Til medlemmerne af Hovedsamarbejdsudvalget

Transkript

1 Til medlemmerne af Hovedsamarbejdsudvalget Godkendt referat fra ekstraordinært møde i Hovedsamarbejdsudvalget torsdag den 10. januar 2013 kl HR-afdelingen Fredrik Bajers Vej 7F 9220 Aalborg Øst Tlf Fax Sagsbehandler Camilla Skjødt Jakobsen Tlf csj@adm.aau.dk 21. januar 2013 Ref.: CSJ/ILJ Sagsnr.: Til stede: Finn Kjærsdam (FK), Inger Askehave (IA), Peter Plenge (PP), Thorkild Ærø (TÆ), Eskild Holm Nielsen (EHN), Lone Dirckinck-Holmfeld (LDH), Hanne Kathrine Krogstrup (HKK), Niels-Henrik Gylstorff (NHG), Jens Kirk (JK), Birthe Kennedy (BK), Kresten Storgaard (KRS), Henriette Frahm (HF), Jonna Vestergaard (JV), Per Knudsen (PK), Fraværende med afbud: Lisbeth Rosted (LR), Jesper Lindgaard Christensen (JLC), Egon Toft (ET), Lars Døvling Andersen (LDA) Fraværende uden afbud: Lars Andersen (LA) Desuden deltog: Kjeld Lanng (KL), Niels Maarbjerg Olsen (NMO) og Camilla Skjødt Jakobsen (CSJ) som referent. Ole Garsdal Hansen (OGH) og Erik Holst Nielsen (EN) deltog efter anmodning fra de medarbejdervalgte HSU-repræsentanter. Referat 1. Godkendelse af dagsorden Dagsordnen blev godkendt uden bemærkninger 2. Håndtering af økonomisk/strukturelt begrundede afskedigelser Bilag 2.1 Notat vedr. afskedigelser på TEKNAT/SUND s fakultetskontor FK indledte med at byde velkommen til mødet. FK påpegede, at grundlaget for dette møde må være, at der skal udarbejdes en funktionel procedure for afskedigelser som er økonomisk/strukturelt begrundede. Sagen er behandlet i direktionen og er håndteret på Fakultetsniveau, herunder med behandling i det lokale samarbejdsudvalg på TEKNAT/SUND s fakultetskontor. Nu er HSU indkaldt med henblik på at drøfte situationen og den passus i aftale 1.03, som vedrører spørgsmålet om orientering til HSU (Afskedigelser begrundet i budgetreduktioner). Grundlæggende er der tale om en sag som bør høre hjemme under Dekanerne og TEKNAT/SUND Fakulteteterne og fakultetskontoret. FK indstiller, at forhold som vedrører et hovedområde skal behandles af det pågældende hovedområde. Kun forhold som kræver et større omfang af afskedigelser begrundet i en generel budgetreduktion på Universitetet, skal behandles på HSU. Indledende bemærkninger: NMO beskrev baggrunden for de påtænkte afskedigelser på TEKNAT/SUND fakultetskontoret: Som udgangspunkt krævede budgettet en besparelse på 3,5 mio. Der blev gjort en række tiltag for at undgå denne situation, herunder forsøgt at øge de eksterne ressourcer. I begyndelsen af december 2012 skulle der findes besparelser på 3,5 mio. Blandt andet Annuum-budgettet blev beskåret, herunder kompetenceudvikling. Desuden blev det undersøgt, hvorvidt der var midlertidige stillinger som udløb. Herefter var det desværre stadig nødvendigt at gennemføre besparelser på 1,6 mio. Besparelserne landede på fire områder; it-området, SEA, Patent og Kommercialisering. Det er håndteret gennem det lokale SU, hvor blandt andet proceduren og kriterierne for udvælgelse er drøftet. Der blev tilsvarende drøftet, hvordan det kunne lade sig gøre at begrænse skaden mest muligt i organisationen. Om det skulle ske hurtigt eller ej. Det blev besluttet, at det skulle gøres hurtigt for at skabe tryghed for de mange andre medarbejdere på fakultetskontoret. NMO synes, at der har været et godt samarbejde med relevante TR i forbindelse med afskedigelserne. Efterfølgende fik alle medarbejdere information omkring de pågæl-

