Boligorganisationen Munkegårds bestyrelse og repræsentantskab 27. november 2018

Transkript

1 Boligorganisationen Munkegårds bestyrelse og repræsentantskab 27. november 2018 Boligorganisationen Munkegård Referat af bestyrelses- og repræsentantskabsmøde i Boligorganisationen Munkegård den 13. november 2018 Deltagere Bestyrelses- og repræsentantskabsmedlemmer Afdelingen Særlig samfundsrepræsentant Kirsten Straagaard Per Kloster Andersen, Bjarne Busgaard og Jens Rytter Hansen, samt suppleanterne Inge Rasmussen og John Hædersdal Gentofte Kommune Tina Wittendorf Repræsentantskabsmedlemmer Afdelingen Peter Rytter Hansen, Peter Påske Berner, Pernille Odder Isager, Maria Egevang samt suppleant Gert Vinther Administrationen Afbud Lisbet Schaltz, Claus Hansen og Lene Terpe Poul Rasmussen og Rita Rahbek Russel Dagsorden 1. Valg af dirigent 2. Godkendelse af referat: Bestyrelses- og repræsentantskabsmøde den 24. april Revisionsprotokollat 4. Optagne lån i perioden 24. april 13. november Behandling af indkomne forslag 6. Forretningsorden for organisationsbestyrelsen med retningslinjer for valg til ejerforeningen 7. Budget 2019 a. Boligorganisationen Munkegård b. Afdeling Nordre Munkegård 8. Renoveringsarbejder

2 9. Effektiv drift a. Effektivisering af driftsopgaver i boligafdelingerne b. Effektiviseringsmuligheder i Almenbo 10. Valg af bestyrelsesmedlemmer og suppleanter På valg er Bjarne Busgaard og Kirsten Straagaard samt suppleanterne Inge Rasmussen og John Hædersdal 11. Meddelelser a. Fra formanden b. Fra afdelingen c. Fra kommunens repræsentant d. Fra administrationen 12. Fastsættelse af dato for næste møde. Forslag torsdag den 4. april Eventuelt. Ad 1 Valg af dirigent Jens Rytter Hansen blev valgt som dirigent. Ad 2 Godkendelse af referat fra bestyrelses- og repræsentantskabsmødet den 24. april 2018 Referatet blev godkendt. Ad 3 Revisionsprotokollat Ingen indførsel. Ad 4 Optagne lån i perioden 24. april november 2018 Der er ikke optaget lån i perioden. Ad 5 Behandling af indkomne forslag Der var ikke modtaget forslag til behandling. Ad 6 Forretningsorden for organisationsbestyrelsen med retningslinjer for valg til ejerforeningen Bestyrelsen havde gennemgået forslaget til forretningsorden og havde følgende ændringsforslag: 1, stk. 5: Slettes 7: Ændres således: Hvert forår udpeger bestyrelsen 2 medlemmer samt 1 suppleant Den reviderede forretningsorden blev godkendt og fremsendes til bestyrelsen til underskrift. 2

3 Ad 7 Budget 2019 a. Boligorganisationen Munkegård Boligorganisationens budget for 2019 blev gennemgået. Administrationsbidrag til Almenbo udgør kr. inkl. moms pr. lejemålsenhed pr. år. Administrationsbidrag fra Boligorganisationen til afdelingerne udgør kr. pr. lejemålsenhed pr. år. Budgettet blev godkendt for Boligorganisationen Munkegård. b. Afdeling Nordre Munkegård Budgettet anviser en huslejenedsættelse for familieboliger på 1,02% i Endvidere anvises en stigning i husleje på 1,17% for de ældreegnede boliger på Vangedevej. Herefter vil gennemsnitslejen for familieboligerne udgøre 685 kr. pr. m 2 pr. år og for de ældreegnede boliger 871 kr. pr. m 2 pr. år. Der blev spurgt, hvorfor bilejemål ikke er steget tilsvarende jf. beslutning på bestyrelsesog repræsentantskabsmødet den 31. oktober Det blev aftalt, at en stigning for disse lejemål foretages, evt. med højere procentsats end øvrige lejemål, i Til referat kan oplyses, at AOF Gentofte Afdeling betaler 365 kr. pr. måned for leje af kælderlokalet. Budgettet blev godkendt for afdeling Nordre Munkegård. Ad 8 Renoveringsarbejder Det store renoveringsarbejde er næsten overstået, der henstår nu kun resterende malerarbejde, som udføres i april Der blev spurgt, om alle registrerede fejl- og mangler var blevet udbedret. Administrationen svarede, at der henstår enkelte lejemål, hvor det ikke har været muligt at få adgang. Det blev foreslået, at man beder de 46 beboere, som har indberettet fejl og mangler i forbindelse med renoveringen om at melde tilbage efter udbedring. Der har været problemer med termisk sprængning af enkelte af de nye termoruder, hvor ruden er flækket på grund af forskellen mellem ude- og inde-temperatur. Der er rettet henvendelse til vinduesfabrikant og entreprenør omkring problematikken. Administrationen undersøger, om det vil være hensigtsmæssigt at tegne glasforsikring. Almenbo foreslår, at afdelingsmødet i 2019 godkender projektet om udskiftning af brugsvandsrør samt fornyelse af badeværelser. Dermed kan projektering, orientering og udbud påbegyndes, således at arbejdet kan starte op i efteråret Ad 9 Effektiv drift a. Effektivisering af driftsopgaver i boligafdelingerne Administrationen har fået alle administrerede boligselskabers accept til at arbejde videre med en sammenlægning af rengøringsopgaver på tværs af boligorganisationernes afdelinger. På de kommende kvartalsmøder vil ønsker og behov i de enkelte afdelinger afdækkes, hvorefter pris/besparelse kan beregnes. Resultat heraf forventes at kunne fremlægges på kommende organisationsbestyrelsesmøde. 3

