Opslag Særlige feriedage, afregning

Transkript

1 Opslag Særlige feriedage, afregning Opslag Særlige feriedage, afregning Overblik Introduktion I dette Opslag, kan du se hvordan du skal indrapportere til lønsystemet i forbindelse med afregning af særlige feriedage. Indhold Dette dokument indeholder følgende emner: Overblik... 1 Generelt... 2 Beregningsmodeller... 4 Afregning til medarbejder, maskinelt... 8 Afregning til medarbejder, manuelt Overførsel til ny arbejdsgiver Lønregulering Seneste ændring Den nye elektroniske beskrivelse er første gang lagt på nettet den 19. februar 2004, og der er senest foretaget ændring den 10. juni Side 1 af 12

2 Generelt Generelt Indledning Regelsættet der ligger til grund for afregning af særlige feriedage er: Cirkulære om Ferieaftalen 2005 (Perst. nr. 053/-05). Herudover henviser vi også til Ferievejledning af juni 2003, udgivet af Finansministeriet, Personalestyrelsen og Centralorganisationernes Fællesudvalg. Ferievejledningen kan bestilles hos Schultz Information eller hentes på Personalestyrelsens hjemmeside: og CFU s hjemmeside: Bemærk! Det er vigtigt at du selv holder dig ajour, med eventuelle ændringer, der sker i forhold til regelsættet og løndelene. Dette opslag er ikke ment som erstatning for, men som supplement til Ferieaftalen, Ferievejledningen og løndelsbeskrivelserne i forhold indrapportering til lønsystemet. Løndele Her får du et overblik over, hvilke løndele der kan anvendes i forbindelse med afregning af særlige feriedage til medarbejderen og overføre særlige feriedage til ny arbejdsgiver: 0866, Overførte ferie- og særlige feriedage, anvendes af afgivende arbejdsgiver 0867, Overførte ferie- og særlige feriedage, anvendes af ny arbejdsgiver 5007, Særlige feriedage, ikke afholdte dage 5017, Særlige feriedage dette år ej afholdt 5027, Særlige feriedage sidste år ej afholdt 5037, Særlige feriedage forrige år ej afholdt Herudover har vi to tekniske løndele, der bruges til udmelding i forbindelse med indrapportering af løndel 5007: 5009, Ikke afholdte særlige feriedage sidste år 5013, Ikke afholdte særlige feriedage forrige år. Fortsættes på næste side Side 2 af 12

3 Generelt Generelt, fortsat Lønregulering Her får du et overblik over, hvilke løndele der kan anvendes i forbindelse med, at medarbejderen afholder særlige feriedage efter ændret arbejdstid: 5061, Ferielønregulering 5062, Ferielønregulering Side 3 af 12

4 Beregningsmodeller Beregningsmodeller Indledning Ferieaftalens 23. lyder: Kontant godtgørelse for særlige feriedage udgør ½ pct. pr. dag af de løndele, der indgår i beregningsgrundlaget for feriegodtgørelse i forbindelse med fratræden. Det vil sige i år 2002 hvor man optjente 4 dage, udgør den årlige godtgørelse 2%, og i år 2003 og følgende år, udgør den årlige godtgørelse 2,5%. Eksempel S. Lønsen skal have udbetalt særlige feriedage ved afgang, han har været ansat siden 1995, og fratræder med udgangen af januar Bemærk! Vi afregner først til Feriekonto og særlige feriedage til timelønskørslen i februar måned, for at få et totalbillede af optjening og afholdte ferie- og særlige feriedage. Her ser du print af Ferieoplysninger 2 hentet under faste felter i SLS: S. Lønsen her afholdt følgende feriedage med løn: 160,33 timer i timer i ,4 timer i Fortsættes på næste side Side 4 af 12