2 dende afskedigelser. Nu er processen i gang og en indstilling fra TR om forlænget høring er accepteret, således at fristen for partshøringssvar er den 15. januar I den løbende proces har fakultet indstillet til og opfordret de berørte medarbejdere til at indsende CV mv. for at hjælpe dem videre. NMO afslutter fremstillingen med at pointere, at det er en ubehagelig situation, selvfølgelig navnlig for de ramte medarbejdere, og at det desværre er nødvendigt at gribe ind på denne måde, men han mener, på baggrund af de tilbagemeldinger han modtaget fra andre medarbejdere, at det er kørt professionelt og så godt som muligt, alle hensyn taget i betragtning. KL havde ingen indledende bemærkninger, men henviste til bilag 2.1 som han mener rummer den fornødne baggrundsinformation for dette møde. Desuden foreslår KL, at diskussionen på mødet tager udgangspunkt i de fem punkter som fremgår af bilag 2.1. FK er enig i dette og resten af mødet struktureres pba. punkterne i notatet. B-siden ved HF påpeger, at de mener, at dette har været en uheldig proces. De mener absolut, at det er et aspekt som skal behandles i HSU, da der på flere områder er sket overtrædelse af først og fremmest samarbejdsaftalen, herunder informationspligten, men også den interne politik, som fremgår af aftale HF påpeger, at besparelserne blev drøftet den 12. december 2012 på fakultetskontorets SUmøde, med en overskrift der hed økonomi, men at der ingen dagsorden, information eller bilag blev sendt ud før mødet. Desuden var der alene to dages varsel. På mødet blev man mundtligt informeret fra ledelsens side om at der var påtænkt afskedigelser og at SU skulle nikke til at denne proces skulle gennemføres som fremsat. Dette mener B-siden er en klar overtrædelse af informationspligten i henhold til SU-aftalen. HF citerer herfra: I samarbejdsaftalens 3 stk. 2 er fastsat, at ledelsen skal informere samarbejdsudvalget om; Arbejdspladsens seneste udvikling og den forventede udvikling i aktiviteter og i den økonomiske situation, Arbejdspladsens aktuelle situation og forventede udvikling med hensyn til struktur og beskæftigelse, især i forbindelse med strukturændringer og i situationer, hvor beskæftigelsen er truet. Planlagte og forventede foranstaltninger skal også inddrages i denne sammenhæng. Andre beslutninger, der kan føre til betydelige ændringer i arbejdets tilrettelæggelse og medarbejdernes ansættelsesforhold. Information skal gives så tidligt og med et så passende indhold, at der kan gennemføres en grundig drøftelse i samarbejdsudvalget, således at medarbejdernes synspunkter og forslag kan indgå i grundlaget for ledelsens endelige beslutning. Hertil påpeger B-siden ved HF, at der ingen information var givet forud for mødet, hvilket medfører, at der ikke kan foretages en grundig drøftelse af processen på fakultetet. HF bemærker, at der blev afholdt HSU-møde den 12. december 2012 om formiddagen og at ledelsen her oplyste, at AAU havde en god økonomi i Samme eftermiddag blev de så informeret om afskedigelserne på TEKNAT/SUND, begrundet i økonomi. BK tilføjer, at de som TR meget nødigt ville opleve dette en gang til og at tilsvarende processer skulle undgås. BK henviser til HF s udtalelse, at de blev kontaktet under selve processen, hvor de berørte medarbejdere skulle informeres, hvilket BK synes var ubehageligt. BK blev orienteret kort om, at ét af hendes medlemmer ville blive berørt fik herefter mundkurv på og måtte ikke tale om forholdet. BK fik ikke at vide hvem den pågældende var. Derfor finder TR erne, at det er nødvendigt, at de tager et kort møde sammen, samme aften. Men grundet at de ikke kender processen eller har fået yderligere information, kunne de alene nå til enighed om, at de gerne ville stå til rådighed, da dette er deres opgave, og det eneste de kunne gøre. Det er ikke en proces, som BK mener, er professionel og de havde ikke tid til at forberede sig. JK påpeger i denne forbindelse, at han også mener, at det er et HSU anliggende, og han mener at HSU skulle være informeret og at dette var et generelt symptom på systemnedbrud. De fik ikke forelagt budgetter eller andet. Med udgangspunkt i 3 i aftale 1.03 så er det her et HSU anlæggende. JV er enig i denne udtalelse og henviser til passus i 1.03 og påpeger, at det er hendes opfattelse, at de burde være orienteret i HSU. EHN bemærker, at TEKNAT/SUND har en indtægtsramme og at de har strukket sig så langt som muligt. De har brugt samme principper