VEJLEDNING. Tabulex Vikar Basis. Version 1.1

Transkript

1 VEJLEDNING Tabulex Vikar Basis Version 1.1

2 Indhold Login... 4 Forside... 5 Skift skole... 5 Hjælp... 6 Opsætning... 6 Skift dato Opret note Sortering og filtrering Opret personfravær Dato Person Årsag Påmindelsesdato Slutdato Besked til leder Fratræk uv-tid eller timer Ret fravær Klassefravær eller anden klasseundervisning Vikardækning af enkelt aktivitet Opret besked til vikar Opret ekstraopgave til vikar Vikardæk med status Vikardæk med en person, der allerede har en skemaaktivitet Dobbeltbooking Erstat aktivitet Vikardæk aktivitet med direkte valg af person Vikardæk alle aktiviteter med samme person Send til Aula

3 Efterbehandling Godkend og send til Trio

4 Velkommen til Tabulex Vikar Basis! I denne vejledning vil vi gennemgå de enkelte funktioner i programmet for dig. Vejledningen har et versionsnummer på forsiden (startende med version 1.0.) Du kan dermed tjekke, om du kigger i den nyeste version. Du finder den nyeste version her: God fornøjelse! Login Pr. 7/10-19 kan du logge på Tabulex Vikar Basis her: Vær opmærksom på, at Tabulex Vikar Basis IKKE understøtter Internet Explorer. Login til Sandkasse Du kan logge på sandkassen (øvemiljø) her: Vær opmærksom på, at Tabulex Vikar Basis IKKE understøtter Internet Explorer. Klik på Login. Anvend dernæst dit Unilogin. Når du er logget ind, vil du, alt efter hvilke rettigheder du har, kunne se og udføre forskellige handlinger. 4

5 Forside Når du er logget ind, ser du følgende forside (åbner altid i visningen Ændret personale ): Brikkerne i oversigten er placerede i henhold til ringetidssættet(ene) i Trio. Under ringetidsvisningen fremkommer en blå scrollebar (tidslinje), hvis du holder musen hen over feltet: Du kan scrolle i tidslinjen ved at hive i bjælken. Du kan dog også blot hive et tilfældigt sted i skemavisningsbilledet. Skift skole Yderst til højre i toppen af din forside kan du se, hvem der er logget ind og på hvilken skole. 5

6 Hvis du har adgang til flere skoler, kan du skifte mellem disse ved at klikke på pilen til højre. Dernæst fremkommer en menu, hvor du kan vælge mellem de skoler, du er tilknyttet. Hjælp På proceslinjen finder du knappen Hjælp Her ses følgende punkter: Opsætning Ved hjælp af tandhjulet indstillinger. i højre side af vinduet, kan du, alt efter dine rettigheder, lave diverse 6

7 Under fanen Brugerstyring definerer du de enkelte rettigheder/roller samt tildeler disse til medarbejderne: Roller Når du klikker på Roller, vises en liste over samtlige medarbejdere. Her definerer du, hvilken rolle den enkelte medarbejder skal have. Du har følgende valgmuligheder: 7

8 Klik på pilen for at vælge, hvilken rolle medarbejderen skal have: Rettigheder Under Rettigheder tager du stilling til, hvad de enkelte roller må have adgang til. Først vælger du Rolle : 8

9 Her er det fx rollen Leder. I eksemplet har man adgang til alle funktioner: 9

10 Pauseberegning Under Pauseberegning tager du stilling til: Skift dato Systemet åbner altid på dags dato, men hvis du har behov for at orientere dig i skemaet/vikardækningen på en anden dato, kan du let skifte. Datoen kan skiftes ved at anvende piletasterne på hver side af den viste dato - eller ved at klikke direkte på datoen, hvorved en datovælger fremkommer: 10

11 I datovælgeren vælger du nu den ønskede dato, og systemet skifter til denne. Hvis du vil til dags dato, klikker du på I DAG. Lørdag, søndag samt uv-fri dage er markerede med en orange prik under datoen. Helligdage er markerede med en rød prik. En skemafri dag er markeret med grøn trekant. Opret note Du kan oprette en note ved at klikke på dette symbol på menulinjen øverst: (0 indikerer, at der ikke er oprettet noter for denne dag.) Tryk derefter på +opret 11

