EU-udbud 2012/S på levering af fødevarer til Hedensted, Horsens og Odder kommuner

Transkript

1 EU-udbud 2012/S på levering af fødevarer til Hedensted, Horsens og Odder kommuner Nr. Dato for modtagelse af spørgsmål Dato for besvarelse af spørgsmål Spørgsmål Jeg er interesseret i vareoversigten på delaftale 2 fødevare. I Bilag 1B Tilbudsliste for delaftale 2 er de 1 produkter der efterspørges på delaftale 2 beskrevet Der er valgt at køre efter indeks Prisindeks7 Med baggrund i indsamlingsmetoden: Nettoprisindekset opgøres på baggrund af ca priser, der indsamles fra ca butikker, virksomheder og institutioner over hele landet. Priserne indsamles ved indberetning pr. brev, ved anvendelse af prislister for større kæder mv. eller ved hjælp af prisindsamlere, der besøger de enkelte forretninger. Herudover hentes en række priser på Internettet. Langt de fleste priser indsamles månedligt. For varer og tjenester, hvor priserne typisk ændrer sig med lavere hyppighed, indsamles priser sjældnere, fx kvartalsvist eller halvårligt. Vægtgrundlaget for de detaljerede indeks (basisindeks) er opgjort på grundlag af nationalregnskabets opgørelser af husholdningernes udgifter til forbrug på dansk område, suppleret med forbrugsundersøgelsens oplysninger om den detaljerede fordeling af de danske husholdningers forbrug. For en række varer indberettes udover priser ligeledes oplysninger om alkoholprocent og emballagetype til brug ved afgiftsberegningen. Oplysninger fra skatteministeriet om de indirekte skatter og afgifter indgår også i beregningen af indekset. De reguleringsmodeller der er beskrevet i udbudsmaterialet fastholdes af Udbyder. Svar Anser vi denne værende baseret på de priser dansk detail har og ikke Foodservice som dette udbud henvender sig til. Er det muligt, at den valgte reguleringsmodel på Lam og Kødpålæg af lam gøres til den generelle reguleringsmetode? Den valgte reguleringsmetode på kød og fjerkræ ligger som op af udvalgte leverandører (Danish Crown, Rose Poultry og Lantmannen Danpo) giver ikke nødvendigvis et billede af markedssituationen på det europæiske marked Kan anden reguleringsmetode anvendes Fx samme som i Lam og kødpålæg? Da fersk kød bliver indkøbt til dagspriser mener vi, hver 3 måned er for lang tid at holde kødpriserne, Er der mulighed for, at ændre det til hver måned? De reguleringsmodeller der er beskrevet i udbudsmaterialet fastholdes af Udbyder. Reguleringsmodeller for fersk kød ændres, så det bliver muligt at prisregulere på månedsbasis. Se rettelsesblad 1.