som sidste år i forbindelse med tildeling af midler til driften på fakultetskontoret, hvor Niels får 2.8 % af indtægtsgrundlaget. EHN påpeger desuden, at der er flere ressourcer til personale i 2013 end i 2012 på kontoret, i forhold til institutternes reducerede indtægtsrammer. Fakultetskontoret har endvidere spurgt ind til om universitetets egenkapital kunne anvendes, men dette var ikke en mulighed. Den pågældende sag er ikke et udtryk for reduktion i indtægterne med udtryk for en tilpasning mellem udgifter og indtægter i budgettet. EHN uddyber, at det er budgetterne der er afgø- Side 2 af 6

3 rende i denne sag og dermed omkostningsniveauet der er baggrund for denne sag. EHN påpeger endvidere, at forholdene havde været drøftet to gange, én gang på SU og én gang på FSU. FK bemærker, at universitetet bliver nødt til at få fastlagt nogle bedre procedurer og såfremt der er procedurer, som ikke er fulgt, skal der selvfølgelig rettes op på dette. Der bør fastlægges procedurer i forbindelse med denne type sager. Universitetets egen aftale 1.03 er lavet ud fra den betragtning, at organisationen som helhed skal arbejde sammen om håndtering af større, generelle reduktioner. I dette tilfælde er der ikke tale om nedskæringer i henhold til aftale 1.03, men derimod en tilpasning af budgettet, men da der kan rejses tvivl om det, er det en god ide at præcisere aftalen. HKK bemærker, at det er helt afgørende, at A- og B-siden sætter sig ned sammen og får udarbejdet en drejebog. HKK påpeger, at TEKNAT har haft ubalance i mange henseender i forbindelse med budgettet og at dette risikerer at ramme fakultet hårdt. HKK mener derudover, at der burde tages højde for, at vi i Danmark generelt er i en ustabil situation, hvor der skæres ned i den offentlige sektor og at alle er i samme situation. Med hensyn til fortolkning af om det konkrete forhold bør behandles i HSU sammenhæng, påpeger HKK, at man ikke bør have denne diskussion efter at situationen er opstået. I stedet anmoder HKK om, at relevante personer hurtigt får sat sig sammen og får lavet en drejebog, som skaber en langt bedre ramme om håndtering af sådanne situationer. PP henviser til FK s bemærkninger og påpeger, at det Rektor lægger frem er, at rammeaftalen omhandler sager om afskedigelser begrundet i generelle budgetreduktioner. Det som bør være omfattet af aftale 1.03 er situationer hvor universitetets generelle rammer bliver beskåret, og det er der ikke tale om i den konkrete sag. Derfor er disse retningslinjer (aftale 1.03) ikke implementerbare i forhold til den pågældende situation. PP påpeger dog, at det kunne have været fint, såfremt der var fundet en orienteringen sted, men at det ikke er en diskussion som bør lande i HSU. PP påpeger, at generel kritik bør tages med de pågældende relevante parter. Fremadrette er det PP s holdning, at de forhold HSU skal beskæftige sig med i henhold til 1.03, er når indtægter og omkostninger svinger generelt på Universitetet. PP anmoder tilsvarende om at der findes en procedure, som sikrer at relevante medarbejdergrupper, TR mv. informeres i tide, men samtidig at processen ikke skaber panik i systemet samt at det desuden skal tages i den kreds, der har mandat til at behandle disse sager. Som afsluttende bemærkning påpeger PP, at universitetets økonomiske situation kan medføre afskedigelser og at begge parter må indgå i en konstruktiv dialog omkring dette og i forhold til hvordan man fremadrettet varetager forholdene omkring de berørte medarbejdere. HF påpeger i forhold til PP s bemærkninger, at såfremt det er forventeligt, at det vil ske igen, må det kunne gøres bedre. B-siden ved HF mener, at der er sket brud på samarbejdsaftalen herunder det overordnede cirkulære. Ikke kun i forhold til SU men også FSU. HF påpeger, at PPU i forhold til personalepolitikken også bør drøfte disse forhold. FK spørger ind til, om der er flere bemærkninger og anmoder om at man følger oplægget i bilag 