12 Udfyld felterne Fra dato og Til dato samt noteteksten. Bemærk, at det er medarbejdere med rollen Vikardækker og Leder, der får fremvist noteteksten. Når noten er oprettet og gemt, fremgår det tydeligt, hvor mange noter, der er på dagen. Klikker du på ikonet, vil du kunne læse dagens noter og se, hvem de er oprettet af. Man kan kun redigere og slette de noter, man selv har oprettet. En bruger, med rollen Leder, kan dog slette alle noter. 12

13 Hvis du har brug for at se, hvilke noter, der er oprettet i en given periode, indtaster du Fra dato og Til dato. Klik på VIS : Sortering og filtrering Du har mulighed for at vælge mellem to sorteringer: Personale eller Klasser/hold. Når du har valgt din overordnede sortering, har du mulighed for at lave en række forskellige filtreringer for Personale. Filtreringen Ændret Personale viser alle personer med ændringer, både fraværende medarbejdere og dem, der har vikartimer. Systemet åbner altid på filtreringen Ændret personale. 13

14 Ud over de i listen fremkomne filtreringsmuligheder, kan du også selv lave filtreringer ved at skrive direkte i feltet Skriver du f.eks. H vil du se en liste med alle de medarbejdere, hvis for- eller efternavn begynder med H. Jo mere du skriver, jo mere filtreres der, så du let kan finde det, du søger. Programmet er ikke følsomt overfor små og store bogstaver. Skriver du f.eks. SF, vil SFO-gruppen fremkomme, hvis du har en sådan. Når du har foretaget en filtrering, og valgt den ønskede person eller gruppe, bliver skemaet på forsiden opdateret, så det matcher din sortering og filtrering. 14

15 Opret personfravær Du kan oprette fravær på to måder: Direkte fra plusset på forsiden ønskede person og dernæst vælge funktionen Opret fravær : eller ved at fremsøge den Når du opretter et fravær, vil systemet foreslå den i kalenderen valgte dato, men det er selvfølgelig muligt at ændre denne. Dato Du ændrer datoen ved at skrive i feltet eller ved at klikke på datoikonet og dernæst fremsøge den ønskede dato. 15

16 Person Hvis du opretter fravær via plusset, skal du efterfølgende vælge person. Laver du derimod fraværet direkte på personen, vil feltet Vælg person allerede være udfyldt. Når du skal vælge person, kan du enten vælge vedkommende i listen, eller du kan begynde at skrive vedkommendes navn. Så filtreres listen, så den matcher det, du taster. Årsag Under Årsag skal du altid vælge en fraværsårsag. Alt efter, hvilke rettigheder du har, vil du have en kortere eller længere række fraværsårsager at vælge imellem. Har du alle rettigheder til Fravær, vil du se listen med alle de fraværsårsager, som findes i Trio. Du kan finde den ønskede fraværsårsag i listen eller ved at skrive forbogstaverne på den, du søger. Så filtreres listen, så det er nemmere at finde den ønskede type. Når du har valgt fraværsårsagen, vil flere af de resterende felter være aktive til evt. indberetning. Eksempel: Vælger du fraværsårsagen Fravær, vil det være muligt at angive start og sluttid, men ikke slutdato, da denne fraværstype altid højest kan være én dag. Påmindelsesdato Feltet Påmindelsesdato kan bruges på udvalgte fraværstyper og skal betragtes som en form for åbentstående fravær. Feltet er tænkt som en hjælp til at få vist en persons aktiviteter i vikardækningen, uden at du skal tage stilling til en egentlig slutdato. Eksempel: Du har valgt fraværskoden Syg. Nu bliver påmindelsesdatoen automatisk sat til dagen efter, og du har mulighed for at foretage vikardækning af personens aktiviteter både i dag og i morgen. Ændrer du påmindelsesdatoen, vil du kunne vikardække personens aktiviteter frem til denne dato. Når påmindelsesdatoen oprinder, forlænges fraværet automatik med én dag. Personen bliver ikke raskmeldt på den angivne påmindelsesdato, men aktiviteterne kan vikardækkes. Når påmindelsesdatoen oprinder, fremkommer en klokke til højre for medarbejderens initialer: Klikker du på klokken, kan du redigere fraværet. 16

