAG VURDERINGER, KONKLUSIONER OG ANBEFALINGER Besparelsespotentiale Anbefalinger om udbud 23

3 Tønder Kommune Side 2 1 INDLEDNING Denne rapport omhandler en analyse og et bidrag til beslutningsgrundlaget for en eventuel konkurrenceudsættelse af Entreprenørafdelingen i Tønder Kommune. Analysen omhandler en række emner, som beskrevet nedenfor. 2 ENTREPRENØRAFDELINGENS OPGAVER Entreprenørafdelingen udfører en lang række af opgaver, som kan grupperes i følgende hovedopgaver: Vejområdet Grønne områder Vintertjeneste Belægning, herunder tilsyn med bygværker Vandløb Kultur, Skole- og Institutionsområdet Opgaver, der ikke indgår i konkurrenceudsættelsen I denne første fase af projektet, analysefasen, er der gennemført en afdækning af eksisterende oplysninger, og de manglende oplysninger er søgt tilvejebragt. Alle aktiviteter er placeret i én af ovennævnte hovedgrupper. Aktiviteter, der er identificeret, men som ikke forventes at skulle indgå i konkurrenceudsættelsen er samlet i sidste af hovedopgaverne Opgaver, der ikke indgår i konkurrenceudsættelsen. Til brug for analysearbejdet er der anvendt en metode, der bygger på anvendelse af bruttolister, der er lister med de oplysninger, der er nødvendige for at skabe et totalt overblik over alle aktuelle driftsaktiviteter, med tilhørende mængdeopgørelser, serviceniveau, beskrivelser samt kortoplysninger. Formålet med opbygningen af bruttolisterne er at tilvejebringe et grundlag for udarbejdelse af et bygherreoverslag over de forventede fremtidige samlede driftsomkostninger for de konkurrenceudsatte opgaver. Bygherreoverslaget indgår i beslutningsgrundlaget for en eventuel konkurrenceudsættelse. Bruttolisterne er i hovedtræk udarbejdet efter en fast skabelon. Til anskueliggørelse af denne er der indsat et par eksempler, se Figur 1.

4 Tønder Kommune Side 3 Driftsopgave/ element Renhold Driftsaktivitet/delelement Fejning langs kantsten Mængde Serviceniveau Beskrivelse 330 km Tilstandskrav. Politisk beslutning om fejning 3 gange årligt med maskine Rørlagte vandløb Gennemsyn, spuling, sugning Figur 1 Bruttolister, eksempler I flg. liste. 46 brønde årligt + ad hoc opgaver. Udføres en gang årligt. 3. kvartal Græs Brugsplæne m 2 Tilstandskrav i hht. Tønder Kommunes element-beskrivelse. Elementbeskrivelse Tømning af sandfangsbrønde med traktortrukket slamsuger (landbrugsarealer). Udføres således, at skader på omkringliggende arealer undgås. Kort Fremgår af kommunens digitale kort over vejnettet Opdateret i systemet Parkreg. Fremgår af kort og lister på en lokal PC. Der er identificeret en række opgaver, der ikke skal indgå i konkurrenceudsættelsen. Disse opgaver er oplistet i Figur 2. Hovedopgaver Vejområdet Grønne områder Vintertjeneste Belægning Opgaver, der ikke indgår i konkurrenceudsættelsen Administration af gravetilladelser Tilsyn med gravearbejder Borgerhenvendelser Tilsyn Drift af regnvandsbassiner Drift af vejbelysning Drift af trafiksignalanlæg Fjernelse af døde dyr på veje Beredskab ved stormfald Afmærkning på kørebanen Tilsyn Fjernelse af døde dyr på grønne områder Vintervagt og udkald Indkøb af salt Vintertjeneste med lastbil på A- og B-veje samt traktorruter på D- veje Snedistrikter med traktorer Læsse- og lagefremstilling i Sølsted Slidlagsarbejder Tilsyn

5 Tønder Kommune Side 4 Vandløb Grødeskæring med le Grødeskæring med mejekurv Tømning af sandfang ved Tirslund Slusemesterfunktion Hydrometri (måling af vandføringsmålinger mv.) Oprensning af sandfang Græsslåning på ådiger og Det Fremskudt Dige Ådigeberedskab på ådiger og Det Fremskudte Dige Figur 2 Opgaver, der ikke konkurrenceudsættes 3 ENTREPRENØRAFDELINGENS NUVÆRENDE ORGANISERING Al styring og planlægning af entreprenørafdelingens aktiviteter sker på Tønder Materielgård, hvor administration og ledelse er samlet. Arbejdet ledes af en entreprenørchef, en driftsplanlægger og driftsassistenter. Hertil kommer 3 kontorassistenter. Organisationen kan illustreres, som vist i Figur 3. Figur 3 Entreprenørafdelingens nuværende organisering Den samlede faste stab var i 2014 på i alt 70 personer, der udgør en samlet arbejdsmængde på 61 årsværk. I tillæg hertil kommer et antal løse medarbejdere: 4 sommer-vikarer 2 elever 10 personer har i kortere eller længere perioder været tilknyttet som en del af sociale ordninger. Den faste stab er opdelt på fagområder, som vist i Figur 4.

6 Tønder Kommune Side 5 Fagområde Antal medarbejdere Ledelse og administration 7 Grønne områder 27 Vejområdet 24 Vand 7 Værksted 5 I alt 70 Figur 4 Antal medarbejdere fordelt på fagområder 4 MATERIEL Entreprenørafdelingen har en maskinpark og en del håndmateriel (ikke medtaget i opgørelse). Materiellet kan oplistes i følgende kategorier: Større materiel og special materiel Store traktorer Mandskabsbiler, servicebiler Minitraktorer, parktraktorer Vogne og trailere Redskaber (til traktorer, minitraktorer samt redskabsbærere) Jordmateriel Diverse På grundlag af modtagne lister har Grontmij foretaget en regnskabsmæssig vurdering af den nedskrevne værdi af materiellet, baseret på almindelige afskrivningsmodeller i forlængelse af de af Tønder Kommune leverede lister. Der er ikke taget hensyn til materiellets faktiske tilstand, ligesom det ikke af listerne fremgår, hvor meget køretøjerne har kørt eller tilsvarende timetal. Materiellet repræsenterer primo 2015 en beregnet værdi på ca. 11,5 mio. kr. Der gøres opmærksom på, at der ved eventuel konkurrenceudsættelse skal ske fastsættelse af genanskaffelsesprisen for materiellet, og at denne værdifastsættelse bør udføres af 1-2 uvildige maskinhandlere. Det er en forudsætning for udarbejdelse af bygherreoverslaget i kapitel 10, at den kommende entreprenør overtager alt materiel, og at der således ikke skal ske generhvervelse af materiel i forbindelse med eventuel tilbagetagelse af opgaverne. 5 BYGNINGER OG EJENDOMME Al planlægning og styring foregår fra materielgården på Høndværkervej i Tønder. Entreprenørafdelingen har aktiviteter på 3 hovedlokaliteter:

7 Tønder Kommune Side 6 Håndværkervej 40 i Tønder (hovedafdelingen) Industrivej 17 i Løgumkloster Industrivej 24 i Skærbæk Der er saltdepoter på følgende lokaliteter: Tønder, Sølsted, Toftlund, Skærbæk, Rømø og Branderup (minidepot). Det er 2-3 depoter, hvor områdeteam kan have deres større maskiner stående, og hvor mandskab kan møde ind. Baseret på udleverede og indhentede bygnings- og ejendomsdata har Grontmij forestået et vurdering af mulige salgs- og lejepriser for de 3 ejendomme. Vurderingerne er gennemført af en professionel erhvervsejendomsmægler. Resultatet af disse vurderinger er vist i Figur 5. Materielgård Markedsværdi, kr. Markedsleje, kr./år Håndværkervej 40, Tønder , ,- Industrivej 17, Løgumkloster , ,- Industrivej 24, Skærbæk , ,- Figur 5 Markedsværdi og markedsleje for materielgårde Vurderingerne er gennemført på basis af udleverede oplysninger om ejendommene. Nogle af bygningerne ejes eller lejes af Tønder Forsyning, Team Ejendomme eller Bestillerfunktionen, eller anvendes til andre formål såsom Foreningsservice og landbypedel mv. Andre bygninger er ved at blive nedlagt. Det betyder, at de i Figur 5 anførte markedsværdier og værdier for markedsleje vil være lidt lavere end anført. Vurderingerne skal derfor ses som en her-og-nu vurdering på baggrund af de indhentede oplysninger. Ved en eventuel konkurrenceudsættelse skal vurderingsgrundlaget afstemmes med de faktiske forhold, der er gældende på udbudstidspunktet. 6 OPLÆG TIL DEN FREMTIDIGE VINTERTJENESTE Gennemgangen af det eksisterende materiale omkring det igangværende vinterudbud, samt de udarbejdede tilbudslister over de øvrige ruter m.m., tegner et billede af en forvaltning med stor kontrol over vintertjenesten. Kvaliteten af det udarbejdede materiale er højt, og der er ved gennemgangen ikke fundet væsentlige forhold, som vil kunne give en mærkbar forbedring af service- eller kvalitetsniveauet for vintertjenesten i Tønder kommune.

8 Tønder Kommune Side 7 Det igangværende store vinterudbud indbefatter entrepriseperioden fra 2013 til april 2016, med mulig forlængelse på 2 gange 1 år, dvs. maksimal frem til april Indeholdt i udbuddet er ca. 820 km A- og B-ruter (primære og sekundære lastbilruter) samt 13 ruter med traktorplove på vintervejklasse D-veje og pladser. Det er fra forvaltningens side valgt at bibeholde det igangværende udbud, dvs. at ingen af førnævnte ruter skal indgå i et potentielt kommende udbud af Entreprenørafdelingen, og derfor til stadighed være drevet og administreret af forvaltningen. De ydelser, der i dag planlægges at indgå i den kommende konkurrenceudsættelse omfatter således alene snerydning med traktorer på de sekundære vintervejklasse B- og C- veje samt på udvalgte hovedstier i byområder. Et forslag til forbedring/optimering af vintertjenesten vil være at inddrage samtlige traktorruter i én samlet entreprise, omfattende både de 13 ruter på klasse D-veje og ruterne i klasse B og C i byområder. Hvis alle traktorruterne udbydes samlet, vil entreprenøren alt andet lige have bedre mulighed for at holde medarbejderne beskæftiget hen over året, såfremt der vælges ét samlet udbud af alle aktiviteter. 7 UDBUDSSTRATEGI, HERUNDER PERSONALEFORHOLD Ved konkurrenceudsættelse af Tønder Kommunes Entreprenørafdeling påregnes det at udbyde alle Entreprenørafdelingens opgaver. Entreprenørafdelingen får mulighed for at afgive et tilbud på lige vilkår med de eksterne tilbudsgivere. Opgaverne er i overvejende grad tjenesteydelsesopgaver. Når en kommune skal udbyde en opgave kan det ske iht. Tilbudsloven eller EU s Udbudsdirektiv. Tærskelværdien for udbud efter Tilbudsloven fastlægges for 2 år ad gangen. For 2014 og 2015 er tærskelværdien ca. 1,5 mio. kr. Såfremt værdien af arbejdet er højere, skal der udbydes efter EU s Udbudsdirektiv. Værdien opgøres som det samlede arbejde over hele kontraktperioden inklusiv optionsår. Ved konkurrenceudsættelse af Entreprenørafdelingen bør kontraktperioden være tilstrækkelig lang til, at den vindende entreprenør kan planlægge og investere langsigtet. I praksis vil opgaver af denne type, typisk blive udbudt over en periode på 4 år med option på yderligere 1-2 år. Udbud vil sædvanligvis ske med tildelingskriteriet det økonomisk mest fordelagtige tilbud, hvor tilbudsgiverne konkurrerer på en vægtet sum af pris og et par kvalitative objektive underkriterier såsom samarbejde, udvikling, organisation, beredskab mv. Formålet er, at der allerede i udbudsmaterialet indarbejdes en række fokusområder, som udbyder finder væsentlige for opgaveløsningen og samarbejdet. I relation til bestillerfunktionens arbejde vil det være af særlig interesse at indarbejde et fokusområde vedr. entreprenørens egenkontrol: Jo bedre egenkontrol og KS hos entreprenøren, jo mindre behov for bestillerfunktionens kontrol, dokumentation og administration.

9 Tønder Kommune Side 8 Udbydes der med tildelingskriteriet det økonomisk mest fordelagtige tilbud skal kommunen være indstillet på at komme til at betale mere for ydelserne. Det tilbud, der er det økonomisk mest fordelagtige, kan være dyrere end de andre tilbud. Forskelsprisen benævnes ofte offerprisen, og er et udtryk for, hvor meget man vil ofre på at få et bedre tilbud samlet set. Offerprisen er også et udtryk for betaling for bedre opfyldelse af kommunens fokuspunkter. Et godt samarbejde med en god entreprenør kan spare kommunen for mange ressourcer i hverdagen. Udbuddet kan gennemføres som ét samlet udbud eller udbud opdelt i flere dele. Udbuddet eller udbuddene kan indeholde virksomhedsoverdragelse af personale, materiel og bygninger. Da den påtænkte opgave udbydes som et samlet hele, altså en enhed, vil Virksomhedsoverdragelsesloven som udgangspunkt være gældende for alle medarbejderne i Entreprenørafdelingen. Det betyder, at alle personer, der i overvejende grad har været beskæftiget med Entreprenørafdelingens opgaver, skal tilbydes at følge med over til den eller de nye entreprenører, såfremt opgaven eller opgaverne vindes eksternt, og såfremt kommunen ikke tilbyder anden beskæftigelse til medarbejderne. Kommunen kan vælge at beholde medarbejdere, hvis man ønsker dette. De nærmere vilkår anbefales afklaret med en jurist med erfaring i virksomhedsoverdragelse. Udbudsmaterialet vil typisk bestå af følgende dokumenter: Bestemmelser om Udbud og Tilbud, BUT Særlige Betingelser, SB, herunder sociale klausuler og praktikantklausuler Særlige Arbejdsbeskrivelser, SAB for hvert af fagområderne. Tilbuds- og AfregningsGrundlag, TAG. Tilbudsliste, TBL for de udbudte ydelser Bilag vedr. vilkår for eventuel virksomhedsoverdragelse af medarbejdere Bilag vedr. eventuel overdragelse af materiel Bilag vedr. eventuelt køb eller leje af bygninger Kortbilag og evt. andre bilag. Udbudsstrategien afhænger af en række forskellige forhold. I det følgende beskrives de tre udbudsmodeller, som vurderes at være de mest relevante. Til hver af de beskrevne modeller beskrives karakteristika, konsekvenser, fordele og ulemper. 7.1 Et samlet udbud Ved et samlet udbud udbydes alle opgaverne i én samlet entreprise. Karakteristika Opgaven vil være så stor, at der skal udbydes iht. EU s Udbudsdirektiv.