2 Under bilag 2 kravspec. Står der under punkt 6.1 at snitgrønt skal leveres inden for 24 timer efter forarbejdning. Kan dette punkt slettes, da det ikke er et lovkrav, at der påføres produktionstidspunkt på produkterne, men kun dato.? Under bilag 2 kravspec. Punkt De enkelte institutioner skal kunne bestille varer indtil kl. 14 dagen før levering. Er der mulighed for at man kan påføre en regel der hedder inden kl. 10 mht.snitgrønt? Jeg har kigget på jeres udbud og vil spørge om det er korrekt at det ikke er muligt at byde på leverancer af økologiske varer alene? Såfremt man har intentioner om at opfylde regeringens målsætning på 60% økologi i alle offentlige måltider inden 2020, ville det da være smartest også at få tilbud fra økologiske grossister, som har et bredt sortiment på området Hvornår regner I med, at have taget stilling til de punkter, vi snakkede om på spørgemødet d. 25?? Skal Vi forstå det sådan, at I fastholder prisreguleringsmodellen med nettoprisindekset til delaftale 2 øvrige? jf. pkt. 3.1 (kravspecifikationen) HHO stiller under pkt. 3.1 krav om at den enkelte institution selv skal kunne bestemme hvilke frugter (og antal af den enkelte frugt), der skal indgå i de forskellige frugtkasser. Dette krav vil gøre frugtkasserne meget dyre for institutionerne, i det tilbudsgiverne vil blive nødt til at prisfastsætte kasserne ud fra risikoen for at institutionerne vil vælge de dyreste stykker frugt. Dertil kommer, at ordrehåndteringen og pakningen af frugtkasserne skal ske individuelt og manuelt. Vil HHO overveje at lade dette krav falde? Punkt 6.1 ændres se ny udgave af kravspecifikation af dato Ja. Se ny udgave af kravspecifikation af dato Det er korrekt. Den offentliggøres referat af mødet samt ændringer til udbudsmaterialet. Ja de eneste ændringer der foretages til prisreguleringer fremgår af udbudsbrevet offentliggjort i går. Udbyder har i dag selv mulighed for at tilpasse frugtkasserne uden at det er fordyrende og ønsker i den fremtidige aftale ikke at blive dårligere stillet. Udbyder stiller i kravspecifikationen krav om der skal kunne leveres frugtkasser med forskellige antal frugter. På tilbudslisterne for frugt og grønt (både konventionel og økologisk) er der stillet krav til bestemte størrelser på frugtkasser. Udbyder kan ikke ændre i størrelserne på frugtkasserne. Derover skal det pointeres at maksimalt halvdelen af frugterne må være af samme slags. Netop for at undgå at man alene vælger bananer (en dyr frugt). Det skal også pointeres at Udbyder ikke har stillet krav til hvilke sorter af den enkelte frugt der skal tilbydes. Herudover har Udbyder også afgrænset til at der kun kan vælges mellem nedenstående frugter: Æbler Pærer Bananer

3 Blommer Nektariner/ferskner Clementiner Appelsiner Kiwi jf. pkt. 1.6 (udbudsbetingelser) næstsidste afsnit (vedr. vare- og priskatalog til KMD OPUS Da branchen generelt har problemer med at få adgang til komplette varekataloger for de varer der tilbydes (f.eks. er langt fra alle producenter medlem af FoodSam), vil det være vanskeligt at fremskaffe varebeskrivelser, billeder og informationer på samtlige af de 2412 varer som HHO efterspørger i udbuddet (samt øvrigt sortiment) inden aftalens ikrafttræden. Er det korrekt forstået at HHO ikke stiller krav om at ALLE data skal være tilgængelige ved aftalestart? Udbyder (HHO) vil ikke frafalde kravet. I forhold til Udbyders e-handel ved KMD OPUS gøres der her opmærksom på, at måden som dette vil fungere på, er igennem såkaldte punch out kataloger. Ved hjælp af et punch out katalog kan institutionerne foretage indkøb på Tilbudsgivers webshop via et link fra KMD OPUS E-indkøb og returnere til OPUS E-indkøb og gøre bestillingen færdig. Derfor frafaldes kravet om varekataloger til Udbyders e-handel. Dog er det et krav fra Udbyder, at aftalevarerne markeres tydeligt i Tilbudsgivers webshop, så institutionerne kan se hvilke varer, der er omfattet af aftalen. I Bilag 2 kravspecifikation pkt. 5 Minimumskrav til produktdata stilles der krav om, at Tilbudsgiver løbende skal kunne levere produktdata på Tilbudsgivers webshop på samtlige af de varer, der er omfattet af udbuddet. Produktdata skal som minimum omfatte: varenummer, produktnavn, varedeklaration, varens oprindelse, kvalitetsklassifikation, produktbeskrivelse, relevant mærkning og et foto af en kvalitet, der tåler sammenligning med den fysiske vare. Udbyder har forståelse for, at Tilbudsgiver kan have svært ved at få alle oplysninger fra fødevareproducenterne og kan derfor acceptere, at ikke alle data kan være tilgængeligt ved aftalestart, men hurtigst muligt herefter jf. pkt. 1.5 levering (udbudsbetingelserne): Udbuddet omfatter +303 leveringer om ugen, ud af disse skal 144 Se ny version af udbudsbrevet med ændringer af proceduren omkring e-handel. Der er ikke udliciteret nogen køkkener i Hedensted Kommune.