17 Du kan også redigere fraværet, hvis du klikker på de tre små prikker drop-down menuen: og vælger forlæng fravær i Klikker du på Forlæng fravær, bliver påmindelsesdatoen forlænget med en dag. Slutdato På de fraværstyper, hvor det er muligt at sætte en slutdato, fungerer det på en lidt anden måde end ved påmindelsesdato. Sætter du en slutdato, kan påmindelsesdatoen ikke benyttes og feltet bliver inaktivt. Når et fravær har en start og slutdato vil fraværet, og muligheden for at kunne vikardække personens aktiviteter, kun være i denne periode. Besked til leder Hvis du ikke har de fulde rettigheder til alle fraværstyper (og dermed kun til Sygdom, Fravær og Åbentstående fravær ), kan du som vikardækker evt. have behov for at give en besked til den person, som skal påsætte den rigtige kode. I feltet Intern note kan du f.eks. skrive, hvis der er noget, du synes, at vedkommende skal forholde sig til eller vide. Fratræk uv-tid eller timer Hvis du har valgt en fraværstype, der giver mulighed for at kunne fratrække uv-tid eller timer, kan du udfylde felterne. Vær dog opmærksom på at få afstemt med fx ledelsen, hvad der evt. må trækkes uv-tid eller timer for. 17

18 Ret fravær Hvis du har brug for at rette et fravær, har du to muligheder. Du kan klikke på de tre prikker ved siden af navnet og trykke på Ret fravær : Du kan også blot klikke på symbolet for fravær: Foretag de nødvendige rettelser: Du kan slette fraværet ved at klikke på Slet i ovenstående vindue eller ved at klikke på de tre små prikker og dernæst vælge Slet : 18

19 Bekræft at du ønsker at slette fraværet: Har du fx uafsluttet fravær, og opretter et nyt fravær på samme dag, åbner følgende vindue: 19

20 Klassefravær eller anden klasseundervisning Det er muligt at oprette andre klasseaktiviteter såsom ture, lejrskoler etc. Du skal ændre din sortering fra Personale til Klasser/Hold : Klik på plusset for at oprette fraværet/aktiviteten. Nu ses dette: 20

21 Datofelterne er udfyldt med dags dato: Du ændrer datoen ved at klikke i feltet Fra dato og/eller Slutdato. Du kan nu skrive i feltet eller fremsøge den ønskede dato i kalenderen. Angiv start-og sluttidspunk: Angiv deltagende klasse. 21

22 Vælg, hvilke personer, der deltager i aktiviteten. Klik på medarbejderens navn eller brug søgefunktionen. I feltet Beskrivelse kan du angive, hvad der skal foregå. Det fremgå nu af skemavisningen, at klassen/holdet (her 4AB) er på tur: Vikardækning af enkelt aktivitet Når en person er fraværende, vises denne med dette ikon: 22

23 Personen vil, alt efter hvilken filtrering du har valgt, flytte op i toppen af skemavisningen. Herunder vil vikarerne fremkomme i alfabetisk orden. De aktiviteter, der skal vikardækkes, bliver vist som lyserøde med røde prikker til venstre på brikken, der indikerer, at aktion er påkrævet. Hvis du holder musen over fraværssymbolet, kan du se fraværsårsagen (her fx SY): Du kan vikardække på to måder; Drag-and-drop eller Vikarforslag. Vikardækning med drag-and-drop Marker den ønskede brik. Venstreklik på denne og træk den ned til den ønskede vikar. Slip brikken. Brikken er nu vikardækket. 23

24 Vikardækning med vikarforslag Klik på aktiviteten. Nu vises en liste over personer, der kan være tilgængelige til den valgte vikarlektion. Dde fremkommer i alfabetisk rækkefølge. Stillingstypen Timelønnet vikar er markeret med grå baggrundsfarve. 24