10 Tønder Kommune Side 9 Opgavens størrelse gør, at kun store entreprenører vil have kapacitet til at kunne udføre opgaven. På baggrund af tidligere gennemførte totaludbud vurderes det, at der vil være 3-4 potentielle danske entreprenører, der vil kunne være interesserede i at afgive tilbud ved et samlet udbud. Hertil kommer, at beliggenheden nær grænsen måske vil kunne tiltrække et par tyske entreprenører. Blandt entreprenørerne er flere lokalt repræsenteret, mens andre vil have behov for at etablere sig lokalt. Opgavens størrelse gør, at den vindende entreprenør kan optimere arbejdsgangen og udføre opgaverne rationelt både inden for kommunen og hen over kommunegrænsen. Personaleforhold For at sikre lokalviden om opgaveløsningen vurderes det hensigtsmæssigt at alle relevante medarbejdere overdrages til den vindende entreprenør. Som udgangspunkt omfatter dette også ledelsesfunktionen. Ved en samlet overdragelse sikres bevarelse af lokalkendskabet inden for kommunen, og der sikres en rimelig udnyttelse af medarbejdernes ressourcer og kompetencer hen over året. I konsekvens af Virksomhedsoverdragelsesloven skal det vurderes, om alle medarbejdere, der planlægges overdraget, som minimum er beskæftiget 50% med opgaverne. I modsat fald vil medarbejderne være berettigede til at afslå overdragelse, og hermed skal kommunen i så fald beskæftige medarbejderne med andet arbejde eller betale kompensation. Materiel Det nuværende materiel foreslås overdraget samlet til den kommende entreprenør til en fast pris, som betales ved entreprisestart. På den måde modtager den kommende entreprenør relevant materiel på fair vilkår, og kommunen har samtidigt sikkerhed for at få materiellet afhændet. Det skal bemærkes, at fuld betaling af materiellet ved entreprisestart vil medføre et væsentligt negativt cash-flow for entreprenøren. Kun store, solide entreprenører kan forventes at kunne bære denne udgift, og det kan overvejes, om det skal være muligt at betale ad to omgange. Som udgangspunkt må kommunen dog ikke have tilgodehavender hos en entreprenør. Det bemærkes, at hvis kommunen efter entrepriseperioden ønsker at tilbagetage opgaverne og udføre disse i eget regi, så vil det være nødvendigt at genanskaffe nødvendigt materiel. Bygninger/ejendomme De nuværende bygninger foreslås udlejet til den vindende entreprenør til en fast årsleje. Entreprenøren vil uanset om han kommer fra lokalområdet, eller ikke er fra lokalområdet få en fast base for administration, planlægning og udførelse af opgaverne. Det vil være en fordel for udførelsen af driftsentreprisen, der dækker et meget stort geografisk område. Samtidigt sikres kommunen en fast lejeindtægt for bygningerne i en længere periode. En stor lokal entreprenør kan muligvis udføre opgaverne fra egne bygninger, og det kan føre til lavere tilbudssummer, hvis han ikke er forpligtet til at leje ejendommene.

11 Tønder Kommune Side 10 Den store fordel ved at udleje er, at kommunen ved entreprisens afslutning vil kunne tilbagetage arbejdet og anvende egne bygninger i den næste driftsperiode, eller kommunen kan genudbyde med tilbud om at stille bygningerne til rådighed for den nye entreprenør. Det giver en god fleksibilitet. Et vigtigt punkt er værkstedsfunktionen. Ved et samlet udbud overgår værkstedet og værkstedsfunktionen til den vindende entreprenør. Men det kan dog sagtens tænkes, at en større entreprenør, der vinder en af entrepriserne, selv har værkstedsfaciliteter, og derfor ikke ønsker adgang kommunens værksted. Det kan dog allerede nu overvejes at forsøge at sælge ejendommene på det frie marked, evt. ved entreprisestart. Det kan give en umiddelbar indtægt for kommunen. Ejendommene kan sælges enkeltvis eller samlet, eller kommunen kan anvende dem til andre formål. Den store ulempe er dog, at et salg af bygningerne vanskeliggør tilbagetagelse af Entreprenørafdelingens opgaver efter entreprisens afslutning. I så fald skal man nemlig etablere sig igen, med nye bygninger. Et eventuelt salg bør derfor indgå i kommunens langsigtede strategi. 7.2 Geografisk opdelte udbud Ved geografisk opdelte udbud udbydes opgaverne i to eller flere entrepriser. Entrepriserne kan være opdelt i distrikter, der omfatter flere områder inden for kommunen, f.eks. naturligt afgrænsede geografiske områder eller bynære områder henholdsvis landområder. Karakteristika Fra andre kommunale udbudsopgaver har vi set eksempler på en opdeling i nogle få lokale samfund eller en opdeling i en hovedby + resten. For Tønder Kommune kunne en geografisk opdeling være en opdeling et distrikt Syd- Øst med base i Tønder By og et distrikt Nord-Vest, med base i Skærbæk. En anden geografisk opdeling kunne være en opdeling i et distrikt Tønder, omfattende Tønder By og et distrikt Land. Dette er en opdeling vi har set ved flere andre udbud. Fordelen er, at konkurrencen øges, når der udbydes i mindre entrepriser. En byentreprise indeholder typisk en del særlige opgavetyper, som ikke findes i samme omfang på landet. Det drejer sig f.eks. om renholdelse, ukrudtsbekæmpelse og en anden opgavesammensætning og intensitet end på landet. Forslag til geografisk opdelinger: Distrikt Syd-Øst, med base på Håndværkervej i Tønder Distrikt Nord-Vest, med base på Industrivej i Skærbæk Alternativt Distrikt Tønder By Distrikt Land. Fordelen ved opdelingen vil være, at der ud over de store entreprenører muligvis vil være flere mellemstore entreprenører, der vil være interesserede i at afgive tilbud, når entrepriserne er opdelt i mindre enheder. Dette øger konkurrencen.