2.1. Der er ikke yderligere indledende bemærkninger. Status på fakultetskontoret: B-siden ved HF indstiller, at man tilbagetrækker beslutningen om påtænkte afskedigelser jf. at der er sket brud på samarbejdsaftalen. HF citerer; Ved brud på informationspligten, jf. aftalens 3 stk. 2 og 3 kan medarbejdersiden fremsætte anmodning om, at forpligtelsen overholdes. Anmodning skal fremsendes skriftlig og ledelsen har herefter en frist på én måned fra modtagelsen til at tage skridt til at opfylde sin forpligtelse. HF tilføjer, at dette indebærer, at ledelsen må neutralisere en allerede truffet beslutning, således at der kan gennemføres en egentlig information og efterfølgende drøftelse af det pågældende emne. Såfremt ledelsen ikke tager skridt til at opfylde forpligtelsen til information og efterfølgende drøftelse, kan medarbejdersiden (B-siden) i SU indgive en klage for samarbejdsnævnet. NMO spørger herefter ind til, hvilken information HF omtaler. Han påpeger, at der har været igangsat en proces, informeret på medarbejdermøder, på SU mv. i forbindelse med økonomien. NMO påpeger, at kontoret ligger sidst i budgetperioden og at det stort set først er når det endelige budget er på plads, at NMO kender rammen for sit budget. NMO påpeger, at der i forbindelse med økonomiprocessen har været information på det niveau som der plejer at være. Side 3 af 6

4 EN bemærker hertil, at der ikke har været tilstrækkelig information og inddragelse, som det kræves efter samarbejdsaftalen. De berørte medarbejdere blev allerede informeret om den påtænkte afskedigelse om morgenen den 13. december 2012, altså dagen efter SU-mødet. EN tilføjer, at det først var halvt henne i SU-mødet, at de som medarbejderrepræsentanter blev opmærksomme på, hvad der var tale om, altså afskedigelser. HF tilføjer, at de på samme møde ikke fik den information som ledelsen er forpligtet til. Derudover var der intet sendt frem inden mødet og de blev derfor ikke informeret rettidigt. PK erklærer sig enig heri. HF bemærker, at hun har hørt fra sine medlemmer, at hele processen har skabt usikkerhed. BF tilføjer, at der er foranstaltninger som ikke er gennemført, men som burde være gennemført og at de relevante TR ikke har hørt eller set initiativ til disse foranstaltninger. FK påpeger, at det lyder som om, at alle trænger til at kende reglerne bedre. FK tilføjer, at der er et stort behov for enighed i forbindelse med disse sager, da universitetets økonomigrundlag er afhængig af politisk følsomme forhold. Regeringen har mulighed for løbende at skære i universitets budget og derfor må det forventes, at der kan komme og sandsynligvis vil blive ved med at komme selektive nedskæringer i de kommende år. FK bemærker, at det ikke nødvendigvis betyder, at universitetet får færre penge, men at pengene skal fordeles anderledes og dermed at de decentrale budgetter påvirkes. EHN tilføjer hertil, at der pt. er store forandringer i den eksterne projektportefølje og at fakultetet, som andre steder, er bundet af de indtægter der kommer på studiesiden, basisforskningssiden og den eksterne projektportefølje og at der kan være stor økonomisk usikkerhed forbundet hermed. EHN påpeger, at nogle institutter under TEKNAT har ubalance på budgetterne, som skal håndteres og at institutterne skal lave deres budgetter ud fra hvad fakultetet beslutter. FK afslutter med at konkludere, at man bør drøfte forholdene på et nyt lokalt SU møde og der, gerne sammen med HR-afdelingen, vurderer hvad der kan og skal gøres for at håndtere situationen på en fornuftig måde. Baggrunden ændrer sig ikke af den grund, men begge sider af bordet er så oplyst bedre og kan arbejde sammen om eventuelle yderligere foranstaltninger. FK konkluderer også, at universitetet selvfølgelig altid skal overholde lovgivning, aftaler mv.. Hvad er omfattet af aftalen samt afværgeforanstaltninger: FK Indleder med at henvise til en formulering i aftale 1.03 og påpeger, at spørgsmålet