25 Du vælger den ønskede vikar ved at klikke på det grønne plus, som indikerer, at vedkommende er ledig i tidsrummet. Nu fremstår den fraværende persons aktivitet som vikardækket. Brikken bliver lysegul med gule stiplede linjer til venstre på brikken: Hos vikaren ser aktiviteten således ud: Brikken bliver lyseblå med blå trekanter til venstre på brikken: Hvis du klikker på en vikaraktivitet, er det muligt at se mere information vedrørende aktiviteten, oprette en besked til vikar eller give vikaren yderligere opgaver/tid i forbindelse med aktiviteten. I ovenstående eksempel er der oprettet en besked, og du kan se, hvornår og med hvem undervisningen skal foregå. Som vikardækker kan du ikke ændre klasse, tidspunkt eller fag på aktiviteten, men det er muligt at påsætte et andet lokale. OBS! Systemet kontrollerer ikke om lokalet er ledigt. Opret besked til vikar Hvis du ønsker at oprette en besked til en vikaraktivitet, skal du først klikke på aktiviteten enten hos vikaren eller hos den fraværende person. I vinduet vælger du feltet Besked til vikar. Her kan du nu skrive beskeden. Af hensyn til Aula kan du max skrive 258 karakterer. Klik Gem. Når der er oprettet en besked til vikaren, fremstår det således på brikken: Når data overføres til Aula, kommer beskeden med. 25

26 Opret ekstraopgave til vikar Hvis du ønsker at oprette en ekstraopgave eller et tilsyn til en person, der har en vikaropgave, kan du gøre det på følgende måde: Klik på en af personens vikaraktiviteter. I vinduet er det muligt at tilføje en eller flere ekstraopgaver ved at klikke på de små plustegn, der kan ses før og efter vikaraktiviteterne, hvis der er tid mellem aktiviteterne: Når du har klikket på et plus, kan du angive følgende vedrørende opgaven: Opgavens start og sluttid, systemet foreslår selv 15 min. Du kan ændre tiden Opgavens navn Evt. klasse eller lokale Du kan evt. oprette en vikarnote/besked. Når du klikker Gem, gemmes opgaven, og den vises i vikarens skema for dagen. 26

27 Vikardæk med status Det er muligt at behandle en aktivitet uden at sætte en vikar på, men ved at give aktiviteten en status, som f.eks. Fri, Bortfalder, Klassen arbejder under opsyn mm. Du vikardækker med en status således: Klik på aktiviteten, der kræver vikardækning hos den fraværende person. I bunden af vinduet vælger du den ønskede status. Når status er valgt, bliver brikken lyseblå, og aktiviteten ser således ud: Den valgte status fremgår på aktiviteten ( Fri ). Vikardæk med en person, der allerede har en skemaaktivitet I nogle situationer kan du have behov for at lave en vikardækning med en person, der allerede har en aktivitet. I Tabulex Vikar Basis er der to muligheder. Du kan lave en dobbeltbooking eller en erstatning. 27

28 Dobbeltbooking Hvis du laver en dobbeltbooking, vil den oprindelige skemaaktivitet blive liggende, og der tilføjes en ekstra aktivitet (personen har nu to linjer i skemavisningsvinduet). Dobbeltbooking bruges især i de situationer, hvor medarbejderen har fået afregning/betaling/tid for opgaven, men skal lave noget andet. Det kan fx være, hvis en rådighedstime eller en tolærertime laves om til en vikartime, eller hvis en klasse har anden undervisning, og personen bliver ledig, fordi klassen er væk. Erstat aktivitet Hvis du vælger Erstat aktivitet, vil medarbejderen få en ny aktivitet, og medarbejderens oprindelige aktivitet markeres som Mangler vikardækning. Der kan nu sættes en vikar på denne aktivitet. En situation som denne kan opstå, hvis fx en fysik- eller svømmelærer er fraværende, og det er nødvendigt at vælge en person med de fornødne kompetencer til at udføre opgaven. 28