5 Beregningsmodeller Beregningsmodeller, fortsat 2008 Her ser du eksempel på hvordan du udfylder hjælpeskema for år 2008 og hvordan løndel 5037 beregner: Ferietotal -1 forrige år ,37 Ferietotal - 2 forrige år 12644,91 Sum af ferietotaler ,28 Ferietimer Løntimer 160, , , ,44 Ferietotaler reduceret for afh. ferie med løn ,84 2,5% af kr ,84 Total for særlige feriedage 6968,92 ej afh. Særl.ferie optj. Særl.feried. 2, ,92 5,000 Total ganget med ej afh. delt med optj. Særl. Feried. 2787,57 Kr ,57 skal indrapporteres på løndel 5007 med sats 3. Fortsættes på næste side Side 5 af 12

6 Beregningsmodeller Beregningsmodeller, fortsat 2009 Her ser du eksempel på hvordan du udfylder hjælpeskema for år 2009 og hvordan løndel 5027 beregner: Ferietotal -1 sidste år ,54 Ferietotal - 2 sidste år 21575,06 Sum af ferietotaler ,60 Ferietimer Løntimer 137, , , ,33 Ferietotaler reduceret for afh. ferie med løn ,27 2,5% af kr ,27 Total for særlige feriedage 7492,81 ej afh. Særl.ferie optj. Særl.feried. 5, ,81 5,000 Total ganget med ej afh. delt med optj. 7492,81 Kr ,81 skal indrapporteres på løndel 5007 med sats 2. Fortsættes på næste side Side 6 af 12

7 Beregningsmodeller Beregningsmodeller, fortsat 2010 Her ser du eksempel på hvordan du udfylder hjælpeskema for år 2010 og hvordan løndel 5017 beregner: Ferietotal - 1 aktuelt år 25061,56 Ferietotal - 2 aktuelt 15000,00 Sum af ferietotaler 40061,56 Ferietimer Løntimer 44, ,56 160, ,27 Ferietotaler reduceret for afh. ferie med løn 33121,29 2,5% af kr ,29 Total for særlige feriedage 828,03 ej afh. Særl.ferie optj. Særl.feried. 0, ,03 0,420 Total ganget med ej afh. delt med optj. 828,03 Kr. 828,03 skal indrapporteres på løndel 5007 med sats 1. Side 7 af 12

8 Afregning til medarbejder, maskinelt Afregning til medarbejder, maskinelt Indledning Når du skal afregne særlige feriedage til en medarbejder ved anvendelse af løndelene 5017, 5027 og 5037, kræver det, at der stadig er beløb i ferietotalerne under de faste felter på registeret. Det vil sige du ikke kan anvende ovennævnte løndele i kørsler efter du har afregnet til feriekonto. Det er vigtigt når du anvender løndelene, at du har læst løndelsbeskrivelserne i opslagsværket. BEMÆRK: (Felt 5) på løndelen. Når du afregner kontant godtgørelse for forfaldne særlige feriedage skal du anvende sats Blank/0. Når du afregner kontant godtgørelse i forbindelse med fratræden skal beløbet ikke indgå i beregningen af hverken feriegodtgørelse eller særlige feriedage, derfor skal du anvende sats 1. Løndel 5017 Særlige feriedage dette år ej afholdt Løndelen anvendes i forbindelse med afgang til: Afregning af særlige feriedage optjent indeværende kalenderår. Såfremt der er afholdt ferie med løn indeværende år, skal der ske reduktion af Ferietotal-1, derfor skal du indrapportere i Felt 1 og Felt 2. Løndel 5027 Særlige feriedage sidste år ej afholdt Løndelen anvendes i forbindelse med afgang til: Afregning af særlige feriedage optjent sidste kalenderår Afregning af særlige feriedage overført fra tidligere år, hvis afgangsdatoen er ligger i perioden 1/5-31/12-20XX. Såfremt der er afholdt ferie med løn sidste år, skal der ske reduktion af Ferietotal-1, derfor skal du indrapportere i Felt 1 og Felt 2. Fortsættes på næste side Side 8 af 12