12 Tønder Kommune Side 11 Det er dog et spørgsmål, om en entreprise, der alene omfatter Tønder By, rummer tilstrækkeligt volumen for en tilbudsgiver. Det kan overvejes at pulje denne entreprise med Løgumkloster. Ved geografisk opdeling vil det være vigtigt, at der kan tilknyttes en eksisterende materielgård og en passende andel af mandskab og materiel, således at entrepriserne kan fungere som selvstændige helheder. Det vil derfor ikke være relevant at opdele yderligere. Opgaverne vil være så store, at der skal udbydes iht. EU s Udbudsdirektiv. Opgavernes størrelse gør, at mellemstore entreprenører eller konsortier af flere entreprenører vil have kapacitet til at kunne udføre opgaverne. I forhold til udbud af én samlet entreprise vurderes det, at yderligere 1-2 tilbudsgivere, primært fra det lokale område, vil kunne være interesseret. Når der udbydes i flere entrepriser, vil der blive øget behov for yderligere ressourcer til Bestillerfunktionens planlægning, møder, koordinering, rekvirering af opgaver, tilsyn og opfølgning. Personaleforhold For at sikre lokalviden om opgaveløsningen vurderes det hensigtsmæssigt at alle relevante medarbejdere overdrages til den/de vindende entreprenør(er). Som udgangspunkt omfatter dette også ledelsesfunktionen. Herved sikres bevarelse af lokalkendskabet inden for kommunen, og der sikres en rimelig udnyttelse af medarbejdernes ressourcer og kompetencer hen over året. I konsekvens af Virksomhedsoverdragelsesloven skal det navnlig ved opdeling i flere entrepriser vurderes, om alle medarbejdere, der planlægges overdraget, som minimum er beskæftiget 50% med opgaverne. I modsat fald vil medarbejderne være berettigede til at afslå overdragelse, og hermed skal kommunen i så fald beskæftige medarbejderne med andet arbejde eller betale kompensation. Materiel Det nuværende materiel foreslås overdraget til de kommende entreprenører til en fast pris, som betales ved entreprisestart. Det skal i forbindelse med udbuddet nøje vurderes, hvordan materiellet skal fordeles på flere entrepriser, således at arbejdsopgaverne er dækket ind. Når denne vurdering er foretaget, vil overdragelsen indgå i udbudsvilkårene, og de kommende entreprenører modtager relevant materiel på fair vilkår. Samtidigt har kommunen sikkerhed for at få materiellet afhændet. Det skal bemærkes, at fuld betaling af materiellet ved entreprisestart vil medføre et væsentligt negativt cash-flow for entreprenøren. Det kan være et problem for mellemstore entreprenørvirksomheder, og det kan overvejes, om det skal være muligt at betale ad to omgange. Som udgangspunkt må kommunen dog ikke have tilgodehavender hos en entreprenør. Afhængigt af udfaldet ved licitationen kan kommunen som alternativ overveje at sælge dele af eller hele materielparken på auktion umiddelbart efter afholdelse af licitation. Herved undgår man at pålægge kommende entreprenører en købsforpligtelse, og kommunen opnår en indtægt ved salget. Prisen er dog ikke kendt på forhånd.

13 Tønder Kommune Side 12 Det bemærkes, at hvis kommunen efter entrepriseperioden ønsker at tilbagetage opgaverne og udføre disse i eget regi, så vil det være nødvendigt at genanskaffe nødvendigt materiel. Bygninger/ejendomme De nuværende bygninger foreslås udlejet til de vindende entreprenører til en fast årsleje. Entreprenørerne vil uanset om de kommer fra lokalområdet, eller ikke er fra lokalområdet få en fast base for administration, planlægning og udførelse af opgaverne. Det vil være en fordel for udførelsen af driftsentrepriserne, der dækker store geografiske områder. Samtidigt sikres kommunen en fast lejeindtægt for bygningerne i en længere periode. En stor eller mellemstor lokal entreprenør kan muligvis udføre opgaverne fra egne bygninger, og det kan føre til lavere tilbudssummer, hvis han ikke er forpligtet til at leje ejendommene. Den store fordel ved at udleje er, at kommunen ved entreprisens afslutning vil kunne tilbagetage arbejdet og anvende egne bygninger i den næste driftsperiode, eller kommunen kan genudbyde med tilbud om at stille bygningerne til rådighed for den nye entreprenør. Det giver en god fleksibilitet. Et vigtigt punkt er værkstedsfunktionen. Uanset om der er én eller to vindere ved udbuddet, vurderes det, at er der behov for et centralt værksted. Værkstedet foreslås i givet fald at indgå i den største af entrepriserne, eller afviklet. Alternativt kan der evt. etableres en værkstedsmulighed på én af de øvrige materielgårde, men det kan dog sagtens tænkes, at en større entreprenør, der vinder en af entrepriserne, selv har værkstedsfaciliteter, og derfor ikke ønsker adgang kommunens værksted. Det kan dog allerede nu overvejes at forsøge at sælge ejendommene på det frie marked, evt. ved entreprisestart. Det kan give en umiddelbar indtægt for kommunen. Ejendommene kan sælges enkeltvis eller samlet, eller kommunen kan anvende dem til andre formål. Den store ulempe er dog, at et salg af bygningerne vanskeliggør tilbagetagelse af Entreprenørafdelingens opgaver efter entreprisens afslutning. I så fald skal man nemlig etablere sig igen, med nye bygninger. Et eventuelt salg bør derfor indgå i kommunens langsigtede strategi. 7.3 Fagopdelte udbud Ved fagopdelte udbud udbydes opgaverne i to eller flere entrepriser. Entrepriserne kan være opdelt i fag, som f.eks. kan være vejdrift, vintertjeneste, grønne områder og vandløbsopgaver. Karakteristika Fra andre kommunale udbudsopgaver har vi set eksempler på en opdeling i fagområder, typisk vejdrift og parkdrift. I Tønder Kommune vil det være relevant også at foreslå vandløbsvedligeholdelse, som udgør en selvstændig og særlig opgave. Vintertjenesten vil på naturlig måde kunne inkluderes i vejdrift. Fordelen vil være, at der ud over de store entreprenører muligvis vil være flere mindre og mellemstore entreprenører, der vil være interesserede i at afgive tilbud, hvis entrepriserne er opdelt i fag. Dette øger konkurrencen. Ulempen er, at en opdeling i enterpriser for grønne områder og vejdrift inkl. vintertjeneste vanskeliggør en god udnyttelse af ressourcerne hen over året, og det øger prisen.