4 b. Effektiviseringsmuligheder af Almenbo Administrationen har fået de administrerede boligselskabers accept til at arbejde videre med effektiviseringsmulighederne af Almenbo. Fusionen mellem Almenbo og de fire stiftende boligorganisationer blev derfor behandlet på den netop afholdte konference, hvor blandt andre Bjarne Zetterström og Nana Juul fra BL holdt oplæg. I forlængelse af nærværende møde var de begge inviteret til en fortsættelse af debatten og svarede på spørgsmål samt belyste fordele og ulemper i forbindelse med en eventuel fusion. Ad 10 Valg af bestyrelsesmedlemmer og suppleanter Bjarne Busgaard og Kirsten Straagaard blev genvalgt som bestyrelsesmedlemmer. Inge Rasmussen og John Hædersdal blev genvalgt som suppleanter. Organisationsbestyrelsen består herefter af: Valgte medlemmer: Per Kloster Andersen, formand Bjarne Busgaard, næstformand Jens Rytter Hansen Valgt som særlig samfundsrepræsentant: Kirsten Straagaard Udpeget medlem: Tina Wittendorf indtil Suppleanter: Inge Rasmussen, 1. suppleant John Hædersdal, 2. suppleant Rita Rahbek Russel, udpeget indtil Ad 11 Meddelelser a. Fra formanden Formanden havde ingen meddelelser. b. Fra afdelingen I forbindelse med tvisten omkring naboskellet, hvor der er fjernet beplantning uden samtykke med Nordre Munkegård, har der været dialog med naboejendommens bestyrelse omkring nyplantning. Der er indgået aftale om plantning af ny hæk og seks nye træer. Den nye hæk er placeret i skellinjen. Der leveres dagligt varer til Netto af et tiltagende antal biler. Dette skyldes, at Gentofte Kommune endnu ikke har godkendt Nettos kælder til opbevaring. Den tunge trafik er til stor gene for afdelingens beboere, og afdelingsbestyrelsen blev opfordret til at klage til kommunen over problemet. Afdelingens nye beboerlokale er populært og udlejes flittigt. Affaldsordningen fungerer dog ikke så godt, idet lejerne ofte anvender andre containere end til de tiltænkte. 4

5 Lidl er påbegyndt et omfattende gravearbejde ved Munketorvet for at finde årsagen til vandindtrængen i Munkegårds parkeringskælder. Der blev spurgt, om følgeskader i kælderen udbedres. Administrationen bekræftede, at alle følgeskader udbedres og medtages i sagen mod Lidl. Flere af afdelingens unge bruger kældrene som opholdsrum og laver ballade, hvilket skaber utryghed blandt beboerne. Afdelingsbestyrelsen har derfor rettet henvendelse til SSP, som vil forsøge at opsøge de unge. Administrationen oplyste, at andre afdelinger har gode erfaringer både med vagtfirmaer, som runderer i kældrene, og videoovervågning. c. Fra kommunens repræsentant Kommunens repræsentant havde ingen meddelelser. d. Fra administrationen Administrationen omdelte information om inhabilitetsbestemmelserne samt spørgeskema vedrørende bestemmelserne til udfyldelse og underskrift. Endvidere fremsendes digitalt tavshedspligtserklæringer og samtykkeerklæringer, som alle beboerdemokrater skal underskrive. Samtidig fremsendes vejledning til beboerdemokraterne om reglerne for håndtering af persondata. Der afventes stadig indkaldelse til styringsdialogmøde med Gentofte Kommune. Ad 12 Fastsættelse af dato for næste møde Næste møde blev fastsat til onsdag den 10. april 2019 kl Ad 13 Eventuelt Der var intet til punktet. Mødet sluttede kl Referat digitalt underskrevet af Formand Per Kloster Andersen Dirigent Jens Rytter Hansen Referent Lene Terpe 5