9 Afregning til medarbejder, maskinelt Afregning til medarbejder, maskinelt, fortsat Løndel 5037 Særlige feriedage forrige år ej afholdt Løndelen anvendes til: Afregning af særlige feriedage optjent forrige kalenderår og overført fra tidligere år, i forbindelse med afgang i perioden 1/1-30/4-20XX Afregning af særlige feriedage optjent forrige kalenderår og overført fra tidligere år, der ikke er afholdt inden 1/5-20xx, medmindre der er indgået aftale om overførsel til senere ferieår. Såfremt der er afholdt ferie med løn forrige år, skal der ske reduktion af Ferietotal-1, derfor skal du indrapportere i Felt 1 og Felt 2. Løndelen skal indrapporteres med dato før 1/5-20XX, når der skal udbetales ikke afholdte særlige feriedage forrige år. Side 9 af 12

10 Afregning til medarbejder, manuelt Afregning til medarbejder, manuelt Indledning I de tilfælde du skal afregne særlige feriedage manuelt, skal du anvende løndel Det kan for eksempel være, når du skal afregne særlige feriedage efter der er foretaget afregning til Feriekonto, eller hvis du har rettelser til tidligere indrapporteringer. Det er vigtigt når du anvender løndelen, at du har læst løndelsbeskrivelsen i opslagsværket. Løndel 5007 Særlige feriedage, ikke afholdte dage Løndelen indrapporteres med beløb og kan også anvendes til negativ efterregulering. Løndelen anvendes uanset hvilket opsparingsår de særlige feriedage henføres til, det er dog vigtigt at, du anvender korrekt sats. BEMÆRK: (Felt 5) på løndelen. Når du afregner kontant godtgørelse for forfaldne særlige feriedage skal du anvende sats Blank/0 Når du afregner kontant godtgørelse i forbindelse med fratræden skal beløbet ikke indgå i beregningen af hverken feriegodtgørelse eller særlige feriedage, derfor skal du anvende sats 1. Hjælpeskema Vi har udarbejdet et hjælpeskema (Excel regneark), der kan anvendes til manuel udregning af beløb til afregning. Regnearket er opbygget efter samme principper som løndel 5017, 5027 og Regnearket kan du hente her. Side 10 af 12

11 Overførsel til ny arbejdsgiver Overførsel til ny arbejdsgiver Indledning Når en medarbejder overgår til anden ansættelse inden for Ferieaftalens dækningsområde, kan den ansatte og den modtagende ansættelsesmyndighed indgå skriftlig aftale om, at tilgodehavende særlige feriedage overføres til ny ansættelsesmyndighed. Hvis aftale er indgået, skal beløbet for tilgodehavende særlige feriedage overføres til den nye arbejdsgiver uden fradrag af skat og arbejdsmarkedsbidrag. Løndel 0802 Overførte ferie- og særlige feriedage (gl. arbejdsgiver) Relevante oplysninger om kontering m.m. kan du læse på løndelsbeskrivelsen i opslagsværket. Løndel 0903 Overførte ferie- og særlige feriedage (ny arbejdsgiver) Relevante oplysninger om kontering m.m. kan du læse på løndelsbeskrivelsen i opslagsværket. Hjælpeskema Vi har udarbejdet et hjælpeskema (Excel regneark), der kan anvendes til manuel udregning af beløb til afregning. Regnearket er opbygget efter samme principper som løndel 5017, 5027 og Regnearket kan du hente her. Side 11 af 12

12 Lønregulering Lønregulering Indledning For medarbejdere med anden beskæftigelsesgrad end i optjeningsåret, beregnes lønnen under særlige feriedage på grundlag af den gennemsnitlige beskæftigelsesgrad i optjeningsåret. I den forbindelse skal der foretages lønregulering, når der afholdes særlige feriedage. Løndel 5061 Ferielønregulering Løndelen indrapporteres med det antal ½ timer, den pågældende ville have været på arbejde, såfremt der ikke blev afholdt særlige feriedage. Du skal anvende sats 1, der udmeldes som Ferielønregulering af særlige feriedage under løndel 5063 Løndel 5062 Ferielønregulering Løndelen indrapporteres med det antal timer med 2 decimaler, den pågældende ville have været på arbejde, såfremt der ikke blev afholdt særlige feriedage. Du skal anvende sats 1, der udmeldes som Ferielønregulering af særlige feriedage under løndel 5063 Side 12 af 12