4 leveres mellem Det stiller meget store krav til logistikken, og vil gøre aftalen meget fordyrende for de større køkkener i Horsens som er omfattet af aftalen. Som leverandør vil vi være nødt til at prisfastsætte i forhold til den dyre logistik. De større køkkener i Odder og Hedensted er udliciteret, og vil derfor ikke være en del af aftalen. Vil HHO overveje at indføre et leveringsgebyr for de institutioner, som handler for mindre end f.eks. kr. 1000,- pr. leverance? I Odder Kommune skal 4 borgere, på Stenslundcentret og Plejeboligerne Bronzealdervej, 4 dage om ugen have leveret mad fra en ekstern madservice-leverandør. De resterende 3 dage producerer de to plejehjem selv maden og køber altså ind på aftalen, der udbydes her. Udover dette er ingen køkkener udliciteret i Odder Kommune. Udbyder har rettet bilag 8 Leveringsadresser og fakturering, således det fremgår, hvilke institutioner der har produktionskøkken/ ikke produktionskøkken. Da det i 8 i Rammekontrakten er angivet at institutioner, der ikke producerer mad maksimalt kan få leveret 2 gange om ugen og institutioner med produktionskøkken maksimalt kan få leveret 3 gange om ugen, kan Tilbudsgiver udregne det maksimale antal af ugentlige leveringer, såfremt alle institutioner vælger at få leveret det maksimale antal gange. Dog bemærkes det, at produktionskøkkener indenfor Ældreservice i Odder Kommune maksimalt kan få leveret 2 gange ugentligt ligesom institutioner, der ikke producerer mad. Det skal dog fra Udbyders side pointeres, at langt de fleste dagsinstitutioner gerne vil nøjes med en enkelt ugentlig levering, såfremt der kan leveres mælk, brød og grøntsager, der kan holde til næste leveringsdag. I dag er det Udbyders opfattelse, at dette kan være svært for Tilbudsgiver at leve op til, og derfor fastholdes kravet om de op til 2 ugentlige leveringer. I forhold til leveringstidstidsrummet kan Udbyder i bilag 8 Leveringsadresser og fakturering tælle, at 32 leveringssteder ønsker levering indenfor dette tidsrum (i alt 73 ugentlige leveringer, når de er ganget op med deres maksimale antal leveringer). Udbyder vil gerne understrege, at der er tale om ønsker fra institutionernes side og at Tilbudsgiver i samråd med de enkelte institutioner skal fastlægge de endelige leveringstidspunkter. Her kan Tilbudsgiver foreslå andre tidspunkter og evt. natlevering.

5 Hvis Tilbudsgiver er uenig i opgørelsen af antal ugentlige leveringer, beder Udbyder om, at der igen stilles spørgsmål til dette og samtidig begrundes for anden opgørelse. HHO har i dette udbud valgt at der ikke skal indføres leveringsgebyr for de institutioner, der handler for mindre end f.eks kr. pr. leverance, da HHO ønsker at ligestille alle institutioner, store som små. Derfor svares der nej til spørgsmålet Da de spørgsmål vi har stillet d. 1. november 2012, er afgørende for om vi byder på HHO s udbud af fødevarer, vil vi meget gerne vide, hvornår HHO forventer at kunne besvare de to spørgsmål som endnu er ubesvaret? Vedr. pkt. 2.2 Formkrav Der skal i 1 eksemplar medsendes materiale,kataloger eller datablade, hvor de tilbudte varer og tilhørende detailbeskrivelser fremgår. Gælder dette for delaftale 1? Hvis ja? Hvor detaljeret materiale ønskes Vedr. pkt Udvælgelseskriterier / Teknisk og faglig formåen. Referenceliste over de 3 betydeligste, sammenlignelige leveringer, der er udført i løbet af de seneste 3 år, med beskrivelse af leverancerne og angivelse af kontaktpersoner. Menes der ordre til plejecentre, skoler o.lign? Hvor detaljeret skal beskrivelsen være? Kan beskrivelsen evt. være en fakturakopi? Se ny version af Bilag 8 Leveringsadresser og fakturering Spørgsmålene besvares i dag Ja, dette gælder også for delaftale 1. I forhold til detaljeringsgraden af det medsendte materiale til delaftale 1, så ønskes der for hver vare; oplysninger om kvalitet (fx klasse I), oprindelsesland og/eller producent, varebeskrivelse (fx rød peberfrugt) og evt. billede. Med Referenceliste over de 3 betydeliste, sammenlignelige leveringer menes, ordrer til andre kunder af samme omfang, som der efterspørges i dette udbud. Hvis ikke der kan anføres 3 referencer eller referencer overhovedet skal grunden angives i Bilag 6. I forhold til beskrivelsen skal Bilag 6 anvendes. Kolonnen Beskrivelse af levering kunne fx udfyldes med Levering af frisk frugt og grønt til X- købing Kommune. Beskrivelsen kan ikke være en fakturakopi, da Bilag 6 skal anvendes.