14 Tønder Kommune Side 13 Forslag til fagopdeling: Vejdrift og vintertjeneste Grønne områder, inkl. skoler, institutioner og idrætsanlæg Vandløbsvedligeholdelse Ved fagopdeling af entrepriser vil det være vigtigt, at der stilles materielgårde, materiel og mandskab til rådighed i et omfang, der matcher opgaverne. Opgaverne vil være så store, at der skal udbydes iht. EU s Udbudsdirektiv. Opgavernes størrelse gør, at både mindre og mellemstore entreprenører eller konsortier af flere entreprenører vil have kapacitet til at kunne udføre opgaverne. I forhold til udbud af én samlet entreprise vurderes det, at yderligere 1-2 tilbudsgivere, primært fra det lokale område, vil kunne være interesseret. Når der udbydes i flere fagentrepriser, vil der blive øget behov for yderligere ressourcer til Bestillerfunktionens planlægning, møder, koordinering, rekvirering af opgaver, tilsyn og opfølgning. Specielt koordineringen mellem flere entreprenører i samme område kræver ekstra ressourcer. Personaleforhold For at sikre lokalviden om opgaveløsningen vurderes det hensigtsmæssigt at alle relevante medarbejdere overdrages til den/de vindende entreprenører(er). Som udgangspunkt omfatter dette også ledelsesfunktionen. Herved sikres bevarelse af lokalkendskabet inden for kommunen, og der sikres en rimelig udnyttelse af medarbejdernes ressourcer og kompetencer hen over året. I konsekvens af Virksomhedsoverdragelsesloven skal det navnlig ved opdeling i flere entrepriser vurderes, om alle medarbejdere, der planlægges overdraget, som minimum er beskæftiget 50% med opgaverne. I modsat fald vil medarbejderne være berettigede til at afslå overdragelse, og hermed skal kommunen i så fald beskæftige medarbejderne med andet arbejde eller betale kompensation. Materiel Det nuværende materiel foreslås overdraget til de kommende entreprenører til en fast pris, som betales ved entreprisestart. På den måde modtager de kommende entreprenør relevant materiel på fair vilkår, og kommunen har samtidigt sikkerhed for at få materiellet afhændet. Det skal bemærkes, at fuld betaling af materiellet ved entreprisestart vil medføre et væsentligt negativt cash-flow for entreprenøren. Det kan være et problem for mindre og mellemstore entreprenørvirksomheder, og det kan overvejes, om det skal være muligt at betale ad to omgange. Som udgangspunkt må kommunen dog ikke have tilgodehavender hos en entreprenør. Kommunen kan som alternativ overveje at sælge dele af eller hele materielparken på auktion umiddelbart efter afholdelse af licitation. Herved undgår man at pålægge kommende entreprenører en købsforpligtelse, og kommunen opnår en indtægt ved salget. Prisen er dog ikke kendt på forhånd.

15 Tønder Kommune Side 14 Det bemærkes, at hvis kommunen efter entrepriseperioden ønsker at tilbagetage opgaverne og udføre disse i eget regi, så vil det være nødvendigt at genanskaffe nødvendigt materiel. Bygninger/ejendomme De nuværende bygninger foreslås udlejet til de vindende entreprenører til en fast årsleje. Det kan dog blive nødvendigt første at foretage ombygning af nogle af bygningerne, hvis flere forskellige entreprenører skal kunne anvende dem samtidigt. Det kan betyde opdeling af såvel bygninger som arealer. I praksis kan det ske ved etablering af skillevægge i bygningerne og ved etablering af trådhegn på pladserne. Entreprenørerne vil uanset om de kommer fra lokalområdet, eller ikke er fra lokalområdet få en fast base for administration, planlægning og udførelse af opgaverne. Det vil være en fordel for udførelsen af driftsentrepriserne, der dækker et meget stort geografisk område. Samtidigt sikres kommunen en fast lejeindtægt for bygningerne i en længere periode. Nogle entreprenører kan muligvis udføre opgaverne fra egne bygninger, og dette kan føre til lavere tilbudssummer, hvis man ikke er forpligtet til at leje ejendommene. Den store fordel ved at udleje er, at kommunen ved entreprisens afslutning vil kunne tilbagetage arbejdet og anvende egne bygninger i den næste driftsperiode, eller kommunen kan genudbyde med tilbud om at stille bygningerne til rådighed for den nye entreprenør. Det giver en god fleksibilitet. Et vigtigt punkt er værkstedsfunktionen. Uanset om der er én eller to vindere ved udbuddet, vurderes det, at er der behov for et centralt værksted. Værkstedet foreslås i givet fald at blive delt mellem flere entreprenører, på samme måde som bygningerne. Alternativt kan man lade værkstedet indgå i den største af entrepriserne, eller helt afvikle værkstedet. Det kan sagtens tænkes, at en større entreprenør, der vinder en af entrepriserne, selv har værkstedsfaciliteter, og derfor ikke ønsker adgang kommunens værksted. Figur 6 viser en samlet oversigt over udbudsformer og effekter for de enkelte udbudsformer. Nederst i skemaet er indføjet et bygherreoverslag samt bestillerorganisationens omkostninger for hver af de beskrevne udbudsformer. Bygherreoverslaget er anført beregnede summer og et usikkerhedsinterval (variationsgab). Administrationsomkostningerne omfatter første driftsårs omkostninger inkl. opstartsaktiviteter. Emne Et samlet udbud Geografisk opdelte udbud Fagopdelte udbud Udbudsform 1 EU-udbud 2 EU-udbud 2-3 EU-udbud Forventet antal potentielle bydere Entreprenørstørrelse Udelukkende store Store og mellemstore Konkurrencesituation God, dog begrænset til et God, med større lille antal tilbudsgivere mulighed for konkurrence Rationale hos entreprenør Stordrift og optimering mulig både hen over året og på tværs af kommu- God mulighed for optimering, af ressource- Store, mellemstore og mindre God, med større mulighed for konkurrence, også fra lokale, evt. i konsortier. Ringe mulighed for optimering af ressourceanvendelsen. Opga-

16 Tønder Kommune Side 15 Bygherreadministration og kontrol mv. Personaleforhold Materiel Bygninger/ejendomme Udlejning negrænser. Enkel og stort set uændret i forhold til den nuværende udførelse. Udbud med fokus på samarbejde vil kunne reducere bestillerens arbejdsmængde. Samlet virksomhedsoverdragelse af personale. Samlet overdragelse. Engangsbetaling på 11,5 mio. kr. til kommunen. Kræver god økonomisk kapacitet ved køb af materiel. Evt. salg ved auktion er en mulighed, men det medfører højere tilbudspriser, hvis materiellet ikke overdrages. Vanskelig ved tilbagetag af opgaverne, da man i så fald mangler materiel, der skal købes. Samlet udlejning. Mulighed for lavere tilbudssummer, da nogle entreprenører kan leje ejendommene til en god fast pris. anvendelsen, dog noget følsom overfor lokale forhold. Mere omfattende planlægning og koordinering, møder og kontrol, da der er flere entreprenører at holde øje med. Delt virksomhedsoverdragelse af personale medfører større indsats hos bestilleren. Delt overdragelse. Engangsbetaling på 11,5 mio. kr. til kommunen. Kræver ekstra administration ved udvælgelsen og ved overdragelsen. Kræver god økonomisk kapacitet ved køb af materiel. Evt. salg ved auktion er en mulighed, men det medfører højere tilbudspriser, hvis materiellet ikke overdrages. Vanskelig ved tilbagetag af opgaverne, da man i så fald mangler materiel, der skal købes. Delt udlejning. Mulighed for lavere tilbudssummer, da nogle entreprenører gerne vil leje ejendommene til en god fast pris. Kræver ekstra administration ved udarbejdelse af lejebestemmelser og mere administration i lejeperioden. verne er typisk årstidsafhængige. Meget omfattende planlægning, koordinering, møder og kontrol samt styring, da flere fagentreprenører arbejder inden for samme lokalitet. Delt virksomhedsoverdragelse af personale medfører større indsats hos bestilleren. Entreprenøren har vanskeligt ved at udjævne ressourcerne hen over året. Det medfører mere planlægning og koordinering hos bestilleren. Delt overdragelse. Engangsbetaling på 11,5 mio. kr. til kommunen. Kræver ekstra administration ved udvælgelsen og ved overdragelsen. Kræver god økonomisk kapacitet ved køb af materiel. Evt. salg ved auktion er en mulighed, men det medfører højere tilbudspriser, hvis materiellet ikke overdrages. Vanskelig ved tilbagetag af opgaverne, da man i så fald mangler materiel, der skal købes. Delt udlejning. Mulighed for lavere tilbudssummer, da nogle entreprenører gerne vil leje ejendommene til en god fast pris. Risiko for behov for besværlig og dyr fysisk opdeling af bygninger. Kræver ekstra administration ved udarbejdelse af lejebestemmelser og mere administration i lejeperio-