er hvilke sager som skal drøftes i HSU? Hertil påpeger FK, at sager som disse alene skal vendes i HSU, såfremt der finder væsentlige generelle nedskæringer sted på AAU-niveau. FK tilføjer, at der er tale om en generel politik og at ingen havde regnet med dette tidligere i budgetprocessen. Samtidig påpeger FK, at der skal informeres om forholdene så snart ledelsen ved noget og så må processen tage den tid den tager. HKK fastholder hertil, at det med dette udgangspunkt stadig er vigtigt at få udarbejdet en drejebog og at det er vigtigt, at SU-systemet bliver involveret på den rigtige måde, så nedskæringssituationer kan håndteres i samarbejde mellem ledelse og medarbejdere. HKK tilføjer, at det skal være klart og entydigt, hvornår der skal informeres mv. Men hvis det er nedskæringer på et fakultet og ikke på AAU som helhed skal det kunne ske på fakultetsniveau. HKK tilføjer, at hun ville ønske at hendes SU havde informeret hende såfremt hun ikke havde overholdt de rette procedurer og at der må gælde en gensidig forpligtelse. HKK forstår på B-siden, at det efter deres mening har skabt en utryg proces, og det understreger betydningen af et tæt samarbejde i disse vanskelige situationer. NMO tilføjer, at han synes, at han havde taget helheden i medarbejdergruppens interesse i betragtning og at der blev taget et beskyttelseshensyn, idet der ikke skulle skabes yderligere utryghed. NMO påpeger, at inden mødet afsluttes, skal der aftales en meget klar og entydig kommunikation. FK henstiller, at der ikke diskuteres samme sag, da der er opnået enighed. Han anmoder KL om i samarbejde med A- og B-siden at udarbejde en drejebog som passer til denne type situationer. KL accepterer anmodningen og anmoder selv om, at man bruger PPU som forum for arbejdet, jf. også forslaget i notatet til mødet. KL påpeger hertil, at der skal være helt præcise procesbeskrivelser, så de samlede hensyn til medarbejderne og organisationen tages på den rigtige måde. Det er svært fra gang til gang, da man er en del af en større helhed. Med henblik på samarbejdsaftalen, er denne ikke alene gældende, men også et godt og fornuftigt udgangspunkt, da den sikrer det fornødne samarbejde på arbejdspladsen. Der skal ikke være en masse løbeild når en ledelse udtrykker et behov for afskedigelser grundet uoverensstemmelser i budgettet. Med en mere præcis udmøntning, kan processen gøres meget bedre. Det er også stærkt belastende for lederne at skulle igennem. KL vil gerne tilføje, at afklaring Side 4 af 6

5 af HR-afdelingens rolle er vigtig og at HR gerne vil medvirke til at sikre, at processerne foregår i overensstemmelse med centrale og lokale aftaler, men at det kræver at HR er orienteret så tidligt som muligt, så HR kan være med til at tilrettelægge en sådan proces. KL pointerer, at det er vigtigt at man husker at informere hinanden grundigt og rettidigt, så man kan klæde hinanden godt på og lave nogle klare processer som er i overensstemmelse med samarbejdsaftalen. HF svarer herpå for B-siden, at de gerne vil inddrages og indgå i sparring samt at TR gerne vil betragtes som medspillere og ikke modspillere. HF tilføjer, at TR er en ressource som der kan og bør trækkes på konstruktivt. BK tilføjer, at det ikke nytter noget at gå i panik. Andre områder mærker også reduktioner. BK bemærker, at det skal undersøges hvad universitetet selv kan gøre for at afhjælpe, blandt andet ved trække på egenkapitalen. BK spørger ind til om egenkapitalen kan bruges til at afværge afskedigelserne? BK tilføjer, at rettidig og grundig oplysning gælder alle ikke kun TR men også medarbejderne. KL bemærker, at det er nødvendigt at vide, hvad som sættes i værk i sådan en proces samt at det er vigtigt, at holde for øje, hvornår det er nødvendigt og hensigtsmæssigt at bruge én form for afværgeforanstaltning i forhold til en anden. Der er mange bevillingsudløb i løbet af et år, og det fører ofte til afskedigelse opgaver falder væk og folk