29 Vikardæk aktivitet med direkte valg af person I Tabulex Vikar Basis er det også muligt at give en vikaraktivitet direkte til en anden medarbejder. Klik på den aktivitet, der skal vikardækkes. I det fremkommende vindue, kan du fremsøge den ønskede person ved at skrive i søgefeltet. Når du har fundet personen, tildeler du vikaropgaven. Vikardæk alle aktiviteter med samme person Du kan vælge at vikardække alle medarbejderens aktiviteter på én gang med samme person. Klik på de tre prikker ud for medarbejderens navn og vælg Vælg alle aktiviteter. Nu åbner dette vindue: 29

30 Vælg Vis vikarforslag øverst i vinduet: Du ser nu, hvem der er ledig (grøn brik med plus): Hvis du vælger en person, der i forvejen har skemaaktiviteter, får du mulighed for at foretage en dobbeltbooking eller en erstatning af deres oprindelige aktiviteter. 30

31 Send til Aula Du sender data til Aula ved at klikke her: Efterbehandling Når du er færdig med dagens vikardækning, kan du efterbehandle vikaraktiviteterne, så de sendes korrekt til Trio i forhold til puljetræk, løn og/eller årsopgørelse samt fravær. Klik på symbolet for efterbehandling: Udråbstegnet indikerer, at der er opgaver, som skal efterbehandles. Bemærk, at Tabulex Vikar Basis altid viser de vikaraktiviteter, der er for d.d. Du kan vælge en måned, du ønsker at efterbehandle: 31

32 I nedenstående eksempel er der valgt september måned. De røde cirkler indikerer, at der er oprettet vikaraktiviteter, der afventer efterbehandling: Hvis du vil efterbehandle dagens vikaraktiviteter, ses nedenstående billede (eksempel): 32

33 Ovenstående eksempel viser, at vikar Mikkel Thomasen tidligere har været afregnet for vikartimer. Dette ses ved, at felterne Ansættelse og Lønkode forlods er udfyldt. Når vikaren er ansat som Manuelt beregnet vikar, har du mulighed for at tildele tid mellem lektioner. 33

34 Ønsker du, at tiden mellem to lektioner skal afregnes, skal du klikke på plusset til venstre for vikarlektionen: Udfyld felterne og klik på Gem : Af nedenstående fremgår det nu, at vikaren har en gårdvagt. Under Timeoverblik fremgår det nu af totalen, at den tilføjede ekstraopgave (gårdvagt) er medregnet. 34

35 Du kan redigere ekstraopgaven (gårdvagten) ved at klikke på symbolet til højre: Hvis du ønsker at tildele tiden automatisk til vikaren for alle pauser, kan du gå i Indstillinger og sætte pauseberegningen til det antal minutter, du ønsker: 35

36 Programmet vil nu automatisk udfylde samtlige pauser, som er under det antal minutter, du har angivet (ovenstående eksempel er på 45 minutter). 36

37 Efterbehandling, flere ansættelser Hvis du har en person (vikar), der har flere ansættelser, er det i nedenstående vindue, du tager stilling til, hvilken ansættelse den enkelte aktivitet skal registreres på således, at vikaren får den rigtige afregning for aktiviteten. I ovenstående eksempel er Anne Jensen både ansat som vikar for en lærer og en pædagog (VAL-L og VAL- P). Beregning for fastansat lærer med pulje Hvis du har tildelt en vikaraktivitet til en lærer, som har en pulje til rådighed, og du ønsker at trække af denne, ses nedenstående: 37

38 Henrik Gertsen har to puljer at vælge imellem. Vælg den ønskede: Du skal desuden tage stilling til, hvilken tidsberegningsmetode, du ønsker at anvende: Godkend og send til Trio Når du er færdig med at efterbehandle, skal du godkende vikaraktiviteterne. Hvis du ønsker at godkende alle vikarens aktiviteter på én gang, klikker du på knappen Godkend og send til Trio : 38

39 Der er nu sat flueben ved alle aktiviteterne: Du kan dog godt redigere i de godkendte posteringer. Det gør du ved at klikke på redigeringssymbolet: Ret og godkend igen. Resten af arbejdsgangen foregår i Trio. Bemærk! Når afregningsposteringerne er sendt til udbetaling, kan der ikke længere redigeres i efterbehandlingen i Tabulex Vikar Basis (linjerne bliver låste). 39