17 Tønder Kommune Side 16 Bygninger/ejendomme Salg Værkstedsfunktion Fleksibel løsning i forhold til entreprenører. Risiko for højere tilbudssummer. Engangsbetaling ved salg. Vanskelig ved tilbagetag af opgaverne, da man i så fald mangler bygninger. Bevares hos én entreprenør. Enkel administration for bestiller. Fleksibel løsning i forhold til entreprenører. Risiko for højere tilbudssummer. Engangsbetaling ved salg. Vanskelig ved tilbagetag af opgaverne, da man i så fald mangler bygninger. Værksted deles mellem flere entreprenører. Mere administration hos bestiller, da der kan være flere samtidige brugere. Alternativt afvikles værkstedet. den, da der kan være flere samtidige brugere. Fleksibel løsning i forhold til entreprenører. Risiko for højere tilbudssummer. Engangsbetaling ved salg. Vanskelig ved tilbagetag af opgaverne, da man i så fald mangler bygninger. Værksted overdrages til største entreprise. Mere administration hos bestiller, da der kan være flere samtidige brugere. Alternativt afvikles værkstedet. Bygherreoverslag i alt kr. 35,7 mio. kr. 37,6 mio. kr. 37,9 mio. Usikkerhed -20/+5% -15/+5% -10/+10% Højeste pris 105% 105% 110% Laveste pris 80% 85% 90% Højeste entreprisesum ift. usikkerhed kr. 37,6 mio. kr. 39,4 mio. kr. 41,7 mio. Laveste entreprisesum ift. usikkerhed kr. 28,6 mio. kr. 31,9 mio. kr. 34,1 mio. Bestillers administrationsomkostninger kr kr kr Figur 6 Udbudsformer og effekter 8 OPLÆG TIL DEN FREMTIDIGE STYRING AF OPGAVEUDFØRELSEN Tønder Kommune har siden 2007 arbejdet efter BUM-modellen (Bestiller-Udfører- Modtager modellen) med en række opgaver inden for vintertjeneste, vejvedligeholdelse, gadelys og græsarealer på idrætsanlæg. Der eksisterer således en velfungerende bestillerorganisation. Den fremtidige styring af opgaveudførelsen skal sikre, kommunen kan varetage både de hidtidigt udførte opgaver og de opgaver, der påtænkes konkurrenceudsat. Det gælder uanset om der indgås aftale om udførelse af driften indgås med Entreprenørafdelingen eller ved ekstern(e) entreprenør(er). En del af bestillerorganisationens opgaver er således velkendte og skal blot suppleres med ressourcer, mens andre måske skal suppleres med enkelte specifikke kompetencer.

18 Tønder Kommune Side 17 Nedenfor er oplistet de typiske opgaver som bestillerorganisationen skal varetage i forbindelse med de konkurrenceudsatte opgaver og relation til øvrige driftsopgaver og entrepriser: Overdragelse af opgaver, personale, materiel og bygninger fra Entreprenørafdelingen (virksomhedsoverdragelse). Opstarts- samarbejds- og planlægningsmøder med entreprenør(er) Planlægning og rekvisition af opgaver. Koordinering og styring. Afholdelse af driftsmøder. Kontrolopgaver, såsom stikprøvekontrol og fælleskontrol med driftsentreprenøren. Opfølgning på kontrol og dokumentation samt betaling af udført arbejde. Kontraktopfølgning, tilpasninger og forhandlinger. Herudover: Rekvisition i forhold til andre kommunale forvaltninger, f.eks. forsyningsvirksomheden (indkøb af brønddæksler). Koordinering og styring i forhold til andre driftsopgaver og entrepriser. Myndighedsopgaver, såsom administration af gravetilladelser og vintervagt samt besvarelse af borgerhenvendelser Det vil være hensigtsmæssigt, at bestilleren etablerer eller tilretter sit bestillingssystem i samarbejde med den kommende entreprenør. Det er oplyst, at kommunen allerede har to systemer til dette. Det bør dog overvejes, om der kan vælges ét fælles system for styring af både igangværende opgaver og nye opgaver. Indførelse af digitale styringsværktøjer, fx DriftWeb er en oplagt mulighed for at effektivisere arbejdsgangene. Bestilling af opgaver kan opdeles i følgende: Bestilling af opgaver til tilstandskrav Bestilling af opgaver til udførelseskrav Bestilling af regningsarbejder/løbende opgaver. 9 PÅVIRKNING AF BESTILLERSIDENS TIDSFORBRUG I FORHOLD TIL UDLICI- TERING, KONTROL OG KS I forbindelse med konkurrenceudsættelse af Entreprenørafdelingen vil kommunens bestillerside skulle udføre en række aktiviteter, som naturligt opdeles i to faser, som dog vil være delvist overlappende. Opgaverne i de to faser er beskrevet nedenfor. Begge faser omfatter aktiviteter, der udføres med assistance fra den tekniske rådgiver. Der skal etableres en udbudsorganisation til varetagelse af udbudsprocessen, der omfatter perioden fra igangsætning af udbudsprocessen til start af driftsperioden. Udbudsorganisationens opgaver udføres med assistance fra den tekniske rådgiver.