6 I punkt 2.2 formkrav i udbudsmaterialet står der følgende: Vedr. Bilag 1A Vacumpakkede kartofler Der skal i 1 eksemplar medsendes materiale, kataloger eller datablade, hvor de tilbudte varer og tilhørende detailbeskrivelser fremgår Er udbyder godt klar over hvor mange papirer der skal printes ud og ringbind der skal laves for at dette krav kan opfyldes? Det er 2269 varelinier der kan bydes med i selve aftalen og evt. flere tusinde varer udover. Selvom det måske kun er de varer der er i aftalen der skal sendes materiale på, er det et enormt ressource spild at printe så mange papirer der i dag findes på de fleste hjemmesider. Det er 1-2 sider pr. varenr., der skal printes. Kan dette krav tilrettes, så der ikke skal medsendes alle disse papirer, men at udbyder kan finde materialet på tilbydes hjemmeside? Pos.nr Der ønskes mængde 3 kg, kan det ændres til 2-3 kg. Som i eksempel 2 med appelsiner (10-13kg) Spørgsmål 1: Bilag 1B Tilbudsliste delaftale 2: Is - 2 Mejeriprodukter - 2 Tilbudt enhed (Det skal altid være muligt at købe 1 af enheden) pindis. Udbyder anerkender, at der ville blive tale om store mængder papir. Derfor vil Udbyder lade det være op til Tilbudsgiver, om materialet medsendes i papirform eller vedlægges tilbuddet i elektronisk form. Udbyder ønsker, at materialet medfølger tilbuddet for at undgå situationer, hvor Udbyder ved at skulle finde det på Tilbudsgivers hjemmeside, enten ikke kan finde varen eller tilhørende materiale. Dette ville kunne betyde, at Tilbudsgiver er ukonditionsmæssig. Derfor skal Tilbudsgiver medsende materiale, kataloger eller datablade, hvor de tilbudte varer og tilhørende detailbeskrivelser fremgår enten i papirform eller i elektronisk form. Ja, vedr. pos.nr. 129, 220, 221, 222, 223 og 224 kan den ønskede mængde ændres fra 2 kg til 2-3 kg. For svar se nederst i dokumentet. BEMÆRK I forbindelse med spørgsmålet er Udbyder blevet opmærksom på at kolonnen Indpakning mangler i fanebladene Øko frisk frugt og grønt - 2 og Frost Grønt, Frugt 2 derfor bedes Tilbudsgiver angive indpakningen i kolonnen Varebeskrivelse For os giver det ikke rigtig nogen mening at man skal kunne bestille f.eks. 1 stk. pindis. Det er også vanskeligt at levere alle små yoghurt i én enhed (f.eks. 150 ml, som på food service markedet ofte kun sælges som 1 x 6 stk.)