afskediges og det er jo en saglig grund til individuelle afskedigelser og bør ikke forudgående skulle drøftes på HSU-niveau. KL henviste generelt til forslag stillet i mødenotatet. EHN tilføjer, at man bør tænke sig om, i forhold til hvor mange sager som skal drøftes i HSU i henhold til aftale EHN henviser til de uansøgte afskedigelser i Esbjerg, hvor det var tilstrækkeligt at FSU og det lokale SU var informeret. Det var også økonomiske årsager på institutniveau og derfor skal vi holde os til, at drøftelser foregår på det nærmest liggende SU-niveau, hvor afgørelsen skal ligge, evt. FSU, navnlig hvis det efter en konkret vurdering er realistisk enten at afværge afskedigelserne eller hjælpe de pågældende medarbejdere ved at løfte det til et højere niveau. HKK påpeger, at der bør fokuseres på, at der laves en langsigtet personaleplanlægning i fremtiden. Og såfremt det ikke vil være til at afskedige medarbejdere på trods af klart saglige årsager, kan det medføre øget satsning på midlertidige ansættelser, men det vil næppe være ønskeligt, heller ikke for B-siden. HKK tilføjer, at man derfor gennem SU-arbejdet bør høre hinandens synspunkter, da man befinder sig i en vanskelig situation. FK nævner som svar på spørgsmålet om træk på egenkapitalen, at der bruges 100 mio. af denne i 2012 og der forventes at bruges 33 mio. i Der kan næppe hentes mere ad den vej. Bestyrelsen kan løbende beslutte, at man kan anvende egenkapitalen, så vi ikke rammes så hårdt af tilfældige besparelser, hvis vi ellers pænt og ordentligt følger de budgetter som er lavet. Den øvelse skal hovedområderne i gang med i det nye år, således der ikke kommer overraskelser i løbet af året. Herefter kan man forsøge at lave personaleplanlægning så godt som muligt. Den langsigtede løsning er ved at blive lavet på universitetsniveau, da der fremover arbejdes med 3 årige budgetter. I henhold til den konkrete sag påpeger FK, at TEKNAT/SUND som alle andre skal overholde reglerne og gennemføre den tidligere nævnte opfølgningsproces med inddragelse af det lokale SU. Hvad angår de generelle aftaler, retningslinjer og procedurer skal PPU som foreslået i KL s notat udarbejde et oplæg til HSU. HF anmoder om, at der snarest informeres om de perspektiver, som ligger i fremtiden på den økonomiske side. Der er tidligere fremlagt et meget positivt billede og det bør tages op igen, nu hvor det står klart, at der trods dette også er væsentlige vanskeligheder i udsigt. NMO anmoder om en entydig udmelding til medarbejdere mv. i forbindelse med den konkrete sag og spørger ind til, hvem der gør det? KL foreslår, at der skal tilrettelægges en god opfølgningsproces, hvor man i løbet af nogle dage igen får drøftet håndteringen af situationen i det lokale SU. KL tilbyder HRafdelingens bistand i forbindelse med tilrettelæggelse og gennemførelse af denne proces.. Det kan oplyses, at det videre forløb nu på baggrund af en drøftelse mellem KL, NMO, EHN og TR erne efter HSUmødet nu er tilrettelagt og at der vil blive afholdt nyt lokalt SU-møde i sagen den 22. januar PP bemærker, at der er to parter og at begge parter har en fælles interesse i at få afklaret disse regler, således man ikke lander samme sted fremover. Så med hensyn til spørgsmålet, kan det meldes ud, at HSU har drøftet denne sag, og at det er besluttet at det lokale SU skal have en ny drøftelse af sagen. FK godkender og påpeger, at de berørte medarbejdere i den konkrete sag har mulighed for forlænget partshøringsfrist til efter sagen er drøftet på det lokale SU igen. Dette kan aftales mellem de lokale parter. Side 5 af 6

6 3. Evt. (herunder evt. flytning af næste møde pga. påske) Det besluttes enstemmigt at der findes en ny tid til næste møde, således mødet ikke ligger i dagene kort før påske. Mødet sluttede kl Næste møder Ekstraordinært møde den 10. januar kl Onsdag den 6. marts kl Onsdag den 22. maj kl Onsdag den 25. september kl Onsdag den 27. november kl Side 6 af 6