19 Tønder Kommune Side 18 Opgaverne består i: Udarbejdelse af udbudsmateriale Udarbejdelse af Bestemmelser og Udbud og Tilbud, BUT, samt Særlige Betingelser, SB, herunder bestemmelser om virksomhedsoverdragelse af medarbejdere, sociale klausuler, samt overdragelse af materiel og bygninger. Endvidere Særlige Arbejdsbeskrivelser, SAB mv., Tilbudslister, Tilbuds- og Afregnings Grundlag, TAG, samt nødvendige bilag i form af kort mv. Som en del af dette arbejde bør der indarbejdes bestemmelser om samarbejde, bestillerorganisationens igangsætning af opgaver, krav til kontrol og dokumentation, samt fakturering. Udbudsprocessen Selve udbudsprocessen omfatter udarbejdelse af EU-bekendtgørelse af udbuddet, færdiggørelse af udbudsmaterialet, klar til upload, besvarelse af spørgsmål fra de bydende, spørge- og besigtigelsesmøde, afholdelse af licitation, evaluering af tilbud samt kontraktindgåelse. Udbudsprocessen afsluttes med underretning af tilbudsgiverne om tildeling ordre og efter en stand-still periode indgåelse af kontrakt. Omkostningerne hertil er estimeret til følgende: Bestillerfunktionens ydelser til udbudsmateriale og udbudsproces: 700 timer, svarende til kr ,- ekskl. moms ved 300 kr./t. Rådgivningssaaistance: kr ,- ekskl. moms. Hertil kan komme udgifter til besigtigelse og vurdering af materiel samt præciseringer og revision af vurdering af markedsværdi og markedsleje for bygninger. Endelig kan der være behov for assistance fra en udbudsjurist til gennemlæsning af betingelser og udbudsbekendtgørelse. Der er ikke udarbejdet overslag over disse ydelser, men det anbefales at afsætte et beløb på kr ,- ekskl. moms til dette. Den nuværende bestiller- og kontrolorganisation skal efter entreprisestart udvides til også at varetage af bestillerens opgaver efter konkurrenceudsættelsen. Opgaverne er nærmere beskrevet i rapportens kapitel 8. Bestillerorganisationsopgaver udføres i den indledende fase med assistance fra teknisk rådgiver. En del af opgaverne omfatter aktiviteter og vilkår, der skal indgå i udbudsmaterialet. Det vil være hensigtsmæssigt, at bestillerorganisationens egentlige arbejde kan påbegyndes umiddelbart efter kontraktunderskrivelse med den eller de kommende driftsentreprenører, uanset om der sker udlicitering eller opgaverne løses internt. Bestillerorganisationens opgaver udføres delvis med assistance fra den tekniske rådgiver. Opgaverne kan kort opdeles i to dele: Etablering og implementering af organisation samt overdragelse til entreprenør(er) Løbende aktiviteter

20 Tønder Kommune Side 19 Herudover kommer en række aktiviteter som en del af vejmyndighedens og vandløbsmyndighedens opgaver. Der henvises til kapitel 2 for opgaver, der ikke konkurrenceudsættes. De estimerede omkostninger fremgår af Figur BYGHERREOVERSLAG På baggrund af de udarbejdede bruttolister for opgaver, der indgår i en eventuel konkurrenceudsættelse har Grontmij udarbejdet et bygherreoverslag for den årlige udgift. Overslaget er baseret på de oplyste mængder, og erfaringspriser fra 2-3 sammenlignelige entrepriser og fagudbud. For en del af posterne foreligger der ikke erfaringspriser. Her er der foretaget bedst muligt skøn, baseret på en vurderet tidsmæssig indsats. Figur 7 viser bygherreoverslaget opdelt i hovedposter for udbud ved ét samlet udbud. Bygherreoverslaget er konservativt, idet det er tilstræbt at skabe et realistisk prisniveau, snarere end en konkurrencepris. Der er udarbejdet bygherreoverslag for hvert af de tre foreslåede udbudsformer. Resultatet af disse fremgår af Figur 6. Hovedopgaver Bygherreoverslag Mio. kr. pr. år, ekskl. moms Vejområdet 13,2 Grønne områder 4,6 Vintertjeneste 5,6 Belægning 7,3 Vandløb 1,9 Kultur-, skole- og institutionsområdet 3,1 I alt 35,7 Figur 7 Bygherreoverslag. Mio. kr. pr. år, ekskl. moms Bygherreoverslaget skal ses samlet, idet det ikke er muligt at betragte delområder enkeltvis. Det skyldes, at i en konkurrencesituation vil det være et komplekst spil, hvor entreprenørerne prissætter områderne, således at enhedspriserne nogle steder er høje og andre steder lave, alt afhængigt af den valgte tilbudsstrategi. Det betyder, at det kun er muligt at sammenligne den samlede pris for bygherreoverslaget ikke enkeltposter. Til sammenligning har Tønder Kommune oplyst, at der i 2014 har været følgende regnskabstal for de opgaver, der fremgås af bruttolisterne. Se Figur 8. For opdeling på de tre foreslåede udbudsformer henvises til Figur 6.

21 Tønder Kommune Side 20 Hovedopgaver Mio. kr. pr. år, ekskl. moms Vejdrift (inkl. belægninger 21,6 samt vintertjeneste) Parkdrift 5,4 Vandløb 1,2 Idrætsanlæg 2,9 Skole og institutioner 0,9 I alt 32,0 *) Figur 8 Regnskabstal 2014, Tønder Kommune *) Heri er indeholdt et administrativt overhead på 1,5 mio. kr., som omfatter betaling af administrationsomkostninger til Tønder Kommunes organisation. Såfremt konkurrenceudsættelsen fører til ekstern udførelse, vil hele denne betaling falde bort, idet der ikke længere vil være behov for ydelserne. I denne rapport er der ikke taget stilling til, hvorledes personaleressourcerne i givet fald kan anvendes. Grontmijs bygherreoverslag indeholder udgifter til administration, idet bygherreoverslaget i store træk er baseret på erfaringspriser fra tilbudspriser fra entreprenører. Det er derfor Grontmijs opfattelse, at de anførte beløb i Figur 7 og Figur 8 i store træk kan sammenlignes, selv om der er forskel i principperne for opgørelse af de administrative omkostninger. 11 VURDERINGER, KONKLUSIONER OG ANBEFALINGER 11.1 Besparelsespotentiale Bygherreoverslag Som anført i kapitel 2 er der udarbejdet bruttolister for at skabe et overblik over alle aktuelle driftsaktiviteter, der påregnes at indgå i konkurrenceudsættelsen af Entreprenørafdelingen i Tønder Kommune. Grontmijs bygherreoverslag over de samlede forventede entreprenøromkostninger for driftsopgaverne iht. bruttolisterne udgør 35,7 mio. kr. pr. år ekskl. moms. Tønder Kommunes regnskabstal med registrerede omkostninger for driftsopgaverne iht. bruttolisterne udgør 32 mio. kr. pr. år ekskl. moms. Det ses, at Grontmijs bygherreoverslag er lidt højere end Tønder Kommunes regnskabstal. Det skal dog bemærkes, at overslaget er udarbejdet med et usikkerhedsinterval (variationsbag), som anført i Figur 6.