7 Vil HHO frafalde dette krav, som gælder generelt for øvrigt sortiment - for is og mejeriprodukter? Spørgsmål 2: Bilag 1B Tilbudsliste delaftale 2: Økologisk frugt og grønt Vedr. position Det kræver en økologi autorisation at ompakke / pakke enkelt stk. frugter (efter kundens eget valg) ned i en kasse. Det betyder at en totalleverandør (grossist) uden økologi autorisation vil være nødsaget til at sende denne opgave (outsource) ud af huset med deraf fordyrende produktionsomkostninger til følge KS Frugtkasse m/30 stk frugt, ØKO 0 19 KS Frugtkasse m/40 stk frugt, ØKO 1 19 KS Frugtkasse m/50 stk frugt, ØKO 2 19 KS Frugtkasse m/60 stk frugt, ØKO 3 19 KS Frugtkasse m/80 stk frugt, ØKO 4 5 KS Frugtkasse m/100 stk frugt, ØKO Vi vil gerne henvise til spørgsmål/svar nr. 10, der er besvaret 2. november. Det vil sige, at vi fastholder kravet angående frugtkasserne og at de ikke udgår fra tilbudslisten. Dette gør Udbyder bl.a. fordi Udbyder har forstået at samme krav er gældende, når frugt og grønt skal sælges enkeltvis, f.eks. hvis en kasse blomkål ompakkes for at kunne sælge dem enkeltvis. Hvis dette ikke er tilfældet vil Udbyder gerne opfordre til at der stilles spørgsmål igen. BEMÆRK Udbyder er i forbindelse med spørgsmålet blevet opmærksom på, at der er fejl på Bilag 2 Tilbudsliste 1B på fanen Øko frisk frugt og grønt i position Det skal stå blommer i stedet for pære. Ligeledes mangler der en henvisning for de 3 positioner i kolonnen Krav til kvalitet m.m. til Bilag 2 Kravspecifikation. Et forslag kunne være at lade disse positioner være en del af delaftale 1, så institutionerne får mulighed for at købe varerne til en rimelig pris. Vil HHO overveje at lade disse positioner udgå af tilbudslisten (delaftale 2)?

8 Svar på spørgsmål nr. 18: I forhold til delaftale 2 er den på den første fane Introduktion i regnearket indsat forklaringer bl.a. nedenstående. Udbyder vil fremhæve at forklaringerne er gældende for alle faneblade på delaftalen. Udbyder beklager, at teksten er faldet ud i nogle af fanerne der ender på 2. Varebeskrivelse - her skal Tilbudsgiver beskrive den tilbudte varer Indpakning - her skal Tilbudsgiver hvilken indpakning den "tilbudte enhed" leveres i. Udbyder anvender følgende forkortelser; PS (pose el. net), BDT (bundt), PK (Pakke), BK (Bakke). Tilbudt enhed (Det skal altid være muligt - her skal Tilbudsgiver angive den tilbudte enhed (f.eks. L (for liter) eller KG (for at købe 1 af enheden) kg)) Mængde - her skal Tilbudsgiver angive den mængde der er i den "tilbudte enhed". Udbyder vil belyse forklaringen med forskellige eksempler nedenfor: Varebeskrivelse Indpakning Tilbudt enhed Mængde Chokolade pindis** PK L 2,5 Chokolade pindis *** PAPIR STK 1 6 stk. Kakaomælk af 0,2 L**** PK L 1,2 6 stk. Yoghurt naturel af 150 ml**** PK L 0,9 ** Her skal den mindste enhed man skulle kunne købe være 1 pakke chokolade pindis af 2,5 L. *** Her skal den mindste enhed man skulle kunne købe være 1 stk. chokolade pindis **** Her skal den mindste enhed man skulle kunne købe være 1 pakke kakaomælk med 6 stk. i en pakke af 1,2 L ***** Her skal den mindste enhed man skulle kunne købe være 1 pakke yoghurt med 6 stk. i en pakke af 0,9 L Det er Tilbudsgiver, der afgør, hvilken enhed de tilbyder et produkt i og dermed bestemmer om de vil tilbyde køb af f.eks. 1 stk. pindis. Hvis Tilbudsgiver vælger i kolonnen Tilbudt enhed at angive stk., så skal det være muligt at indkøbe 1 stk. af produktet. Derfor fastholder HHO kravet for øvrigt sortiment for is og mejeriprodukter.