22 Tønder Kommune Side 21 Som anført i kapitel 10 er Grontmijs bygherreoverslag udarbejdet på baggrund af erfaringstal og skønnede priser. Bygherreoverslaget er konservativt, idet det ved udarbejdelsen af bygherreoverslaget er tilstræbt, at det afspejler en realistisk pris. Det betyder, at der med bygherreoverslaget er en rimelig sikkerhed for, at det holder uanset markedsforhold og konkurrencesituationen. Det vurderes, at bygherreslaget vil være på linje med eller lidt højere end både kontrolbud og laveste eksterne tilbud ved en konkurrenceudsættelse. Effekter ved konkrete udbud Udbudsrådet gennemførte i 2012 en analyse af effekterne ved konkurrence på serviceopgaver på det kommunale vejområde. Èn af konklusionerne var, at fem ud af ni undersøgte kommuner havde oplevet en økonomisk besparelse på mellem 3% og 28% af nettoomkostningerne. To kommuner havde oplevet merudgifter, primært pga. behov for supplerende detaljeret tilsyn og kontrol. Besparelsen synes at afhænge meget af, om der er tale om førstegangudbud eller genudbud. Besparelsen ved førstegangsudbud vil alt andet være større end ved genudbud, hvor besparelsen vil være væsentligt mindre måske endda negativ, idet førstegangsudbuddet medfører, at den interne organisation gennem den første entrepriseperiode får god mulighed for optimering og læring om udførelse af driftsopgaver på markedsvilkår. Erfaringer fra tidligere udbud, som Grontmij har medvirket ved i tre kommuner, bekræfter denne tendens: Et førstegangsudbud af hele Vej & Park i en nordsjællandsk kommune viste en besparelse på 20% i forhold til kommunens kontrolbud. Et førstegangsudbud af hele Vej & Park i en midtsjællandsk kommune viste ligeledes en besparelse på 20% i forhold til kommunens kontrolbud. Et genudbud af hele Vej & Park i en midtjysk kommune viste, at kommunens kontrolbud var 1% lavere end laveste eksterne tilbud. Ved konkurrenceudsættelse af Entreprenørafdelingen i Tønder er der tale om et førstegangsudbud af opgaverne. Dette peger på en potentiel besparelse ved udbud af opgaverne. Besparelsespotentialet afhænger dels af markedssituationen i Danmark og dels af interessen fra entreprenører syd for grænsen. Erfaringerne fra tidligere totaludbud viser endvidere, at i de tilfælde, hvor kontrolbuddet har været lavest, ligger dette ofte 5-10% lavere end det hidtidige budget. Årsagen er, at der ved udarbejdelse af kontrolbud sker en detaljeret vurdering af opgaver og organisering med henblik på at afgive en konkurrencedygtig pris i forhold til eksterne tilbudsgivere. Hertil kan bemærkes, at hvis Entreprenørafdelingen vinder ved konkurrenceudsættelsen eller hvis konkurrenceudsættelsen annulleres, så vil Entreprenørafdelingens opgavevaretagelse skulle ske på de udbudte vilkår og de tilbudte priser.

23 Tønder Kommune Side 22 Rådet for Offentlig-Privat-Samarbejde gennemførte i 2014 en analyse af omfanget og erfaringer med kontrolbud for perioden Her blev der bl.a. foretaget en kortlægning, der viste, at op imod 50 pct. af de kontrolbud, der afgives, ender med at vinde eller delvist vinde opgaven. Her udgør kontrolbud på vej- og parkområdet en forholdsvis stor andel, idet 12 ud af de 22 kontrolbud, der vandt eller delvist vandt opgaven, er på dette område. Det fremgår dog også, at loven ikke altid overholdes, og at kommunerne har problemer med selv at gennemføre de nødvendige beregninger af kontrolbuddet iht. Kontrolbudsbekendtgørelsen. Derfor udarbejdes kontrol ofte med hjælp fra konsulenter. Nøgletal En mulighed for at vurdere besparelsespotentialet på er at foretage en beregning af et helt overordnet nøgletal, nemlig driftsbudgettet pr. årsværk i organisationen. Dette tal kan betegnes omsætningskvoten, og er et udtryk for, hvor meget de enkelte årsværk omsætter for. Metoden er meget overordnet, men giver dog alligevel en indikation. Udgangspunktet er budgettet for opgavernes udførelse, dvs. opgaveomfanget. Beregningen kan pege på en tendens for effektiviteten, idet mange faktorer spiller ind, når organisationens økonomi skal beregnes. En forøgelse af bemandingen vil reducere omsætningskvoten, mens en reduktion af bemandingen vil øge omsætningskvoten. For Tønder Kommunes Entreprenørafdeling er den nuværende omsætningskvote ca. 37,8 mio. kr./år divideret med 61 årsværk = 0,62 mio. kr./år. Til sammenligning er omsætningskvoten for den midtsjællandske og den midtjyske kommune henholdsvis og 0,63 mio. kr./år og 0,58 mio. kr./år, altså på linje med Tønder Kommune, mens omsætningskvoten for den nordsjællandske kommune 0,80 mio. kr./år, altså en del højere end for Tønder Kommune. Konkurrenceudsættelsen i den nordsjællandske kommune blev gennemført i 2014, og repræsenterer således den nyeste reference. Der er således en mulighed for, at der ved konkurrenceudsættelse i Tønder Kommune, efter denne beregningsmetode vil kunne opnås en større effektivitet end den nuværende. Samlet vurdering af besparelsespotentialet Samlet set vurderes besparelsespotentialet ved Tønder Kommunes eventuelle konkurrenceudsættelse at være i størrelsesordenen 10-20% i forhold til det nuværende budget. Især konkurrenceforholdene i det sydlige Danmark og i Nordtyskland kan åbne for lave, konkurrencedygtige priser. I det sydlige Danmark er der mindst én større driftsentreprenør, og i Tyskland opererer man med væsentlige lavere lønninger end i Danmark.

24 Tønder Kommune Side Anbefalinger om udbud Opgaverne anbefales udbudt i én samlet entreprise med en entrepriseperiode på 4 år, og med option på forlængelse på 1-2 år. Der udbydes i EU-udbud med kvalifikationskrav til de bydende, idet den meget pressede tidsplan ikke tillader en sædvanlig prækvalifikationsrunde. Tildelingskriteriet er det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Der foretages virksomhedsoverdragelse af alle relevante medarbejdere. Eksisterende materiel og håndværktøj besigtiges og vurderes af 1-2 maskinhandlere, som vurderer genanskaffelsesprisen for hver enkelt del. Materiellet overdrages til den vindende entreprenør til en fast pris, der betales ved kontraktindgåelse eller i f.eks. 2 rater. Dette vil give Tønder Kommune en umiddelbar indbetaling på 11,5 mio. kr. Det bør undersøges, om betalingen skal ske ved kontraktindgåelse, eller om der er mulighed for betaling i flere rater. Det skal i den forbindelse bemærkes, at betalingen bør ske så snart som muligt, da kommunen som udgangspunkt ikke må have tilgodehavender hos en entreprenør. Eksisterende materialer gennemgås og vurderes. Såfremt der er materialer af en vis værdi, f.eks. skilte, grus, brosten mv., kan disse indgå ved overdragelsen til en fast pris. Hvis værdien er lav, foreslås det at overdrage materialerne til entreprenøren uden beregning mod at entreprenøren også overtager ansvar og eventuel bortskaffelse af disse. Der foretages en tilpasning af den allerede gennemførte vurdering af markedslejen for de 3 eksisterende materielgårde mht. den endelige ejer- og anvendelsesstruktur. Ejendommene udlejes til den vindende entreprenør på nærmere fastsatte vilkår.